Digitalisiert ist nicht automatisiert

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Digitalisiert ist nicht automatisiert

<p>Wie Rechnungseingangsprozesse ohne manuelle Eingriffe automatisiert werden</p>

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<p>Fachartikel</p> <h1>Dunkelverarbeitung im Input Management</h1>

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Formular für Dunkelverarbeitung im Input Management

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<p>Digitalisiert&nbsp;heisst&nbsp;nicht automatisiert: Viele Unternehmen haben ihre Rechnungsprozesse längst digitalisiert und wundern sich trotzdem, warum weiterhin manuell geprüft, korrigiert und nachbearbeitet werden muss.&nbsp;</p> <p>Der Expertenartikel zeigt, wo Automatisierung im Rechnungseingang wirklich entsteht und warum hohe Ausleseraten allein noch nicht reichen.&nbsp;<br /> &nbsp;<br /> Jetzt herunterladen und erfahren, worauf es bei echter Dunkelverarbeitung ankommt.&nbsp;</p>

Haupttitel: Digitalisiert ist nicht automatisiert

Lead: Digitalisiert ist nicht automatisiert

Abschnitt: Dunkelverarbeitung im Input Management

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KI bei der Verarbeitung eingehnder Dokumente

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KI bei der Verarbeitung eingehnder Dokumente

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Künstliche Intelligenz revolutioniert die Verarbeitung eingehender Dokumente. Doch neben den technologischen Chancen rücken auch rechtliche und organisatorische Fragen zunehmend in den Fokus.</span></span></p>

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<p>Fachartikel</p> <h1>KI bei der Verarbeitung eingehnder Dokumente</h1>

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Formular für KI bei der Verarbeitung eingehender Dokumente

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<p>Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, täglich eine wachsende Menge an Dokumenten aus unterschiedlichsten Kanälen effizient zu verarbeiten. Was einst mit OCR und regelbasierten Systemen begann, hat sich durch Machine Learning und nun durch generative KI grundlegend verändert.</p> <p>Während klassische Ansätze vor allem Muster erkennen, ermöglicht moderne KI ein echtes Verständnis von Inhalten, Kontexten und Zusammenhängen. Doch mit diesen neuen Möglichkeiten stellen sich auch zentrale Fragen:</p> <ul> <li>Was ist technisch sinnvoll?</li> <li>Was ist rechtlich zulässig?</li> <li>Wie lassen sich Risiken und Verantwortlichkeiten richtig steuern?</li> </ul> <p>Der Expertenartikel von lic. iur. David Rosenthal, Partner bei VISCHER, zeigt auf, unter welchen Voraussetzungen der Einsatz von KI erlaubt ist und worauf Unternehmen besonders achten sollten.</p> <p>Erfahren Sie mehr und laden Sie den vollständigen Artikel herunter.</p>

Haupttitel: KI bei der Verarbeitung eingehender Dokumente

Lead: KI bei der Verarbeitung eingehnder Dokumente

Abschnitt: KI bei der Verarbeitung eingehnder Dokumente

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Machine Learning Automatisierung mit Grenzen

<p>Machine Learning erkennt Muster &amp; Zusammenhänge, aber keinen Kontext. Damit ein System Rechnungen, Verträge oder andere Dokumenttypen erkennen und verarbeiten kann, benötigt es viele Trainingsdokumente, die initial manuell validiert werden müssen, um die Qualität sicherzustellen. Jede neue Sprache, jedes Layout, jede Rechnungsvariante bedeutet zusätzlichen Trainingsaufwand. Trotz dieses Aufwands liegen die Ergebnisse bei der Klassifikation, also Erkennung des Dokumenttyps, oft nur bei rund 80 bis 85 Prozent. Die Dunkelverarbeitung von komplexeren Rechnungen bleibt bei 20 bis 30 Prozent.</p> <p>Änderungen im Dokumentdesign führen schnell zu Fehlern und erfordern erneutes Training. Diese Systeme arbeiten effizient, aber sie verstehen den Kontext nicht und veränderte Dokumentenstrukturen müssen mühsam Generative KI funktioniert grundlegend anders. Sie wurde mit riesigen Mengen an Daten vortrainiert und kennt bereits eine enorme Vielfalt an Dokumenttypen, Branchenbegriffen, Layoutformen und Formulierungen. Sie benötigt keine manuelle Trainingsphase mehr. Statt Positionen zu suchen, versteht sie Inhalte und interpretiert, was diese bedeuten. Sie weiss, was eine Rechnungsnummer ist, erkennt Zahlungsbedingungen auch in Textform und versteht, dass „zahlbar innert 30 Tagen“ dasselbe meint wie „Netto 30 Tage“.</p>

Arcplace denkt weiter: KI prüft, vergleicht und versteht

<p>Generative KI eröffnet neue Möglichkeiten, die weit über das reine Auslesen einzelner Dokumente hinausgehen. Damit können ganze Dossiers intelligent analysiert werden. Mithilfe von generativer KI kann beispielsweise in der Kreditverarbeitung einer Bank automatisch geprüft werden, ob Angaben in Antrag, Identitätskarte und Lohnausweis plausibel zusammenpassen. Generative KI kann erkennen, ob Namen übereinstimmen, ob Einkommen korrekt übertragen wurden oder ob Dokumente widersprüchliche Informationen enthalten. Was heute noch oft manuell und aufwendig erfolgt, lässt sich künftig effizienter, nachvollziehbar und automatisiert unterstützen. Auch im Umgang mit unstrukturierter Kundenkorrespondenz zeichnet sich ein grosses Potenzial ab. Generative KI kann Emotion, Dringlichkeit und Anliegen eines Schreibens erkennen und automatisch Antwortvorschläge erstellen, welche den Kommunikationsrichtlinien der Organisation entsprechen.</p> <p>Damit beginnt die nächste Phase im Input Management: KI als intelligenter Assistent, der nicht nur Daten liefert, sondern sie versteht und entsprechend reagiert.</p>

