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<h2>Étude de cas en PDF</h2>

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Situation initiale

<p>Avec plusieurs succursales et domaines d’activité, la BCN était confrontée au défi de garantir un processus de gestion du courrier entrant à la fois efficace et homogène. Le tri manuel et l’absence de disponibilité numérique immobilisaient des ressources précieuses, retardaient l’accès à des informations client importantes et avaient finalement un impact sur la rapidité de traitement des demandes. La banque recherchait donc un partenaire capable de garantir fiabilité, confidentialité et une transparence totale des processus.</p>

Solution

<p>Au Arcplace Scan & BPO Center, l’ensemble du courrier entrant est réceptionné, ouvert, numérisé et classifié. Des technologies de reconnaissance modernes et des modules d’IA identifient automatiquement les types de documents et extraient les informations pertinentes. L’image de l’envoi ainsi que les données associées sont transférées de manière sécurisée vers le système d’e-dossier de la BCN et sont immédiatement disponibles en format numérique pour les collaborateurs.</p>

Perspectives

<p>La deuxième phase du projet est actuellement en cours de planification. Celle-ci prévoit une augmentation supplémentaire du niveau d’automatisation grâce à l’intégration de composants d’IA supplémentaires. Cela permettra d’accroître encore la vitesse de traitement et la précision de reconnaissance, tout en optimisant de manière significative des processus spécifiques tels que, par exemple, le traitement des crédits.</p>

Résultats

<ul> <li>Disponibilité au quotidien de l’ensemble du courrier entrant provenant de tous les sites de la BCN</li> <li>Amélioration de l’efficacité et réduction des tâches manuelles</li> <li>Transparence accrue grâce à des tableaux de bord numériques et des rapports de processus</li> <li>Plateforme pérenne permettant le développement de nouvelles automatisations</li> </ul> <h3>« La collaboration avec Arcplace montre comment la numérisation du courrier entrant, combinée à l’utilisation de technologies modernes et d’une grande précision, accélère la disponibilité d’informations essentielles et pose les bases d’une automatisation accrue. Nous travaillons désormais en grande partie sans papier, ce qui nous rend plus attractifs aussi bien en tant qu’employeur que pour nos clients. »</h3> <p><span class="bildcaption">Cornelia Friedhoff, COO Banque Cantonale Neuchâteloise</span></p>

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Haupttitel Case Study

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<p>Étude de cas</p> <h1>La BCN numérise son courrier entrant grâce à la solution Digital Mailroom d’Arcplace</h1>

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<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Jusqu’en 2023, la Banque Cantonale Neuchâteloise (BCN) recevait encore l’ensemble de son courrier entrant sous forme physique, réparti sur onze sites dans tout le canton. Afin de poursuivre sa digitalisation et de réduire significativement la consommation de papier au bureau, la banque cantonale a décidé d’externaliser la numérisation et la distribution du courrier entrant vers le Arcplace Scan & BPO Center. <br /><br />Le déploiement a commencé dans un premier temps durant l’été 2024 au siège administratif de la BCN et couvre désormais l’ensemble des sites. À ce jour, 47 000 documents ont déjà été traités et directement exportés vers le système d’e-dossier de la banque. Grâce à l’automatisation intelligente et aux technologies d’IA, il est garanti que 100% du courrier reçu le matin est disponible sous forme numérique avant 10 heures.</span></span></p>

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Abschnitt: Situation initiale

Abschnitt: Solution, Résultats

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L'IA révolutionne le Digital Mailroom

<p>Article professionnel</p> <h1>L'IA révolutionne le Digital Mailroom</h1>

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L'IA révolutionne le Digital Mailroom

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L'IA révolutionne le Digital Mailroom - rechts

<h3>Perspectives: potentiel de GenAI dans la gestion de documents</h3> <p>GenAI et les LLM représentent une nouvelle ère dans le traitement de documents basé sur l’IA. Grâce à leur flexibilité et à leurs capacités liées à la signification, ils permettent aux entreprises de comprendre et d’analyser le contenu de documents de manière exhaustive et d’automatiser entièrement des tâches complexes telles que la classification, l’extraction et la vérification, sans nécessiter d’adaptations profondes reposant sur des règles. Les progrès technologiques dans le domaine de la GenAI continueront à révolutionner la gestion des documents entrants à l’avenir et à dégager de nombreuses nouvelles opportunités d’améliorer l’efficacité et la précision du traitement de documents.</p>

L'IA révolutionne le Digital Mailroom

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Avec la complexité croissante de la gestion des informations qui entrent dans la Digital Mailroom, il est crucial d’améliorer l’efficacité, d’éliminer les sources d’erreur et de respecter les règles de conformité. C’est là qu’intervient l’intelligence artificielle (IA).</span></span></p>

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L'IA révolutionne le Digital Mailroom

<h3><span>Utilisation de l’intelligence artificielle dans la gestion des documents entrants</span></h3> <p>L’utilisation de l’IA générative (GenAI) et des Large Language Models (LLM) ouvre de nouveaux horizons dans la gestion des documents entrants et améliore l’efficacité de leur traitement. Contrairement aux approches traditionnelles d’apprentissage automatique basées sur des modèles de données historiques, les modèles GenAI permettent de traiter précisément et dynamiquement le contenu des documents. L’IA est capable de comprendre le contenu de textes et de les évaluer en fonction du contexte. Ces aptitudes sont particulièrement utiles pour la classification automatique des documents, l’extraction d’informations pertinentes et l’examen approfondi du contenu.</p> <h3><span>Classification de documents</span></h3> <p>Par rapport aux méthodes traditionnelles, les LLM offrent une compréhension approfondie de structures linguistiques complexes et permettent de classifier plus précisément les documents. Grâce à leur capacité d’accès à de vastes données de formation, les LLM peuvent faire la distinction entre différents types et formats de documents et catégoriser leur contenu en conséquence. Cette méthode renforce considérablement l’efficacité du flux de traitement des documents, car les interventions manuelles sont réduites au minimum. Les cas d’application comprennent notamment la catégorisation d’un grand nombre de types de documents qui, en raison de leurs structures différentes, étaient jusqu’à présent difficiles à classer, à extraire et à vérifier sémantiquement de manière automatique.</p> <h3><span>Extraction automatique d’informations pertinentes</span></h3> <p>La capacité des LLM à extraire des informations pertinentes de manière précise et contextuelle constitue un autre avantage central des dans la gestion documentaire. Tandis que les algorithmes traditionnels nécessitent souvent des règles d’extraction spécifiques, les LLM sont capables de reconnaître les données significatives du contenu et de les extraire de manière flexible. Cette forme d’extraction d’informations permet aux entreprises d’isoler plus facilement les données dont elles ont besoin à partir de différents documents, qu’il s’agisse d’adresses et de coordonnées ou de clauses juridiques et d’informations financières. Le recours à la GenAI élimine le besoin d’une programmation étendue des règles, ce qui accroît encore l’efficacité et favorise l’adaptation flexible à différents types de documents.</p> <h3><span>Vérification sémantique et contrôle de qualité</span></h3> <p>Grâce à leur compréhension approfondie du langage, les LLM permettent de vérifier en toute fiabilité et contextuellement le contenu de documents. Cette approche dépasse le simple cadre de validations basées sur des règles et permet de vérifier la cohérence, la plausibilité et l’exactitude du contenu d’un document. L’analyse sémantique joue un rôle décisif, en particulier dans le contrôle de la qualité et dans la sécurité des documents. La GenAI permet de détecter des contradictions ou des irrégularités dans plusieurs documents appartenant au même cas, ce qui contribue à l’intégrité des données et à la minimisation des sources d’erreur.</p>

Haupttitel: L'IA révolutionne le Digital Mailroom

Lead: L'IA révolutionne le Digital Mailroom

Abschnitt: L'IA révolutionne le Digital Mailroom

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Étude de cas en PDF

<h3>Étude de cas en PDF</h3>

Étude de cas Profond

<p>Étude de cas</p> <h1>2,5 millions de pages numérisées en un temps record</h1>

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Box Lead Case Study: 2,5 millions de pages numérisées en un temps record

<p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="lead-text no-break">Les dossiers de la société HypothekenZentrum AG devaient être numérisés et archivés dans un système d'archivage. À la recherche d’un partenaire expérimenté capable de traiter un volume important de 2,5 millions de pages de manière professionnelle et conforme à des normes de sécurité strictes, l’entreprise a choisi Arcplace.</span></span></span></p>

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Situation initiale

<h3>Situation initiale</h3> <p>Les dossiers de la société <span class="no-break">HypothekenZentrum</span> AG devaient être numérisés et archivés dans un système d'archivage. À la recherche d’un partenaire expérimenté capable de traiter un volume important de 2,5 millions de pages de manière professionnelle et conforme à des normes de sécurité strictes, l’entreprise a choisi Arcplace.</p>

Solution

<h3>Solution</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Archivage des documents avec une qualité uniforme</span></li> <li><span class="MaaxBold">Accès aux dossiers indépendamment du lieu</span></li> <li><span class="MaaxBold">Gains d’efficacité dans le traitement des dossiers</span></li> </ul> <p>L’extraction des dossiers, réalisée par des collaborateurs formés <span class="no-break">d’Arcplace</span>, s’est déroulée à un rythme soutenu afin de permettre une numérisation rapide. Tous les dossiers ont été étiquetés avec un code-barres sur le site du client et scannés avant d’être placés dans des boîtes de transport, garantissant ainsi une traçabilité sans faille. Le processus de numérisation a été effectué dans le centre Scan &amp; BPO <span class="no-break">d’Arcplace</span>. En seulement quatre mois, tous les dossiers numérisés ont été transférés de manière sécurisée et complète dans le système d’archivage de HypothekenZentrum via un serveur SFTP.</p> <h3>« L’équipe <span class="no-break">d’Arcplace</span> nous a impressionnés dès le début par son haut niveau de compétence, son approche orientée solutions et sa mentalité pragmatique. Les processus décisionnels étaient rapides et les échanges se faisaient sur un pied d’égalité. »</h3> <p><span class="no-break"><span class="bildcaption">Christian Bünter, Responsable Gestion des Relations, HypothekenZentrum AG</span></span></p>

Résultats

<h3>Résultats</h3> <ul> <li>Gain d’espace grâce à l’élimination du stockage physique</li> <li>Gain de temps grâce à un accès simplifié et plus rapide aux dossiers</li> <li>Accès aux dossiers indépendamment du lieu</li> <li>Archivage centralisé des documents avec une qualité homogène</li> </ul>

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Abschnitt: Ausgangslage, Lösung, Resultate & Kontakt FR

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<h3>Nous serons heureux de vous conseiller</h3> <p>Nous nous ferons un plaisir de vous conseiller individuellement et de vous donner d'autres conseils sur la manière de maintenir les coûts à un bas niveau tout en tirant un grand profit d'une solution Digital Mailroom pour votre entreprise.</p>

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<h3>Les facteurs de coûts d'une solution Digital Mailroom</h3> <p>Est-ce que je reçois 50 ou 5'000 envois par jour ? C'est bien sûr ce qui a le plus d'influence sur les coûts d'une solution Digital Mailroom. Mais il y a d'autres facteurs.</p> <h3>1. Inducteurs de coûts pour les coûts de service</h3> <p>La complexité de l'ensemble de règles ainsi que le nombre d'informations à extraire des documents et à valider sont la base du calcul de la charge de travail et donc des coûts du service de réception du courrier. Important : souvent, un ensemble de règles complexe avec de nombreux paramètres a aussi tendance à rendre difficile l'obtention d'un niveau de qualité élevé.</p> <p>Une autre variable d'ajustement très importante est de savoir à quelle heure (ou tard) de la journée on souhaite recevoir le courrier numérique au plus tard. La règle générale est la suivante : plus tôt, plus cher. Arcplace entretient avec tous ses clients un accord de niveau de service (SLA) correspondant, dans lequel est consigné le traitement pour la livraison du courrier numérique.</p> <p>Le nombre de critères de la liste noire (envois qui ne doivent pas être ouverts) et de la liste bleue (envois avec des instructions spéciales) est un autre facteur qui influence les coûts.</p> <p>En principe, il est aujourd'hui possible de contrer une hausse des prix au moyen de l'intelligence artificielle (IA). L'IA permet d'augmenter l'automatisation, ce qui se traduit par une optimisation du prix et de la qualité du service.</p> <h3>2. Les facteurs de coûts lors du projet d'introduction</h3> <p>Connais-je bien ma boîte de réception physique actuelle ainsi que les besoins de mes collaborateurs ? Ai-je déjà une compréhension claire des nouveaux processus - que j'espère optimisés - pour la solution Digital Mailroom ? Est-ce que je sais déjà de quelles données mon application commerciale a besoin pour que le traitement puisse être automatisé au maximum ? La réponse à ces questions a une influence directe sur les coûts. Plus il est possible de définir clairement les choses dès le départ, plus le projet d'introduction sera allégé.</p> <p>Mais même si la situation de départ et les souhaits futurs d'une solution Digital Mailroom peuvent être clairement définis : la complexité du système de règles et la quantité d'informations à extraire des documents sont des facteurs qui influencent encore plus les coûts dès le projet d'introduction. En outre, l'introduction d'une solution Digital Mailroom est toujours l'occasion de se débarrasser des vieilles habitudes et de parvenir à une standardisation.</p> <h3>Les coûts</h3> <p>Et combien coûte une solution Digital Mailroom ?</p> <p>Comme vous l'avez probablement déjà constaté, cela dépend de nombreux facteurs. D'une solution Digital Mailroom très légère, dans laquelle chaque envoi est « simplement » scanné et mis à disposition sous forme de PDF, à une solution Digital Mailroom très complexe avec un long ensemble de règles, une classification complexe des documents et de nombreuses informations qui sont lues et livrées directement dans le système du client, tout est possible - et plus ou moins judicieux selon le volume.</p> <p>En termes de prix, nous nous situons donc ici dans un cadre très large :</p> <h3>1. Frais de service</h3> <p>Frais de base à partir de 450 CHF jusqu'à 10'000 CHF par mois<br /> Prix de l'envoi à partir de 0,65 CHF à 1,50 CHF par envoi</p> <h3>2. Coûts du projet d'introduction</h3> <p>De 2'750.- CHF à 200'000.- CHF</p>

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Combien coûte une solution Digital Mailroom ?

