Les Transports publics de la région lausannoise (TL) avaient prévu de moderniser la gestion de leurs dossiers du personnel, encore au format papier. Dans le cadre de cette démarche, environ 1’600 dossiers devaient être numérisés. L’entreprise a choisi pour cela les services de numérisation d’Arcplace. Grâce à la numérisation, l’accès aux dossiers est indépendant du site et l’administration et l’archivage des documents sont clairs et harmonisés. Quant aux armoires de stockage, elles ne sont plus nécessaires et libèrent de la place.
Situation initiale
Aux TL, plus de 1’600 collaborateurs travaillent tous les jours pour garantir l’efficacité des transports publics et pour promouvoir leur développement. Les ressources humaines avaient aussi à cœur de devenir plus efficaces. Jusqu’à présent, l’ensemble des dossiers du personnel était conservé physiquement dans des armoires. L’accès aux documents était impossible en télétravail, ce qui compliquait le travail des ressources humaines. De plus, les archives papier prenaient beaucoup de place, ce qui empêchait la réorganisation des bureaux.
Solution
- Plus de 80 000 pages numérisées
- Accès maîtrisé aux dossiers à partir de n’importe quel endroit
- Plus de place et moins de frais d’archivage
L’entreprise a choisi les services de numérisation d’Arcplace qui lui avaient été recommandés. Selon l’accord passé, les dossiers ont été triés à l’hôpital, munis d’intercalaires et placés dans des boîtes fournies par Arcplace afin que ce dernier puisse les prendre en charge. Les spécialistes d’Arcplace se sont occupés de la numérisation dans le Scan & BPO Center de Glattbrugg. Plus de 80 000 pages ont été numérisées selon des exigences clairement définies afin qu’il soit possible de les transférer dans les systèmes existants du service des ressources humaines.
Les fichiers PDF/A et les index associés, comme le numéro de collaborateur et le type de document, ont été transmis par l’intermédiaire d’un serveur SFTP. Arcplace a conservé les dossiers physiques dans des archives temporaires, puis les a détruit au bout de trois mois en respectant les normes de sécurité les plus strictes.
Résultats
- Gains en efficacité grâce à des procédures simplifiées
- Moins dépendant du lieu, accès contrôlé aux documents et aux informations
- Archivage centralisé des documents dans une qualité homogène
- Gain de place grâce à la suppression du papier
- Services complets de numérisation professionnelle
« La collaboration avec Arcplace a été constructive. C’était un partenariat de tous les instants, la numérisation a été rapide et professionnelle. Nous sommes très satisfaits. »
François Gugger, Responsable prestations aux collaborateurs, TL
