Accroissement de l'efficacité
L'automatisation des processus permet aux entreprises d'améliorer leur efficacité de différentes manières. Cela comprend des aspects visant à rendre les processus de travail plus rapides, plus efficaces et moins coûteux. En voici deux exemples :
- La gestion électronique des documents au moyen d'un système de gestion des documents (SGD) permet de gérer les documents de manière électronique. Cela élimine la nécessité de rechercher, trier et archiver des documents papier, tandis que les documents numériques peuvent être organisés, recherchés et transmis plus facilement, augmentant ainsi la productivité et l'efficacité.
- Les processus d'entreprise peuvent être structurés et standardisés grâce à des flux de travail automatisés. L'analyse, l'optimisation et la définition du déroulement des tâches, de l'ordre des activités, des responsabilités et de la communication entre les personnes ou les services concernés permettent d'utiliser les ressources de manière plus efficace et de réduire les temps d'exécution des processus.
Transparence et traçabilité
Dans le contexte de la numérisation, la transparence et la traçabilité revêtent une importance primordiale. Les données, les informations et les processus deviennent clairs et facilement accessibles pour ceux qui en ont besoin. La traçabilité enregistre toutes les étapes, interactions et modifications dans les systèmes et processus numériques, ce qui permet de retracer l'historique ou l'origine des données, des décisions ou des actions. La traçabilité favorise la transparence et permet un contrôle efficace des processus et des activités. En voici deux exemples :
- Le traitement automatisé des factures aide les entreprises à éliminer les factures papier, à obtenir une transparence des processus et à améliorer le contrôle. Les factures électroniques sont archivées conformément aux lois et réglementations nationales et internationales, avec l'image de la facture (PDF), les éventuelles annexes et le protocole de circulation. Les factures archivées ne peuvent pas être modifiées ultérieurement, mais elles peuvent être consultées par des personnes autorisées. Cela permet de réduire considérablement les coûts de traitement des factures entrantes. L'objectif ultime est d'atteindre un traitement entièrement automatisé, où les factures sont traitées sans intervention humaine grâce à la technologie utilisée et aux points de contrôle définis.
- Une boîte de réception numérique (Digital Mailroom) permet de centraliser les différentes formes d'informations entrantes dans l'entreprise, qu'il s'agisse de lettres papier, de formulaires de sites web, d'e-mails ou de données saisies sur différents appareils. Ces informations sont ensuite saisies de manière à pouvoir être distribuées électroniquement et automatiquement dans l'entreprise ou transmises aux systèmes en aval.
Optimisation de l'espace et des coûts
La numérisation peut contribuer à réduire les coûts en éliminant les processus manuels et chronophages. L'utilisation des technologies numériques permet de rationaliser les processus de travail, ce qui se traduit par une réduction des frais de personnel, des frais de papier et des frais de stockage. En voici deux exemples :
- Les archives papier appartiennent au passé. En numérisant les documents physiques, les entreprises peuvent optimiser leurs processus et économiser de l'espace de bureau précieux. La numérisation peut être effectuée sur place, dans les locaux du client, ou dans un centre de numérisation externe. La numérisation sur place permet de conserver les documents dans les locaux, tandis que la numérisation dans un centre de numérisation présente des avantages économiques et ne nécessite pas d'infrastructures supplémentaires.
- Une gestion automatisée des contrats et du cycle de vie des contrats (CLM) permet de créer, de traiter et de classer tous les contrats de manière centralisée et électronique. Cette uniformité dans la classification permet de gagner énormément de temps et d'optimiser le processus, ce qui a un impact positif sur la conclusion rapide des affaires et l'expérience client. Des alertes automatiques et des contrôles de performance garantissent le respect des délais importants, évitant ainsi les pertes de coûts ou de revenus. La recherche fastidieuse d'informations devient inutile, les temps de traitement sont réduits et l'archivage physique des documents papier devient superflu.
Remettez les pendules à l'heure - étape par étape
Les opportunités mentionnées ci-dessus ne représentent qu'une partie des moyens par lesquels vous pouvez maintenir votre entreprise à jour face à l'évolution rapide du temps. Analysez vos processus, identifiez les domaines à fort potentiel d'optimisation et faites appel à des experts pour vous conseiller, quel que soit le domaine dans lequel vous souhaitez commencer votre numérisation et votre automatisation. N'oubliez pas d'impliquer activement vos collaborateurs dans le projet et de leur montrer la valeur ajoutée. Favorisez leur confiance afin que l'introduction d'une solution automatisée suscite leur enthousiasme.
Arcplace est à votre disposition pour vous fournir des solutions individuelles dans divers domaines. N'hésitez pas à demander conseil - nous serons ravis de vous rencontrer !