Grâce à l’introduction du traitement électronique des factures fournisseurs, le groupe Burkhalter a considérablement gagné en efficacité et réalisé d’énormes économies. Dans un deuxième temps, le groupe suisse leader dans le domaine du génie électrique est passé à la gestion entièrement numérique des dossiers du personnel. La solution de traitement électronique et d’archivage probant de ces dossiers, qui étaient gérés sous forme papier auparavant, a été conçue en collaboration avec Arcplace.
Le groupe Burkhalter, qui emploie environ 3000 collaborateurs, est le principal fournisseur de solutions électrotechniques globales dans le secteur du bâtiment. Le réseau Burkhalter compte 45 sociétés, en grande partie autonomes, réparties sur 99 sites des quatre régions de Suisse. Le groupe Burkhalter propose une gamme complète de services dans le domaine du génie électrique pour les entreprises, les locaux commerciaux et les immeubles d’habitation : des installations à courant fort ou faible aux solutions globales de domotique ou basées sur le bus KNX, en passant par les réseaux de télécommunications ou informatiques. L’équipe informatique interne de l’entreprise Burkhalter Management AG se charge de fournir les services informatiques au groupe.
« Les dossiers électroniques contribuent à améliorer de manière quantifiable les processus d’administration de personnel. »
Susanne Fischer, Spécialiste en informatique, Burkhalter Management AG
La situation initiale
En 2013, le groupe Burkhalter a automatisé avec succès le traitement des factures fournisseurs en collaboration avec Arcplace. Les améliorations et les économies considérables qui en ont découlé ont été déterminantes pour le projet « Dossiers électroniques du personnel ». Le groupe recherchait une solution qui se baserait sur l’infrastructure technique actuelle et permettrait de traiter et d’enregistrer les dossiers du personnel exclusivement au format numérique. Les objectifs définis pour le projet étaient les suivants :
- Simplifier les processus et réduire la « paperasserie »
- Retrouver les informations de manière plus simple et plus rapide
- Accéder aux informations n’importe quand et à partir de n’importe où
- Respecter les directives en matière de protection de données (droits d’accès)
- Garantir une sécurité des données élevée et un archivage conforme à la loi
- Gagner beaucoup de place dans les archives
Le groupe a de nouveau choisi Arcplace pour la réalisation, en raison de son expérience positive lors des projets précédents.
La solution
Le système de gestion électronique des documents (GED) Kendox InfoShare, que le groupe Burkhalter utilise déjà pour l’archivage électronique des factures, constitue le cœur de la solution d’Arcplace. Des collaborateurs ont numérisé en interne les dossiers du personnel sous forme papier qui étaient classés dans des dossiers suspendus, puis les ont transférés dans Kendox InfoShare. La structure initiale des dossiers, subdivisés en contrat, développement du personnel, communication, gestion des assurances et des incidents, outils et salaire, a été conservée pour les dossiers numériques. Susanne Fischer, responsable du projet chez Burkhalter Management AG, complète : « C’est la consultation systématique des dossiers papier et la classification des différents documents dans les catégories définies qui a pris le plus de temps. » Arcplace a configuré la solution de telle sorte qu’il soit possible de récupérer les données de base concernant le personnel directement dans Xpert.HRM, le système de gestion des ressources humaines qu’utilise Burkhalter. De plus, elle a été parfaitement intégrée à l’environnement Office existant. Il est ainsi possible d’importer les e-mails échangés dans le dossier du personnel à partir d’Outlook. Il est possible d’ajouter des fichiers Word, Excel et PDF aux dossiers du personnel en quelques clics
Les résultats
Le groupe Burkhalter est très satisfait du déroulement du projet et des résultats obtenus. Susanne Fischer, spécialiste en informatique : « Les dossiers électroniques permettent d’améliorer l’efficacité de l’administration du personnel de manière quantifiable. On retrouve très rapidement les informations grâce à la recherche en texte intégral de Kendox. Les utilisateurs autorisés accèdent désormais aux informations concernant le personnel à partir de différents terminaux, à toute heure et où qu’ils se trouvent. Il est possible de définir très précisément les autorisations d’accès dans Kendox. » La solution d’Arcplace comporte également une fonction d’archivage qui satisfait aux exigences strictes en matière de conformité, car toutes les consultations et les modifications sont enregistrées dans un fichier journal.
Susanne Fischer insiste également sur le confort pour les utilisateurs. « La solution d’authentification unique implémentée par Arcplace améliore le confort, car toutes les fonctions de Kendox sont immédiatement disponibles dès lors qu’un utilisateur s’est connecté au système informatique de l’entreprise. Les fonctions de recherche performantes et le glisser-déplacer très simple sont très appréciés. De plus, les collaborateurs sont bien entendu heureux de pouvoir gagner beaucoup de place grâce à l’élimination des grosses armoires d’archives. » Il est très simple de faire évoluer Kendox InfoShare. Burkhalter a décidé d’étendre les fonctionnalités de Kendox au-delà de l’utilisation actuelle des dossiers personnels. Les sous-processus d’approbation des absences, de consultation des rapports hebdomadaires ou des bulletins de salaire seront également bientôt modélisés dans Kendox et seront disponibl
En bref
- Solution globale de traitement et d’archivage probant des dossiers du personnel
- Extension fonctionnelle au moyen de processus relatifs aux rapports hebdomadaires, à l’approbation des absences et aux bulletins de salaire
- Possibilité de retrouver plus rapidement les informations grâce à la recherche en texte intégral
- Accès sécurisé aux informations concernant le personnel n’importe quand et à partir de n’importe où
- Respect des directives relatives à la protection de données grâce aux droits d’accès
- Respect des exigences en matière de conformité grâce à l’enregistrement de toutes les consultations et modifications dans un fichier journal
- Importation automatique des informations et des documents à partir d’applications tierces (système de gestion des ressources humaines et comptabilité des salaires)
- Intégration simple des documents des applications Office
- Gain de place important dans les archives