Box Lead

<p>Arcplace beschäftigt sich seit 20 Jahren mit Dokumenten und dokumentenbasierten Prozessen. Begonnen hat alles mit dem klassischen Scannen und der Texterkennung mithilfe von OCR. Vor einigen Jahren kamen Machine-Learning-Verfahren für Dokumentenerkennung, Klassifikation und Datenextraktion zum Einsatz. Damit liess sich der Dokumenteneingang erstmals automatisiert strukturieren.</p> <p>Seit etwa zwei Jahren beschäftigt sich Arcplace nun intensiv mit generativer künstlicher Intelligenz im Kontext der Dokumentenverarbeitung. Dabei geht es nicht mehr nur um das Erkennen von Mustern, sondern um das Verstehen von Inhalten und Zusammenhängen. Heute interpretieren die Systeme nicht nur Dokumente, sie verstehen ihren Kontext und daraus entstehende Zusammenhänge.</p>

Haupttitel Case Study

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<p>Case Study</p> <h1>KI ist nicht gleich KI: von Machine Learning zu generativer künstlicher Intelligenz</h1>

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Abschnitt Leadtext

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Abschnitt: Lösung, Resultate

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Wir beraten Sie gerne persönlich

<h3>Wir beraten Sie gerne persönlich</h3> <p><span class="no-break">Möchten Sie mehr zum Thema Digitaler Posteingang erfahren? Dann kontaktieren Sie uns.</span></p>

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Was bedeutet das für Arcplace Kunden?

<p>Generative KI verändert das Input Management nicht nur technisch, sondern wirtschaftlich. Kunden profitieren auf mehreren Ebenen:</p> <ul> <li>Kein Trainingsaufwand mehr und somit auch kein mühsames Zusammenstellen von Musterdaten seitens des Kunden</li> <li>Weniger Projektaufwand führt zu kürzeren Projektlaufzeiten und zu geringeren Projektkosten</li> <li>Höherer Automatisierungsgrad dank Dunkelverarbeitung bis über 80 Prozent führt zu geringeren Betriebskosten, dank weniger manueller Validierung</li> <li>Stabilere Qualität, auch bei neuen Dokumentlayouts inklusive Erkennung von Unregelmässigkeiten</li> </ul> <p>Fazit: Tiefere Kosten, mehr Effizienz, höhere Qualität und ein System, das mitdenkt statt nur verarbeitet.</p>

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Ausgangslage

<p>Mit mehreren Filialen und Geschäftsbereichen stand die BCN vor der Herausforderung, einen effizienten und einheitlichen Posteingangsprozess zu gewährleisten. Die manuelle Sortierung und fehlende digitale Verfügbarkeit band wertvolle Ressourcen, verzögerte den Zugriff auf wichtige Kundeninformationen und hatte letztlich Einfluss auf die Abwicklungsgeschwindigkeit von Kundenanliegen. Die Bank suchte daher nach einem Partner, der Zuverlässigkeit, Vertraulichkeit und volle Prozess-Transparenz garantieren konnte.</p>

Lösung

<p>Im Arcplace Scan &amp; BPO Center wird die gesamte eingehende Post empfangen, geöffnet, gescannt und klassifiziert. Moderne Erkennungstechnologien und KI-Module identifizieren Dokumenttypen automatisch und extrahieren relevante Informationen. Das Bild der Sendung sowie die dazugehörigen Daten werden sicher in das e-Dossier-System der BCN übertragen und stehen Mitarbeitenden sofort digital zur Verfügung.</p>

Ausblick

<p>Aktuell wird die zweite Phase des Projekts geplant, in welcher der Automatisierungsgrad weiter erhöht wird indem zusätzliche KI-Komponenten integriert werden. Damit kann die Verarbeitungsgeschwindigkeit und Erkennungsgenauigkeit nochmals gesteigert und dedizierte Prozesse wie beispielsweise der Kreditverarbeitung signifikant optimiert werden.</p>

Resultate

<ul> <li>Tagesaktuelle Verfügbarkeit sämtlicher eingehender Post aus aller BCN-Standorte</li> <li>Effizienzsteigerung und Reduktion manueller Arbeitsschritte</li> <li>Höhere Transparenz durch digitale Dashboards und Prozessberichte</li> <li>Zukunftssichere Plattform, die den Ausbau weiterer Automatisierung ermöglicht</li> </ul> <h3>«Die Zusammenarbeit mit Arcplace zeigt, wie die Digitalisierung des Posteingangs und Nutzung moderner Technologie und Präzision die Verfügbarkeit wichtiger Informationen beschleunigt und einen Grundstein für weitere Automatisierung legt. Wir arbeiten inzwischen mehrheitlich papierfrei und sind damit sowohl als Arbeitgeber als auch für unsere Kunden attraktiver geworden.»</h3> <p><span class="bildcaption">Cornelia Friedhoff, COO Banque Cantonale Neuchâteloise</span></p>

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Haupttitel Case Study

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<p>Case Study</p> <h1>BCN digitalisiert ihren Posteingang mit der Digital Mailroom-Lösung von Arcplace</h1>

