Situation initiale

Chaque année, les RhB traitent environ 35’000 factures fournisseurs, jusque-là manuellement et principalement sur papier. Pour la pré-saisie, les factures étaient numérisées, puis transmises aux différentes divisions sur papier. Une fois affectés et signés, les documents étaient retournés à la comptabilité fournisseurs, puis numérisés une seconde fois avant d’être transférés dans le système comptable pour leur comptabilisation et leur règlement. Or ce processus manquait de transparence, impliquait d’importantes ressources et occasionnait des coûts élevés.

Solution

• Réduction des délais
• Exploitation optimisée des ressources
• Transparence accrue du processus

La solution implémentée d’Arcplace, qui a été intégrée totalement dans le système existant des RhB, garantit un traitement électronique ultra-efficace des factures papier et PDF. L’utilisation de la technologie de pointe Basware assure l’intégralité du flux de travail, de la saisie des factures fournisseurs au règlement et à l’archivage en passant par la validation et à l’autorisation. Grâce à cette solution, plus rien ne s’oppose à l’introduction future d’un processus commun à toute l’entreprise pour le traitement des commandes, des fournisseurs et des notes de frais (Purchase-to-Pay).

« La collaboration avec Arcplace a été professionnelle, juste et franche. Nous avons travaillé d’égal à égal durant tout le projet. »

Jörg Steiner, chef de projet Informatique, Rhätische Bahn AG

Résultats

• Processus beaucoup plus efficace et temps de traitement réduits
• Garantie du respect des réglementations des compétences grâce à la validation électronique des factures fournisseurs
• Transparence du processus, professionnalisation
• Solution étendue propice à l’introduction d’un processus commun à toute l’entreprise pour le traitement des commandes, des fournisseurs et des notes de frais