Vous en avez assez de chercher vos documents dans des classeurs, des dossiers suspendus ou des boîtes. Vous avez besoin de l'espace où se trouvent encore des centaines de classeurs encombrés. Vous souhaitez avoir une meilleure vue d'ensemble de tous vos documents et rendre les processus de travail plus efficaces. Votre décision est prise : les archives papier doivent être numérisées.
Avant de vous mettre à la recherche d'un prestataire de services approprié pour votre projet de numérisation, nous vous recommandons de vous poser les questions suivantes :
Quelle quantité de papier doit être numérisée ?
Faites-vous une idée générale de la quantité de papier qui doit être numérisée. Pour un classeur fédéral traditionnel (A4), vous pouvez compter environ 500 feuilles. Un dossier suspendu contient environ 100 à 150 feuilles. Comptez vos classeurs, vos dossiers suspendus et vos boîtes – vous serez étonné de la quantité de papier accumulée.
Sur la base de quelle structure et où les documents numérisés doivent-ils être classés ?
Réfléchissez à la manière dont vos documents sont classés aujourd'hui. Existe-t-il des registres et donc une structure uniforme ou un ordre chronologique ? Réfléchissez ensuite à la manière dont cela doit et peut être représenté numériquement dans un système de classement. Réfléchissez à la manière la plus agréable pour vous de rechercher une information dans votre système. Sur la base de ces connaissances, il convient ensuite de définir la future structure pour les documents électroniques.
Lors de la numérisation d'archives papier, il faut définir dans quel format de fichier les documents numérisés doivent être enregistrés. Généralement, on crée des fichiers PDF avec les métadonnées correspondantes. Les fichiers sont transmis électroniquement à un système de classement ou à une application spécialisée, comme un DMS, un CRM ou un ERP, pour un traitement numérique ultérieur.
Où les documents doivent-ils être scannés ?
Il y a deux possibilités : la numérisation sur place dans vos locaux ou la numérisation externe des documents dans un centre de numérisation. Dans le cas de la numérisation sur place, Arcplace met à disposition l'infrastructure et une équipe de numérisation. Les documents particulièrement sensibles restent dans les locaux et l'accès aux documents est possible à tout moment. Les principaux avantages de la numérisation dans un centre de numérisation sont une meilleure rentabilité et l'absence de locaux de numérisation.
Quels sont les documents soumis aux prescriptions suisses en matière d'archivage ?
Dans vos archives papier, vous trouverez différents documents, comme des factures, des bons de livraison, de la correspondance générale, des commandes ou des plans. Mais il y a peut-être aussi des dossiers RH, des contrats, des dossiers clients et d'autres documents critiques contenant des informations sensibles et soumis à des exigences légales spécifiques en matière de conservation. Vérifiez le contenu de vos archives !
Tout scanner une fois et puis c'est tout ?
Malheureusement, non. Même après la numérisation initiale, vous continuerez à recevoir de nouveaux documents. Réfléchissez à la manière dont vous souhaitez procéder à l'avenir. Une boîte de réception numérique serait-elle utile ou numérisez-vous vous-même les documents physiques entrants ? Une solution de dossier électronique pour certains départements spécialisés vous faciliterait-elle le travail ?