<p><span class="lead-text">La solution Digital Mailroom traite de manière centralisée tous les documents entrants d'une entreprise, qu'ils arrivent sous forme papier ou électronique, par exemple des e-mails, des formulaires en ligne, des importations de fichiers, etc. Mais combien coûte solution Digital Mailroom ?</span></p>

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<p>Blog</p> <h1>Combien coûte une solution Digital Mailroom ?</h1>

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<p>De nombreuses entreprises optent aujourd'hui pour l'externalisation de leur solution Digital Mailroom. Cela signifie que le courrier de l'entreprise est redirigé vers un centre de numérisation où il est traité en tant que service pour l'entreprise. En règle générale, les collaborateurs de l'entreprise ne reçoivent plus le courrier que sous forme numérique. Si nécessaire, certains originaux physiques peuvent être demandés ou des documents spécifiques sont toujours envoyés sous forme numérique et physique. Les autres documents sont détruits de manière appropriée après une courte période de conservation, dans le respect des normes de sécurité les plus strictes.</p> <p>En principe, une solution Digital Mailroom peut également être mise en place en interne au sein de l'entreprise. Dans ce cas, Arcplace apporte également son soutien dans le choix du logiciel, du matériel et dans l'introduction de la solution Digital Mailroom interne dans l'esprit du concept et de ce que l'on appelle l'ensemble des règles, qui comprend toutes les procédures de traitement.</p> <p>Par souci de simplicité et parce que c'est la forme la plus souvent choisie, nous nous concentrerons dans cet article sur les coûts d'une solution Digital Mailroom achetée auprès d'un prestataire de services externe en tant que service.</p> <h3>Les blocs de coûts d'une solution Digital Mailroom</h3> <p>Lors de l'introduction d'une solution Digital Mailroom, il faut compter avec ces deux blocs de coûts essentiels :</p> <h3>1. Le projet d'introduction</h3> <p>Lors du projet d'introduction, il s'agit en premier lieu d'élaborer et de mettre en œuvre ultérieurement la spécification (ensemble de règles) pour une solution Digital Mailroom.</p> <p>D'une part, des questions très concrètes sont traitées, telles que :</p> <ul> <li>Quels sont les envois qui ne peuvent pas être ouverts ?</li> <li>Que faire des magazines ou des objets physiques ?</li> <li>Comment se présente le plan des documents et dans quels types de documents le courrier entrant doit-il être classé ?</li> <li>Quelles informations doivent être extraites des documents et transmises par voie électronique ?</li> </ul> <p>Ces questions et d'autres encore sont discutées avec le client et doivent être consignées sous forme de règles pour les opérateurs de scan, mais aussi configurées en conséquence dans le logiciel.</p> <p>D'autre part, un concept de changement est également élaboré dans le cadre du projet d'introduction, afin d'aider les collaborateurs à s'adapter aux nouveaux processus. La phase dite « hyper-care » après la mise en service, durant laquelle l'entreprise bénéficie d'un suivi intensif, y est également définie.</p> <h3>2. Les coûts de service</h3> <p>Nous parlons ici des coûts effectifs pour les tâches quotidiennes liées au courrier numérique. Le courrier doit être collecté, prétrié, ouvert et scanné. Si nécessaire, les valeurs sont extraites et validées. En outre, l'ensemble du processus est surveillé en permanence par un contrôle de qualité. Généralement, les coûts du service sont regroupés en prix unitaires, par exemple les coûts par envoi ou par page, ainsi qu'en frais mensuels de base.</p>

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<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Contact</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "0c63c3f5-ef6a-48cb-9e82-75af4b6c2962" }); </script> </div> </div> </section>

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Text Arcplace SA

<h3>&nbsp;</h3> <h3>Arcplace SA</h3> <p>La société suisse Arcplace SA est un prestataire de services informatiques spécialisé qui aide les organisations à numériser et à automatiser les processus liés aux documents ainsi qu’à l’archivage électronique.</p> <p>Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. Société privée et indépendante, Arcplace possède une équipe professionnelle de plus de 100 collaborateurs.</p> <p>Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse. En outre, Arcplace est certifié selon la norme ISO 27001 relative à la sécurité de l’information.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:info@arcplace.ch">info@arcplace.ch</a></p>

Box Text Arcplace gagne un important contrat avec la ville de Winterthur

<p><br /> La ville de Winterthur recherchait un prestataire de services pour prendre en charge la numérisation quotidienne du courrier entrant de l'administration. Les lettres devaient être numérisées de manière centralisée et distribuées pour un traitement ultérieur avec une solution de boîte aux lettres électronique déjà existante.</p> <p>Le contrat a été attribué début août. Arcplace a obtenu le contrat de 3,3 millions de francs pour le service de numérisation. Le projet commencera dans les semaines à venir afin d'être prêt pour le lancement l'année prochaine.</p> <p>« Nous sommes très heureux d'avoir pu convaincre l'administration de Winterthur que nous disposons du savoir-faire et de l'équipe nécessaires pour fournir un service professionnel. Nous sommes reconnaissants de la confiance qui nous a été accordée et nous nous réjouissons d'une longue et fructueuse collaboration », explique Robbert Spierings, CEO &amp; Founder d'Arcplace.</p>

Box Lead Arcplace gagne un important contrat avec la ville de Winterthur

<p>Le 8 août 2024</p> <h1><span class="no-break">Arcplace gagne un important contrat avec la ville de Winterthur</span></h1> <p><span class="lead-text"><span class="no-break"><span class="MaaxItalic">La ville de Winterthur a choisi les services de numérisation d'Arcplace pour la numérisation du courrier entrant. L'entreprise zurichoise s'est imposée face à six concurrents.</span></span></span></p>

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Abschnitt Lead: Arcplace gagne un important contrat avec la ville de Winterthur

Abschnitt: Bild FR

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Bild Stadtveraltung Winterthur FR

31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

Bildlegende FR

<p><span class="bildcaption no-break">Siège principal de l'administration municipale de Winterthur (Image source: L'administration municipale de Winterthur)</span></p>

Abschnitt: Text Arcplace gagne un important contrat avec la ville de Winterthur

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Abschnitt: Arcplace SA

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User-friendly and compliant with legal regulations

<h3>User-friendly and compliant with legal regulations</h3> <p>With the new email archiving solution from Arcplace, Frankfurter Bankgesellschaft was able to solve the existing challenges elegantly. Today its employees have email inboxes with a virtually unlimited capacity. The growth of the message repository is constantly monitored in the background. As the Exchange Server now only needs to manage the latest information, its performance has improved significantly.</p> <p>The user-friendly solution is integrated seamlessly with Microsoft Exchange and Microsoft Outlook, meets all current compliance requirements and offers excellent flexibility. It allows extensive research (e-discovery) to be carried out quickly and reliably with the help of high-performance search and filter options. The legally compliant storage of emails takes place in-house on an archive store with soft-WORM functionality. WORM stands for ‘write once, read many’ and describes measures that permanently prevent the deletion, overwriting and modification of data on a storage medium.</p> <p>One particular advantage of this solution is that archived emails remain permanently visible to employees in Outlook (a small icon marks them as archived) and can easily and transparently be viewed via Outlook, Outlook Web Access (OWA) or extended Web-based search functions and also be restored if necessary. Advanced technologies like ‘single instancing’ help to reduce the storage needs associated with the archiving by storing identical data only once.</p>

Mail server under intense strain and new compliance requirements

<h3>Mail server under intense strain and new compliance requirements</h3> <p>Frankfurter Bankgesellschaft uses Microsoft Exchange for the central management of emails, appointments, contacts and tasks, and the employees use Microsoft Outlook at their workplaces.</p> <p>In the past, the lack of systematic email archiving often caused problems. The entire email traffic used to be recorded with the help of the journaling function of Microsoft Exchange. However, this solution no longer satisfied the newly released statutory regulations. The bank urgently needed a new and efficient email archiving solution.</p> <p>The following key requirements were defined for the solution:</p> <ul> <li>Reduction of the email system load through systematic archiving</li> <li>Fully automated archiving without user interaction</li> <li>Processing of proprietary PST files (PST files are the container files of Outlook in which tasks, notes, emails and the calendar are stored)</li> <li>Full conformity with new compliance requirements</li> </ul>

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">In the past, the email server of Frankfurter Bankgesellschaft was under intense strain due to the large and evergrowing amount of data. The performance of the email server was not ideal and the tradition-rich banking institution was confronted with new legal regulations of the Financial Market Supervisory Authority (FINMA) concerning the retention of electronic correspondence. Both challenges were solved with an advanced email archiving solution from Arcplace.</span></span></p>

Nous serons heureux de vous conseiller personnellement

<h3>Nous serons heureux de vous conseiller personnellement</h3> <p>Vous souhaitez en savoir plus sur notre offre d'archivage universel ? N'hésitez pas à nous contacter.</p>

At a glance

<h3>At a glance</h3> <ul> <li>Email archiving solution seamlessly integrated with Microsoft Exchange and Microsoft Outlook</li> <li>Fully automated archiving without end user interaction according to flexibly configurable rules</li> <li>Archived emails remain visible to the end user and can be opened with a mouse click</li> <li>Reduced need for storage space and lower storage costs on the email system</li> <li>Comprehensive search functions (e-discovery) in the field of compliance guarantees transparency and control</li> <li>Shorter backup and restore times</li> <li>Guaranteed conformity of corporate and statutory compliance regulations</li> </ul>

An archiving solution based on Symantec Enterprise Vault

<h3>An archiving solution based on Symantec Enterprise Vault</h3> <p>Zurich-based Arcplace, specialists in digital archiving designed and implemented a user-friendly email archiving solution on the basis of ‘Symantec Enterprise Vault’. With this industry-leading archiving software, enterprise data can automatically be consolidated and systematically archived from email systems, PST files, file systems, Microsoft SharePoint systems and instant messaging applications. In accordance with the defined rules, the individual emails and their attachments are automatically swapped out of the Exchange mailbox and archived in an audit-proof manner.</p>

Cross-border private banking and wealth management

<h3>Cross-border private banking and wealth management</h3> <p>Frankfurter Bankgesellschaft has its headquarters in Zurich and a subsidiary in Frankfurt am Main. As a subsidiary of one of the world’s largest financial groups, Sparkassen-Finanzgruppe Deutschland, the bank offers German and Swiss clients a comprehensive portfolio of services with a focus on private banking and wealth management. The specialists of Frankfurter Bankgesellschaft are familiar with the risks and opportunities of global capital markets and with the tax-related and legal framework conditions of the target markets and have long-standing experience in the management of medium-sized family companies. The cross-border banking group manages assets worth approximately CHF 9 billion and has 140 employees.</p> <h3>“We achieved all of our goals in terms of easing the load on the system and fulfilling compliance requirements. The Arcplace team designed and implemented the solution with a high level of professionalism – we are very satisfied.”</h3> <p>Oliver Hitz – System Administrator, Frankfurter Bankgesellschaft, Switzerland</p>

