Blocs de coûts d'un système d'e-dossiers

Le logiciel

Le logiciel d'un système d'e-dossiers est généralement un système de gestion de documents (DMS). Il est également possible de représenter les e-dossiers dans une application métier ou partiellement dans un ERP. Cependant, ces systèmes n'offrent souvent pas les possibilités complètes de traitement, de versionnement, de suppression et d'archivage conforme à la loi des informations et des documents comme dans un DMS.

Le projet d'introduction

Le logiciel doit pouvoir reproduire le plus fidèlement possible les exigences et les caractéristiques de votre entreprise et de ses processus. Il est donc extrêmement important de connaître et de comprendre la situation de départ et les besoins futurs de votre entreprise. Ceci est élaboré lors d'un atelier commun et consigné dans un concept. Viennent ensuite la configuration et le paramétrage du système d'e-dossier. Il ne faut pas non plus sous-estimer la phase de test, au cours de laquelle des collaborateurs sélectionnés de votre entreprise vérifient si les exigences ont été mises en œuvre comme vous le souhaitez. Enfin, le logiciel peut être introduit, accompagné des formations correspondantes.

L'exploitation

La plupart des systèmes d'e-dossiers sont aujourd'hui exploités dans le cloud. Vous avez donc moins de soucis à vous faire pour l'exploitation qu'il y a 20 ans. L'infrastructure et les mises à jour régulières sont déjà incluses dans les frais de logiciel ou vous les payez à un fournisseur d'hébergement externe sous forme de frais mensuels ou annuels. Ce qui ne disparaît pas, c'est la décision à laquelle vous devez répondre en ce qui concerne le support et l'adaptation aux nouvelles exigences du logiciel. Se pose alors la question fondamentale de savoir si l'on couvre ces sujets par l'informatique interne ou si l'on préfère les confier à un spécialiste externe.

Inducteurs de coûts d'un système d'e-dossiers

Le logiciel

Les logiciels basés sur le cloud sont aujourd'hui presque aussi courants que le courrier électronique. Très peu d'entreprises veulent encore installer la solution en interne. En outre, il existe de plus en plus de solutions exclusivement dans le cloud et il n'est donc plus possible de choisir. C'est pourquoi, de nos jours, les logiciels ne sont souvent plus achetés, mais loués. Cela entraîne un investissement unique plus faible et des coûts récurrents plus élevés.

Le principal facteur de coût est généralement le nombre d'utilisateurs qui doivent être licenciés. Il est conseillé d'analyser précisément qui a besoin du logiciel en interne et si l'accès est purement informatif (= lecture) ou également de traitement (= écriture).

De nombreux fournisseurs offrent également la possibilité de concéder une licence à des « utilisateurs simultanés ». Cela signifie tout simplement que chaque collaborateur ne reçoit pas sa propre licence, mais qu'un certain nombre de licences sont mises à disposition de plusieurs (ou de tous) collaborateurs dans un pool. Toutefois, dès qu'un collaborateur utilise une telle « licence simultanée » en accédant au système, celle-ci est bloquée pour les autres collaborateurs et n'est libérée que lorsque cette personne se déconnecte du système. Ainsi, il y a moins d'utilisateurs à licencier, mais l'inconvénient est de ne pas avoir une licence disponible à tout moment pour chaque collaborateur.

Chez Arcplace, nous vous conseillons volontiers afin de trouver la licence optimale pour votre entreprise.

Le projet d'introduction

De nombreux fournisseurs ont déjà de l'expérience dans certains cas d'application de l'e-dossier, comme le dossier personnel, le dossier client ou le dossier patient. Cela présente l'avantage, en termes de réduction des coûts, de ne pas devoir partir de zéro, mais de pouvoir construire sur une certaine base.

Ensuite, il est bien sûr décisif de savoir dans quelle mesure on peut utiliser une solution existante en grande partie sans la modifier. Il est recommandé de faire la distinction entre les « must have » et les « nice to have » dans les exigences lors de la phase de conception. Il faut veiller à ce que les exigences qui sont « must have » aient des conséquences claires sur les activités quotidiennes, telles que des temps de réaction plus courts pour les candidatures ou les demandes internes.

L'intégration dans des systèmes existants tels qu'ERP ou une application RH spécialisée peut être un autre facteur de coûts. Arcplace recommande donc de vérifier dès l'évaluation si le système d'e-dossier dispose d'interfaces standard avec les systèmes à connecter. Si ce n'est pas le cas, il faut estimer le coût de l'intégration, ce qui n'est souvent réalisable qu'après une analyse approfondie.

L'exploitation

Pour l'exploitation, Arcplace recommande de désigner clairement une personne de contact pour l'application. Ce propriétaire de l'application est le premier interlocuteur en interne pour les éventuelles demandes de modification et organise la communication avec l'organisation de support interne et le service externe.

Sans propriétaire de l'application, les coûts d'exploitation risquent rapidement de déraper, car une prolifération de souhaits de changement est mise en œuvre et la solution ne peut donc pas être développée de manière stratégique.

Ensuite, la question du « Make or Buy » se pose. Avez-vous une organisation informatique interne un peu plus importante avec des collaborateurs qui peuvent se former à la solution par le biais de formations ? Dans ce cas, organisez plutôt le support en interne.

Vous ne souhaitez pas vous occuper de l'exploitation et de l'assistance et préférez une informatique aussi légère que possible ? Dans ce cas, demandez à votre partenaire informatique s'il existe des paquets de service et de support plus avancés et proactifs.

Les coûts

Alors, combien coûte un système d'e-dossier ?

Comme toujours dans cette série « Combien ça coûte ? », je dois à nouveau écrire dans ce dernier article : cela dépend. Les facteurs qui entrent en ligne de compte ont été examinés plus haut.

Néanmoins, j'aimerais vous donner une fourchette afin que vous puissiez vous faire une idée de la direction que pourrait prendre le voyage.

1. Coût du logiciel

De 8'000 CHF à 50'000 CHF par an

2. Coûts du projet

De 10'000 CHF à 80'000 CHF

3. Coûts d'exploitation

De 4'800 CHF à 20'000 CHF par an