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Nous serons heureux de vous conseiller personnellement - archivage Archivage numérique

<h3><span class="MaaxBold">Nous serons heureux de vous conseiller personnellement</span></h3> <p>L'un de nos spécialistes se fera un plaisir de vous conseiller personnellement sur la solution la mieux adaptée à vos besoins en matière de gestion de documents et/ou de contenu.</p>

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WP Archivage SAP pour ECC 6.0 et S/4HANA

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Abschnitt: Download Archivage SAP pour ECC 6.0 et S/4HANA

Box Livre blanc Archivage SAP pour ECC 6.0 et S/4HANA Lead

<p><span class="lead-text no-break">La complexité est une conséquence de la transformation numérique. Ainsi, le client existant de SAP est encouragé à saisir chaque opportunité pour réduire la complexité de son système informatique. Consolider, harmoniser, automatiser – afin de diminuer la complexité et d’augmenter la productivité. Peter Färbinger, rédacteur en chef du magazine E-3, s’est entretenu avec les trois directeurs de kgs : Winfried Althaus, Hermann Hülsmeier et Bernhard Morell.</span></p>

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Abschnitt: Livre blanc - Archivage SAP pour ECC 6.0 et S/4HANA

Livre blanc : Archivage SAP pour ECC 6.0 et S/4HANA

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Haupttitel: Livre blanc – Archivage SAP pour ECC 6.0 et S/4HANA

Archivage SAP pour ECC 6.0 et S/4HANA

<h3>Archivage SAP pour ECC 6.0 et S/4HANA</h3> <p>Les clients KGS et SAP satisfaits traitent maintenant le flux quotidien d'informations avec une nouvelle archive simple et efficace (Anglais)</p>

Download Archivage SAP pour ECC 6.0 et S/4HANA Blue-Violet

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<p><span class="bildcaption"><span class="no-break">De ERP/ECC 6.0 et Business Suite 7 avec AnyDB à Suite on HANA (SoH) ou S/4 avec HANA, il s'agit d'une petite étape simple et fluide pour les documents.</span></span></p>

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Livre blanc : Archivage de données et désactivation d’applications métiers

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Haupttitel: White Paper – Archivage de données et désactivation d’applications métiers

Box Livre blanc Archivage de données et désactivation d’applications métiers Lead

<p><span class="lead-text no-break">Ce livre blanc examine les défis liés à l’archivage des données et au décommissionnement des applications et propose des solutions pratiques aux entreprises. Il explique les principaux défis tels que les goulets d’étranglement des performances, l’augmentation des coûts de maintenance et les exigences complexes en matière de compliance. Il montre comment une plateforme moderne d’archivage des données permet d’améliorer les performances opérationnelles et de réduire les coûts. L’accès aux informations importantes reste garanti.</span></p>

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Abschnitt: Livre blanc - Archivage de données et désactivation d’applications métiers

Archivage de données et désactivation d’applications métiers

<h3>Archivage de données et désactivation d’applications métiers</h3> <p>Des solutions efficaces pour les entreprises d’aujourd’hui</p>

Download Archivage de données et désactivation d’applications métiers

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WP Archivage de données et désactivation d’applications métiers

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Abschnitt: Download Archivage de données et désactivation d’applications métiers

Nous serons heureux de vous conseiller personnellement - archivage Archivage numérique

<h3><span class="MaaxBold">Nous serons heureux de vous conseiller personnellement</span></h3> <p>L'un de nos spécialistes se fera un plaisir de vous conseiller personnellement sur la solution la mieux adaptée à vos besoins en matière de gestion de documents et/ou de contenu.</p>

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Lead: L'IA révolutionne le Digital Mailroom

L'IA révolutionne le Digital Mailroom

<p>Article professionnel</p> <h1>L'IA révolutionne le Digital Mailroom</h1>

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Haupttitel: L'IA révolutionne le Digital Mailroom

L'IA révolutionne le Digital Mailroom

L'IA révolutionne le Digital Mailroom - rechts

<h3>Perspectives: potentiel de GenAI dans la gestion de documents</h3> <p>GenAI et les LLM représentent une nouvelle ère dans le traitement de documents basé sur l’IA. Grâce à leur flexibilité et à leurs capacités liées à la signification, ils permettent aux entreprises de comprendre et d’analyser le contenu de documents de manière exhaustive et d’automatiser entièrement des tâches complexes telles que la classification, l’extraction et la vérification, sans nécessiter d’adaptations profondes reposant sur des règles. Les progrès technologiques dans le domaine de la GenAI continueront à révolutionner la gestion des documents entrants à l’avenir et à dégager de nombreuses nouvelles opportunités d’améliorer l’efficacité et la précision du traitement de documents.</p>

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L'IA révolutionne le Digital Mailroom

<h3><span>Utilisation de l’intelligence artificielle dans la gestion des documents entrants</span></h3> <p>L’utilisation de l’IA générative (GenAI) et des Large Language Models (LLM) ouvre de nouveaux horizons dans la gestion des documents entrants et améliore l’efficacité de leur traitement. Contrairement aux approches traditionnelles d’apprentissage automatique basées sur des modèles de données historiques, les modèles GenAI permettent de traiter précisément et dynamiquement le contenu des documents. L’IA est capable de comprendre le contenu de textes et de les évaluer en fonction du contexte. Ces aptitudes sont particulièrement utiles pour la classification automatique des documents, l’extraction d’informations pertinentes et l’examen approfondi du contenu.</p> <h3><span>Classification de documents</span></h3> <p>Par rapport aux méthodes traditionnelles, les LLM offrent une compréhension approfondie de structures linguistiques complexes et permettent de classifier plus précisément les documents. Grâce à leur capacité d’accès à de vastes données de formation, les LLM peuvent faire la distinction entre différents types et formats de documents et catégoriser leur contenu en conséquence. Cette méthode renforce considérablement l’efficacité du flux de traitement des documents, car les interventions manuelles sont réduites au minimum. Les cas d’application comprennent notamment la catégorisation d’un grand nombre de types de documents qui, en raison de leurs structures différentes, étaient jusqu’à présent difficiles à classer, à extraire et à vérifier sémantiquement de manière automatique.</p> <h3><span>Extraction automatique d’informations pertinentes</span></h3> <p>La capacité des LLM à extraire des informations pertinentes de manière précise et contextuelle constitue un autre avantage central des dans la gestion documentaire. Tandis que les algorithmes traditionnels nécessitent souvent des règles d’extraction spécifiques, les LLM sont capables de reconnaître les données significatives du contenu et de les extraire de manière flexible. Cette forme d’extraction d’informations permet aux entreprises d’isoler plus facilement les données dont elles ont besoin à partir de différents documents, qu’il s’agisse d’adresses et de coordonnées ou de clauses juridiques et d’informations financières. Le recours à la GenAI élimine le besoin d’une programmation étendue des règles, ce qui accroît encore l’efficacité et favorise l’adaptation flexible à différents types de documents.</p> <h3><span>Vérification sémantique et contrôle de qualité</span></h3> <p>Grâce à leur compréhension approfondie du langage, les LLM permettent de vérifier en toute fiabilité et contextuellement le contenu de documents. Cette approche dépasse le simple cadre de validations basées sur des règles et permet de vérifier la cohérence, la plausibilité et l’exactitude du contenu d’un document. L’analyse sémantique joue un rôle décisif, en particulier dans le contrôle de la qualité et dans la sécurité des documents. La GenAI permet de détecter des contradictions ou des irrégularités dans plusieurs documents appartenant au même cas, ce qui contribue à l’intégrité des données et à la minimisation des sources d’erreur.</p>

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Abschnitt: L'IA révolutionne le Digital Mailroom

L'IA révolutionne le Digital Mailroom

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Avec la complexité croissante de la gestion des informations qui entrent dans la Digital Mailroom, il est crucial d’améliorer l’efficacité, d’éliminer les sources d’erreur et de respecter les règles de conformité. C’est là qu’intervient l’intelligence artificielle (IA).</span></span></p>

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Automatisation du processus de traitement de la comptabilité fournisseurs avec l'IA

En résumé : les LLM sont indispensables aux services de courrier numériques

<h3>En résumé : les LLM sont indispensables aux services de courrier numériques</h3> <p>L’intégration des LLM permet aux entreprises d’améliorer considérablement leur efficacité et leur précision et de réaliser des économies. Arcplace associe des technologies d’IA de pointe à une expertise approfondie, afin de proposer des solutions sur mesure aux entreprises suisses. L’intégration de ces modèles n’est pas seulement un pas vers l’avenir ; c’est aussi la garantie de meilleurs résultats, de processus plus rapides et d’une clientèle satisfaite. En bref, il s’agit d’une véritable révolution dans le traitement automatique du courrier.</p>

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Un service de courrier numérique allié à la puissance de l’IA

<p>Il transforme les messageries traditionnelles en centres d’information numériques qui centralisent, catégorisent et analysent les flux de courrier physiques et électroniques. Cela permet de gagner du temps, de réduire les coûts et d’améliorer la précision et la sûreté du traitement des données. Les technologies telles que les Large Language Models (LLMs) et les solutions d’IA font des pas de géant. Des entreprises comme Arcplace, l’un des principaux prestataires de BPO en Suisse, mettent à profit ces technologies pour proposer des solutions innovantes et durables.</p> <h3>Le rôle des LLM dans le traitement numérique du courrier</h3> <p>Les LLM comme GPT-4 ou Llama 3.2 peuvent analyser d’immenses quantités de texte et en extraire des informations contextuelles. Ces modèles permettent une analyse sémantique plus approfondie et sont particulièrement efficaces pour traiter des données non structurées – comme les e-mails ou les PDF. Ils reconnaissent les intentions, extraient les contenus pertinents et agissent en conséquence de façon entièrement automatique. Ainsi, les factures, contrats ou demandes diverses peuvent être classés efficacement et transmis aux interlocuteurs concernés. Cette automatisation réduit les interventions manuelles et minimise considérablement les sources d’erreurs.</p> <h3>Précision et réduction des erreurs</h3> <p>Les LLM se distinguent par leur grande précision d’analyse des données. Là où les systèmes basés sur des règles atteignent leurs limites, les modèles d’IA brillent par leur capacité à comprendre et attribuer correctement des contenus, même les plus complexes. Ces technologies donnent naissance à des solutions sur mesure qui non seulement sont plus efficaces, mais réduisent aussi considérablement les taux d’erreurs. Leur développement continu permet d’intégrer rapidement de nouvelles exigences.</p> <h3>Vers une automatisation complète</h3> <p>Les LLM permettent de se rapprocher du rêve d’un traitement entièrement automatique des documents : grâce aux feedbacks, ils sont capables d’apprendre et de s’adapter à des besoins spécifiques. Les entreprises ont accès à des solutions flexibles et évolutives qui augmentent le niveau d’automatisation tout en maximisant la productivité, ce qui leur permet de s’adapter fluidement aux exigences de la transformation numérique.</p> <h3>Efficacité et économies</h3> <p>L’utilisation des LLM offre des gains de productivité et des avantages financiers considérables. Le traitement automatique réduit le travail manuel et minimise les retouches et corrections ; les entreprises voient ainsi leurs coûts d’exploitation et temps de traitement diminuer, tandis que la satisfaction de leur clientèle s’améliore. Cette combinaison d’efficacité et de qualité fidélise cette dernière et augmente leur compétitivité.</p> <h3>Sécurité et conformité réglementaire</h3> <p>Dans un monde des affaires de plus en plus réglementé, la protection des données et la sécurité sont essentielles. Les LLM contribuent à traiter correctement les données sensibles et respecter les exigences légales. Arcplace applique les normes de sécurité les plus strictes et développe des solutions entièrement conformes aux exigences légales. Les modèles d’IA reconnaissent automatiquement les données à caractère personnel et veillent à ce qu’elles soient traitées de manière appropriée – un aspect particulièrement crucial pour les entreprises suisses, soumises à des réglementations strictes.</p>

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Abschnitt: Automatisation du processus de traitement de la comptabilité fournisseurs avec l'IA

Un service de courrier numérique allié à la puissance de l’IA

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Dans un monde de l’entreprise de plus en plus numérisé, l’automatisation du traitement des documents joue un rôle central. Ces dernières années, le service de courrier numérique s’est imposé comme une pièce maîtresse de cette évolution.</span></span></p>

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Lead: Un service de courrier numérique allié à la puissance de l’IA

Un service de courrier numérique allié à la puissance de l’IA

<p>Article professionnel</p> <h1>Un service de courrier numérique allié à la puissance de l’IA</h1>

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Un service de courrier numérique allié à la puissance de l’IA

Étude de cas en PDF

<h3>Étude de cas en PDF</h3>

Download HypothekenZentrum FR

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Situation initiale

<h3>Situation initiale</h3> <p>Les dossiers de la société <span class="no-break">HypothekenZentrum</span> AG devaient être numérisés et archivés dans un système d'archivage. À la recherche d’un partenaire expérimenté capable de traiter un volume important de 2,5 millions de pages de manière professionnelle et conforme à des normes de sécurité strictes, l’entreprise a choisi Arcplace.</p>

Solution

<h3>Solution</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Archivage des documents avec une qualité uniforme</span></li> <li><span class="MaaxBold">Accès aux dossiers indépendamment du lieu</span></li> <li><span class="MaaxBold">Gains d’efficacité dans le traitement des dossiers</span></li> </ul> <p>L’extraction des dossiers, réalisée par des collaborateurs formés <span class="no-break">d’Arcplace</span>, s’est déroulée à un rythme soutenu afin de permettre une numérisation rapide. Tous les dossiers ont été étiquetés avec un code-barres sur le site du client et scannés avant d’être placés dans des boîtes de transport, garantissant ainsi une traçabilité sans faille. Le processus de numérisation a été effectué dans le centre Scan &amp; BPO <span class="no-break">d’Arcplace</span>. En seulement quatre mois, tous les dossiers numérisés ont été transférés de manière sécurisée et complète dans le système d’archivage de HypothekenZentrum via un serveur SFTP.</p> <h3>« L’équipe <span class="no-break">d’Arcplace</span> nous a impressionnés dès le début par son haut niveau de compétence, son approche orientée solutions et sa mentalité pragmatique. Les processus décisionnels étaient rapides et les échanges se faisaient sur un pied d’égalité. »</h3> <p><span class="no-break"><span class="bildcaption">Christian Bünter, Responsable Gestion des Relations, HypothekenZentrum AG</span></span></p>

Résultats

<h3>Résultats</h3> <ul> <li>Gain d’espace grâce à l’élimination du stockage physique</li> <li>Gain de temps grâce à un accès simplifié et plus rapide aux dossiers</li> <li>Accès aux dossiers indépendamment du lieu</li> <li>Archivage centralisé des documents avec une qualité homogène</li> </ul>

Nous serons heureux de vous conseiller personnellement

<h3>Nous serons heureux de vous conseiller personnellement</h3> <p>Pour obtenir un devis sans engagement, veuillez s'il vous plaît remplir le formulaire de contact. Nous nous ferons un plaisir d’analyser vos besoins et de vous donner une approximation de prix.</p>

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<h3>Nous serons heureux de vous conseiller personnellement</h3> <p><span class="no-break">Pour obtenir un devis sans engagement, veuillez s'il vous plaît remplir le formulaire de contact. Nous nous ferons un plaisir d’analyser vos besoins et de vous donner une approximation de prix.</span></p>

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Abschnitt: Ausgangslage, Lösung, Resultate & Kontakt FR

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Étude de cas Profond

<p>Étude de cas</p> <h1>2,5 millions de pages numérisées en un temps record</h1>

Box Lead Case Study: 2,5 millions de pages numérisées en un temps record

<p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="lead-text no-break">Les dossiers de la société HypothekenZentrum AG devaient être numérisés et archivés dans un système d'archivage. À la recherche d’un partenaire expérimenté capable de traiter un volume important de 2,5 millions de pages de manière professionnelle et conforme à des normes de sécurité strictes, l’entreprise a choisi Arcplace.</span></span></span></p>

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Automatisation du processus de traitement de la comptabilité fournisseurs avec l'IA

<p>Article professionnel</p> <h1>Automatisation du processus de traitement de la comptabilité fournisseurs avec l'IA</h1>

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Automatisation du processus de traitement de la comptabilité fournisseurs avec l'IA

Automatisation du processus de traitement de la comptabilité fournisseurs avec l'IA

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Depuis 2007, Arcplace SA aide les entreprises suisses à automatiser leurs processus de comptabilité fournisseurs avec la plateforme Basware. Le partenariat avec Basware permet aux organisations d'automatiser en grande partie les tâches manuelles et chronophages liées aux factures créditeurs. Les nouvelles fonctions SmartPDF et SmartCoding Premium de Basware, basées sur l'intelligence artificielle, optimisent significativement l'automatisation du processus &nbsp;de comptabilité fournisseurs</span><span class="lead-text">.</span></span></p>

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Lead: Automatisation du processus de traitement de la comptabilité fournisseurs avec l'IA

Automatisation du processus de traitement de la comptabilité fournisseurs avec l'IA

Automatisation du processus de traitement de la comptabilité fournisseurs avec l'IA rechte Spalte

<h3>Conclusion</h3> <p>La combinaison des technologies innovantes de Basware en matière d'IA et de l'expertise d'Arcplace établit un processus créditeurs pour les entreprises suisses. Les nouveaux services Premium SmartPDF et SmartCoding permettent d'optimiser encore plus le processus pour que les entreprises puissent réduire leurs coûts, améliorer l'efficacité et renforcer leur compétitivité à l'ère du numérique.</p>

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La prochaine étape de l'automatisation

<h3>La prochaine étape de l'automatisation</h3> <p>Avec SmartPDF, les factures au format PDF sont automatiquement converties en données structurées grâce à l'IA pour qu'elles puissent être intégrées de manière transparente au processus de traitement des factures. SmartCoding Premium va plus loin en proposant des suggestions intelligentes pour l'imputation et l'affectation, basées sur des données historiques et des règles prédéfinies.</p> <h3>Avantages de l'IA dans le traitement des factures</h3> <p>La mise en œuvre de fonctions basées sur l'IA présente plusieurs avantages décisifs qui permettent d'améliorer considérablement l'efficacité:</p> <ol> <li><span class="MaaxBold">Réduction du nombre de tâches manuelles :</span><span class="MaaxBold"> </span><br /> L'automatisation de l'extraction des données des factures avec SmartPDF permet de réduire considérablement le nombre de tâches manuelles récurrentes. Les collaborateurs peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée au lieu de saisir des données.<br /> &nbsp;</li> <li><span class="MaaxBold">Amélioration de la précision et réduction du taux d'erreur :</span><br /> Les algorithmes d'intelligence artificielle sont capables d'extraire des données de facturation avec une grande précision et de minimiser les erreurs qui pourraient survenir lors d'une saisie manuelle. Cette approche réduit non seulement le risque d'erreurs, mais aussi le besoin de corrections chronophages a posteriori.<br /> &nbsp;</li> <li><span class="MaaxBold">Accélération de l'ensemble du processus : </span><br /> SmartCoding Premium accélère le traitement grâce à des propositions d'imputation intelligentes. L'IA apprend en permanence à partir des données existantes et optimise ainsi les propositions, ce qui permet d'accélérer le traitement des factures grâce à des processus plus courts.<br /> &nbsp;</li> <li><span class="MaaxBold">Réduction des coûts et retour sur investissement :</span><br /> Les gains d'efficacité obtenus grâce à l'automatisation en aval se traduisent par des réductions de coûts dans l'ensemble de la comptabilité fournisseurs. Le retour sur investissement (ROI) augmente, car les temps de traitement sont réduits et les ressources mieux utilisées.</li> </ol> <h3><span class="MaaxBold">Votre partenaire suisse pour les introductions Basware</span></h3> <p>Depuis plus de 17 ans, Arcplace est l'un des principaux fournisseurs de solutions d'archivage numérique et de workflow documentaire en Suisse. Grâce à son partenariat de longue date avec Basware, Arcplace peut fournir en permanence aux entreprises suisses les dernières technologies en matière de traitement des factures créditeurs. Arcplace dispose d'une grande expérience dans la mise en œuvre de solutions de traitement des factures sur mesure, parfaitement adaptées aux exigences spécifiques du marché suisse.</p>

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Abschnitt: Automatisation du processus de traitement de la comptabilité fournisseurs avec l'IA

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<h3>Contactez-nous</h3> <p>Vous souhaitez en savoir plus sur le traitement des factures?<br /> Contactez-nous, nous serons heureux de vous conseiller personnellement.</p>

Plateforme Nuxeo

<h3>Nuxeo Content Services Platform</h3> <p>Les principaux enseignements pour les entreprises qui cherchent à faire évoluer leurs applications centrées sur le contenu (Anglais)</p>

Download Nuxeo Platform FR

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "d5cabd5b-088e-4949-b835-8fb57bda9b5c" }); </script> </div> </div> </section>

Plateforme Nuxeo

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Abschnitt: Download Plateforme Nuxeo

Box Livre blanc Plateforme Nuxeo

<p><span class="lead-text no-break">Ce guide explique pourquoi nous avons benchmarké la plateforme Nuxeo avec plus de 11 milliards de documents, pourquoi nous avons utilisé une approche progressive pour cet exercice et les principaux enseignements pour les entreprises qui cherchent à faire évoluer leurs applications centrées sur le contenu.</span></p>

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Abschnitt: Livre blanc Nuxeo Platform

Livre blanc : Nuxeo Content Services Platform

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Haupttitel: Livre blanc : Nuxeo Content Services Platform

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Textblock 3

<h3>Comment une entreprise prouve-t-elle qu'elle protège au mieux ses informations archivées électroniquement ?</h3> <p>Avec une documentation sur les procédures. Celle-ci est établie avec un juriste spécialisé en informatique et montre notamment les mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre pour garantir l'intégrité des données. Elle est essentielle en cas de litige.</p> <h3>Cela semble beaucoup d'efforts. Une PME peut-elle se le permettre ?</h3> <p>Un archivage numérique sûr et conforme à la loi est lié à une certaine dépense initiale, mais celle-ci est également supportable pour une PME. Il existe des solutions logicielles standard qui, si elles sont correctement configurées, permettent de bien respecter les exigences légales.</p> <p>La variante la plus simple et souvent la plus avantageuse est l'externalisation de l'archivage à un fournisseur suisse spécialisé. Ceux-ci connaissent le cadre légal et disposent des certifications correspondantes.</p> <h3>À quoi faut-il faire attention lors de la numérisation de documents existants ?</h3> <p>Que l'entreprise chargée de la numérisation soit certifiée, que les collaborateurs chargés de la numérisation soient soigneusement audités et que les accords de confidentialité correspondants soient signés.</p> <h3>Et que se passera-t-il dans dix ans, lorsque la technologie de stockage actuelle sera dépassée ?</h3> <p>Les solutions d'archivage professionnelles ou les fournisseurs d'externalisation effectuent des contrôles de lisibilité réguliers. Ils stockent les informations dans des formats d'archivage stables à long terme et s'assurent qu'elles pourront être migrées vers de nouveaux supports de données à l'avenir si nécessaire.&nbsp;</p> <h3>En 3 étapes vers des archives numériques conformes à la loi</h3> <ol> <li>Effectuer une analyse des besoins de protection (toutes les données n'ont pas besoin de la même protection).</li> <li>Choisir un partenaire d'externalisation suisse certifié</li> <li>Établir une documentation de procédure</li> </ol> <h3>Critères pour des archives numériques conformes à la loi&nbsp;<br /> (« révisables »)</h3> <ul> <li>Enregistrement véridique et systématique</li> <li>Régularité et exhaustivité</li> <li>Sécurité de l'ensemble de la procédure</li> <li>Protection contre la prise de connaissance non autorisée, la modification, la falsification ou la perte</li> <li>Accès réservé aux personnes autorisées (y compris enregistrement des accès)</li> <li>Respect des délais de conservation légaux</li> <li>Documentation de la procédure</li> <li>Traçabilité et vérifiabilité</li> <li>Disponibilité à tout moment et lisibilité à long terme</li> <li>Effacement définitif en temps voulu</li> </ul>

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<p><span class="bildcaption">Lic. iur.&nbsp;</span>Doris des Arts de « THE-IT-LAWYERS »</p>

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<h3>Quelles sont les bases légales applicables à l'archivage numérique ?</h3> <p>En principe, les bases légales sont les mêmes pour les archives physiques et numériques : le Code des obligations et l'Ordonnance sur la tenue des livres de comptes. Si des données personnelles sont impliquées, la loi suisse sur la protection des données (LPD) joue également un rôle important.&nbsp;</p> <h3>À quoi les entreprises doivent-elles veiller lors du passage à l'archivage électronique ?</h3> <p>Qu'elles choisissent une solution logicielle qui permette de respecter les dispositions légales existantes. Il en va de même pour le choix d'un éventuel partenaire d'externalisation pour l'archivage. Les certifications et les labels offrent ici des repères. Par exemple ISO 27001 et le label de qualité GoodPriv@cy pour la protection des données.</p> <h3>Quel est le plus gros point d'achoppement ?</h3> <p>Même avec des archives électroniques, il faut pouvoir prouver que les documents correspondent à la transaction commerciale sous-jacente et qu'ils n'ont pas été modifiés depuis leur archivage. Ce n'est qu'ainsi qu'ils conservent leur valeur de preuve d'un point de vue juridique en cas de litige éventuel ou vis-à-vis des autorités. La garantie de l'intégrité est le point décisif de la numérisation.</p> <h3>Comment cette intégrité est-elle garantie ?</h3> <p>Par des mesures techniques et organisationnelles. Auparavant, les informations étaient écrites sur des supports de stockage WORM, ce qui rendait impossible l'effacement, l'écrasement et la modification ultérieurs des données. Aujourd'hui, en raison de l'extension de la législation sur la protection des données, on a besoin de plus de flexibilité ; les données personnelles doivent aussi pouvoir être effacées ou corrigées ultérieurement dans les archives.&nbsp;</p> <p>Les solutions d'archivage modernes offrent des systèmes de sécurité à plusieurs niveaux. Ceux-ci garantissent l'intégrité par exemple par des signatures numériques et consignent tous les accès de manière détaillée et inviolable.&nbsp;</p> <h3>Et les mesures organisationnelles ?</h3> <p>Souvent, les entreprises considèrent unilatéralement qu'il s'agit d'une menace extérieure. Or, le risque que des personnes non autorisées de l'entreprise ou de l'organisation tentent d'accéder à des informations sensibles est bien plus important. Il est possible d'y remédier par exemple avec des droits d'accès restrictifs, un principe de double contrôle et un cryptage des données.</p>

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Quels sont les aspects juridiques importants de l'archivage numérique ?

<p><span class="lead-text">Le passage à l'archivage numérique soulève également diverses questions juridiques. Comment peut-on par exemple prouver l'« authenticité » des documents lorsque ceux-ci ne sont plus stockés sous forme papier, mais sous forme de bits et d'octets théoriquement modifiables à volonté ? L'avocate Doris des Arts de « THE-IT-LAWYERS » répond à quelques questions souvent entendues.</span></p>

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<h3>Nous serons heureux de vous conseiller</h3> <p>Nous nous ferons un plaisir de vous conseiller individuellement et de vous donner d'autres astuces pour maintenir les coûts à un niveau bas tout en permettant à votre entreprise de tirer un bénéfice élevé de la solution ECM.</p>

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Abschnitt: Combien coûte une solution ECM ?

Combien coûte une solution ECM ?

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Dans notre série « Combien ça coûte ? », nous nous intéressons aux coûts d'une solution de gestion de contenu d'entreprise (ECM). Les coûts peuvent varier considérablement.</span></span></p>

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Combien coûte une solution ECM ?

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<h3>2. Les facteurs de coûts dans le projet</h3> <p>Évitez le piège du « concert de souhaits ». Il n'est en principe pas mauvais que le potentiel d'une plate-forme ECM veuille être exploité. Néanmoins, les souhaits émergents des collaborateurs concernant d'autres fonctionnalités et cas d'application ne doivent pas être mis en œuvre aveuglément. Car cela entraîne des retards dans le projet et une explosion des coûts. Il faut au contraire prendre en compte ces souhaits et les conserver sciemment pour des extensions ultérieures.</p> <p>Il est tout à fait judicieux d'impliquer une large base de collaborateurs dans la conception de la solution avant de lancer un projet. Ensuite, une équipe centrale de projet devrait toutefois déterminer quelles fonctionnalités sont vraiment essentielles et lesquelles sont plutôt « nice to have ». Cette équipe centrale de projet doit ensuite avoir la compétence et la responsabilité de ne faire implémenter que les fonctions vraiment importantes.</p> <h3>3. Inducteurs de coûts dans l'exploitation et la maintenance</h3> <p>Dans l'exploitation d'une solution ECM, vous avez beaucoup de choses en main lorsqu'il s'agit de maintenir les coûts à un niveau aussi bas que possible.</p> <p>Dans tous les cas, vous devriez désigner en interne une personne de contact claire pour l'application. Cet Application Owner est le premier interlocuteur en interne pour les éventuelles demandes de modification et organise la communication avec l'organisation de support interne et le partenaire externe.</p> <p>En l'absence d'un propriétaire d'application clairement défini, les coûts d'exploitation risquent rapidement de déraper, car une prolifération de demandes de changement est mise en œuvre et la solution ne peut donc pas être développée de manière stratégique.</p> <p>Ensuite, la question du « Make or Buy » se pose. Avez-vous une organisation informatique interne un peu plus importante avec des collaborateurs qui peuvent se former à la solution par le biais de formations ? Dans ce cas, organisez plutôt le support en interne.</p> <p>Vous ne souhaitez pas vous occuper de l'exploitation et de l'assistance et préférez une informatique aussi légère que possible ? Dans ce cas, demandez à votre partenaire informatique si des paquets de service et de support proactifs plus avancés sont disponibles.</p> <h3>Les coûts</h3> <p>Nous arrivons maintenant à la partie la plus passionnante. Combien coûte une solution ECM ?</p> <p>Pour pouvoir donner des chiffres, je dois vous indiquer une fourchette. Comme vous pouvez le constater, les coûts peuvent varier considérablement. Arcplace a des clients qui se situent dans la fourchette basse des coûts, mais aussi des clients qui se situent dans la fourchette haute.</p> <h3>1. Coût du logiciel</h3> <p>De 25'000 CHF à 500'000 CHF par an</p> <h3>2. Coût du projet</h3> <p>De 50'000 CHF à 500'000 CHF</p> <h3>3. Coûts d'exploitation</h3> <p>De 4'800 CHF à 180'000 CHF par an</p>

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<p>Les termes utilisés pour désigner l'ECM peuvent prêter à confusion. De nombreux termes sont désormais utilisés, allant de système de gestion des documents (DMS) à gestion des services de contenu, en passant par archives numériques, moteur de workflow, solution d'e-dossier et ECM. Nous nous en tiendrons au terme le plus courant, à savoir « ECM ».</p> <h3>Pour l'essentiel, l'ECM englobe toutes les stratégies et technologies permettant de traiter la saisie, le stockage, la restauration, la distribution, la conservation et la destruction de documents et de contenus.<br /> &nbsp;<br /> Les blocs de coûts d'une solution ECM</h3> <p>Lors de l'introduction d'une solution ECM, il faut compter avec ces trois blocs de coûts essentiels :</p> <h3>1. Le logiciel</h3> <p>Comme le logiciel provient de plus en plus souvent du cloud, même dans le domaine de l'ECM (bien que les installations sur site soient encore souvent possibles), la solution n'est plus guère licenciée de nos jours de manière classique (achat + maintenance). Il est plutôt courant que le logiciel soit loué (abonnement) et qu'un montant annuel soit dû. En règle générale, le prix des solutions ECM actuelles dépend des modules utilisés, des cas d'application mis en œuvre et du nombre d'utilisateurs.</p> <h3>2. Le projet d'implémentation</h3> <p>Nous parlons ici des coûts de services uniques qui sont générés pendant un projet de configuration et d'introduction du logiciel.</p> <h3>3. L'exploitation et la maintenance</h3> <p>Une fois que le logiciel a été introduit avec succès, il faut s'assurer que toutes les demandes d'assistance, les demandes de modification et les erreurs éventuelles puissent être traitées par des spécialistes compétents dans le cadre de l'exploitation quotidienne. En outre, la solution doit être surveillée à l'aide d'un "monitoring" et être maintenue et développée tout au long de son cycle de vie.</p> <h3>Les inducteurs de coûts d'une solution ECM</h3> <p>Maintenant que nous connaissons les blocs de coûts, nous allons nous pencher sur les inducteurs de coûts. Tout comme pour une solution P2P, il est extrêmement important de connaître les inducteurs de coûts avant d'évaluer une solution ECM et de les minimiser autant que possible.</p> <h3>1. Inducteurs de coûts pour le logiciel</h3> <p>C'est justement dans le domaine des plateformes ECM qu'il vaut la peine de demander un prix spécifique à la solution (p. ex. uniquement pour les dossiers RH, la gestion des contrats, les archives électroniques, etc.) Si l'on accorde dès le départ une licence pour l'ensemble de la plateforme avec toutes ses caractéristiques, il se peut que l'on paie pour des cas d'application dont on n'a pas encore besoin aujourd'hui.</p> <p>Il est également possible d'économiser des coûts lors de l'octroi de licences aux utilisateurs en analysant précisément au préalable combien de collaborateurs utiliseront le système et à quelle fréquence. On peut alors concevoir la licence du système en conséquence et mélanger les licences pour les utilisateurs permanents et les utilisateurs sporadiques.</p>

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<h3>Le projet d'introduction</h3> <p>De nombreux fournisseurs ont déjà de l'expérience dans certains cas d'application de l'e-dossier, comme le dossier personnel, le dossier client ou le dossier patient. Cela présente l'avantage, en termes de réduction des coûts, de ne pas devoir partir de zéro, mais de pouvoir construire sur une certaine base.</p> <p>Ensuite, il est bien sûr décisif de savoir dans quelle mesure on peut utiliser une solution existante en grande partie sans la modifier. Il est recommandé de faire la distinction entre les « must have » et les « nice to have » dans les exigences lors de la phase de conception. Il faut veiller à ce que les exigences qui sont « must have » aient des conséquences claires sur les activités quotidiennes, telles que des temps de réaction plus courts pour les candidatures ou les demandes internes.</p> <p>L'intégration dans des systèmes existants tels qu'ERP ou une application RH spécialisée peut être un autre facteur de coûts. Arcplace recommande donc de vérifier dès l'évaluation si le système d'e-dossier dispose d'interfaces standard avec les systèmes à connecter. Si ce n'est pas le cas, il faut estimer le coût de l'intégration, ce qui n'est souvent réalisable qu'après une analyse approfondie.</p> <h3>L'exploitation</h3> <p>Pour l'exploitation, Arcplace recommande de désigner clairement une personne de contact pour l'application. Ce propriétaire de l'application est le premier interlocuteur en interne pour les éventuelles demandes de modification et organise la communication avec l'organisation de support interne et le service externe.</p> <p>Sans propriétaire de l'application, les coûts d'exploitation risquent rapidement de déraper, car une prolifération de souhaits de changement est mise en œuvre et la solution ne peut donc pas être développée de manière stratégique.</p> <p>Ensuite, la question du « Make or Buy » se pose. Avez-vous une organisation informatique interne un peu plus importante avec des collaborateurs qui peuvent se former à la solution par le biais de formations ? Dans ce cas, organisez plutôt le support en interne.</p> <p>Vous ne souhaitez pas vous occuper de l'exploitation et de l'assistance et préférez une informatique aussi légère que possible ? Dans ce cas, demandez à votre partenaire informatique s'il existe des paquets de service et de support plus avancés et proactifs.</p> <h3>Les coûts</h3> <p>Alors, combien coûte un système d'e-dossier ?</p> <p>Comme toujours dans cette série « Combien ça coûte ? », je dois à nouveau écrire dans ce dernier article : cela dépend. Les facteurs qui entrent en ligne de compte ont été examinés plus haut.</p> <p>Néanmoins, j'aimerais vous donner une fourchette afin que vous puissiez vous faire une idée de la direction que pourrait prendre le voyage.</p> <h3>1. Coût du logiciel</h3> <p>De 8'000 CHF à 50'000 CHF par an</p> <h3>2. Coûts du projet</h3> <p>De 10'000 CHF à 80'000 CHF</p> <h3>3. Coûts d'exploitation</h3> <p>De 4'800 CHF à 20'000 CHF par an</p>

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<h3>Blocs de coûts d'un système d'e-dossiers</h3> <h3>Le logiciel</h3> <p>Le logiciel d'un système d'e-dossiers est généralement un système de gestion de documents (DMS). Il est également possible de représenter les e-dossiers dans une application métier ou partiellement dans un ERP. Cependant, ces systèmes n'offrent souvent pas les possibilités complètes de traitement, de versionnement, de suppression et d'archivage conforme à la loi des informations et des documents comme dans un DMS.</p> <h3>Le projet d'introduction</h3> <p>Le logiciel doit pouvoir reproduire le plus fidèlement possible les exigences et les caractéristiques de votre entreprise et de ses processus. Il est donc extrêmement important de connaître et de comprendre la situation de départ et les besoins futurs de votre entreprise. Ceci est élaboré lors d'un atelier commun et consigné dans un concept. Viennent ensuite la configuration et le paramétrage du système d'e-dossier. Il ne faut pas non plus sous-estimer la phase de test, au cours de laquelle des collaborateurs sélectionnés de votre entreprise vérifient si les exigences ont été mises en œuvre comme vous le souhaitez. Enfin, le logiciel peut être introduit, accompagné des formations correspondantes.</p> <h3>L'exploitation</h3> <p>La plupart des systèmes d'e-dossiers sont aujourd'hui exploités dans le cloud. Vous avez donc moins de soucis à vous faire pour l'exploitation qu'il y a 20 ans. L'infrastructure et les mises à jour régulières sont déjà incluses dans les frais de logiciel ou vous les payez à un fournisseur d'hébergement externe sous forme de frais mensuels ou annuels. Ce qui ne disparaît pas, c'est la décision à laquelle vous devez répondre en ce qui concerne le support et l'adaptation aux nouvelles exigences du logiciel. Se pose alors la question fondamentale de savoir si l'on couvre ces sujets par l'informatique interne ou si l'on préfère les confier à un spécialiste externe.</p> <h3>Inducteurs de coûts d'un système d'e-dossiers</h3> <h3>Le logiciel</h3> <p>Les logiciels basés sur le cloud sont aujourd'hui presque aussi courants que le courrier électronique. Très peu d'entreprises veulent encore installer la solution en interne. En outre, il existe de plus en plus de solutions exclusivement dans le cloud et il n'est donc plus possible de choisir. C'est pourquoi, de nos jours, les logiciels ne sont souvent plus achetés, mais loués. Cela entraîne un investissement unique plus faible et des coûts récurrents plus élevés.</p> <p>Le principal facteur de coût est généralement le nombre d'utilisateurs qui doivent être licenciés. Il est conseillé d'analyser précisément qui a besoin du logiciel en interne et si l'accès est purement informatif (= lecture) ou également de traitement (= écriture).</p> <p>De nombreux fournisseurs offrent également la possibilité de concéder une licence à des « utilisateurs simultanés ». Cela signifie tout simplement que chaque collaborateur ne reçoit pas sa propre licence, mais qu'un certain nombre de licences sont mises à disposition de plusieurs (ou de tous) collaborateurs dans un pool. Toutefois, dès qu'un collaborateur utilise une telle « licence simultanée » en accédant au système, celle-ci est bloquée pour les autres collaborateurs et n'est libérée que lorsque cette personne se déconnecte du système. Ainsi, il y a moins d'utilisateurs à licencier, mais l'inconvénient est de ne pas avoir une licence disponible à tout moment pour chaque collaborateur.</p> <p>Chez Arcplace, nous vous conseillons volontiers afin de trouver la licence optimale pour votre entreprise.</p>

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Combien coûte un système d'e-dossier ?