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<p>Étude de cas</p> <h1>Frankfurter Bankgesellschaft fulfils compliance requirements with a new archiving solution</h1>

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Abschnitt: Ausgangslage

Abschnitt: Solution

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Abschnitt: Solution

Abschnitt: Download und Kontakt FR

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Situation initiale

<h3>Situation initiale</h3> <p>Le groupe Valora avait archivé ses dossiers du personnel avec la technologie d’archivage Windream. Les archives existantes ne répondaient plus aux exigences accrues en matière de conformité. Un autre problème était l’impossibilité d’un contrôle suffisamment différencié de l’accès aux informations relatives au personnel. De plus, des problèmes dans le processus d’archivage ont occasionné beaucoup de travail. Avec une nouvelle solution d’archivage dans l’environnement système SAP existant, les trois problèmes devaient être traités en même temps.</p>

Solution

<h3>Solution</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">378 000 documents</span></li> <li><span class="MaaxBold">Archivage conforme à la législation</span></li> <li><span class="MaaxBold">Plus aucune problème de processus</span></li> </ul> <p>En se basant sur le logiciel d’archivage de KGS, Arcplace a créé une solution pour l’enregistrement de nouveaux dossiers de RH dans SAP ainsi que la reprise des dossiers existants. L’infrastructure de scanning existante (Kofax) a été adaptée de telle sorte que les documents avec leurs métadonnées sont reliés au système SAP via le KGS Document Router et peuvent être repris dans l’archive KGS ContentServer4Storage.</p> <p>KGS ZADOC étend alors l’interface standardisée ArchiveLink® de SAP avec la possibilité de traiter des attributs supplémentaires et de permettre des accès indépendants depuis SAP. Il a fallu deux jours seulement pour que Arcplace transfère entièrement et sans erreurs les dossiers de personnel actuels.</p>

Résultats

<h3>Résultats</h3> <ul> <li>Archivage efficace et direct de dossiers nouvellement scannés dans la nouvelle archive SAP de KGS</li> <li>Transfert réussi de 378 000 documents de Windream dans la nouvelle archive SAP de KGS</li> <li>Prise en charge du concept d’autorisation existant de SAP HCM</li> <li>Archivage des dossiers de personnel nouveaux et existants conformément à la législation</li> <li>Structure des dossiers optimisée dans la nouvelle archive SAP de KGS</li> <li>Accès direct aux informations archivées depuis SAP HCM</li> </ul> <h3>« Arcplace a implémenté d’une manière hautement professionnelle l’archivage des dossiers du personnel dans SAP conforme à la législation. »</h3> <p><span class="bildcaption">Bernd Haberhauer, HR Application Management, Valora Suisse SA</span></p>

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<p>Étude de cas</p> <h1>Plus de facilité pour l’archivage de Valora</h1>

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Abschnitt Leadtext

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Le groupe Valora est un fournisseur leader de Convenience et Food Service avec quelque 2 800 points de vente sur des endroits très fréquentés dans la région DACH et aux Pays-Bas. Dans ses points de vente au détail, il distribue une offre de produits numériques en croissance constante. De même, Valora exploite une des productions leader dans le monde de produits de boulangerie et pâtisserie. L’entreprise a dû relever le défi d’établir des archives conformes à la législation pour ses dossiers du personnel dans SAP et de transférer près de 400 000 documents existants.</span></span></p>

Abschnitt: Solution, Résultats

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Situation initiale

<h3>Situation initiale</h3> <p>Le Groupe Hotelplan – une filiale de la Fédération des coopératives Migros – possédait deux systèmes d’archivage utilisés par Hotelplan avec 1’700 utilisateurs et Interhome avec 800 utilisateurs. Les archives existantes occasionnaient des coûts élevés et en augmentation constante, et étaient associées à un niveau de service insuffisant. L’entreprise voulait une solution déjà mise en place au sein du Groupe Migros et capable d’afficher de bonnes références en Suisse. Le projet présentait aussi des exigences en termes de compétence et de compréhension rapide des processus spéciaux, qui ne répondent pas toujours au standard SAP.</p>

Solution

<h3>Solution</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">7,8 millions de documents migrés</span></li> <li><span class="MaaxBold">Archivage conforme à la législation</span></li> <li><span class="MaaxBold">Rentabilité accrue</span></li> </ul> <p>En se basant sur le logiciel d’archivage de kgs, Arcplace a créé une solution pour l’enregistrement de nouvelles données dans SAP ainsi que la reprise des documents existants. Après la conception et la modularisation des packs de travail, ce qui contient l’installation, la migration, l’intégration VIM et les méthodes de numérisation, environ 1,5 million de documents ont été migrés du système de test, et 6,3 millions de documents depuis l’environnement productif vers les archives kgs. Les composants ContentServer kgs, MigrationServer kgs, ProxyServer kgs et ScanClient kgs ont été mis en œuvre.</p>

Résultats

<h3>Résultats</h3> <ul> <li>Transfert de 7,8 millions de documents depuis l’ancienne archive vers la nouvelle archive SAP kgs</li> <li>Succès de l’exécution du projet avec un minimum de coûts et de dépassements des délais</li> <li>Archivage direct efficace des nouveaux documents scannés</li> <li>Amélioration de la stabilité et de l’évolutivité</li> <li>Archivage de documents nouveaux et existants conformément à la législation</li> <li>Archivage sans interruption de support</li> </ul> <h3>« La stabilité de l’archive est excellente, et les mises à jour sont relativement simples à exécuter. »</h3> <p><span class="bildcaption">Markus Spichtig, Director Application Development, Groupe Hotelplan</span></p>

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Les archives existantes du Groupe Hotelplan, utilisées par Hotelplan et sa filiale Interhome, devaient être remplacées par des archives SAP complètes, rentables et conformes à la législation, et environ 7,8 millions de documents devaient être transférés dans les nouvelles archives.</span></span></p>

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<p>Étude de cas</p> <h1>Archivage de SAP complet et rentable pour Hotelplan</h1>

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Abschnitt: Solution, Résultats

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Situation initiale

<h3>Situation initiale</h3> <p>Aux TL, plus de 1’600 collaborateurs travaillent tous les jours pour garantir l’efficacité des transports publics et pour promouvoir leur développement. Les ressources humaines avaient aussi à cœur de devenir plus efficaces. Jusqu’à présent, l’ensemble des dossiers du personnel était conservé physiquement dans des armoires. L’accès aux documents était impossible en télétravail, ce qui compliquait le travail des ressources humaines. De plus, les archives papier prenaient beaucoup de place, ce qui empêchait la réorganisation des bureaux.</p>

Solution

<h3>Solution</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Plus de 80 000 pages numérisées</span></li> <li><span class="MaaxBold">Accès maîtrisé aux dossiers à partir de n’importe quel endroit</span></li> <li><span class="MaaxBold">Plus de place et moins de frais d’archivage</span></li> </ul> <p>L’entreprise a choisi les services de numérisation d’Arcplace qui lui avaient été recommandés. Selon l’accord passé, les dossiers ont été triés à l’hôpital, munis d’intercalaires et placés dans des boîtes fournies par Arcplace afin que ce dernier puisse les prendre en charge. Les spécialistes d’Arcplace se sont occupés de la numérisation dans le Scan &amp; BPO Center de Glattbrugg. Plus de 80 000 pages ont été numérisées selon des exigences clairement définies afin qu’il soit possible de les transférer dans les systèmes existants du service des ressources humaines.</p> <p>Les fichiers PDF/A et les index associés, comme le numéro de collaborateur et le type de document, ont été transmis par l’intermédiaire d’un serveur SFTP. Arcplace a conservé les dossiers physiques dans des archives temporaires, puis les a détruit au bout de trois mois en respectant les normes de sécurité les plus strictes.</p>

Résultats

<h3>Résultats</h3> <ul> <li>Gains en efficacité grâce à des procédures simplifiées</li> <li>Moins dépendant du lieu, accès contrôlé aux documents et aux informations</li> <li>Archivage centralisé des documents dans une qualité homogène</li> <li>Gain de place grâce à la suppression du papier</li> <li>Services complets de numérisation professionnelle</li> </ul> <h3>« La collaboration avec Arcplace a été constructive. C’était un partenariat de tous les instants, la numérisation a été rapide et professionnelle. Nous sommes très satisfaits. »</h3> <p><span class="bildcaption">François Gugger, Responsable prestations aux collaborateurs, TL</span></p>

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Les Transports publics de la région lausannoise (TL) avaient prévu de moderniser la gestion de leurs dossiers du personnel, encore au format papier. Dans le cadre de cette démarche, environ 1’600 dossiers devaient être numérisés. L’entreprise a choisi pour cela les services de numérisation d’Arcplace. Grâce à la numérisation, l’accès aux dossiers est indépendant du site et l’administration et l’archivage des documents sont clairs et harmonisés. Quant aux armoires de stockage, elles ne sont plus nécessaires et libèrent de la place.</span></span></p>

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<p>Étude de cas</p> <h1>Encore plus de mobilité pour les « TL » avec les dossiers du personnel numérisés</h1>

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Abschnitt: Situation initiale

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Abschnitt: Solution, Résultats

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Situation initiale

<h3>Situation initiale</h3> <p>Depuis plus de 130 ans, l’hôpital Männedorf est le principal établissement pour la population de la région. Le service du personnel gère environ 1000 dossiers de collaborateurs actifs qui étaient conservés sur papier jusqu’à très récemment. Il était indispensable de les conserver de manière claire ainsi que dans le respect de la protection des données et de les gérer efficacement. De plus, le manque de place devenait alarmant et les frais d’archivage étaient élevés.</p>

Solution

<h3>Solution</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Plus de 80 000 pages numérisées</span></li> <li><span class="MaaxBold">Accès maîtrisé aux dossiers à partir de n’importe quel endroit</span></li> <li><span class="MaaxBold">Plus de place et moins de frais d’archivage</span></li> </ul> <p>L’entreprise a choisi les services de numérisation d’Arcplace qui lui avaient été recommandés. Selon l’accord passé, les dossiers ont été triés à l’hôpital, munis d’intercalaires et placés dans des boîtes fournies par Arcplace afin que ce dernier puisse les prendre en charge. Les spécialistes d’Arcplace se sont occupés de la numérisation dans le Scan &amp; BPO Center de Glattbrugg. Plus de 80 000 pages ont été numérisées selon des exigences clairement définies afin qu’il soit possible de les transférer dans les systèmes existants du service des ressources humaines.</p> <p>Les fichiers PDF/A et les index associés, comme le numéro de collaborateur et le type de document, ont été transmis par l’intermédiaire d’un serveur SFTP. Arcplace a conservé les dossiers physiques dans des archives temporaires, puis les a détruit au bout de trois mois en respectant les normes de sécurité les plus strictes.</p>

Résultats

<h3>Résultats</h3> <ul> <li>Il est plus rapide de trouver les dossiers et les informations, ce qui fait gagner du temps</li> <li>Les supérieurs hiérarchiques peuvent consulter certains contenus des dossiers</li> <li>Les collaborateurs peuvent accéder à leur propre dossier</li> <li>La suppression de l’archivage physique a permis de gagner de la place</li> </ul> <h3>« Le respect de la protection des données, la fiabilité, le respect des délais et les compétences techniques constituaient les principales exigences pour ce projet. Nous sommes très satisfaits. »</h3> <p><span class="bildcaption">Nicola Fielder, responsable des RH Spital Männedorf AG</span></p>

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<p>Étude de cas</p> <h1>Succès de l’opération de « numérisation des dossiers du personnel »</h1>

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<p><span class="no-break"><span class="lead-text">L’hôpital Männedorf, qui recherchait un partenaire compétent pour la numérisation de ses dossiers du personnel, a choisi Arcplace. La numérisation des documents a permis d’accéder plus facilement aux informations et d’optimiser la gestion de ceux-ci. De plus, la suppression des archives papier a remédié au manque de place et réduit les tâches d’archivage manuelles.</span></span></p>

Abschnitt: Solution, Résultats

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Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Les archives physiques remplies de dossiers hypothécaires de Swiss Life devaient être remplacées par des archives numériques. Environ 25’000 dossiers ont été numérisés dans le cadre d’un projet avec l’aide d’Arcplace. Il a ainsi été possible de simplifier l’accès aux documents, de gagner de la place et d’optimiser la gestion des dossiers.</span></span></p>

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Situation initiale

<h3>Situation initiale</h3> <p>Près de 1,4 million de particuliers et plus de 40’000 entreprises font déjà confiance à la longue expérience de Swiss Life en matière de prévoyance. Le nombre de dossiers hypothécaires du fournisseur de solutions de prévoyance et de financement, que ce dernier devait gérer et archiver, augmentait sans cesse. Jusqu’au projet de numérisation, il existait donc quelque 25’000 dossiers de clients et de formalités au format papier qui étaient stockés dans une cave. Il était difficile d’accéder rapidement aux documents, la recherche des dossiers prenait beaucoup de temps et le manque de place commençait à menacer.</p>