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Abschnitt Leadtext

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Bis 2023 erhielt die Banque Cantonale Neuchâteloise (BCN) ihre gesamte eingehende Post noch physisch über elf Standorte im gesamten Kanton verteilt. Um die Digitalisierung weiter voranzutreiben und den Papierverbrauch im Büro deutlich zu reduzieren, entschied sich die Kantonalbank, die Digitalisierung und Verteilung des Posteingangs an das Arcplace Scan &amp; BPO Center auszulagern.<br /> <br /> Der Rollout startete zunächst im Sommer 2024 am administrativen Sitz der BCN und umfasst inzwischen alle Standorte. Dabei wurden bereits 47‘000 Dokumente verarbeitet und direkt in das eDossier-System der Bank exportiert. Dank intelligenter Automatisierung und KI-Technologien wird sichergestellt, dass 100% der am Morgen eingegangenen Post bis um 10 Uhr digital zur Verfügung steht.</span></span></p>

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Abschnitt: Lösung, Resultate

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Digitaler Posteingang mit KI-Power

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Digitaler Posteingang mit KI-Power

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt spielt die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung eine zentrale Rolle. Dabei hat sich der digitale Posteingang in den letzten Jahren zum Kernstück dieser Entwicklung etabliert.</span></span></p>

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<p>Fachartikel</p> <h1>Digitaler Posteingang mit KI-Power</h1>

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Digital Mailroom with the power of AI - rechts

<h3>Fazit: LLMs als Treiber des digitalen Posteingangs</h3> <p>Die Integration von LLMs in den digitalen Posteingang ermöglicht Unternehmen eine signifikante Steigerung ihrer Effizienz, Genauigkeit und Kosteneinsparungen. Arcplace kombiniert modernste KI-Technologien mit tiefgreifender Expertise, um massgeschneiderte Lösungen für Schweizer Unternehmen zu bieten. Die Integration dieser Modelle ist nicht nur ein Schritt in Richtung Zukunft, sondern ein Garant für bessere Ergebnisse, schnellere Abläufe und zufriedene Kunden – kurzum, eine echte Revolution im Bereich des digitalen Posteingangs.</p>

Kontaktieren Sie uns

<h3><br /> Kontaktieren Sie uns</h3> <p>Möchten Sie mehr zum Thema Digitaler Posteingang erfahren?<br /> Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne persönlich.</p>

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<p>Der digitale Posteingang transformiert traditionelle Poststellen in digitale Informationszentren, die physische und elektronische Postströme zentralisieren, kategorisieren und analysieren. Dies spart Zeit, senkt Kosten und steigert die Genauigkeit sowie die Sicherheit der Datenverarbeitung. Fortschritte in Technologien wie Large Language Models (LLMs) und modernen KI-Lösungen treiben diese Entwicklung voran. Unternehmen wie Arcplace, ein führender BPO-Anbieter in der Schweiz, nutzen diese Technologien, um innovative und zukunftssichere Lösungen anzubieten.</p> <h3>Die Rolle von Large Language Models im digitalen Posteingang</h3> <p>LLMs wie GPT-4 und Llama 3.2 können grosse Mengen Text analysieren und kontextbezogene Informationen extrahieren. Sie ermöglichen eine tiefere semantische Analyse und sind besonders effektiv bei der Verarbeitung unstrukturierter Daten wie E-Mails oder PDFs. Diese Modelle erkennen Absichten, extrahieren relevante Inhalte und initiieren automatisiert Folgeaktionen. So können beispielsweise Rechnungen, Verträge oder Anfragen effizient klassifiziert und an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet werden. Diese Automatisierung reduziert manuelle Eingriffe und minimiert Fehlerquellen erheblich.</p> <h3>Präzision und Fehlerreduktion</h3> <p>LLMs zeichnen sich durch ihre hohe Genauigkeit in der Datenanalyse aus. Wo regelbasierte Systeme an ihre Grenzen stossen, glänzen KI-Modelle durch ihre Fähigkeit, auch komplexe Inhalte zu verstehen und korrekt zuzuordnen. Durch den Einsatz dieser Technologien können massgeschneiderte Lösungen entwickelt werden, die nicht nur effizienter sind, sondern auch Fehlerquoten deutlich senken. Die kontinuierliche Weiterentwicklung der Systeme sorgt dafür, dass neue Anforderungen schnell integriert werden können.</p> <h3>Der Weg zur vollständigen Automatisierung</h3> <p>LLMs bringen den Traum einer vollständig automatisierten Dokumentenverarbeitung näher. Sie sind lernfähig und passen sich durch Feedback an spezifische Anforderungen an. Den Kunden können flexible und skalierbare Lösungen angeboten werden, die den Automatisierungsgrad erhöhen und gleichzeitig die Produktivität maximieren. Dies ermöglicht Unternehmen eine nahtlose Anpassung an die Anforderungen der digitalen Transformation.</p> <h3>Effizienz und Kosteneinsparungen</h3> <p>Der Einsatz von LLMs bietet erhebliche Effizienzsteigerungen und Kostenvorteile. Die automatische Verarbeitung reduziert den manuellen Aufwand und minimiert die Nachbearbeitung. Kunden profitieren dadurch von niedrigeren Betriebskosten, schnelleren Bearbeitungszeiten und einer verbesserten Kundenzufriedenheit. Diese Kombination aus Effizienz und Qualität stärkt nicht nur die Kundenbindung, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen.</p> <h3>Sicherheit und Compliance</h3> <p>In einer zunehmend regulierten Geschäftswelt sind Datenschutz und Sicherheit essenziell. LLMs tragen dazu bei, sensible Daten korrekt zu verarbeiten und gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Arcplace setzt auf höchste Sicherheitsstandards und entwickelt Lösungen, die vollständig konform mit den gesetzlichen Anforderungen sind. KI-Modelle erkennen automatisch personenbezogene Daten und stellen sicher, dass diese entsprechend verarbeitet werden. Dies ist besonders für Schweizer Unternehmen wichtig, die strengen Regulierungen unterliegen.</p>