<p><span class="lead-text">Dans les premiers articles de la série « Combien ça coûte ? » nous avons parlé de l'ECM, de la boîte de réception numérique et de la numérisation des dossiers. Aujourd'hui, nous allons nous intéresser de plus près aux coûts d'un système d'e-dossier.</span></p>

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<h3>Les facteurs de coûts d'une solution Digital Mailroom</h3> <p>Est-ce que je reçois 50 ou 5'000 envois par jour ? C'est bien sûr ce qui a le plus d'influence sur les coûts d'une solution Digital Mailroom. Mais il y a d'autres facteurs.</p> <h3>1. Inducteurs de coûts pour les coûts de service</h3> <p>La complexité de l'ensemble de règles ainsi que le nombre d'informations à extraire des documents et à valider sont la base du calcul de la charge de travail et donc des coûts du service de réception du courrier. Important : souvent, un ensemble de règles complexe avec de nombreux paramètres a aussi tendance à rendre difficile l'obtention d'un niveau de qualité élevé.</p> <p>Une autre variable d'ajustement très importante est de savoir à quelle heure (ou tard) de la journée on souhaite recevoir le courrier numérique au plus tard. La règle générale est la suivante : plus tôt, plus cher. Arcplace entretient avec tous ses clients un accord de niveau de service (SLA) correspondant, dans lequel est consigné le traitement pour la livraison du courrier numérique.</p> <p>Le nombre de critères de la liste noire (envois qui ne doivent pas être ouverts) et de la liste bleue (envois avec des instructions spéciales) est un autre facteur qui influence les coûts.</p> <p>En principe, il est aujourd'hui possible de contrer une hausse des prix au moyen de l'intelligence artificielle (IA). L'IA permet d'augmenter l'automatisation, ce qui se traduit par une optimisation du prix et de la qualité du service.</p> <h3>2. Les facteurs de coûts lors du projet d'introduction</h3> <p>Connais-je bien ma boîte de réception physique actuelle ainsi que les besoins de mes collaborateurs ? Ai-je déjà une compréhension claire des nouveaux processus - que j'espère optimisés - pour la solution Digital Mailroom ? Est-ce que je sais déjà de quelles données mon application commerciale a besoin pour que le traitement puisse être automatisé au maximum ? La réponse à ces questions a une influence directe sur les coûts. Plus il est possible de définir clairement les choses dès le départ, plus le projet d'introduction sera allégé.</p> <p>Mais même si la situation de départ et les souhaits futurs d'une solution Digital Mailroom peuvent être clairement définis : la complexité du système de règles et la quantité d'informations à extraire des documents sont des facteurs qui influencent encore plus les coûts dès le projet d'introduction. En outre, l'introduction d'une solution Digital Mailroom est toujours l'occasion de se débarrasser des vieilles habitudes et de parvenir à une standardisation.</p> <h3>Les coûts</h3> <p>Et combien coûte une solution Digital Mailroom ?</p> <p>Comme vous l'avez probablement déjà constaté, cela dépend de nombreux facteurs. D'une solution Digital Mailroom très légère, dans laquelle chaque envoi est « simplement » scanné et mis à disposition sous forme de PDF, à une solution Digital Mailroom très complexe avec un long ensemble de règles, une classification complexe des documents et de nombreuses informations qui sont lues et livrées directement dans le système du client, tout est possible - et plus ou moins judicieux selon le volume.</p> <p>En termes de prix, nous nous situons donc ici dans un cadre très large :</p> <h3>1. Frais de service</h3> <p>Frais de base à partir de 450 CHF jusqu'à 10'000 CHF par mois<br /> Prix de l'envoi à partir de 0,65 CHF à 1,50 CHF par envoi</p> <h3>2. Coûts du projet d'introduction</h3> <p>De 2'750.- CHF à 200'000.- CHF</p>

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<p>De nombreuses entreprises optent aujourd'hui pour l'externalisation de leur solution Digital Mailroom. Cela signifie que le courrier de l'entreprise est redirigé vers un centre de numérisation où il est traité en tant que service pour l'entreprise. En règle générale, les collaborateurs de l'entreprise ne reçoivent plus le courrier que sous forme numérique. Si nécessaire, certains originaux physiques peuvent être demandés ou des documents spécifiques sont toujours envoyés sous forme numérique et physique. Les autres documents sont détruits de manière appropriée après une courte période de conservation, dans le respect des normes de sécurité les plus strictes.</p> <p>En principe, une solution Digital Mailroom peut également être mise en place en interne au sein de l'entreprise. Dans ce cas, Arcplace apporte également son soutien dans le choix du logiciel, du matériel et dans l'introduction de la solution Digital Mailroom interne dans l'esprit du concept et de ce que l'on appelle l'ensemble des règles, qui comprend toutes les procédures de traitement.</p> <p>Par souci de simplicité et parce que c'est la forme la plus souvent choisie, nous nous concentrerons dans cet article sur les coûts d'une solution Digital Mailroom achetée auprès d'un prestataire de services externe en tant que service.</p> <h3>Les blocs de coûts d'une solution Digital Mailroom</h3> <p>Lors de l'introduction d'une solution Digital Mailroom, il faut compter avec ces deux blocs de coûts essentiels :</p> <h3>1. Le projet d'introduction</h3> <p>Lors du projet d'introduction, il s'agit en premier lieu d'élaborer et de mettre en œuvre ultérieurement la spécification (ensemble de règles) pour une solution Digital Mailroom.</p> <p>D'une part, des questions très concrètes sont traitées, telles que :</p> <ul> <li>Quels sont les envois qui ne peuvent pas être ouverts ?</li> <li>Que faire des magazines ou des objets physiques ?</li> <li>Comment se présente le plan des documents et dans quels types de documents le courrier entrant doit-il être classé ?</li> <li>Quelles informations doivent être extraites des documents et transmises par voie électronique ?</li> </ul> <p>Ces questions et d'autres encore sont discutées avec le client et doivent être consignées sous forme de règles pour les opérateurs de scan, mais aussi configurées en conséquence dans le logiciel.</p> <p>D'autre part, un concept de changement est également élaboré dans le cadre du projet d'introduction, afin d'aider les collaborateurs à s'adapter aux nouveaux processus. La phase dite « hyper-care » après la mise en service, durant laquelle l'entreprise bénéficie d'un suivi intensif, y est également définie.</p> <h3>2. Les coûts de service</h3> <p>Nous parlons ici des coûts effectifs pour les tâches quotidiennes liées au courrier numérique. Le courrier doit être collecté, prétrié, ouvert et scanné. Si nécessaire, les valeurs sont extraites et validées. En outre, l'ensemble du processus est surveillé en permanence par un contrôle de qualité. Généralement, les coûts du service sont regroupés en prix unitaires, par exemple les coûts par envoi ou par page, ainsi qu'en frais mensuels de base.</p>

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<p><span class="lead-text">La solution Digital Mailroom traite de manière centralisée tous les documents entrants d'une entreprise, qu'ils arrivent sous forme papier ou électronique, par exemple des e-mails, des formulaires en ligne, des importations de fichiers, etc. Mais combien coûte solution Digital Mailroom ?</span></p>

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<h3>Les facteurs de coûts lors de la numérisation des dossiers</h3> <h3>Saisie</h3> <p>La saisie peut en principe être effectuée par le client lui-même ou par un prestataire de services de numérisation externe. Pour les grandes quantités, il est recommandé de confier l'élaboration des dossiers au prestataire de services de numérisation, car il le fait de manière plus rentable que les collaborateurs internes en raison de sa longue routine et de son expérience.</p> <h3>Transport</h3> <p>La question qui se pose ici est de savoir si les dossiers doivent être traités en interne ou en externe. La variante externe dans un centre de numérisation est généralement plus rentable. Ceci surtout parce qu'un centre de numérisation est équipé de manière optimale pour le traitement, qu'il n'est pas nécessaire de monter et démonter l'infrastructure et qu'il n'y a pas de frais.</p> <h3>Préparation</h3> <p>L'ampleur de ces tâches de préparation dépend surtout de la finesse avec laquelle on souhaite convertir les documents en PDF numériques. Les scénarios suivants sont possibles :</p> <ul> <li>Scénario 1 = 1 PDF par dossier</li> <li>Scénario 2a = 1 PDF par registre</li> <li>Scénario 2b = 1 PDF par registre (réorganisé)</li> <li>Scénario 3a = 1 PDF par type de document</li> <li>Scénario 3b = 1 PDF par document</li> </ul> <p>Les dossiers physiques doivent être scannés de manière à ce que les documents puissent être trouvés rapidement et facilement dans le nouveau système numérique. Il vaut la peine de bien réfléchir à la structure de classement, aux processus et à l'utilisation prévus pour l'avenir et à ce que cela signifie pour la numérisation des documents. Ce moment est également l'occasion de réorganiser la structure du classement numérique. Chez Arcplace, nous vous conseillons volontiers à ce sujet.</p> <p>La question de savoir si l'utilisation de l'intelligence artificielle ( IA ) pour la séparation et la classification des documents vaut la peine doit être examinée au cas par cas.&nbsp;<br /> Étant donné que l'IA doit être formée, ce qui implique un certain effort initial, un scanning assisté par l'IA n'est rentable qu'à partir d'une certaine complexité et d'une certaine quantité ( dossiers, nombre de types de documents ).</p> <h3>Numérisation</h3> <p>La numérisation proprement dite des dossiers a une influence relativement faible sur le montant des coûts. Le nombre de pages à numériser est ici déterminant.<br /> Si de grandes parties d'un dossier peuvent par exemple être détruites, cela a tout son sens selon la situation. On peut également envisager de ne scanner que les dossiers « actifs » et de stocker les dossiers « passifs » si l'on n'a pas besoin d'y accéder souvent et si l'espace n'est pas un problème.</p> <h3>Les coûts</h3> <p>Et combien coûte la numérisation des dossiers physiques ?</p> <p>De nombreux facteurs influencent les coûts. En conséquence, je ne peux vous donner qu'une fourchette, qui correspond toutefois à nos valeurs empiriques et couvre les coûts de petits projets de numérisation ( à partir de 500 dossiers ) jusqu'à la numérisation de dizaines de milliers de dossiers.</p> <p>Les coûts totaux se situent entre 20 et 70 CHF par dossier ou entre 0,08 et 0,30 CHF par page.</p>

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<h3>Les blocs de coûts lors du scanning des dossiers</h3> <h3>Extraction</h3> <p>Les dossiers doivent être sortis des étagères ou des armoires. Les dossiers, tels qu'ils sont classés – par exemple dans un classeur ou un registre suspendu – sont systématiquement reconditionnés dans des caisses et saisis dans une liste Excel sous forme d'inventaire. Cela permet de vérifier que le dossier est complet et de le retrouver ultérieurement si, par exemple, l'accès à un dossier physique est nécessaire à court terme.</p> <h3>Transport</h3> <p>Si les dossiers sont scannés dans un centre de scanning externe, un transport des dossiers est nécessaire. Celui-ci est généralement effectué par un coursier professionnel, organisé par le prestataire de services de numérisation ou le client.<br /> Même si les dossiers sont traités sur place chez le client, un transport est nécessaire. En effet, les dossiers doivent alors être amenés dans la salle de traitement où a lieu la numérisation.</p> <h3>Préparation</h3> <p>Les dossiers doivent être préparés avant la numérisation proprement dite. Les activités suivantes sont généralement effectuées.</p> <h3>Préparation mécanique</h3> <ul> <li>Retirer les agrafes et les attaches</li> <li>Coller des post-its à un endroit libre</li> <li>Découper les documents reliés ( p. ex. brochures, etc. )</li> <li>Tri de certains documents</li> </ul> <h3>Préparation professionnelle</h3> <ul> <li>Insertion de pages de garde</li> <li>Séparation et, le cas échéant, classification des documents au moyen d'intercalaires ou d'autocollants de codes-barres ou d'intelligence artificielle</li> <li>Tri des registres ou des documents selon les règles établies</li> <li>Apprentissage de l'intelligence artificielle (IA) au moyen d'un petit nombre de dossiers d'exemple</li> </ul> <h3>Numérisation</h3> <p>Les documents préparés sont traités par Arcplace sous forme de lots au moyen de scanners à haute performance. Les versos vides sont en principe automatiquement supprimés par le logiciel de numérisation et les pages sont tournées dans le sens de la lecture.</p> <h3>Validation</h3> <p>La validation sert à garantir la qualité. Différents paramètres peuvent être contrôlés à cette occasion.</p> <ul> <li>Le nombre de dossiers physiques correspond-il au nombre de fichiers numériques ?</li> <li>Les données lues dans les documents correspondent-elles aux données de base ?</li> <li>Séparation et classification manuelles des documents lorsque l'IA n'a pas pu fournir un résultat clair.</li> </ul>

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Abschnitt: Combien coûte la numérisation des dossiers ?

Combien coûte la numérisation des dossiers ?

<p><span class="lead-text">Dans le quatrième article de la série « Combien ça coûte ? », nous nous penchons sur la question de savoir comment se composent les coûts de la numérisation des dossiers, quels sont les facteurs de coûts et à combien peuvent s'élever les coûts par dossier.</span></p>

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Nous serons heureux de vous conseiller

<p>Nous nous ferons un plaisir de vous conseiller individuellement et de vous donner d'autres conseils sur la manière de maintenir les coûts à un niveau efficace et de tirer ainsi un grand profit pour votre entreprise de la numérisation de vos dossiers.</p>

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<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Contact</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "bbeb3bff-ee81-432e-957f-49c55a601bd5" }); </script> </div> </div> </section>

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<h3>3. Structure, autorisation d'accès, durée de conservation</h3> <p><strong>Structure</strong><br /> Vous avez maintenant déterminé le temps que vous consacrez à la gestion de vos documents et les chemins que prennent vos documents dans votre entreprise. L'objectif d'un flux documentaire efficace est un classement structuré uniforme de vos documents. Il s'agit donc maintenant d'identifier la structure de classement de vos documents et les métadonnées qui les enrichissent. Vous verrez rapidement si une structure uniforme domine déjà le classement ou si elle doit d'abord être élaborée. Cette analyse vous permet d'identifier les types de documents qui présentent un potentiel d'automatisation. Il est également possible de voir où certains documents peuvent être gérés de manière groupée dans des dossiers.</p> <p><strong>Autorisation d'accès</strong><br /> Selon le type de document ou même pour un dossier entier, il est possible que toutes les informations ne puissent pas être consultées ou modifiées par tous les collaborateurs. Avec un DMS, vous pouvez contrôler cela très facilement par le biais de ce que l'on appelle des groupes d'utilisateurs. Voici quelques exemples :</p> <ul> <li>Documents médicaux dans un dossier personnel</li> <li>Documents stratégiques de la direction</li> <li>Contrats dans un dossier client</li> </ul> <p><strong>Délai de conservation</strong><br /> Selon le type de document, il se peut qu'ils doivent être conservés pendant une certaine période conformément aux dispositions légales. Ensuite, ces documents doivent être supprimés. Avec un DMS et un classement uniforme des documents, vous contrôlez toujours les délais de conservation et vous vous situez ainsi dans le cadre des exigences légales en matière de conservation des documents.</p> <h3>4. Examiner les systèmes informatiques existants</h3> <p>Pratiquement toujours, un DMS est relié à des systèmes centraux déjà existants. Ces interfaces permettent généralement d'échanger des données de base ou d'effectuer un appel du système central vers le DMS. Voici quelques exemples de systèmes pouvant être connectés :</p> <ul> <li>Planification des ressources d'entreprise (ERP)</li> <li>Système de gestion du personnel (HRM)</li> <li>Système de gestion de la clientèle (CRM)</li> <li>Logiciel de comptabilité</li> <li>Outil de signature numérique</li> </ul> <h3>5. Permettre le changement grâce à l'inclusion</h3> <p>Si vous souhaitez que l'introduction de votre nouveau DMS soit un succès, que votre gestion documentaire vous permette de respecter les exigences légales en matière de conservation des données/documents et que vos collaborateurs puissent se concentrer sur des tâches plus importantes que la recherche de documents papier, nous vous recommandons de prendre en considération les points mentionnés ci-dessus. Les personnes des départements concernés peuvent vous fournir de précieux apports issus de l'exploitation quotidienne en ce qui concerne la structure des dossiers, la fréquence des accès et les flux de documents. Impliquez activement vos collaborateurs dans le projet et montrez la valeur ajoutée. Cela vous permettra de renforcer la confiance de vos collaborateurs dans le changement à venir et d'identifier ainsi éventuellement des fans de la nouvelle solution.</p>

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<h3>&nbsp;1. Impliquer les collaborateurs et la direction</h3> <p>Après avoir décidé d'introduire un DMS dans votre entreprise, la première étape importante consiste à réunir tous les responsables des différents services ainsi que la direction autour d'une table. Il s'agit de montrer quelles améliorations durables le travail futur avec un SGD apportera. Par exemple, l'automatisation des flux de documents permet d'économiser un temps de travail précieux. Un temps que vos collaborateurs peuvent utiliser pour des tâches ou des projets plus ciblés. Grâce à cet échange, vous apprenez également quels sont les points essentiels auxquels les différents départements spécialisés attachent de l'importance et vous avez la possibilité de favoriser l'acceptation de l'introduction d'un SGD et d'éliminer rapidement les éventuelles craintes et objections.&nbsp;</p> <h3>2. Saisie des étapes de travail</h3> <p>Déterminez quelles étapes de travail sont actuellement effectuées dans votre entreprise concernant vos documents et de quelle manière elles sont importantes pour le bon déroulement des opérations. Vous pouvez en déduire les points sur lesquels vous devez agir pour atteindre à l'avenir un degré d'automatisation aussi élevé que possible au sein de vos flux de documents. Remettez en question de manière critique ce qui se fait aujourd'hui et ce n'est pas parce que l'on a toujours fait comme cela que cela doit être optimal.</p> <p><strong>Des indicateurs importants à cet égard sont par exemple le temps consacré à :</strong></p> <ul> <li>Réception du courrier / distribution</li> <li>Saisie des données</li> <li>Classification / classement (y compris recherche de documents et d'informations)</li> <li>Étapes d'approbation (demandes, frais, factures, vacances, etc.)</li> <li>Recherche de documents et d'informations</li> </ul>

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Abschnitt: Comment réussir l'introduction d'un système de gestion des documents

Comment réussir l'introduction d'un système de gestion des documents

<p><span class="lead-text">Les archives papier dans vos locaux prennent de la place, présentent des risques tels que l'incendie ou l'inondation, prennent du temps et coûtent de l'argent. Un système dit de gestion des documents (DMS) permet à votre entreprise de classer ses documents de manière légale, numérique et uniforme. Mais à quoi faut-il faire attention lors de l'introduction d'un DMS ? Nous vous donnons volontiers les conseils les plus importants.</span></p>

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<p>Blog</p> <h1>Comment réussir l'introduction d'un système de gestion des documents</h1>

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<h3>Où les documents doivent-ils être scannés ?</h3> <p>Il y a deux possibilités : la numérisation sur place dans vos locaux ou la numérisation externe des documents dans un centre de numérisation. Dans le cas de la numérisation sur place, Arcplace met à disposition l'infrastructure et une équipe de numérisation. Les documents particulièrement sensibles restent dans les locaux et l'accès aux documents est possible à tout moment. Les principaux avantages de la numérisation dans un centre de numérisation sont une meilleure rentabilité et l'absence de locaux de numérisation.</p> <h3>Quels sont les documents soumis aux prescriptions suisses en matière d'archivage ?</h3> <p>Dans vos archives papier, vous trouverez différents documents, comme des factures, des bons de livraison, de la correspondance générale, des commandes ou des plans. Mais il y a peut-être aussi des dossiers RH, des contrats, des dossiers clients et d'autres documents critiques contenant des informations sensibles et soumis à des exigences légales spécifiques en matière de conservation. Vérifiez le contenu de vos archives !</p> <h3>Tout scanner une fois et puis c'est tout ?</h3> <p>Malheureusement, non. Même après la numérisation initiale, vous continuerez à recevoir de nouveaux documents. Réfléchissez à la manière dont vous souhaitez procéder à l'avenir. Une boîte de réception numérique serait-elle utile ou numérisez-vous vous-même les documents physiques entrants ? Une solution de dossier électronique pour certains départements spécialisés vous faciliterait-elle le travail ?</p>

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<p>Avant de vous mettre à la recherche d'un prestataire de services approprié pour votre projet de numérisation, nous vous recommandons de vous poser les questions suivantes :</p> <h3>Quelle quantité de papier doit être numérisée ?</h3> <p>Faites-vous une idée générale de la quantité de papier qui doit être numérisée. Pour un classeur fédéral traditionnel (A4), vous pouvez compter environ 500 feuilles. Un dossier suspendu contient environ 100 à 150 feuilles. Comptez vos classeurs, vos dossiers suspendus et vos boîtes – vous serez étonné de la quantité de papier accumulée.</p> <h3>Sur la base de quelle structure et où les documents numérisés doivent-ils être classés ?</h3> <p>Réfléchissez à la manière dont vos documents sont classés aujourd'hui. Existe-t-il des registres et donc une structure uniforme ou un ordre chronologique ? Réfléchissez ensuite à la manière dont cela doit et peut être représenté numériquement dans un système de classement. Réfléchissez à la manière la plus agréable pour vous de rechercher une information dans votre système. Sur la base de ces connaissances, il convient ensuite de définir la future structure pour les documents électroniques.</p> <p>Lors de la numérisation d'archives papier, il faut définir dans quel format de fichier les documents numérisés doivent être enregistrés. Généralement, on crée des fichiers PDF avec les métadonnées correspondantes. Les fichiers sont transmis électroniquement à un système de classement ou à une application spécialisée, comme un DMS, un CRM ou un ERP, pour un traitement numérique ultérieur.</p>

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Abschnitt: Adieu les archives papier ! Mais comment faire ?

Adieu les archives papier ! Mais comment faire ?

<p><span class="lead-text">Vous en avez assez de chercher vos documents dans des classeurs, des dossiers suspendus ou des boîtes. Vous avez besoin de l'espace où se trouvent encore des centaines de classeurs encombrés. Vous souhaitez avoir une meilleure vue d'ensemble de tous vos documents et rendre les processus de travail plus efficaces. Votre décision est prise : les archives papier doivent être numérisées.</span></p>

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Autant de questions pour lesquelles nous nous ferons un plaisir de vous aider.

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<h3>Optimisation de l'espace et des coûts</h3> <p>La numérisation peut contribuer à réduire les coûts en éliminant les processus manuels et chronophages. L'utilisation des technologies numériques permet de rationaliser les processus de travail, ce qui se traduit par une réduction des frais de personnel, des frais de papier et des frais de stockage.&nbsp;En voici deux exemples :</p> <ul> <li>Les archives papier appartiennent au passé. En numérisant les documents physiques, les entreprises peuvent optimiser leurs processus et économiser de l'espace de bureau précieux. La numérisation peut être effectuée sur place, dans les locaux du client, ou dans un centre de numérisation externe. La numérisation sur place permet de conserver les documents dans les locaux, tandis que la numérisation dans un centre de numérisation présente des avantages économiques et ne nécessite pas d'infrastructures supplémentaires.<br /> &nbsp;</li> <li>&nbsp;Une gestion automatisée des contrats et du cycle de vie des contrats (CLM) permet de créer, de traiter et de classer tous les contrats de manière centralisée et électronique. Cette uniformité dans la classification permet de gagner énormément de temps et d'optimiser le processus, ce qui a un impact positif sur la conclusion rapide des affaires et l'expérience client. Des alertes automatiques et des contrôles de performance garantissent le respect des délais importants, évitant ainsi les pertes de coûts ou de revenus. La recherche fastidieuse d'informations devient inutile, les temps de traitement sont réduits et l'archivage physique des documents papier devient superflu.</li> </ul> <h3>Remettez les pendules à l'heure - étape par étape</h3> <p>Les opportunités mentionnées ci-dessus ne représentent qu'une partie des moyens par lesquels vous pouvez maintenir votre entreprise à jour face à l'évolution rapide du temps. Analysez vos processus, identifiez les domaines à fort potentiel d'optimisation et faites appel à des experts pour vous conseiller, quel que soit le domaine dans lequel vous souhaitez commencer votre numérisation et votre automatisation. N'oubliez pas d'impliquer activement vos collaborateurs dans le projet et de leur montrer la valeur ajoutée. Favorisez leur confiance afin que l'introduction d'une solution automatisée suscite leur enthousiasme.</p> <p>Arcplace est à votre disposition pour vous fournir des solutions individuelles dans divers domaines. N'hésitez pas à demander conseil - nous serons ravis de vous rencontrer !</p>

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<h3>Accroissement de l'efficacité</h3> <p>L'automatisation des processus permet aux entreprises d'améliorer leur efficacité de différentes manières. Cela comprend des aspects visant à rendre les processus de travail plus rapides, plus efficaces et moins coûteux. En voici deux exemples :</p> <ul> <li>La gestion électronique des documents au moyen d'un système de gestion des documents (SGD) permet de gérer les documents de manière électronique. Cela élimine la nécessité de rechercher, trier et archiver des documents papier, tandis que les documents numériques peuvent être organisés, recherchés et transmis plus facilement, augmentant ainsi la productivité et l'efficacité.<br /> &nbsp;</li> <li>Les processus d'entreprise peuvent être structurés et standardisés grâce à des flux de travail automatisés. L'analyse, l'optimisation et la définition du déroulement des tâches, de l'ordre des activités, des responsabilités et de la communication entre les personnes ou les services concernés permettent d'utiliser les ressources de manière plus efficace et de réduire les temps d'exécution des processus.</li> </ul> <h3>Transparence et traçabilité</h3> <p>Dans le contexte de la numérisation, la transparence et la traçabilité revêtent une importance primordiale. Les données, les informations et les processus deviennent clairs et facilement accessibles pour ceux qui en ont besoin. La traçabilité enregistre toutes les étapes, interactions et modifications dans les systèmes et processus numériques, ce qui permet de retracer l'historique ou l'origine des données, des décisions ou des actions. La traçabilité favorise la transparence et permet un contrôle efficace des processus et des activités. En voici deux exemples :</p> <ul> <li>Le traitement automatisé des factures aide les entreprises à éliminer les factures papier, à obtenir une transparence des processus et à améliorer le contrôle. Les factures électroniques sont archivées conformément aux lois et réglementations nationales et internationales, avec l'image de la facture (PDF), les éventuelles annexes et le protocole de circulation. Les factures archivées ne peuvent pas être modifiées ultérieurement, mais elles peuvent être consultées par des personnes autorisées. Cela permet de réduire considérablement les coûts de traitement des factures entrantes. L'objectif ultime est d'atteindre un traitement entièrement automatisé, où les factures sont traitées sans intervention humaine grâce à la technologie utilisée et aux points de contrôle définis.<br /> &nbsp;</li> <li>Une boîte de réception numérique (Digital Mailroom) permet de centraliser les différentes formes d'informations entrantes dans l'entreprise, qu'il s'agisse de lettres papier, de formulaires de sites web, d'e-mails ou de données saisies sur différents appareils. Ces informations sont ensuite saisies de manière à pouvoir être distribuées électroniquement et automatiquement dans l'entreprise ou transmises aux systèmes en aval.</li> </ul>

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Abschnitt: Human Faktor bei Digitalisierungsprojekten

Saisissez les opportunités offertes par la numérisation

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">La numérisation présente de nombreux avantages pour les entreprises, indépendamment de leur taille ou de leur secteur d'activité. Nous vous présenter quelques raisons pour lesquelles il serait judicieux de numériser votre entreprise, ou du moins certains de ses secteurs.</span></span></p>

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Lead: Saisissez les opportunités offertes par la numérisation

<p>Blog</p> <h1>Saisissez les opportunités offertes par la numérisation</h1>

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<h3>Organisez une cérémonie de clôture solennelle :</h3> <p>Concluez cette phase d'intégration par une cérémonie de clôture où seront soulignés les succès et les progrès accomplis. Présentez des statistiques et des données attestant de l'impact bénéfique de ces nouveautés sur notre entreprise. Exprimez votre gratitude envers les collaborateurs pour leur engagement, leur adaptabilité et leur soutien. Il est crucial d'adapter la nature de cette cérémonie à la culture de l'entreprise et aux attentes des collaborateurs. Assurez-vous que cet événement soit à la fois informatif, motivant et divertissant afin de cultiver une atmosphère positive et d'encourager un sentiment d'accomplissement collectif au sein de l'entreprise.</p>

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<h3>Pensez à organiser un événement de lancement :</h3> <p>Pour officialiser le début de cette nouvelle ère, pourquoi ne pas orchestrer un événement de lancement ? Présentez à l'ensemble de l'équipe le nouveau système ou les nouvelles méthodes de travail, offrez-leur l'opportunité de poser leurs questions et d'explorer ce nouvel environnement. Sollicitez les dirigeants pour qu'ils prononcent un discours inspirant qui mettra en lumière l'importance de ces changements positifs pour notre entreprise.&nbsp;</p> <h3>Proposez des formations et des ateliers stimulants :</h3> <p>Misez sur des formations et des ateliers pour familiariser les collaborateurs avec ces innovations. Assurez-vous qu'ils soient à la fois interactifs et ludiques pour favoriser une ambiance enthousiaste et faciliter l'acquisition de nouvelles compétences.&nbsp;</p> <h3>Initiez des activités de team building :</h3> <p>Saisissez cette opportunité pour planifier des activités de team building. Faites preuve de créativité et optez pour des activités ludiques afin de renforcer la cohésion d'équipe, stimuler la curiosité de chacun et encourager la découverte collective du nouveau système.&nbsp;</p> <h3>Lancez des concours et offrez des récompenses :</h3> <p>Encouragez l'engagement de chacun en organisant des défis liés à l'usage de ces nouvelles technologies ou méthodes de travail. Offrez des prix et des récompenses à ceux qui se démarquent par leurs résultats ou leurs idées novatrices pour optimiser le système.</p> <h3>Prévoyez des réunions de feedback :</h3> <p>Inscrivez à votre agenda des séances de feedback régulières pour recueillir les impressions et les expériences de vos collaborateurs au sujet des nouveautés. Profitez de ces retours pour affiner le système en continu et impliquer davantage les collaborateurs dans le processus.</p>

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Abschnitt: Human Faktor bei Digitalisierungsprojekten

Fêtons ensemble nos réussites en équipe !

<p><span class="lead-text">L'intégration de technologies innovantes et de processus de travail inédits au sein d’une organisation marque un tournant crucial qui mérite d'être dignement célébré. C'est une occasion idéale pour saluer l'engagement indéfectible descollaborateurs et pour applaudir les succès communs. Voici quelques suggestions pour rendre ce moment mémorable.</span></p>

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<p>Blog</p> <h1>Fêtons ensemble nos réussites en équipe !</h1>

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<h3>IA et machine learning : mots à la mode ou révolution ?</h3> <p>L'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique sont des méga-thèmes dans la recherche, mais aussi dans l'industrie. Grâce à un matériel nettement plus performant, les applications d'IA complexes et gourmandes en calcul trouvent de plus en plus leur place dans le monde des affaires. Les systèmes de reconnaissance de caractères et d'images, qui s'améliorent constamment, en sont une application typique. Chez Arcplace, nous utilisons principalement les technologies d'IA là où les informations physiques et électroniques doivent être classées, extraites et validées avec un degré élevé d'automatisation. Par exemple, dans le cadre de la réception numérique du courrier ou de la numérisation de grands fonds d'archives.</p> <h3>L'IA et l'apprentissage automatique rendront-ils l'homme superflu ?</h3> <p>Non, et pas dans un avenir prévisible. Les systèmes actuels qui travaillent avec l'IA dépendent encore fortement des données d'entraînement. Contrairement au cerveau humain, ils ne peuvent pas classer et comprendre par eux-mêmes des informations jamais vues auparavant. Mais la recherche va bien sûr dans cette direction.</p> <h3>Comment entraîne-t-on les machines ?</h3> <p>La méthode classique est bien illustrée par un système de capture. Celui-ci est alimenté en permanence par le plus grand nombre possible d'exemples de formulaires et d'informations visuelles. Si un nouveau document ou élément n'est pas reconnu, il est automatiquement transmis à un opérateur humain. Celui-ci classifie manuellement l'information et ajoute des informations si nécessaire. Le système se souvient de ces inputs et reconnaît ainsi de plus en plus de documents de manière autonome.</p> <h3>Cela semble laborieux ...</h3> <p>L'entraînement des systèmes de capture demande en effet beaucoup de temps et de ressources et constitue dans de nombreux cas un obstacle. Chez Arcplace, nous avons l'immense avantage de générer automatiquement des données d'entraînement pour les systèmes de nos clients dans notre puissant centre de numérisation et de BPO. Chaque cas douteux est évalué manuellement lors de la capture. Il en résulte une qualité de données très élevée. Grâce à la rétroaction, de moins en moins de cas douteux doivent être traités manuellement et la vitesse de traitement peut être augmentée.</p> <h3>Tu as évoqué la recherche. Dans quelle direction va le développement technique ?</h3> <p>Elle va dans le sens des réseaux neuronaux artificiels, pour lesquels on trouve constamment de nouveaux domaines d'application.</p> <h3>Qu'est-ce qu'un réseau neuronal artificiel ?</h3> <p>Il s'agit en quelque sorte d'une simulation du cerveau humain. Les neurones, c'est-à-dire les nœuds qui exécutent une fonction mathématique, sont disposés en couches. Chaque neurone d'une couche est relié à chaque neurone de la couche suivante. Chaque couche effectue une tâche partielle. Dans le cas de la reconnaissance de caractères ou d'images, la première couche analyse par exemple les valeurs de luminosité des pixels, la deuxième trouve des bords horizontaux, la troisième reconnaît les arrondis, la quatrième fait jouer des combinaisons des éléments trouvés, etc. À la fin du processus, qui devient de plus en plus complexe au fil des couches, la sortie se présente sous la forme du caractère ou du contenu de l'image correctement reconnu - espérons-le.</p>

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<p><span class="bildcaption">Roger Egli, Head Professional Services chez Arcplace</span></p>

Interview Textblock 2

<h3>Et comment le système apprend-il de lui-même ?</h3> <p>On montre par exemple au réseau neuronal l'image d'un chien. Il passe alors en revue de manière autonome des millions de possibilités à l'aide de grandes capacités de calcul et essaie de trouver de quelle information d'image il pourrait s'agir. Sans entraînement préalable, les résultats sont d'abord insatisfaisants. Le système dit chaise, nuage, pieuvre... Lors du processus d'apprentissage, tous les neurones impliqués sont pris en compte. Ceux-ci sont modifiés de manière à ce qu'à la fin, la prédiction soit correcte. En poursuivant l'entraînement, la qualité de l'extraction peut être progressivement améliorée. Les jeux de données doivent être aussi équilibrés et variés que possible. Si nous avons 1000 images de chaises mais seulement 10 images similaires de chiens, l'apprentissage fonctionne mal, car le système reconnaît surtout les différences. Comme l'arrière-plan est vert sur de nombreuses images de chiens, le système définirait le vert comme caractéristique du chien, ce qui est bien sûr faux. L'objectif est que l'IA - de manière analogue à nous, les humains - reconnaisse le chien à partir de caractéristiques telles que la forme du corps, les oreilles, les yeux, le pelage, etc. indépendamment de l'environnement dans lequel il a été photographié.</p> <p>Cette technologie permet déjà d'obtenir des taux de reconnaissance de plus de 99 % pour les informations manuscrites et offre d'énormes possibilités en matière de reconnaissance d'images. Mais : même les réseaux neuronaux ont d'abord besoin d'un entraînement intensif.</p> <p>« Le 'Natural Language Processing', ou NLP, est un autre développement passionnant. Il s'agit ici de permettre aux systèmes de captation de lire l'état d'esprit de l'expéditeur. »</p> <h3>Existe-t-il d'autres nouvelles technologies à fort potentiel ?</h3> <p>Le « Natural Language Processing », ou NLP, est un autre développement passionnant. Il s'agit ici de permettre aux systèmes de captation de lire l'état d'esprit de l'expéditeur. Le client fait-il un compliment ou se plaint-il ? Si de tels aspects émotionnels sont reconnus dans le courrier entrant, les demandes peuvent être triées par ordre d'urgence et les cas importants peuvent être traités en priorité.</p> <h3>Arcplace utilise-t-elle déjà les réseaux neuronaux et la PNL dans la pratique ?</h3> <p>Nous sommes sur le point de mettre en service chez un gros client une solution de capture basée sur un réseau neuronal artificiel. Nous espérons que cette nouvelle technologie permettra d'améliorer encore la qualité de l'extraction et donc de rendre la capture encore plus efficace. Dans ce cas, il s'agit de numériser une archive papier contenant des millions de documents. Avec un tel volume, chaque seconde économisée compte.</p>

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Même les machines les plus intelligentes ont toujours besoin de l’humain

<p><span class="lead-text">L'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique sont sur toutes les lèvres. Mais à quel point les systèmes basés sur l'IA sont-ils vraiment intelligents et où peuvent-ils être utilisés efficacement dans le quotidien des entreprises ? Roger Egli, Solution Owner &amp; Teamlead Input Management chez Arcplace, parle des réseaux neuronaux, de l'entraînement intensif des machines et des systèmes de réception du courrier qui reconnaissent l'état d'esprit d'un client.</span></p>

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Lead: Même les machines les plus intelligentes ont toujours besoin de l’humain

<p>Blog</p> <h1>Même les machines les plus intelligentes ont toujours besoin de l’humain</h1>

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<p>Blog</p> <h1>« Un nombre croissant d'anciens collaborateurs sont retournés chez Arcplace »</h1>

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Haupttitel: Un nombre croissant d'anciens collaborateurs sont retournés chez Arcplace

«Mehrere ehemalige Mitarbeitende sind zu Arcplace zurückgekehrt»

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">La pénurie de main-d'œuvre qualifiée représente un défi colossal pour l'industrie informatique. Dans un tel environnement compétitif, les employeurs sont invités à mettre en place des stratégies pour retenir leurs collaborateurs sur le long terme et en attirer de nouveaux. Dans cette entrevue, Daphne Rich, Directrice des Ressources Humaines chez Arcplace, nous offre un regard intime sur son travail quotidien et sur la manière dont l'entreprise parvient à récupérer ses anciens collaborateurs.</span></span></p>

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Lead: «Mehrere ehemalige Mitarbeitende sind zu Arcplace zurückgekehrt»

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<p>Depuis 2019, Daphne Rich travaille chez Arcplace en tant que Head Human Resources. Elle apporte près de 20 ans d'expérience dans le domaine des ressources humaines (RH), ayant assumé divers rôles de direction et de spécialisation dans le secteur financier et du consulting. Parallèlement, Daphne&nbsp;Rich a réalisé une thèse de doctorat en informatique de gestion, dans laquelle elle a examiné de près le processus Purchase-to-Pay (P2P), qui également un solution clé chez Arcplace.</p>

Session « lunch & learn » chez Arcplace

<p><span class="bildcaption">Session « lunch &amp; learn » chez Arcplace</span></p>

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<h3>Comment Arcplace encourage-t-elle un équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée ? Existe-t-il des initiatives spécifiques pour aider les collaborateurs à organiser leur temps de travail de manière souple tout en respectant leurs responsabilités personnelles ?</h3> <p>Nos horaires de travail sont aussi flexibles que possible, et la charge de travail peut généralement être ajustée en fonction des besoins personnels. Dans de nombreux rôles, le télétravail jusqu'à 50 % est possible, et beaucoup de nos collaborateurs travaillent à temps partiel.</p> <p>De plus, nous facilitons la prise flexible de congés non payés et, dans les limites légales, le travail depuis l'étranger.</p> <h3>Tu travailles toi-même à 60 % et diriges en parallèle l'équipe RH. Comment cela se passe-t-il ?</h3> <p>Je suis profondément reconnaissante à Arcplace de pouvoir diriger l'équipe RH à temps partiel – c'est quelque chose d'assez rare, surtout avec un taux d'occupation inférieur à 80 %. Je suis convaincue que n'importe quel rôle peut être exercé à temps partiel avec suffisamment de flexibilité et d'organisation. Cela fonctionne très bien pour moi : mes collègues et moi sommes parfaitement coordonnés, nous jouissons d'une grande liberté et je peux faire confiance à l'équipe, ce qui est inestimable.</p> <p>En plus de mon poste, plusieurs autres fonctions de direction chez Arcplace sont exercées à temps partiel. Les collaborateurs ayant plusieurs passions souhaitent de plus en plus les combiner. Chez Arcplace, c'est possible !</p> <h3>Arcplace met l'accent sur la responsabilité individuelle et la liberté d'initiative de ses collaborateurs. Pourrais-tu nous illustrer cette philosophie avec des exemples ou des récits de réussite, démontrant comment les collaborateurs d'Arcplace ont pu influencer activement la trajectoire de l'entreprise avec leurs idées ?</h3> <p>L'année dernière, nous avons réalisé une étude interne pour identifier les domaines dans lesquels nous pourrions nous perfectionner. Après en avoir discuté avec l'ensemble des collaborateurs lors de différents ateliers, nous avons élaboré de nouvelles initiatives d'entreprise. Cette année, nous mettons en pratique ces suggestions enrichissantes de nos collaborateurs.</p> <p>De plus, au sein de notre Scan &amp; BPO Center à Glattbrugg, chaque proposition est scrupuleusement analysée par l'équipe dirigeante et un retour est donné à l'initiateur. Ainsi, sur 72 idées soumises, 54 ont été concrétisées au cours des 18 derniers mois. Cela a donné lieu à des innovations variées, telles que la création d'un groupe dédié à l'organisation d'événements externes ou des projets d'envergure comme l'optimisation de l'agencement global des locaux du Scan &amp; BPO Center.&nbsp;</p> <h3>Outre tes responsabilités en matière de ressources humaines, tu as également complété une thèse de doctorat. Qu'est-ce qui t’a poussé dans cette voie, et as-tu déjà été tentée d'embrasser une carrière dans le domaine informatique ?</h3> <p>J'ai entrepris ma thèse comme un défi intellectuel personnel, comparable à un marathon pour le cerveau. Cette analogie reflète bien l’intensité de l’effort ressenti. Mon choix du domaine de l'informatique de gestion était motivé par le désir de creuser un sujet qui me passionnait au-delà de mon travail quotidien.</p> <p>Pour l'instant, l'idée de m'orienter vers une carrière en informatique ne m'a pas effleurée, car je trouve mon épanouissement dans l'univers des RH où je sens que je peux apporter une valeur considérable. Dans mon rôle actuel chez Arcplace, j'ai l'opportunité de fusionner mon intuition pour l'informatique avec mes compétences en ressources humaines.<br /> &nbsp;<br /> Merci beaucoup Daphné pour cette interview !</p>

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<p><span class="bildcaption">Daphne Rich, Head Human Resources, en interview</span></p>

Interview Textblock 2

<h3>Daphne, tu travailles dans l'industrie informatique depuis huit ans déjà. Comment perçois-tu la situation actuelle ? Selon toi, qu'est-ce qui a évolué ces dernières années ?</h3> <p>Les collaborateurs IT sont rarement en recherche active d’emploi ; depuis des années, ils sont activement courtisés et débauchés par les entreprises. De nombreux jeunes professionnels du secteur changent donc de poste tous les deux ans. Toutefois, je remarque récemment que cette instabilité finit par les lasser ; changer de poste exige un investissement en temps considérable pour s'intégrer à la nouvelle culture d'entreprise. C'est pourquoi il nous est vital d'offrir un environnement de travail stimulant, où ils peuvent s'investir, se développer, et surtout, s'amuser.</p> <p>Nous avons également observé une autre tendance : les réembauches, appelées « employés boomerang » dans le jargon des RH, sont en hausse. Plusieurs anciens collaborateurs ont réintégré Arcplace ces dernières années, ce qui nous ravit grandement.</p> <h3>Arcplace a connu une croissance remarquable ces dernières années. Comment l'entreprise attire-t-elle les meilleurs talents de l'industrie ?</h3> <p>Personnellement, je ne suis pas friande du terme « talent ». Je crois que chaque individu possède de multiples talents qu'il faut apprendre à découvrir. Nous valorisons cette perspective dans notre processus de recrutement hautement personnalisé. Forts de ces connaissances, nous pouvons décider ensemble si les forces et les opportunités de développement du candidat correspondent au rôle envisagé.</p> <p>Pour capter l'attention des futurs collaborateurs, nous utilisons divers canaux, dont Instagram en plus de LinkedIn, nous rencontrons des candidats lors de salons de l'emploi et impliquons notre personnel dans le processus de recrutement. Nous nous ajustons constamment aux évolutions du marché.</p> <h3>En quoi Arcplace se distingue-t-elle des autres acteurs du secteur en tant qu'employeur ? Selon toi, qu'est-ce qui rend Arcplace si unique et attirant pour les collaborateurs ?</h3> <p>L'esprit d'Arcplace, c'est-à-dire notre culture, est selon moi incomparable. Nos relations professionnelles sont chaleureuses et conviviales. Nous rions et nous amusons ensemble, pendant et après le travail.<br /> Même notre CEO, Robbert Spierings, travaille dans des bureaux ouverts et se tient toujours disponible pour une pause café. C'est une première pour moi.</p> <h3>Comment Arcplace encourage-t-elle le développement professionnel et la formation continue de ses collaborateurs ? Pourrais-tu donner des exemples concrets de possibilités de développement ?</h3> <p>Dans un monde où tout s'accélère, il est crucial de rester à la page dans divers domaines. C'est pourquoi, en plus des formations classiques telles que le bachelor, le master, le CAS et les formations spécialisées, nous soutenons la participation flexible à des cours de développement professionnel et personnel grâce à notre plateforme d'apprentissage, ‘udemy’. Nous proposons également régulièrement des sessions facultatives de « lunch &amp; learn » sur des thèmes comme la pleine conscience, la gestion du stress ou les compétences de présentation.</p> <p>Il nous importe d'offrir à nos collaborateurs des possibilités de développement alignées sur leurs forces. Au fil des années, nous avons permis à plusieurs d'entre eux d'évoluer vers des équipes comme les RH, la Finance, et les Ventes, ou vers un rôle de direction. Chacun peut participer activement au développement de l'entreprise et contribuer avec ses idées, ce qui permet une évolution constante dans le travail en explorant de nouvelles voies ou en réalisant des projets.</p>

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Abschnitt: Interview Text und Bilder

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<p>Blog</p> <h1>Le « facteur humain » dans les projets de numérisation</h1>

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Haupttitel: Le « facteur humain » dans les projets de numérisation

«Human Factor» bei Digitalisierungs-Projekten

<p><span class="lead-text">Ce sont les utilisateurs qui décident du succès ou de l'échec d'une solution d'automatisation nouvellement mise en œuvre. Pour gagner les collaborateurs à un projet de numérisation prévu, il faut les informer de manière complète et transparente et les impliquer activement dans la recherche de solutions.</span></p>

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Lead: "Human Factor» bei Digitalisierungs-Projekten

[Translate to français:] Aufzählungen rechte Spalte

<h3>Accompagnement étroit avant et après le « go live »</h3> <p>Les futurs utilisateurs sont également très importants pendant la phase de test. Ils signalent les erreurs et les possibilités d'amélioration et contribuent ainsi de manière décisive à ce que la solution soit adaptée à la pratique et conviviale et que la mise en service se déroule sans accroc. Avant le jour J, nous formons tous les collaborateurs de manière intensive sur des systèmes de test et leur donnons des instructions facilement compréhensibles. Nous sommes à leur disposition pour répondre à leurs questions, recueillir leurs commentaires et les aider en cas de problème. Le jour de la mise en service, l'équipe d'Arcplace est également présente pour apporter son soutien. Souvent, une phase d'hypercare de trois à six semaines suit, pendant laquelle nous sommes également présents dans les bureaux pour aider et résoudre les cas spéciaux qui n'ont pas encore été définis.</p> <h3>Les sceptiques deviennent des générateurs d'idées</h3> <p>Si les aspects mentionnés sont pris à cœur, la glace peut en général être rapidement brisée. Au début d'un projet, nous entendons souvent des déclarations telles que « Cela ne fonctionne jamais dans la pratique ! » ou « Nous avons toujours fait comme cela ». Après quelques ateliers, on entend soudain : « J'ai encore une idée ...».</p> <h3>Les points les plus importants</h3> <ul> <li>Le « facteur humain » est décisif pour les projets de numérisation</li> <li>Informer à temps et de manière transparente</li> <li>Impliquer activement les collaborateurs, aller chercher l'expertise</li> <li>Choisir les bons pionniers pour l'équipe centrale</li> <li>Donner aux collaborateurs suffisamment de temps pour s'adapter</li> <li>Se faire accompagner de près après le « go live »</li> </ul>