Solution, Resultate FR

<h3>Solution</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Vue d’ensemble de tous les dossiers</span></li> <li><span class="MaaxBold">Accès à tous les dossiers de partout</span></li> <li><span class="MaaxBold">Gain de place et moins de frais d’archivage</span></li> </ul> <p>À la demande de Swiss Life, une étude de faisabilité a été réalisée avant le projet. Lors de celle-ci, tout le processus de numérisation et d’importation a été exécuté. Différents profils de numérisation ont été créés pour les différents dossiers et le transfert des fichiers PDF/A générés par SFTP a été testé. Les collaborateurs de Swiss Life ont ensuite emballé les dossiers se trouvant dans les archives de la cave dans des cartons en vue de leur transport et les collaborateurs d’Arcplace les ont inventoriés dans une liste. Les données de base qu’ils ont saisies à cette occasion ont servi à classer correctement les dossiers dans le système final.</p> <h3>Résultats</h3> <ul> <li>Rapidité d’accès aux dossiers</li> <li>Réductions des frais d’archivages</li> <li>Gain de place grâce à la suppression de l’archivage physique</li> </ul> <p>Les dossiers emballés étaient récupérés chez Swiss Life dans un fourgon plombé toutes les semaines, puis livrés au Scan &amp; BPO Center d’Arcplace à Glattbrugg. Des règles spécifiques indiquaient les documents qui devaient être triés, numérisés et renvoyés à Swiss Life pendant le processus de traitement. Arcplace a conservé les autres documents physiques dans des archives temporaires après leur numérisation, puis les a détruits au bout de trois mois en respectant les normes de sécurité les plus strictes.</p> <h3>« Avec Arcplace, le projet s’est déroulé de manière professionnelle et sa gestion de la qualité a été excellente. »</h3> <p>Urs Schaffner, responsable du Service Center Clients privés, Swiss Life</p>

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<p>Étude de cas</p> <h1>Swiss Life met de l’ordre dans les archives hypothécaires</h1>

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Abschnitt: Solution, Résultats

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<h2>Étude de cas en PDF</h2>

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Situation initiale

<p>La Banque Raiffeisen Aarau-Lenzburg conservait l’intégralité de ses documents sur papier dans ses archives. Quand un conseiller à la clientèle avait besoin d’un dossier, il devait s’adresser à un collaborateur de service pour qu’il aille chercher les documents concernés dans les archives. Et si ces dossiers se situaient dans une autre agence, il fallait forcément envoyer les papiers par coursier. Ce processus de traitement était incommode, chronophage et inefficace.</p>

Solution

<ul> <li><span class="MaaxBold">Service client amélioré par une recherche plus rapide</span></li> <li><span class="MaaxBold">Accès à tous les dossiers de partout</span></li> <li><span class="MaaxBold">Archivage centralisé des documents dans une qualité homogène</span></li> </ul> <p>Arcplace a installé une infrastructure de numérisation temporaire dans un bâtiment annexe de la Banque Raiffeisen à Kölliken. Les agences lui ont fourni leurs dossiers papier dans des cartons pour qu’elle les prépare à la numérisation. Cette préparation et la numérisation devaient impérativement respecter les directives de Raiffeisen Suisse en matière de migration. Grâce à un contrôle aléatoire régulier de l’intégralité des dossiers numérisés par la Banque et Arcplace, les critères de qualité et d’archivage requis ont été respectés. Pour le traitement de tous les dossiers de crédit, un collaborateur de la gestion des crédits est resté sur place pendant tout ce temps afin d’apporter un soutien technique à l’équipe de numérisation. Ainsi, l’importation des documents numérisés dans le système de dossiers électroniques destinataire s’est déroulé efficacement et sans faille. L’implication du collaborateur technique dans ce projet a été décisive et a largement contribué à la qualité des dossiers.</p>

Résultats

<ul> <li>Efficacité accrue et service client amélioré grâce à des processus simplifiés</li> <li>Accès aux documents de partout pour toutes les agences</li> <li>Gain de place grâce à la suppression des documents papier à ranger dans des armoires</li> <li>Sécurité élevée garantie par une numérisation interne</li> <li>Services de numérisation complets</li> </ul> <h3>« La qualité des dossiers traités est au rendez-vous et la collaboration entre Arcplace et nous s’est parfaitement déroulée. »</h3> <p><span class="bildcaption">Susanne Willimann, responsable Compliance &amp; Controlling, membre de la direction de la Banque Raiffeisen Aarau-Lenzburg</span></p>

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<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Avec ses cinq agences, la Banque Raiffeisen Aarau-Lenzburg compte parmi les plus grandes banques du Groupe Raiffeisen suisse. Afin de renforcer l’efficacité des processus de traitement de ses dossiers de crédit et clients, elle a opté pour les services de numérisation d’Arcplace. Plus de 35’000 dossiers, dont 2’500 dossiers clients, ont donc été numérisés sur place, à Kölliken.</span></span></p>

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<p>Étude de cas</p> <h1>La Banque Raiffeisen Aarau-Lenzburg numérise ses dossiers avec Arcplace</h1>

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Abschnitt: Situation initiale

Abschnitt: Solution, Résultats

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L’anachronisme des dossiers du personnel au format papier

<p>Le service du personnel de Hilti, qui se trouve au siège principal, à Schaan, gère les quelques 1900 dossiers des collaborateurs actuels. Récemment encore, ces dossiers étaient uniquement disponibles sur papier. La recherche manuelle d’informations précises s’avérait fastidieuse. De plus, les renseignements ne pouvaient pas être consultés par plusieurs personnes à la fois.</p> <p>Au sein de cette entreprise de pointe, très avancée dans l’usage des technologies électroniques et numériques, l’administration du personnel au moyen de dossiers papier était de plus en plus perçue comme un anachronisme. Gaby Mair, spécialiste en ressources humaines chez Hilti : « La numérisation de nos dossiers du personnel était inévitable pour des raisons de productivité. Nous recherchions une solution réalisable pour numériser nos dossiers et les intégrer dans le progiciel de gestion d’entreprise développé autour de la technologie SAP. Notre recherche d’un prestataire adéquat nous a conduits jusqu’à Arcplace. »</p>

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<p>Étude de cas</p> <h1>Dossiers électroniques du personnel pour Hilti</h1>

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Des processus plus simples et plus rapides, un gain de place

<p>Hilti est très satisfait du déroulement du projet et des résultats obtenus. « Les objectifs du projet ont été atteints dans les délais impartis, sans dépasser le budget », poursuit Gaby Mair. « Les dossiers du personnel au format électronique simplifient et accélèrent grandement les processus de travail inhérents aux ressources humaines. Aujourd’hui, nous pouvons accéder aux documents du personnel, rechercher des informations précises dans ces documents et diffuser ces informations très simplement aux personnes autorisées depuis n’importe quel emplacement. » La consultation des dossiers électroniques du personnel est régie par un système de droits d’accès détaillé. La spécialiste des RH de Hilti revient également sur la bonne coopération et l’assistance technique offerte par Arcplace. « Les spécialistes d’Arcplace nous ont particulièrement soutenu dans la définition de la structure des dossiers et des types de document. Etant donné que la numérisation des dossiers se déroulait dans nos locaux, nous pouvions obtenir simplement des réponses à nos questions », ajoute-t-elle.</p> <h3>« Nous avons pleinement atteint les objectifs du projet, dans le respect des délais et du budget. Les dossiers du personnel au format électronique simplifient et accélèrent grandement les processus de travail inhérents aux ressources humaines. »</h3> <p><span class="bildcaption">Gaby Mair, Spécialiste des ressources humaines; Hilti Aktiengesellschaft AG</span></p>

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Hilti, fournisseur principal de systèmes pour les professionnels de la construction

<p>Le groupe Hilti fournit des produits, systèmes, logiciels et services de pointe à des professionnels de la construction du monde entier. Les techniques de forage, ponçage, sciage et fixation, les produits chimiques utilisés dans la construction, les systèmes de mesure laser ainsi que la protection contre les incendies et les systèmes de montage de façade figurent parmi les principaux produits et solutions du groupe. L’une des spécialités de Hilti est sa gestion de parc de machines sophistiquées qui permet à ses clients de constituer des parcs d’appareils complets et entièrement sur mesure, tous services compris, moyennant un tarif mensuel fixe. Hilti, qui emploie plus de 25 000 collaborateurs dans plus de 120 pays, a réalisé un chiffre d’affaires de 4,6 milliards de francs en 2016.</p> <h3>« Nous voulions travailler avec un partenaire qui numériserait les dossiers directement chez nous, selon nos instructions. Arcplace pouvait nous offrir ce service. »</h3> <p><span class="bildcaption">Gaby Mair, Spécialiste des ressources humaines; Hilti Aktiengesellschaft AG</span></p>

Box Lead

<p><span class="lead-text">Le groupe liechtensteinois Hilti, qui commercialise à l’international ses technologies destinées aux professionnels de la construction, accélère également sa transition numérique à l’interne. Au siège principal de Schaan, 1900 dossiers du personnel rédigés sur papier ont été numérisés sur place avec l’aide d’Arcplace. Convertis au format PDF avec fonction de recherche de texte, ils ont été intégrés dans le système SAP existant.</span></p>

Les spécialistes d’Arcplace numérisent les documents de Hilti

<p>Hilti exigeait une solution interne. « Nous voulions éviter à tout prix que des informations sensibles concernant notre personnel ne sortent de l’entreprise. Nous voulions travailler avec un prestataire qui numériserait les dossiers directement dans nos locaux avec une infrastructure professionnelle, selon nos instructions. Arcplace pouvait nous offrir ce service ». Les spécialistes de la numérisation de documents d’Arcplace ont également aidé l’équipe RH de Hilti à définir la structure des futurs dossiers électroniques du personnel et des types de document correspondants en conformité avec le système d’archivage existant et les futurs processus. Un processus constant&nbsp;d’assurance qualité et de reporting garantissait le respect des procédures, délais et coûts définis.</p> <p>Pour permettre l’archivage structuré des documents contenus dans un dossier du personnel, l’opérateur de numérisation a enregistré manuellement pendant la procédure, pour chaque document, le numéro de personnel et le type de document. Après validation, un fichier PDF/A avec fonction de recherche de texte a été créé pour chaque document. Les professionnels de la numérisation d’Arcplace ont trié manuellement, conformément aux instructions de Hilti, les types de document devenus inutiles avant de les transmettre au service chargé de les éliminer en toute confidentialité. À la fin du projet, les dossiers du personnel numérisés ont été transférés sur un disque dur externe. Un informaticien de Hilti a ensuite intégré les dossiers électroniques dans le progiciel de gestion d’entreprise SAP.</p>

En bref

<ul> <li>Numérisation de 1900 dossiers physiques du personnel chez le client</li> <li>Infrastructure de numérisation et spécialistes mis à disposition par Arcplace</li> <li>Assistance poussée pour la définition de la structure des dossiers électroniques et des types de document</li> <li>Services de numérisation de A à Z : préparation des dossiers, numérisation, saisie manuelle des informations de classification, extraction des données, validation, transfert des documents électroniques sur un disque dur externe en vue de leur intégration dans le système SAP</li> <li>Mise à disposition beaucoup plus rapide, à n’importe quel emplacement, des documents électroniques +Recherche rapide d’informations spécifiques</li> <li>Simplicité de l’échange d’informations entre personnes autorisées</li> <li>Gain de place grâce à la suppression de l’archivage papier</li> </ul>

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Situation initiale

<p>Le service municipal Grün Stadt Zürich a été créé il y a plus de 160 ans sur l’initiative d’un jardinier municipal. Aujourd’hui, quelque 550 collaborateurs, apprentis et stagiaires s’occupent des espaces verts de la ville. Les dossiers du personnel de GSZ étaient sur papier, ce qui entravait l’accès aux informations ainsi qu’une gestion efficace. Les dossiers prenaient beaucoup de place et l’archivage manuel requérait chaque année un travail supplémentaire.</p>