Haupttitel: Digitaler Posteingang mit KI-Power

Lead: Digitaler Posteingang mit KI-Power

Abschnitt: Digitaler Posteingang mit KI-Power

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Case Study als PDF

<h3>Case Study als PDF</h3>

<p>Case Study</p> <h1>2.5 Millionen Seiten in Windeseile gescannt</h1>

Download HypothekenZentrum

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Box Lead Case Study: 2.5 Millionen Seiten in Windeseile gescannt

<p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="lead-text no-break">Die Dossiers der HypothekenZentrum AG mussten digitalisiert und in einem Archivsystem abgelegt werden. Auf der Suche nach einem erfahrenen Scanning-Partner, welcher das umfassende Papiervolumen von 2.5 Millionen Seiten professionell und unter Einhaltung von strengen Sicherheitsvorschriften verarbeiten konnte, hat sich das Unternehmen für Arcplace entschieden.</span></span></span></p>

Leerschlag

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Ausgangslage

<h3>Ausgangslage</h3> <p>Die <span class="no-break">HypothekenZentrum AG</span> ist eine Tochtergesellschaft der VZ Gruppe und verwaltet für institutionelle Kunden Hypotheken und transferiert Kredite. Das Unternehmen lagerte ihre Dossiers physisch und um diese bearbeiten zu können, mussten Mitarbeitende jeweils in den Archivraum und die Papierdokumente «aus- und einchecken». Um standortunabhängig Zugriff auf die Arbeitsunterlagen zu haben sowie aus Gründen der Effizienz sollten sämtliche Dossiers digitalisiert werden. Die Digitalisierung musste in kürzester Zeit umgesetzt und den strengen Anforderungen an Qualität und Sicherheit eines Finanzdienstleisters gerecht werden.</p>

Lösung

<h3>Lösung</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente</span></li> <li><span class="MaaxBold">Dokumentenablage in einheitlicher Qualität</span></li> <li><span class="MaaxBold">Effizienzgewinne bei der Bearbeitung der Dossiers</span></li> </ul> <p>Das Ausfassen der Dossiers durch geschulte <span class="no-break">Arcplace </span>Mitarbeitende lief auf Hochtouren, damit die Digitalisierung der Dossiers möglichst zeitnah erfolgen konnte. Sämtliche Dossiers wurden beim Kunden vor Ort mit einem Barcode versehen, der vor dem Befüllen der Transportkisten gescannt wurde, um so ein lückenloses Tracking zu ermöglichen. Das Scanning erfolgte im Scan &amp; BPO Center von Arcplace. Nach nur vier Monaten waren alle digitalisierten Dossiers via SFTP Server in ein Archivsystem des HypothekenZentrums sicher und vollständig überführt.</p> <h3>«Das <span class="no-break">Arcplace</span> Team überzeugte von Anfang an mit hoher Fachkompetenz, Lösungsorientierung und einer Hands-On-Mentalität. Die Entscheidungswege waren kurz und der Austausch auf Augenhöhe.»</h3> <p><span class="bildcaption"><span class="no-break">Christian Bünter</span>, Leiter Relationship Management, <span class="no-break">HypothekenZentrum AG</span></span></p>

Resultate

<h3>Resultate</h3> <ul> <li>Platzeinsparung durch Wegfall einer physischen Ablage</li> <li>Zeitersparnis durch vereinfachten und schnelleren Zugriff auf Dossiers</li> <li>Standortunabhängiger Zugriff auf Dossiers</li> <li>Zentrale Dokumentenablage in einheitlicher Qualität</li> </ul>

Wir beraten Sie gerne persönlich

<h3>Wir beraten Sie gerne persönlich</h3> <p><span class="no-break">Für ein unverbindliches Angebot für Ihr Scanning Projekt füllen Sie einfach das Kontaktformular aus. Gerne analysieren wir Ihre Anforderungen und kalkulieren einen Richtpreis für Sie.</span></p>

Kontaktformular Digitaler Posteingang DE beige

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Lead

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Abschnitt: Ausgangslage, Lösung, Resultate & Kontakt

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In Kürze

<h3>In Kürze</h3> <p>In unserer Zusammenfassung finden Sie eine Übersicht über alle relevanten Kostenpositionen und die entscheidenden Hebel für mehr Effizienz.</p>

Download Zusammenfassung Kosten Digitaler Posteingang DE

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "6a051ed1-64a5-4fa8-a188-f6f6c79a1c8a" }); </script> </div> </div> </section>

Wir beraten Sie gerne

<h3>&nbsp;</h3> <h3>Wir beraten Sie gerne</h3> <p>Wir beraten Sie sehr gerne individuell und geben weitere Tipps, wie Sie die Kosten tief halten und dennoch einen hohen Nutzen für Ihr Unternehmen aus einem Digitalen Posteingang ziehen können.</p>

