Étude de cas

Dossiers électroniques du personnel pour Hilti

Le groupe liechtensteinois Hilti, qui commercialise à l’international ses technologies destinées aux professionnels de la construction, accélère également sa transition numérique à l’interne. Au siège principal de Schaan, 1900 dossiers du personnel rédigés sur papier ont été numérisés sur place avec l’aide d’Arcplace. Convertis au format PDF avec fonction de recherche de texte, ils ont été intégrés dans le système SAP existant.

Hilti, fournisseur principal de systèmes pour les professionnels de la construction

Le groupe Hilti fournit des produits, systèmes, logiciels et services de pointe à des professionnels de la construction du monde entier. Les techniques de forage, ponçage, sciage et fixation, les produits chimiques utilisés dans la construction, les systèmes de mesure laser ainsi que la protection contre les incendies et les systèmes de montage de façade figurent parmi les principaux produits et solutions du groupe. L’une des spécialités de Hilti est sa gestion de parc de machines sophistiquées qui permet à ses clients de constituer des parcs d’appareils complets et entièrement sur mesure, tous services compris, moyennant un tarif mensuel fixe. Hilti, qui emploie plus de 25 000 collaborateurs dans plus de 120 pays, a réalisé un chiffre d’affaires de 4,6 milliards de francs en 2016.

« Nous voulions travailler avec un partenaire qui numériserait les dossiers directement chez nous, selon nos instructions. Arcplace pouvait nous offrir ce service. »

Gaby Mair, Spécialiste des ressources humaines; Hilti Aktiengesellschaft AG

L’anachronisme des dossiers du personnel au format papier

Le service du personnel de Hilti, qui se trouve au siège principal, à Schaan, gère les quelques 1900 dossiers des collaborateurs actuels. Récemment encore, ces dossiers étaient uniquement disponibles sur papier. La recherche manuelle d’informations précises s’avérait fastidieuse. De plus, les renseignements ne pouvaient pas être consultés par plusieurs personnes à la fois.

Au sein de cette entreprise de pointe, très avancée dans l’usage des technologies électroniques et numériques, l’administration du personnel au moyen de dossiers papier était de plus en plus perçue comme un anachronisme. Gaby Mair, spécialiste en ressources humaines chez Hilti : « La numérisation de nos dossiers du personnel était inévitable pour des raisons de productivité. Nous recherchions une solution réalisable pour numériser nos dossiers et les intégrer dans le progiciel de gestion d’entreprise développé autour de la technologie SAP. Notre recherche d’un prestataire adéquat nous a conduits jusqu’à Arcplace. »

Les spécialistes d’Arcplace numérisent les documents de Hilti

Hilti exigeait une solution interne. « Nous voulions éviter à tout prix que des informations sensibles concernant notre personnel ne sortent de l’entreprise. Nous voulions travailler avec un prestataire qui numériserait les dossiers directement dans nos locaux avec une infrastructure professionnelle, selon nos instructions. Arcplace pouvait nous offrir ce service ». Les spécialistes de la numérisation de documents d’Arcplace ont également aidé l’équipe RH de Hilti à définir la structure des futurs dossiers électroniques du personnel et des types de document correspondants en conformité avec le système d’archivage existant et les futurs processus. Un processus constant d’assurance qualité et de reporting garantissait le respect des procédures, délais et coûts définis.

Pour permettre l’archivage structuré des documents contenus dans un dossier du personnel, l’opérateur de numérisation a enregistré manuellement pendant la procédure, pour chaque document, le numéro de personnel et le type de document. Après validation, un fichier PDF/A avec fonction de recherche de texte a été créé pour chaque document. Les professionnels de la numérisation d’Arcplace ont trié manuellement, conformément aux instructions de Hilti, les types de document devenus inutiles avant de les transmettre au service chargé de les éliminer en toute confidentialité. À la fin du projet, les dossiers du personnel numérisés ont été transférés sur un disque dur externe. Un informaticien de Hilti a ensuite intégré les dossiers électroniques dans le progiciel de gestion d’entreprise SAP.

Des processus plus simples et plus rapides, un gain de place

Hilti est très satisfait du déroulement du projet et des résultats obtenus. « Les objectifs du projet ont été atteints dans les délais impartis, sans dépasser le budget », poursuit Gaby Mair. « Les dossiers du personnel au format électronique simplifient et accélèrent grandement les processus de travail inhérents aux ressources humaines. Aujourd’hui, nous pouvons accéder aux documents du personnel, rechercher des informations précises dans ces documents et diffuser ces informations très simplement aux personnes autorisées depuis n’importe quel emplacement. » La consultation des dossiers électroniques du personnel est régie par un système de droits d’accès détaillé. La spécialiste des RH de Hilti revient également sur la bonne coopération et l’assistance technique offerte par Arcplace. « Les spécialistes d’Arcplace nous ont particulièrement soutenu dans la définition de la structure des dossiers et des types de document. Etant donné que la numérisation des dossiers se déroulait dans nos locaux, nous pouvions obtenir simplement des réponses à nos questions », ajoute-t-elle.

« Nous avons pleinement atteint les objectifs du projet, dans le respect des délais et du budget. Les dossiers du personnel au format électronique simplifient et accélèrent grandement les processus de travail inhérents aux ressources humaines. »

Gaby Mair, Spécialiste des ressources humaines; Hilti Aktiengesellschaft AG

En bref

  • Numérisation de 1900 dossiers physiques du personnel chez le client
  • Infrastructure de numérisation et spécialistes mis à disposition par Arcplace
  • Assistance poussée pour la définition de la structure des dossiers électroniques et des types de document
  • Services de numérisation de A à Z : préparation des dossiers, numérisation, saisie manuelle des informations de classification, extraction des données, validation, transfert des documents électroniques sur un disque dur externe en vue de leur intégration dans le système SAP
  • Mise à disposition beaucoup plus rapide, à n’importe quel emplacement, des documents électroniques +Recherche rapide d’informations spécifiques
  • Simplicité de l’échange d’informations entre personnes autorisées
  • Gain de place grâce à la suppression de l’archivage papier
 

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