Le service municipal Grün Stadt Zürich a été créé il y a plus de 160 ans sur l’initiative d’un jardinier municipal. Aujourd’hui, quelque 550 collaborateurs, apprentis et stagiaires s’occupent des espaces verts de la ville. Les dossiers du personnel de GSZ étaient sur papier, ce qui entravait l’accès aux informations ainsi qu’une gestion efficace. Les dossiers prenaient beaucoup de place et l’archivage manuel requérait chaque année un travail supplémentaire.

• Archivage uniforme dans le système RH
• Gain de place et moins de frais d’archivage
• Accès aux dossiers en tout temps et en tout lieu

En 2019, Arcplace a déjà numérisé les dossiers du personnel du secrétariat départemental PRD à l’hôtel de ville de Zurich. Les dossiers électroniques du personnel sont un élément important de la numérisation de la ville de Zurich, avec comme objectif une gestion électronique des documents de bout en bout. Pour pouvoir répondre aux exigences d’un archivage uniforme des dossiers scannés dans le système RH Aconso, le service municipal Grün Stadt Zürich a opté pour les services de numérisation d’Arcplace. Les travaux préparatoires, tels que la mise en place des intercalaires et des couvertures ou le retrait des agrafes et des Post-its, ont été effectués par des collaborateurs de GSZ. La numérisation a été effectuée sur site par les spécialistes d’Arcplace. Les quelque 70’000 pages ont été numérisées selon des directives définies afin d’assurer un transfert parfait des fichiers PDF/A générés, ainsi que des fichiers CSV correspondants, dans le système cible existant.

• Il est plus rapide de trouver les documents
• Frais d’archivage réduits et archivage numérique conforme à la législation
• La suppression de l’archivage physique a permis de gagner de la place
• Adéquation avec la stratégie de numérisation de la ville de Zurich

« Nous sommes très satisfaits des prestations d’Arcplace et nous pouvons tout à fait les recommander comme partenaire. »

Roland Schischke, chef d’équipe projets et services RH de Grün Stadt Zürich

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