Arcplace a numérisé environ 2 500 dossiers du personnel sur papier pour le groupe de commerce de gros suisse Debrunner Koenig. Les spécialistes d’Arcplace ont réalisé le projet dans les bureaux du client. Les collaborateurs du service des ressources humaines de toutes les filiales peuvent désormais accéder aux informations concernant les collaborateurs sous forme numérique, où qu’ils se trouvent et quand ils le souhaitent.
Situation initiale
Le groupe Debrunner Koenig est un partenaire commercial et un prestataire de services B2B compétent dans les secteurs du bâtiment, de l’artisanat et de l’industrie. Il se compose des trois secteurs commerciaux « Armatures », « Multi Metal » et « Produits techniques ». Debrunner Koenig Management AG (DKM), la société de prestation de services du groupe Debrunner Koenig, gère le département Ressources Humaines. DKM recherchait un partenaire afin de numériser les quelque 2 500 dossiers du personnel conservés au siège, puis de les mettre à la disposition des collaborateurs des ressources humaines des filiales sur la plate-forme RH Abacus.
Solution
- Numérisation d’environ 2 500 dossiers du personnel
- Service complet de numérisation sur site
- Tous les dossiers sous forme numérique dans Abacus
DKM a choisi Arcplace pour la numérisation en raison de ses références. Les deux partenaires ont défini ensemble la structure des dossiers du personnel au préalable. Une équipe multilingue expérimentée d’Arcplace a numérisé les documents sur une infrastructure provisoire installée dans les locaux de DKM à Saint-Gall. Le processus comportait la correction des dossiers selon des règles clairement définies, le tri et le classement des documents, la numérisation, l’indexation et le contrôle final. Les fichiers électroniques ont ensuite été remis sous une forme qui a permis de les transférer facilement dans Abacus.
Résultats
- Dossiers du personnel numériques disponibles rapidement à partir de n’importe quel endroit
- Dossiers numériques complets et sans erreurs
- Services de numérisation de A à Z
- Numérisation sur site : les dossiers restent dans l’entreprise et sont disponibles, même pendant le traitement
- Gain de place grâce à la suppression de l’archivage physique
« Arcplace nous a fourni de précieux conseils sur la structure des dossiers numériques et sur l’organisation du processus de numérisation. »
Matthias Züllig, Responsable des ressources humaines, groupe Debrunner Koenig
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