Pendant longtemps, le traitement des factures a été considéré comme un processus standard, stable et bien maîtrisé. Les factures entrantes étaient saisies, contrôlées et comptabilisées selon des règles définies et des processus clairement établis. Aujourd’hui, les exigences en matière d’efficacité, de qualité et de conformité ne cessent toutefois d’augmenter. Parallèlement, les nouvelles technologies liées à l’intelligence artificielle ouvrent de nouvelles possibilités d’automatisation. Le traitement des factures devient ainsi globalement plus complexe.

La réception des factures, un levier clé

L’un des principaux facteurs de complexité réside dans la diversité des canaux de réception et des formats de factures. Les entreprises reçoivent leurs factures sous forme papier, en PDF par e-mail ou sous forme de factures électroniques structurées. Alors que la facturation électronique devient progressivement une obligation légale dans de nombreux pays, le format PDF reste très répandu en Suisse. Les factures papier continuent également d’être utilisées, notamment par les petites entreprises.

Le défi consiste à convertir ces différents formats, le plus tôt possible dans le processus, en une structure de données homogène et cohérente. C’est précisément là qu’interviennent des solutions telles que l’ Arcplace Invoice HUB. Les factures papier, PDF et électroniques sont réceptionnées de manière centralisée, numérisées si nécessaire, validées et enrichies de métadonnées pertinentes. Elles constituent ainsi une base fiable pour leur traitement ultérieur dans des systèmes de workflow ou des solutions ERP en aval.

La réception des factures devient ainsi un levier essentiel de l’automatisation des processus. Plus les informations sont saisies, validées et normalisées tôt et avec précision, moins les interventions manuelles sont nécessaires dans les étapes ultérieures du processus.

Workflow de facturation intelligent

Les exigences augmentent également dans les étapes suivantes du traitement des factures. Le contrôle du contenu doit permettre d’identifier de manière fiable les tentatives de fraude liées à des documents générés par l’IA, les factures en double ainsi que les écarts concernant les prestations, les montants ou les imputations, y compris lorsque les règles déterministes atteignent leurs limites. Parallèlement, l’automatisation de l’affectation des coûts et de l’imputation comptable offre un potentiel important. Elle peut s’appuyer non seulement sur les commandes ou les contrats, mais aussi sur les données historiques, les informations fournisseurs et les schémas récurrents.

Arcplace Invoice Automation permet d’automatiser ces étapes de manière plus ciblée. Selon la qualité des données, les références aux commandes ou aux contrats, les écritures antérieures et les règles métier définies, les factures peuvent être pré-imputées, contrôlées et dirigées automatiquement vers le workflow d’approbation approprié. Les cas standard sont ainsi traités automatiquement, tandis que les collaborateurs peuvent se concentrer sur les exceptions, les écarts et les décisions nécessitant une expertise métier.

Conclusion

La complexité ne résulte donc pas d’une seule étape, mais de l’interaction entre les canaux de réception, la qualité des données, le contrôle, l’imputation comptable et l’approbation. L’enjeu consiste à relier ces différentes étapes de manière à disposer rapidement de données structurées, à automatiser les cas standard et à traiter les exceptions de façon ciblée.

Nous approfondirons cette question dans les prochains épisodes de notre Coffee Talk consacrés au traitement des factures.

Johannes Egli, Principal Consultant