Étude de cas

Ernst Sutter AG automatise le traitement de ses factures

Les objectifs de la troisième entreprise suisse de transformation de la viande consistaient à réduire les temps de traitement des factures fournisseurs, à diminuer la charge de travail due au traitement sur papier pour les collaborateurs, les cadres et la comptabilité, ainsi qu’à renforcer la transparence des coûts. Une solution globale d’Arcplace pour le traitement électronique efficace et l’archivage des factures des fournisseurs conforme à la législation, qui est parfaitement intégrée au système ERP de l’entreprise, a permis de les atteindre en quatre mois seulement.

Ernst Sutter AG est l’une des plus grandes entreprises suisses dans le secteur de la boucherie et de la charcuterie. Elle produit de la viande et de la charcuterie sur cinq sites qu’elle livre ensuite aux professionnels, aux grossistes et aux détaillants de toute la Suisse via deux plateformes régionales. Elle exporte également différentes spécialités dans l’UE et en Asie. L’entreprise compte près de 1 000 collaborateurs et a réalisé un chiffre d’affaires de 546 millions de francs suisses en 2016. Ernst Sutter AG, qui fait désormais partie du groupe Fenaco, a créé le premier label de qualité et de développement durable pour la viande, « Agri Natura », en 1989.

35 000 factures sur papier à imputer, à vérifier et à signer tous les ans

Ernst Sutter AG reçoit annuellement environ 35 000 factures de la part de fournisseurs. Elle fait la distinction entre les factures qui présentent un rapport direct avec le système ERP, celles liées aux commandes de marchandises, par exemple, et celles qui ne présentent pas ce rapport au moment de la commande, comme les factures relatives à l’entretien des bâtiments, au transport ou au matériel de bureau. Les factures reçues sans rapport avec le système ERP étaient auparavant ouvertes sur les sept sites, envoyées aux responsables des centres de coûts par courrier interne afin qu’ils les imputent, puis aux supérieurs hiérarchiques afin qu’ils les signent. Les factures validées étaient ensuite envoyées à la comptabilité qui les réglait. Les entrées de marchandises liées aux factures de marchandises ayant un rapport avec le système ERP étaient tout d’abord comptabilisées dans ce dernier, les factures étaient ensuite transmises à la comptabilité fournisseurs qui les comparait aux entrées de marchandises et validait leur règlement s’il y avait correspondance. Le traitement des factures pouvait ainsi durer jusqu’à 14 jours et les supérieurs hiérarchiques notamment se plaignaient de cet excès de paperasserie. De plus, il était difficile de savoir où les différentes factures se trouvaient au sein de l’entreprise.

« Aujourd’hui, nous traitons 50 % de nos factures fournisseurs en deux jours. Il nous fallait bien deux semaines auparavant. »

Michael Strübi, Responsable du controlling et membre de la direction, Ernst Sutter AG

Saisie et traitement numérique des factures fournisseurs

Ernst Sutter AG a décidé d’adopter une solution globale d’Arcplace, qui permet d’intégrer les factures fournisseurs au système ERP existant, de les traiter efficacement par voie électronique et de les archiver conformément à la législation, afin de résoudre ces problèmes. Cette solution se base sur le logiciel TCG DocProStar pour la numérisation des factures sur papier ou reçues par e-mail et sur Basware Alusta (P2P) pour la réalisation du workflow de traitement des factures numériques. Dans un premier temps, les factures sont numérisées à l’aide de DocProStar, elles sont ensuite transmises aux processus en grande partie automatisés d’imputation, de vérification et d’approbation de Basware Alusta avec les données extraites et validées.

Les données des factures liées à des commandes sont comparées à celles du système de commande correspondant, automatiquement imputées et transmises au système de comptabilité financière si tous les critères définis sont remplis. Les factures sans rapport avec le système de commande sont traitées dans le cadre d’un processus électronique de vérification et d’approbation basé sur le principe du double contrôle. Les postes à approuver sont automatiquement saisis et envoyés par e-mail à la personne responsable. Les factures, qui ont été très simplement approuvées en un clic, sont ensuite transmises automatiquement au système de comptabilité financière. Un écran des factures, ainsi que leur historique, l’imputation et les données de l’entête, est finalement enregistré sous forme numérique

Les résultats

Michael Strübi, responsable du controlling et membre de la direction, se montre très satisfait. « Aujourd’hui, nous traitons 50% de nos factures fournisseurs en deux jours. Il nous fallait bien deux semaines auparavant. » Le responsable du projet évoque d’autres améliorations importantes: « Nous pouvons désormais imputer plus précisément les coûts et bénéficions d’une meilleure transparence pour ces derniers. Je remarque aussi une plus grande prise de conscience de la part des responsables des coûts, car ils reçoivent directement les factures et doivent les approuver. Les processus en grande partie automatisés et l’archivage numérique conforme à la législation nous permettent d’éviter les erreurs de classement ou les pertes de pièces justificatives. »

Le responsable de projet souligne que les collaborateurs, et notamment les cadres, ont très bien accepté le système. « Auparavant, les supérieurs hiérarchiques passaient des heures à vérifier les factures sur papier et à trouver les informations associées. Ils reçoivent désormais un e-mail par jour qui contient la liste claire de tous les postes ouverts et peuvent les vérifier, puis les approuver en quelques clics. » Les spécialistes d’Arcplace ont réalisé le projet en quatre mois seulement sans perturber le fonctionnement de la comptabilité. Le système fonctionne tellement bien qu’il doit être introduit dans d’autres entreprises du groupe Fenaco dans les mois à venir.

En bref

  • Solution automatique de bout en bout pour le traitement électronique et l’archivage conforme à la législation des factures fournisseurs sur papier ou reçues par e-mail
  • Processus beaucoup plus efficaces et temps de traitement considérablement réduits
  • Meilleure attribution des coûts, erreurs de saisie et d’archivage ainsi que pertes de pièces justificatives évitées
  • Plus grande prise de conscience des coûts par les collaborateurs qui ont une vision plus claire des factures
  • Plus de transparence en matière de frais et meilleur contrôle des pièces justificatives
  • Allègement de la charge de travail de la comptabilité
  • Intégration parfaite aux systèmes ERP et de comptabilité fournisseurs existants Logiciels utilisés
  • TCG DocProStar (numérisation, extraction des données et validation)
  • Basware Alusta (P2P) (processus d’imputation, de vérification et d’approbation électroniques)
  • Archivage windream (archivage électronique conforme à la législation)
 

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