Jusqu’en 2023, la Banque Cantonale Neuchâteloise (BCN) recevait encore l’ensemble de son courrier entrant sous forme physique, réparti sur onze sites dans tout le canton. Afin de poursuivre sa digitalisation et de réduire significativement la consommation de papier au bureau, la banque cantonale a décidé d’externaliser la numérisation et la distribution du courrier entrant vers le Arcplace Scan & BPO Center.
Le déploiement a commencé dans un premier temps durant l’été 2024 au siège administratif de la BCN et couvre désormais l’ensemble des sites. À ce jour, 47 000 documents ont déjà été traités et directement exportés vers le système d’e-dossier de la banque. Grâce à l’automatisation intelligente et aux technologies d’IA, il est garanti que 100% du courrier reçu le matin est disponible sous forme numérique avant 10 heures.
Situation initiale
Avec plusieurs succursales et domaines d’activité, la BCN était confrontée au défi de garantir un processus de gestion du courrier entrant à la fois efficace et homogène. Le tri manuel et l’absence de disponibilité numérique immobilisaient des ressources précieuses, retardaient l’accès à des informations client importantes et avaient finalement un impact sur la rapidité de traitement des demandes. La banque recherchait donc un partenaire capable de garantir fiabilité, confidentialité et une transparence totale des processus.
Solution
Au Arcplace Scan & BPO Center, l’ensemble du courrier entrant est réceptionné, ouvert, numérisé et classifié. Des technologies de reconnaissance modernes et des modules d’IA identifient automatiquement les types de documents et extraient les informations pertinentes. L’image de l’envoi ainsi que les données associées sont transférées de manière sécurisée vers le système d’e-dossier de la BCN et sont immédiatement disponibles en format numérique pour les collaborateurs.
Perspectives
La deuxième phase du projet est actuellement en cours de planification. Celle-ci prévoit une augmentation supplémentaire du niveau d’automatisation grâce à l’intégration de composants d’IA supplémentaires. Cela permettra d’accroître encore la vitesse de traitement et la précision de reconnaissance, tout en optimisant de manière significative des processus spécifiques tels que, par exemple, le traitement des crédits.
Résultats
- Disponibilité au quotidien de l’ensemble du courrier entrant provenant de tous les sites de la BCN
- Amélioration de l’efficacité et réduction des tâches manuelles
- Transparence accrue grâce à des tableaux de bord numériques et des rapports de processus
- Plateforme pérenne permettant le développement de nouvelles automatisations
« La collaboration avec Arcplace montre comment la numérisation du courrier entrant, combinée à l’utilisation de technologies modernes et d’une grande précision, accélère la disponibilité d’informations essentielles et pose les bases d’une automatisation accrue. Nous travaillons désormais en grande partie sans papier, ce qui nous rend plus attractifs aussi bien en tant qu’employeur que pour nos clients. »
Cornelia Friedhoff, COO Banque Cantonale Neuchâteloise
