1. Impliquer les collaborateurs et la direction

Après avoir décidé d'introduire un DMS dans votre entreprise, la première étape importante consiste à réunir tous les responsables des différents services ainsi que la direction autour d'une table. Il s'agit de montrer quelles améliorations durables le travail futur avec un SGD apportera. Par exemple, l'automatisation des flux de documents permet d'économiser un temps de travail précieux. Un temps que vos collaborateurs peuvent utiliser pour des tâches ou des projets plus ciblés. Grâce à cet échange, vous apprenez également quels sont les points essentiels auxquels les différents départements spécialisés attachent de l'importance et vous avez la possibilité de favoriser l'acceptation de l'introduction d'un SGD et d'éliminer rapidement les éventuelles craintes et objections. 

2. Saisie des étapes de travail

Déterminez quelles étapes de travail sont actuellement effectuées dans votre entreprise concernant vos documents et de quelle manière elles sont importantes pour le bon déroulement des opérations. Vous pouvez en déduire les points sur lesquels vous devez agir pour atteindre à l'avenir un degré d'automatisation aussi élevé que possible au sein de vos flux de documents. Remettez en question de manière critique ce qui se fait aujourd'hui et ce n'est pas parce que l'on a toujours fait comme cela que cela doit être optimal.

Des indicateurs importants à cet égard sont par exemple le temps consacré à :

• Réception du courrier / distribution
• Saisie des données
• Classification / classement (y compris recherche de documents et d'informations)
• Étapes d'approbation (demandes, frais, factures, vacances, etc.)
• Recherche de documents et d'informations

3. Structure, autorisation d'accès, durée de conservation

Structure
Vous avez maintenant déterminé le temps que vous consacrez à la gestion de vos documents et les chemins que prennent vos documents dans votre entreprise. L'objectif d'un flux documentaire efficace est un classement structuré uniforme de vos documents. Il s'agit donc maintenant d'identifier la structure de classement de vos documents et les métadonnées qui les enrichissent. Vous verrez rapidement si une structure uniforme domine déjà le classement ou si elle doit d'abord être élaborée. Cette analyse vous permet d'identifier les types de documents qui présentent un potentiel d'automatisation. Il est également possible de voir où certains documents peuvent être gérés de manière groupée dans des dossiers.

Autorisation d'accès
Selon le type de document ou même pour un dossier entier, il est possible que toutes les informations ne puissent pas être consultées ou modifiées par tous les collaborateurs. Avec un DMS, vous pouvez contrôler cela très facilement par le biais de ce que l'on appelle des groupes d'utilisateurs. Voici quelques exemples :

• Documents médicaux dans un dossier personnel
• Documents stratégiques de la direction
• Contrats dans un dossier client

Délai de conservation
Selon le type de document, il se peut qu'ils doivent être conservés pendant une certaine période conformément aux dispositions légales. Ensuite, ces documents doivent être supprimés. Avec un DMS et un classement uniforme des documents, vous contrôlez toujours les délais de conservation et vous vous situez ainsi dans le cadre des exigences légales en matière de conservation des documents.

4. Examiner les systèmes informatiques existants

Pratiquement toujours, un DMS est relié à des systèmes centraux déjà existants. Ces interfaces permettent généralement d'échanger des données de base ou d'effectuer un appel du système central vers le DMS. Voici quelques exemples de systèmes pouvant être connectés :

• Planification des ressources d'entreprise (ERP)
• Système de gestion du personnel (HRM)
• Système de gestion de la clientèle (CRM)
• Logiciel de comptabilité
• Outil de signature numérique

5. Permettre le changement grâce à l'inclusion

Si vous souhaitez que l'introduction de votre nouveau DMS soit un succès, que votre gestion documentaire vous permette de respecter les exigences légales en matière de conservation des données/documents et que vos collaborateurs puissent se concentrer sur des tâches plus importantes que la recherche de documents papier, nous vous recommandons de prendre en considération les points mentionnés ci-dessus. Les personnes des départements concernés peuvent vous fournir de précieux apports issus de l'exploitation quotidienne en ce qui concerne la structure des dossiers, la fréquence des accès et les flux de documents. Impliquez activement vos collaborateurs dans le projet et montrez la valeur ajoutée. Cela vous permettra de renforcer la confiance de vos collaborateurs dans le changement à venir et d'identifier ainsi éventuellement des fans de la nouvelle solution.