Avec ses cinq agences, la Banque Raiffeisen Aarau-Lenzburg compte parmi les plus grandes banques du Groupe Raiffeisen suisse. Afin de renforcer l’efficacité des processus de traitement de ses dossiers de crédit et clients, elle a opté pour les services de numérisation d’Arcplace. Plus de 35’000 dossiers, dont 2’500 dossiers clients, ont donc été numérisés sur place, à Kölliken.
Situation initiale
La Banque Raiffeisen Aarau-Lenzburg conservait l’intégralité de ses documents sur papier dans ses archives. Quand un conseiller à la clientèle avait besoin d’un dossier, il devait s’adresser à un collaborateur de service pour qu’il aille chercher les documents concernés dans les archives. Et si ces dossiers se situaient dans une autre agence, il fallait forcément envoyer les papiers par coursier. Ce processus de traitement était incommode, chronophage et inefficace.
Solution
- Service client amélioré par une recherche plus rapide
- Accès à tous les dossiers de partout
- Archivage centralisé des documents dans une qualité homogène
Arcplace a installé une infrastructure de numérisation temporaire dans un bâtiment annexe de la Banque Raiffeisen à Kölliken. Les agences lui ont fourni leurs dossiers papier dans des cartons pour qu’elle les prépare à la numérisation. Cette préparation et la numérisation devaient impérativement respecter les directives de Raiffeisen Suisse en matière de migration. Grâce à un contrôle aléatoire régulier de l’intégralité des dossiers numérisés par la Banque et Arcplace, les critères de qualité et d’archivage requis ont été respectés. Pour le traitement de tous les dossiers de crédit, un collaborateur de la gestion des crédits est resté sur place pendant tout ce temps afin d’apporter un soutien technique à l’équipe de numérisation. Ainsi, l’importation des documents numérisés dans le système de dossiers électroniques destinataire s’est déroulé efficacement et sans faille. L’implication du collaborateur technique dans ce projet a été décisive et a largement contribué à la qualité des dossiers.
Résultats
- Efficacité accrue et service client amélioré grâce à des processus simplifiés
- Accès aux documents de partout pour toutes les agences
- Gain de place grâce à la suppression des documents papier à ranger dans des armoires
- Sécurité élevée garantie par une numérisation interne
- Services de numérisation complets
« La qualité des dossiers traités est au rendez-vous et la collaboration entre Arcplace et nous s’est parfaitement déroulée. »
Susanne Willimann, responsable Compliance & Controlling, membre de la direction de la Banque Raiffeisen Aarau-Lenzburg