Aufzählungen rechte Spalte

<h3>Die Kostentreiber eines Digitalen Posteingangs</h3> <p>Bekomme ich 50 oder 5'000 Sendungen pro Tag? Das hat natürlich den grössten Einfluss auf die Kosten eines Digitalen Posteingangs. Aber es gibt noch weitere Faktoren.</p> <h3>1. Kostentreiber bei den Service-Kosten</h3> <p>Die Komplexität des Regelwerks sowie die Anzahl an Informationen, die aus den Dokumenten extrahiert und validiert werden sollen, sind die Basis für die Berechnung des Aufwands und damit der Kosten für den Posteingang-Service. Wichtig: häufig hat ein komplexes Regelwerk mit vielen Parametern auch die Tendenz, dass das Erreichen eines hohen Qualitätslevels schwierig wird.</p> <p>Eine weitere, sehr wichtige Stellschraube ist, wie früh (oder spät) am Tag man die digitale Post spätestens erhalten möchte. Hier gilt die Faustregel: je früher, desto teurer. Arcplace unterhält mit allen Kunden ein entsprechendes Service Level Agreement (SLA), in dem die Verarbeitung für die digitale Postlieferung festgehalten wird.</p> <p>Wie viele Kriterien die Blacklist (Sendungen, die nicht geöffnet werden dürfen) und die Bluelist (Sendungen mit speziellen Anweisungen) umfassen, ist ein weiterer Faktor, der die Kosten beeinflusst.</p> <p>Grundsätzlich kann man heute mittels Künstlicher Intelligenz (KI) einem steigenden Preis entgegenwirken. Die KI hilft dabei, die Automatisierung zu steigern, was sich in einer Optimierung des Service Preises und der Service Qualität widerspiegelt.</p> <h3>2. Kostentreiber beim Einführungsprojekt</h3> <p>Wie gut kenne ich meinen heutigen physischen Posteingang sowie die Bedürfnisse meiner Mitarbeitenden? Habe ich bereits ein klares Verständnis der neuen – hoffentlich optimierten – Prozesse für den Digitalen Posteingang? Weiss ich bereits, welche Daten meine Geschäftsapplikation braucht, damit die Verarbeitung möglichst automatisiert werden kann? Die Antwort auf diese Fragen hat einen direkten Einfluss auf die Kosten. Je mehr von Anfang an klar definiert werden kann, desto schlanker das Einführungsprojekt.</p> <p>Doch auch wenn die Ausgangslage und die zukünftigen Wünsche an einen Digitalen Posteingang klar definiert werden können: die Komplexität des Regelwerks und wie viele Informationen aus den Dokumenten ausgelesen werden sollen, sind schon im Einführungsprojekt Faktoren, welche die Kosten zusätzlich beeinflussen. Ausserdem ist die Einführung eines Digitalen Posteingangs immer auch eine Chance, um alte Zöpfe abzuschneiden und eine Standardisierung zu erzielen.</p> <h3>Die Kosten</h3> <p>Und was kostet nun ein Digitaler Posteingang?</p> <p>Wie Sie wahrscheinlich schon festgestellt haben, kommt es auf viele Faktoren an. Von einem sehr schlanken Digitalen Posteingang, bei dem «einfach» jede Sendung gescannt und als PDF zur Verfügung gestellt wird bis hin zum hochkomplexen Digitalen Posteingang mit langem Regelwerk, einer aufwendigen Dokumente-Klassifizierung und vielen Informationen, die ausgelesen und direkt ins Kundensystem geliefert werden, ist alles möglich – und je nach Volumen mehr oder weniger sinnvoll.</p> <p>Wir bewegen uns hier also preislich in einem sehr grossen Rahmen:</p> <h3>1. Service Kosten</h3> <p>Grundgebühr ab 450.- CHF bis 10'000.- CHF pro Monat<br /> Sendungspreis ab 0.65 CHF bis 1.50 CHF pro Sendung</p> <h3>2. Kosten Einführungsprojekt</h3> <p>Von 2’750.- CHF bis 200'000.- CHF</p>

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Was kostet eigentlich ein Digitaler Posteingang?

<p><span class="lead-text">Der Digitale Posteingang verarbeitet alle eingehenden Dokumente eines Unternehmens zentral, unabhängig davon, ob diese in papierbasierter oder elektronischer Form wie beispielsweise E-Mails, Online-Formulare, File-Imports usw. eintreffen. Aber was kostet denn ein digitaler Posteingang?</span></p>

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<p>Blog</p> <h1>Was kostet eigentlich ein Digitaler Posteingang?</h1>