Aufzählungen linke Spalte

<h3>Le changement génère de l'incertitude et des craintes</h3> <p>Les projets de numérisation sont souvent synonymes de changements pour les collaborateurs. Les processus habituels, pratiqués depuis des années, voire des décennies, sur le lieu de travail changent complètement à partir d'un moment défini. Le papier que l'on pouvait toucher, les casiers de rangement et les classeurs disparaissent. Au lieu de trouver des informations sur des formulaires familiers, on ne les trouve plus que sur l'écran. Il faut apprendre et s'exercer à de nouveaux flux de travail et processus. Ces nouveautés et ces changements génèrent - qui s'en étonnerait - des peurs, des incertitudes et des défenses.</p> <h3>« Ce n'est pas qu'une question de technologie »</h3> <p>Les projets de numérisation ne concernent pas uniquement la technologie. Les personnes déterminent où et sous quelle forme la technologie est utilisée, elles interagissent avec les systèmes. Ce n'est que si les futurs utilisateurs de la solution sont impliqués activement et à un stade précoce que les processus de bout en bout peuvent être conçus de manière à apporter au final des optimisations mesurables. En règle générale, les projets de numérisation se déroulent selon le schéma suivant :</p> <ol> <li>Analyse de la situation actuelle et évaluation des besoins</li> <li>Concept détaillé de la solution théorique</li> <li>Présentation de la solution théorique, adaptations et acceptation</li> <li>Mise en œuvre technique</li> <li>Mise en œuvre et tests</li> <li>Formation et documentation</li> <li>Go live</li> <li>Accompagnement et soutien dans la phase de démarrage</li> </ol> <p>En tant que partenaire de solution et de mise en œuvre, nous dépendons de l'apport et de la collaboration active des futurs utilisateurs dans presque toutes les phases du projet. Ils connaissent les processus de l'entreprise et disposent de précieuses connaissances spécifiques à la branche. L'expérience pratique des collaborateurs est décisive pour transformer les processus manuels en flux de travail numériques fonctionnels et pour identifier les potentiels d'optimisation.</p> <h3>Communiquer de manière transparente et désigner des pionniers</h3> <p>Les collaborateurs doivent être informés tôt et en détail par la direction du projet de numérisation prévu et de ses objectifs. En règle générale, la direction sait également qui, dans les différents domaines spécialisés, entre en ligne de compte pour les groupes de projet. Dans l'idéal, il s'agit de personnes ouvertes à la nouveauté, qui voient des opportunités et qui feront plus tard la promotion du projet en interne en tant que pionniers et « porte-drapeaux ». En ce qui concerne les équipes de projet, il convient en outre de veiller à un bon mélange d'experts ou de pionniers internes et de conseillers externes, afin de combiner le savoir-faire interne avec de nouvelles impulsions venant de l'extérieur.</p> <h3>Valoriser et aller chercher l'expertise des collaborateurs</h3> <p>Le projet et les objectifs du projet sont présentés au début lors d'une réunion de lancement. Lors de cette première présentation, nous essayons de montrer les avantages pratiques pour les collaborateurs, mais aussi de réduire les craintes et les réserves existantes. Dans une phase suivante, nous élaborons les catalogues d'exigences pour la solution de numérisation avec les représentants des départements spécialisés dans le cadre d'ateliers d'une demi-journée. On constate à chaque fois que lorsque les collaborateurs sentent que leurs connaissances et leur longue expérience sont appréciées et qu'ils peuvent contribuer activement à la nouvelle solution, ils s'engagent.</p>

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Abschnitt: Human Faktor bei Digitalisierungsprojekten

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<p>Blog</p> <h1>« Do more with less » – pourquoi l'externalisation vous permet d'en faire plus</h1>

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Haupttitel: Do more with less -

« Do more with less » – pourquoi l'externalisation vous permet d'en faire plus

<p><span class="lead-text">Do more with less – c'est le défi actuel de nombreuses entreprises suisses. Il faut faire plus avec moins de budget et de ressources. L'externalisation de certains processus commerciaux peut être un moyen d'y parvenir.</span></p>

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Lead: «Do more with less» – warum Sie durch Outsourcing mehr erreichen können

Pour et contre

<h3>Pour et contre</h3> <p>Malgré ces quatre facteurs favorables, la décision d'externaliser ou non dépend de plusieurs facteurs. Il est important de procéder à une analyse approfondie et de peser les avantages et les inconvénients.</p> <p>Tout d'abord, vous devez évaluer l'importance stratégique du processus d'entreprise. S'il s'agit d'un processus clé qui offre un avantage concurrentiel ou qui est étroitement lié à l'entreprise, il y a beaucoup d'arguments en faveur d'une exécution interne. Dans de tels cas, le contrôle interne et l'influence directe ont plus d'importance que les économies de coûts potentielles liées à l'externalisation d'un processus.</p> <p>En outre, la collaboration doit se faire avec un partenaire d'externalisation fiable et expérimenté. Un examen approfondi du prestataire de services et un échange avec des clients de référence sont essentiels. C'est là que vous vous assurez que le partenaire possède l'expertise et l'expérience sectorielle requises.</p> <p>En outre, vous devez veiller à ce que des normes de sécurité élevées soient respectées. La certification ISO 27001 dans le domaine de la sécurité de l'information est une indication que le prestataire de services prend la sécurité de vos données au sérieux.<br /> &nbsp;<br /> La communication et la collaboration jouent également un rôle important. Il est important de définir des accords clairs, des accords de niveau de service (SLA) et des rapports réguliers afin de garantir une qualité élevée et une collaboration efficace.</p> <p>Last but not least, je recommande d'élargir progressivement l'étendue de l'externalisation. Au lieu d'externaliser toutes les tâches en une seule fois, il peut être avantageux de commencer par une partie des processus d'entreprise et d'acquérir de l'expérience. Sur cette base, d'autres domaines de tâches pourront être externalisés si la collaboration s'avère fructueuse.</p>

Quatre raisons d'externaliser

<h3>1. renforcer les compétences clés</h3> <p>En tant qu'entreprise, vous devez vous concentrer sur vos compétences clés pour réussir sur le marché. Les tâches et les processus qui ne font pas partie des compétences clés de votre entreprise, comme <a href="https://www.arcplace.ch/fr/solutions/digital-mailroom" target="_blank">le processus (numérique) de réception du courrier</a>, peuvent être externalisés. Nous constatons chez nos clients que cela libère des ressources en interne et que cela permet de se concentrer sur les compétences clés.</p> <h3>2. réduire les coûts</h3> <p>L'externalisation peut permettre de réaliser d'importantes économies. Les prestataires de services externes disposent souvent d'une infrastructure, de technologies et d'une expertise spécialisées. Cela permet de réduire les coûts de certains processus.</p> <p>En outre, les prestataires de services externes profitent de l'effet d'échelle. Comme le prestataire de services s'occupe des mêmes tâches et processus pour plusieurs clients, il peut répartir le matériel, les logiciels et le personnel entre plusieurs clients et travailler ainsi à moindre coût.</p> <h3>3. faire avancer l'innovation</h3> <p>Les prestataires de services informatiques spécialisés dans l'externalisation disposent souvent d'une grande expertise dans leur domaine. En collaborant avec de tels prestataires de services, vous pouvez bénéficier d'une expertise externe et avoir accès à des solutions innovantes et aux meilleures pratiques. Cette innovation peut vous donner un avantage concurrentiel décisif, par exemple en réduisant le délai de mise sur le marché.</p> <h3>4. rester flexible et évolutif</h3> <p>La flexibilité et l'évolutivité des services constituent un autre avantage de l'externalisation. Si les exigences et l'étendue des processus commerciaux liés aux documents changent, un partenaire d'externalisation peut réagir rapidement à ces changements et adapter les services en conséquence. Cela vous permet, en tant qu'entreprise, d'adapter vos processus de manière agile.</p>

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Abschnitt: Vier Gründe für Outsourcing

Nous serons heureux de vous conseiller

<p>Vous êtes intéressé par l'externalisation de vos processus d'entreprise ? Contactez-nous pour un premier entretien sans engagement – nous nous ferons un plaisir de vous conseiller.</p>

HubSpot-Formular Outsourcing

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Oursourcing

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Abschnitt: Kontakt Outsourcing

Text Arcplace SA

<h3>&nbsp;</h3> <h3>Arcplace SA</h3> <p>La société suisse Arcplace SA est un prestataire de services informatiques spécialisé qui aide les organisations à numériser et à automatiser les processus liés aux documents ainsi qu’à l’archivage électronique.</p> <p>Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. Société privée et indépendante, Arcplace possède une équipe professionnelle de plus de 100 collaborateurs.</p> <p>Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse. En outre, Arcplace est certifié selon la norme ISO 27001 relative à la sécurité de l’information.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Marketing &amp; Communication Specialist<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Abschnitt: Arcplace SA

Box Text Arcplace gagne un important contrat avec la ville de Winterthur

<p><br /> La ville de Winterthur recherchait un prestataire de services pour prendre en charge la numérisation quotidienne du courrier entrant de l'administration. Les lettres devaient être numérisées de manière centralisée et distribuées pour un traitement ultérieur avec une solution de boîte aux lettres électronique déjà existante.</p> <p>Le contrat a été attribué début août. Arcplace a obtenu le contrat de 3,3 millions de francs pour le service de numérisation. Le projet commencera dans les semaines à venir afin d'être prêt pour le lancement l'année prochaine.</p> <p>« Nous sommes très heureux d'avoir pu convaincre l'administration de Winterthur que nous disposons du savoir-faire et de l'équipe nécessaires pour fournir un service professionnel. Nous sommes reconnaissants de la confiance qui nous a été accordée et nous nous réjouissons d'une longue et fructueuse collaboration », explique Robbert Spierings, CEO &amp; Founder d'Arcplace.</p>

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Abschnitt: Text Arcplace gagne un important contrat avec la ville de Winterthur

Bild Stadtveraltung Winterthur FR

[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

Bildlegende FR

<p><span class="bildcaption no-break">Siège principal de l'administration municipale de Winterthur (Image source: L'administration municipale de Winterthur)</span></p>

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Abschnitt: Bild FR

Box Lead Arcplace gagne un important contrat avec la ville de Winterthur

<p>Le 8 août 2024</p> <h1><span class="no-break">Arcplace gagne un important contrat avec la ville de Winterthur</span></h1> <p><span class="lead-text"><span class="no-break"><span class="MaaxItalic">La ville de Winterthur a choisi les services de numérisation d'Arcplace pour la numérisation du courrier entrant. L'entreprise zurichoise s'est imposée face à six concurrents.</span></span></span></p>

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Abschnitt Lead: Arcplace gagne un important contrat avec la ville de Winterthur

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<h3>Nous serons heureux de vous conseiller personnellement</h3> <p>Vous souhaitez en savoir plus sur notre offre d'archivage universel ? N'hésitez pas à nous contacter.</p>

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Abschnitt: Download und Kontakt FR

At a glance

<h3>At a glance</h3> <ul> <li>Email archiving solution seamlessly integrated with Microsoft Exchange and Microsoft Outlook</li> <li>Fully automated archiving without end user interaction according to flexibly configurable rules</li> <li>Archived emails remain visible to the end user and can be opened with a mouse click</li> <li>Reduced need for storage space and lower storage costs on the email system</li> <li>Comprehensive search functions (e-discovery) in the field of compliance guarantees transparency and control</li> <li>Shorter backup and restore times</li> <li>Guaranteed conformity of corporate and statutory compliance regulations</li> </ul>

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Abschnitt: Solution

User-friendly and compliant with legal regulations

<h3>User-friendly and compliant with legal regulations</h3> <p>With the new email archiving solution from Arcplace, Frankfurter Bankgesellschaft was able to solve the existing challenges elegantly. Today its employees have email inboxes with a virtually unlimited capacity. The growth of the message repository is constantly monitored in the background. As the Exchange Server now only needs to manage the latest information, its performance has improved significantly.</p> <p>The user-friendly solution is integrated seamlessly with Microsoft Exchange and Microsoft Outlook, meets all current compliance requirements and offers excellent flexibility. It allows extensive research (e-discovery) to be carried out quickly and reliably with the help of high-performance search and filter options. The legally compliant storage of emails takes place in-house on an archive store with soft-WORM functionality. WORM stands for ‘write once, read many’ and describes measures that permanently prevent the deletion, overwriting and modification of data on a storage medium.</p> <p>One particular advantage of this solution is that archived emails remain permanently visible to employees in Outlook (a small icon marks them as archived) and can easily and transparently be viewed via Outlook, Outlook Web Access (OWA) or extended Web-based search functions and also be restored if necessary. Advanced technologies like ‘single instancing’ help to reduce the storage needs associated with the archiving by storing identical data only once.</p>

An archiving solution based on Symantec Enterprise Vault

<h3>An archiving solution based on Symantec Enterprise Vault</h3> <p>Zurich-based Arcplace, specialists in digital archiving designed and implemented a user-friendly email archiving solution on the basis of ‘Symantec Enterprise Vault’. With this industry-leading archiving software, enterprise data can automatically be consolidated and systematically archived from email systems, PST files, file systems, Microsoft SharePoint systems and instant messaging applications. In accordance with the defined rules, the individual emails and their attachments are automatically swapped out of the Exchange mailbox and archived in an audit-proof manner.</p>

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Abschnitt: Solution

Mail server under intense strain and new compliance requirements

<h3>Mail server under intense strain and new compliance requirements</h3> <p>Frankfurter Bankgesellschaft uses Microsoft Exchange for the central management of emails, appointments, contacts and tasks, and the employees use Microsoft Outlook at their workplaces.</p> <p>In the past, the lack of systematic email archiving often caused problems. The entire email traffic used to be recorded with the help of the journaling function of Microsoft Exchange. However, this solution no longer satisfied the newly released statutory regulations. The bank urgently needed a new and efficient email archiving solution.</p> <p>The following key requirements were defined for the solution:</p> <ul> <li>Reduction of the email system load through systematic archiving</li> <li>Fully automated archiving without user interaction</li> <li>Processing of proprietary PST files (PST files are the container files of Outlook in which tasks, notes, emails and the calendar are stored)</li> <li>Full conformity with new compliance requirements</li> </ul>

Cross-border private banking and wealth management

<h3>Cross-border private banking and wealth management</h3> <p>Frankfurter Bankgesellschaft has its headquarters in Zurich and a subsidiary in Frankfurt am Main. As a subsidiary of one of the world’s largest financial groups, Sparkassen-Finanzgruppe Deutschland, the bank offers German and Swiss clients a comprehensive portfolio of services with a focus on private banking and wealth management. The specialists of Frankfurter Bankgesellschaft are familiar with the risks and opportunities of global capital markets and with the tax-related and legal framework conditions of the target markets and have long-standing experience in the management of medium-sized family companies. The cross-border banking group manages assets worth approximately CHF 9 billion and has 140 employees.</p> <h3>“We achieved all of our goals in terms of easing the load on the system and fulfilling compliance requirements. The Arcplace team designed and implemented the solution with a high level of professionalism – we are very satisfied.”</h3> <p>Oliver Hitz – System Administrator, Frankfurter Bankgesellschaft, Switzerland</p>

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Abschnitt: Ausgangslage

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">In the past, the email server of Frankfurter Bankgesellschaft was under intense strain due to the large and evergrowing amount of data. The performance of the email server was not ideal and the tradition-rich banking institution was confronted with new legal regulations of the Financial Market Supervisory Authority (FINMA) concerning the retention of electronic correspondence. Both challenges were solved with an advanced email archiving solution from Arcplace.</span></span></p>

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Abschnitt Leadtext

<p>Étude de cas</p> <h1>Frankfurter Bankgesellschaft fulfils compliance requirements with a new archiving solution</h1>

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Haupttitel Case Study

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<h3>Nous serons heureux de vous conseiller personnellement</h3> <p>Vous souhaitez en savoir plus sur nos solutions d'archivage SAP ? Contactez-nous.</p>

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Résultats

<h3>Résultats</h3> <ul> <li>Archivage efficace et direct de dossiers nouvellement scannés dans la nouvelle archive SAP de KGS</li> <li>Transfert réussi de 378 000 documents de Windream dans la nouvelle archive SAP de KGS</li> <li>Prise en charge du concept d’autorisation existant de SAP HCM</li> <li>Archivage des dossiers de personnel nouveaux et existants conformément à la législation</li> <li>Structure des dossiers optimisée dans la nouvelle archive SAP de KGS</li> <li>Accès direct aux informations archivées depuis SAP HCM</li> </ul> <h3>« Arcplace a implémenté d’une manière hautement professionnelle l’archivage des dossiers du personnel dans SAP conforme à la législation. »</h3> <p><span class="bildcaption">Bernd Haberhauer, HR Application Management, Valora Suisse SA</span></p>

Solution

<h3>Solution</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">378 000 documents</span></li> <li><span class="MaaxBold">Archivage conforme à la législation</span></li> <li><span class="MaaxBold">Plus aucune problème de processus</span></li> </ul> <p>En se basant sur le logiciel d’archivage de KGS, Arcplace a créé une solution pour l’enregistrement de nouveaux dossiers de RH dans SAP ainsi que la reprise des dossiers existants. L’infrastructure de scanning existante (Kofax) a été adaptée de telle sorte que les documents avec leurs métadonnées sont reliés au système SAP via le KGS Document Router et peuvent être repris dans l’archive KGS ContentServer4Storage.</p> <p>KGS ZADOC étend alors l’interface standardisée ArchiveLink® de SAP avec la possibilité de traiter des attributs supplémentaires et de permettre des accès indépendants depuis SAP. Il a fallu deux jours seulement pour que Arcplace transfère entièrement et sans erreurs les dossiers de personnel actuels.</p>

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Abschnitt: Solution, Résultats

Situation initiale

<h3>Situation initiale</h3> <p>Le groupe Valora avait archivé ses dossiers du personnel avec la technologie d’archivage Windream. Les archives existantes ne répondaient plus aux exigences accrues en matière de conformité. Un autre problème était l’impossibilité d’un contrôle suffisamment différencié de l’accès aux informations relatives au personnel. De plus, des problèmes dans le processus d’archivage ont occasionné beaucoup de travail. Avec une nouvelle solution d’archivage dans l’environnement système SAP existant, les trois problèmes devaient être traités en même temps.</p>

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Le groupe Valora est un fournisseur leader de Convenience et Food Service avec quelque 2 800 points de vente sur des endroits très fréquentés dans la région DACH et aux Pays-Bas. Dans ses points de vente au détail, il distribue une offre de produits numériques en croissance constante. De même, Valora exploite une des productions leader dans le monde de produits de boulangerie et pâtisserie. L’entreprise a dû relever le défi d’établir des archives conformes à la législation pour ses dossiers du personnel dans SAP et de transférer près de 400 000 documents existants.</span></span></p>

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<p>Étude de cas</p> <h1>Plus de facilité pour l’archivage de Valora</h1>

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Solution

<h3>Solution</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">7,8 millions de documents migrés</span></li> <li><span class="MaaxBold">Archivage conforme à la législation</span></li> <li><span class="MaaxBold">Rentabilité accrue</span></li> </ul> <p>En se basant sur le logiciel d’archivage de kgs, Arcplace a créé une solution pour l’enregistrement de nouvelles données dans SAP ainsi que la reprise des documents existants. Après la conception et la modularisation des packs de travail, ce qui contient l’installation, la migration, l’intégration VIM et les méthodes de numérisation, environ 1,5 million de documents ont été migrés du système de test, et 6,3 millions de documents depuis l’environnement productif vers les archives kgs. Les composants ContentServer kgs, MigrationServer kgs, ProxyServer kgs et ScanClient kgs ont été mis en œuvre.</p>

Résultats

<h3>Résultats</h3> <ul> <li>Transfert de 7,8 millions de documents depuis l’ancienne archive vers la nouvelle archive SAP kgs</li> <li>Succès de l’exécution du projet avec un minimum de coûts et de dépassements des délais</li> <li>Archivage direct efficace des nouveaux documents scannés</li> <li>Amélioration de la stabilité et de l’évolutivité</li> <li>Archivage de documents nouveaux et existants conformément à la législation</li> <li>Archivage sans interruption de support</li> </ul> <h3>« La stabilité de l’archive est excellente, et les mises à jour sont relativement simples à exécuter. »</h3> <p><span class="bildcaption">Markus Spichtig, Director Application Development, Groupe Hotelplan</span></p>

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Abschnitt: Solution, Résultats

Situation initiale

<h3>Situation initiale</h3> <p>Le Groupe Hotelplan – une filiale de la Fédération des coopératives Migros – possédait deux systèmes d’archivage utilisés par Hotelplan avec 1’700 utilisateurs et Interhome avec 800 utilisateurs. Les archives existantes occasionnaient des coûts élevés et en augmentation constante, et étaient associées à un niveau de service insuffisant. L’entreprise voulait une solution déjà mise en place au sein du Groupe Migros et capable d’afficher de bonnes références en Suisse. Le projet présentait aussi des exigences en termes de compétence et de compréhension rapide des processus spéciaux, qui ne répondent pas toujours au standard SAP.</p>

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Les archives existantes du Groupe Hotelplan, utilisées par Hotelplan et sa filiale Interhome, devaient être remplacées par des archives SAP complètes, rentables et conformes à la législation, et environ 7,8 millions de documents devaient être transférés dans les nouvelles archives.</span></span></p>

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<p>Étude de cas</p> <h1>Archivage de SAP complet et rentable pour Hotelplan</h1>

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Résultats

<h3>Résultats</h3> <ul> <li>Gains en efficacité grâce à des procédures simplifiées</li> <li>Moins dépendant du lieu, accès contrôlé aux documents et aux informations</li> <li>Archivage centralisé des documents dans une qualité homogène</li> <li>Gain de place grâce à la suppression du papier</li> <li>Services complets de numérisation professionnelle</li> </ul> <h3>« La collaboration avec Arcplace a été constructive. C’était un partenariat de tous les instants, la numérisation a été rapide et professionnelle. Nous sommes très satisfaits. »</h3> <p><span class="bildcaption">François Gugger, Responsable prestations aux collaborateurs, TL</span></p>

Solution

<h3>Solution</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Plus de 80 000 pages numérisées</span></li> <li><span class="MaaxBold">Accès maîtrisé aux dossiers à partir de n’importe quel endroit</span></li> <li><span class="MaaxBold">Plus de place et moins de frais d’archivage</span></li> </ul> <p>L’entreprise a choisi les services de numérisation d’Arcplace qui lui avaient été recommandés. Selon l’accord passé, les dossiers ont été triés à l’hôpital, munis d’intercalaires et placés dans des boîtes fournies par Arcplace afin que ce dernier puisse les prendre en charge. Les spécialistes d’Arcplace se sont occupés de la numérisation dans le Scan &amp; BPO Center de Glattbrugg. Plus de 80 000 pages ont été numérisées selon des exigences clairement définies afin qu’il soit possible de les transférer dans les systèmes existants du service des ressources humaines.</p> <p>Les fichiers PDF/A et les index associés, comme le numéro de collaborateur et le type de document, ont été transmis par l’intermédiaire d’un serveur SFTP. Arcplace a conservé les dossiers physiques dans des archives temporaires, puis les a détruit au bout de trois mois en respectant les normes de sécurité les plus strictes.</p>

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Abschnitt: Solution, Résultats

Situation initiale

<h3>Situation initiale</h3> <p>Aux TL, plus de 1’600 collaborateurs travaillent tous les jours pour garantir l’efficacité des transports publics et pour promouvoir leur développement. Les ressources humaines avaient aussi à cœur de devenir plus efficaces. Jusqu’à présent, l’ensemble des dossiers du personnel était conservé physiquement dans des armoires. L’accès aux documents était impossible en télétravail, ce qui compliquait le travail des ressources humaines. De plus, les archives papier prenaient beaucoup de place, ce qui empêchait la réorganisation des bureaux.</p>

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Abschnitt: Situation initiale

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Les Transports publics de la région lausannoise (TL) avaient prévu de moderniser la gestion de leurs dossiers du personnel, encore au format papier. Dans le cadre de cette démarche, environ 1’600 dossiers devaient être numérisés. L’entreprise a choisi pour cela les services de numérisation d’Arcplace. Grâce à la numérisation, l’accès aux dossiers est indépendant du site et l’administration et l’archivage des documents sont clairs et harmonisés. Quant aux armoires de stockage, elles ne sont plus nécessaires et libèrent de la place.</span></span></p>

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<p>Étude de cas</p> <h1>Encore plus de mobilité pour les « TL » avec les dossiers du personnel numérisés</h1>

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Résultats

<h3>Résultats</h3> <ul> <li>Il est plus rapide de trouver les dossiers et les informations, ce qui fait gagner du temps</li> <li>Les supérieurs hiérarchiques peuvent consulter certains contenus des dossiers</li> <li>Les collaborateurs peuvent accéder à leur propre dossier</li> <li>La suppression de l’archivage physique a permis de gagner de la place</li> </ul> <h3>« Le respect de la protection des données, la fiabilité, le respect des délais et les compétences techniques constituaient les principales exigences pour ce projet. Nous sommes très satisfaits. »</h3> <p><span class="bildcaption">Nicola Fielder, responsable des RH Spital Männedorf AG</span></p>

Solution

<h3>Solution</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Plus de 80 000 pages numérisées</span></li> <li><span class="MaaxBold">Accès maîtrisé aux dossiers à partir de n’importe quel endroit</span></li> <li><span class="MaaxBold">Plus de place et moins de frais d’archivage</span></li> </ul> <p>L’entreprise a choisi les services de numérisation d’Arcplace qui lui avaient été recommandés. Selon l’accord passé, les dossiers ont été triés à l’hôpital, munis d’intercalaires et placés dans des boîtes fournies par Arcplace afin que ce dernier puisse les prendre en charge. Les spécialistes d’Arcplace se sont occupés de la numérisation dans le Scan &amp; BPO Center de Glattbrugg. Plus de 80 000 pages ont été numérisées selon des exigences clairement définies afin qu’il soit possible de les transférer dans les systèmes existants du service des ressources humaines.</p> <p>Les fichiers PDF/A et les index associés, comme le numéro de collaborateur et le type de document, ont été transmis par l’intermédiaire d’un serveur SFTP. Arcplace a conservé les dossiers physiques dans des archives temporaires, puis les a détruit au bout de trois mois en respectant les normes de sécurité les plus strictes.</p>

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Abschnitt: Solution, Résultats

Situation initiale

<h3>Situation initiale</h3> <p>Depuis plus de 130 ans, l’hôpital Männedorf est le principal établissement pour la population de la région. Le service du personnel gère environ 1000 dossiers de collaborateurs actifs qui étaient conservés sur papier jusqu’à très récemment. Il était indispensable de les conserver de manière claire ainsi que dans le respect de la protection des données et de les gérer efficacement. De plus, le manque de place devenait alarmant et les frais d’archivage étaient élevés.</p>

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">L’hôpital Männedorf, qui recherchait un partenaire compétent pour la numérisation de ses dossiers du personnel, a choisi Arcplace. La numérisation des documents a permis d’accéder plus facilement aux informations et d’optimiser la gestion de ceux-ci. De plus, la suppression des archives papier a remédié au manque de place et réduit les tâches d’archivage manuelles.</span></span></p>

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<p>Étude de cas</p> <h1>Succès de l’opération de « numérisation des dossiers du personnel »</h1>

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Solution, Resultate FR

<h3>Solution</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Vue d’ensemble de tous les dossiers</span></li> <li><span class="MaaxBold">Accès à tous les dossiers de partout</span></li> <li><span class="MaaxBold">Gain de place et moins de frais d’archivage</span></li> </ul> <p>À la demande de Swiss Life, une étude de faisabilité a été réalisée avant le projet. Lors de celle-ci, tout le processus de numérisation et d’importation a été exécuté. Différents profils de numérisation ont été créés pour les différents dossiers et le transfert des fichiers PDF/A générés par SFTP a été testé. Les collaborateurs de Swiss Life ont ensuite emballé les dossiers se trouvant dans les archives de la cave dans des cartons en vue de leur transport et les collaborateurs d’Arcplace les ont inventoriés dans une liste. Les données de base qu’ils ont saisies à cette occasion ont servi à classer correctement les dossiers dans le système final.</p> <h3>Résultats</h3> <ul> <li>Rapidité d’accès aux dossiers</li> <li>Réductions des frais d’archivages</li> <li>Gain de place grâce à la suppression de l’archivage physique</li> </ul> <p>Les dossiers emballés étaient récupérés chez Swiss Life dans un fourgon plombé toutes les semaines, puis livrés au Scan &amp; BPO Center d’Arcplace à Glattbrugg. Des règles spécifiques indiquaient les documents qui devaient être triés, numérisés et renvoyés à Swiss Life pendant le processus de traitement. Arcplace a conservé les autres documents physiques dans des archives temporaires après leur numérisation, puis les a détruits au bout de trois mois en respectant les normes de sécurité les plus strictes.</p> <h3>« Avec Arcplace, le projet s’est déroulé de manière professionnelle et sa gestion de la qualité a été excellente. »</h3> <p>Urs Schaffner, responsable du Service Center Clients privés, Swiss Life</p>

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Abschnitt: Solution, Résultats

Situation initiale

<h3>Situation initiale</h3> <p>Près de 1,4 million de particuliers et plus de 40’000 entreprises font déjà confiance à la longue expérience de Swiss Life en matière de prévoyance. Le nombre de dossiers hypothécaires du fournisseur de solutions de prévoyance et de financement, que ce dernier devait gérer et archiver, augmentait sans cesse. Jusqu’au projet de numérisation, il existait donc quelque 25’000 dossiers de clients et de formalités au format papier qui étaient stockés dans une cave. Il était difficile d’accéder rapidement aux documents, la recherche des dossiers prenait beaucoup de temps et le manque de place commençait à menacer.</p>

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Les archives physiques remplies de dossiers hypothécaires de Swiss Life devaient être remplacées par des archives numériques. Environ 25’000 dossiers ont été numérisés dans le cadre d’un projet avec l’aide d’Arcplace. Il a ainsi été possible de simplifier l’accès aux documents, de gagner de la place et d’optimiser la gestion des dossiers.</span></span></p>

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<p>Étude de cas</p> <h1>Swiss Life met de l’ordre dans les archives hypothécaires</h1>

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Résultats

<ul> <li>Efficacité accrue et service client amélioré grâce à des processus simplifiés</li> <li>Accès aux documents de partout pour toutes les agences</li> <li>Gain de place grâce à la suppression des documents papier à ranger dans des armoires</li> <li>Sécurité élevée garantie par une numérisation interne</li> <li>Services de numérisation complets</li> </ul> <h3>« La qualité des dossiers traités est au rendez-vous et la collaboration entre Arcplace et nous s’est parfaitement déroulée. »</h3> <p><span class="bildcaption">Susanne Willimann, responsable Compliance &amp; Controlling, membre de la direction de la Banque Raiffeisen Aarau-Lenzburg</span></p>

Solution

<ul> <li><span class="MaaxBold">Service client amélioré par une recherche plus rapide</span></li> <li><span class="MaaxBold">Accès à tous les dossiers de partout</span></li> <li><span class="MaaxBold">Archivage centralisé des documents dans une qualité homogène</span></li> </ul> <p>Arcplace a installé une infrastructure de numérisation temporaire dans un bâtiment annexe de la Banque Raiffeisen à Kölliken. Les agences lui ont fourni leurs dossiers papier dans des cartons pour qu’elle les prépare à la numérisation. Cette préparation et la numérisation devaient impérativement respecter les directives de Raiffeisen Suisse en matière de migration. Grâce à un contrôle aléatoire régulier de l’intégralité des dossiers numérisés par la Banque et Arcplace, les critères de qualité et d’archivage requis ont été respectés. Pour le traitement de tous les dossiers de crédit, un collaborateur de la gestion des crédits est resté sur place pendant tout ce temps afin d’apporter un soutien technique à l’équipe de numérisation. Ainsi, l’importation des documents numérisés dans le système de dossiers électroniques destinataire s’est déroulé efficacement et sans faille. L’implication du collaborateur technique dans ce projet a été décisive et a largement contribué à la qualité des dossiers.</p>

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Abschnitt: Solution, Résultats

Situation initiale

<p>La Banque Raiffeisen Aarau-Lenzburg conservait l’intégralité de ses documents sur papier dans ses archives. Quand un conseiller à la clientèle avait besoin d’un dossier, il devait s’adresser à un collaborateur de service pour qu’il aille chercher les documents concernés dans les archives. Et si ces dossiers se situaient dans une autre agence, il fallait forcément envoyer les papiers par coursier. Ce processus de traitement était incommode, chronophage et inefficace.</p>

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Abschnitt: Situation initiale

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<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Avec ses cinq agences, la Banque Raiffeisen Aarau-Lenzburg compte parmi les plus grandes banques du Groupe Raiffeisen suisse. Afin de renforcer l’efficacité des processus de traitement de ses dossiers de crédit et clients, elle a opté pour les services de numérisation d’Arcplace. Plus de 35’000 dossiers, dont 2’500 dossiers clients, ont donc été numérisés sur place, à Kölliken.</span></span></p>

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<p>Étude de cas</p> <h1>La Banque Raiffeisen Aarau-Lenzburg numérise ses dossiers avec Arcplace</h1>

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Abschnitt: Download und Kontakt FR

Hilti, fournisseur principal de systèmes pour les professionnels de la construction

<p>Le groupe Hilti fournit des produits, systèmes, logiciels et services de pointe à des professionnels de la construction du monde entier. Les techniques de forage, ponçage, sciage et fixation, les produits chimiques utilisés dans la construction, les systèmes de mesure laser ainsi que la protection contre les incendies et les systèmes de montage de façade figurent parmi les principaux produits et solutions du groupe. L’une des spécialités de Hilti est sa gestion de parc de machines sophistiquées qui permet à ses clients de constituer des parcs d’appareils complets et entièrement sur mesure, tous services compris, moyennant un tarif mensuel fixe. Hilti, qui emploie plus de 25 000 collaborateurs dans plus de 120 pays, a réalisé un chiffre d’affaires de 4,6 milliards de francs en 2016.</p> <h3>« Nous voulions travailler avec un partenaire qui numériserait les dossiers directement chez nous, selon nos instructions. Arcplace pouvait nous offrir ce service. »</h3> <p><span class="bildcaption">Gaby Mair, Spécialiste des ressources humaines; Hilti Aktiengesellschaft AG</span></p>

L’anachronisme des dossiers du personnel au format papier

<p>Le service du personnel de Hilti, qui se trouve au siège principal, à Schaan, gère les quelques 1900 dossiers des collaborateurs actuels. Récemment encore, ces dossiers étaient uniquement disponibles sur papier. La recherche manuelle d’informations précises s’avérait fastidieuse. De plus, les renseignements ne pouvaient pas être consultés par plusieurs personnes à la fois.</p> <p>Au sein de cette entreprise de pointe, très avancée dans l’usage des technologies électroniques et numériques, l’administration du personnel au moyen de dossiers papier était de plus en plus perçue comme un anachronisme. Gaby Mair, spécialiste en ressources humaines chez Hilti : « La numérisation de nos dossiers du personnel était inévitable pour des raisons de productivité. Nous recherchions une solution réalisable pour numériser nos dossiers et les intégrer dans le progiciel de gestion d’entreprise développé autour de la technologie SAP. Notre recherche d’un prestataire adéquat nous a conduits jusqu’à Arcplace. »</p>

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Abschnitt: Ausgangslage

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<p><span class="lead-text">Le groupe liechtensteinois Hilti, qui commercialise à l’international ses technologies destinées aux professionnels de la construction, accélère également sa transition numérique à l’interne. Au siège principal de Schaan, 1900 dossiers du personnel rédigés sur papier ont été numérisés sur place avec l’aide d’Arcplace. Convertis au format PDF avec fonction de recherche de texte, ils ont été intégrés dans le système SAP existant.</span></p>

<p>Étude de cas</p> <h1>Dossiers électroniques du personnel pour Hilti</h1>

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Des processus plus simples et plus rapides, un gain de place

<p>Hilti est très satisfait du déroulement du projet et des résultats obtenus. « Les objectifs du projet ont été atteints dans les délais impartis, sans dépasser le budget », poursuit Gaby Mair. « Les dossiers du personnel au format électronique simplifient et accélèrent grandement les processus de travail inhérents aux ressources humaines. Aujourd’hui, nous pouvons accéder aux documents du personnel, rechercher des informations précises dans ces documents et diffuser ces informations très simplement aux personnes autorisées depuis n’importe quel emplacement. » La consultation des dossiers électroniques du personnel est régie par un système de droits d’accès détaillé. La spécialiste des RH de Hilti revient également sur la bonne coopération et l’assistance technique offerte par Arcplace. « Les spécialistes d’Arcplace nous ont particulièrement soutenu dans la définition de la structure des dossiers et des types de document. Etant donné que la numérisation des dossiers se déroulait dans nos locaux, nous pouvions obtenir simplement des réponses à nos questions », ajoute-t-elle.</p> <h3>« Nous avons pleinement atteint les objectifs du projet, dans le respect des délais et du budget. Les dossiers du personnel au format électronique simplifient et accélèrent grandement les processus de travail inhérents aux ressources humaines. »</h3> <p><span class="bildcaption">Gaby Mair, Spécialiste des ressources humaines; Hilti Aktiengesellschaft AG</span></p>

Les spécialistes d’Arcplace numérisent les documents de Hilti

<p>Hilti exigeait une solution interne. « Nous voulions éviter à tout prix que des informations sensibles concernant notre personnel ne sortent de l’entreprise. Nous voulions travailler avec un prestataire qui numériserait les dossiers directement dans nos locaux avec une infrastructure professionnelle, selon nos instructions. Arcplace pouvait nous offrir ce service ». Les spécialistes de la numérisation de documents d’Arcplace ont également aidé l’équipe RH de Hilti à définir la structure des futurs dossiers électroniques du personnel et des types de document correspondants en conformité avec le système d’archivage existant et les futurs processus. Un processus constant&nbsp;d’assurance qualité et de reporting garantissait le respect des procédures, délais et coûts définis.</p> <p>Pour permettre l’archivage structuré des documents contenus dans un dossier du personnel, l’opérateur de numérisation a enregistré manuellement pendant la procédure, pour chaque document, le numéro de personnel et le type de document. Après validation, un fichier PDF/A avec fonction de recherche de texte a été créé pour chaque document. Les professionnels de la numérisation d’Arcplace ont trié manuellement, conformément aux instructions de Hilti, les types de document devenus inutiles avant de les transmettre au service chargé de les éliminer en toute confidentialité. À la fin du projet, les dossiers du personnel numérisés ont été transférés sur un disque dur externe. Un informaticien de Hilti a ensuite intégré les dossiers électroniques dans le progiciel de gestion d’entreprise SAP.</p>

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Abschnitt: Solution

En bref

<ul> <li>Numérisation de 1900 dossiers physiques du personnel chez le client</li> <li>Infrastructure de numérisation et spécialistes mis à disposition par Arcplace</li> <li>Assistance poussée pour la définition de la structure des dossiers électroniques et des types de document</li> <li>Services de numérisation de A à Z : préparation des dossiers, numérisation, saisie manuelle des informations de classification, extraction des données, validation, transfert des documents électroniques sur un disque dur externe en vue de leur intégration dans le système SAP</li> <li>Mise à disposition beaucoup plus rapide, à n’importe quel emplacement, des documents électroniques +Recherche rapide d’informations spécifiques</li> <li>Simplicité de l’échange d’informations entre personnes autorisées</li> <li>Gain de place grâce à la suppression de l’archivage papier</li> </ul>

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Abschnitt: Download und Kontakt FR

Résultats

<ul> <li>Il est plus rapide de trouver les documents</li> <li>Frais d’archivage réduits et archivage numérique conforme à la législation</li> <li>La suppression de l’archivage physique a permis de gagner de la place</li> <li>Adéquation avec la stratégie de numérisation de la ville de Zurich</li> </ul> <h3>« Nous sommes très satisfaits des prestations d’Arcplace et nous pouvons tout à fait les recommander comme partenaire. »</h3> <p><span class="bildcaption">Roland Schischke, chef d’équipe projets et services RH de Grün Stadt Zürich</span></p>

Solution

<ul> <li><span class="MaaxBold">Archivage uniforme dans le système RH</span></li> <li><span class="MaaxBold">Gain de place et moins de frais d’archivage</span></li> <li><span class="MaaxBold">Accès aux dossiers en tout temps et en tout lieu</span></li> </ul> <p>En 2019, Arcplace a déjà numérisé les dossiers du personnel du secrétariat départemental PRD à l’hôtel de ville de Zurich. Les dossiers électroniques du personnel sont un élément important de la numérisation de la ville de Zurich, avec comme objectif une gestion électronique des documents de bout en bout. Pour pouvoir répondre aux exigences d’un archivage uniforme des dossiers scannés dans le système RH Aconso, le service municipal Grün Stadt Zürich a opté pour les services de numérisation d’Arcplace. Les travaux préparatoires, tels que la mise en place des intercalaires et des couvertures ou le retrait des agrafes et des Post-its, ont été effectués par des collaborateurs de GSZ. La numérisation a été effectuée sur site par les spécialistes d’Arcplace. Les quelque 70’000 pages ont été numérisées selon des directives définies afin d’assurer un transfert parfait des fichiers PDF/A générés, ainsi que des fichiers CSV correspondants, dans le système cible existant.</p>

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Abschnitt: Solution, Résultats

Situation initiale

<p>Le service municipal Grün Stadt Zürich a été créé il y a plus de 160 ans sur l’initiative d’un jardinier municipal. Aujourd’hui, quelque 550 collaborateurs, apprentis et stagiaires s’occupent des espaces verts de la ville. Les dossiers du personnel de GSZ étaient sur papier, ce qui entravait l’accès aux informations ainsi qu’une gestion efficace. Les dossiers prenaient beaucoup de place et l’archivage manuel requérait chaque année un travail supplémentaire.</p>

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<p><span class="no-break"><span class="lead-text">« Grün Stadt Zürich » (GSZ) est particulièrement attaché au développement durable. Avec le soutien d’Arcplace, la masse de dossiers du personnel sur support papier a été numérisée sur site, ce qui a considérablement réduit la future consommation de papier.</span></span></p>

<p>Étude de cas</p> <h1>Le service municipal Grün Stadt Zürich numérise les dossiers du personnel avec Arcplace</h1>

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<p>Étude de cas</p> <h1>Le groupe Debrunner Koenig numérise les dossiers du personnel</h1>

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<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Arcplace a numérisé environ 2 500 dossiers du personnel sur papier pour le groupe de commerce de gros suisse Debrunner Koenig. Les spécialistes d’Arcplace ont réalisé le projet dans les bureaux du client. Les collaborateurs du service des ressources humaines de toutes les filiales peuvent désormais accéder aux informations concernant les collaborateurs sous forme numérique, où qu’ils se trouvent et quand ils le souhaitent.</span></span></p>

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Situation initiale

<p>Le groupe Debrunner Koenig est un partenaire commercial et un prestataire de services B2B compétent dans les secteurs du bâtiment, de l’artisanat et de l’industrie. Il se compose des trois secteurs commerciaux « Armatures », « Multi Metal » et « Produits techniques ». Debrunner Koenig Management AG (DKM), la société de prestation de services du groupe Debrunner Koenig, gère le département Ressources Humaines. DKM recherchait un partenaire afin de numériser les quelque 2 500 dossiers du personnel conservés au siège, puis de les mettre à la disposition des collaborateurs des ressources humaines des filiales sur la plate-forme RH Abacus.</p>

