Il manquait au leader du marché dans le domaine de l’intralogistique le bénéfice d’une gestion numérique des contrats. Arcplace a implémenté une solution qui permet à Jungheinrich AG d’économiser beaucoup de temps et d’espace. Tous les contrats sont établis, traités et consignés centralement et électroniquement par le biais d’une plateforme d’Enterprise Content Management (ECM). La recherche dispendieuse d’informations n’a plus lieu d’être, les temps de traitement sont raccourcis et l’archivage physique des documents en papier est dispensable.
Situation initiale
Chez Jungheinrich, de nouveaux contrats étaient transmis à l’issue de leur conclusion en format PDF au service comptable, où ils étaient contrôlés et dans lesquels des informations annexes étaient notées dans un fichier Excel. Le contrat original était consigné physiquement dans un classeur. Le défaut d’une consignation centralisée et numérisée compliquait la recherche d’informations et l’archivage du papier était coûteux en espace et en argent. L’entreprise s’est tournée vers Arcplace afin d’améliorer un processus chronophage et onéreux en termes de gestion des contrats.
Solution
- Processus relatifs aux documents entièrement numérisés
- Solution cloud gérée par Arcplace
- Stockage de la totalité des documents conforme à la législation
Les documents sont désormais traités exclusivement par voie électronique sur une plateforme de gestion documentaire dans le cloud – basée sur le logiciel de gestion de contenu d’entreprise ( ECM ) OnBase de l’entreprise Hyland – qui est hébergée dans un datacenter suisse. Les documents sont importés tous les jours depuis SAP au format PDF et mis à disposition en lecture seule. De plus, un grand nombre de fonctionnalités et de workflows ont été implémentés afin d’automatiser les processus d’approbation.
Résultats
- Accès aux documents par les partenaires franchisés et fiduciaires à tout moment à partir de n’importe quel endroit
- Accélération des processus grâce à des workflows d’approbation automatiques
- Économies et gain de temps considérables
- Recherche simple permettant de retrouver rapidement les documents
- Archivage conforme à la législation
- Historique complet et journalisation de tous les documents
« Nous ne voulions plus avoir du papier partout, ni avoir à chercher des informations pendant des heures. »
Marcello Leuci, responsable informatique, Jungheinrich AG