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Aufzählungen linke Spalte

<p>Viele Unternehmen setzen bei einem Digitalen Posteingang heutzutage auf ein Outsourcing. Das heisst, die Post des Unternehmens wird an ein Scan Center umgeleitet und dort als Service für das Unternehmen verarbeitet. Die Mitarbeitenden des Unternehmens erhalten die Post in der Regel nur noch digital. Bei Bedarf können einzelne physische Originale angefordert werden oder spezifische Dokumente werden immer digital und physisch zugestellt. Die übrigen Dokumente werden unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards nach einer kurzen Aufbewahrungsfrist fachgerecht vernichtet.</p> <p>Grundsätzlich kann ein Digitaler Posteingang auch intern im eigenen Unternehmen aufgebaut werden. Arcplace unterstützt in diesem Fall ebenfalls gerne bei der Wahl der Software, der Hardware und der Einführung des internen Digitalen Posteingangs im Sinne des Konzepts sowie des sogenannten Regelwerkes, welches alle Verarbeitungsabläufe beinhaltet.</p> <p>Der Einfachheit halber und weil es eben die meistgewählte Form ist, konzentrieren wir uns in diesem Artikel auf die Kosten eines Digitalen Posteingangs, der von einem externen Dienstleister als Service bezogen wird.</p> <h3>Die Kostenblöcke eines Digitalen Posteingangs</h3> <p>Bei der Einführung eines Digitalen Posteingangs ist mit diesen zwei wesentlichen Kostenblöcken zu rechnen:</p> <h3>1. Das Einführungsprojekt</h3> <p>Beim Einführungsprojekt geht es in erster Linie um die Ausarbeitung und spätere Umsetzung der Spezifikation (Regelwerk) für einen Digitalen Posteingang. Dabei werden einerseits sehr konkrete Fragen behandelt, wie zum Beispiel:</p> <ul> <li>Welche Sendungen dürfen nicht geöffnet werden?</li> <li>Was wird mit Zeitschriften oder physischen Gegenständen gemacht</li> <li>&nbsp;Wie sieht der Dokumentenplan aus und in welche Dokumententypen soll die eingehende Post klassifiziert werden?</li> <li>Welche Informationen sollen aus den Dokumenten ausgelesen und elektronisch übermittelt werden?</li> </ul> <p>Diese und weitere Fragen werden mit dem Kunden besprochen und müssen sowohl als Regelwerk für die Scan Operator festgehalten, als auch in der Software entsprechend konfiguriert werden.</p> <p>Andererseits wird im Einführungsprojekt auch ein Change Konzept erarbeitet, das den Mitarbeitenden hilft, mit den neuen Abläufen zurecht zu kommen. Auch die sogenannte «Hyper-Care Phase» nach dem Go-Live, wo das Unternehmen eine intensive Betreuung geniesst, wird darin definiert.</p> <h3>2. Die Service-Kosten</h3> <p>Hier sprechen wir von den effektiven Kosten für die täglichen Arbeiten rund um den Digitalen Postengang. Die Post muss abgeholt, vorsortiert, geöffnet und gescannt werden. Falls gewünscht werden Werte extrahiert und validiert. Ausserdem wird der ganze Prozess mittels Qualitätskontrolle ständig überwacht. Üblicherweise sind die Service-Kosten in Stückpreise wie beispielsweise Kosten pro Sendung oder pro Seite sowie in einer monatlichen Grundgebühr zusammengefasst.</p>

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<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Kontakt</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "55991c75-a64c-43e9-8408-ca0e436e927f" }); </script> </div> </div> </section>

Scanning

Haupttitel: Was kostet eigentlich ein Digitaler Posteingang?

Lead: Was kostet eigentlich ein Digitaler Posteingang?

Abschnitt: Was kostet eigentlich ein Digitaler Posteingang?

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Abschnitt: Kontakt

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Text Über Arcplace

<h3>&nbsp;</h3> <h3>Arcplace AG</h3> <p><span class="no-break">Das Schweizer Unternehmen Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister, der Organisationen bei der Digitalisierung und Automatisierung von dokumentenbezogenen Prozessen sowie bei der elektronischen Archivierung unterstützt.</span></p> <p><span class="no-break">Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace ist ein privates und unabhängiges Unternehmen mit einem professionellen Team von über 100 Mitarbeitenden.</span></p> <p><span class="no-break">Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</span></p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:info@arcplace.ch">info@arcplace.ch</a></p>

Box Text Arcplace gewinnt Grossauftrag der Stadt Winterthur

<p><br /> Die Stadt Winterthur suchte nach einem Dienstleister, der die Digitalisierung der täglich eingehenden Briefpost der Stadtverwaltung übernimmt. Die Briefe sollten zentral gescannt und zur Weiterverarbeitung mit einer bereits bestehenden ePostkorb-Lösung verteilt werden.</p> <p>Anfang August wurde der Auftrag vergeben. Arcplace erhielt für 3,3 Millionen Franken den Zuschlag für den Scanning-Service. Die Realisierung des Projekts wird in den nächsten Wochen beginnen, um für die Einführung im kommenden Jahr startklar zu sein.</p> <p>«Wir freuen uns sehr, dass wir die Stadtverwaltung Winterthur davon überzeugen konnten, dass wir über das nötige Know-how und Team verfügen, um einen professionellen digitalen Posteingangsservice zu erbringen. Wir sind dankbar für das uns entgegengebrachte Vertrauen und freuen uns auf eine lange und fruchtbare Zusammenarbeit», erklärt Robbert Spierings, CEO &amp; Founder der Arcplace.</p>

Box Lead Arcplace gewinnt Grossauftrag der Stadt Winterthur

<p>08. August 2024</p> <h1><span class="no-break">Arcplace gewinnt Grossauftrag der Stadt Winterthur</span></h1> <p><span class="lead-text"><span class="no-break"><span class="MaaxItalic">Für die Digitalisierung der eingehenden Briefpost hat sich die Stadt Winterthur für die Scanning-Services von Arcplace entschieden. Dabei setzte sich das Zürcher Unternehmen gegen sechs Mitbewerber durch.</span></span></span></p>

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Abschnitt Lead: Arcplace gewinnt Grossauftrag der Stadt Winterthur

Abschnitt: Bild

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Bild Stadtverwaltung Winterthur

31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

Bildlegende

<p><span class="bildcaption"><span class="bildcaption no-break">Hauptsitz der Stadtverwaltung Winterthur (Bildquelle: Stadtverwaltung Winterthur)</span></span></p>

Abschnitt: Text Arcplace gewinnt Grossauftrag der Stadt Winterthur

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Abschnitt: Über Arcplace

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Hohe Benutzerfreundlichkeit und Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften

