Le groupe Valora est un fournisseur leader de Convenience et Food Service avec quelque 2 800 points de vente sur des endroits très fréquentés dans la région DACH et aux Pays-Bas. Dans ses points de vente au détail, il distribue une offre de produits numériques en croissance constante. De même, Valora exploite une des productions leader dans le monde de produits de boulangerie et pâtisserie. L’entreprise a dû relever le défi d’établir des archives conformes à la législation pour ses dossiers du personnel dans SAP et de transférer près de 400 000 documents existants.
Situation initiale
Le groupe Valora avait archivé ses dossiers du personnel avec la technologie d’archivage Windream. Les archives existantes ne répondaient plus aux exigences accrues en matière de conformité. Un autre problème était l’impossibilité d’un contrôle suffisamment différencié de l’accès aux informations relatives au personnel. De plus, des problèmes dans le processus d’archivage ont occasionné beaucoup de travail. Avec une nouvelle solution d’archivage dans l’environnement système SAP existant, les trois problèmes devaient être traités en même temps.
Solution
- 378 000 documents
- Archivage conforme à la législation
- Plus aucune problème de processus
En se basant sur le logiciel d’archivage de KGS, Arcplace a créé une solution pour l’enregistrement de nouveaux dossiers de RH dans SAP ainsi que la reprise des dossiers existants. L’infrastructure de scanning existante (Kofax) a été adaptée de telle sorte que les documents avec leurs métadonnées sont reliés au système SAP via le KGS Document Router et peuvent être repris dans l’archive KGS ContentServer4Storage.
KGS ZADOC étend alors l’interface standardisée ArchiveLink® de SAP avec la possibilité de traiter des attributs supplémentaires et de permettre des accès indépendants depuis SAP. Il a fallu deux jours seulement pour que Arcplace transfère entièrement et sans erreurs les dossiers de personnel actuels.
Résultats
- Archivage efficace et direct de dossiers nouvellement scannés dans la nouvelle archive SAP de KGS
- Transfert réussi de 378 000 documents de Windream dans la nouvelle archive SAP de KGS
- Prise en charge du concept d’autorisation existant de SAP HCM
- Archivage des dossiers de personnel nouveaux et existants conformément à la législation
- Structure des dossiers optimisée dans la nouvelle archive SAP de KGS
- Accès direct aux informations archivées depuis SAP HCM
« Arcplace a implémenté d’une manière hautement professionnelle l’archivage des dossiers du personnel dans SAP conforme à la législation. »
Bernd Haberhauer, HR Application Management, Valora Suisse SA
