Les termes utilisés pour désigner l'ECM peuvent prêter à confusion. De nombreux termes sont désormais utilisés, allant de système de gestion des documents (DMS) à gestion des services de contenu, en passant par archives numériques, moteur de workflow, solution d'e-dossier et ECM. Nous nous en tiendrons au terme le plus courant, à savoir « ECM ».
Pour l'essentiel, l'ECM englobe toutes les stratégies et technologies permettant de traiter la saisie, le stockage, la restauration, la distribution, la conservation et la destruction de documents et de contenus.
Les blocs de coûts d'une solution ECM
Lors de l'introduction d'une solution ECM, il faut compter avec ces trois blocs de coûts essentiels :
1. Le logiciel
Comme le logiciel provient de plus en plus souvent du cloud, même dans le domaine de l'ECM (bien que les installations sur site soient encore souvent possibles), la solution n'est plus guère licenciée de nos jours de manière classique (achat + maintenance). Il est plutôt courant que le logiciel soit loué (abonnement) et qu'un montant annuel soit dû. En règle générale, le prix des solutions ECM actuelles dépend des modules utilisés, des cas d'application mis en œuvre et du nombre d'utilisateurs.
2. Le projet d'implémentation
Nous parlons ici des coûts de services uniques qui sont générés pendant un projet de configuration et d'introduction du logiciel.
3. L'exploitation et la maintenance
Une fois que le logiciel a été introduit avec succès, il faut s'assurer que toutes les demandes d'assistance, les demandes de modification et les erreurs éventuelles puissent être traitées par des spécialistes compétents dans le cadre de l'exploitation quotidienne. En outre, la solution doit être surveillée à l'aide d'un "monitoring" et être maintenue et développée tout au long de son cycle de vie.
Les inducteurs de coûts d'une solution ECM
Maintenant que nous connaissons les blocs de coûts, nous allons nous pencher sur les inducteurs de coûts. Tout comme pour une solution P2P, il est extrêmement important de connaître les inducteurs de coûts avant d'évaluer une solution ECM et de les minimiser autant que possible.
1. Inducteurs de coûts pour le logiciel
C'est justement dans le domaine des plateformes ECM qu'il vaut la peine de demander un prix spécifique à la solution (p. ex. uniquement pour les dossiers RH, la gestion des contrats, les archives électroniques, etc.) Si l'on accorde dès le départ une licence pour l'ensemble de la plateforme avec toutes ses caractéristiques, il se peut que l'on paie pour des cas d'application dont on n'a pas encore besoin aujourd'hui.
Il est également possible d'économiser des coûts lors de l'octroi de licences aux utilisateurs en analysant précisément au préalable combien de collaborateurs utiliseront le système et à quelle fréquence. On peut alors concevoir la licence du système en conséquence et mélanger les licences pour les utilisateurs permanents et les utilisateurs sporadiques.
2. Les facteurs de coûts dans le projet
Évitez le piège du « concert de souhaits ». Il n'est en principe pas mauvais que le potentiel d'une plate-forme ECM veuille être exploité. Néanmoins, les souhaits émergents des collaborateurs concernant d'autres fonctionnalités et cas d'application ne doivent pas être mis en œuvre aveuglément. Car cela entraîne des retards dans le projet et une explosion des coûts. Il faut au contraire prendre en compte ces souhaits et les conserver sciemment pour des extensions ultérieures.
Il est tout à fait judicieux d'impliquer une large base de collaborateurs dans la conception de la solution avant de lancer un projet. Ensuite, une équipe centrale de projet devrait toutefois déterminer quelles fonctionnalités sont vraiment essentielles et lesquelles sont plutôt « nice to have ». Cette équipe centrale de projet doit ensuite avoir la compétence et la responsabilité de ne faire implémenter que les fonctions vraiment importantes.
3. Inducteurs de coûts dans l'exploitation et la maintenance
Dans l'exploitation d'une solution ECM, vous avez beaucoup de choses en main lorsqu'il s'agit de maintenir les coûts à un niveau aussi bas que possible.
Dans tous les cas, vous devriez désigner en interne une personne de contact claire pour l'application. Cet Application Owner est le premier interlocuteur en interne pour les éventuelles demandes de modification et organise la communication avec l'organisation de support interne et le partenaire externe.
En l'absence d'un propriétaire d'application clairement défini, les coûts d'exploitation risquent rapidement de déraper, car une prolifération de demandes de changement est mise en œuvre et la solution ne peut donc pas être développée de manière stratégique.
Ensuite, la question du « Make or Buy » se pose. Avez-vous une organisation informatique interne un peu plus importante avec des collaborateurs qui peuvent se former à la solution par le biais de formations ? Dans ce cas, organisez plutôt le support en interne.
Vous ne souhaitez pas vous occuper de l'exploitation et de l'assistance et préférez une informatique aussi légère que possible ? Dans ce cas, demandez à votre partenaire informatique si des paquets de service et de support proactifs plus avancés sont disponibles.
Les coûts
Nous arrivons maintenant à la partie la plus passionnante. Combien coûte une solution ECM ?
Pour pouvoir donner des chiffres, je dois vous indiquer une fourchette. Comme vous pouvez le constater, les coûts peuvent varier considérablement. Arcplace a des clients qui se situent dans la fourchette basse des coûts, mais aussi des clients qui se situent dans la fourchette haute.
1. Coût du logiciel
De 25'000 CHF à 500'000 CHF par an
2. Coût du projet
De 50'000 CHF à 500'000 CHF
3. Coûts d'exploitation
De 4'800 CHF à 180'000 CHF par an