Solution

<ul> <li><span class="MaaxBold">Archivage uniforme dans le système RH</span></li> <li><span class="MaaxBold">Gain de place et moins de frais d’archivage</span></li> <li><span class="MaaxBold">Accès aux dossiers en tout temps et en tout lieu</span></li> </ul> <p>En 2019, Arcplace a déjà numérisé les dossiers du personnel du secrétariat départemental PRD à l’hôtel de ville de Zurich. Les dossiers électroniques du personnel sont un élément important de la numérisation de la ville de Zurich, avec comme objectif une gestion électronique des documents de bout en bout. Pour pouvoir répondre aux exigences d’un archivage uniforme des dossiers scannés dans le système RH Aconso, le service municipal Grün Stadt Zürich a opté pour les services de numérisation d’Arcplace. Les travaux préparatoires, tels que la mise en place des intercalaires et des couvertures ou le retrait des agrafes et des Post-its, ont été effectués par des collaborateurs de GSZ. La numérisation a été effectuée sur site par les spécialistes d’Arcplace. Les quelque 70’000 pages ont été numérisées selon des directives définies afin d’assurer un transfert parfait des fichiers PDF/A générés, ainsi que des fichiers CSV correspondants, dans le système cible existant.</p>

Résultats

<ul> <li>Il est plus rapide de trouver les documents</li> <li>Frais d’archivage réduits et archivage numérique conforme à la législation</li> <li>La suppression de l’archivage physique a permis de gagner de la place</li> <li>Adéquation avec la stratégie de numérisation de la ville de Zurich</li> </ul> <h3>« Nous sommes très satisfaits des prestations d’Arcplace et nous pouvons tout à fait les recommander comme partenaire. »</h3> <p><span class="bildcaption">Roland Schischke, chef d’équipe projets et services RH de Grün Stadt Zürich</span></p>

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<p>Étude de cas</p> <h1>Le service municipal Grün Stadt Zürich numérise les dossiers du personnel avec Arcplace</h1>

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<p><span class="no-break"><span class="lead-text">« Grün Stadt Zürich » (GSZ) est particulièrement attaché au développement durable. Avec le soutien d’Arcplace, la masse de dossiers du personnel sur support papier a été numérisée sur site, ce qui a considérablement réduit la future consommation de papier.</span></span></p>

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Situation initiale

<p>Le groupe Debrunner Koenig est un partenaire commercial et un prestataire de services B2B compétent dans les secteurs du bâtiment, de l’artisanat et de l’industrie. Il se compose des trois secteurs commerciaux « Armatures », « Multi Metal » et « Produits techniques ». Debrunner Koenig Management AG (DKM), la société de prestation de services du groupe Debrunner Koenig, gère le département Ressources Humaines. DKM recherchait un partenaire afin de numériser les quelque 2 500 dossiers du personnel conservés au siège, puis de les mettre à la disposition des collaborateurs des ressources humaines des filiales sur la plate-forme RH Abacus.</p>

Solution

<ul> <li><span class="MaaxBold">Numérisation d’environ 2 500 dossiers du personnel</span></li> <li><span class="MaaxBold">Service complet de numérisation sur site</span></li> <li><span class="MaaxBold">Tous les dossiers sous forme numérique dans Abacus</span></li> </ul> <p>DKM a choisi Arcplace pour la numérisation en raison de ses références. Les deux partenaires ont défini ensemble la structure des dossiers du personnel au préalable. Une équipe multilingue expérimentée d’Arcplace a numérisé les documents sur une infrastructure provisoire installée dans les locaux de DKM à Saint-Gall. Le processus comportait la correction des dossiers selon des règles clairement définies, le tri et le classement des documents, la numérisation, l’indexation et le contrôle final. Les fichiers électroniques ont ensuite été remis sous une forme qui a permis de les transférer facilement dans Abacus.</p>

Résultats

<ul> <li>Dossiers du personnel numériques disponibles rapidement à partir de n’importe quel endroit</li> <li>Dossiers numériques complets et sans erreurs</li> <li>Services de numérisation de A à Z</li> <li>Numérisation sur site : les dossiers restent dans l’entreprise et sont disponibles, même pendant le traitement</li> <li>Gain de place grâce à la suppression de l’archivage physique</li> </ul> <h3>« Arcplace nous a fourni de précieux conseils sur la structure des dossiers numériques et sur l’organisation du processus de numérisation. »</h3> <p><span class="bildcaption">Matthias Züllig, Responsable des ressources humaines, groupe Debrunner Koenig</span></p>

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<p>Étude de cas</p> <h1>Le groupe Debrunner Koenig numérise les dossiers du personnel</h1>

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Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Arcplace a numérisé environ 2 500 dossiers du personnel sur papier pour le groupe de commerce de gros suisse Debrunner Koenig. Les spécialistes d’Arcplace ont réalisé le projet dans les bureaux du client. Les collaborateurs du service des ressources humaines de toutes les filiales peuvent désormais accéder aux informations concernant les collaborateurs sous forme numérique, où qu’ils se trouvent et quand ils le souhaitent.</span></span></p>

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Situation initiale

<p>Chez Jungheinrich, de nouveaux contrats étaient transmis à l’issue de leur conclusion en format PDF au service comptable, où ils étaient contrôlés et dans lesquels des informations annexes étaient notées dans un fichier Excel. Le contrat original était consigné physiquement dans un classeur. Le défaut d’une consignation centralisée et numérisée compliquait la recherche d’informations et l’archivage du papier était coûteux en espace et en argent. L’entreprise s’est tournée vers Arcplace afin d’améliorer un processus chronophage et onéreux en termes de gestion des contrats.</p>

Solution

<ul> <li><strong>Processus relatifs aux documents entièrement numérisés</strong></li> <li><strong>Solution cloud gérée par Arcplace</strong></li> <li><strong>Stockage de la totalité des documents conforme à la législation</strong></li> </ul> <p>Les documents sont désormais traités exclusivement par voie électronique sur une plateforme de gestion documentaire dans le cloud – basée sur le logiciel de gestion de contenu d’entreprise ( ECM ) OnBase de l’entreprise Hyland – qui est hébergée dans un datacenter suisse. Les documents sont importés tous les jours depuis SAP au format PDF et mis à disposition en lecture seule. De plus, un grand nombre de fonctionnalités et de workflows ont été implémentés afin d’automatiser les processus d’approbation.</p>

Résultats

<ul> <li>Accès aux documents par les partenaires franchisés et fiduciaires à tout moment à partir de n’importe quel endroit</li> <li>Accélération des processus grâce à des workflows d’approbation automatiques</li> <li>Économies et gain de temps considérables</li> <li>Recherche simple permettant de retrouver rapidement les documents</li> <li>Archivage conforme à la législation</li> <li>Historique complet et journalisation de tous les documents</li> </ul> <h3>« Nous ne voulions plus avoir du papier partout, ni avoir à chercher des informations pendant des heures. »</h3> <p><span class="bildcaption">Marcello Leuci, responsable informatique, Jungheinrich AG</span></p>

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<p>Étude de cas</p> <h1>Gestion numérique des contrats : Jungheinrich se passe désormais du papier</h1>

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<p><span class="lead-text">Il manquait au leader du marché dans le domaine de l’intralogistique le bénéfice d’une gestion numérique des contrats. Arcplace a implémenté une solution qui permet à Jungheinrich AG d’économiser beaucoup de temps et d’espace. Tous les contrats sont établis, traités et consignés centralement et électroniquement par le biais d’une plateforme d’Enterprise Content Management (ECM). La recherche dispendieuse d’informations n’a plus lieu d’être, les temps de traitement sont raccourcis et l’archivage physique des documents en papier est dispensable.</span></p>

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Abschnitt: Solution, Résultats

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« La solution basée sur OnBase répond à notre cahier des charges et a pu être réalisée sous la forme d’un service cloud en minimisant nos ressources. »

<p><span class="bildcaption">Vanessa Walliser, Responsable du projet chez Coop Mineraloel AG</span></p>

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Résultats

<ul> <li>Accès aux documents par les partenaires franchisés et fiduciaires à tout moment à partir de n’importe quel endroit</li> <li>Accélération des processus grâce à des workflows d’approbation automatiques</li> <li>Économies et gain de temps considérables</li> <li>Recherche simple permettant de retrouver rapidement les documents</li> <li>Archivage conforme à la législation</li> <li>Historique complet et journalisation de tous les documents</li> </ul>

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<p>Étude de cas</p> <h1>Arcplace numérise l’envoi de factures chez Coop Mineraloel AG</h1>

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Solution

<ul> <li><span class="MaaxBold">Processus relatifs aux documents entièrement numérisés</span></li> <li><span class="MaaxBold">Solution cloud gérée par Arcplace</span></li> <li><span class="MaaxBold">Stockage de la totalité des documents conforme à la législation</span></li> </ul> <p>Les documents sont désormais traités exclusivement par voie électronique sur une plateforme de gestion documentaire dans le cloud – basée sur le logiciel de gestion de contenu d’entreprise ( ECM ) OnBase de l’entreprise Hyland – qui est hébergée dans un datacenter suisse. Les documents sont importés tous les jours depuis SAP au format PDF et mis à disposition en lecture seule. De plus, un grand nombre de fonctionnalités et de workflows ont été implémentés afin d’automatiser les processus d’approbation.</p>

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Avec l’aide d’Arcplace, Coop Mineraloel AG a numérisé les processus d’établissement de factures et d’avoirs pour les quelque 320 magasins franchisés Coop Pronto. Une plateforme de gestion documentaire dans le cloud, qui permet d’accéder très simplement aux documents, constitue le cœur de la solution. Les workflows d’approbation automatisés ont permis d’accélérer considérablement les processus.</span></span></p>

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Abschnitt: Situation initiale

Situation initiale

<p>Auparavant, Coop Mineraloel AG ( CMA ) imprimait, mettait sous pli, affranchissait et expédiait quotidiennement des centaines de factures et d’avoirs sur papier à l’intention des quelques 320 magasins franchisés Coop Pronto. Les partenaires contrôlaient notamment leurs commandes à partir des documents papier. Les factures et les pièces justificatives étaient ensuite classées dans un dossier qui était envoyé à la fin du mois à une entreprise fiduciaire chargée de la comptabilité. Ces processus basés sur des documents papier prenaient beaucoup de temps à toutes les personnes impliquées.</p>

Abschnitt: Solution, Résultats

Abschnitt: Testimonial FR

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Le groupe Burkhalter : principal fournisseur de solutions électrotechniques globales

<p>Le groupe Burkhalter, qui emploie environ 3000 collaborateurs, est le principal fournisseur de solutions électrotechniques globales dans le secteur du bâtiment. Le réseau Burkhalter compte 45 sociétés, en grande partie autonomes, réparties sur 99 sites des quatre régions de Suisse. Le groupe Burkhalter propose une gamme complète de services dans le domaine du génie électrique pour les entreprises, les locaux commerciaux et les immeubles d’habitation : des installations à courant fort ou faible aux solutions globales de domotique ou basées sur le bus KNX, en passant par les réseaux de télécommunications ou informatiques. L’équipe informatique interne de l’entreprise Burkhalter Management AG se charge de fournir les services informatiques au groupe.</p> <h3>« Les dossiers électroniques contribuent à améliorer de manière quantifiable les processus d’administration de personnel. »</h3> <p><span class="bildcaption">Susanne Fischer, Spécialiste en informatique, Burkhalter Management AG</span></p>

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En bref

<h3>En bref</h3> <ul> <li>Solution globale de traitement et d’archivage probant des dossiers du personnel</li> <li>Extension fonctionnelle au moyen de processus relatifs aux rapports hebdomadaires, à l’approbation des absences et aux bulletins de salaire</li> <li>Possibilité de retrouver plus rapidement les informations grâce à la recherche en texte intégral</li> <li>Accès sécurisé aux informations concernant le personnel n’importe quand et à partir de n’importe où</li> <li>Respect des directives relatives à la protection de données grâce aux droits d’accès</li> <li>Respect des exigences en matière de conformité grâce à l’enregistrement de toutes les consultations et modifications dans un fichier journal</li> <li>Importation automatique des informations et des documents à partir d’applications tierces (système de gestion des ressources humaines et comptabilité des salaires)</li> <li>Intégration simple des documents des applications Office</li> <li>Gain de place important dans les archives</li> </ul>

La solution

<h3>La solution</h3> <p>Le système de gestion électronique des documents (GED) Kendox InfoShare, que le groupe Burkhalter utilise déjà pour l’archivage électronique des factures, constitue le cœur de la solution d’Arcplace. Des collaborateurs ont numérisé en interne les dossiers du personnel sous forme papier qui étaient classés dans des dossiers suspendus, puis les ont transférés dans Kendox InfoShare. La structure initiale des dossiers, subdivisés en contrat, développement du personnel, communication, gestion des assurances et des incidents, outils et salaire, a été conservée pour les dossiers numériques. Susanne Fischer, responsable du projet chez Burkhalter&nbsp;Management AG, complète : « C’est la consultation systématique des dossiers papier et la classification des différents documents dans les catégories définies qui a pris le plus de temps. » Arcplace a configuré la solution de telle sorte qu’il soit possible de récupérer les données de base concernant le personnel directement dans Xpert.HRM, le système de gestion des ressources humaines qu’utilise Burkhalter. De plus, elle a été parfaitement intégrée à l’environnement Office existant. Il est ainsi possible d’importer les e-mails échangés dans le dossier du personnel à partir d’Outlook. Il est possible d’ajouter des fichiers Word, Excel et PDF aux dossiers du personnel en quelques clics</p>