Résultats

<ul> <li>Dossiers du personnel numériques disponibles rapidement à partir de n’importe quel endroit</li> <li>Dossiers numériques complets et sans erreurs</li> <li>Services de numérisation de A à Z</li> <li>Numérisation sur site : les dossiers restent dans l’entreprise et sont disponibles, même pendant le traitement</li> <li>Gain de place grâce à la suppression de l’archivage physique</li> </ul> <h3>« Arcplace nous a fourni de précieux conseils sur la structure des dossiers numériques et sur l’organisation du processus de numérisation. »</h3> <p><span class="bildcaption">Matthias Züllig, Responsable des ressources humaines, groupe Debrunner Koenig</span></p>

Solution

<ul> <li><span class="MaaxBold">Numérisation d’environ 2 500 dossiers du personnel</span></li> <li><span class="MaaxBold">Service complet de numérisation sur site</span></li> <li><span class="MaaxBold">Tous les dossiers sous forme numérique dans Abacus</span></li> </ul> <p>DKM a choisi Arcplace pour la numérisation en raison de ses références. Les deux partenaires ont défini ensemble la structure des dossiers du personnel au préalable. Une équipe multilingue expérimentée d’Arcplace a numérisé les documents sur une infrastructure provisoire installée dans les locaux de DKM à Saint-Gall. Le processus comportait la correction des dossiers selon des règles clairement définies, le tri et le classement des documents, la numérisation, l’indexation et le contrôle final. Les fichiers électroniques ont ensuite été remis sous une forme qui a permis de les transférer facilement dans Abacus.</p>

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Résultats

<ul> <li>Accès aux documents par les partenaires franchisés et fiduciaires à tout moment à partir de n’importe quel endroit</li> <li>Accélération des processus grâce à des workflows d’approbation automatiques</li> <li>Économies et gain de temps considérables</li> <li>Recherche simple permettant de retrouver rapidement les documents</li> <li>Archivage conforme à la législation</li> <li>Historique complet et journalisation de tous les documents</li> </ul> <h3>« Nous ne voulions plus avoir du papier partout, ni avoir à chercher des informations pendant des heures. »</h3> <p><span class="bildcaption">Marcello Leuci, responsable informatique, Jungheinrich AG</span></p>

Solution

<ul> <li><strong>Processus relatifs aux documents entièrement numérisés</strong></li> <li><strong>Solution cloud gérée par Arcplace</strong></li> <li><strong>Stockage de la totalité des documents conforme à la législation</strong></li> </ul> <p>Les documents sont désormais traités exclusivement par voie électronique sur une plateforme de gestion documentaire dans le cloud – basée sur le logiciel de gestion de contenu d’entreprise ( ECM ) OnBase de l’entreprise Hyland – qui est hébergée dans un datacenter suisse. Les documents sont importés tous les jours depuis SAP au format PDF et mis à disposition en lecture seule. De plus, un grand nombre de fonctionnalités et de workflows ont été implémentés afin d’automatiser les processus d’approbation.</p>

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Situation initiale

<p>Chez Jungheinrich, de nouveaux contrats étaient transmis à l’issue de leur conclusion en format PDF au service comptable, où ils étaient contrôlés et dans lesquels des informations annexes étaient notées dans un fichier Excel. Le contrat original était consigné physiquement dans un classeur. Le défaut d’une consignation centralisée et numérisée compliquait la recherche d’informations et l’archivage du papier était coûteux en espace et en argent. L’entreprise s’est tournée vers Arcplace afin d’améliorer un processus chronophage et onéreux en termes de gestion des contrats.</p>

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Abschnitt: Situation initiale

Box Lead

<p><span class="lead-text">Il manquait au leader du marché dans le domaine de l’intralogistique le bénéfice d’une gestion numérique des contrats. Arcplace a implémenté une solution qui permet à Jungheinrich AG d’économiser beaucoup de temps et d’espace. Tous les contrats sont établis, traités et consignés centralement et électroniquement par le biais d’une plateforme d’Enterprise Content Management (ECM). La recherche dispendieuse d’informations n’a plus lieu d’être, les temps de traitement sont raccourcis et l’archivage physique des documents en papier est dispensable.</span></p>

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<p>Étude de cas</p> <h1>Gestion numérique des contrats : Jungheinrich se passe désormais du papier</h1>

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« La solution basée sur OnBase répond à notre cahier des charges et a pu être réalisée sous la forme d’un service cloud en minimisant nos ressources. »

<p><span class="bildcaption">Vanessa Walliser, Responsable du projet chez Coop Mineraloel AG</span></p>

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Abschnitt: Testimonial FR

Résultats

<ul> <li>Accès aux documents par les partenaires franchisés et fiduciaires à tout moment à partir de n’importe quel endroit</li> <li>Accélération des processus grâce à des workflows d’approbation automatiques</li> <li>Économies et gain de temps considérables</li> <li>Recherche simple permettant de retrouver rapidement les documents</li> <li>Archivage conforme à la législation</li> <li>Historique complet et journalisation de tous les documents</li> </ul>

Solution

<ul> <li><span class="MaaxBold">Processus relatifs aux documents entièrement numérisés</span></li> <li><span class="MaaxBold">Solution cloud gérée par Arcplace</span></li> <li><span class="MaaxBold">Stockage de la totalité des documents conforme à la législation</span></li> </ul> <p>Les documents sont désormais traités exclusivement par voie électronique sur une plateforme de gestion documentaire dans le cloud – basée sur le logiciel de gestion de contenu d’entreprise ( ECM ) OnBase de l’entreprise Hyland – qui est hébergée dans un datacenter suisse. Les documents sont importés tous les jours depuis SAP au format PDF et mis à disposition en lecture seule. De plus, un grand nombre de fonctionnalités et de workflows ont été implémentés afin d’automatiser les processus d’approbation.</p>

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Abschnitt: Solution, Résultats

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Avec l’aide d’Arcplace, Coop Mineraloel AG a numérisé les processus d’établissement de factures et d’avoirs pour les quelque 320 magasins franchisés Coop Pronto. Une plateforme de gestion documentaire dans le cloud, qui permet d’accéder très simplement aux documents, constitue le cœur de la solution. Les workflows d’approbation automatisés ont permis d’accélérer considérablement les processus.</span></span></p>

Situation initiale

<p>Auparavant, Coop Mineraloel AG ( CMA ) imprimait, mettait sous pli, affranchissait et expédiait quotidiennement des centaines de factures et d’avoirs sur papier à l’intention des quelques 320 magasins franchisés Coop Pronto. Les partenaires contrôlaient notamment leurs commandes à partir des documents papier. Les factures et les pièces justificatives étaient ensuite classées dans un dossier qui était envoyé à la fin du mois à une entreprise fiduciaire chargée de la comptabilité. Ces processus basés sur des documents papier prenaient beaucoup de temps à toutes les personnes impliquées.</p>

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Abschnitt: Situation initiale

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<p>Étude de cas</p> <h1>Arcplace numérise l’envoi de factures chez Coop Mineraloel AG</h1>

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En bref

<h3>En bref</h3> <ul> <li>Solution globale de traitement et d’archivage probant des dossiers du personnel</li> <li>Extension fonctionnelle au moyen de processus relatifs aux rapports hebdomadaires, à l’approbation des absences et aux bulletins de salaire</li> <li>Possibilité de retrouver plus rapidement les informations grâce à la recherche en texte intégral</li> <li>Accès sécurisé aux informations concernant le personnel n’importe quand et à partir de n’importe où</li> <li>Respect des directives relatives à la protection de données grâce aux droits d’accès</li> <li>Respect des exigences en matière de conformité grâce à l’enregistrement de toutes les consultations et modifications dans un fichier journal</li> <li>Importation automatique des informations et des documents à partir d’applications tierces (système de gestion des ressources humaines et comptabilité des salaires)</li> <li>Intégration simple des documents des applications Office</li> <li>Gain de place important dans les archives</li> </ul>

Les résultats

<h3>Les résultats</h3> <p>Le groupe Burkhalter est très satisfait du déroulement du projet et des résultats obtenus. Susanne Fischer, spécialiste en informatique : « Les dossiers électroniques permettent d’améliorer l’efficacité de l’administration du personnel de manière quantifiable. On retrouve très rapidement les informations grâce à la recherche en texte intégral de Kendox. Les utilisateurs autorisés accèdent désormais aux informations concernant le personnel à partir de différents terminaux, à toute heure et où qu’ils se trouvent. Il est possible de définir très précisément les autorisations d’accès dans Kendox. » La solution d’Arcplace comporte également une fonction d’archivage qui satisfait aux exigences strictes en matière de conformité, car toutes les consultations et les modifications sont enregistrées dans un fichier journal.</p> <p>Susanne Fischer insiste également sur le confort pour les utilisateurs. « La solution d’authentification unique implémentée par Arcplace améliore le confort, car toutes les fonctions de Kendox sont immédiatement disponibles dès lors qu’un utilisateur s’est connecté au système informatique de l’entreprise. Les fonctions de recherche performantes et le glisser-déplacer très simple sont très appréciés. De plus, les collaborateurs sont bien entendu heureux de pouvoir gagner beaucoup de place grâce à l’élimination des grosses armoires d’archives. » Il est très simple de faire évoluer Kendox InfoShare. Burkhalter a décidé d’étendre les fonctionnalités de Kendox au-delà de l’utilisation actuelle des dossiers personnels. Les sous-processus d’approbation des absences, de consultation des rapports hebdomadaires ou des bulletins de salaire seront également bientôt modélisés dans Kendox et seront disponibl</p>

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Abschnitt: Résultats

La solution

<h3>La solution</h3> <p>Le système de gestion électronique des documents (GED) Kendox InfoShare, que le groupe Burkhalter utilise déjà pour l’archivage électronique des factures, constitue le cœur de la solution d’Arcplace. Des collaborateurs ont numérisé en interne les dossiers du personnel sous forme papier qui étaient classés dans des dossiers suspendus, puis les ont transférés dans Kendox InfoShare. La structure initiale des dossiers, subdivisés en contrat, développement du personnel, communication, gestion des assurances et des incidents, outils et salaire, a été conservée pour les dossiers numériques. Susanne Fischer, responsable du projet chez Burkhalter&nbsp;Management AG, complète : « C’est la consultation systématique des dossiers papier et la classification des différents documents dans les catégories définies qui a pris le plus de temps. » Arcplace a configuré la solution de telle sorte qu’il soit possible de récupérer les données de base concernant le personnel directement dans Xpert.HRM, le système de gestion des ressources humaines qu’utilise Burkhalter. De plus, elle a été parfaitement intégrée à l’environnement Office existant. Il est ainsi possible d’importer les e-mails échangés dans le dossier du personnel à partir d’Outlook. Il est possible d’ajouter des fichiers Word, Excel et PDF aux dossiers du personnel en quelques clics</p>

La situation initiale

<h3>La situation initiale</h3> <p>En 2013, le groupe Burkhalter a automatisé avec succès le traitement des factures fournisseurs en collaboration avec Arcplace. Les améliorations et les économies considérables qui en ont découlé ont été déterminantes pour le projet « Dossiers électroniques du personnel ». Le groupe recherchait une solution qui se baserait sur l’infrastructure technique actuelle et permettrait de traiter et d’enregistrer les dossiers du personnel exclusivement au format numérique. Les objectifs définis pour le projet étaient les suivants :</p> <ul> <li>Simplifier les processus et réduire la « paperasserie »</li> <li>Retrouver les informations de manière plus simple et plus rapide</li> <li>Accéder aux informations n’importe quand et à partir de n’importe où</li> <li>Respecter les directives en matière de protection de données (droits d’accès)</li> <li>Garantir une sécurité des données élevée et un archivage conforme à la loi</li> <li>Gagner beaucoup de place dans les archives</li> </ul> <p>Le groupe a de nouveau choisi Arcplace pour la réalisation, en raison de son expérience positive lors des projets précédents.</p>

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Abschnitt: Solution

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Grâce à l’introduction du traitement électronique des factures fournisseurs, le groupe Burkhalter a considérablement gagné en efficacité et réalisé d’énormes économies. Dans un deuxième temps, le groupe suisse leader dans le domaine du génie électrique est passé à la gestion entièrement numérique des dossiers du personnel. La solution de traitement électronique et d’archivage probant de ces dossiers, qui étaient gérés sous forme papier auparavant, a été conçue en collaboration avec Arcplace.</span></span></p>

Le groupe Burkhalter : principal fournisseur de solutions électrotechniques globales

<p>Le groupe Burkhalter, qui emploie environ 3000 collaborateurs, est le principal fournisseur de solutions électrotechniques globales dans le secteur du bâtiment. Le réseau Burkhalter compte 45 sociétés, en grande partie autonomes, réparties sur 99 sites des quatre régions de Suisse. Le groupe Burkhalter propose une gamme complète de services dans le domaine du génie électrique pour les entreprises, les locaux commerciaux et les immeubles d’habitation : des installations à courant fort ou faible aux solutions globales de domotique ou basées sur le bus KNX, en passant par les réseaux de télécommunications ou informatiques. L’équipe informatique interne de l’entreprise Burkhalter Management AG se charge de fournir les services informatiques au groupe.</p> <h3>« Les dossiers électroniques contribuent à améliorer de manière quantifiable les processus d’administration de personnel. »</h3> <p><span class="bildcaption">Susanne Fischer, Spécialiste en informatique, Burkhalter Management AG</span></p>

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Abschnitt: Situation initiale

<p>Étude de cas</p> <h1>Groupe Burkhalter : pleins feux sur la numérisation</h1>

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« Les dossiers électroniques contribuent à améliorer de manière quantifiable les processus d’administration de personnel. »

<p><span class="bildcaption">Susanne Fischer, Spécialiste en informatique, Burkhalter Management AG</span></p>

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35 000 factures sur papier à imputer, à vérifier et à signer tous les ans

<h3>35 000 factures sur papier à imputer, à vérifier et à signer tous les ans</h3> <p>Ernst Sutter AG reçoit annuellement environ 35 000 factures de la part de fournisseurs. Elle fait la distinction entre les factures qui présentent un rapport direct avec le système ERP, celles liées aux commandes de marchandises, par exemple, et celles qui ne présentent pas ce rapport au moment de la commande, comme les factures relatives à l’entretien des bâtiments, au transport ou au matériel de bureau. Les factures reçues sans rapport avec le système ERP étaient auparavant ouvertes sur les sept sites, envoyées aux responsables des centres de coûts par courrier interne afin qu’ils les imputent, puis aux supérieurs hiérarchiques afin qu’ils les signent. Les factures validées étaient ensuite envoyées à la comptabilité qui les réglait. Les entrées de marchandises liées aux factures de marchandises ayant un rapport avec le système ERP étaient tout d’abord comptabilisées dans ce dernier, les factures étaient ensuite transmises à la comptabilité fournisseurs qui les comparait aux entrées de marchandises et validait leur règlement s’il y avait correspondance. Le traitement des factures pouvait ainsi durer jusqu’à 14 jours et les supérieurs hiérarchiques notamment se plaignaient de cet excès de paperasserie. De plus, il était difficile de savoir où les différentes factures se trouvaient au sein de l’entreprise.</p> <h3>« Aujourd’hui, nous traitons 50 % de nos factures fournisseurs en deux jours. Il nous fallait bien deux semaines auparavant.&nbsp;»</h3> <p><span class="bildcaption">Michael Strübi, Responsable du controlling et membre de la direction, Ernst Sutter AG</span></p>

Saisie et traitement numérique des factures fournisseurs

<h3>Saisie et traitement numérique des factures fournisseurs</h3> <p>Ernst Sutter AG a décidé d’adopter une solution globale d’Arcplace, qui permet d’intégrer les factures fournisseurs au système ERP existant, de les traiter efficacement par voie électronique et de les archiver conformément à la législation, afin de résoudre ces problèmes. Cette solution se base sur le logiciel TCG DocProStar pour la numérisation des factures sur papier ou reçues par e-mail et sur Basware Alusta (P2P) pour la réalisation du workflow de traitement des factures numériques. Dans un premier temps, les factures sont numérisées à l’aide de DocProStar, elles sont ensuite transmises aux processus en grande partie automatisés d’imputation, de vérification et&nbsp;d’approbation de Basware Alusta avec les données extraites et validées.</p> <p>Les données des factures liées à des commandes sont comparées à celles du système de commande correspondant, automatiquement imputées et transmises au système de comptabilité financière si tous les critères définis sont remplis. Les factures sans rapport avec le système de commande sont traitées dans le cadre d’un processus électronique de vérification et d’approbation basé sur le principe du double contrôle. Les postes à approuver sont automatiquement saisis et envoyés par e-mail à la personne responsable. Les factures, qui ont été très simplement approuvées en un clic, sont ensuite transmises automatiquement au système de comptabilité financière. Un écran des factures, ainsi que leur historique, l’imputation et les données de l’entête, est finalement enregistré sous forme numérique</p>

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Abschnitt: Solution

<p>Étude de cas</p> <h1>Ernst Sutter AG automatise le traitement de ses factures</h1>

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Les résultats

<h3>Les résultats</h3> <p>Michael Strübi, responsable du controlling et membre de la direction, se montre très satisfait. « Aujourd’hui, nous traitons 50% de nos factures fournisseurs en deux jours. Il nous fallait bien deux semaines auparavant. » Le responsable du projet évoque d’autres améliorations importantes: « Nous pouvons désormais imputer plus précisément les coûts et bénéficions d’une meilleure transparence pour ces derniers. Je remarque aussi une plus grande prise de conscience de la part des responsables des coûts, car ils reçoivent directement les factures et doivent les approuver. Les processus en grande partie automatisés et l’archivage numérique conforme à la législation nous permettent d’éviter les erreurs de classement ou les pertes de pièces justificatives. »</p> <p>Le responsable de projet souligne que les collaborateurs, et notamment les cadres, ont très bien accepté le système. « Auparavant, les supérieurs hiérarchiques passaient des heures à vérifier les factures sur papier et à trouver les informations associées. Ils reçoivent désormais un e-mail par jour qui contient la liste claire de tous les postes ouverts et peuvent les vérifier, puis les approuver en quelques clics. » Les spécialistes d’Arcplace ont réalisé le projet en quatre mois seulement sans perturber le fonctionnement de la comptabilité. Le système fonctionne tellement bien qu’il doit être introduit dans d’autres entreprises du groupe Fenaco dans les mois à venir.</p>

En bref

<h3>En bref</h3> <ul> <li>Solution automatique de bout en bout pour le traitement électronique et l’archivage conforme à la législation des factures fournisseurs sur papier ou reçues par e-mail</li> <li>Processus beaucoup plus efficaces et temps de traitement considérablement réduits</li> <li>Meilleure attribution des coûts, erreurs de saisie et d’archivage ainsi que pertes de pièces justificatives évitées</li> <li>Plus grande prise de conscience des coûts par les collaborateurs qui ont une vision plus claire des factures</li> <li>Plus de transparence en matière de frais et meilleur contrôle des pièces justificatives</li> <li>Allègement de la charge de travail de la comptabilité</li> <li>Intégration parfaite aux systèmes ERP et de comptabilité fournisseurs existants Logiciels utilisés</li> <li>TCG DocProStar (numérisation, extraction des données et validation)</li> <li>Basware Alusta (P2P) (processus d’imputation, de vérification et d’approbation électroniques)</li> <li>Archivage windream (archivage électronique conforme à la législation)</li> </ul>

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Abschnitt: Résultats

La troisième entreprise suisse de transformation de la viande

<p>Ernst Sutter AG est l’une des plus grandes entreprises suisses dans le secteur de la boucherie et de la charcuterie. Elle produit de la viande et de la charcuterie sur cinq sites qu’elle livre ensuite aux professionnels, aux grossistes et aux détaillants de toute la Suisse via deux plateformes régionales. Elle exporte également différentes spécialités dans l’UE et en Asie. L’entreprise compte près de 1 000 collaborateurs et a réalisé un chiffre d’affaires de 546 millions de francs suisses en 2016. Ernst Sutter AG, qui fait désormais partie du groupe Fenaco, a créé le premier label de qualité et de développement durable pour la viande, « Agri Natura », en 1989.</p>

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Abschnitt: Situation initiale

Bild Ernst Sutter AG

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<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Les objectifs de la troisième entreprise suisse de transformation de la viande consistaient à réduire les temps de traitement des factures fournisseurs, à diminuer la charge de travail due au traitement sur papier pour les collaborateurs, les cadres et la comptabilité, ainsi qu’à renforcer la transparence des coûts. Une solution globale d’Arcplace pour le traitement électronique efficace et l’archivage des factures des fournisseurs conforme à la législation, qui est parfaitement intégrée au système ERP de l’entreprise, a permis de les atteindre en quatre mois seulement.</span></span></p>

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<h3>Étude de cas en PDF</h3>

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Situation initiale

<h3>Situation initiale</h3> <p>Chaque année, les RhB traitent environ 35’000 factures fournisseurs, jusque-là manuellement et principalement sur papier. Pour la pré-saisie, les factures étaient numérisées, puis transmises aux différentes divisions sur papier. Une fois affectés et signés, les documents étaient retournés à la comptabilité fournisseurs, puis numérisés une seconde fois avant d’être transférés dans le système comptable pour leur comptabilisation et leur règlement. Or ce processus manquait de transparence, impliquait d’importantes ressources et occasionnait des coûts élevés.</p>

Solution

<h3>Solution</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Réduction des délais</span></li> <li><span class="MaaxBold">Exploitation optimisée des ressources</span></li> <li><span class="MaaxBold">Transparence accrue du processus</span></li> </ul> <p>La solution implémentée d’Arcplace, qui a été intégrée totalement dans le système existant des RhB, garantit un traitement électronique ultra-efficace des factures papier et PDF. L’utilisation de la technologie de pointe Basware assure l’intégralité du flux de travail, de la saisie des factures fournisseurs au règlement et à l’archivage en passant par la validation et à l’autorisation. Grâce à cette solution, plus rien ne s’oppose à l’introduction future d’un processus commun à toute l’entreprise pour le traitement des commandes, des fournisseurs et des notes de frais (Purchase-to-Pay).</p> <h3>« La collaboration avec Arcplace a été professionnelle, juste et franche. Nous avons travaillé d’égal à égal durant tout le projet.&nbsp;»</h3> <p><span class="bildcaption">Jörg Steiner, chef de projet Informatique, Rhätische Bahn AG</span></p>

Résultats

<h3>Résultats</h3> <ul> <li>Processus beaucoup plus efficace et temps de traitement réduits</li> <li>Garantie du respect des réglementations des compétences grâce à la validation électronique des factures fournisseurs</li> <li>Transparence du processus, professionnalisation</li> <li>Solution étendue propice à l’introduction d’un processus commun à toute l’entreprise pour le traitement des commandes, des fournisseurs et des notes de frais</li> </ul>

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Abschnitt: Situation initiale, Solution, Résultats

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Les plus grands chemins de fer alpins de Suisse, Rhätische Bahn AG (RhB), misent sur une solution innovante d’Arcplace pour l’introduction du traitement numérique de ses factures. Ce processus entièrement automatisé permet aujourd’hui de saisir, de valider, d’autoriser, de transmettre pour paiement et d’archiver en bonne et due forme et efficacement les factures papier et PDF.</span></span></p>

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Abschnitt Lead

<p>Étude de cas</p> <h1>Les Chemins de fer rhétiques prennent de la vitesse avec Arcplace</h1>

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<h3>Nous serons heureux de vous conseiller personnellement</h3> <p><span class="no-break">Vous souhaitez en savoir plus sur le Digital Mailroom ? Contactez-nous.</span></p>

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Étude de cas en PDF

<h3>Étude de cas en PDF</h3>

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Situation initiale

<h3>Situation initiale</h3> <p>L’entreprise VERIT Immobilier SA est en pleine phase de transformation numérique. La numérisation interne de toutes les factures fournisseurs devrait être remplacée et une digital mailroom introduite. Au vu du gros volume de documents qui devait être numérisé et classé chaque jour, l’entreprise a décidé d’externaliser la numérisation afin de pouvoir réduire davantage les tâches manuelles répétitives et donc chronophages de ses collaborateurs.</p>

Solution

<h3>Solution</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Numérisation de plus 100’000 documents par an</span></li> <li><span class="MaaxBold">Utilisation d’une technologie prometteuse avec l’IA</span></li> <li><span class="MaaxBold">Gain de temps grâce à l’automatisation</span></li> </ul> <p>Les documents physiques sont numérisés dans le Scan &amp; BPO Center d’Arcplace, puis classés et extraits. L’utilisation de la technologie DocProStar dans la classification des documents du courrier entrant joue ici un rôle important, étant donné que celle-ci fonctionne avec le soutien de l’intelligence artificielle (IA) sous la forme du « machine learning ». Une « expérimentation » de la solution avec des documents exemples de VERIT Immobilier était nécessaire au préalable. Pendant le fonctionnement, le système apprend constamment davantage et cette intelligence de classification peut être étendue, d’une part avec l’amélioration grâce au « self learning », d’autre part en ajoutant de nouveaux types de documents. L’objectif est d’utiliser ces technologies de manière à optimiser en permanence la solution, à décharger les gestionnaires des tâches manuelles et à poursuivre l’automatisation des processus. Un reporting détaillé et dynamique garantit également la transparence totale des quantités de traitement et des taux d’automatisation.</p> <h3>« Un processus d’entrée structuré est pour nous indispensable. Le courrier numérisé est important pour le traitement automatisé de nos processus-clés.&nbsp;»</h3> <p><span class="bildcaption">Martin Frei, Chief Digital Officer (CDO), VERIT Immobilier SA</span></p>

Résultats

<h3>Résultats</h3> <ul> <li>Traitement numérique des factures fournisseurs</li> <li>Digital mailroom avec des documents classés</li> <li>Efficacité accrue, moins de tâches répétitives, temps de traitement plus rapide</li> <li>Dans la lignée de la stratégie de la digitalisation</li> <li>Reporting transparent</li> </ul>

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Abschnitt: Situation initiale, Solution, Résultats

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Dans la lignée de sa stratégie de digitalisation complète, VERIT Immobilier SA a opté pour les services de numérisation d’Arcplace. Chaque année, plus de 100’000 courriers entrants sont numérisés à l’aide de la technologie de numérisation d’OPEX en une étape. Pour la classification et l’extraction des données, nous avons recours à TCG DocProStar avec son intelligence artificielle (IA) afin de pouvoir garantir des processus plus efficaces et une transmission fluide vers les systèmes périphériques existants.</span></span></p>

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Abschnitt Lead

<p>Étude de cas</p> <h1>VERIT Immobilier promeut la transformation numérique avec Arcplace</h1>

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Haupttitel Étude de cas FR: VERIT Immobilier promeut la transformation numérique avec Arcplace

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<h2>Étude de cas en PDF</h2>

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Situation initiale

<h3>Situation initiale</h3> <p>Fondée en 1907, Retraites Populaires est un acteur incontournable du canton de Vaud. L’institution vaudoise compte aujourd’hui plus de 200’000 clients et emploie plus de 350 personnes réparties sur trois sites. Le traitement manuel des documents entrants (jusqu’à un millier de courriers quotidien), les tâches répétitives et le classement physique des documents papier rendaient difficile le déroulement des processus et demandaient énormément de temps et d’espace de stockage.</p>

Solution

<h3>Solution</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Mise en œuvre de la solution en deux mois</span></li> <li><span class="MaaxBold">Traitement de 1’000 documents par jour</span></li> <li><span class="MaaxBold">Gain de temps grâce à l’automatisation</span></li> </ul> <p>Comment fonctionne le processus chez Arcplace ? Tout le courrier physique entrant est scanné, classé et extrait au sein du Arcplace Scan &amp; BPO Center. L’un des points forts du système concerne la classification grâce à l’utilisation de la technologie DocProStar, qui fait appel à de l’intelligence artificielle (IA) sous forme de « machine learning ». Le système apprend en permanence au cours de son fonctionnement. Cette intelligence de classification peut être élargie par l’ajout de nouveaux types de documents. Une solution en constante évolution permet de réduire encore les charges administratives et d’augmenter l’automatisation des processus. Le service complet comprend, outre la classification des documents, l’extraction des données métiers pertinents, la comparaison avec les données de base et – si nécessaire – une validation manuelle. Un système avancé de lecture des enveloppes avant leur ouverture permet d’établir plusieurs niveaux de listes noires et de renvoyer certaines enveloppes non ouvertes.</p> <h3>« Le succès d’Arcplace à Retraites Populaires résulte de son excellent déploiement à chaque étape, et du dynamisme affiché entre les deux sociétés. »</h3> <p><span class="bildcaption">Eric Birchmeier, Directeur de la Division services, Retraites Populaires</span></p>

Résultats

<h3>Résultats</h3> <ul> <li>Optimisation des ressources</li> <li>L’automatisation permet un gain de temps</li> <li>Efficacité accrue, moins de tâches répétitives</li> <li>Solution extensible pour d’autres processus</li> <li>Meilleure transparence sur l’intégralité du processus grâce à des tableaux de bords</li> </ul>

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Jusqu’en 2022, Retraites Populaires recevait encore l’ensemble de son courrier sous forme physique. L’institution vaudoise a, ensuite, décidé d’externaliser l’intégralité de la réception et de la numérisation de son courrier entrant auprès d’Arcplace. Suite au démarrage du service, plus de 300’000 courriers sont traités annuellement chez Arcplace, en toute transparence pour Retraites Populaires et ses clients. Des technologies modernes faisant appel à de l’intelligence artificielle permettent d’automatiser une grande partie du traitement historiquement réalisé à la main.</span></span></p>

Retraites Populaires mise sur le service innovant de courrier entrant d’Arcplace

<p>Étude de cas</p> <h1>Retraites Populaires mise sur le service innovant de courrier entrant d’Arcplace</h1>

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Abschnitt: Ausgangslage, Lösung, Resultate & Kontakt FR

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Box Text Le traitement du courrier au fil du temps

<p><br /> « En 2007, Arcplace proposait déjà sur son site web un 'traitement automatique du courrier'. Cette solution n'a toutefois pas suscité beaucoup d'intérêt à l'époque, car les entreprises n'avaient pas encore numérisé les processus déclenchés par le courrier entrant.Nous avons donc supprimé cette offre et ne l'avons proposée à nouveau qu'en 2015 – avec les premiers succès », raconte Robbert Spierings, CEO &amp; Founder. Alors que la Digital Mailroom n'en était qu'à ses débuts, les documents étaient certes scannés, mais les responsables des départements les imprimaient à nouveau. Le chemin vers le bureau sans papier était long et la valeur ajoutée n'était pas encore visible à l'époque.</p> <h3>Bien plus que du courrier</h3> <p>Alors que l'envoi de courrier s'est longtemps limité aux lettres physiques ou aux e-mails, le volume du courrier entrant a considérablement évolué. Le courrier est reçu par différents canaux numériques, l'envoi de lettres est en recul et l'envoi de colis a augmenté de 12,5 % par an au cours des dix dernières années. Le travail à domicile a également une grande influence sur le traitement efficace et sûr du courrier dans l'entreprise. Tout comme le volume et les tendances du courrier entrant ont changé, la solution d'Arcplace a elle aussi évolué en permanence. Roger Egli, Head Professional Services &amp; Solution Owner Input Management chez Arcplace, a expliqué en compagnie de Roland Bigler, CEO de CodX Software, en quoi consiste cette évolution, quels sont les avantages d'un processus de bout en bout et quelle est la valeur ajoutée d'une Digital Mailroom dans l'entreprise.</p> <p>Nous avons été très heureux du feedback du participant Taskin Sirin, Julius Baer, qui nous est parvenu le soir même : « Merci beaucoup pour l'accueil chaleureux, la bonne visite de l'entreprise et le super apéro. Ce fut un plaisir de faire des connaissances intéressantes et de constater le professionnalisme de l'entreprise. » Nous vous remercions !</p> <h3>Vous avez manqué un événement ? Pas de problème !</h3> <ul> <li>Vous souhaitez vous aussi avoir un aperçu approfondi du processus de bout en bout d'une Digital Mailroom et découvrir les rôles que jouent l'automatisation avec l'IA, le suivi de bout en bout et le système de suivi des processus ?</li> <li>Vous souhaitez visiter notre Scan &amp; BPO Center ?</li> <li>Vous souhaitez profiter d'une analyse de potentiel gratuite pour savoir si l'introduction d'une Digital Mailroom est judicieuse dans votre cas particulier ?</li> </ul> <h3>Dans ce cas, nous nous réjouissons de votre prise de contact :</h3>

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Abschnitt: Text Le traitement du courrier au fil du temps

Bild Stadtverwaltung Winterthur FR

[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

Bildlegende FR

<p><span class="bildcaption no-break">Le conférencier Roger Egli est actif depuis plus de 15 ans dans l'input management.</span></p>

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Abschnitt: Bild FR

Box Lead Arcplace remporte un contrat majeur de la ville de Winterthur

<p>Le 16 juillet 2024</p> <h1><span class="no-break">Le traitement du courrier au fil du temps</span></h1> <p><span class="lead-text"><span class="no-break"><span class="MaaxItalic">Lors de la table ronde organisée au Scan & BPO Center de Glattbrugg, Arcplace a emmené plus de 25 participants dans un voyage dans le temps et leur a présenté les 'meilleures pratiques d'une Digital Mailroom'. Afin de pouvoir se faire une idée du fonctionnement actuel d'une Digital Mailroom et des innombrables facettes de cette solution, les invités ont pu faire une visite des lieux. L'événement s'est terminé par un échange commun autour d'un apéritif.</span></span></span></p>

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Abschnitt Lead: Le traitement du courrier au fil du temps

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<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Contact</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--blue dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "0c63c3f5-ef6a-48cb-9e82-75af4b6c2962" }); </script> </div> </div> </section>

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Abschnitt: Link auf LinkedIn FR

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Abschnitt: Ausgangslage, Lösung, Resultate & Kontakt FR

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<h3>Étude de cas en PDF</h3>

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<p>Étude de cas</p> <h1>Profond prévoit grâce au Digital Mailroom Service « Light »</h1>

Box Lead Case Study: Profond prévoit grâce au Digital Mailroom Service « Light »

<p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="lead-text no-break">De nombreux employés travaillent de plus en plus souvent à domicile, c’est également le cas à Profond Institution de Prévoyance à Zurich. Profond a choisi le Digital Mailroom Service « Light » d’Arcplace afin que le courrier postal quotidien ne reste pas en attente. Celui-ci est transféré au Scan &amp; BPO Center d’Arcplace, y est numérisé, puis transmis à Profond. L’institution de prévoyance peut alors le traiter de manière simple et rapide.</span></span></span></p>

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Situation initiale

<h3>Situation initiale</h3> <p>Profond Institution de Prévoyance est l’une des plus grandes fondations collectives suisses avec plus de 57 000 assurés. Elle emploie environ 100 collaborateurs sur les sites de Zurich, Crissier, Saint-Gall et Bienne. Jusqu’à présent, le courrier reçu était physiquement distribué à tous les sites en interne. Sa réception dans les délais et son traitement devenaient toutefois problématiques en raison du télétravail de plus en plus fréquent.</p>

Solution

<h3>Solution</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Mise en place du service en trois semaines et demie</span></li> <li><span class="MaaxBold">Traitement efficace de 100 lettres par jour au maximum</span></li> <li><span class="MaaxBold">Extension du service à l’aide d’une Blacklist</span></li> </ul> <p>Arcplace a mis en place le Digital Mailroom Service « Light » pour le site de Zurich en seulement trois semaines et demie. Le courrier physique est ainsi transféré au Scan &amp; BPO Center d’Arcplace où il est traité au moyen d’une infrastructure de numérisation haute performance. Un fichier PDF/A est généré pour chaque enveloppe, puis tous ces fichiers sont transmis au client par l’intermédiaire d’un serveur SFTP. À la demande de Profond, une Blacklist a été ajoutée au service standard. Après sa numérisation, tout le courrier postal destiné au service du personnel est envoyé à une boîte de réception à laquelle une seule personne de Profond a accès. Les lettres qui ont été numérisées sont classées dans des boîtes, éventuellement avec des objets en 3D triés, puis renvoyées à Profond trois fois par semaine.</p> <h3>« Nous recherchions un partenaire capable de mettre en place une solution de courrier numérique évolutive de manière rapide et <span class="no-break">pragmatique</span>. »</h3> <p><span class="bildcaption">Marco Immler, responsable du service Innovation et technologie, membre de la direction de Profond</span></p>

Résultats

<h3>Résultats</h3> <ul> <li>Le courrier postal est reçu sous forme numérique à n’importe quel endroit</li> <li>Il est possible de traiter le courrier numérisé de manière simple et rapide</li> <li>Il est possible de faire évoluer cette solution grâce à une interface avec la comptabilité ou en utilisant la technologie OCR</li> <li>Solution flexible, mise en place pragmatique</li> </ul>

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Text Arcplace SA

<h3>Arcplace SA</h3> <p>La société suisse Arcplace SA est un prestataire de services informatiques spécialisé qui aide les organisations à numériser et à automatiser les processus liés aux documents ainsi qu’à l’archivage électronique.</p> <p>Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. Société privée et indépendante, Arcplace possède une équipe professionnelle de plus de 100 collaborateurs.</p> <p>Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse. En outre, Arcplace est certifié selon la norme ISO 27001 relative à la sécurité de l’information.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Head Marketing<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Abschnitt: Arcplace SA (Kopie 1)

Box Text Arcplace à nouveau certifiée ISO 27001 et en préparation pour l'audit ISAE 3402

<p><br /> La certification ISO 27001 est une norme mondialement reconnue qui aide les organisations à identifier, évaluer et traiter les risques liés à la sécurité de l'information. Le renouvellement de la certification d'Arcplace – désormais dans la version actuelle ISO 27001:2022 – est le résultat d'un engagement à long terme en faveur de la sécurité de l'information. Grâce à des audits internes et externes rigoureux, à la formation des collaborateurs et à des mesures d'amélioration continue, Arcplace a pu garantir que ses pratiques en matière de sécurité de l'information sont à jour et conformes aux normes requises. « Cette nouvelle certification n'est pas seulement une confirmation des efforts d'Arcplace, mais aussi une promesse faite à nos clients et à nos parties prenantes. Ils peuvent avoir confiance dans le fait que leurs données sensibles sont entre les mains d'une entreprise qui s'est engagée à respecter pleinement les normes de sécurité les plus élevées », explique Joachim Aschoff, Chief Operating Officer chez Arcplace.</p> <h3>La sécurité de l'information comme engagement</h3> <p>Arcplace reste déterminée à améliorer continuellement ses pratiques de sécurité et de contrôle afin de faire face à des menaces et à des exigences en constante évolution et de consolider sa position de leader dans le secteur. L'entreprise s'est fixé l'objectif ambitieux d'obtenir le rapport ISAE 3402 Type II d'ici l'automne de cette année et de démontrer ainsi l'efficacité de son système de contrôle interne. Ce rapport, une norme d'audit internationalement reconnue qui sert en particulier les clients du secteur réglementé de l'environnement financier, est crucial pour leur confiance dans la sécurité et l'intégrité des services d'Arcplace. L'entreprise prouve ainsi une fois de plus son engagement en faveur de la sécurité de l'information.</p> <p>Joachim Aschoff ajoute : « En tant que fournisseur de services spécialisé qui effectue des tâches pour d'autres entreprises dans le cadre de services basés sur les technologies de l'information, la norme ISAE est particulièrement pertinente pour Arcplace. Avec le rapport ISAE 3402 Type II, outre les objectifs de contrôle et leur mise en œuvre, l'efficacité opérationnelle de ces contrôles est analysée par échantillonnage. Cela signifie que l'on vérifie, sur une période définie, si les contrôles fonctionnent réellement. Le rapport de contrôle nous permet donc de savoir avec certitude si nous atteignons les objectifs ambitieux que nous nous sommes fixés en matière de sécurité de l'information. Dans l'ensemble, il est judicieux de nous faire auditer sur la base de la norme ISAE – avec le rapport de type II, nous fournissons à nos clients qui externalisent leurs services chez nous les informations nécessaires pour leurs propres contrôles internes. »</p>

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Abschnitt: Text Arcplace à nouveau certifiée ISO 27001 et en préparation pour l'audit ISAE 3402

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[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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Box Lead Arcplace à nouveau certifiée ISO 27001 et en préparation pour l'audit ISAE 3402

<p>Le 10 avril 2024</p> <h1><span class="no-break">Arcplace à nouveau certifiée ISO et en préparation pour l'audit ISAE</span></h1> <p><span class="lead-text"><span class="no-break"><span class="MaaxItalic">Arcplace a terminé avec succès la recertification ISO 27001 – un certificat attestant de plus<br /> de 10 ans de sécurité de l'information rigoureuse pour les clients du prestataire de services informatiques indépendant suisse. En parallèle, l'entreprise travaille pour la première fois à faire vérifier l'efficacité de son système de contrôle interne (SCI) selon la norme ISAE 3402. Avec cette nouvelle étape, Arcplace souligne son engagement en faveur de normes de sécurité strictes.</span></span></span></p>

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Abschnitt Lead: Arcplace à nouveau certifiée ISO 27001 et en préparation pour l'audit ISAE 3402

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Bildlegende FR

<p><span class="bildcaption no-break">Le renouvellement de la certification d'Arcplace est le résultat d'un engagement à long terme en faveur de la sécurité de l'information.</span></p>

Text Arcplace SA

<h3>Arcplace SA</h3> <p>La société suisse Arcplace SA est un prestataire de services informatiques spécialisé qui aide les organisations à numériser et à automatiser les processus liés aux documents ainsi qu’à l’archivage électronique.</p> <p>Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. Société privée et indépendante, Arcplace possède une équipe professionnelle de plus de 100 collaborateurs.</p> <p>Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse. En outre, Arcplace est certifié selon la norme ISO 27001 relative à la sécurité de l’information.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Head Marketing<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Abschnitt: Arcplace SA (Kopie 1)

Box Text Archivage universel : nouvelles solutions d'archivage basées sur le cloud d'Arcplace

<p><br /> Au cours des dix dernières années, le secteur de l'archivage a considérablement évolué en raison de la transformation numérique. Ce changement a eu pour conséquence de rendre l'archivage principalement numérique, ce qui facilite l'accès tout en augmentant la sécurité. En outre, les entreprises sont aujourd'hui confrontées au fait de devoir stocker non seulement des documents, mais aussi des contenus multimédias et des données provenant de différentes sources, conformément à la législation. De plus en plus d'entreprises reconnaissent la valeur des données (Digital Assets), qui peuvent être mieux exploitées à l'aide de Data Analytics et de Business Intelligence.</p> <h3>L'archivage basé sur le cloud offre de grands avantages</h3> <p>L'archivage universel est mis à disposition via le cloud suisse Arcplace public, et disponible aussi en mode cloud privé. Dans les deux cas, les clients bénéficient des mêmes avantages :</p> <ul> <li> <h3>Des données plus accessibles, plus de sécurité et moins d'efforts</h3> Le stockage centralisé et les interfaces modernes permettent d'accéder rapidement et facilement à tous les types de contenus et améliorent ainsi l'accessibilité des données. Comme il n'y a plus qu'un seul référentiel à gérer, il est possible d'économiser du temps et des ressources. Des protocoles de sécurité uniformes garantissent une protection cohérente de toutes les informations d'entreprise archivées.</li> <li> <h3>Migration aisée des archives existantes</h3> Les anciens systèmes d'archivage peuvent être migrés facilement et de manière fiable vers l'ère du cloud grâce à Universal Archiving d'Arcplace. Les couts de maintenance élevés associés aux anciens systèmes et le risque de perte ou d'endommagement des données sont minimisés. Dans le cloud, les données peuvent être utilisées pour des applications d'exploration de données. La technologie du cloud améliore les performances, la fiabilité et l'évolutivité.</li> <li> <h3>Stockage des données des applications qui ne sont plus utilisées</h3> <p>L'archivage universel permet de conserver en toute sécurité et conformément à la loi les données des applications qui ont été remplacées et qui ne sont donc plus utilisées activement dans leur intégralité, mais qui doivent être conservées pour des raisons juridiques. Les anciennes applications ne doivent donc plus être exploitées et maintenues, ce qui réduit la complexité et les couts de manière drastique.</p> </li> <li> <h3>Gestion centralisée de la rétention – suppression des données</h3> <p>L'archivage universel permet de supprimer les données de manière contrôlée et conforme au droit, ou de suspendre la politique de rétention en cas d'éventuels cas juridiques (« legal hold »).</p> </li> <li> <h3>Recherche ciblée concernant la protection des données et éventuel black-out/effacement</h3> <p>L'archivage universel permet d'effectuer des recherches ciblées dans les bases de données. Il est également possible d'inclure des photos et des séquences de films. Selon le type de fichier, il est possible de masquer ou supprimer de manière ciblée certaines informations afin de respecter les exigences de la loi sur la protection des données.</p> </li> <li> <h3>Intégration dans l'environnement informatique existant</h3> <p>Universal Archiving propose également un accès via API (approche API-First) pour l'intégration dans des applications existantes ou des plateformes de gestion des processus ou de reporting, ce qui permet d'augmenter le degré d'automatisation.</p> </li> </ul> <h3>Un service orienté vers l'avenir dans la meilleure tradition d'Arcplace</h3> <p>Selon le fondateur et CEO d'Arcplace, Robbert Spierings, le nouveau service représente une extension logique du portefeuille d'offres d'Arcplace : « Avec la solution Universal Archiving, nous reprenons l'idée de base d'Arcplace – notre engagement pour un archivage efficace et sûr des informations d'entreprise, qui a commencé en 2006 avec des services d'archivage des e-mails. Avec cette nouvelle solution, nous tenons compte de l'évolution des besoins de nos clients et leur permettons de profiter des dernières avancées en matière de technologie cloud ».</p> <p>Pour plus d'informations, voir https://www.arcplace.ch/fr/solutions/archivage-universel.</p>

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Abschnitt: Text Arcplace numérise les factures qui arrivent à l'hôpital cantonal de Winterthur

Bild Universal Archiving FR

[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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Box Lead Archivage universel : nouvelles solutions d'archivage basées sur le cloud d'Arcplace

<p>Le 4 mars 2024</p> <h1><span class="no-break">Archivage universel : nouvelles solutions d'archivage basées sur le cloud</span></h1> <p><span class="lead-text"><span class="no-break"><span class="MaaxItalic">Arcplace, l'un des principaux fournisseurs suisses de solutions de gestion et d'archivage de documents, lance « Universal Archiving », une offre d'archivage optimisée pour le cloud. Grâce à l'utilisation de technologies de pointe, cette solution améliore considérablement l'accessibilité, l'évolutivité et la sécurité de l'archivage numérique. Les nouvelles solutions conviennent aux moyennes et grandes entreprises qui souhaitent archiver des données structurées et non structurées provenant de différentes sources conformément à la législation et les utiliser efficacement.</span></span></span></p>

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Abschnitt Lead: Archivage universel : nouvelles solutions d'archivage basées sur le cloud d'Arcplace

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Nouvelle LPD : comment les entreprises peuvent-elles utiliser les données existantes ?

