Jusqu’en 2025, la Ville de Winterthur traitait son courrier entrant principalement sur papier. Les lettres étaient distribuées physiquement, puis soit archivées au format papier, soit numérisées uniquement après la clôture des dossiers, selon un procédé appelé « late scanning ». Cette méthode entraînait des retards, des ruptures entre les supports papier et numériques, des processus inefficaces et un manque de transparence. Afin de rendre les documents disponibles plus rapidement et de permettre le travail à distance, la Ville de Winterthur a décidé d’externaliser l’ensemble de son processus de traitement du courrier entrant auprès d’un prestataire spécialisé.

Une fois entièrement déployé, le Digital Mailroom traitera environ un demi-million d’envois par an. Dans une prochaine phase, les contenus des envois pourraient également être extraits et traités de manière structurée, afin d’accélérer davantage le traitement numérique dans les processus métier.