Étude de cas

VERIT Immobilier promeut la transformation numérique avec Arcplace

Dans la lignée de sa stratégie de digitalisation complète, VERIT Immobilier SA a opté pour les services de numérisation d’Arcplace. Chaque année, plus de 100’000 courriers entrants sont numérisés à l’aide de la technologie de numérisation d’OPEX en une étape. Pour la classification et l’extraction des données, nous avons recours à TCG DocProStar avec son intelligence artificielle (IA) afin de pouvoir garantir des processus plus efficaces et une transmission fluide vers les systèmes périphériques existants.

Situation initiale

L’entreprise VERIT Immobilier SA est en pleine phase de transformation numérique. La numérisation interne de toutes les factures fournisseurs devrait être remplacée et une digital mailroom introduite. Au vu du gros volume de documents qui devait être numérisé et classé chaque jour, l’entreprise a décidé d’externaliser la numérisation afin de pouvoir réduire davantage les tâches manuelles répétitives et donc chronophages de ses collaborateurs.

Solution

  • Numérisation de plus 100’000 documents par an
  • Utilisation d’une technologie prometteuse avec l’IA
  • Gain de temps grâce à l’automatisation

Les documents physiques sont numérisés dans le Scan & BPO Center d’Arcplace, puis classés et extraits. L’utilisation de la technologie DocProStar dans la classification des documents du courrier entrant joue ici un rôle important, étant donné que celle-ci fonctionne avec le soutien de l’intelligence artificielle (IA) sous la forme du « machine learning ». Une « expérimentation » de la solution avec des documents exemples de VERIT Immobilier était nécessaire au préalable. Pendant le fonctionnement, le système apprend constamment davantage et cette intelligence de classification peut être étendue, d’une part avec l’amélioration grâce au « self learning », d’autre part en ajoutant de nouveaux types de documents. L’objectif est d’utiliser ces technologies de manière à optimiser en permanence la solution, à décharger les gestionnaires des tâches manuelles et à poursuivre l’automatisation des processus. Un reporting détaillé et dynamique garantit également la transparence totale des quantités de traitement et des taux d’automatisation.

« Un processus d’entrée structuré est pour nous indispensable. Le courrier numérisé est important pour le traitement automatisé de nos processus-clés. »

Martin Frei, Chief Digital Officer (CDO), VERIT Immobilier SA

Résultats

  • Traitement numérique des factures fournisseurs
  • Digital mailroom avec des documents classés
  • Efficacité accrue, moins de tâches répétitives, temps de traitement plus rapide
  • Dans la lignée de la stratégie de la digitalisation
  • Reporting transparent

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