<h3>Hohe Benutzerfreundlichkeit und Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften</h3> <p>Mit der von Arcplace implementierten E-Mail-Archivierungslösung konnte die Frankfurter Bankgesellschaft die bestehenden Herausforderungen elegant lösen. Die Mitarbeitenden verfügen heute über E-Mail-Postfächer mit quasi unbeschränkter Kapazität. Das Wachstum des Nachrichtenspeichers wird im Hintergrund konstant überwacht. Weil der Exchange Server nur noch die aktuellen Informationen verwalten muss, hat sich die Leistung markant verbessert.</p> <p>Die benutzerfreundliche, nahtlos in Microsoft Exchange und Microsoft Outlook integrierte Lösung erfüllt alle aktuellen Compliance-Anforderungen und bietet hohe Flexibilität: Auch sehr umfangreiche Recherchen (E-Discovery) können mit Hilfe leistungsfähiger Such- und Filtermöglichkeiten schnell und zuverlässig durchgeführt werden. Die rechtskonforme Speicherung der E-Mails erfolgt In-house auf einem Archivspeicher mit Soft-WORM-Funktionalität.</p> <p>WORM steht dabei für «write once, read many» und beschreibt Vorkehrungen, welche das Löschen, Überschreiben und Ändern von Daten auf einem Speichermedium dauerhaft verhindern. Ein besonderer Vorteil der Lösung besteht darin, dass archivierte E-Mails stets für die Mitarbeitenden in Outlook sichtbar bleiben – sie sind mit einem kleinen Symbol als archiviert gekennzeichnet und können bequem und transparent über Outlook, Outlook Web Access (OWA) oder erweiterte Web-basierte Suchfunktionen eingesehen und wenn nötig wieder hergestellt werden. Fortschrittliche Technologien wie «Single Instancing» helfen, den Speicherbedarf bei der Archivierung zu reduzieren, indem identische Daten nur einmal gespeichert werden.</p>

Stark beanspruchter Mail-Server und neue Compliance-Anforderungen

<h3>Stark beanspruchter Mail-Server und neue Compliance-Anforderungen</h3> <p>Für die zentrale Verwaltung von E-Mails, Terminen, Kontakten und Aufgaben kommt bei der Frankfurter Bankgesellschaft Microsoft Exchange zum Einsatz, am Arbeitsplatz nutzen die Mitarbeitenden Microsoft Outlook. Das Fehlen einer systematischen E-Mail-Archivierung führte in der Vergangenheit immer wieder zu Problemen. Der gesamte E-Mail-Verkehr wurde mittels der Journaling-Funktion von Microsoft Exchange aufgezeichnet.</p> <p>Diese Form genügte neu erlassenen gesetzlichen Vorschriften jedoch nicht mehr. Die Bank benötigte dringend eine neue, leistungsfähige Lösung für die E-Mail-Archivierung. Als wichtigste Anforderungen an die Lösung wurden definiert:</p> <ul> <li>Entlastung des E-Mail-Systems durch systematische Archivierung</li> <li>Vollautomatische Archivierung ohne User-Interaktion</li> <li>Verarbeitung proprietärer PST-Dateien (PST-Dateien sind die Container-Dateien von Outlook, in denen Aufgaben, Notizen, E-Mails und der Kalender gespeichert werden)</li> <li>Vollumfängliche Erfüllung der neuen ComplianceAnforderungen</li> </ul>

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Der E-Mail-Server der Frankfurter Bankgesellschaft wurde in der Vergangenheit aufgrund grosser und steigender Datenmenge immer wieder stark beansprucht. Die Performance des E-Mail-Systems war nicht optimal, zudem sah sich das traditionsreiche Bankhaus mit neuen rechtlichen Vorschriften der Finanzmarktaufsicht (FINMA) bezüglich der Aufbewahrung elektronischer Korrespondenz konfrontiert. Beide Herausforderungen konnten mit einer fortschrittlichen E-Mail-Archivierungslösung von Arcplace gelöst werden.</span></span></p>

Wir beraten Sie gerne persönlich

<h3>Wir beraten Sie gerne persönlich</h3> <p><span class="no-break">Möchten Sie mehr über unser universales Archivierungsangebot erfahren? Bitte kontaktieren Sie uns.</span></p>

Auf einen Blick

<h3>Auf einen Blick</h3> <ul> <li>Nahtlos in Microsoft Exchange und Microsoft Outlook integrierte E-Mail-Archivierungslösung</li> <li>Vollautomatische Archivierung ohne Endbenutzer-Interaktion nach flexibel konfigurierbaren Regeln</li> <li>Archivierte E-Mails bleiben für den Endbenutzer sichtbar und können per Mausklick geöffnet werden</li> <li>Verkürzte Backup- und Wiederherstellungszeiten</li> <li>Reduktion von Speicherbedarf und Speicherkosten auf dem E-Mail-System</li> <li>Umfassende Suchfunktionen (E-Discovery) im Bereich Compliance garantiert Transparenz und Kontrolle</li> <li>Garantierte Einhaltung der betrieblichen und gesetzlichen Compliance-Vorschriften</li> </ul>

Archivierungslösung auf der Basis von «Symantec Enterprise Vault»

<h3>Archivierungslösung auf der Basis von «Symantec Enterprise Vault»</h3> <p>Fündig wurde das traditionsreiche Bankhaus bei der Arcplace AG. Die Zürcher Spezialisten für digitale Archivierung konzipierten und implementierten eine benutzerfreundliche E-Mail-Archivierungslösung auf der Basis von «Symantec Enterprise Vault». Mit dieser branchenführenden Datenarchivierungs-Software können Unternehmensdaten vollautomatisch aus E-Mail-Systemen, PST-Dateien, File- und Microsoft SharePoint-Systemen sowie Instant Messaging-Applikationen zusammengeführt und systematisch archiviert werden. Entsprechend den festgelegten Regeln werden die einzelnen E-Mails mit ihren Anlagen automatisch aus dem Exchange Postfach ausgelagert und revisionssicher archiviert.</p>