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Box Livre blanc Nouvelle LPD : comment les entreprises peuvent-elles utiliser les données existantes ?

<p><span class="lead-text no-break">En lien avec l’entrée en vigueur de la loi sur la protection des données révisée au 1er septembre 2023, les entreprises nous demandent régulièrement ce qu’il est possible ou nécessaire de faire avec les données existantes (p. ex. listes d’adresses e-mail). L'avocate Doris des Arts donne des informations dans le dernier livre blanc.</span></p>

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Abschnitt: Livre blanc Nouvelle LPD : comment les entreprises peuvent-elles utiliser les données existantes ?

Livre blanc : Nouvelle LPD – comment les entreprises peuvent-elles utiliser les données existantes ?

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Haupttitel: Livre blanc Nouvelle LPD : comment les entreprises peuvent-elles utiliser les données existantes ?

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Nouvelle LPD : comment les entreprises peuvent-elles utiliser les données existantes ?

<h3>Nouvelle LPD</h3> <p>Comment les entreprises peuvent-elles <span class="no-break">utiliser</span> les données existantes ?</p>

Download Nouvelle LPD : comment les entreprises peuvent-elles utiliser les données existantes ?

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "fb644b8b-f44a-4fab-bada-ffd6511ef6b4" }); </script> </div> </div> </section>

Révision de la LPD

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Abschnitt: Download Révision de la LPD : Les principaux changements juridiques pour les PME

Box Livre blanc Révision de la LPD : Les principaux changements juridiques pour les PME

<p><span class="lead-text no-break">Depuis le 1 septembre 2023, les entreprises devront se conformer à la nouvelle loi fédérale sur la protection des données (LPD) qui a été totalement révisée. Celle-ci prévoit des amendes personnelles directes pouvant aller jusqu’à 250 000 CHF, pour les dirigeants et les collaborateurs responsables de la protection des données, en cas de violation intentionnelle des obligations découlant de la LPD.</span></p>

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Abschnitt: Livre blanc Révision de la LPD : Les principaux changements juridiques pour les PME

Livre blanc : Révision de la LPD – Les principaux changements juridiques pour les PME

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Haupttitel: Livre blanc Révision de la LPD : Les principaux changements juridiques pour les PME

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Download Révision de la LPD

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "2fcfc214-023b-497e-b216-d0db2c44c973" }); </script> </div> </div> </section>

Révision de la LPD 2023

<h3>Révision de la LPD 2023</h3> <p>Les principaux changements juridiques pour les PME au 1 septembre 2023</p>

Text Arcplace SA

<h3>Arcplace SA</h3> <p>La société suisse Arcplace SA est un prestataire de services informatiques spécialisé qui aide les organisations à numériser et à automatiser les processus liés aux documents ainsi qu’à l’archivage électronique.</p> <p>Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. Société privée et indépendante, Arcplace possède une équipe professionnelle de plus de 100 collaborateurs.</p> <p>Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse. En outre, Arcplace est certifié selon la norme ISO 27001 relative à la sécurité de l’information.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Head Marketing<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Abschnitt: Arcplace SA (Kopie 1)

Box Text Arcplace numérise les factures qui arrivent à l'hôpital cantonal de Winterthur

<p><br /> Le KSW est un hôpital central qui compte près de 4000 collaborateurs, 500 lits, et qui assure des soins médicaux primaires complets pour un quart de million d'habitants de l'agglomération de <span class="no-break">Winterthur</span>. Il fournit en outre des prestations médicales hautement spécialisées à près d'un demi-million de personnes.</p> <p>Le flux annuel de factures fournisseurs de l'hôpital cantonal comprend environ 60 000 factures. En mettant en place une plateforme Purchase-to-Pay (P2P) destinée au traitement automatisé des factures, le KSW a décidé de faire numériser toutes les factures entrantes.</p> <h3>Amélioration de la rentabilité grâce à la solution d'input management</h3> <p>Le processus de traitement est optimisé de manière à garantir un traitement des factures fournisseurs entrantes dans les meilleurs délais. Les factures papier sont scannées. L'importation des factures PDF s'accompagne à chaque fois d'une extraction des données qui sont importantes pour le processus et pour la comptabilisation ; ensuite une comparaison automatique avec les données de base du système ERP est opérée ce qui permet d'obtenir alors des informations de facturation vérifiées. Si les factures sont transmises en papier et en format PDF, l’hôpital reçoit aussi des e-factures. Une fois toutes les factures validées les fichiers sont transmis via un serveur SFTP à un système existant de l'hôpital cantonal dans lequel les factures sont traitées au moyen d'un workflow de contrôle et de validation. Le portail client <span class="no-break">myArcplace</span> permet au KSW de consulter à tout moment les principaux paramètres de traitement, de connaître le canal d'entrée et le jour du traitement. Les informations en temps-réel donnent un ensemble de statistiques ainsi qu’un aperçu du niveau de service (SLA).</p> <p>Le processus automatisé permet de traiter les factures plus rapidement et à moindre coût. Cela permet aussi de garantir l'exhaustivité et la qualité nécessaire des informations de facturation ; cela vaut également pour les exigences légales.</p> <h3>Archivage conforme à la loi dans le DMS/Archive Cloud</h3> <p>Une fois les factures vérifiées et validées par l'ERP, les pièces qui y sont annexées, le protocole de validation, ainsi que les méta-informations correspondantes sont stockés dans le DMS/Archive Cloud <span class="no-break">d'Arcplace</span> pour archivage. La solution d'archivage conviviale et flexible offrira au KSW la possibilité de gérer à l'avenir d'autres types de documents ou de dossiers électroniques, et garantira de les archiver dans le respect des dispositions légales. Le service DMS/Archive Cloud peut également être aménagé pour être utilisé en tant que boîte de réception numérique pour le courrier entrant. Tant le service DMS/Archive Cloud que les centres de données sont certifiés au regard de la norme de sécurité de l'information ISO/IEC 27001.</p>

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Abschnitt: Text Arcplace numérise les factures qui arrivent à l'hôpital cantonal de Winterthur

Bild Kantonsspital Winterthur FR

[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<p><span class="bildcaption no-break">L'hôpital cantonal de Winterthur – Vue sur la nouvelle aile de l'hôpital (Image source : KSW)</span></p>

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Box Lead Arcplace numérise les factures fournisseurs l'hôpital cantonal de Winterthur

<p>Le 30 mars 2023</p> <h1><span class="no-break">Arcplace numérise les factures fournisseurs de l'hôpital cantonal de Winterthur</span></h1> <p><span class="lead-text"><span class="no-break"><span class="MaaxItalic">Concernant la numérisation du traitement des factures, l'hôpital cantonal de Winterthur (KSW) a opté pour les scanning services et la solution DMS/Archive Cloud proposés par Arcplace. Outre la numérisation de toutes les factures papier, les informations de facturation nécessaires sont saisies à partir des factures PDF et électroniques, validées et transmises au KSW dans un système existant pour y être traitées ultérieurement. C'est finalement le DMS/Archive Cloud qui assure l'archivage conformément à la loi des documents numériques.</span></span></span></p>

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Abschnitt Lead: Arcplace numérise les factures fournisseurs de l'hôpital cantonal de Winterthur

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Box Text Arcplace a toujours le vent en poupe

<p><br /> Le prestataire de services informatiques suisse indépendant est parvenu à évoluer sans cesse. Sur les trois sites de Zurich, Glattbrugg et Lausanne, plus de 100 collaborateurs expérimentés et engagés apportent aujourd’hui leur aide aux moyennes et aux grandes entreprises qui souhaitent numériser leurs documents et automatiser les processus correspondants. Au cours des trois dernières années, l’organisation a amélioré son professionnalisme et son évolutivité grâce au renforcement des équipes « Operations », « Human Resources » et « Finance &amp; Controlling ». La collaboration avec des partenaires technologiques innovants a permis de développer l’offre en permanence, tout en conservant la priorité stratégique de développer de nouvelles solutions basées sur l’intelligence artificielle dans les domaines de la numérisation, de l’automatisation et de l’archivage. La tendance est de plus en plus au cloud, aux services gérés et à l’externalisation des processus métiers (ou BPO, Business Process Outsourcing).</p> <p>L’entreprise continue d’accorder la priorité à la satisfaction élevée de sa clientèle. « Arcplace privilégie clairement la satisfaction de la clientèle aux bénéfices », explique Robbert Spierings, CEO et fondateur d’Arcplace. « Mettre en place des solutions basées sur les dernières technologies afin qu’elles fonctionnent de manière optimale pour nos clients représente parfois un défi, mais nous considérons que c’est notre mission.&nbsp;»</p> <h3>Le futur commence maintenant avec l’intelligence artificielle, le traitement automatique du langage naturel, etc.</h3> <p>Arcplace propose non seulement des solutions destinées à tous les secteurs, mais se concentre également sur les besoins des entreprises du secteur de la gestion immobilière depuis plusieurs années. L’entreprise a conçu des solutions spécifiques à ce secteur en s’appuyant sur cette expérience, comme la solution de transferts de mandats qui a été développée en collaboration avec VERIT Immobilien, par exemple. Cette solution unique basée sur l’intelligence artificielle figure actuellement dans la liste 'Digital Top 10 : Projekte 2023' et son classement sera communiqué dans le cadre du Digital Real Estate Summit 2023.&nbsp;</p> <p>Les prestataires de services financiers bénéficient également des solutions perfectionnées d’Arcplace qui répondent efficacement aux défis actuels de la gestion des documents et des contenus. Ils peuvent désormais automatiser leurs processus « Know Your Customer » (KYC) grâce aux services correspondants qui ont été lancés récemment. Les tâches manuelles de saisie et de vérification des informations relatives à la conformité sont réduites et l’intelligence artificielle (IA) ainsi que le traitement automatique du langage naturel permettent d’améliorer l’exactitude de ces dernières.</p> <h3>Comment est-ce qu’Arcplace va évoluer?</h3> <p>Arcplace doit impérativement continuer à enrichir son offre pour différents secteurs, par exemple dans les domaines de la gestion des contrats, du traitement des factures ou de l’archivage légal de documents stratégiques pour les entreprises. Les scénarios de croissance possibles font l’objet de discussions internes et avec un comité consultatif mis en place il y a peu. Robbert Spierings en est convaincu: « Notre offre va encore évoluer et le portefeuille changera plusieurs fois, car les nouvelles technologies façonnent notre avenir et de nouvelles possibilités apparaissent sans cesse sur le marché. Notre objectif consiste à poursuivre notre croissance organique. Le nombre de nos collaborateurs va donc également augmenter. Nous voulons toutefois conserver une taille humaine. Nous serons toujours une équipe qui aime jeter des ponts entre les technologies et les besoins des clients. »</p>

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Abschnitt: Text Arcplace a toujours le vent en poupe

Bild Arcplace HQ FR

[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<p><span class="bildcaption no-break">Bureau principal d'Arcplace à Zurich Seefeld</span></p>

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Box Lead Arcplace a toujours le vent en poupe

<p>Le 14 février 2023</p> <h1><span class="no-break">Arcplace a toujours le vent en poupe</span></h1> <p><span class="lead-text"><span class="no-break"><span class="MaaxItalic">Arcplace emploie aujourd’hui plus de 100 personnes grâce à une croissance organique annuelle supérieure à 10% au cours de la dernière décennie. Ses nouvelles solutions techniques pour aider les clients à numériser leurs processus documentaires continuent à alimenter sa croissance.</span></span></span></p>

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Abschnitt Lead: Arcplace a toujours le vent en poupe

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Text Arcplace SA

<h3>Arcplace SA</h3> <p>La société suisse Arcplace SA est un prestataire de services informatiques spécialisé qui aide les organisations à numériser et à automatiser les processus liés aux documents ainsi qu’à l’archivage électronique.</p> <p>Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. Société privée et indépendante, Arcplace possède une équipe professionnelle de plus de 100 collaborateurs.</p> <p>Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse. En outre, Arcplace est certifié selon la norme ISO 27001 relative à la sécurité de l’information.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Head Marketing<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Abschnitt: Arcplace SA (Kopie 1)

Text VERIT et Arcplace SA

<h3>VERIT Immobilier SA</h3> <p>VERIT Immobilier SA est une société immobilière opérant dans toute la Suisse, forte de plus de 60 ans d’expérience dans la gestion et l’administration de biens immobiliers. VERIT est spécialisée dans la gestion, la réhabilitation, la location et la vente de biens immobiliers de propriétaires institutionnels et privés et les accompagne de manière professionnelle et fiable tout au long du cycle de vie des biens immobiliers.&nbsp;</p> <p>VERIT Immobilier SA fait partie du Groupe Avobis depuis 2021. Environ 150 collaborateurs répartis sur dix sites dans toute la Suisse suivent et gèrent plus de 40’000 biens locatifs.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>La société suisse Arcplace SA est un prestataire de services informatiques spécialisé qui aide les organisations à numériser et à automatiser les processus liés aux documents ainsi qu’à l’archivage électronique.</p> <p>Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. Société privée et indépendante, Arcplace possède une équipe professionnelle de plus de 90 collaborateurs.</p> <p>Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse. En outre, Arcplace est certifié selon la norme ISO 27001 relative à la sécurité de l’information.</p>

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Abschnitt: Arcplace SA

Box Text Arcplace et VERIT Immobilier conçoivent ensemble une solution intelligente d’accès aux mandats

<p><br /> Le changement de gestion immobilière comporte dans la pratique quelques écueils quand il s’agit de transférer des dossiers volumineux. Cela implique beaucoup d’efforts et de tâches manuelles, surtout si la nouvelle administration travaille avec des dossiers numériques. En effet, les documents existants au format papier ou PDF doivent être transférés depuis l’ancienne administration vers la structure d’archivage de l’entreprise. Bien souvent, les documents existants au format numérique sont même imprimés et de nouveau scannés, afin d’être ensuite triés, réorganisés et recatalogués. La solution d’accès aux mandats, qui a été conçue en commun par <span class="no-break">Arcplace et VERIT Immobilier</span>, couvre alors l’ensemble du processus allant de l’éventuelle numérisation jusqu’au transfert ciblé dans les archives numériques, en passant par la classification automatique et l’indexation des documents.</p> <h3>L’intelligence artificielle en tant qu’élément central</h3> <p>La nouvelle solution d’accès aux mandats consiste en une logique basée sur l’intelligence artificielle (IA) qui a été testée au préalable sur les documents spécifiques à l’immobilier et la structure d’archivage propre à l’administration. L’intelligence artificielle utilise ici des méthodes avancées telles que le « machine learning », afin de créer en autonomie des algorithmes appropriés sur la base d’exemples en arrière-plan de façon à identifier et traiter correctement les documents à classer dans l’exploitation productive. La composition claire et univoque des structures des dossiers, la sélection minutieuse et représentative des bons exemples en quantité suffisamment grande et une expérimentation constante des nouveaux documents avec l’intelligence artificielle sont essentielles pour un degré d’automatisation élevé et donc décisives pour la réussite d’un projet. Si les différents taux de reconnaissance sont encore trop faibles ou si le contenu ou la mise en page des documents évolue au fil du temps, les algorithmes peuvent être peaufinés ajustés en continu grâce au « self learning », afin que l’IA soit tenue à jour au fur et à mesure de l’évolution des circonstances. L’important est que l’expérimentation et l’ajustement soient réalisés par des experts en étapes de processus définies, contrôlées et itératives.</p> <p>« Avec le nouveau processus d’accès aux mandats, nous avons résolu avec <span class="no-break">Arcplace</span> un problème fondamental dans la gestion. Que les documents soient remis au format papier ou numérique, nous disposons désormais d’une solution simple et intelligente qui nous permet de transférer tous les documents vers des archives non modifiables au format souhaité. Le gestionnaire n’a plus à intervenir que si l’intelligence artificielle présente un facteur d’incertitude trop élevé pour un document », explique <span class="no-break">Martin Frei, Chief Digital Officer chez VERIT Immobilier SA</span>.</p> <h3>Une nette plus-value pour la branche</h3> <p>Avec la solution d’accès aux mandats, chaque accès à un mandat est transféré facilement et rapidement vers le système cible désigné (archives / e-dossier). Compte tenu du degré d’automatisation élevé et de la technologie ultramoderne (IA), il est dorénavant possible d’épurer et d’automatiser en grande partie un processus ardu et laborieux. La préparation des travaux de numérisation peut être réduite au minimum, ce qui permet de gagner un temps précieux. Tous les documents issus de différents types de dossiers (dossier immobilier, dossier de locataire, dossier de propriétaire ou dossier de concierge) peuvent être numérisés et classés avec la même solution.</p> <p>À l’avenir, la branche pourra ainsi bénéficier du travail préalable effectué par <span class="no-break">VERIT Immobilier et Arcplace</span> et gérer ses propres accès aux mandats (format analogique, numérique ou hybride) avec la même solution. Cela représente une plus-value pour toute la branche et comble une lacune, qui est pour l’instant encore largement présente et qui devient de plus en plus importante à mesure que le nombre d’administrations gérant des dossiers numériques augmente.</p> <p><span class="no-break">Stefan Röösli, Account Manager Real Estate chez Arcplace</span> : « En collaboration avec <span class="no-break">VERIT Immobilier</span>, nous avons pu dans ce projet regrouper des technologies avancées en une solution globale. Les technologies de l’IA ne sont pas ici utilisées comme des mots à la mode, mais concrètement et en tant qu’élément central d’un processus quotidien. Avec cette solution, nous sommes convaincus de pouvoir simplifier la vie de la branche de l’immobilier. »</p> <h3>Pour obtenir des informations détaillées sur la solution d’accès aux mandats, veuillez contacter :</h3> <p>Arcplace AG<br /> Dominic Wullschleger<br /> <a href="mailto:d.wullschleger@arcplace.ch">d.wullschleger@arcplace.ch</a><br /> <a data-htmlarea-external="1" href="tel:+41445012224" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 24</a></p> <p><br /> VERIT Immobilien AG<br /> Martin Frei<br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:martin.frei@verit.ch">martin.frei@verit.ch</a><br /> <a data-htmlarea-external="1" href="tel:+41443897718" target="_self" title="click to call">+41 44 389 77 18</a></p>

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Abschnitt: Text Arcplace et VERIT Immobilier conçoivent ensemble une solution intelligente d’accès aux mandats

Bild VERIT FR

[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<p><span class="bildcaption no-break">VERIT Immobilier et Arcplace facilitent la vie du secteur immobilier.</span></p>

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Box Lead Arcplace et VERIT Immobilier conçoivent ensemble une solution intelligente d’accès aux mandats

<p>Le 30 août 2022</p> <h1><span class="no-break">Arcplace et VERIT Immobilier conçoivent ensemble une solution d’accès aux mandats</span></h1> <p><span class="lead-text"><span class="no-break"><span class="MaaxItalic">Afin de faciliter le changement de mandat dans la gestion immobilière, Arcplace et VERIT Immobilier ont conçu ensemble une solution unique basée sur l’intelligence artificielle (IA). Grâce à un degré d’automatisation élevé allant jusqu’à 90 %, les tâches manuelles lors de l’accès à un mandat sont réduites jusqu’à 60 %. Le processus de bout en bout résout ainsi un problème général de la branche en cas de changement de mandat et représente sous cette forme une innovation en Suisse.</span></span></span></p>

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Abschnitt Lead: Arcplace et VERIT Immobilier conçoivent ensemble une solution intelligente d’accès aux mandats

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Text Arcplace SA

<h3>Arcplace SA</h3> <p>La société suisse Arcplace SA est un prestataire de services informatiques spécialisé qui aide les organisations à numériser et à automatiser les processus liés aux documents ainsi qu’à l’archivage électronique.</p> <p>Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. Société privée et indépendante, Arcplace possède une équipe professionnelle de plus de 90 collaborateurs.</p> <p>Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse. En outre, Arcplace est certifié selon la norme ISO 27001 relative à la sécurité de l’information.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Marketing &amp; Communication Manager<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Abschnitt: Arcplace SA

Box Text Hotelplan mise sur une solution d'archive SAP complète d'Arcplace

<p><br /> Le <span class="no-break">Groupe Hotelplan</span> est une filiale de la <span class="no-break">Fédération</span> des coopératives <span class="no-break">Migros</span>. Il est notamment responsable de la stratégie, des finances et de l'informatique. Les archives existantes occasionnaient des coûts élevés et en augmentation constante, et étaient associées à un niveau de service insuffisant. En quête d'une alternative, l'entreprise a opté pour la solution <span class="no-break">d'Arcplace</span>. « Nous voulions une solution déjà appliquée au sein du <span class="no-break">Groupe Migros</span> et capable d'afficher de bonnes références en <span class="no-break">Suisse</span>. Le projet consistait à ce que les conseillers soient compétents et qu'ils puissent développer rapidement une compréhension de nos processus spécifiques, qui ne correspondent pas toujours au standard SAP », explique <span class="no-break">Markus Spichtig</span>, Director Application Development chez <span class="no-break">Groupe Hotelplan</span>.</p> <h3>Transfert d'environ 7,8 millions de documents vers la nouvelle solution d'archive SAP</h3> <p>Après la conception et la modularisation des packs de travail, ce qui contient l'installation, la migration, l'intégration VIM et les méthodes de numérisation, environ 1,5 million de documents ont été migrés du système de test, et 6,3 millions de documents depuis l'environnement productif vers les archives kgs. Les composants ContentServer kgs, MigrationServer kgs, ProxyServer kgs et ScanClient kgs ont été mis en œuvre.</p> <h3>Archivage conforme à la législation dans SAP sans interruption de support</h3> <p>Avec la nouvelle solution <span class="no-break">d'Arcplace</span>, <span class="no-break">Hotelplan</span> peut désormais archiver les nouveaux documents sans interruption de support et de manière totalement intégrée dans le système SAP. En outre, les exigences accrues en matière de conformité sont remplies. L'archive SAP conforme à la législation est actuellement utilisée pour l'archivage des documents d'archivage SAP (GOS), des documents issus de VIM, des différents types de facture, des annexes aux factures et des contrats. <span class="no-break">Markus Spichtig</span> déclare : « Nous étions satisfaits des prestations <span class="no-break">d'Arcplace</span>, et nous le sommes encore. Nous avons réalisé le projet avec un minimum de coûts et de dépassements des délais. La stabilité de l'archive est excellente, et les mises à jour sont relativement simples à exécuter. »</p>

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Abschnitt: Text Hotelplan mise sur une solution d'archive SAP complète d'Arcplace

Bild Hotelplan FR

[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Image source : Groupe Hotelplan)</span></p>

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Box Lead Hotelplan mise sur une solution d'archive SAP complète d'Arcplace

<p>Le 7 juin 2022</p> <h1><span class="no-break">Hotelplan mise sur une solution d'archive SAP complète d'Arcplace</span></h1> <p><span class="lead-text"><span class="no-break"><span class="MaaxItalic">Les systèmes d'archives existants utilisés par Hotelplan et par sa filiale Interhome ont dû être remplacés par des archives complètes et économiquement rentables. Pour le développement et la mise en œuvre de la nouvelle solution, Groupe Hotelplan a fait appel au spécialiste suisse de la gestion des informations et de l'archivage Arcplace. Environ 7,8 millions de documents ont été transférés vers une nouvelle archive SAP juridiquement conforme, basée sur la technologie de logiciel kgs. Cela a permis de réduire les coûts, d'accroître la stabilité et d'améliorer l'évolutivité.</span></span></span></p>

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Abschnitt Lead: Hotelplan mise sur une solution d'archive SAP complète d'Arcplace

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Text Arcplace SA

<h3>Arcplace SA</h3> <p>La société suisse Arcplace SA est un prestataire de services informatiques spécialisé qui aide les organisations à numériser et à automatiser les processus liés aux documents ainsi qu’à l’archivage électronique.</p> <p>Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. Société privée et indépendante, Arcplace possède une équipe professionnelle de plus de 90 collaborateurs.</p> <p>Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse. En outre, Arcplace est certifié selon la norme ISO 27001 relative à la sécurité de l’information.</p> <h3>Parashift SA</h3> <p><span class="no-break">Parashift SA, fondée en 2018, est une entreprise Deep-Tech qui se concentre sur l’autonomisation en matière d’extraction de données grâce au Machine Learning. Parashift est sise à Bâle (Suisse) et emploie environ 40 personnes des secteurs du Machine-Learning Engineering, du développement et de la distribution. Forbes a cité Parashift parmi les 30 start-ups IA d’Europe les plus prometteuses.</span></p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Marketing &amp; Communication Manager<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a><br /> &nbsp;</p> <p>Parashift SA<br /> Mattia Rüfenacht<br /> Head of Business Development &amp; Press Manager<br /> Hauptstrasse 134<br /> CH-4450 Sissach<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41615087777" target="_self" title="click to call">+41 61 508 77 77</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:mattia.ruefenacht@parashift.io" title="Opens window for sending email">mattia.ruefenacht@parashift.io</a><br /> <em class="fa fa-caret-right">&nbsp;</em><a href="http://www.parashift.io" target="_blank" title="Parashift">www.parashift.io</a></p>

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Abschnitt: Arcplace SA

Bild Parashift FR

[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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Box Lead Arcplace et Parashift introduisent le Swarm Learning dans l’Input Management

<p>Le 8 mars 2022</p> <h1><span class="no-break">Arcplace et Parashift introduisent le Swarm Learning dans l’Input Management</span></h1> <p><span class="lead-text"><span class="no-break"><span class="MaaxItalic">Parashift, fournisseur de logiciel basé sur le Machine Learning moderne pour l'extraction de données à partir de documents, annonce son partenariat avec Arcplace, un des principaux prestataires de services IT de Suisse pour la gestion de documents et l’archivage. Grâce à cette collaboration, les entreprises de tailles et de secteurs d’activité différents obtiennent l’accès à des technologies d’extraction uniques qui permettent une automatisation de bout en bout de l’Input Management, en relation avec des services de validation locaux d’Arcplace en Suisse.</span></span></span></p>

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Abschnitt Lead: Arcplace et Parashift introduisent le Swarm Learning dans l’Input Management

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Box Text Arcplace et Parashift introduisent le Swarm Learning dans l’Input Management

<p><br />La combinaison des services d’Input Management et de l’expertise d<span class="no-break">’Arcplace</span> avec la plateforme d’Intelligent Document Processing de <span class="no-break">Parashift </span>augmente la vitesse et la qualité, de mise en œuvre des nouveaux projets de numérisation. « La classification automatique et flexible des types de documents de volume faible et élevé, l’extraction de données pertinentes pour le Workflow combinées à la possibilité de faire valider manuellement les points importants des données par <span class="no-break">Arcplace</span> en <span class="no-break">Suisse</span>, est unique, explique <span class="no-break">Mattia Rüfenacht</span>, <span class="no-break">Head Business Development chez Parashift.</span> Les possibilités d’action vont du traitement des factures à la numérisation des archives, en passant par la gestion du courrier. »</p> <p>Parashift complète les solutions et les services <span class="no-break">d’Arcplace</span> avec la technologie propriétaire de Document Swarm Learning, qui apprend des types de documents, des clients et des secteurs d’activité, ce qui permet ainsi diverses fonctions Out-of-the-Box. Les entreprises profitent de l’accès à des capacités d’extraction flexibles et performantes, créant ainsi la base d’intégration des données des documents dans les systèmes IT et des processus d’activité à moindre frais. Il en résulte d’importantes économies et de nouvelles possibilités fondamentales de gérer des modèles d’affaires numériques.</p> <p>« L’expertise et les solutions <span class="no-break">d’Arcplace </span>associées à la technologie de <span class="no-break">Parashift</span> sont un Game-Changer pour la façon dont travaillent les entreprises avec leurs documents. Etant donné que le nombre de documents en circulation augmente avec le développement de la numérisation, un fort taux d’automatisation du traitement est essentiel. Avec ce partenariat, nous pouvons faire nettement progresser l’adaptation des approches de solution et poser les bases déterminantes de la suite de la transformation numérique », déclare <span class="no-break">Alain Veuve, CEO de Parashift</span>.</p> <p>« La nécessite de traiter les documents de façon simple, rapide et à moindre coût fait partie de la stratégie de numérisation de toutes les organisations. <span class="no-break">Parashift</span> développe dans ce contexte des technologies incomparables qui présentent le potentiel de modifier durablement l’Input Management », ajoute <span class="no-break">Roger Egli, Solution Owner Input Management chez Arcplace</span>.</p>

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La nouvelle loi sur la protection des données en Suisse

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Abschnitt: Download Digitalisation de la comptabilité fournisseurs

Box Guide La nouvelle loi sur la protection des données en Suisse – ce qu’il faut savoir

<p><span class="lead-text no-break">La loi suisse sur la protection des données (LPD) encore en vigueur fait actuellement l’objet d’une révision et remplace l’acte antérieur de 1992. La nouvelle LPD (nLPD) se rapproche du RGPD de l’UE à de nombreux égards et sera donc compatible avec celui-ci. Lic. jur Doris des Arts, directrice et avocate de THE-IT-LAWYERS, présente les principales nouveautés de la nLPD.</span></p>

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Abschnitt: Guide La nouvelle loi sur la protection des données en Suisse – ce qu’il faut savoir

Guide : La nouvelle loi sur la protection des données en Suisse – ce qu’il faut savoir

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Haupttitel: Guide : Digitalisation de la comptabilité fournisseurs

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Guide La nouvelle loi sur la protection des données en Suisse – ce qu’il faut savoir

<h3>La nouvelle LPD (nLPD)</h3> <p>La nouvelle loi sur la protection des données (nLPD) en Suisse – ce qu’il faut savoir</p>

Download Guide Neues Schweizer Datenschutzgesetz FR

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "d02bce66-1d96-4476-8ad3-19e1702e1206" }); </script> </div> </div> </section>

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Abschnitt: Füller FR

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Box Lead Un nouveau directeur au Scan & BPO Center d’Arcplace

<p>Le 1 septembre 2021</p> <h1><span class="no-break">Un nouveau directeur au Scan &amp; BPO Center d’Arcplace</span></h1> <p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic">Arcplace a renforcé son équipe au Scan &amp; BPO Center de Glattbrugg depuis le 1^er septembre 2021. Avec Philipp Rebsamen au poste de nouveau Head Scan &amp; BPO Center et membre de la Direction élargie, l’entreprise a acquis un directeur expérimenté doté d’un vaste savoir-faire en gestion des informations.</span></span></span></p>

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Abschnitt Lead: Un nouveau directeur au Scan & BPO Center d’Arcplace

Box Text Philipp Rebsamen FR

<p>En tant que Head Scan &amp; BPO Center, Philipp Rebsamen est chargé de tous les services de numérisation et de capture, ainsi que des activités BPO d’Arcplace. Sa mission consistera en priorité à professionnaliser encore davantage et développer l’acquisition de nouveaux clients afin de s’adapter à la stratégie de croissance adoptée.</p> <p>Philipp Rebsamen : « Je me réjouis énormément de relever ce nouveau défi chez <span class="no-break">Arcplace</span>. Pour pérenniser notre succès et rester compétitifs, nous devons avoir un positionnement solide et stable et savoir faire face aux nouveaux défis et évolutions qui se présentent. Avec l’équipe extrêmement motivée <span class="no-break">d’Arcplace</span>, je suis heureux de perpétuer une collaboration passionnante et fructueuse dans le cadre de laquelle nous continuerons de fournir un service de qualité supérieure à nos clients. Le tout selon les mots d’ordre "L’union fait la force!" et "On n’a rien sans rien!". »</p>

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Abschnitt: Text Philipp Rebsamen FR

Leerschlag

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Philipp Rebsamen FR

Bildlegende FR

<p><span class="bildcaption">Philipp Rebsamen<br /> Head Scan &amp; BPO Center</span></p>

Text A propos de Philipp Rebsamen

<h3>A propos de Philipp Rebsamen</h3> <p><span class="no-break">Avant d’arriver chez Arcplace, Philipp Rebsamen a travaillé pendant plus de 13 ans au sein de Swiss Post Solutions AG. Il y était responsable des Operation Centers dans le secteur Document Input Management en Suisse. De 2016 à 2018, il a pu élargir ses connaissances en gestion de projet. Il met à notre service sa longue expérience dans les domaines de la gestion documentaire, des projets d’externalisation et des ressources humaines.<br /> <br /> Philipp Rebsamen possède un diplôme ES en gestion d’entreprise et gestion de projet. Il a 46 ans, vit avec sa famille à Auw, une commune rurale du canton d’Argovie. Il aime passer son temps libre avec sa famille en montagne, où il pratique des sports d’endurance, tels que la course à pied, le vélo et le ski de fond.</span><br /> &nbsp;</p> <p><em class="fa fa-caret-right">&nbsp;</em><a href="t3://page?uid=30" title="Equipe de direction">Equipe de direction</a></p>

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Abschnitt A propos de Philipp Rebsamen

Text Arcplace SA

<h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace</span> SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace</span> propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace</span> est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace</span> a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace</span> propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Abschnitt: Arcplace SA

Digitalisation de la comptabilité fournisseurs

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Box Guide Digitalisation de la comptabilité fournisseurs

<p><span class="lead-text no-break">Ce guide a pour objectif d’être un outil d’aide à la réflexion et à la décision pour toute entreprise en phase amont d’un projet de digitalisation de la comptabilité fournisseurs. Pratique avant tout, sans prétendre être exhaustif, il apporte un éclairage sur les tendances actuelles du marché, les fonctionnalités clés d’une solution de digitalisation des factures fournisseurs, ainsi que des conseils pour rédiger son appel d’offres (AO), convaincre en interne, objectiver le choix de la solution, cadrer le projet et accompagner le changement, tant en interne qu’auprès des fournisseurs.</span></p>

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Abschnitt: Guide Digitalisation de la comptabilité fournisseurs

Guide : Digitalisation de la comptabilité fournisseurs

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Haupttitel: Guide : Digitalisation de la comptabilité fournisseurs

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Kontaktformular Traitement de factures FR beige

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Contact</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "ba33db09-1c1f-44cf-a0e8-f65db5e84845" }); </script> </div> </div> </section>

Nous serons heureux de vous conseiller personnellement

<h3>Nous serons heureux de vous conseiller personnellement</h3> <p>Vous souhaitez en savoir plus sur le traitement des factures ?<br /> Contactez-nous.</p>

Guide Digitalisation de la comptabilité fournisseurs

<h3>Digitalisation de la comptabilité fournisseurs</h3> <p>Nos conseils pour bien lancer votre projet</p>

Download Guide Digitalisation de la comptabilité fournisseurs

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "421782f3-369c-406f-9212-8c32a7a38c7f" }); </script> </div> </div> </section>

Box Jungheinrich optimise la gestion des contrats avec Arcplace

<p><br /> <span class="no-break">Jungheinrich AG</span> est l’un des trois plus grands prestataires du monde dans les secteurs de la technique des chariots élévateurs, de transport et de manutention et fait partie des fournisseurs de solutions leaders pour l’intralogistique. Le groupe, dont le siège se trouve à <span class="no-break">Hambourg</span>, est représenté dans plus de 40 pays à travers le monde – dont la <span class="no-break">Suisse</span>.</p> <p>Dans le passé, chez Jungheinrich, les nouveaux contrats étaient, à l’issue de leur conclusion, envoyés au format PDF à la comptabilité, qui les examinait et notait les informations pertinentes dans un fichier Excel. Le contrat original était archivé physiquement dans un dossier. L’absence d’une archive numérique et centralisée compliquait la recherche d’informations; il était impossible de transmettre un nouveau contrat à la comptabilité et l’archive papier prenait de la place et coûtait donc de l’argent. Afin d’améliorer le processus onéreux de gestion des contrats, l’entreprise s’est adressée à Arcplace.</p> <h3>Processus continu de la création jusqu’à l’archivage</h3> <p>La solution ECM implémentée par <span class="no-break">Arcplace</span> repose sur la plateforme de pointe <span class="no-break">OnBase</span> de <span class="no-break">Hyland</span> et permet une gestion <span class="no-break">électronique</span> ultra efficace des documents contractuels. Les nouveaux contrats sont directement saisis par le responsable des contrats dans les catégories contractuelles prédéfinies par <span class="no-break">Jungheinrich</span>, sachant que tous les documents et informations correspondants peuvent être attribués. La solution est entièrement basée sur le web et propose à chaque personne autorisée un accès aux <span class="no-break">documents</span> à tout moment et indépendamment du lieu. La recherche d’informations est ainsi énormément facilitée et accélérée. « Nous avons tous les contrats à un seul endroit et pouvons les rechercher en toute simplicité et les filtrer en fonction des données souhaitées », déclare <span class="no-break">Marcello Leuci</span>, responsable informatique, <span class="no-break">Jungheinrich AG</span>. Les contrats saisis sont automatiquement archivés et un archivage physique des dossiers devient caduc. Et <span class="no-break">Marcello Leuci</span> d’ajouter : « Nous ne voulons plus avoir de papier ni rechercher des informations pendant des heures. » À l’avenir, la solution de plateforme flexible et évolutive <span class="no-break">OnBase</span> pourra être développée et utilisée dans l’ensemble de l’entreprise pour d’autres cas d’utilisation.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace</span> SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace</span> propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace</span> est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace</span> a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace</span> propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Abschnitt: Text Jungheinrich optimise la gestion des contrats avec Arcplace

Bildlegende FR

<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Image source : </span>Jungheinrich<span class="bildcaption no-break">&nbsp;AG)</span></p>

Bild Jungheinrich AG FR

[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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Box Lead Jungheinrich optimise la gestion des contrats avec Arcplace

<p>Le 9 juin&nbsp;2021</p> <h1>Jungheinrich optimise la gestion des contrats avec Arcplace</h1> <p><span class="lead-text"><span class="no-break">Avec la solution de gestion des contrats réalisée par Arcplace, Jungheinrich AG gagne beaucoup de temps, de l’espace et un bon rapport coût-efficacité. Aujourd’hui, l’ensemble des contrats sont créés, traités et archivés de manière centralisée et électronique sur la plateforme d’Enterprise Content Management (ECM) OnBase de Hyland. La recherche complexe d’informations est supprimée, les temps de traitement sont réduits et plus aucune feuille de papier n’est empilée.</span></span></p>

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Abschnitt Lead: Jungheinrich optimise la gestion des contrats avec Arcplace

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Box L’hôpital Männedorf numérise les dossiers du personnel en collaboration avec Arcplace

<p><br /> Depuis plus de 130 ans, <span class="no-break">l’hôpital Männedorf</span> est le principal établissement pour la population de la région située sur la rive droite du lac de Zurich. L’entreprise emploie environ 1000 collaborateurs à l’heure actuelle. En raison du nombre croissant de collaborateurs, la gestion des dossiers du personnel sur papier s’est avérée complexe et chronophage. Les frais d’archivage augmentaient et le manque de place devenait alarmant.</p> <h3>Plus de 80 000 pages numérisées dans le Scan &amp; BPO Center <span class="no-break">d’Arcplace</span></h3> <p>Un spécialiste devait numériser les 1000 dossiers du personnel, soit 80 000 pages, afin qu’il soit possible de les gérer de manière efficace et moderne sous forme électronique. « Le respect de la protection des données, la fiabilité, le respect des délais et les compétences techniques constituaient les principales exigences pour ce projet. Nous avons choisi les services de numérisation <span class="no-break">d’Arcplace</span> qui nous avaient été recommandés », explique <span class="no-break">Nicola Fielder</span>, responsable des ressources humaines à <span class="no-break">l’hôpital Männedorf</span>.</p> <p>Selon l’accord passé, les dossiers ont été triés à l’hôpital, munis d’intercalaires et placés dans des boîtes fournies par <span class="no-break">Arcplace</span> afin que ce dernier puisse les prendre en charge. Les spécialistes <span class="no-break">d’Arcplace</span> se sont occupés de la numérisation dans le Scan &amp; BPO Center de <span class="no-break">Glattbrugg</span>. Toutes les pages ont été numérisées selon des exigences clairement définies afin qu’il soit possible de les transférer dans les systèmes existants du service des ressources humaines. Les fichiers PDF/A et les index associés, comme le numéro de collaborateur et le type de document, ont été transmis par l’intermédiaire d’un serveur SFTP. <span class="no-break">Arcplace</span> a conservé les dossiers physiques dans des archives temporaires, puis les a détruit au bout de trois mois en respectant les normes de sécurité les plus strictes. À propos de la collaboration avec <span class="no-break">Arcplace</span>, <span class="no-break">Nicola Fielder</span> déclare: « La collaboration a parfaitement fonctionné, la communication a été rapide et proactive. Nous sommes très satisfaits. »</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace</span> SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace</span> propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace</span> est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace</span> a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace</span> propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Abschnitt: Text L’hôpital Männedorf numérise les dossiers du personnel en collaboration avec Arcplace

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<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Image source : Spital Männedorf AG)</span></p>

Bild Spital Männedorf FR

[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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Abschnitt: Bild FR

Box Lead L’hôpital Männedorf numérise les dossiers du personnel en collaboration avec Arcplace

<p>Le 15 mars&nbsp;2021</p> <h1><span class="no-break">L’hôpital Männedorf</span> numérise les dossiers du personnel en collaboration avec <span class="no-break">Arcplace</span></h1> <p><span class="lead-text"><span class="no-break">L’hôpital Männedorf devait impérativement gérer ses dossiers du personnel, qu’il conservait sur papier jusqu’à très récemment, de manière moderne et dans le respect de la protection des données. La numérisation des 1000 dossiers par les spécialistes d’Arcplace a permis de répondre à ces exigences. De plus, l’hôpital Männedorf bénéficie des avantages des dossiers du personnel électroniques ; a pu remédier au manque de place ainsi qu’à réduire considérablement les frais d’archivage.</span></span></p>