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<p>Étude de cas</p> <h1>Groupe Burkhalter : pleins feux sur la numérisation</h1>

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<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Grâce à l’introduction du traitement électronique des factures fournisseurs, le groupe Burkhalter a considérablement gagné en efficacité et réalisé d’énormes économies. Dans un deuxième temps, le groupe suisse leader dans le domaine du génie électrique est passé à la gestion entièrement numérique des dossiers du personnel. La solution de traitement électronique et d’archivage probant de ces dossiers, qui étaient gérés sous forme papier auparavant, a été conçue en collaboration avec Arcplace.</span></span></p>

La situation initiale

<h3>La situation initiale</h3> <p>En 2013, le groupe Burkhalter a automatisé avec succès le traitement des factures fournisseurs en collaboration avec Arcplace. Les améliorations et les économies considérables qui en ont découlé ont été déterminantes pour le projet « Dossiers électroniques du personnel ». Le groupe recherchait une solution qui se baserait sur l’infrastructure technique actuelle et permettrait de traiter et d’enregistrer les dossiers du personnel exclusivement au format numérique. Les objectifs définis pour le projet étaient les suivants :</p> <ul> <li>Simplifier les processus et réduire la « paperasserie »</li> <li>Retrouver les informations de manière plus simple et plus rapide</li> <li>Accéder aux informations n’importe quand et à partir de n’importe où</li> <li>Respecter les directives en matière de protection de données (droits d’accès)</li> <li>Garantir une sécurité des données élevée et un archivage conforme à la loi</li> <li>Gagner beaucoup de place dans les archives</li> </ul> <p>Le groupe a de nouveau choisi Arcplace pour la réalisation, en raison de son expérience positive lors des projets précédents.</p>

« Les dossiers électroniques contribuent à améliorer de manière quantifiable les processus d’administration de personnel. »

<p><span class="bildcaption">Susanne Fischer, Spécialiste en informatique, Burkhalter Management AG</span></p>

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Les résultats

<h3>Les résultats</h3> <p>Le groupe Burkhalter est très satisfait du déroulement du projet et des résultats obtenus. Susanne Fischer, spécialiste en informatique : « Les dossiers électroniques permettent d’améliorer l’efficacité de l’administration du personnel de manière quantifiable. On retrouve très rapidement les informations grâce à la recherche en texte intégral de Kendox. Les utilisateurs autorisés accèdent désormais aux informations concernant le personnel à partir de différents terminaux, à toute heure et où qu’ils se trouvent. Il est possible de définir très précisément les autorisations d’accès dans Kendox. » La solution d’Arcplace comporte également une fonction d’archivage qui satisfait aux exigences strictes en matière de conformité, car toutes les consultations et les modifications sont enregistrées dans un fichier journal.</p> <p>Susanne Fischer insiste également sur le confort pour les utilisateurs. « La solution d’authentification unique implémentée par Arcplace améliore le confort, car toutes les fonctions de Kendox sont immédiatement disponibles dès lors qu’un utilisateur s’est connecté au système informatique de l’entreprise. Les fonctions de recherche performantes et le glisser-déplacer très simple sont très appréciés. De plus, les collaborateurs sont bien entendu heureux de pouvoir gagner beaucoup de place grâce à l’élimination des grosses armoires d’archives. » Il est très simple de faire évoluer Kendox InfoShare. Burkhalter a décidé d’étendre les fonctionnalités de Kendox au-delà de l’utilisation actuelle des dossiers personnels. Les sous-processus d’approbation des absences, de consultation des rapports hebdomadaires ou des bulletins de salaire seront également bientôt modélisés dans Kendox et seront disponibl</p>

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<p>Étude de cas</p> <h1>Ernst Sutter AG automatise le traitement de ses factures</h1>

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<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Les objectifs de la troisième entreprise suisse de transformation de la viande consistaient à réduire les temps de traitement des factures fournisseurs, à diminuer la charge de travail due au traitement sur papier pour les collaborateurs, les cadres et la comptabilité, ainsi qu’à renforcer la transparence des coûts. Une solution globale d’Arcplace pour le traitement électronique efficace et l’archivage des factures des fournisseurs conforme à la législation, qui est parfaitement intégrée au système ERP de l’entreprise, a permis de les atteindre en quatre mois seulement.</span></span></p>

Bild Ernst Sutter AG

La troisième entreprise suisse de transformation de la viande

<p>Ernst Sutter AG est l’une des plus grandes entreprises suisses dans le secteur de la boucherie et de la charcuterie. Elle produit de la viande et de la charcuterie sur cinq sites qu’elle livre ensuite aux professionnels, aux grossistes et aux détaillants de toute la Suisse via deux plateformes régionales. Elle exporte également différentes spécialités dans l’UE et en Asie. L’entreprise compte près de 1 000 collaborateurs et a réalisé un chiffre d’affaires de 546 millions de francs suisses en 2016. Ernst Sutter AG, qui fait désormais partie du groupe Fenaco, a créé le premier label de qualité et de développement durable pour la viande, « Agri Natura », en 1989.</p>

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Saisie et traitement numérique des factures fournisseurs

<h3>Saisie et traitement numérique des factures fournisseurs</h3> <p>Ernst Sutter AG a décidé d’adopter une solution globale d’Arcplace, qui permet d’intégrer les factures fournisseurs au système ERP existant, de les traiter efficacement par voie électronique et de les archiver conformément à la législation, afin de résoudre ces problèmes. Cette solution se base sur le logiciel TCG DocProStar pour la numérisation des factures sur papier ou reçues par e-mail et sur Basware Alusta (P2P) pour la réalisation du workflow de traitement des factures numériques. Dans un premier temps, les factures sont numérisées à l’aide de DocProStar, elles sont ensuite transmises aux processus en grande partie automatisés d’imputation, de vérification et&nbsp;d’approbation de Basware Alusta avec les données extraites et validées.</p> <p>Les données des factures liées à des commandes sont comparées à celles du système de commande correspondant, automatiquement imputées et transmises au système de comptabilité financière si tous les critères définis sont remplis. Les factures sans rapport avec le système de commande sont traitées dans le cadre d’un processus électronique de vérification et d’approbation basé sur le principe du double contrôle. Les postes à approuver sont automatiquement saisis et envoyés par e-mail à la personne responsable. Les factures, qui ont été très simplement approuvées en un clic, sont ensuite transmises automatiquement au système de comptabilité financière. Un écran des factures, ainsi que leur historique, l’imputation et les données de l’entête, est finalement enregistré sous forme numérique</p>

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En bref

<h3>En bref</h3> <ul> <li>Solution automatique de bout en bout pour le traitement électronique et l’archivage conforme à la législation des factures fournisseurs sur papier ou reçues par e-mail</li> <li>Processus beaucoup plus efficaces et temps de traitement considérablement réduits</li> <li>Meilleure attribution des coûts, erreurs de saisie et d’archivage ainsi que pertes de pièces justificatives évitées</li> <li>Plus grande prise de conscience des coûts par les collaborateurs qui ont une vision plus claire des factures</li> <li>Plus de transparence en matière de frais et meilleur contrôle des pièces justificatives</li> <li>Allègement de la charge de travail de la comptabilité</li> <li>Intégration parfaite aux systèmes ERP et de comptabilité fournisseurs existants Logiciels utilisés</li> <li>TCG DocProStar (numérisation, extraction des données et validation)</li> <li>Basware Alusta (P2P) (processus d’imputation, de vérification et d’approbation électroniques)</li> <li>Archivage windream (archivage électronique conforme à la législation)</li> </ul>

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35 000 factures sur papier à imputer, à vérifier et à signer tous les ans

<h3>35 000 factures sur papier à imputer, à vérifier et à signer tous les ans</h3> <p>Ernst Sutter AG reçoit annuellement environ 35 000 factures de la part de fournisseurs. Elle fait la distinction entre les factures qui présentent un rapport direct avec le système ERP, celles liées aux commandes de marchandises, par exemple, et celles qui ne présentent pas ce rapport au moment de la commande, comme les factures relatives à l’entretien des bâtiments, au transport ou au matériel de bureau. Les factures reçues sans rapport avec le système ERP étaient auparavant ouvertes sur les sept sites, envoyées aux responsables des centres de coûts par courrier interne afin qu’ils les imputent, puis aux supérieurs hiérarchiques afin qu’ils les signent. Les factures validées étaient ensuite envoyées à la comptabilité qui les réglait. Les entrées de marchandises liées aux factures de marchandises ayant un rapport avec le système ERP étaient tout d’abord comptabilisées dans ce dernier, les factures étaient ensuite transmises à la comptabilité fournisseurs qui les comparait aux entrées de marchandises et validait leur règlement s’il y avait correspondance. Le traitement des factures pouvait ainsi durer jusqu’à 14 jours et les supérieurs hiérarchiques notamment se plaignaient de cet excès de paperasserie. De plus, il était difficile de savoir où les différentes factures se trouvaient au sein de l’entreprise.</p> <h3>« Aujourd’hui, nous traitons 50 % de nos factures fournisseurs en deux jours. Il nous fallait bien deux semaines auparavant.&nbsp;»</h3> <p><span class="bildcaption">Michael Strübi, Responsable du controlling et membre de la direction, Ernst Sutter AG</span></p>

Les résultats

<h3>Les résultats</h3> <p>Michael Strübi, responsable du controlling et membre de la direction, se montre très satisfait. « Aujourd’hui, nous traitons 50% de nos factures fournisseurs en deux jours. Il nous fallait bien deux semaines auparavant. » Le responsable du projet évoque d’autres améliorations importantes: « Nous pouvons désormais imputer plus précisément les coûts et bénéficions d’une meilleure transparence pour ces derniers. Je remarque aussi une plus grande prise de conscience de la part des responsables des coûts, car ils reçoivent directement les factures et doivent les approuver. Les processus en grande partie automatisés et l’archivage numérique conforme à la législation nous permettent d’éviter les erreurs de classement ou les pertes de pièces justificatives. »</p> <p>Le responsable de projet souligne que les collaborateurs, et notamment les cadres, ont très bien accepté le système. « Auparavant, les supérieurs hiérarchiques passaient des heures à vérifier les factures sur papier et à trouver les informations associées. Ils reçoivent désormais un e-mail par jour qui contient la liste claire de tous les postes ouverts et peuvent les vérifier, puis les approuver en quelques clics. » Les spécialistes d’Arcplace ont réalisé le projet en quatre mois seulement sans perturber le fonctionnement de la comptabilité. Le système fonctionne tellement bien qu’il doit être introduit dans d’autres entreprises du groupe Fenaco dans les mois à venir.</p>

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<h3>Nous serons heureux de vous conseiller personnellement</h3> <p><span class="no-break">Vous souhaitez en savoir plus sur le traitement des factures ? Contactez-nous.</span></p>

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Étude de cas en PDF

<h3>Étude de cas en PDF</h3>

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Haupttitel Étude de cas FR

Abschnitt: Situation initiale

Abschnitt: Solution

Abschnitt: Résultats

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<p>Étude de cas</p> <h1>Les Chemins de fer rhétiques prennent de la vitesse avec Arcplace</h1>

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<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Les plus grands chemins de fer alpins de Suisse, Rhätische Bahn AG (RhB), misent sur une solution innovante d’Arcplace pour l’introduction du traitement numérique de ses factures. Ce processus entièrement automatisé permet aujourd’hui de saisir, de valider, d’autoriser, de transmettre pour paiement et d’archiver en bonne et due forme et efficacement les factures papier et PDF.</span></span></p>

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<h3>Étude de cas en PDF</h3>

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Situation initiale

<h3>Situation initiale</h3> <p>Chaque année, les RhB traitent environ 35’000 factures fournisseurs, jusque-là manuellement et principalement sur papier. Pour la pré-saisie, les factures étaient numérisées, puis transmises aux différentes divisions sur papier. Une fois affectés et signés, les documents étaient retournés à la comptabilité fournisseurs, puis numérisés une seconde fois avant d’être transférés dans le système comptable pour leur comptabilisation et leur règlement. Or ce processus manquait de transparence, impliquait d’importantes ressources et occasionnait des coûts élevés.</p>

