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Combien coûte une solution Digital Mailroom ?

La solution Digital Mailroom traite de manière centralisée tous les documents entrants d'une entreprise, qu'ils arrivent sous forme papier ou électronique, par exemple des e-mails, des formulaires en ligne, des importations de fichiers, etc. Mais combien coûte solution Digital Mailroom ?

De nombreuses entreprises optent aujourd'hui pour l'externalisation de leur solution Digital Mailroom. Cela signifie que le courrier de l'entreprise est redirigé vers un centre de numérisation où il est traité en tant que service pour l'entreprise. En règle générale, les collaborateurs de l'entreprise ne reçoivent plus le courrier que sous forme numérique. Si nécessaire, certains originaux physiques peuvent être demandés ou des documents spécifiques sont toujours envoyés sous forme numérique et physique. Les autres documents sont détruits de manière appropriée après une courte période de conservation, dans le respect des normes de sécurité les plus strictes.

En principe, une solution Digital Mailroom peut également être mise en place en interne au sein de l'entreprise. Dans ce cas, Arcplace apporte également son soutien dans le choix du logiciel, du matériel et dans l'introduction de la solution Digital Mailroom interne dans l'esprit du concept et de ce que l'on appelle l'ensemble des règles, qui comprend toutes les procédures de traitement.

Par souci de simplicité et parce que c'est la forme la plus souvent choisie, nous nous concentrerons dans cet article sur les coûts d'une solution Digital Mailroom achetée auprès d'un prestataire de services externe en tant que service.

Les blocs de coûts d'une solution Digital Mailroom

Lors de l'introduction d'une solution Digital Mailroom, il faut compter avec ces deux blocs de coûts essentiels :

1. Le projet d'introduction

Lors du projet d'introduction, il s'agit en premier lieu d'élaborer et de mettre en œuvre ultérieurement la spécification (ensemble de règles) pour une solution Digital Mailroom.

D'une part, des questions très concrètes sont traitées, telles que :

  • Quels sont les envois qui ne peuvent pas être ouverts ?
  • Que faire des magazines ou des objets physiques ?
  • Comment se présente le plan des documents et dans quels types de documents le courrier entrant doit-il être classé ?
  • Quelles informations doivent être extraites des documents et transmises par voie électronique ?

Ces questions et d'autres encore sont discutées avec le client et doivent être consignées sous forme de règles pour les opérateurs de scan, mais aussi configurées en conséquence dans le logiciel.

D'autre part, un concept de changement est également élaboré dans le cadre du projet d'introduction, afin d'aider les collaborateurs à s'adapter aux nouveaux processus. La phase dite « hyper-care » après la mise en service, durant laquelle l'entreprise bénéficie d'un suivi intensif, y est également définie.

2. Les coûts de service

Nous parlons ici des coûts effectifs pour les tâches quotidiennes liées au courrier numérique. Le courrier doit être collecté, prétrié, ouvert et scanné. Si nécessaire, les valeurs sont extraites et validées. En outre, l'ensemble du processus est surveillé en permanence par un contrôle de qualité. Généralement, les coûts du service sont regroupés en prix unitaires, par exemple les coûts par envoi ou par page, ainsi qu'en frais mensuels de base.

Les facteurs de coûts d'une solution Digital Mailroom

Est-ce que je reçois 50 ou 5'000 envois par jour ? C'est bien sûr ce qui a le plus d'influence sur les coûts d'une solution Digital Mailroom. Mais il y a d'autres facteurs.

1. Inducteurs de coûts pour les coûts de service

La complexité de l'ensemble de règles ainsi que le nombre d'informations à extraire des documents et à valider sont la base du calcul de la charge de travail et donc des coûts du service de réception du courrier. Important : souvent, un ensemble de règles complexe avec de nombreux paramètres a aussi tendance à rendre difficile l'obtention d'un niveau de qualité élevé.

Une autre variable d'ajustement très importante est de savoir à quelle heure (ou tard) de la journée on souhaite recevoir le courrier numérique au plus tard. La règle générale est la suivante : plus tôt, plus cher. Arcplace entretient avec tous ses clients un accord de niveau de service (SLA) correspondant, dans lequel est consigné le traitement pour la livraison du courrier numérique.

Le nombre de critères de la liste noire (envois qui ne doivent pas être ouverts) et de la liste bleue (envois avec des instructions spéciales) est un autre facteur qui influence les coûts.

En principe, il est aujourd'hui possible de contrer une hausse des prix au moyen de l'intelligence artificielle (IA). L'IA permet d'augmenter l'automatisation, ce qui se traduit par une optimisation du prix et de la qualité du service.

2. Les facteurs de coûts lors du projet d'introduction

Connais-je bien ma boîte de réception physique actuelle ainsi que les besoins de mes collaborateurs ? Ai-je déjà une compréhension claire des nouveaux processus - que j'espère optimisés - pour la solution Digital Mailroom ? Est-ce que je sais déjà de quelles données mon application commerciale a besoin pour que le traitement puisse être automatisé au maximum ? La réponse à ces questions a une influence directe sur les coûts. Plus il est possible de définir clairement les choses dès le départ, plus le projet d'introduction sera allégé.

Mais même si la situation de départ et les souhaits futurs d'une solution Digital Mailroom peuvent être clairement définis : la complexité du système de règles et la quantité d'informations à extraire des documents sont des facteurs qui influencent encore plus les coûts dès le projet d'introduction. En outre, l'introduction d'une solution Digital Mailroom est toujours l'occasion de se débarrasser des vieilles habitudes et de parvenir à une standardisation.

Les coûts

Et combien coûte une solution Digital Mailroom ?

Comme vous l'avez probablement déjà constaté, cela dépend de nombreux facteurs. D'une solution Digital Mailroom très légère, dans laquelle chaque envoi est « simplement » scanné et mis à disposition sous forme de PDF, à une solution Digital Mailroom très complexe avec un long ensemble de règles, une classification complexe des documents et de nombreuses informations qui sont lues et livrées directement dans le système du client, tout est possible - et plus ou moins judicieux selon le volume.

En termes de prix, nous nous situons donc ici dans un cadre très large :

1. Frais de service

Frais de base à partir de 450 CHF jusqu'à 10'000 CHF par mois
Prix de l'envoi à partir de 0,65 CHF à 1,50 CHF par envoi

2. Coûts du projet d'introduction

De 2'750.- CHF à 200'000.- CHF

Nous serons heureux de vous conseiller

Nous nous ferons un plaisir de vous conseiller individuellement et de vous donner d'autres conseils sur la manière de maintenir les coûts à un bas niveau tout en tirant un grand profit d'une solution Digital Mailroom pour votre entreprise.

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