Les blocs de coûts lors du scanning des dossiers
Extraction
Les dossiers doivent être sortis des étagères ou des armoires. Les dossiers, tels qu'ils sont classés – par exemple dans un classeur ou un registre suspendu – sont systématiquement reconditionnés dans des caisses et saisis dans une liste Excel sous forme d'inventaire. Cela permet de vérifier que le dossier est complet et de le retrouver ultérieurement si, par exemple, l'accès à un dossier physique est nécessaire à court terme.
Transport
Si les dossiers sont scannés dans un centre de scanning externe, un transport des dossiers est nécessaire. Celui-ci est généralement effectué par un coursier professionnel, organisé par le prestataire de services de numérisation ou le client.
Même si les dossiers sont traités sur place chez le client, un transport est nécessaire. En effet, les dossiers doivent alors être amenés dans la salle de traitement où a lieu la numérisation.
Préparation
Les dossiers doivent être préparés avant la numérisation proprement dite. Les activités suivantes sont généralement effectuées.
Préparation mécanique
- Retirer les agrafes et les attaches
- Coller des post-its à un endroit libre
- Découper les documents reliés ( p. ex. brochures, etc. )
- Tri de certains documents
Préparation professionnelle
- Insertion de pages de garde
- Séparation et, le cas échéant, classification des documents au moyen d'intercalaires ou d'autocollants de codes-barres ou d'intelligence artificielle
- Tri des registres ou des documents selon les règles établies
- Apprentissage de l'intelligence artificielle (IA) au moyen d'un petit nombre de dossiers d'exemple
Numérisation
Les documents préparés sont traités par Arcplace sous forme de lots au moyen de scanners à haute performance. Les versos vides sont en principe automatiquement supprimés par le logiciel de numérisation et les pages sont tournées dans le sens de la lecture.
Validation
La validation sert à garantir la qualité. Différents paramètres peuvent être contrôlés à cette occasion.
- Le nombre de dossiers physiques correspond-il au nombre de fichiers numériques ?
- Les données lues dans les documents correspondent-elles aux données de base ?
- Séparation et classification manuelles des documents lorsque l'IA n'a pas pu fournir un résultat clair.
Les facteurs de coûts lors de la numérisation des dossiers
Saisie
La saisie peut en principe être effectuée par le client lui-même ou par un prestataire de services de numérisation externe. Pour les grandes quantités, il est recommandé de confier l'élaboration des dossiers au prestataire de services de numérisation, car il le fait de manière plus rentable que les collaborateurs internes en raison de sa longue routine et de son expérience.
Transport
La question qui se pose ici est de savoir si les dossiers doivent être traités en interne ou en externe. La variante externe dans un centre de numérisation est généralement plus rentable. Ceci surtout parce qu'un centre de numérisation est équipé de manière optimale pour le traitement, qu'il n'est pas nécessaire de monter et démonter l'infrastructure et qu'il n'y a pas de frais.
Préparation
L'ampleur de ces tâches de préparation dépend surtout de la finesse avec laquelle on souhaite convertir les documents en PDF numériques. Les scénarios suivants sont possibles :
- Scénario 1 = 1 PDF par dossier
- Scénario 2a = 1 PDF par registre
- Scénario 2b = 1 PDF par registre (réorganisé)
- Scénario 3a = 1 PDF par type de document
- Scénario 3b = 1 PDF par document
Les dossiers physiques doivent être scannés de manière à ce que les documents puissent être trouvés rapidement et facilement dans le nouveau système numérique. Il vaut la peine de bien réfléchir à la structure de classement, aux processus et à l'utilisation prévus pour l'avenir et à ce que cela signifie pour la numérisation des documents. Ce moment est également l'occasion de réorganiser la structure du classement numérique. Chez Arcplace, nous vous conseillons volontiers à ce sujet.
La question de savoir si l'utilisation de l'intelligence artificielle ( IA ) pour la séparation et la classification des documents vaut la peine doit être examinée au cas par cas.
Étant donné que l'IA doit être formée, ce qui implique un certain effort initial, un scanning assisté par l'IA n'est rentable qu'à partir d'une certaine complexité et d'une certaine quantité ( dossiers, nombre de types de documents ).
Numérisation
La numérisation proprement dite des dossiers a une influence relativement faible sur le montant des coûts. Le nombre de pages à numériser est ici déterminant.
Si de grandes parties d'un dossier peuvent par exemple être détruites, cela a tout son sens selon la situation. On peut également envisager de ne scanner que les dossiers « actifs » et de stocker les dossiers « passifs » si l'on n'a pas besoin d'y accéder souvent et si l'espace n'est pas un problème.
Les coûts
Et combien coûte la numérisation des dossiers physiques ?
De nombreux facteurs influencent les coûts. En conséquence, je ne peux vous donner qu'une fourchette, qui correspond toutefois à nos valeurs empiriques et couvre les coûts de petits projets de numérisation ( à partir de 500 dossiers ) jusqu'à la numérisation de dizaines de milliers de dossiers.
Les coûts totaux se situent entre 20 et 70 CHF par dossier ou entre 0,08 et 0,30 CHF par page.