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Solution

<h3>Solution</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Réduction des délais</span></li> <li><span class="MaaxBold">Exploitation optimisée des ressources</span></li> <li><span class="MaaxBold">Transparence accrue du processus</span></li> </ul> <p>La solution implémentée d’Arcplace, qui a été intégrée totalement dans le système existant des RhB, garantit un traitement électronique ultra-efficace des factures papier et PDF. L’utilisation de la technologie de pointe Basware assure l’intégralité du flux de travail, de la saisie des factures fournisseurs au règlement et à l’archivage en passant par la validation et à l’autorisation. Grâce à cette solution, plus rien ne s’oppose à l’introduction future d’un processus commun à toute l’entreprise pour le traitement des commandes, des fournisseurs et des notes de frais (Purchase-to-Pay).</p> <h3>« La collaboration avec Arcplace a été professionnelle, juste et franche. Nous avons travaillé d’égal à égal durant tout le projet.&nbsp;»</h3> <p><span class="bildcaption">Jörg Steiner, chef de projet Informatique, Rhätische Bahn AG</span></p>

Résultats

<h3>Résultats</h3> <ul> <li>Processus beaucoup plus efficace et temps de traitement réduits</li> <li>Garantie du respect des réglementations des compétences grâce à la validation électronique des factures fournisseurs</li> <li>Transparence du processus, professionnalisation</li> <li>Solution étendue propice à l’introduction d’un processus commun à toute l’entreprise pour le traitement des commandes, des fournisseurs et des notes de frais</li> </ul>

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Haupttitel Étude de cas FR

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Abschnitt: Situation initiale, Solution, Résultats

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<h3>Étude de cas en PDF</h3>

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<p>Étude de cas</p> <h1>VERIT Immobilier promeut la transformation numérique avec Arcplace</h1>

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<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Dans la lignée de sa stratégie de digitalisation complète, VERIT Immobilier SA a opté pour les services de numérisation d’Arcplace. Chaque année, plus de 100’000 courriers entrants sont numérisés à l’aide de la technologie de numérisation d’OPEX en une étape. Pour la classification et l’extraction des données, nous avons recours à TCG DocProStar avec son intelligence artificielle (IA) afin de pouvoir garantir des processus plus efficaces et une transmission fluide vers les systèmes périphériques existants.</span></span></p>

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Situation initiale

<h3>Situation initiale</h3> <p>L’entreprise VERIT Immobilier SA est en pleine phase de transformation numérique. La numérisation interne de toutes les factures fournisseurs devrait être remplacée et une digital mailroom introduite. Au vu du gros volume de documents qui devait être numérisé et classé chaque jour, l’entreprise a décidé d’externaliser la numérisation afin de pouvoir réduire davantage les tâches manuelles répétitives et donc chronophages de ses collaborateurs.</p>

Solution

<h3>Solution</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Numérisation de plus 100’000 documents par an</span></li> <li><span class="MaaxBold">Utilisation d’une technologie prometteuse avec l’IA</span></li> <li><span class="MaaxBold">Gain de temps grâce à l’automatisation</span></li> </ul> <p>Les documents physiques sont numérisés dans le Scan &amp; BPO Center d’Arcplace, puis classés et extraits. L’utilisation de la technologie DocProStar dans la classification des documents du courrier entrant joue ici un rôle important, étant donné que celle-ci fonctionne avec le soutien de l’intelligence artificielle (IA) sous la forme du « machine learning ». Une « expérimentation » de la solution avec des documents exemples de VERIT Immobilier était nécessaire au préalable. Pendant le fonctionnement, le système apprend constamment davantage et cette intelligence de classification peut être étendue, d’une part avec l’amélioration grâce au « self learning », d’autre part en ajoutant de nouveaux types de documents. L’objectif est d’utiliser ces technologies de manière à optimiser en permanence la solution, à décharger les gestionnaires des tâches manuelles et à poursuivre l’automatisation des processus. Un reporting détaillé et dynamique garantit également la transparence totale des quantités de traitement et des taux d’automatisation.</p> <h3>« Un processus d’entrée structuré est pour nous indispensable. Le courrier numérisé est important pour le traitement automatisé de nos processus-clés.&nbsp;»</h3> <p><span class="bildcaption">Martin Frei, Chief Digital Officer (CDO), VERIT Immobilier SA</span></p>

Résultats

<h3>Résultats</h3> <ul> <li>Traitement numérique des factures fournisseurs</li> <li>Digital mailroom avec des documents classés</li> <li>Efficacité accrue, moins de tâches répétitives, temps de traitement plus rapide</li> <li>Dans la lignée de la stratégie de la digitalisation</li> <li>Reporting transparent</li> </ul>

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Haupttitel Étude de cas FR: VERIT Immobilier promeut la transformation numérique avec Arcplace

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Abschnitt: Situation initiale, Solution, Résultats

Étude de cas en PDF

<h2>Étude de cas en PDF</h2>

Retraites Populaires mise sur le service innovant de courrier entrant d’Arcplace

<p>Étude de cas</p> <h1>Retraites Populaires mise sur le service innovant de courrier entrant d’Arcplace</h1>

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<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Jusqu’en 2022, Retraites Populaires recevait encore l’ensemble de son courrier sous forme physique. L’institution vaudoise a, ensuite, décidé d’externaliser l’intégralité de la réception et de la numérisation de son courrier entrant auprès d’Arcplace. Suite au démarrage du service, plus de 300’000 courriers sont traités annuellement chez Arcplace, en toute transparence pour Retraites Populaires et ses clients. Des technologies modernes faisant appel à de l’intelligence artificielle permettent d’automatiser une grande partie du traitement historiquement réalisé à la main.</span></span></p>

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Situation initiale

<h3>Situation initiale</h3> <p>Fondée en 1907, Retraites Populaires est un acteur incontournable du canton de Vaud. L’institution vaudoise compte aujourd’hui plus de 200’000 clients et emploie plus de 350 personnes réparties sur trois sites. Le traitement manuel des documents entrants (jusqu’à un millier de courriers quotidien), les tâches répétitives et le classement physique des documents papier rendaient difficile le déroulement des processus et demandaient énormément de temps et d’espace de stockage.</p>

Solution

<h3>Solution</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Mise en œuvre de la solution en deux mois</span></li> <li><span class="MaaxBold">Traitement de 1’000 documents par jour</span></li> <li><span class="MaaxBold">Gain de temps grâce à l’automatisation</span></li> </ul> <p>Comment fonctionne le processus chez Arcplace ? Tout le courrier physique entrant est scanné, classé et extrait au sein du Arcplace Scan &amp; BPO Center. L’un des points forts du système concerne la classification grâce à l’utilisation de la technologie DocProStar, qui fait appel à de l’intelligence artificielle (IA) sous forme de « machine learning ». Le système apprend en permanence au cours de son fonctionnement. Cette intelligence de classification peut être élargie par l’ajout de nouveaux types de documents. Une solution en constante évolution permet de réduire encore les charges administratives et d’augmenter l’automatisation des processus. Le service complet comprend, outre la classification des documents, l’extraction des données métiers pertinents, la comparaison avec les données de base et – si nécessaire – une validation manuelle. Un système avancé de lecture des enveloppes avant leur ouverture permet d’établir plusieurs niveaux de listes noires et de renvoyer certaines enveloppes non ouvertes.</p> <h3>« Le succès d’Arcplace à Retraites Populaires résulte de son excellent déploiement à chaque étape, et du dynamisme affiché entre les deux sociétés. »</h3> <p><span class="bildcaption">Eric Birchmeier, Directeur de la Division services, Retraites Populaires</span></p>

Résultats

<h3>Résultats</h3> <ul> <li>Optimisation des ressources</li> <li>L’automatisation permet un gain de temps</li> <li>Efficacité accrue, moins de tâches répétitives</li> <li>Solution extensible pour d’autres processus</li> <li>Meilleure transparence sur l’intégralité du processus grâce à des tableaux de bords</li> </ul>

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Abschnitt: Ausgangslage, Lösung, Resultate & Kontakt FR

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Box Text Le traitement du courrier au fil du temps

<p><br /> « En 2007, Arcplace proposait déjà sur son site web un 'traitement automatique du courrier'. Cette solution n'a toutefois pas suscité beaucoup d'intérêt à l'époque, car les entreprises n'avaient pas encore numérisé les processus déclenchés par le courrier entrant.Nous avons donc supprimé cette offre et ne l'avons proposée à nouveau qu'en 2015 – avec les premiers succès », raconte Robbert Spierings, CEO &amp; Founder. Alors que la Digital Mailroom n'en était qu'à ses débuts, les documents étaient certes scannés, mais les responsables des départements les imprimaient à nouveau. Le chemin vers le bureau sans papier était long et la valeur ajoutée n'était pas encore visible à l'époque.</p> <h3>Bien plus que du courrier</h3> <p>Alors que l'envoi de courrier s'est longtemps limité aux lettres physiques ou aux e-mails, le volume du courrier entrant a considérablement évolué. Le courrier est reçu par différents canaux numériques, l'envoi de lettres est en recul et l'envoi de colis a augmenté de 12,5 % par an au cours des dix dernières années. Le travail à domicile a également une grande influence sur le traitement efficace et sûr du courrier dans l'entreprise. Tout comme le volume et les tendances du courrier entrant ont changé, la solution d'Arcplace a elle aussi évolué en permanence. Roger Egli, Head Professional Services &amp; Solution Owner Input Management chez Arcplace, a expliqué en compagnie de Roland Bigler, CEO de CodX Software, en quoi consiste cette évolution, quels sont les avantages d'un processus de bout en bout et quelle est la valeur ajoutée d'une Digital Mailroom dans l'entreprise.</p> <p>Nous avons été très heureux du feedback du participant Taskin Sirin, Julius Baer, qui nous est parvenu le soir même : « Merci beaucoup pour l'accueil chaleureux, la bonne visite de l'entreprise et le super apéro. Ce fut un plaisir de faire des connaissances intéressantes et de constater le professionnalisme de l'entreprise. » Nous vous remercions !</p> <h3>Vous avez manqué un événement ? Pas de problème !</h3> <ul> <li>Vous souhaitez vous aussi avoir un aperçu approfondi du processus de bout en bout d'une Digital Mailroom et découvrir les rôles que jouent l'automatisation avec l'IA, le suivi de bout en bout et le système de suivi des processus ?</li> <li>Vous souhaitez visiter notre Scan &amp; BPO Center ?</li> <li>Vous souhaitez profiter d'une analyse de potentiel gratuite pour savoir si l'introduction d'une Digital Mailroom est judicieuse dans votre cas particulier ?</li> </ul> <h3>Dans ce cas, nous nous réjouissons de votre prise de contact :</h3>

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31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

Box Lead Arcplace remporte un contrat majeur de la ville de Winterthur

<p>Le 16 juillet 2024</p> <h1><span class="no-break">Le traitement du courrier au fil du temps</span></h1> <p><span class="lead-text"><span class="no-break"><span class="MaaxItalic">Lors de la table ronde organisée au Scan & BPO Center de Glattbrugg, Arcplace a emmené plus de 25 participants dans un voyage dans le temps et leur a présenté les 'meilleures pratiques d'une Digital Mailroom'. Afin de pouvoir se faire une idée du fonctionnement actuel d'une Digital Mailroom et des innombrables facettes de cette solution, les invités ont pu faire une visite des lieux. L'événement s'est terminé par un échange commun autour d'un apéritif.</span></span></span></p>

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<p><em class="fa fa-linkedin">&nbsp;</em><a href="https://www.linkedin.com/posts/arcplace-ag_roundtable-event-digitalerposteingang-activity-7212026511128723456-9-f4?utm_source=share&amp;utm_medium=member_desktop" target="_blank" title="Quelques impressions de l'événement sur LinkedIn">Quelques impressions de l'événement sur LinkedIn</a></p>

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<p><span class="bildcaption no-break">Le conférencier Roger Egli est actif depuis plus de 15 ans dans l'input management.</span></p>

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Abschnitt Lead: Le traitement du courrier au fil du temps

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Abschnitt: Text Le traitement du courrier au fil du temps

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<h3>Étude de cas en PDF</h3>

Étude de cas Profond

<p>Étude de cas</p> <h1>Profond prévoit grâce au Digital Mailroom Service « Light »</h1>

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Box Lead Case Study: Profond prévoit grâce au Digital Mailroom Service « Light »

<p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="lead-text no-break">De nombreux employés travaillent de plus en plus souvent à domicile, c’est également le cas à Profond Institution de Prévoyance à Zurich. Profond a choisi le Digital Mailroom Service « Light » d’Arcplace afin que le courrier postal quotidien ne reste pas en attente. Celui-ci est transféré au Scan &amp; BPO Center d’Arcplace, y est numérisé, puis transmis à Profond. L’institution de prévoyance peut alors le traiter de manière simple et rapide.</span></span></span></p>

