Avec l’aide d’Arcplace, Coop Mineraloel AG a numérisé les processus d’établissement de factures et d’avoirs pour les quelque 320 magasins franchisés Coop Pronto. Une plateforme de gestion documentaire dans le cloud, qui permet d’accéder très simplement aux documents, constitue le cœur de la solution. Les workflows d’approbation automatisés ont permis d’accélérer considérablement les processus.
Situation initiale
Auparavant, Coop Mineraloel AG ( CMA ) imprimait, mettait sous pli, affranchissait et expédiait quotidiennement des centaines de factures et d’avoirs sur papier à l’intention des quelques 320 magasins franchisés Coop Pronto. Les partenaires contrôlaient notamment leurs commandes à partir des documents papier. Les factures et les pièces justificatives étaient ensuite classées dans un dossier qui était envoyé à la fin du mois à une entreprise fiduciaire chargée de la comptabilité. Ces processus basés sur des documents papier prenaient beaucoup de temps à toutes les personnes impliquées.
Solution
- Processus relatifs aux documents entièrement numérisés
- Solution cloud gérée par Arcplace
- Stockage de la totalité des documents conforme à la législation
Les documents sont désormais traités exclusivement par voie électronique sur une plateforme de gestion documentaire dans le cloud – basée sur le logiciel de gestion de contenu d’entreprise ( ECM ) OnBase de l’entreprise Hyland – qui est hébergée dans un datacenter suisse. Les documents sont importés tous les jours depuis SAP au format PDF et mis à disposition en lecture seule. De plus, un grand nombre de fonctionnalités et de workflows ont été implémentés afin d’automatiser les processus d’approbation.
Résultats
- Accès aux documents par les partenaires franchisés et fiduciaires à tout moment à partir de n’importe quel endroit
- Accélération des processus grâce à des workflows d’approbation automatiques
- Économies et gain de temps considérables
- Recherche simple permettant de retrouver rapidement les documents
- Archivage conforme à la législation
- Historique complet et journalisation de tous les documents
