Étude de cas

Succès de l’opération de « numérisation des dossiers du personnel »

L’hôpital Männedorf, qui recherchait un partenaire compétent pour la numérisation de ses dossiers du personnel, a choisi Arcplace. La numérisation des documents a permis d’accéder plus facilement aux informations et d’optimiser la gestion de ceux-ci. De plus, la suppression des archives papier a remédié au manque de place et réduit les tâches d’archivage manuelles.

Situation initiale

Depuis plus de 130 ans, l’hôpital Männedorf est le principal établissement pour la population de la région. Le service du personnel gère environ 1000 dossiers de collaborateurs actifs qui étaient conservés sur papier jusqu’à très récemment. Il était indispensable de les conserver de manière claire ainsi que dans le respect de la protection des données et de les gérer efficacement. De plus, le manque de place devenait alarmant et les frais d’archivage étaient élevés.

Solution

  • Plus de 80 000 pages numérisées
  • Accès maîtrisé aux dossiers à partir de n’importe quel endroit
  • Plus de place et moins de frais d’archivage

L’entreprise a choisi les services de numérisation d’Arcplace qui lui avaient été recommandés. Selon l’accord passé, les dossiers ont été triés à l’hôpital, munis d’intercalaires et placés dans des boîtes fournies par Arcplace afin que ce dernier puisse les prendre en charge. Les spécialistes d’Arcplace se sont occupés de la numérisation dans le Scan & BPO Center de Glattbrugg. Plus de 80 000 pages ont été numérisées selon des exigences clairement définies afin qu’il soit possible de les transférer dans les systèmes existants du service des ressources humaines.

Les fichiers PDF/A et les index associés, comme le numéro de collaborateur et le type de document, ont été transmis par l’intermédiaire d’un serveur SFTP. Arcplace a conservé les dossiers physiques dans des archives temporaires, puis les a détruit au bout de trois mois en respectant les normes de sécurité les plus strictes.

Résultats

  • Il est plus rapide de trouver les dossiers et les informations, ce qui fait gagner du temps
  • Les supérieurs hiérarchiques peuvent consulter certains contenus des dossiers
  • Les collaborateurs peuvent accéder à leur propre dossier
  • La suppression de l’archivage physique a permis de gagner de la place

« Le respect de la protection des données, la fiabilité, le respect des délais et les compétences techniques constituaient les principales exigences pour ce projet. Nous sommes très satisfaits. »

Nicola Fielder, responsable des RH Spital Männedorf AG

 

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