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Abschnitt Lead: L’hôpital Männedorf numérise les dossiers du personnel en collaboration avec Arcplace

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Box VERIT Immobilier mise sur l’intelligence artificielle et Arcplace

<p><br /> En tant que prestataire immobilier indépendant, <span class="no-break">VERIT</span> intervient depuis 1960 avec succès sur le marché suisse de l’immobilier. Dans le cadre d’une stratégie de digitalisation complète, <span class="no-break">VERIT</span> promeut de manière systématique sa transformation numérique. Un archivage électronique ainsi qu’une digital mailroom ont été introduits. La responsabilité de la numérisation de tous les documents de la boîte de réception ainsi que des factures fournisseurs a été confiée à <span class="no-break">Arcplace</span>.</p> <h3>L’intelligence artificielle comme technologie-clé pour plus d’automatisation</h3> <p>Une fois les documents physiques numérisés dans le Scan &amp; BPO Center d’<span class="no-break">Arcplace</span> à l’aide de la technologie de numérisation en une étape hautement automatisée d’<span class="no-break">OPEX</span>, l’intelligence artificielle entre en jeu lors de la classification des documents de la boîte de réception. Le système a été « expérimenté » au préalable avec des documents exemples. Pendant le fonctionnement, le système apprend constamment davantage et l’intelligence de classification peut être étendue, d’une part avec l’amélioration grâce au « self learning », d’autre part en ajoutant de nouveaux types de documents ainsi qu’à partir des documents existants issus des archives numériques de <span class="no-break">VERIT</span>.</p> <p>L’objectif est d’utiliser ces automatismes et la fonctionnalité du « machine learning » de manière à optimiser en permanence la solution et à décharger les gestionnaires chez <span class="no-break">VERIT</span> Immobilier SA des tâches manuelles répétitives. En outre, on teste avec l’IA expérimentée d’autres business cases qui permettent de renforcer sans cesse la qualité des documents archivés et aussi d’accélérer les processus numériques.</p> <p>« L’intelligence artificielle représente pour <span class="no-break">VERIT</span> une technologie-clé pour atteindre une plus grande efficacité dans la gestion des documents numériques et en même temps une qualité supérieure. L’IA nous aide à réduire les tâches administratives des collaborateurs dans leur travail quotidien », explique <span class="no-break">Martin Frei</span>, <span class="no-break">Chief Digital Officer</span> (CDO), <span class="no-break">VERIT</span> Immobilier SA.</p> <p><span class="no-break">Roger Egli</span>, <span class="no-break">Solution Owner Input Management</span> chez <span class="no-break">Arcplace</span>, ajoute : « Nous avons perçu l’esprit très innovant et orienté vers l’avenir de <span class="no-break">VERIT</span> Immobilier SA. Nous nous réjouissons d’autant plus d’avoir pu mettre en œuvre ce projet prometteur aux côtés de <span class="no-break">VERIT</span> et optimiser nettement les processus en utilisant l’intelligence artificielle. »</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace</span> SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace</span> propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace</span> est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace</span> a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace</span> propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Abschnitt: Text VERIT Immobilier mise sur l’intelligence artificielle et Arcplace

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[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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Box Lead VERIT Immobilier mise sur l’intelligence artificielle et Arcplace

<p>Le 10 décembre 2020</p> <h1>VERIT Immobilier mise sur l’intelligence artificielle et Arcplace</h1> <p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Afin de promouvoir la digitalisation au sein de l’entreprise, VERIT Immobilier SA a opté pour les services de numérisation d’Arcplace. Chaque année, plus de 100’000 documents sont numérisés dans le Scan &amp; BPO Center d’Arcplace, pour pouvoir les transmettre ensuite vers les systèmes périphériques existants. Pour la classification des documents de boîte de réception, Arcplace utilise la technologie TCG DocProStar qui fonctionne avec le soutien de l’intelligence artificielle (IA). Cela contribue, chez VERIT Immobilier, à une efficacité accrue, à moins de tâches répétitives et à des temps de traitement plus rapides.</span></span></span></p>

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Abschnitt Lead: VERIT Immobilier mise sur l’intelligence artificielle et Arcplace

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<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Image source : VERIT Immobilier SA)</span></p>

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Box Lead Arcplace numérise l’envoi de factures pour Coop Mineraloel AG

<p>Le 10 novembre 2020</p> <h1>Arcplace numérise l’envoi de factures pour Coop Mineraloel AG</h1> <p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Le papier appartient au passé. Avec l’aide d’Arcplace, Coop Mineraloel AG va intégralement numériser les processus d’établissement de factures et de notes de crédit pour les plus de 300 franchisés Coop Pronto. Une plateforme de documents Cloud hébergée par Arcplace va permettre à la principale compagnie pétrolière suisse de réaliser d’importantes économies de coûts et de ressources. En outre, les temps de traitement seront sensiblement réduits.</span></span></span></p>

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Abschnitt Lead: Arcplace numérise l’envoi de factures pour Coop Mineraloel AG

Bild Coop Mineraloel AG FR

[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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Box Arcplace numérise l’envoi de factures pour Coop Mineraloel AG

<h3><br /> Des centaines de documents papier sont envoyés quotidiennement</h3> <p><span class="no-break">Coop Mineraloel AG</span> (CMA) imprime, emballe, affranchit et expédie quotidiennement des centaines de factures et de notes de crédit papier pour les plus de 300 franchisés <span class="no-break">Coop Pronto</span>. Ceux-ci contrôlent leurs commandes à l’aide de leurs factures et notes de crédit et archivent physiquement les documents papier dans un classeur qui est en principe envoyé en fin de mois à un fiduciaire. La CMA veut remplacer d’ici la moitié de l’année 2021 l’intégralité des processus papier fastidieux et coûteux par une solution numérique. La société prévoit une plateforme numérique plurilingue mettant à disposition les factures et notes de crédit au format PDF. Les franchisés et fiduciaires doivent pouvoir accéder facilement et à tout moment via un login personnalisé aux justificatifs PDF enregistrés conformément à la loi et clairement identifiables. La CMA a défini d’autres exigences à respecter, telles que la transmission quotidienne des justificatifs ainsi qu’un historique de déroulement exact. Quelque 12 000 documents d’une à plusieurs pages doivent être traités mensuellement.</p> <h3>Arcplace remporte le contrat avec une solution Cloud innovante</h3> <p>La CMA a sélectionné la société <span class="no-break">Arcplace</span> AG de Zurich comme partenaire solution. La solution Cloud proposée par <span class="no-break">Arcplace</span>, hébergée et managée dans un centre de calcul suisse, permet un traitement numérique hautement efficace des justificatifs. Elle est basée sur la plateforme ECM « <span class="no-break">OnBase</span> » de l’entreprise <span class="no-break">Hyland</span>. La solution permet de répondre out-of-the-box à toutes les exigences et, en cas de besoin, la solution peut être assortie d’extensions de fonctionnalités ECM/DMS supplémentaires (par exemple le dossier RH). Les justificatifs sont importés au format PDF directement depuis SAP. La solution comporte en outre des fonctionnalités et workflows sophistiqués de gestion des validations. <span class="no-break">Vanessa Walliser</span>, responsable projet de la société <span class="no-break">Coop Mineraloel AG</span> se montre impressionnée par la nouvelle plateforme numérique de documents Cloud : « La solution avec <span class="no-break">OnBase</span> répond à notre cahier des charges et peut être mise en œuvre en tant que Managed Service en employant un minimum de ressources de notre côté. »</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace</span> SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace</span> propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace</span> est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace</span> a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace</span> propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Abschnitt: Text Arcplace numérise l’envoi de factures pour Coop Mineraloel AG

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<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Image source : Coop Mineraloel AG)</span></p>

Box CA next bank digitalise ses processus back-office avec Arcplace

<p><br /> Historiquement, la banque a toujours numérisé les dossiers clients et crédits une fois le traitement terminé. L’ensemble du processus restait principalement papier et le dossier physique se déplaçait entre les différents services, ne permettant pas d’optimiser les temps de traitement.</p> <h3>Des processus plus rapides et un service de meilleure qualité pour des clients</h3> <p>Arcplace a implémenté une nouvelle solution ECM sur la base du produit <span class="no-break">OnBase</span> de <span class="no-break">Hyland</span>. L’historique des documents numérisés a été migré dans la nouvelle plateforme assurant la conformité en matière d’exigences d’archivage. De plus, l’ensemble du papier arrivant désormais au sein de la banque est numérisé et traverse des processus complètement automatisés et intégrés avec l’écosystème existant. Les documents sont disponibles immédiatement et le traitement accéléré. Cet accès facilité à l’information assure un service plus rapide et de meilleur qualité auprès des clients.</p> <p><span class="no-break">Maxime Charton</span>, Responsable Innovation &amp; Evolution Digitale, <span class="no-break">Crédit Agricole</span> next bank (Suisse) SA : « Grâce au travail de toutes les équipes de CAnb, à l’accompagnement professionnel d’<span class="no-break">Arcplace</span> et avec la plateforme <span class="no-break">OnBase</span>, les processus back-office de la banque sont désormais accélérés et sécurisés, au service de nos clients. »</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace</span> SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace</span> propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace</span> est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace</span> a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace</span> propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Abschnitt: Text CA next bank digitalise ses processus back-office avec Arcplace

Bild CA next bank FR

[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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Box Lead CA next bank digitalise ses processus back-office avec Arcplace

<p>Le 7 octobre 2020</p> <h1>CA next bank digitalise ses processus back-office avec <span class="no-break">Arcplace</span></h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break"><span class="no-break">Crédit Agricole</span> next bank (Suisse) SA est une banque de détail suisse appartenant à un groupe leader en Europe. Présente en sur le territoire helvétique depuis bientôt 20 ans, elle propose à une clientèle active et mobile, des solutions bancaires adaptées à leurs besoins essentiels : simplifier la gestion du quotidien, réaliser des projets immobiliers et préparer le passage à la retraite de manière proactive. La banque a choisi <span class="no-break">Arcplace</span> comme partenaire pour la mise en œuvre de la transformation digitale des processus back-office, en particulier l’ouverture de compte, la gestion documentaire et le dossier collaborateur.</span></span></p>

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<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Image source : Crédit Agricole next bank (Suisse) SA)</span></p>

Box Transformation digitale chez deRham avec Arcplace

<p><br /> Depuis 1899, deRham s’occupe de biens immobiliers. L’entreprise gère plus de 8000 appartements, signe plus de 2000 nouveaux baux et traite plus de 50'000 factures chaque année. A l’heure actuelle où le papier occupe encore une place prépondérante, deRham souhaite digitaliser une partie de ses processus pour travailler plus efficacement avec l’ensemble de ses clients et de ses partenaires. Ceci afin de réduire son empreinte environnementale, optimiser les tâches administratives de ses collaborateurs et avoir une approche plus qualitative avec ses clients tout en maîtrisant ses coûts.</p> <h3>Un plan de transition pour une société digitalisée</h3> <p>Dans un premier temps, la plateforme de gestion documentaire et de workflows OnBase sera déployée au sein de son service de gérance. L’accès aux dossiers électroniques permettra une consultation rapide et indépendante du lieu de consultation. Les dossiers seront sécurisés et organisés de leur réception à leur archivage.</p> <p>Le service de gérance deRham est actuellement soutenu par le logiciel de gestion immobilière Garaio REM avec lequel OnBase sera intégré.</p> <p>Pour continuer sur la voie de la digitalisation, le processus de validation des factures entrantes de la gérance sera implémenté via la solution proposée par Arcplace, intégrée avec l’ERP Garaio REM et le portail TAYO qui gère les interactions entre les locataires, les fournisseurs, les propriétaires et la gérance. Ainsi, l’ensemble des échanges se fera de manière digitale de la transmission de la facture à son paiement.</p> <p>Suivront ensuite les autres services de deRham pour une implémentation globale en termes de gestion du contenu.</p> <p>« Le projet deRham est passionnant car il s’intéresse à l’ensemble de l’entreprise, et la solution mise en œuvre permettra un traitement 100% digital, depuis un portail jusqu’à l’intégration avec les diverses solutions logicielles existantes. Nous pouvons mettre notre expérience de plus de 15 régies suisse clientes au service de deRham », explique Romain Rochat, Manager Suisse Romande chez Arcplace.</p> <p>Veronica Pagano, responsable d’Innovation digitale chez deRham : « Nous comptons sur l’expérience immobilière d’Arcplace pour une mise en œuvre optimale et performante. Nous travaillons dans un climat de confiance et nous avons trouvé en Arcplace un partenaire à l’écoute et conscient des opportunités liées aux intégrations de nos autres applications métier. L'équipe du projet fait un excellent travail et nous sommes satisfaits des premiers résultats. »</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace</span> SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace</span> propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace</span> est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace</span> a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace</span> propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Abschnitt: Text Transformation digitale chez deRham avec Arcplace

Bild deRham FR

[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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Box Lead Transformation digitale chez deRham avec Arcplace

<p>Le 21 juillet 2020</p> <h1>Transformation digitale chez deRham avec Arcplace</h1> <p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">deRham fait partie des acteurs importants du marché immobilier en Suisse romande et a pour ambition de réussir sa transformation en intégrant des technologies digitales dans l’ensemble de ses activités. L’introduction de ces technologies impliquent de nouveaux usages et modes de fonctionnement et Arcplace l’accompagne pour la définition et la mise en œuvre de sa stratégie de gestion de contenu.</span></span></span></p>

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<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Image source : deRham)</span></p>

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Guide Mise en place ECM

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Box Guide: Mise en place ECM

<p><span class="lead-text no-break">Vous avez choisi une solution et trouvé le bon partenaire avec lequel vous souhaitez implémenter la solution Enterprise Content Management (ECM) dans votre entreprise ? Très bien ! L’heure est à la mise en oeuvre. A quoi faut-il veiller au début du projet pour que ce soit un succès dès le départ ? Que faut-il définir ? Quels sont les écueils typiques ? Nous avons interrogé nos experts ECM et regroupé pour vous les conseils les plus importants.</span></p>

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Abschnitt: Guide – Mise en place ECM

Guide : Mise en oeuvre d’une solution ECM

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Haupttitel: Guide: Mise en place ECM

Leerschlag

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Mise en place d'une solution ECM

<h3>Mise en place d'une solution ECM</h3> <p>De précieux conseils de nos experts ECM pour la phase initiale de votre projet</p>

Download Mise en place d'une solution ECM

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "6af189c0-077a-41b9-8103-6b8b533ba42b" }); </script> </div> </div> </section>

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Guide évaluation ECM

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Box Guide: Evaluation ECM

<p><span class="lead-text no-break">Le présent guide vous aide si vous souhaitez implémenter un système Enterprise Content Management (ECM) comme plateforme centrale dans votre entreprise, ou commencer par un projet partiel comme les dossiers électroniques du personnel. Nos experts en ECM vous donnent de précieux conseils pour évaluer les différents fournisseurs et faire les bons préparatifs. Vous trouverez ainsi la solution qui vous convient.</span></p>

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Abschnitt: Guide – Evaluation ECM

Guide : Évaluation des solutions ECM

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Haupttitel: Guide : Evaluation ECM

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Évaluation des solutions ECM

<h3>Évaluation des solutions ECM</h3> <p>Trouver la bonne solution avec les conseils de nos experts ECM</p>

Download Évaluation des solutions ECM

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "d80e0b71-4ea3-4bca-9534-05f38396017c" }); </script> </div> </div> </section>

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Guide Mise en œuvre d’une nouvelle solution de traitement des factures

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Abschnitt: Télécharger Guide Mise en place Purchase-to-Pay

Box Guide: Mise en place Purchase-to-Pay

<p><span class="lead-text no-break">Vous avez opté pour une solution et choisi un partenaire avec lequel vous souhaitez optimiser la procédure de traitement des factures au sein de votre entreprise ? Félicitations ! Il faut maintenant procéder à cette mise en place. De quoi faut-il tenir compte dans la phase initiale du projet pour qu’il porte ses fruits dès le début ? Que faut-il<br /> définir ? Quels sont les obstacles typiques à surmonter ?</span></p>

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Abschnitt: Guide – Mise en place Purchase-to-Pay

Guide : Mise en œuvre d’une solution de traitement des factures

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Haupttitel: Guide: Mise en œuvre d’une nouvelle solution de traitement des factures

Demo-Account anfordern FR

<h3><br /> Version de démonstration gratuite</h3> <p>Il vous suffit de remplir ce formulaire et nous vous contacterons dès que possible.</p>

Formular Demo-Version P2P FR beige

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Contact</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "74e00954-a04c-451c-895c-f4cff70361cc" }); </script> </div> </div> </section>

Leerschlag

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Guide mise en oeuvre traitement des factures

<h3>Mise en oeuvre d’une solution de&nbsp;<span class="no-break">traitement</span> des factures</h3> <p>Les conseils les plus importants pour une mise en œuvre réussie de votre projet</p>

Download Mise en place d’une solution de traitement des factures

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "100f00be-5a09-4516-8a8e-97d91de3c010" }); </script> </div> </div> </section>

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Guide Mise en place Digital Mailroom

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Abschnitt: Télécharger Guide Mise en place Digital Mailroom

Box Guide: Mise en place Digital Mailroom

<p><span class="lead-text no-break">Vous avez opté pour une solution et choisi un partenaire avec lequel vous souhaitez mettre en place une Digital Mailroom au sein de votre entreprise ? Félicitations ! Il faut maintenant procéder à cette mise en place. De quoi faut-il tenir compte dans la phase initiale du projet pour qu’il porte ses fruits dès le début ? Que faut-il définir ? Quels sont les obstacles typiques à surmonter ?</span></p>

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Abschnitt: Guide – Mise en place Digital Mailroom

Guide : Mise en place d’une Digital Mailroom

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Haupttitel: Guide : Mise en place Digital Mailroom

Nous serons heureux de vous conseiller personnellement

<h3><br /> Nous serons heureux de vous conseiller personnellement</h3> <p>Vous souhaitez en savoir plus sur le Digital Mailroom ?<br /> Contactez-nous.</p>

Kontaktformular Digital Mailroom FR beige

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Contact</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "0c63c3f5-ef6a-48cb-9e82-75af4b6c2962" }); </script> </div> </div> </section>

Mise en place d’une Digital Mailroom

<h3>Mise en place d’une Digital Mailroom</h3> <p>De précieux conseils de nos experts pour la phase initiale de votre projet</p>

Download Mise en place d’une Digital Mailroom

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "2146d95f-e980-421f-87ad-e87190a76f80" }); </script> </div> </div> </section>

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Guide Evaluation Optimisation de vos traitement des factures

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Abschnitt: Télécharger Guide Evaluation P2P

Box Guide – Optimisation de vos traitement des factures

<p><span class="lead-text no-break">Ce guide vous aidera si vous souhaitez implémenter un traitement automatique des factures dans votre entreprise, étendre ou remplacer une solution existante. Avec les conseils des experts d’Arcplace, vous apprendrez quels sont les thèmes et les questions fondamentales pour trouver la bonne solution selon vos exigences.</span></p>

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Abschnitt: Guide Evaluation traitement des factures

Guide : Optimisation de vos traitement des factures

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Haupttitel: Guide Evaluation traitement des factures

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Optimisation de vos traitement des factures

<h3>Optimisation de vos traitement des factures</h3> <p>Vers la bonne solution avec les conseils de nos experts</p>

Download Évaluation des solutions AP Automation

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Leerschlag

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Abschnitt: Füller FR

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Guide Evaluation Digital Mailroom

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Abschnitt: Télécharger Guide Evaluation Digital Mailroom

Box Guide: Evaluation Digital Mailroom

<p><span class="lead-text no-break">Le présent guide vous assiste dans la réflexion précédant l’implémentation d’une Digital Mailroom dans votre entreprise. Nos experts en Input Management vous donnent de précieux conseils pour évaluer les différents fournisseurs et faire les bons préparatifs.</span></p>

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Abschnitt: Guide – Evaluation Digital Mailroom

Guide : Une Digital Mailroom pour votre entreprise

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Haupttitel: Guide : Evaluation Digital Mailroom

Nous serons heureux de vous conseiller personnellement

<h3><br /> Nous serons heureux de vous conseiller personnellement</h3> <p>Vous souhaitez en savoir plus sur le Digital Mailroom ?<br /> Contactez-nous.</p>

Kontaktformular Digital Mailroom FR Beige

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Évaluation d'une Digital Mailroom

<h3>Évaluation d'une Digital Mailroom</h3> <p>Avec les connaissances expertes d'Arcplace vers la solution adéquate</p>

Download Évaluation d'une Digital Mailroom

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Leerschlag

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Abschnitt: Füller FR

Box Les Chemins de fer rhétiques vont de l’avant avec une solution P2P d’Arcplace

<p><br /> Les RhB sont une entreprise performante dans le secteur des transports de loisirs, de migrations journalières et d’acheminement de biens. Avec leurs voies de montagne exceptionnelles, leur inscription au patrimoine mondial de <span class="no-break">l’UNESCO</span>, le <span class="no-break">Glacier Express</span> et le <span class="no-break">Bernina Express</span>, ils proposent des trajets fascinants à travers les Grisons depuis 1889. L’entreprise recherchait un partenaire professionnel pour numériser son processus de traitement comptable. Son choix s’est arrêté sur <span class="no-break">Arcplace</span>.</p> <h3>Processus numérique complet avec potentiel d’extension</h3> <p>Chaque année, les RhB traitent environ 35’000 factures fournisseur, le plus souvent manuellement et sur papier jusqu’à présent. L’introduction du traitement numérique des factures papier et PDF remplace complètement le processus manuel. L’introduction de la technologie leader de <span class="no-break">Basware</span> permet de traiter tout le workflow, depuis la saisie des factures fournisseur jusqu’à l’archivage en passant par la validation, l’approbation et le règlement. « Aujourd’hui, nous avons une meilleure vue d’ensemble de nos factures. Nous savons en permanence où se trouvent les documents, car nous n’avons plus besoin de les faire circuler physiquement d’une personne à l’autre. Grâce à la validation électronique, le respect du règlement des compétences est aussi assuré », explique <span class="no-break">Jörg Steiner</span>, responsable du projet informatique des Chemins de fer rhétiques.<br /> <br /> La solution implémentée par <span class="no-break">Arcplace</span> a été intégralement inscrite dans le paysage de système complexe des RhB, composé de deux systèmes ERP. Ainsi, plus rien ne s’oppose à l’introduction future d’un processus complet pour le traitement des commandes, des factures et des notes de frais (Purchase-to-Pay – P2P).</p> <h3>Le traitement électronique a de nombreux avantages</h3> <p>Le traitement électronique des factures fournisseur permet aux plus grands chemins de fer alpins de Suisse de faire un grand pas en avant en matière d’efficacité, de délais de traitement, le tout en optimisant ses ressources. Le respect du règlement des compétences est garanti par la validation électronique des factures et la transparence du processus est accrue.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace</span> SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace</span> propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace</span> est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace</span> a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace</span> propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Abschnitt: Text Les Chemins de fer rhétiques vont de l’avant avec une solution P2P d’Arcplace

Bild RhB FR

[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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Abschnitt: Bild RhB FR

Box Lead Les Chemins de fer rhétiques vont de l’avant avec une solution P2P d’Arcplace

<p>Le 24 octobre 2019</p> <h1>Les Chemins de fer rhétiques vont de l’avant avec une solution P2P<br /> d’Arcplace</h1> <p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Les Chemins de fer rhétiques (Rhätische Bahn RhB) ont automatisé le traitement de leurs factures fournisseur avec le soutien d’Arcplace. Actuellement, les factures papier et PDF sont efficacement saisies, validées, approuvées et transférées pour règlement, puis archivées conformément aux dispositions légales.</span></span></span></p>

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Abschnitt: Lead Les Chemins de fer rhétiques vont de l’avant avec une solution P2P d’Arcplace

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<p><span class="bildcaption no-break">Les Chemins de fer rhétiques – Train sur le viaduc de Landwasser près de Filisur (Image : RhB)</span></p>

Box Arcplace gagne un mandat chez EY Suisse (Ernst & Young)

<p><br /> EY est basé en Suisse, mais est aussi un acteur international global qui souhaite tirer profit de la transition numérique. À la recherche d’un prestataire compétent et capable de mettre en place pour la Suisse un nouveau système de gestion documentaire, de prendre en charge les processus digitaux, les processus de travail et de les rendre efficaces, le cabinet d’audit et de conseil a opté pour <span class="no-break">Arcplace</span>. Dans son choix, le cabinet a également pris en compte les strictes exigences légales et de conformité, qui requièrent une solution locale plus fiable et pouvant être facilement auditée.<br /> <br /> Stefan Häni, responsable de projets chez EY : « Nous cherchions une solution numérique nous permettant de gérer l’ensemble du processus de gestion documentaire d’EY <span class="no-break">Suisse</span> de manière centralisée, efficace, légale et fiable. En tant que prestataire local avec de bonnes références et une technologie de pointe, <span class="no-break">Arcplace</span> correspond totalement à nos exigences. Ensemble, nous implémentons la solution progressivement et l’améliorerons ensuite constamment afin de satisfaire les exigences d’un environnement qui ne cesse d’évoluer. »<br /> <br /> « Nous sommes fiers qu’EY Suisse nous ait choisi et de pouvoir soutenir cette entreprise renommée dans le cadre de sa transformation numérique. En étroite collaboration avec notre partenaire technologique <span class="no-break">Hyland</span> Software, nous sommes en mesure de mettre en œuvre pour EY une solution qui remplisse toutes leurs exigences », explique Robbert Spierings, CEO <span class="no-break">d’Arcplace</span>.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace</span> SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace</span> propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace</span> est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace</span> a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace</span> propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Abschnitt: Text Arcplace gagne un mandat chez EY Suisse (Ernst & Young)

Bild EY FR

[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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Abschnitt: Bild FR

Box Lead Arcplace gagne un mandat chez EY Suisse (Ernst & Young)

<p>Le 20 février 2020</p> <h1>Arcplace gagne un mandat chez EY Suisse (Ernst &amp; Young)</h1> <p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Le cabinet d’audit et de conseil EY Suisse (Ernst &amp; Young) est désormais client d'Arcplace, et lui a confié la numérisation et l’automatisation de ses processus de gestion documentaire. Avec le soutien d’Arcplace, EY va introduire dans les années à venir, un système ECM ultramoderne avec des fonctionnalités BPM (Business Process Management), pour 2’600 collaborateurs répartis sur 11 sites en Suisse et au Liechtenstein.</span></span></span></p>

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Abschnitt: Lead Arcplace gagne un mandat chez EY Suisse (Ernst & Young)

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<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Image source : EY)</span></p>

Qu’en est-il maintenant et qu’en sera-t-il à l’avenir des finances et de l’approvisionnement ?

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Abschnitt: Download Qu’en est-il maintenant et qu’en sera-t-il à l’avenir des finances et de l’approvisionnement ?

Box Livre blanc Qu’en est-il maintenant et qu’en sera-t-il à l’avenir des finances et de l’approvisionnement ?

<span class="lead-text no-break">L'effet de la technologie, de l'innovation et de la dynamique du commerce mondial influe sur tous les aspects du programme Purchase-to-Pay. Êtes-vous prêt pour ces changements en matière de finances et d'approvisionnement ? Le dernier rapport de The EIU (The Economist Intelligence Unit).</span>

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Abschnitt: Livre blanc Qu’en est-il maintenant et qu’en sera-t-il à l’avenir des finances et de l’approvisionnement ?

Livre blanc : Qu’en est-il maintenant et qu’en sera-t-il à l’avenir des finances et de l’approvisionnement ?

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Haupttitel: Livre blanc : Qu’en est-il maintenant et qu’en sera-t-il à l’avenir des finances et de l’approvisionnement ?

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Finances et approvisionnement

<h3>Finances et approvisionnement</h3> <p>L’automatisation, la digitalisation et le futur du commerce international. Un rapport de The EIU, sponsorisé par Basware (Anglais)</p>

Download Finances et approvisionnement

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "bd7b7fd6-43d5-4603-a520-46ee79170a9c" }); </script> </div> </div> </section>

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Guide Analyse de potentiel FR

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Abschnitt: Télécharger Analyse de potentiel pour une Digital Mailroom

Box Guide – Analyse de potentiel pour une Digital Mailroom Lead

<span class="lead-text no-break">Arcplace conseille les entreprises pour déterminer si l‘introduction d‘une Digital Mailroom est judicieuse dans leur cas et les donne un aperçu du volume de courrier quotidien. Une entreprise peut utiliser l'analyse de potentiel pour évaluer quels documents entrants sont les plus prometteurs pour l'optimisation par la numérisation et l'automatisation.</span>

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Abschnitt: Guide – Analyse de potentiel pour une Digital Mailroom Lead

Arcplace vous conseille : Analyse de potentiel pour une Digital Mailroom

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Haupttitel: Guide : Analyse de potentiel pour une Digital Mailroom

Nous serons heureux de vous conseiller personnellement

<h3><br /> Nous serons heureux de vous conseiller personnellement</h3> <p>Vous souhaitez en savoir plus sur le Digital Mailroom ?<br /> Contactez-nous.</p>

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<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Contact</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "0c63c3f5-ef6a-48cb-9e82-75af4b6c2962" }); </script> </div> </div> </section>

Analyse de potentiel pour une Digital Mailroom

<h3>Analyse de potentiel pour une Digital Mailroom</h3> <p>Proposition de solution individuelle pour l'introduction d'une Digital Mailroom</p>

Download Analyse de potentiel pour une Digital Mailroom

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "d0a8efc3-db04-4d2b-a703-616fae4bcb0f" }); </script> </div> </div> </section>

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Abschnitt: Füller FR

Box Arcplace archive les dossiers du personnel pour Valora

<p><br /> Les archives numériques existantes des dossiers du personnel chez <span class="no-break">Valora</span> étaient obsolètes, ne pouvaient pas être gérées de manière différenciée et demandaient un travail considérable. C'est pourquoi <span class="no-break">Valora</span> a chargé <span class="no-break">Arcplace</span> SA, spécialiste suisse de la gestion des informations et de l'archivage, de développer et de mettre en œuvre une nouvelle solution d'archivage. Contrairement à l'ancienne solution, celle-ci devait être complètement intégrée au sein du système SAP existant.</p> <h3>Près de 400’000 documents ont été transférés dans la nouvelle solution d'archivage SAP</h3> <p>En se basant sur le logiciel d'archivage de KGS, <span class="no-break">Arcplace</span> a mis en place une solution permettant de stocker les nouveaux dossiers RH dans le système SAP et de reprendre les dossiers existants. L'infrastructure de numérisation existante a été adaptée de manière à ce que les documents et leurs métadonnées puissent être reliés au système SAP et transférés aux archives KGS <span class="no-break">Contentserver4Storage</span>. Avec l'extension KGS ZADOC, l'interface standardisée ArchiveLink® du SAP a été étendue à la possibilité de traiter des attributs supplémentaires et de permettre des accès indépendants au SAP. En seulement deux jours, les 400’000 documents existants ont été transférés entièrement par <span class="no-break">Arcplace</span> dans la nouvelle archive SAP KGS conformément à la législation.</p> <h3>Archivage conforme à la législation dans SAP sans interruption de support</h3> <p>Avec la nouvelle solution <span class="no-break">d’Arcplace</span>, <span class="no-break">Valora</span> peut archiver les dossiers du personnel nouvellement créés, sans interruption de support et entièrement intégrés dans l'environnement système SAP. De plus, les exigences accrues en matière de conformité sont respectées. Les dossiers archivés conformes à la législation sont mis à la disposition des salariés directement dans SAP HCM. En adoptant le concept d'autorisation SAP HCM existant, l'accès aux dossiers peut désormais être contrôlé de manière différenciée. La structure des dossiers du personnel a été optimisée en étroite collaboration entre les services du personnel de <span class="no-break">Valora</span> et <span class="no-break">Arcplace</span> et adaptée aux processus de travail actuels.</p> <p>Valora est très satisfaite du travail <span class="no-break">d'Arcplace</span> et des améliorations réalisées. Bernd <span class="no-break">Haberhauer</span> de HR Application Management <span class="no-break">Valora</span> Schweiz AG souligne le respect des délais ainsi que la maîtrise des coûts du projet : « <span class="no-break">Arcplace</span> a implémenté de manière professionnelle l’archivage des dossiers du personnel conformément à la législation. »</p> <h3><br /> Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace</span> SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace</span> propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace</span> est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace</span> a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace</span> propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-file">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Abschnitt: Text Arcplace archive les dossiers du personnel pour Valora

Bild Valora FR

[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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Box Lead Arcplace archive les dossiers du personnel pour Valora

<p>Le 10 juillet 2019</p> <h1>Arcplace archive les dossiers du personnel pour Valora</h1> <p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Valora, leader dans le domaine de la restauration et du commerce au détail, a relevé le défi de mettre en oeuvre un nouveau système d’archivage conforme à la législation pour ses dossiers du personnel. Arcplace a implémenté de manière rapide et professionnelle une nouvelle solution d'archivage au sein du système SAP existant. Près de 400’000 documents ont été transférés de l'ancienne vers la nouvelle archive.</span></span></span></p>

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Abschnitt: Lead Arcplace archive les dossiers du personnel pour Valora

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<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Image source : Valora)</span></p>

Améliorer la mise en œuvre de votre RPA avec des informations intelligentes

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Abschnitt: Download Améliorer la mise en œuvre de votre RPA avec des informations intelligentes

Box Livre blanc Améliorer la mise en œuvre de votre RPA avec des informations intelligentes

<span class="lead-text">Dans le domaine du RPA (Robotic Process Automation) en croissance fulgurante, qu’est-ce qui retient les entreprises de passer au niveau supérieur ? AIIM croit que l'une des réponses réside dans les défis uniques associés à l'intégration de l'information non structurée dans un environnement RPA.</span>

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Abschnitt: Livre blanc Améliorer la mise en œuvre de votre RPA avec des informations intelligentes

Livre blanc : Améliorer la mise en œuvre de votre RPA avec des informations intelligentes

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Haupttitel: Livre blanc : Améliorer la mise en œuvre de votre RPA avec des informations intelligentes

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Robotic Process Automation (RPA) (copy 1)

<h3>Robotic Process Automation (RPA)</h3> <p>Améliorer la mise en œuvre de votre RPA avec des informations intelligentes (Anglais)</p>

Download Robotic Process Automation (RPA) FR

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "2e755170-7efa-4406-8d4e-734b596da418" }); </script> </div> </div> </section>

Box Hyland Software nomme Arcplace « Platinum Partner »

<p>Arcplace a reçu pour la première fois le Platinum Partner Award de <span class="no-break">Hyland</span>, ce qui hisse le prestataire informatique suisse au rang de spécialiste des solutions Content Services. Depuis 2013, <span class="no-break">Arcplace</span> propose la solution OnBase. Avec le temps, la collaboration entre les deux entreprises a permis d’établir une relation forte ainsi qu’une expertise, et <span class="no-break">Arcplace</span> est convaincue de proposer avec OnBase un produit leader mondial pour les Content Services.</p> <p>« Nous sommes ravis que <span class="no-break">Hyland</span> nous ait accordé le statut de Platinum Partner sur la base de notre engagement dans le domaine des services et du support d’OnBase. Cela nous montre que l’implication quotidienne de nos équipes pour le produit de <span class="no-break">Hyland</span> est appréciée », explique Dominic Wullschleger, Head of Sales &amp; Marketing chez <span class="no-break"><span class="no-break">Arcplace</span></span>.</p> <p>« La gestion de notre communauté de partenaires répond à des standards très élevés. Cette distinction annuelle prouve l’engagement sans faille <span class="no-break">d’Arcplace</span> dans le développement, l’implémentation et le support de solutions stratégiques qui répondent à une multitude de défis professionnels pour les entreprises », déclare Bill Kavanaugh, Vice President of Sales chez <span class="no-break">Hyland</span>.</p> <p>La communauté Authorized OnBase Solution Provider est un team exclusif de plus de 400 partenaires <span class="no-break">Hyland</span> dans le monde entier. Ces organisations fournissent une expertise et un soutien pratique pour OnBase, ainsi que les nombreuses technologies complémentaires qui composent les solutions Content Services. Les fournisseurs collaborent avec <span class="no-break">Hyland</span> pour offrir à leurs clients le plus haut niveau de support technique. Ils bénéficient d'une formation continue sur OnBase et du soutien de <span class="no-break">Hyland</span>, éditeur très attentif à ses revendeurs.</p> <h3>À propos de Hyland</h3> <p>Hyland est un leader dans les solutions logicielles pour la gestion du contenu, des processus et des dossiers, pour les organisations du monde entier. Depuis plus de 28 ans, <span class="no-break">Hyland</span> a permis à plus de 19 000 entreprises de digitaliser leurs processus de travail et de transformer fondamentalement leurs opérations. Nommé l'une des « Fortune’s Best Companies to Work For® » depuis 2014, <span class="no-break">Hyland</span> est largement connu comme étant une excellente entreprise pour qui travailler et une excellente entreprise avec laquelle faire des affaires. Pour plus d'informations, visitez le site <span class="no-break"><span class="no-break"><a class="no-break" href="https://www.hyland.com/fr-FR/" target="_blank" title="Hyland">Hyland.com</a></span></span>.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace</span> SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace</span> propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace</span> est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace</span> a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace</span> propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-file">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Abschnitt: Text Hyland Software nomme Arcplace « Platinum Partner »

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[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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Abschnitt: Bild FR

Box Lead Hyland Software nomme Arcplace « Platinum Partner »

<p>Le 2 mai 2019</p> <h1>Hyland Software nomme Arcplace « Platinum Partner »</h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Hyland félicite Arcplace pour aider les entreprises à agir plus efficacement en utilisant la solution Enterprise Content Management (ECM) OnBase.</span></span></p>

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Abschnitt: Lead Hyland Software nomme Arcplace « Platinum Partner »

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Bildlegende FR

<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Image source : Hyland Software)</span></p>

Leerschlag Blue-Grey-D-FR

<div class="row Box-AP-Blue-Grey-D">&nbsp;</div>

Bild FR

Arcplace Intro-Text FR

<h3>Vous pouvez tirer profit des technologies de capture si :<br /><br /></h3> <span class="no-break"><span class="no-break">…</span> vous devez traiter le courrier que vous avez reçu par différents canaux, dans des formats différents avec des contenus différents, </span><br /><br /> <span class="no-break">… la saisie, le tri et le classement des informations reçues prennent beaucoup de temps, </span><br /><br /> <span class="no-break">… vos collaborateurs travaillent à partir de différents endroits et doivent pouvoir accéder aux documents ou les approuver à tout moment, </span><br /><br /> <span class="no-break">… les processus de votre entreprise prennent sans cesse du retard ou sont interrompus, car les documents ne sont pas transmis ou le sont trop tard, </span><br /><br /> <span class="no-break">… vous souhaitez optimiser et automatiser vos processus afin de pouvoir à nouveau vous concentrer sur votre cœur de métier. </span><br /><br />

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Abschnitt: Intro FR

Box Dossier Capture Lead FR

<h1>Améliorez votre efficacité grâce aux technologies de capture intelligentes</h1> <span class="no-break lead-text">Le volume d’informations que reçoivent les entreprises dans différents formats et sur différents canaux augmente sans cesse. Leur traitement revient donc cher. Il sera donc essentiel à l'avenir de pouvoir traiter tous les documents de manière standardisée à l'aide d’un seul système, quel que soit leur format en entrée. C’est là qu’interviennent les technologies de capture. Elles aident les entreprises à collecter tous les documents et toutes les données qu’elles reçoivent de manière centralisée, puis à optimiser les processus.</span>

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Abschnitt: Dossier Capture Lead FR

Spacer FR

Téléchargez le dossier complet

<h3>Téléchargez le dossier complet</h3> <p>Contenu :</p> <ul> <li>Vous pouvez tirer profit des technologies de capture sie ...</li> <li>Les avantages</li> <li>Traitement standardisé pour tous les formats</li> <li>Le défi des « documents non structurés »</li> <li>Classification automatique des documents au moyen de l’intelligence artificielle</li> <li>C’est l’équilibre parfait entre un taux d’erreur faible et un traitement manuel très chronophage</li> <li>Extraire les données intéressantes et automatiser les processus</li> <li>Utilisation de technologies de pointe</li> </ul>

Download Capture FR

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Livre blanc : Exigences légales relatives à la conservation d’informations commerciales

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Haupttitel: Livre blanc : Exigences légales relatives à la conservation d’informations commerciales

Box Livre blanc Exigences légales relatives à la conservation d’informations commerciales

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Le présent document propose une introduction relative aux aspects déterminants du droit suisse devant être respectés dans le cadre de la conservation des informations.</span></span></p>

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Abschnitt: Livre blanc Exigences légales relatives à la conservation d’informations commerciales

Exigences légales relatives à la conservation d’informations commerciales

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Abschnitt: Download Exigences légales relatives à la conservation d’informations commerciales

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Box Le groupe Debrunner Koenig numérise les dossiers du personnel

<p>Le groupe Debrunner Koenig est un partenaire commercial et un prestataire de services B2B reconnu dans les secteurs du bâtiment, de l’artisanat et de l’industrie. Il se compose des trois secteurs commerciaux « Armatures »,<br /> « Multi Metal » et « Produits techniques ». Debrunner Koenig Management AG (DKM), la société de prestation de services du groupe Debrunner Koenig, gère le département Ressources Humaines de l’entreprise. DKM recherchait un partenaire afin de numériser les quelque 2 500 dossiers du personnel conservés au siège, puis de les mettre à la disposition des collaborateurs des ressources humaines des filiales sur la plate-forme RH Abacus.</p> <h3>Numérisation haute performance sur place par l'équipe d'Arcplace</h3> <p>DKM a choisi Arcplace pour la numérisation en raison de ses références. Les deux partenaires ont défini ensemble la structure des dossiers du personnel au préalable. Une équipe multilingue expérimentée d’Arcplace a numérisé les documents sur une infrastructure provisoire installée dans les locaux de DKM à Saint-Gall. Les dossiers ont été traités par étapes en fonction des activités en cours concernant le personnel. Le processus comportait la correction des dossiers selon des règles clairement définies, le tri et le classement des documents, la numérisation, l’indexation et le contrôle final. Les fichiers électroniques ont ensuite été remis sous une forme qui a permis de les transférer facilement dans Abacus.</p> <h3>Les dossiers sont maintenant disponibles dans l'ensemble du groupe au format numérique</h3> <p>Le projet de numérisation a été réalisé avec succès dans le respect des délais et des coûts. Les dossiers du personnel sous format électronique sont à la disposition de l'ensemble des collaborateurs habilités des RH dans tout le groupe via le système RH Abacus. Cela a permis d'accélérer nettement les processus RH chez Debrunner. Le service de numérisation d'Arcplace a veillé à ce que les informations sensibles relatives au personnel soient traitées confidentiellement, et restent disponibles aussi pendant la durée du projet. La suppression de l'archivage papier a permis de gagner beaucoup de place au siège principal de DKM. Matthias Züllig, responsable Human Resources du groupe Debrunner Koenig, salue la collaboration avec Arcplace : « Le projet s'est déroulé de façon très professionnelle de A à Z. Sur la base de son expérience, Arcplace a réussi à délivrer de précieuses informations sur la structure des dossiers numériques et sur l'organisation de l'ensemble du processus de numérisation. Nous sommes très satisfaits. »</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace SA</span> s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace</span> propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, Arcplace est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace</span> a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace</span> propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-file">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Abschnitt: Text Le groupe Debrunner Koenig numérise les dossiers de son personnel avec Arcplace

Bild Debrunner Koenig FR

[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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Abschnitt: Bild FR

Box Lead Debrunner Koenig, fournisseur des industries et du bâtiment, numérise les dossiers de son personnel avec Arcplace