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Situation initiale

<h3>Situation initiale</h3> <p>Profond Institution de Prévoyance est l’une des plus grandes fondations collectives suisses avec plus de 57 000 assurés. Elle emploie environ 100 collaborateurs sur les sites de Zurich, Crissier, Saint-Gall et Bienne. Jusqu’à présent, le courrier reçu était physiquement distribué à tous les sites en interne. Sa réception dans les délais et son traitement devenaient toutefois problématiques en raison du télétravail de plus en plus fréquent.</p>

Solution

<h3>Solution</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Mise en place du service en trois semaines et demie</span></li> <li><span class="MaaxBold">Traitement efficace de 100 lettres par jour au maximum</span></li> <li><span class="MaaxBold">Extension du service à l’aide d’une Blacklist</span></li> </ul> <p>Arcplace a mis en place le Digital Mailroom Service « Light » pour le site de Zurich en seulement trois semaines et demie. Le courrier physique est ainsi transféré au Scan &amp; BPO Center d’Arcplace où il est traité au moyen d’une infrastructure de numérisation haute performance. Un fichier PDF/A est généré pour chaque enveloppe, puis tous ces fichiers sont transmis au client par l’intermédiaire d’un serveur SFTP. À la demande de Profond, une Blacklist a été ajoutée au service standard. Après sa numérisation, tout le courrier postal destiné au service du personnel est envoyé à une boîte de réception à laquelle une seule personne de Profond a accès. Les lettres qui ont été numérisées sont classées dans des boîtes, éventuellement avec des objets en 3D triés, puis renvoyées à Profond trois fois par semaine.</p> <h3>« Nous recherchions un partenaire capable de mettre en place une solution de courrier numérique évolutive de manière rapide et <span class="no-break">pragmatique</span>. »</h3> <p><span class="bildcaption">Marco Immler, responsable du service Innovation et technologie, membre de la direction de Profond</span></p>

Résultats

<h3>Résultats</h3> <ul> <li>Le courrier postal est reçu sous forme numérique à n’importe quel endroit</li> <li>Il est possible de traiter le courrier numérisé de manière simple et rapide</li> <li>Il est possible de faire évoluer cette solution grâce à une interface avec la comptabilité ou en utilisant la technologie OCR</li> <li>Solution flexible, mise en place pragmatique</li> </ul>

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<h3>Mise en place d’une Digital Mailroom</h3> <p>De précieux conseils de nos experts pour la phase initiale de votre projet</p>

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Box Guide: Mise en place Digital Mailroom

<p><span class="lead-text no-break">Vous avez opté pour une solution et choisi un partenaire avec lequel vous souhaitez mettre en place une Digital Mailroom au sein de votre entreprise ? Félicitations ! Il faut maintenant procéder à cette mise en place. De quoi faut-il tenir compte dans la phase initiale du projet pour qu’il porte ses fruits dès le début ? Que faut-il définir ? Quels sont les obstacles typiques à surmonter ?</span></p>

Guide : Mise en place d’une Digital Mailroom

Haupttitel: Guide : Mise en place Digital Mailroom

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Évaluation d'une Digital Mailroom

<h3>Évaluation d'une Digital Mailroom</h3> <p>Avec les connaissances expertes d'Arcplace vers la solution adéquate</p>

Download Évaluation d'une Digital Mailroom

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "b652daa4-5a1f-4d07-9a00-d1a6c215ec71" }); </script> </div> </div> </section>

Guide Evaluation Digital Mailroom

Nous serons heureux de vous conseiller personnellement

<h3><br /> Nous serons heureux de vous conseiller personnellement</h3> <p>Vous souhaitez en savoir plus sur le Digital Mailroom ?<br /> Contactez-nous.</p>

Kontaktformular Digital Mailroom FR Beige

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Contact</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "0c63c3f5-ef6a-48cb-9e82-75af4b6c2962" }); </script> </div> </div> </section>

Haupttitel: Guide : Evaluation Digital Mailroom

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Box Guide: Evaluation Digital Mailroom

<p><span class="lead-text no-break">Le présent guide vous assiste dans la réflexion précédant l’implémentation d’une Digital Mailroom dans votre entreprise. Nos experts en Input Management vous donnent de précieux conseils pour évaluer les différents fournisseurs et faire les bons préparatifs.</span></p>

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Guide : Une Digital Mailroom pour votre entreprise

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Abschnitt: Guide – Evaluation Digital Mailroom

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Analyse de potentiel pour une Digital Mailroom

<h3>Analyse de potentiel pour une Digital Mailroom</h3> <p>Proposition de solution individuelle pour l'introduction d'une Digital Mailroom</p>

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<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "d0a8efc3-db04-4d2b-a703-616fae4bcb0f" }); </script> </div> </div> </section>

Guide Analyse de potentiel FR

Nous serons heureux de vous conseiller personnellement

<h3><br /> Nous serons heureux de vous conseiller personnellement</h3> <p>Vous souhaitez en savoir plus sur le Digital Mailroom ?<br /> Contactez-nous.</p>

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<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Contact</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "0c63c3f5-ef6a-48cb-9e82-75af4b6c2962" }); </script> </div> </div> </section>

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Box Guide – Analyse de potentiel pour une Digital Mailroom Lead

<span class="lead-text no-break">Arcplace conseille les entreprises pour déterminer si l‘introduction d‘une Digital Mailroom est judicieuse dans leur cas et les donne un aperçu du volume de courrier quotidien. Une entreprise peut utiliser l'analyse de potentiel pour évaluer quels documents entrants sont les plus prometteurs pour l'optimisation par la numérisation et l'automatisation.</span>

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Arcplace vous conseille : Analyse de potentiel pour une Digital Mailroom

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Box Lead Helvetia numérise son courrier entrant grâce à Arcplace

<p>Le 26 juin 2018</p> <h1>Helvetia numérise son courrier entrant grâce à Arcplace</h1> <p><span class="lead-text">Dans le cadre de sa stratégie d'ECM, Helvetia Assurances a décidé de faire appel à un prestataire externe pour numériser le courrier qu'elle reçoit. Après avoir évalué divers spécialistes de la numérisation, son choix s'est porté sur Arcplace.</span></p>

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Bild Helvetia und Arcplace FR

31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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Box Helvetia numérise son courrier entrant grâce à Arcplace

<p>Créée il y a 160 ans, <span class="no-break">Helvetia</span> est une compagnie d'assurances toutes branches qui accorde beaucoup d'importance à la notion de qualité. Elle compte parmi les leaders du marché des assurances en Suisse. Plus de 1,3 million de clients sont conseillés par 38 agences générales et quelque 3 500 collaborateurs.</p> <p>Les courriers reçus sont actuellement traités de manière décentralisée sur les différents sites. À sa réception, le courrier est ouvert, puis remis majoritairement physiquement au service compétent dans une boîte aux lettres commune à l'échelle du groupe pour traitement. Certains des courriers sont scannés après l'ouverture, puis classés par le secteur Logistique avant d'être distribués dans les différentes boîtes aux lettres électroniques. Ces processus vont désormais être optimisés et automatisés avec l'aide d'<span class="no-break">Arcplace</span>. « Nous sommes ravis qu'<span class="no-break">Helvetia</span> ait choisi notre entreprise pour ses services de numérisation et que nous pourrons effectuer ce projet ambitieux en collaboration avec une entreprise aussi renommée », déclare <span class="no-break">Michael Niederjohann, responsable du Scan Center &amp; BPO Arcplace</span>.</p> <h3>8 100 000 pages traitées par an</h3> <p>Le lancement progressif du traitement numérique des courriers reçus au cours des années à venir permettra de transférer de manière centralisée un total d'environ un million de courriers par an – soit environ 8 100 000 pages – au centre de numérisation d'<span class="no-break">Arcplace</span> par le biais d'une boîte aux lettres réservée d'Helvetia. Les courriers y seront triés, ouverts et retriés plus finement avant de passer à l'étape de la préparation du travail et de la numérisation. Pour ce faire, Arcplace fera appel à la technologie de numérisation d'OPEX. Ce poste de numérisation ouvre les courriers, entraîne les différentes feuilles, puis numérise les documents, le tout, automatiquement.</p> <p>Une fois numérisés, les courriers sont transmis à <span class="no-break">Helvetia</span> à l'aide d'un dispositif d'échange de données sécurisé. Un reporting détaillé du traitement livre quotidiennement des informations sur les prestations fournies par <span class="no-break">Arcplace</span>. Le courrier physique est stocké pendant une durée prédéterminée, puis détruit selon une procédure certifiée.</p> <h3>Un portail client destiné au reporting et aux analyses</h3> <p>Pour un meilleur suivi des tâches effectuées et pour la consultation du reporting sur ces dernières, un système électronique de suivi des processus sera mis en place au cours du projet. Les données générées seront présentées sous forme graphique dans un portail client, auquel les collaborateurs d'<span class="no-break">Helvetia</span> habilités auront accès.</p> <h3>Arcplace SA</h3> <p>Prestataire de services informatiques, la société suisse <span class="no-break">Arcplace SA</span> s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. <span class="no-break">Arcplace</span> propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, Arcplace est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.</p> <p>Depuis sa création en 2006, <span class="no-break">Arcplace</span> a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. <span class="no-break">Arcplace</span> propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.</p> <h3>Contact :</h3> <p>Arcplace SA<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <a href="mailto:sales@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">sales@arcplace.ch</a></p>

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Bildlegende FR

<span class="bildcaption no-break">Des représentants d'Helvetia et d'Arcplace après la signature du contrat (de g. à dr.) : Roger Gander, responsable Facility Management d'Helvetia – Thomas Kramer, responsable de l'infrastructure et de l'organisation d'Helvetia – Robbert Spierings, CEO d'Arcplace – Matthias Göckel, responsable du projet ECM@BV Helvetia – Volker Meyer, responsable du projet partiel de la numérisation d'Helvetia – Michael Niederjohann, responsable Scan Center &amp; BPO d'Arcplace – Daniel Mettler, responsable de projet d'Arcplace – Markus Saladin, responsable du programme ECM d'Helvetia.</span>

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Abschnitt: Text Helvetia numérise son courrier entrant grâce à Arcplace

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Bild FR

Arcplace Intro-Text FR

<h3>Vous avez besoin d’une Digital Mailroom si …</h3> <span class="no-break">… les processus de votre organisation prennent sans cesse du retard car les documents ne sont pas transmis ou le sont trop tard,</span><br /><br /> <span class="no-break">… le traitement manuel du courrier reçu coûte trop cher,</span><br /><br /> <span class="no-break">… vous devez répondre aux exigences en matière de conformité et assurer la traçabilité parfaite des informations reçues,</span><br /><br /> <span class="no-break">… la conservation des documents papier vous pose des problèmes de place,</span><br /><br /> <span class="no-break">… vous consacrez beaucoup de temps à rechercher manuellement les informations.</span>

Nous serons heureux de vous conseiller personnellement

<h3><br /> Nous serons heureux de vous conseiller personnellement</h3> <p>Vous souhaitez en savoir plus sur le Digital Mailroom ?<br /> Contactez-nous.</p>

Kontaktformular Digital Mailroom FR Green

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Contact</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--green-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "0c63c3f5-ef6a-48cb-9e82-75af4b6c2962" }); </script> </div> </div> </section>

Téléchargez le dossier complet

<h3>Téléchargez le dossier complet</h3> <p>Contenu :</p> <ul> <li>Vous avez besoin d’une Digital Mailroom si …</li> <li>Les avantages</li> <li>Fonctionnement du Digital Mailroom</li> <li>Modèles d’exploitation : interne ou sous forme de service</li> <li>Utilisation de technologies de pointe</li> </ul>

Download Dossier Digital Mailroom FR

<script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "e3d8c36b-b412-4ce1-8d18-4ca85f2287b8" }); </script>

Box Dossier Digital Mailroom Lead FR

<span class="no-break lead-text">Les entreprises reçoivent de l’information sous différentes formes: lettres papier, formulaires remplis en ligne, e-mails ou données que les clients saisissent sur divers appareils. La solution Digital Mailroom vous permet de créer une entrée centralisée où toutes les informations papier et numériques sont enregistrées afin qu’il soit possible de les distribuer automatiquement dans l’entreprise par voie électronique, de les traiter en assurant la traçabilité et finalement de les archiver conformément à la législation.</span>

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Enregistrez, distribuez et archivez automatiquement le courrier reçu

Haupttitel: Enregistrez, distribuez et archivez automatiquement le courrier reçu

Abschnitt: Dossier Digital Mailroom Lead FR

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