Étude de cas

Profond prévoit grâce au Digital Mailroom Service « Light »

De nombreux employés travaillent de plus en plus souvent à domicile, c’est également le cas à Profond Institution de Prévoyance à Zurich. Profond a choisi le Digital Mailroom Service « Light » d’Arcplace afin que le courrier postal quotidien ne reste pas en attente. Celui-ci est transféré au Scan & BPO Center d’Arcplace, y est numérisé, puis transmis à Profond. L’institution de prévoyance peut alors le traiter de manière simple et rapide.

Situation initiale

Profond Institution de Prévoyance est l’une des plus grandes fondations collectives suisses avec plus de 57 000 assurés. Elle emploie environ 100 collaborateurs sur les sites de Zurich, Crissier, Saint-Gall et Bienne. Jusqu’à présent, le courrier reçu était physiquement distribué à tous les sites en interne. Sa réception dans les délais et son traitement devenaient toutefois problématiques en raison du télétravail de plus en plus fréquent.

Solution

  • Mise en place du service en trois semaines et demie
  • Traitement efficace de 100 lettres par jour au maximum
  • Extension du service à l’aide d’une Blacklist

Arcplace a mis en place le Digital Mailroom Service « Light » pour le site de Zurich en seulement trois semaines et demie. Le courrier physique est ainsi transféré au Scan & BPO Center d’Arcplace où il est traité au moyen d’une infrastructure de numérisation haute performance. Un fichier PDF/A est généré pour chaque enveloppe, puis tous ces fichiers sont transmis au client par l’intermédiaire d’un serveur SFTP. À la demande de Profond, une Blacklist a été ajoutée au service standard. Après sa numérisation, tout le courrier postal destiné au service du personnel est envoyé à une boîte de réception à laquelle une seule personne de Profond a accès. Les lettres qui ont été numérisées sont classées dans des boîtes, éventuellement avec des objets en 3D triés, puis renvoyées à Profond trois fois par semaine.

« Nous recherchions un partenaire capable de mettre en place une solution de courrier numérique évolutive de manière rapide et pragmatique. »

Marco Immler, responsable du service Innovation et technologie, membre de la direction de Profond

Résultats

  • Le courrier postal est reçu sous forme numérique à n’importe quel endroit
  • Il est possible de traiter le courrier numérisé de manière simple et rapide
  • Il est possible de faire évoluer cette solution grâce à une interface avec la comptabilité ou en utilisant la technologie OCR
  • Solution flexible, mise en place pragmatique

Étude de cas en PDF

 

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