<p>Le 28 mars 2019</p> <h1><span class="no-break">Le groupe Debrunner Koenig numérise les dossiers de son personnel</span></h1> <p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Arcplace a numérisé environ 2 500 dossiers du personnel sur papier pour le groupe suisse de commerce de gros Debrunner Koenig. Les spécialistes d’Arcplace ont réalisé le projet dans les bureaux du client. Les collaborateurs du service des ressources humaines de toutes les filiales peuvent désormais accéder aux informations concernant les collaborateurs sous forme numérique, où qu’ils se trouvent et quand ils le souhaitent.</span></span></span></p>

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Abschnitt Lead: Debrunner Koenig, fournisseur des industries et du bâtiment, numérise les dossiers de son personnel avec Arcplace

Bildlegende FR

<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Image source : Debrunner Koenig)</span></p>

Leerschlag Blue-Violet FR

<div class="row Box-AP-Blue-Violet">&nbsp;</div>

Bild FR

Arcplace Intro-Text FR

<h3>Vous avez besoin d’un traitement automatisé de vos factures <br />si …</h3> <span class="no-break">… dans votre entreprise, vous réceptionnez chaque mois au moins 1’500 factures papier et PDF, </span><br /><br /> <span class="no-break">… ces factures sont traitées manuellement de manière coûteuse, </span><br /><br /> <span class="no-break">… le traitement est long et aucun escompte n’est possible, </span><br /><br /> <span class="no-break">… vous ne savez pas exactement où se trouvent certaines factures dans l’entreprise, </span><br /><br /> <span class="no-break">… les factures restent en attente en raison d’absences, </span><br /><br /> <span class="no-break">… vous avez besoin de beaucoup de place pour l’archivage des factures papier, </span><br /><br /> <span class="no-break">… la transparence est insuffisante du point de vue comptable. </span>

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Abschnitt: Intro FR

Box Dossier Traitement de factures Lead FR

<span class="lead-text">Avec les solutions de traitement des factures, les entreprises peuvent automatiser une grande partie de la gestion de leurs factures papier et PDF et ainsi économiser du temps et de l’argent. Les solutions à la pointe de la technologie d’Arcplace couvrent toutes les étapes du processus, de la réception des factures jusqu’à leur archivage conforme à la législation. Elles sont disponibles au choix sous forme d’installation locale ou de solution hébergée.</span>

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Abschnitt: Traitement de factures Lead FR

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Traitement automatique et archivage conforme des factures

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Haupttitel: Traitement automatique et archivage conforme des factures

Téléchargez le dossier complet

<h3>Téléchargez le dossier complet</h3> <p>Contenu :</p> <ul> <li>Vous avez besoin d’un traitement automatisé de vos factures si …</li> <li>Les avantages</li> <li>Coûts énormes engendrés par les processus manuels</li> <li>Traitement automatique des factures papier et PDF</li> <li>Un traitement efficace avec des flux de travail</li> <li>Archivage conforme à la législation</li> <li>Autres possibilités d’automatisation et facturation électronique</li> <li>L’avenir: des processus continus de l’achat au paiement</li> <li>Utilisation de technologies de pointe</li> </ul>

Download Dossier Rechnungsverarbeitung FR

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Nous serons heureux de vous conseiller personnellement

<h3>Nous serons heureux de vous conseiller personnellement</h3> <p>Vous souhaitez en savoir plus sur le traitement des factures ?<br /> Contactez-nous.</p>

Kontaktformular Traitement de factures FR beige

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Contact</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "ba33db09-1c1f-44cf-a0e8-f65db5e84845" }); </script> </div> </div> </section>

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Box Arcplace numérise les documents de réception de marchandises chez Planzer

<p>Il y a quelques années, la société Planzer est passée à l'archivage numérique. Le système choisi à l'origine a atteint ses limites face à des millions de documents et il manquait de flexibilité. Il fallait trop de temps aux collaborateurs pour retrouver les documents dont ils avaient besoin. Ce défaut a pesé sur la flexibilité et la réactivité de l'entreprise par rapport aux exigences en termes d'archivage.</p> <h3>Le nouveau système va gérer plus de 60 millions de documents</h3> <p>Arcplace a implémenté pour Planzer une nouvelle solution ECM sur la base du logiciel OnBase, de Hyland, et l'a mise en place dans le secteur de la réception des marchandises. Tous les documents importants sont numérisés après le contrôle physique de réception des marchandises et soumis au traitement ultérieur sur la base d'un code-barres imprimé. Dans OnBase, des processus de travail définis veillent à ce que les documents accèdent automatiquement aux postes de validation et de traitement ultérieur à l'intérieur de l'entreprise, et à ce qu'ils soient archivés correctement à la fin.</p> <h3>Une solution ultraperformante sous forme de service</h3> <p>Planzer se procure cette solution ECM évolutive entièrement sous forme de service <span class="no-break">d'Arcplace</span>. Autrement dit, elle fonctionne dans les centres de données <span class="no-break">d'Arcplace</span> et est suivie 24h/24 dans le cadre d'une gestion de l'hébergement et des applications. Les professionnels de la logistique saluent le parfait déroulement de ce projet complexe. « Grâce à l'assistance professionnelle <span class="no-break">d'Arcplace</span>, <span class="no-break">OnBase</span> a pu être mis en place avec un taux de satisfaction très élevé de la part des utilisateurs », confirme <span class="no-break">Loris Lüthi</span>, des Business Services de <span class="no-break">Planzer informatique SA</span>. Cette solution uniformisée améliore considérablement l'efficacité grâce au traitement simplifié, harmonisé et automatisé des documents de réception des marchandises. Ce système permet aux collaborateurs de retrouver les informations en l'espace de quelques secondes tout en garantissant un archivage en bonne et due forme de tous les documents.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace SA</span> s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace</span> propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, Arcplace est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace</span> a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace</span> propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-file">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Abschnitt: Text Arcplace numérise les documents de réception de marchandises chez Planzer

Bild Planzer FR

[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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Abschnitt: Bild FR

Box Lead Arcplace numérise les documents de réception de marchandises chez Planzer

<p>Le 27 novembre 2018</p> <h1>Arcplace numérise les documents de réception de marchandises chez Planzer</h1> <p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Pour Planzer, entreprise suisse de logistique active dans le monde entier, Arcplace a réalisé un système de saisie numérique des documents et d'archivage sur la base d'une plateforme d'Enterprise Content Management (ECM). La solution ECM implémentée doit offrir à moyen terme suffisamment de place pour plus de 60 millions de documents sur plus de 60 sites et générer ainsi des gains d'efficacité considérables.</span></span></span></p>

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Abschnitt Lead: Arcplace numérise les documents de réception de marchandises chez Planzer

Bildlegende FR

<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Image source : Planzer)</span></p>

Spacer FR

Box Dossier électroniques du personnel Lead FR

<h1>Retrouver rapidement des documents du personnel, les traiter efficacement et les archiver en toute sécurité</h1> <span class="no-break lead-text">Les dossiers du personnel basés sur le papier ralentissent les processus RH et génèrent des coûts élevés. Les dossiers électroniques du personnel se présentent comme une alternative moderne. Ils permettent le traitement et l’archivage efficaces, sûrs et conformes à la loi des informations du personnel.</span>

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Abschnitt: Dossier électroniques du personnel Lead FR

Leerschlag Turqois-D FR

<div class="row Box-AP-Turqois-D">&nbsp;</div>

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Arcplace Intro-Text FR

<h3>Vous avez besoin de dossiers électroniques du personnel si …</h3> <span class="no-break">… les processus de gestion du personnel dans votre entreprise utilisent beaucoup de papier et sont coûteux,</span><br /><br /> <span class="no-break">… vous passez beaucoup de temps à chercher des informations sur le personnel,</span><br /><br /> <span class="no-break">… l’accès aux dossiers du personnel doit être accordé à des personnes autorisées à n’importe quel moment et en tout lieu,</span><br /><br /> <span class="no-break">… les processus RH sont ralentis par des personnes absentes,</span><br /><br /> <span class="no-break">… il y a de nombreux « dossiers dans l’ombre » dans les différents services en parallèle à l’archivage centralisé,</span><br /><br /> <span class="no-break">… les accès aux dossiers et étapes de traitement de ceux-ci ne sont pas documentés intégralement,</span><br /><br /> <span class="no-break">… vous voulez respecter au mieux la protection des données,</span><br /><br /> <span class="no-break">… l’archivage papier prend trop de place dans le bureau,</span><br /><br /> <span class="no-break">… vous souhaitez numériser les processus dans le domaine des ressources humaines (On-/ Offboarding).</span>

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Abschnitt: Intro FR

Téléchargez le dossier complet

<h3>Téléchargez le dossier complet</h3> <p>Contenu :</p> <ul> <li>Vous avez besoin de dossiers électroniques du personnel si ...</li> <li>Les avantages</li> <li>Le papier est coûteux</li> <li>La solution : Dossiers électroniques du personnel</li> <li>Flux automatiques</li> <li>Système GED/ECM et numérisation initiale</li> <li>Plusieurs possibilités lors de la numérisation initiale</li> <li>Important : analyse précise de la situation réelle</li> <li>Utilisation de technologies de pointe</li> </ul>

Download HR Dossier FR

<script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "b64db070-6b54-40d4-ae86-5f1f44a86e64" }); </script>

Nous serons heureux de vous conseiller personnellement

<h3><br /> Nous serons heureux de vous conseiller personnellement</h3> <p>Vous souhaitez en savoir plus sur les dossiers électroniques du<br /> personnel ? Contactez-nous.</p>

Kontaktformular Elektronische Personaldossiers FR beige

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Contact</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "7c16be3c-d9ad-400f-acca-2b8ef5c9e05d" }); </script> </div> </div> </section>

Spacer FR

Box Dossier projet ECM Lead FR

<h1>8 conseils pour réussir votre projet d'ECM</h1> <span class="no-break lead-text">La mise en œuvre d'une solution ECM exige une planification soignée, tenant compte de la stratégie globale de l'entreprise, des normes de conformité légale, des infrastructures et applications existantes, des processus d'exploitation et des ressources financières et humaines. Voici 8 conseils pour réussir un projet d'ECM.</span>

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Abschnitt: Dossier projet ECM Lead FR

Leerschlag blue FR

<div class="row Box-AP-Blue">&nbsp;</div>

Bild FR

Projet ECM - Inhalt FR

<h3>Contenu :</h3> <ol> <li>Bien choisir les participants au projet</li> <li>Identifier et bien formuler les objectifs du projet</li> <li>Une analyse détaillée des exigences, dans une perspective d'ensemble</li> <li>Choisir le bon produit ECM et des partenaires qualifiés</li> <li>Bien planifier, c'est accomplir la moitié du travail</li> <li>Introduction et formation des collaborateurs</li> <li>Mettre en scène la nouvelle solution</li> <li>Une assistance solide, bien déterminée</li> </ol> <h3>Informez-vous dès maintenant sur vos possibilités en matière d'ECM – nous vous conseillons volontiers :<br> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a class="mail" href="mailto:sales@arcplace.ch" title="Nous vous conseillons volontiers">sales@arcplace.ch</a></h3>

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Abschnitt: Intro und Download FR

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<h3>Nous vous souhaitons beaucoup de succès avec votre projet ECM !</h3> <p>Téléchargez le dossier complet.</p>

Download Dossier ECM FR

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Livre blanc: Premiers pas vers l'ECM

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Haupttitel: Livre blanc – Premiers pas vers l'ECM

Box Lead Premiers pas vers l'ECM

<p><span class="lead-text no-break">Dans l'évaluation des solutions ECM, le département IT doit tenir compte de deux facteurs importants afin de sortir de son rôle de "fournisseur de technologie" et de conseiller de manière optimale la manière dont les organisations peuvent tirer profit de leur patrimoine informationnel. Avec ce livre blanc de notre partenaire Hyland vous apprendrez comment l’IT peut apporter une valeur ajoutée dans ces deux domaines clés, lors d’un processus d’évaluation d’une solution ECM.</span></p>

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Abschnitt: Livre blanc – Premiers pas vers l'ECM Lead

WP OnBase ECM solution FR

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Abschnitt: Télécharger livre blanc Premiers pas vers l'ECM

Premiers pas vers l'ECM

<h3>Premiers pas vers l'ECM</h3> <p>Brochure détaillant comment OnBase peut vous aider à déployer une solution ECM dans votre entreprise (Anglais)</p>

Download Premiers pas vers l'ECM

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "b9a7e94f-a8e6-4148-a0dd-5ea06ba5089a" }); </script> </div> </div> </section>

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Box Lead Helvetia numérise son courrier entrant grâce à Arcplace

<p>Le 26 juin 2018</p> <h1>Helvetia numérise son courrier entrant grâce à Arcplace</h1> <p><span class="lead-text">Dans le cadre de sa stratégie d'ECM, Helvetia Assurances a décidé de faire appel à un prestataire externe pour numériser le courrier qu'elle reçoit. Après avoir évalué divers spécialistes de la numérisation, son choix s'est porté sur Arcplace.</span></p>

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Abschnitt Lead: Helvetia numérise son courrier entrant grâce à Arcplace

Bild Helvetia und Arcplace FR

[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

Bildlegende FR

<span class="bildcaption no-break">Des représentants d'Helvetia et d'Arcplace après la signature du contrat (de g. à dr.) : Roger Gander, responsable Facility Management d'Helvetia – Thomas Kramer, responsable de l'infrastructure et de l'organisation d'Helvetia – Robbert Spierings, CEO d'Arcplace – Matthias Göckel, responsable du projet ECM@BV Helvetia – Volker Meyer, responsable du projet partiel de la numérisation d'Helvetia – Michael Niederjohann, responsable Scan Center &amp; BPO d'Arcplace – Daniel Mettler, responsable de projet d'Arcplace – Markus Saladin, responsable du programme ECM d'Helvetia.</span>

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Abschnitt: Bild FR

Box Helvetia numérise son courrier entrant grâce à Arcplace

<p>Créée il y a 160 ans, <span class="no-break">Helvetia</span> est une compagnie d'assurances toutes branches qui accorde beaucoup d'importance à la notion de qualité. Elle compte parmi les leaders du marché des assurances en Suisse. Plus de 1,3 million de clients sont conseillés par 38 agences générales et quelque 3 500 collaborateurs.</p> <p>Les courriers reçus sont actuellement traités de manière décentralisée sur les différents sites. À sa réception, le courrier est ouvert, puis remis majoritairement physiquement au service compétent dans une boîte aux lettres commune à l'échelle du groupe pour traitement. Certains des courriers sont scannés après l'ouverture, puis classés par le secteur Logistique avant d'être distribués dans les différentes boîtes aux lettres électroniques. Ces processus vont désormais être optimisés et automatisés avec l'aide d'<span class="no-break">Arcplace</span>. « Nous sommes ravis qu'<span class="no-break">Helvetia</span> ait choisi notre entreprise pour ses services de numérisation et que nous pourrons effectuer ce projet ambitieux en collaboration avec une entreprise aussi renommée », déclare <span class="no-break">Michael Niederjohann, responsable du Scan Center &amp; BPO Arcplace</span>.</p> <h3>8 100 000 pages traitées par an</h3> <p>Le lancement progressif du traitement numérique des courriers reçus au cours des années à venir permettra de transférer de manière centralisée un total d'environ un million de courriers par an – soit environ 8 100 000 pages – au centre de numérisation d'<span class="no-break">Arcplace</span> par le biais d'une boîte aux lettres réservée d'Helvetia. Les courriers y seront triés, ouverts et retriés plus finement avant de passer à l'étape de la préparation du travail et de la numérisation. Pour ce faire, Arcplace fera appel à la technologie de numérisation d'OPEX. Ce poste de numérisation ouvre les courriers, entraîne les différentes feuilles, puis numérise les documents, le tout, automatiquement.</p> <p>Une fois numérisés, les courriers sont transmis à <span class="no-break">Helvetia</span> à l'aide d'un dispositif d'échange de données sécurisé. Un reporting détaillé du traitement livre quotidiennement des informations sur les prestations fournies par <span class="no-break">Arcplace</span>. Le courrier physique est stocké pendant une durée prédéterminée, puis détruit selon une procédure certifiée.</p> <h3>Un portail client destiné au reporting et aux analyses</h3> <p>Pour un meilleur suivi des tâches effectuées et pour la consultation du reporting sur ces dernières, un système électronique de suivi des processus sera mis en place au cours du projet. Les données générées seront présentées sous forme graphique dans un portail client, auquel les collaborateurs d'<span class="no-break">Helvetia</span> habilités auront accès.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace SA</span> s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace</span> propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, Arcplace est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace</span> a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace</span> propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-file">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Abschnitt: Text Helvetia numérise son courrier entrant grâce à Arcplace

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Livre blanc: Exigences légales relatives au dossier personnel électronique

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Haupttitel: Livre blanc – Exigences légales relatives au dossier personnel électronique

Box Exigences légales relatives au dossier personnel électronique Lead

<span class="lead-text">Dans le cadre de la numérisation, les entreprises s'efforcent aujourd'hui de tenir les dossiers personnels (exclusivement) sous forme électronique, car les dossiers personnels électroniques sont liés à divers avantages. Afin de pouvoir effectivement tirer parti de ces avantages, il est important d'utiliser un dossier personnel électronique conforme au droit.</span>

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Abschnitt: Livre blanc – Exigences légales relatives au dossier personnel électronique Lead

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Abschnitt: Télécharger Exigences légales relatives au dossier personnel électronique

Exigences légales relatives au dossier personnel électronique

Nous serons heureux de vous conseiller personnellement

<h3>Nous serons heureux de vous conseiller personnellement</h3> <p>Vous souhaitez en savoir plus sur les dossiers électroniques du<br /> personnel ? Contactez-nous.</p> <p><em class="fa fa-caret-right">&nbsp;</em><a href="t3://page?uid=460" title="Contactez-nous">Formulaire de contact</a></p>

Dossiers électroniques et la loi

<h3>Dossiers électroniques personnel et la loi</h3> <p>Exigences légales relatives au dossier personnel électronique</p>

Download Dossiers électroniques et la loi

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "ec96cb6c-b004-461f-ac84-cda05189f97d" }); </script> </div> </div> </section>

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Box Lead Arcplace remporte le contrat de Robert Aebi SA

<p>Le 15 mai 2018</p> <h1>Arcplace remporte le contrat de Robert Aebi SA</h1> <p><span class="lead-text">Arcplace soutient Robert Aebi SA dans l’instauration du traitement électronique des factures ainsi que dans l’archivage conforme au droit des factures fournisseurs et clients.</span></p>

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Abschnitt Lead: Arcplace remporte le contrat de Robert Aebi SA

Bild Robert Aebi AG FR

[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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Box Arcplace remporte le contrat de Robert Aebi SA

<h3>70’000 factures fournisseurs par an</h3> <p>Robert Aebi livre des machines, des appareils et des véhicules de marques renommées en Suisse et en Allemagne du sud dans les secteurs de la technologie agricole et du génie civil; elle appartient aux entreprises leaders dans leur branche en tant que représentante générale des machines de construction de <span class="no-break">Volvo</span> et des machines agricoles de <span class="no-break">John Deere</span>. L’entreprise à l’écoute du marché et de ses clients, fondée en 1881 et employant aujourd’hui environ 700 collaborateurs, reçoit chaque année environ 70’000 factures fournisseurs. Celles-ci sont pour le moment traitées manuellement, causant une énorme dépense dans la comptabilité fournisseurs. L’entreprise a par conséquent choisi une solution complète d’<span class="no-break">Arcplace</span> grâce à laquelle les factures fournisseurs (factures papiers, PDF et électroniques) – complètement intégrées dans le système <span class="no-break">Microsoft</span> ERP existant – peuvent être traitées électroniquement de manière efficace et être archivées conformément au droit.</p> <h3>Réduction de 80% des frais de procédure</h3> <p>L’imputation, la comptabilisation du compte, le contrôle, l’autorisation, l’enregistrement ainsi que l’accès aux factures originales sous forme électronique sont possibles à tout moment et en tout lieu grâce à l’introduction de la nouvelle solution d’<span class="no-break">Arcplace</span>. Ceci a l’avantage de simplifier le traitement des factures, de réduire les délais, de décharger les collaborateurs et de réduire les frais de procédure jusqu’à 80%. Les dépôts erronés et les pertes de documents sont simultanément évités grâce à l’automatisation des processus et à l’archivage numérisé conforme à la législation.</p> <h3>Archivage de factures fournisseurs et clients</h3> <p>Un système d’archivage moderne est en outre mis en place pour le dépôt conforme au droit. Les factures diffusées dans le flux des créanciers de <span class="no-break">Basware</span> sont automatiquement déposées dans Kendox, accompagnées des documents complémentaires comme la comptabilisation du compte, les annexes, les commentaires, le flux de travail, etc., dès que la transmission des données à l’ERP et au système de commande <span class="no-break">Microsoft Dynamics</span> AX 2009 a été effectuée. De plus, un archivage dit continu est implémenté pour les factures clients à partir d’AX.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse Arcplace SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace</span> propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace</span> est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace</span> a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace</span> propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact:</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Abschnitt: Text Arcplace remporte le contrat de Robert Aebi SA

Bildlegende FR

<p><span class="bildcaption">Siège social de Robert Aebi SA à Regensdorf (Image source : Robert Aebi AG)</span></p>

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Livre blanc: Les factures au format PDF envoyées par e-mail sont désormais légales

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Haupttitel: Livre blanc – Les factures au format PDF envoyées par e-mail

Box Les factures au format PDF envoyées par e-mail sont désormais légales Lead

<span class="lead-text">L’abolition de la signature électronique obligatoire, l’assouplissement du droit en matière de preuve dans la nouvelle législation sur la TVA et l’abrogation de l’OelDI à compter du 1er janvier 2018 ont permis de mettre en place les bases légales de la facturation électronique à l’aide de factures au format PDF envoyées par e-mail.</span>

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Abschnitt: Livre blanc – Les factures au format PDF envoyées par e-mail sont désormais légales Lead

WP Les factures au format PDF envoyées par e-mail

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Abschnitt: Télécharger Les factures au format PDF envoyées par e-mail

Les factures au format PDF

<h3>Les factures au format PDF</h3> <p>Les factures au format PDF envoyées par e-mail sont désormais légales en Suisse</p>

Download Les factures au format PDF

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "e7e1b7a4-1a40-4654-acf2-8ccbf3f7c3a9" }); </script> </div> </div> </section>

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Box Dossier Digital Mailroom Lead FR

<span class="no-break lead-text">Les entreprises reçoivent de l’information sous différentes formes: lettres papier, formulaires remplis en ligne, e-mails ou données que les clients saisissent sur divers appareils. La solution Digital Mailroom vous permet de créer une entrée centralisée où toutes les informations papier et numériques sont enregistrées afin qu’il soit possible de les distribuer automatiquement dans l’entreprise par voie électronique, de les traiter en assurant la traçabilité et finalement de les archiver conformément à la législation.</span>

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Abschnitt: Dossier Digital Mailroom Lead FR

Leerschlag Yellow FR

<div class="row Box-AP-Yellow">&nbsp;</div>

Bild FR

Arcplace Intro-Text FR

<h3>Vous avez besoin d’une Digital Mailroom si …</h3> <span class="no-break">… les processus de votre organisation prennent sans cesse du retard car les documents ne sont pas transmis ou le sont trop tard,</span><br /><br /> <span class="no-break">… le traitement manuel du courrier reçu coûte trop cher,</span><br /><br /> <span class="no-break">… vous devez répondre aux exigences en matière de conformité et assurer la traçabilité parfaite des informations reçues,</span><br /><br /> <span class="no-break">… la conservation des documents papier vous pose des problèmes de place,</span><br /><br /> <span class="no-break">… vous consacrez beaucoup de temps à rechercher manuellement les informations.</span>

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Abschnitt: Intro FR

Enregistrez, distribuez et archivez automatiquement le courrier reçu

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Haupttitel: Enregistrez, distribuez et archivez automatiquement le courrier reçu

Téléchargez le dossier complet

<h3>Téléchargez le dossier complet</h3> <p>Contenu :</p> <ul> <li>Vous avez besoin d’une Digital Mailroom si …</li> <li>Les avantages</li> <li>Fonctionnement du Digital Mailroom</li> <li>Modèles d’exploitation : interne ou sous forme de service</li> <li>Utilisation de technologies de pointe</li> </ul>

Download Dossier Digital Mailroom FR

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Nous serons heureux de vous conseiller personnellement

<h3><br /> Nous serons heureux de vous conseiller personnellement</h3> <p>Vous souhaitez en savoir plus sur le Digital Mailroom ?<br /> Contactez-nous.</p>

Kontaktformular Digital Mailroom FR Green

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Contact</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--green-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "0c63c3f5-ef6a-48cb-9e82-75af4b6c2962" }); </script> </div> </div> </section>

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Box Lead Arcplace reçoit des honneurs en or d’Hyland Software

<p>Le 6 février 2018</p> <h1>Arcplace reçoit des honneurs en or d’Hyland Software</h1> <p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Hyland félicite Arcplace pour aider les entreprises à fonctionner plus efficacement, grâce aux solutions Enterprise Content Management (ECM) OnBase.</span></span></span></p>

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Abschnitt: Lead Arcplace reçoit des honneurs en or d’Hyland Software

Bild

[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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Box Arcplace reçoit des honneurs en or d’Hyland Software

<p>Le 22 janvier, <span class="no-break">Arcplace</span> a été récompensé par le prix Gold Partner 2018 de <span class="no-break">Hyland</span> Software. Cette distinction atteste qu’<span class="no-break">Arcplace</span> est un partenaire expert pour les solutions de gestion de contenu d'entreprise (ECM). Depuis 2013 déjà, <span class="no-break">Arcplace</span> propose la solution ECM <span class="no-break">OnBase</span> de <span class="no-break">Hyland</span>. Au cours de cette période, la collaboration entre les deux entreprises s'est très bien développée et <span class="no-break">Arcplace</span> est convaincue d’avoir dans son portefeuille un produit ECM parmi les leaders mondiaux avec <span class="no-break">OnBase</span>.</p> <p>« Nous sommes ravis de cette récompense. Elle nous montre que l'engagement quotidien de nos équipes avec les solutions <span class="no-break">OnBase</span> est apprécié par nos partenaires chez <span class="no-break">Hyland</span> », déclare Dominic Wullschleger, Head of Sales &amp; Marketing chez <span class="no-break">Arcplace</span>.</p> <p>« Notre communauté de partenaires est tenue aux plus hauts standards. Cette distinction annuelle témoigne de l'engagement indéfectible d'<span class="no-break">Arcplace</span> dans le développement, la mise en œuvre et le soutien de solutions stratégiques qui résolvent un large éventail de challenges dans les processus des entreprises », a déclaré Bill Kavanaugh, vice-président des ventes chez <span class="no-break">Hyland</span>.</p> <p>La communauté Authorized <span class="no-break"><span class="no-break">OnBase</span></span> Solution Provider est un team exclusif de plus de 400 partenaires <span class="no-break"><span class="no-break">Hyland</span></span> dans le monde entier. Ces organisations fournissent une expertise et un soutien pratique pour <span class="no-break">OnBase</span>, ainsi que les nombreuses technologies complémentaires qui composent les solutions ECM. Les fournisseurs collaborent avec <span class="no-break"><span class="no-break">Hyland</span></span> pour offrir à leurs clients le plus haut niveau de support technique. Ils bénéficient d'une formation continue sur <span class="no-break">OnBase</span> et du soutien de <span class="no-break"><span class="no-break">Hyland</span></span>, éditeur très attentif à ses revendeurs.</p> <h3>À propos de Hyland</h3> <p>Hyland est un leader dans les solutions logicielles pour la gestion du contenu, des processus et des dossiers pour les organisations du monde entier. Depuis plus de 25 ans, <span class="no-break">Hyland</span> a permis à plus de 19 000 entreprises de digitaliser leurs processus de travail et de transformer fondamentalement leurs opérations. Nommé l'une des « Fortune’s Best Companies to Work For® » depuis 2014, <span class="no-break">Hyland</span> est largement connu comme étant une excellente entreprise pour qui travailler et une excellente entreprise avec laquelle faire affaire. Pour plus d'informations, visitez le site <span class="no-break"><a class="no-break" href="https://www.hyland.com/fr-FR/" target="_blank" title="Hyland">Hyland.com</a></span>.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace</span> SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace</span> propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace</span> est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace</span> a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace</span> propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Abschnitt: Text Arcplace reçoit des honneurs en or d’Hyland Software

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<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Image source : Hyland Software)</span></p>

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Box Lead Swisscom prolonge son partenariat avec Arcplace

<p>Le 10 janvier 2018</p> <h1>Swisscom prolonge son partenariat avec Arcplace</h1> <p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Après un partenariat de cinq ans, Swisscom intensifie sa collaboration avec Arcplace et poursuitt cette coopération réussie. Arcplace continue à soutenir l'offre de Swisscom pour des<br /> « Managed Communications &amp; Collaboration Services » en apportant son expertise et ses services d'archivage de données.</span></span></span></p>

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Abschnitt: Lead Swisscom prolonge son partenariat avec Arcplace

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[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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Box Swisscom prolonge son partenariat avec Arcplace

<p>Swisscom propose aux grandes entreprises des « Managed Communications &amp; Collaboration Services » qui regroupent diverses options de communication telles que la téléphonie, la messagerie électronique, la messagerie instantanée, la conférence audio et vidéo, le partage d'applications ou la gestion de documents sur une plate-forme intégrée. Grâce à la collaboration existante depuis 2012 avec Arcplace, les données générées lors de la communication peuvent être archivées via un service géré. La collaboration avec Arcplace permet à Swisscom d'offrir ses services à des clients issus d'industries diverses et ayant des besoins différents en matière d'archivage de données stratégiques. Les clients bénéficient à la fois d'un interlocuteur principal chez Swisscom et des compétences d'Arcplace, spécialiste suisse qui gère leur archivage en toute sécurité et conformément à la loi.</p> <h3>Évolution de l'offre vers la messagerie instantanée</h3> <p>L'utilisation de plates-formes de messagerie instantanée, telles que Bloomberg, Reuters, Skype for Business, Facebook ou Twitter, a pris de l'importance dans de nombreuses entreprises depuis plusieurs années. Les études montrent par exemple que des informations tout aussi stratégiques que celles échangées par e-mail sont également échangées par messages instantanés.</p> <p>Avec les solutions d'archivage d'Arcplace, ces informations peuvent désormais être archivées successivement, automatiquement et légalement. Les informations des comptes-rendus d'entretien sont ainsi conservées et traçables. Il est possible d'effectuer des recherches en texte intégral dans les messages instantanés archivés afin de répondre à d'éventuelles demandes dans le cadre de l'e-discovery.</p> <p>« En renforçant le partenariat entre Swisscom et Arcplace, nous continuons à proposer une solution d'archivage économique avec stockage de données chez Swisscom Suisse. En parallèle, nous couvrons également les nouveaux besoins de nos clients grâce à l'archivage des messages instantanés. Avec Arcplace, nous avons un partenaire « best-in-class » et un expert en conformité de l'information », explique Zeno Stämmer, Product Management UCC chez Swisscom Enterprise. Dominic Wullschleger, Head of Sales &amp; Marketing chez Arcplace explique: « Nous nous réjouissons de la poursuite de ce partenariat qui confirme la qualité de nos services. Nous espérons poursuivre notre coopération avec Swisscom sur des projets communs. »</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse Arcplace SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. Arcplace propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, Arcplace est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact:</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Abschnitt: Text Swisscom prolonge son partenariat avec Arcplace

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Box Lead Ernst Sutter AG automatise le traitement de ses factures avec Arcplace

<p>Le 12 décembre 2017</p> <h1>Ernst Sutter AG automatise le traitement de ses factures avec Arcplace</h1> <p><span class="lead-text"><span class="no-break">Ernst Sutter AG, la troisième entreprise suisse de transformation de la viande, est passée, grâce à Arcplace, en seulement quatre mois à un workflow entièrement digital pour le traitement et l'archivage des factures fournisseurs. Le traitement de factures en grande partie automatisé a permis de réduire les temps de traitement, soulagé les collaborateurs et la comptabilité et considérablement amélioré la transparence en matière de frais.</span></span></p>

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Abschnitt: Lead Ernst Sutter AG automatise le traitement de ses factures avec Arcplace

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[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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Abschnitt: Bild Ernst Sutter AG FR

Box Ernst Sutter AG automatise le traitement de ses factures avec Arcplace

<h3>35'000 factures fournisseurs par an</h3> <p>Ernst Sutter AG, qui appartient au groupe <span class="no-break">Fenaco</span>, reçoit chaque année environ 35'000 factures fournisseurs. L'imputation comptable, le visa et l'archivage des factures papier a englouti beaucoup de temps dans le passé et entraîné des dépenses importantes. L'entreprise a donc choisi une solution complète d'<span class="no-break">Arcplace</span> avec laquelle des factures fournisseurs – complètement intégrées dans le système ERP – peuvent être traitées électroniquement de manière efficace et archivées de manière conforme.</p> <h3>Le flux de facturation fournisseurs permet d'économiser beaucoup de temps et d'argent</h3> <p>Les factures sont scannées et transmises à un processus électronique d'imputation comptable, de vérification et d'autorisation. Les factures ayant trait à une commande dans le système ERP sont automatiquement comparées et validées en cas de concordance puis transmises au système FIBU pour le paiement. Le reste des factures est soumis à un processus électronique de vérification et de validation selon le principe du double contrôle. Les postes à approuver sont enregistrés automatiquement et livrés par e-mail aux responsables pour approbation. Toutes les factures sont à la fin enregistrées digitalement de manière conforme.</p> <h3>50% des factures fournisseurs traitées dans un délai de deux jours</h3> <p>Michael Strübi, responsable du controlling et membre de la direction d'<span class="no-break">Ernst Sutter AG</span> confirme les améliorations considérables : « 50% de nos factures fournisseurs sont aujourd'hui traitées dans un délai de deux jours. » <span class="no-break">Ernst Sutter AG</span> peut aujourd'hui affecter des coûts de manière plus précises et bénéficie de plus de transparence. Avec les processus automatisés et l'archivage digital conforme à la législation, les données erronées et les pertes de documents sont évitées. La solution a été mise en pratique en seulement quatre mois sans perturber le fonctionnement de la comptabilité et devrait être introduit dans les prochains mois dans d'autres entreprises du groupe <span class="no-break">Fenaco</span>.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace </span>SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace </span>propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace </span>est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace </span>a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace </span>propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Image source : Ernst Sutter AG)</span></p>

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Box Lead Avaloq Outline et Arcplace concluent un partenariat

<p>Le 21 novembre 2017</p> <h1>Avaloq Outline et Arcplace concluent un partenariat</h1> <p><span class="lead-text"><span class="no-break">Avaloq Outline, spécialiste en gestion des documents sortants (ou Output Management), et Arcplace, prestataire suisse de services informatiques dans le domaine de la gestion des documents et des données, ont conclu un partenariat stratégique. Avec cette nouvelle collaboration dans les domaines de la gestion automatisée des documents entrants (Input Management) et de la gestion de contenu d’entreprise (ou ECM, Entreprise Content Management), Avaloq Outline enrichit son portefeuille afin de proposer une offre plus complète à ses clients.</span></span></p>

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Abschnitt: Lead Avaloq Outline et Arcplace concluent un partenariat

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[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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Box Avaloq Outline et Arcplace concluent un partenariat

<p>Avaloq Outline AG, filiale du Groupe <span class="no-break">Avaloq</span>, propose aux clients des solutions complètes de la gestion de la communication client (ou CCM, Customer Communication Management). Les données des banques, fournisseurs d’énergie, entreprises de télécommunications, organismes de cartes de crédit, commerçants, sociétés immobilières, éditeurs, assurances ou caisses d’assurance maladie sont préparées dans un format convivial, adapté aux canaux choisis.</p> <p>En raison de la demande croissante du marché en matière de services dans les domaines de la numérisation et de la capture, des workflows et de l'archivage, <span class="no-break">Avaloq</span> Outline a complété son offre à l’aide des services de gestion des documents entrants et a acquis un partenaire compétent, <span class="no-break">Arcplace</span>. Ce partenariat permet à <span class="no-break">Avaloq</span> Outline de combiner les services Input Management et ECM d’<span class="no-break">Arcplace</span> dans son portefeuille afin de proposer une solution intégrée aux clients.</p> <p>« Depuis toujours, nous nous concentrons sur l’activité Output. Jusqu’à présent, les services du domaine Input en aval ne figuraient pas dans notre portefeuille. Grâce à ce nouveau partenariat avec <span class="no-break">Arcplace</span>, nous avons complété notre offre de services pour encore mieux accompagner nos clients à l’avenir », explique Christian Maurer, Head of Markets &amp; Clients à <span class="no-break">Avaloq</span> Outline. &lt;br&gt;« La collaboration profite clairement aux deux parties, puisque nos portefeuilles se complètent de manière optimale. Je suis convaincu que ce partenariat nous offrira des synergies considérables », ajoute Christian Maurer.</p> <p>Robbert Spierings, CEO chez <span class="no-break">Arcplace</span> : « Nous sommes ravis de ce partenariat stratégique avec <span class="no-break">Avaloq</span> Outline. <span class="no-break">Arcplace</span> souhaite aider les clients d’<span class="no-break">Avaloq</span> Outline à utiliser les possibilités de numérisation des technologies de capture et ECM. Ces technologies peuvent notamment être utilisées dans la numérisation des courriers entrants et l’automatisation des processus relatifs aux documents. »</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace </span>SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace </span>propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace </span>est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace </span>a déployé des solutions pour plus de 800 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace </span>propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Box Lead Groupe Burkhalter : pleins feux sur la numérisation

<p>Le 21 septembre 2017</p> <h1>Groupe Burkhalter : pleins feux sur la numérisation</h1> <p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Le groupe suisse Burkhalter, leader dans le secteur de l’électrotechnique, est passé avec succès aux dossiers électroniques du personnel avec le soutien d’Arcplace. Le groupe a considérablement amélioré son efficacité et réalisé des économies importantes grâce au traitement et à l’archivage entièrement numérique des dossiers qui étaient auparavant gérés sous forme papier.</span></span></span></p>

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Abschnitt: Lead Groupe Burkhalter : pleins feux sur la numérisation

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[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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Abschnitt: Bild Burkhalter Gruppe FR

Box Groupe Burkhalter : pleins feux sur la numérisation

<p>Les améliorations obtenues suite à la migration vers le traitement automatisé des factures en 2013, ont été décisives pour le <span class="no-break">projet</span> « Dossiers électroniques du personnel ». Arcplace a conçu une solution basée sur le système de gestion électronique des documents (GED) Kendox InfoShare, qui est déjà utilisé pour l'archivage des factures. Des collaborateurs ont numérisé les dossiers du personnel qui étaient sous forme papier, puis les ont transférés dans Kendox InfoShare en conservant leur structure thématique. La solution permet de récupérer les données de base concernant le personnel directement dans Xpert.HRM, le système de gestion des ressources humaines, et s’intègre parfaitement dans l’environnement Office existant. Il est ainsi possible d’importer directement à partir d’Outlook les e-mails échangés dans le dossier du personnel. Il est possible d’ajouter des fichiers Word, <span class="no-break">Excel</span> et PDF aux dossiers du personnel en quelques clics.</p> <h3>Amélioration quantifiable des opérations d’administration du personnel</h3> <p>Les dossiers électroniques permettent d’améliorer l’efficacité de l’administration du personnel de manière quantifiable. Susanne Fischer, responsable du projet chez Burkhalter Management AG : « On retrouve très rapidement les informations grâce à la recherche en texte intégral de Kendox. Les utilisateurs autorisés accèdent désormais aux informations concernant le personnel à partir de différents terminaux, à toute heure et où qu’ils se trouvent. Il est possible de définir très précisément les autorisations d'accès dans Kendox. » La solution d’Arcplace comporte également une fonction d’archivage qui satisfait aux exigences strictes en matière de conformité, car toutes les consultations et les modifications sont enregistrées dans un fichier journal. L’authentification unique « Single-Sign-On » et la fonction simple de glisser-déplacer améliorent le confort des utilisateurs. Burkhalter a <span class="no-break">déjà</span> décidé d’étendre les fonctionnalités de Kendox. Les sous-processus d’approbation des absences, de consultation des rapports hebdomadaires ou des bulletins de salaire seront également bientôt modélisés dans Kendox.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace </span>SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace </span>propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace </span>est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace </span>a déployé des solutions pour plus de 800 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace </span>propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Image source : Burkhalter Gruppe)</span></p>

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Livre blanc : Règlement général sur la protection des données

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Haupttitel: Livre blanc – Règlement général sur la protection des données

Box Règlement général sur la protection des données Lead

<h2>GDPR : gérer efficacement les bonnes données</h2> <span class="lead-text no-break">Arcplace fournit des solutions et des services aux entreprises afin de les aider à se préparer au règlement général européen sur la protection des données (General Data Protection Regulation / GDPR) qui vient d’être adopté. Elles peuvent ainsi connaître leurs données non structurées, ce qui est très important pour elles. Elles seront donc en mesure de respecter le nouveau </span><span class="lead-text no-break"><span class="lead-text no-break">GDPR</span> et les directives déjà en vigueur.</span>

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Abschnitt: Livre blanc – Règlement général sur la protection des données Lead

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Abschnitt: Télécharger Règlement général sur la protection des données

WP Règlement général sur la protection des données

Règlement général sur la protection des données

<h3>Règlement général sur la protection des données</h3> <p>Conséquences du règlement général sur la protection des données (GDPR) de l’Union européenne pour les entreprises suisses</p>

Download Règlement général sur la protection des données

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "b8e4e641-0e40-4e9f-8064-f7ae5975199b" }); </script> </div> </div> </section>

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Box Lead Regie du Rhone FR

<p>Le 19 juin 2017</p> <h1>La Régie du Rhône accélère sa digitalisation</h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Arcplace apporte son soutien à la Régie du Rhône avec la mise en œuvre du dossier électronique immobilier et une digitalisation des processus backoffice.</span></span></p>

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Abschnitt: Lead Regie du Rhone FR

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[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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Abschnitt: Bild Regie du Rhone FR

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<p>Avec la solution d’Arcplace, la Régie du Rhône fait un bond en avant et pourra gérer l’ensemble des dossiers immobiliers de façon encore plus performante. Qu’il s’agisse d’un immeuble, d’un locataire, d’un propriétaire ou de tout partenaire commercial, le classement des documents se fait automatiquement et la recherche est facilitée. Chaque collaborateur pourra générer l’ensemble du courrier sortant depuis cette nouvelle solution. De plus, le système garantit la valeur probante et l’archivage sécurisé des fichiers.</p> <p>Pour augmenter l’efficience, la solution sera intégrée au logiciel de gestion immobilier. Avec cette nouvelle solution, la qualité des dossiers sera améliorée. De plus, l’ensemble des collaborateurs bénéficieront d’un accès simple et convivial à l’ensemble des dossiers.</p> <p>Après l’implémentation de la gestion électronique des dossiers, d’autres processus, tels que le traitement des factures fournisseurs et le courrier entrant, seront également optimisés.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse Arcplace SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. Arcplace propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, Arcplace est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 800 clients de diverses branches. Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact Arcplace SA, Lausanne :</h3> <p>Avenue de Rumine 5, CH-1005 Lausanne<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41223298000" target="_self" title="click to call">+41 22 329 80 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:info@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">info@arcplace.ch</a></p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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<p>Le service du personnel d’Hilti gérait les quelque 1900 dossiers personnels des collaborateurs actifs au format papier jusqu’à très récemment. L’entreprise recherchait une solution de numérisation de ces documents afin de pouvoir les intégrer à la solution de gestion des processus de l’entreprise basée sur SAP. Hilti souhaitait impérativement un fournisseur qui pourrait numériser les dossiers sur place, à Schaan, à l’aide d’une infrastructure professionnelle. L’entreprise a donc choisi Arcplace, qui est spécialisée dans la numérisation et la gestion des documents.</p> <h3>Les spécialistes d’Arcplace numérisent les documents d’Hilti</h3> <p>Les spécialistes de la numérisation de documents d’Arcplace ont également aidé l’équipe des ressources humaines d’Hilti à définir la structure des futurs dossiers personnels numériques et les types de documents correspondants. Pour permettre l’archivage structuré des documents, l’opérateur de numérisation a enregistré manuellement le numéro personnel et le type de chaque document pendant la procédure. Après validation, un fichier PDF/A indexable a été créé pour chaque document. À la fin du projet, les dossiers personnels numériques ont été remis sur un disque dur externe, ce qui a permis de les exporter très facilement vers SAP, la solution de gestion des processus de l’entreprise.</p> <h3>Des processus plus simples et plus rapides, un gain de place</h3> <p>Hilti est satisfait du déroulement du projet et des résultats obtenus. Mme Gaby Mair, spécialiste des ressources humaines à Hilti, explique : « Les objectifs du projet ont été atteints, tout en respectant les délais et le budget définis. Les dossiers personnels au format numérique simplifient et accélèrent les processus de travail dans le domaine des ressources humaines. Aujourd’hui, nous pouvons y accéder, y rechercher des informations précises et transmettre très simplement ces dernières aux personnes autorisées à partir de n’importe quel endroit. La consultation des dossiers électroniques du personnel est régie par un système de droits d’accès détaillé. »</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse Arcplace SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. Arcplace propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, Arcplace est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 800 clients de diverses branches. Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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Bild Hilti FR

