Le changement génère de l'incertitude et des craintes

Les projets de numérisation sont souvent synonymes de changements pour les collaborateurs. Les processus habituels, pratiqués depuis des années, voire des décennies, sur le lieu de travail changent complètement à partir d'un moment défini. Le papier que l'on pouvait toucher, les casiers de rangement et les classeurs disparaissent. Au lieu de trouver des informations sur des formulaires familiers, on ne les trouve plus que sur l'écran. Il faut apprendre et s'exercer à de nouveaux flux de travail et processus. Ces nouveautés et ces changements génèrent - qui s'en étonnerait - des peurs, des incertitudes et des défenses.

« Ce n'est pas qu'une question de technologie »

Les projets de numérisation ne concernent pas uniquement la technologie. Les personnes déterminent où et sous quelle forme la technologie est utilisée, elles interagissent avec les systèmes. Ce n'est que si les futurs utilisateurs de la solution sont impliqués activement et à un stade précoce que les processus de bout en bout peuvent être conçus de manière à apporter au final des optimisations mesurables. En règle générale, les projets de numérisation se déroulent selon le schéma suivant :

1. Analyse de la situation actuelle et évaluation des besoins
2. Concept détaillé de la solution théorique
3. Présentation de la solution théorique, adaptations et acceptation
4. Mise en œuvre technique
5. Mise en œuvre et tests
6. Formation et documentation
7. Go live
8. Accompagnement et soutien dans la phase de démarrage

En tant que partenaire de solution et de mise en œuvre, nous dépendons de l'apport et de la collaboration active des futurs utilisateurs dans presque toutes les phases du projet. Ils connaissent les processus de l'entreprise et disposent de précieuses connaissances spécifiques à la branche. L'expérience pratique des collaborateurs est décisive pour transformer les processus manuels en flux de travail numériques fonctionnels et pour identifier les potentiels d'optimisation.

Communiquer de manière transparente et désigner des pionniers

Les collaborateurs doivent être informés tôt et en détail par la direction du projet de numérisation prévu et de ses objectifs. En règle générale, la direction sait également qui, dans les différents domaines spécialisés, entre en ligne de compte pour les groupes de projet. Dans l'idéal, il s'agit de personnes ouvertes à la nouveauté, qui voient des opportunités et qui feront plus tard la promotion du projet en interne en tant que pionniers et « porte-drapeaux ». En ce qui concerne les équipes de projet, il convient en outre de veiller à un bon mélange d'experts ou de pionniers internes et de conseillers externes, afin de combiner le savoir-faire interne avec de nouvelles impulsions venant de l'extérieur.

Valoriser et aller chercher l'expertise des collaborateurs

Le projet et les objectifs du projet sont présentés au début lors d'une réunion de lancement. Lors de cette première présentation, nous essayons de montrer les avantages pratiques pour les collaborateurs, mais aussi de réduire les craintes et les réserves existantes. Dans une phase suivante, nous élaborons les catalogues d'exigences pour la solution de numérisation avec les représentants des départements spécialisés dans le cadre d'ateliers d'une demi-journée. On constate à chaque fois que lorsque les collaborateurs sentent que leurs connaissances et leur longue expérience sont appréciées et qu'ils peuvent contribuer activement à la nouvelle solution, ils s'engagent.