[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<span class="bildcaption">Le siège principal de Schaan</span>

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<p>Le 30 mai 2017</p> <h1>Hilti mise sur les dossiers personnels numériques</h1> <p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Le groupe liechtensteinois Hilti, qui commercialise à l’international ses technologies destinées aux professionnels de la construction, poursuit la numérisation de ses documents internes. Au siège principal de Schaan, 1900 dossiers personnels sur papier ont été numérisés avec l’aide d’Arcplace. Ils ont été convertis en fichiers PDF indexables afin d’être intégrés au système SAP existant.</span></span></span></p>

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Abschnitt: Lead FR

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<p>Le 14 février 2017</p> <h1>Un nouveau site pour Arcplace à Lausanne</h1> <p><span class="lead-text"><span class="no-break"><span class="MaaxItalic">Depuis janvier 2017, Arcplace dispose de locaux plus grands à Lausanne et c'est depuis là qu'elle gérera à l'avenir les activités de la Suisse Romande. En déménageant ses bureaux de Genève vers la capitale du canton de Vaud, l'entreprise poursuit sa croissance et mise à l'avenir sur encore plus de proximité avec la clientèle romande.</span></span></span></p>

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[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<span class="bildcaption">Lausanne - la capitale du canton de Vaud (Photo : Romain Rochat)</span>

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<p>Arcplace opère une réorientation stratégique durable, revoit sa structure organisationnelle et développe largement sa gamme, ce qui lui permet de poursuivre sa croissance. Le nombre de clients a nettement augmenté durant le dernier exercice. En parallèle, Arcplace a ainsi dû agrandir largement son équipe.</p> <p>Le nouveau site de Lausanne permet à Arcplace d'être proche de ses clients existants et potentiels en Romandie. Dominic Wullschleger, Head of Sales &amp; Marketing chez Arcplace explique : « La Suisse Romande est pour nous un marché de croissance stratégique d'une grande importance pour les années à venir. Par conséquent, nous devons être présents sur place. Pas uniquement parler de proximité avec la clientèle mais la vivre. » Ces dernières années, Arcplace a régulièrement enregistré de belles réussites dans des projets en Romandie. « Le potentiel de cette région est grand et avec l'équipe de Lausanne nous voulons l'exploiter avec succès », souligne-t-il.</p> <p>L'équipe Arcplace est ravie d'accueillir ses clients et ses partenaires dans ses nouveaux locaux à l’Avenue de Rumine 5 à Lausanne.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse Arcplace SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. Arcplace propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, Arcplace est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 800 clients de diverses branches. Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact Arcplace SA, Lausanne :</h3> <p>Avenue de Rumine 5, CH-1005 Lausanne<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41223298000" target="_self" title="click to call">+41 22 329 80 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:info@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">info@arcplace.ch</a></p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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À propos d'Arcplace

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Haupttitel: Téléchargements FR

Leerschlag

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Content Entreprise 3spaltig

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Content Entreprise 2 3spaltig

Profil d’entreprise

<h3>Profil d’entreprise</h3> <p>Profil d’entreprise d’Arcplace, portefeuille et références</p>

Download Profil d’entreprise

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Logo avec signature

<h3>Logo avec signature</h3> <p>Logo Arcplace en divers formats<br /> (ZIP)</p>

Download Arcplace Logo avec signature

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Logo Arcplace FR

<h3>Logo Arcplace</h3> <p>Logo Arcplace en divers formats<br /> (ZIP)</p>

Download Logo Arcplace

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Certification ISO

<h3>Certification ISO</h3> <p>Arcplace opère selon la norme ISO 27001 pour la sécurité des systèmes d'information</p>

Rapport de contrôle BDO

<h3>Rapport de contrôle BDO</h3> <p>Rapport de contrôle ISAE 3000 sur la GED/Archive Cloud</p>

Download Certification ISO

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Download Rapport de contrôle BDO

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<p>Depuis dix ans, Arcplace propose un portefeuille croissant pour la gestion de documents et de données. Si les entreprises ne disposaient que d’un petit nombre de systèmes principaux pour leurs tâches clés il y a encore quelques années, l’usage d’outils spécialisés pour certaines étapes ou certains services est devenu une réalité. Mais on perd souvent la vue d’ensemble de l’organisation des données et des documents, ainsi que des informations qu’ils renferment. Cela entraîne la perte de connaissances précieuses. De plus, les prescriptions légales, comme la nouvelle ordonnance de l’UE concernant la protection des données, renforcent les exigences de transparence et de protection des données et contraignent les entreprises à conserver un contrôle actif des contenus de leurs données et documents en permanence.</p> <p>Dans ce contexte, il est souvent question de « Information Governance », qui regroupe les procédures, les rôles, les mécanismes de contrôle et les mesures. À l’avenir, Arcplace va davantage axer ses services dans le domaine de l’Information Governance. L’objectif consiste à pouvoir proposer aux entreprises des solutions et des services permettant de contrôle l’ensemble de leurs informations. Pour cela, des analyses automatisées et standardisées des données seront proposées. Sur la base des résultats, les clients se verront proposer des recommandations et des améliorations pourront leur être apportées avec des solutions appropriées. La protection, mais aussi l’organisation efficace des informations critiques de l’entreprise sont aussi importantes que l’optimisation de l’utilisation des différentes technologies.</p> <p>Pour le développement de ces solutions et services, Arcplace mise toujours sur le leader mondial en matière d’archivage et de gestion de l’information. Grâce à des variantes de mise en œuvre sur mesure, les entreprises de toutes tailles peuvent en bénéficier de façon optimale. Arcplace se réjouit d’annoncer dans les prochaines semaines et les prochains mois de nouveaux services innovants, et se tient dès à présent à la disposition des entreprises intéressées.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace</span> SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace</span> propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace</span> est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace</span> a déployé des solutions pour plus de 800 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace</span> propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<p>Le 13 octobre 2016</p> <h1>Arcplace investit dans les services d’Information Governance</h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic">Ce qui a débuté en 2006 avec un pilote d’archivage d’e-mails et une structure composée de deux personnes, est devenu aujourd’hui une entreprise qui a su mettre en œuvre des solutions de gestion de l’information et d’archivage dans plus de 800 sociétés. Avec plus de 50 collaborateurs et une gamme de solutions complète, Arcplace aide aussi bien les petites entreprises que les multinationales à gérer leurs données et leurs documents.</span></span></p>

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<p>Le 4 septembre 2014</p> <h1>Allianz Suisse automatise le traitement de ses factures</h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Allianz Suisse Immobilien AG has opted for the electronic invoice processing solution from the information management specialist <span class="no-break">Arcplace</span>. The new solution runs seamlessly with REM, the industry-leading software for real estate management.</span></span></p>

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[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<h3><strong>More efficient processes and cost reduction thanks to electronic invoice processing</strong></h3> <p>According to Hansruedi Kälin, Head of Accounting at <span class="no-break">Allianz Suisse Immobilien </span>AG, electronic invoice processing leads to markedly faster processes and lower costs. Automation eliminates time-consuming, repetitive routine tasks and reduces the number of accounting errors. The digital availability of invoice data facilitates the checking of documents and makes finding information faster. Within the scope of the electronic workflow, proxies can be defined so that any invoices not processed on time are automatically forwarded – thus consigning reminders and administrative input due to missed payment deadlines to the past. What is more, legally compliant archiving is ensured.</p> <h3><strong>Successful integration into real estate industry solution</strong></h3> <p>Allianz Suisse Immobilien AG now forwards paper invoices directly to the scan center at <span class="no-break">Arcplace</span>, where the invoice data is extracted using the very latest imaging and character recognition (OCR) technology. The information is validated against the master data, digitally signed and processed by <span class="no-break">Arcplace </span>so that it can be imported with the Basware software for invoice processing. <span class="no-break">Basware</span> is the world’s leading provider in the field of invoice automation. An automated workflow with email reminders based on REM roles ensures that the digitised invoices reach the relevant offices promptly for review and approval. Audited, approved and assigned invoices can subsequently be transferred by <span class="no-break">Allianz Suisse</span> directly into the <a href="http://www.rem.ch/de/Home.aspx" target="_blank">real estate management software REM</a>. At the end of this process, <span class="no-break">Allianz Suisse</span> is left with an automated audit-proof archive of the invoices and their processing history.</p> <h3><strong>Digitisation simplifies invoice processing and archiving</strong></h3> <p>Every year, <span class="no-break">Allianz Suisse Immobilien</span> AG receives around <span class="no-break">36,000</span> invoices, most of which are in paper form. In the past, the manual opening, checking, assigning, posting and archiving of paper invoices required considerable effort. In addition, old invoice documents were only available in the paper archive. The solution was implemented in close cooperation between <span class="no-break">Allianz Suisse, GARAIO </span>AG (developer and sales partner of the real estate industry solution REM) and <span class="no-break">Arcplace</span>.</p> <h3><strong>About <span class="no-break">Allianz Suisse Immobilien AG</span></strong></h3> <p>Allianz Suisse Immobilien AG is a subsidiary of the <span class="no-break">Allianz Suisse</span> insurance company as well as the investment and asset manager for the <span class="no-break">Allianz Group</span> in <span class="no-break">Switzerland </span>with offices in Wallisellen, Bern, Geneva and Lausanne. <span class="no-break">Allianz Suisse Immobilien</span> AG manages a portfolio of approximately 3.7 billion CHF.&nbsp;</p> <h3>Arcplace AG</h3> <p>Swiss company <span class="no-break">Arcplace </span>AG is a specialized IT service provider in the information management and archiving industry. <span class="no-break">Arcplace</span>’s portfolio includes solutions for the scanning, management and archiving of documents as well as the protection and archiving of data. By combining the latest technologies with innovative service models like Managed Services, Cloud Services or Business Process Outsourcing, <span class="no-break">Arcplace </span>can provide optimal solutions for companies of any size.</p> <p>Since its founding in 2006, <span class="no-break">Arcplace </span>has implemented solutions for more than 800 customers across a wide range of sectors. <span class="no-break">Arcplace </span>offers its services via data centers located in Switzerland and is certified to the ISO 27001 standard for information security.</p> <h3>Contact:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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<p>Le 6 novembre 2014</p> <h1>La <span class="no-break"><span class="no-break">Frankfurter</span> Bankgesellschaft</span> archive ses e-mails avec <span class="no-break">Arcplace</span></h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Pour délester son système de messagerie électronique interne et se conformer aux prescriptions légales de l'autorité de surveillance des marchés financiers (FINMA) en ce qui concerne la conservation de la correspondance électronique, la <span class="no-break"><span class="no-break">Frankfurter</span> Bankgesellschaft</span> utilise une solution d'archivage d'e-mails sophistiquée d'<span class="no-break">Arcplace</span>.</span></span></p>

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[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<h3><strong>Infrastructure de messagerie très sollicitée et prescriptions légales</strong></h3> <p>Le système de messagerie électronique basé sur <span class="no-break">Microsoft Exchange</span> et <span class="no-break">Microsoft Outlook</span> de la <span class="no-break">Frankfurter Bankgesellschaft</span> a atteint ses limites côté performances, notamment car il ne possédait pas de système d'archivage automatique des e-mails. Pour être conforme aux réglementations, le trafic des e-mails n'était enregistré dans le passé qu'à l'aide de la fonction Journal de <span class="no-break">Microsoft Exchange</span>. Mais cette méthode ne suffisait plus pour respecter les nouvelles prescriptions de la FINMA.</p> <h3><strong>Solution d'archivage des e-mails sur la base du </strong><strong>« </strong><span class="no-break"><strong>Symantec Enterprise Vault</strong></span> »</h3> <p>Grâce à une nouvelle solution d'archivage des e-mails de Symantec implémentée par <span class="no-break">Arcplace</span>, la <span class="no-break">Frankfurter Bankgesellschaft</span> a pu relever sans difficultés les défis actuels. Les collaborateurs possèdent aujourd'hui des boîtes e-mail d'une capacité quasi illimitée. La solution conviviale et intégrée dans <span class="no-break">Microsoft Exchange </span>et <span class="no-break">Microsoft Outlook</span> remplit toutes les exigences de compliance actuelles et offre une grande flexibilité: même les recherches très complexes (e-discovery) peuvent être menées rapidement et de manière fiable grâce à des fonctions de recherche et de filtrage performantes. Les e-mails sont enregistrés conformément à la législation au sein de la banque. Un des principaux avantages de la solution est que les e-mails archivés restent toujours visibles pour les collaborateurs dans <span class="no-break">Outlook </span>et peuvent être immédiatement visualisés et récupérés. <span class="no-break">Oliver Hitz</span>, administrateur système à la <span class="no-break">Frankfurter Bankgesellschaft</span> Suisse, fait le bilan: « Les objectifs en matière de délestage du système et de respect des exigences de compliance ont été intégralement atteints. »</p> <h3><strong>La <span class="no-break">Frankfurter Bankgesellschaft</span></strong></h3> <p>La <span class="no-break">Frankfurter Bankgesellschaft</span> est une banque privée dont le siège principal est à Zurich et qui possède une filiale avec siège à Francfort-sur-le-Main. Filiale d'un des plus grands groupes financiers du monde, le groupe allemand des Caisses d'Epargne, la banque offre aux clients suisses et allemands des services complets, notamment dans le Private Banking et le Wealth Management.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace </span>SA s'est spécialisée dans la gestion de l'information et l'archivage. <span class="no-break">Arcplace </span>propose des solutions de numérisation, de gestion et d'archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d'archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l'externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace </span>est en mesure d'offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace </span>a déployé des solutions pour plus de 800 clients de diverses branches. Société privée et indépendante, <span class="no-break">Arcplace </span>possède une équipe professionnelle d'experts dotés d'un grand savoir-faire dans le développement, la mise en œuvre et la gestion opérationnelle de solutions informatiques. <span class="no-break">Arcplace </span>propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse. En outre, <span class="no-break">Arcplace </span>est certifié selon la norme ISO 27001 relative à la sécurité de l'information.</p> <h3>Contact:</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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<p>Le 4 février 2015</p> <h1>Arcplace passe avec succès l’audit ISAE 3000 de BDO</h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">BDO SA, qui a audité les solutions GED <span class="no-break">Arcplace </span>selon la norme <span class="no-break">ISAE 3000</span>, a rendu un rapport d’analyse positif. Le rapport d’audit atteste de la sécurité des processus et du bon fonctionnement des contrôles internes mis en place par <span class="no-break">Arcplace</span>. Grâce aux solutions GED <span class="no-break">Arcplace</span>, les clients de la société peuvent archiver leurs documents électroniques conformément aux exigences légales.</span></span></p>

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[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<p>Les solutions GED d’Arcplace SA, intégrateur suisse de solutions gestion et archivage électronique de documents de pointe, ont passé avec succès l’audit ISAE 3000 réalisé par BDO SA, l’une des plus grandes sociétés d’audit du marché.<br /> ISAE 3000 est une norme d’audit internationale. Son équivalent suisse est la norme PS 950. Le rapport d’audit ISAE 3000 fait état de l’efficacité et de la sécurité des processus mis en place par Arcplace et du bon fonctionnement de son système de contrôle interne (SCI). Grâce aux solutions Arcplace, les entreprises peuvent archiver avec valeur probante leurs documents électroniques conformément aux principales dispositions du Code des obligations (CO), de l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) et de l’Ordonnance régissant la taxe sur la valeur ajoutée (OTVA).</p> <p>Stefan Röösli, chef de produit chez Arcplace: « Le rapport d’audit ISAE 3000 est le complément idéal de notre certification ISO 27001, qui est plutôt technique. L’avis positif rendu par BDO SA marque le franchissement d’une nouvelle étape importante. Nous sommes plus à même d’offrir à nos clients le meilleur service et la plus grande sécurité qui soient lorsqu’ils utilisent nos GED. Le rapport d’audit donne à nos clients la certitude qu’ils peuvent archiver leurs documents électroniques conformément aux dispositions légales et aux critères de contrôle en vigueur. Tous les processus sont documentés et peuvent être reconstitués à tout moment. » Le spécialiste insiste aussi sur l’avantage du rapport d’audit ISAE 3000 pour les clients Cloud d’Arcplace: « L’archivage électronique dans le Cloud figure à l’ordre du jour des sociétés d’audit. Les entreprises qui peuvent démontrer qu’elles travaillent avec un partenaire d’externalisation certifié ISAE 3000 disposent d’un avantage évident. »</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace </span>SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace </span>propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace </span>est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace </span>a déployé des solutions pour plus de 800 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace </span>propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse. En outre, Arcplace est certifié selon la norme ISO 27001 relative à la sécurité de l’information.</p> <h3>Contact:</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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<p>Le 20 mai 2015</p> <h1>Bilfinger Real Estate automatise le traitement de ses factures</h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break"><span class="no-break">Arcplace </span>SA, société de services informatiques spécialisée dans les domaines de la gestion des documents et des données, a implémenté une solution efficace pour le prestataire de services immobiliers <span class="no-break">Bilfinger Real Estate</span> SA afin de traiter automatiquement les factures fournisseurs, ce qui permet à cette entreprise de gagner du temps et de faire des économies tout en éliminant les sources d'erreur.</span></span></p>

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[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<h3>La solution a été implémentée en quatre mois seulement</h3> <p>La solution, qui a été implémentée en quatre mois seulement, couvre tout le processus de traitement des quelques 120 000 factures fournisseur annuelles. Elle comporte la saisie des factures, leur validation, leur approbation, le paiement et l'archivage électronique à valeur probante. Cette solution se base sur les technologies AnyDoc (numérisation et reconnaissance de l'écriture manuscrite), Basware (workflows) et Windream (archivage). Elle récupère les données, comme les adresses des fournisseurs, les plans comptables et les centres de coûts, au moyen d'une interface avec le logiciel immobilier REM. Le système peut ainsi vérifier les nouvelles factures dès la phase de numérisation réalisée par deux stations de numérisation installées sur place et les compléter automatiquement en y ajoutant des informations supplémentaires.</p> <h3>Des workflows qu'il est possible de définir de manière souple</h3> <p>Les factures saisies sont envoyées par voie électronique à un ou plusieurs destinataires en fonction des règles prédéfinies dans le workflow. Les règles permettent également de résoudre les conflits. Elles permettent par exemple d’identifier les personnes absentes et d’intégrer automatiquement le suppléant dans le workflow. Il est également possible de configurer simplement des vérifications concernant les délais de paiement, les périodes comptables, le respect du principe de double-contrôle ou les montants des factures. Les collaborateurs utilisent une application Web conviviale pour vérifier, valider et imputer les factures. Les factures traitées sont ensuite transférées dans le logiciel REM qui les comptabilise, les règle, puis les archive, ainsi que leurs annexes et l’historique du traitement, sous un &nbsp;format non modifiable dans la solution d’archivage Windream.</p> <h3>Économies de coûts et de temps</h3> <p>Grâce à cette nouvelle solution, <span class="no-break">Bilfinger Real Estate</span> SA réalise des économies et gagne du temps dans le domaine de la comptabilité fournisseurs. La synchronisation directe avec les données de base du logiciel immobilier REM et les workflows définis avec précision rendent les processus plus rapides, plus efficaces et plus sûrs. Toutes les factures sont rapidement disponibles et il n'est plus nécessaire de les rechercher dans des classeurs grâce au stockage sous forme électronique. La nouvelle solution de traitement automatisé des factures fournisseur permet d'éviter les erreurs d'imputation des coûts et de classement.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace </span>SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace </span>propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace </span>est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace </span>a déployé des solutions pour plus de 800 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace </span>propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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<p>Le 8 juin 2015</p> <h1>Recertification ISO réussie pour <span class="no-break">Arcplace</span></h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">La norme ISO/CEI 27001, la plus importante au niveau mondial dans le domaine de la sécurité des informations, a été remaniée fin 2013 et publiée dans une version révisée ISO/CEI 27001:2013. Le système de gestion de la sécurité des informations de la société <span class="no-break">Arcplace </span>SA a été soumis au contrôle selon la nouvelle norme et a été recertifié avec succès par SQS.</span></span></p>

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[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<p>La sécurité des informations est aujourd'hui indispensable pour toutes les entreprises, y compris pour Arcplace SA. La certification ISO 27001 par SQS, l’association suisse leader pour les services de certification et d’évaluation, identifie et réduit les risques en lien avec la sécurité des informations. Elle couvre aussi bien les aspects techniques qu’organisationnels et opérationnels en matière de sécurité de l’information et atteste que les processus, les services et les systèmes informatiques de l'entreprise certifiée répondent à la norme de sécurité exigée.</p> <h3>Défi et enseignement</h3> <p>Chaque direction est confrontée à de grands défis lorsqu’il s’agit de la protection de son propre savoir-faire ou de menaces et d'attaques sur les systèmes informatiques. «Pour Arcplace, le défi était d’avoir un ISMS (Information Security Management System) qui interagisse avec les processus, la technologie et les collaborateurs dans l’entreprise», explique Dominic Wullschleger, Information Security Officer chez Arcplace. «Avec la certification chez Arcplace, la discussion sur le thème de la sécurité informatique a fondamentalement changé. La culture, la façon de penser et la position par rapport à la sécurité informatique ont changé de façon positive. Pour pouvoir conserver la certification ISO/CEI 27001:2013, nous devons et nous allons continuer à développer en permanence l’ISMS.»</p> <h3>Signification pour Arcplace et ses clients</h3> <p>Pour Arcplace, la certification signifie que l’entreprise respecte des directives de sécurité informatiques reconnues au niveau international et répond ainsi aux exigences des grands groupes qui imposent désormais cette certification à leurs fournisseurs informatiques. Le client a un fournisseur dont les prestations informatiques (processus, technologies, collaborateurs) sont certifiées sur le plan de la sécurité informatique. Il peut avoir confiance: la gestion de la sécurité des informations est conforme aux normes internationales strictes.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse Arcplace SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. Arcplace propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, Arcplace est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 800 clients de diverses branches. Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact:</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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<p>Le 26 août 2015</p> <h1>Arcplace et <span class="no-break">Inventx </span>coopèrent</h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">La société Inventx AG, partenaire informatique des plus grandes banques retail et privées suisses, et Arcplace SA ont conclu un partenariat dans le domaine de l’archivage des e-mails. Grâce à cette collaboration, Inventx pourra offrir à ses clients à l’avenir des solutions et services sur mesure pour l’archivage des e-mails.</span></span></p>

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[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<h3>Inventx AG – Prestataire informatique leader dans le secteur financier</h3> <p>La société Inventx AG propose des conseils informatiques stratégiques et possède un portefeuille complet de services gérés et de cloud privé pour les banques et établissements financiers. En tant que partenaire de services, la société qui possède des agences à Coire et Brüttisellen/ZH exploite des solutions bancaires centrales et des plateformes de services électroniques pour les plus grandes banques retail et privées suisses, notamment pour la banque cantonale des Grisons, la banque cantonale de Saint-Gall, la banque cantonale de Thurgovie, la banque Migros ou la banque BZ. Dans le cadre de son activité de conseil et de service, Inventx a par le passé souvent eu à traiter le thème de l’archivage des e-mails.</p> <h3>Séduit par la solution d’archivage des e-mails d’Arcplace</h3> <p>Afin de pouvoir offrir à ses clients un archivage des e-mails efficace, Inventx a évalué les produits correspondants et a opté, après des tests internes poussés, pour la solution de la société suisse &nbsp;Arcplace SA. La solution d’archivage des e-mails d’Arcplace se compose d’une application d’archivage et d’espace de stockage et s’intègre parfaitement dans les systèmes de messagerie électronique existants comme Microsoft Exchange. Les e-mails sont archivés automatiquement ou manuellement et, après l’archivage, il est possible de les consulter ou d’y faire des recherches à tout moment. Grâce au déplacement régulier des e-mails sur l’espace d’archivage, la performance des systèmes de messagerie électronique augmente considérablement. En outre, les e-mails peuvent être archivés dans le respect de la législation et les exigences en termes de conformité, comme celles de l’autorité de surveillance des marchés financiers (FINMA), sont remplies. A l’aide de fonctionnalités de recherche et de filtrage performantes, les clients peuvent accéder rapidement et en toute fiabilité aux informations souhaitées. Les données archivées sont stockées et gérées dans les centres de calcul ultrasécurisés et géoredondants d’Inventx en Suisse.</p> <h3>La solution d’Arcplace d’ores et déjà dans le portefeuille d’Inventx</h3> <p>Compte tenu de la bonne collaboration et des exigences de projets entièrement satisfaites, Inventx et <span class="no-break">Arcplace </span>ont conclu un partenariat stratégique. Thomas Fröhlich, Chief Security Officer chez Inventx, souligne l’importance de la coopération pour son entreprise : « Grâce à cette collaboration, nous pourrons offrir à nos clients à l’avenir des services hautement professionnels dans le domaine de l’archivage des e-mails et faire appel au grand savoir-faire et à la longue expérience des spécialistes d’<span class="no-break">Arcplace</span>. » Inventx et <span class="no-break">Arcplace </span>disposent d’un système de gestion de la sécurité des informations certifié ISO 27001 et peuvent garantir à leurs clients les plus hauts niveaux de confidentialité, intégrité et disponibilité des données confiées.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace </span>SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace </span>propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace </span>est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace </span>a déployé des solutions pour plus de 800 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace </span>propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse. En outre, <span class="no-break">Arcplace </span>est certifié selon la norme ISO/IEC 27001:2013 relative à la sécurité de l’information.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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<p>Le 28 octobre 2015</p> <h1>Arcplace implémente l'e-dossier à la Haute Ecole de Lucerne</h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Le classement des documents dans les dossiers suspendus a vécu. La <span class="no-break">Haute Ecole de Lucerne</span> a introduit le dossier d'étudiant électronique avec l'aide des spécialistes en gestion des informations <span class="no-break">d'Arcplace</span>. Grâce à la nouvelle solution, les informations sont disponibles en quelques secondes quel que soit le lieu où l'utilisateur se trouve et il est plus simple de les partager. Dans le même temps, les exigences très strictes en matière de protection et de sécurité des données sont respectées.</span></span></p>

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[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<h3>La solution d'<span class="no-break">Arcplace </span>pour l'e-dossier</h3> <p>La Haute Ecole de Lucerne a lancé un appel d'offres public pour un système de gestion électronique des documents (GED) afin de remplacer ses dossiers d'étudiants sur papier. Après un essai pilote concluant au sein du département Technique &amp; Architecture, la solution est désormais disponible dans plusieurs autres départements de la Haute Ecole. Le système Kendox InfoShare constitue l'élément principal. Tous les documents y sont indexés et enregistrés dans le dossier électronique en respectant la législation en vigueur. L'interface avec CLX.Evento, le logiciel d'administration de l'école, permet de créer les dossiers auxquels il est ensuite possible d'accéder au moyen d'un client Web. Les documents physiques sont numérisés au moyen de postes de numérisation spéciaux. Les collaborateurs peuvent directement créer des documents dans la solution e-dossier depuis les applications MS Office. La durée d'archivage, l'intégrité du document et le journal des accès sont définis dans le système Kendox, les exigences légales en matière d'archivage sont donc respectées. Il est possible de gérer les droits d'accès aux e-dossiers de manière personnalisée en fonction des rôles des utilisateurs définis centralement dans Active Directory.</p> <h3>Gain de temps important et accès aux informations en toute sécurité</h3> <p>Il est possible de trouver les dossiers et les différents documents en quelques secondes grâce à la recherche intégrée. Les responsables de service et les autres personnes autorisées ont accès aux informations où qu'ils se trouvent et à n'importe quelle heure grâce à l'interface Web. Regula Schärli, responsable du secrétariat Bachelor &amp; Master de département Technique &amp; Architecture, souligne la convivialité: « L'utilisation dans l'environnement MS Office que tout le monde connaît ne nécessite quasiment aucune explication, on maîtrise les processus en deux à trois heures ». Il est possible de conserver les dossiers numériques pendant la durée légalement exigée sans problème de place et la consommation de papier a considérablement baissé. Dans un proche avenir, la Haute Ecole de Lucerne prévoit de permettre aux étudiants d'accéder à leur dossier dans un nouveau portail.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace </span>SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace </span>propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace </span>est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace </span>a déployé des solutions pour plus de 800 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace </span>propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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<p>Le 14 juillet 2016</p> <h1>Arcplace fête son dixième anniversaire</h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Ce qui a débuté en 2006 avec un pilote d’archivage d’e-mails et une structure composée de deux personnes, est devenu aujourd’hui une entreprise qui a su mettre en œuvre des solutions de gestion de l’information et d’archivage dans plus de 800 sociétés. Avec plus de 50 collaborateurs et une gamme de solutions complète, <span class="no-break">Arcplace</span> aide aussi bien les petites entreprises que les multinationales à gérer leurs données et leurs documents.</span></span></p>

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<p>En 2016, l’entreprise informatique suisse <span class="no-break">Arcplace</span> fête son dixième anniversaire. L’entreprise <span class="no-break">Arcplace</span> créée en 2006 par Robbert Spierings, hollandais d’origine et Suisse d’adoption, propose aujourd’hui une gamme de solutions pour la numérisation, la gestion et l’archivage de documents ainsi que pour la sécurisation et l’archivage de données.<span class="no-break"> Arcplace</span> combine les technologies les plus récentes avec des modèles de services innovants tels que les Managed Services, les Cloud Services ou le Business Process Outsourcing et assiste aussi bien les PME que les grands groupes internationaux.</p> <h3>De l’archivage des e-mails à la dématérialisation des processus</h3> <p>Le fondateur Robbert Spierings se souvient: « Nous avons débuté à l’été 2006 avec une solution de Managed Services pour l’archivage conforme d’e-mails. Lors des discussions menées avec la clientèle, nous avons senti que les entreprises avaient également un grand besoin de solutions pour la saisie et l’archivage numériques de documents papier et pour la dématérialisation de processus reposant sur les documents papier. C’était donc logique pour nous de poursuivre le développement de notre offre dans ce sens. »</p> <h3>Les thèmes actuels principaux: Processus numérisés et compliance</h3> <p>Outre l’archivage à valeur probante de données et de documents, <span class="no-break">Arcplace</span> propose depuis 2007 également des &nbsp;services de numérisation de documents papier. Ceux-ci permettent de numériser les types de documents les plus divers, comme par exemple les dossiers du personnel ou encore les factures fournisseurs. Pour certains clients <span class="no-break">Arcplace</span> scanne et traite l’ensemble du courrier entrant quotidien. Les services de numérisation sont proposés sur place chez le client ou dans le propre Scan Center d’<span class="no-break">Arcplace</span>. Avec les solutions proposées de dématérialisation des processus reposant sur des documents papier, la clientèle <span class="no-break">Arcplace</span> gagne du temps, profite d’une plus grande transparence et bénéficie d’une réduction de la consommation de papier.</p> <p>Les exigences sans cesse croissantes en matière de compliance ont servi et servent encore de sésame pour les spécialistes suisses de la numérisation et de l’archivage. Managing Director Robbert Spierings: « Beaucoup d’entreprises ne sont pas conscientes des coûts énormes que peuvent générer la recherche, l’analyse et le traitement d’informations métier au format numérique. <span class="no-break">Arcplace</span> propose pour ce faire des solutions d’archivage et e-discovery qui couvrent non seulement le trafic e-mail, mais qui prennent en compte aussi d’autres sources de données telles que les systèmes de fichiers ou les informations issues des plateformes de messagerie instantanée. Un tel système fonctionne comme la boîte noire d’un avion et peut réduire en cas d’« accident » le temps de recherche de quelques semaines à quelques minutes. »</p> <h3>Plein d’enthousiasme pour l’avenir</h3> <p>En raison de l’augmentation constante du volume d’informations et de la forte tendance de la numérisation, <span class="no-break">Arcplace</span> se concentre aussi à l’avenir sur les thèmes de la gestion des informations et de l’archivage. Le fondateur: « Nous voulons continuer à aider notre clientèle dans les dix années à venir à maîtriser la « montagne de données », à respecter les exigences de compliance et à devenir plus compétitifs grâce à des processus numériques plus rationnels et plus efficaces. »</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace</span> SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace</span> propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace</span> est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace</span> a déployé des solutions pour plus de 800 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace</span> propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<span class="bildcaption">Managing Director Robbert Spierings, le fondateur d'Arcplace</span>

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<p>Le 1 décembre 2015</p> <h1>Dossiers électroniques pour <span class="no-break">Fredy Wiesner Gastronomie</span></h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Arcplace apporte son soutien à <span class="no-break"><span class="no-break">Fredy Wiesner Gastronomie</span></span> avec la mise en œuvre du dossier électronique du personnel.</span></span></p>

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[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<p>Avec la solution d’Arcplace, les restaurants qui appartiennent à Fredy Wiesner Gastronomie seront en mesure de gérer leurs dossiers du personnel électroniquement. Les documents du personnel seront numérisés et le système garanti la valeur probante et l’archivage sécurisé des fichiers. Pour augmenter l’efficience, la solution sera intégrée au logiciel de gestion du personnel. Avec cette nouvelle solution, la qualité des dossiers du personnel sera améliorée. De plus, les collaborateurs du Service Support et des restaurants bénéficieront d’un accès simple et convivial aux dossiers. Après l’implémentation de la gestion électronique des dossiers, d’autres processus, tels que le traitement des factures fournisseurs, seront également dématérialisés.</p> <h3>Dossiers électronique du personnel</h3> <p>Les départements RH et les managers doivent pouvoir compter sur un accès simple, rapide et sécurisé aux dossiers électroniques du personnel. Le dossier électronique permet cet accès depuis partout et à tout moment. La gestion de dossiers électroniques est d’avantage sécurisée et assure la conformité avec les exigences légales. En outre, les workflows peuvent être simplifiés et donc plus efficients.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse Arcplace SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. Arcplace propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, Arcplace est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.<br /> Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 800 clients de diverses branches. Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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<p>Le 13 janvier 2016</p> <h1>Baumann Koelliker automatise le traitement de ses factures</h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">L’important groupe suisse du secteur de l’installation électrique Baumann Koelliker a automatisé le traitement de ses factures fournisseurs avec <span class="no-break"><span class="no-break"><span class="no-break">Arcplace</span></span></span>. Par le biais du processus créancier entièrement dématérialisé, il est possible de saisir, contrôler, valider efficacement les factures papier et électroniques, de les transmettre à des fins de paiement et de les archiver sous forme non modifiable. De plus, <span class="no-break"><span class="no-break"><span class="no-break">Arcplace </span></span></span>a implémenté une solution d’archivage d’e-mails pour freiner la hausse du volume de données de messagerie.</span></span></p>

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[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<h3>Processus numérique complet, aussi pour les factures papier</h3> <p>Chaque année, le groupe Baumann Koelliker reçoit près de 100’000 factures fournisseurs. Grâce à une solution avancée mise au point par <span class="no-break">Arcplace </span>à partir des applications AnyDoc (numérisation et reconnaissance de caractères), Basware (workflows) et Kendox (archivage), l’entreprise peut désormais assurer le traitement 100% numérique de ses factures et, à la fin du processus, les archiver au format électronique dans les conditions exigées par la loi. Une fois les documents numérisés et leurs informations extraites, les factures numériques sont contrôlées et validées dans des workflows prédéfinis. Les factures approuvées peuvent être exportées directement dans le système ERP puis, après paiement, stockées avec protection en écriture dans la solution d’archivage numérique à valeur probante.</p> <h3>5000 heures de travail économisées chaque année</h3> <p>Selon les propos de Peter Jenzer, responsable de la comptabilité financière du Groupe Baumann Koelliker, l’entreprise économisera chaque année près de 5000 heures de travail grâce à la nouvelle solution. Le traitement automatisé des factures permet d’attribuer les coûts aux différents projets avec une plus grande précision. La transparence des coûts s’en trouve également accrue car les responsables des projets peuvent consulter à tout moment les factures. La Groupe Baumann Koelliker, qui reçoit déjà des factures électroniques de ses principaux fournisseurs, peut traiter aujourd’hui près de 60% de ses factures créanciers sans papier.</p> <h3>Archivage d’e-mails</h3> <p>Parallèlement au traitement électronique des créanciers, <span class="no-break">Arcplace </span>a implémenté chez Baumann Koelliker un système d’archivage des e-mails sur la base de Veritas Enterprise Vault. Celui-ci permet de surveiller la croissance du volume d’e-mails stockés et de transférer automatiquement les e-mails, pièces jointes comprises, depuis les messageries Exchange vers un espace de stockage réservé aux archives.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace </span>SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace </span>propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace </span>est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace </span>a déployé des solutions pour plus de 800 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace </span>propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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<p>Le 31 mars 2016</p> <h1>Pfister réorganise le traitement de ses factures</h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Pfister Meubles SA, leader sur le marché dans le commerce spécialisé suisse de l’aménagement, a numérisé et automatisé le traitement des factures fournisseurs dans toute l’entreprise. La solution d’<span class="no-break"><span class="no-break">Arcplace </span></span>permet de saisir de manière centralisée rapidement et en toute sécurité les 30’000 factures papier et électroniques reçues par an, de les vérifier et de les transmettre pour approbation et paiement via des flux de travail prédéfinis. Grâce à des processus plus efficaces, Pfister bénéficie de conditions fournisseurs plus favorables, de plus de transparence et de coûts plus bas.</span></span></p>

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[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<h3>30’000 factures fournisseurs de plusieurs pages par an</h3> <p>Avec pas moins de 20&nbsp;filiales réparties dans toutes les régions du pays, une grande boutique en ligne et un centre logistique comprenant cinq antennes de livraison, Pfister Meubles SA est leader sur le marché dans le commerce spécialisé suisse de l’aménagement. Grâce à une solution développée et implémentée par <span class="no-break">Arcplace </span>sur la base des applications AnyDoc (numérisation, extraction d’informations de facturation, validation) et Basware (flux de travail), l’entreprise est aujourd’hui en mesure de traiter ses quelques 30’000&nbsp;factures fournisseurs entièrement au format électronique et de les archiver sous forme numérique non modifiable. Avec la nouvelle solution, il est possible de saisir de manière centralisée des factures fournisseurs papier et électroniques avec un degré d’automatisation élevé au siège principal à Suhr, de les transférer par voie électronique pour vérification et validation et enfin de les valider pour paiement. Les nouveaux composants logiciels ont été intégrés parfaitement par <span class="no-break">Arcplace </span>aux systèmes d’archivage et ERP existants.</p> <h3>Le traitement électronique permet de gagner en efficience</h3> <p>Le chef de projet dans la comptabilité financière chez Pfister souligne l’énorme potentiel d’augmentation de l’efficience du traitement électronique des factures : « Nous traitons chaque année 30’000&nbsp;factures fournisseurs qui sont en partie composées de plusieurs pages. En plus des huit collaborateurs de la comptabilité financière, jusqu’à 250&nbsp;personnes aux postes de contrôle et d’approbation sont impliquées dans le processus. La nouvelle solution d’<span class="no-break">Arcplace </span>nous permet de réduire considérablement les temps de traitement, de minimiser les sources d’erreurs, de mieux exploiter les conditions fournisseurs et d’avoir plus de transparence au niveau de la réception des factures. » Même sur la question de collaboration avec <span class="no-break">Arcplace</span>, le responsable de projet s’exprime de manière totalement positive : « Les spécialistes d’<span class="no-break">Arcplace </span>ont très bien compris nos besoins et la collaboration a fonctionné exceptionnellement bien durant toutes les phases du projet. » Pfister a informé proactivement ses fournisseurs de ce changement et les a motivés à soumettre à l’avenir des factures électroniques uniquement.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace </span>SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace </span>propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace </span>est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace </span>a déployé des solutions pour plus de 800 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace </span>propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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<p>Le 10 mai 2016</p> <h1>swisspro automatise la comptabilité fournisseurs</h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">swisspro, un groupe leader suisse spécialisé dans les installations électriques, la transmission vocale et la communication des données, a automatisé le traitement de ses quelque 60’000 factures fournisseurs annuelles en Octobre 2015. Avec la solution d’<span class="no-break">Arcplace</span>, englobant un flux de facturation électronique et une solution d’archivage numérique non modifiable, l’efficacité a pu considérablement être augmentée. Pour la numérisation des factures papier, swisspro s’appuie sur le centre de numérisation d’<span class="no-break">Arcplace</span>.</span></span></p>

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[Translate to français:] 31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<h3>Le centre de numérisation d’<span class="no-break">Arcplace</span> numérise les factures papier</h3> <p>Afin d’optimiser le flux de facturation et de réduire les coûts, le groupe suisse d’installations électriques swisspro a réussi, avec l’aide d’<span class="no-break">Arcplace</span>, à développer une solution complète pour la numérisation et l’automatisation des processus de traitement basés jusque-là sur le format papier. Dans le cadre de cette solution, swisspro utilise également les services du centre de numérisation d’<span class="no-break">Arcplace</span>. Les factures fournisseurs y sont numérisées et les informations de facturation sont ensuite extraites et comparées avec les données de base. L’application Basware répartit les factures numériques automatiquement en vue de leur contrôle et validation au sein de l’entreprise. Après approbation et paiement, les factures sont archivées sous forme numérique non modifiable. « Grâce à l’utilisation du centre de numérisation, nous n’avons ni besoin de mettre en place et d’entretenir une infrastructure de numérisation interne coûteuse, ni de mobiliser du personnel à cet effet. Nous envoyons tout simplement nos factures fournisseurs sur papier et obtenons immédiatement les documents électroniques préparés et validés sur notre serveur. », explique David Hess, responsable du service Finances et comptabilité chez swisspro.</p> <h3>Temps de traitement plus rapides et moindres coûts</h3> <p>Le traitement automatique des factures a permis une nette diminution du temps de traitement par facture. Les collaborateurs à la comptabilité sont fortement déchargés et le taux d’erreur peut diminuer aussi, car les coûts peuvent être affectés plus précisément et rares sont les erreurs de saisie commises. La situation actuelle des factures fournisseurs peut être consultée à tout moment depuis les postes de travail. Ainsi, swisspro bénéficie de meilleures conditions de facturation grâce à un traitement plus rapide. Les documents sont accessibles à tout moment dans l’archive numérique. En outre, la numérisation a permis un gain de place considérable au siège principal à Zürich. Grâce à l’utilisation du centre de numérisation d’<span class="no-break">Arcplace</span>, swisspro n’a plus besoin d’une infrastructure de numérisation interne coûteuse.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace </span>SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace </span>propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, <span class="no-break">Arcplace</span> est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace </span>a déployé des solutions pour plus de 800 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace </span>propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Irene Feusi<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:i.feusi@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">i.feusi@arcplace.ch</a></p>

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