Grenzüberschreitendes Private Banking und Wealth Management

<h3>Grenzüberschreitendes Private Banking und Wealth Management</h3> <p>Die Frankfurter Bankgesellschaft ist eine Privatbank mit Hauptsitz in Zürich und einer Tochtergesellschaft mit Sitz in Frankfurt am Main. Als Tochter einer der grössten Finanzgruppen der Welt, der deutschen Sparkassen-Finanzgruppe, bietet die Bank Kunden aus Deutschland und der Schweiz ein umfassendes Leistungsangebot mit den Schwerpunkten Private Banking und Wealth Management. Die Spezialisten der Frankfurter Bankgesellschaft kennen Risiken und Chancen der globalen Kapitalmärkte, die steuerlichen und juristischen Rahmenbedingungen der Zielmärkte und verfügen über langjährige Erfahrung in der Betreuung mittelständischer Familienunternehmen. Die grenzüberschreitende Bankengruppe verwaltet rund 9 Milliarden Schweizer Franken Vermögen und beschäftigt gegen 140 Mitarbeitende.</p> <h3>«Die Ziele bezüglich System-Entlastung und Einhaltung der Compliance-Anforderungen wurden vollumfänglich erreicht. Das Team von Arcplace hat die Lösung hoch professionell konzipiert und implementiert – wir sind sehr zufrieden.»</h3> <p>Oliver Hitz – System Administrator Frankfurter Bankgesellschaft Schweiz</p>

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Haupttitel Case Study

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<p>Case Study</p> <h1>Frankfurter Bankgesellschaft erfüllt Compliance-Anforderungen mit neuer Archivierungslösung</h1>

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Abschnitt Leadtext

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Abschnitt: Ausgangslage

Abschnitt: Lösung

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Abschnitt: Resultate

Abschnitt: Download und Kontakt

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<h3>Wir beraten Sie gerne persönlich</h3> <p><span class="no-break">Möchten Sie mehr über unsere SAP Archivierungslösungen erfahren? Dann kontaktieren Sie uns.</span></p>

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Ausgangslage

<h3>Ausgangslage</h3> <p>Die Valora Gruppe hatte ihre Personaldossiers mit der Archiv-Technologie Windream archiviert. Das vorhandene Archiv entsprach nicht mehr den gestiegenen Compliance-Anforderungen. Ein weiteres Problem war, dass der Zugriff auf die Personalinformationen zu wenig differenziert gesteuert werden konnte. Weiter verursachten Medienbrüche im Archivierungsprozess einen grossen Arbeitsaufwand. Mit einer neuen Archivlösung innerhalb der bestehenden SAP-Systemlandschaft sollten alle drei Problemfelder auf einmal adressiert werden.</p>

Lösung

<h3>Lösung</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">378’000 Dokumente</span></li> <li><span class="MaaxBold">Rechtskonforme Archivierung</span></li> <li><span class="MaaxBold">Keine Medienbrüche mehr</span></li> </ul> <p>Basierend auf der Archivsoftware von KGS hat Arcplace eine Lösung für die Ablage neuer HR-Dossiers in SAP und die Übernahme der bestehenden Dossiers umgesetzt. Die vorhandene Scanning-Infrastruktur (Kofax) wurde so angepasst, dass Dokumente mit ihren Metadaten über den KGS Document Router mit dem SAP-System verknüpft und ins KGS ContentServer4Storage-Archiv übernommen werden können.</p> <p>KGS ZADOC erweitert dabei die standardisierte ArchiveLink®-Schnittstelle von SAP um die Fähigkeit, zusätzliche Attribute zu verarbeiten und SAP-unabhängige Zugriffe zu ermöglichen. Die vorhandenen Personaldossiers wurden in nur zwei Tagen vollständig und fehlerfrei durch Arcplace transferiert.</p>

Resultate

<h3>Resultate</h3> <ul> <li>Effiziente direkte Archivierung neu gescannter Dossiers im neuen KGS SAP-Archiv</li> <li>Erfolgreiche Transferierung von 378’000 Dokumenten aus Windream ins neue KGS SAP-Archiv</li> <li>Übernahme des bestehenden Berechtigungskonzeptes von SAP HCM</li> <li>Rechtskonforme Archivierung neuer und bestehender Personaldossiers</li> <li>Optimierte Dossier-Struktur im neuen KGS SAP Archiv</li> <li>Direkter Zugriff auf archivierte Informationen aus SAP HCM</li> </ul> <h3>«Arcplace hat das rechtskonforme Personaldossier-Archiv in SAP hoch professionell umgesetzt.»</h3> <p><span class="bildcaption">Bernd Haberhauer, HR Application Management Valora Schweiz AG</span></p>

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Haupttitel Case Study

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<p>Case Study</p> <h1>Mehr Archivierungs-Convenience für Valora</h1>

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Abschnitt Leadtext

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Die Valora Gruppe ist eine führende Convenience- und Food-Service-Anbieterin mit rund 2‘800 Verkaufsstellen an Hochfrequenzlagen in der DACH-Region und den Niederlanden. In ihren Retail-Formaten vertreibt sie ein stetig wachsendes Angebot an digitalen Services. Ebenso betreibt Valora eine der weltweit führenden Produktionen von Laugenbackwaren. Das Unternehmen stand vor der Herausforderung, ein rechtskonformes Archiv für seine Personaldossiers in SAP aufzubauen und fast 400’000 bestehende Dokumente zu transferieren.</span></span></p>

Abschnitt: Lösung, Resultate

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Ausgangslage

<h3>Ausgangslage</h3> <p>Die Hotelplan Group – eine Tochtergesellschaft des Migros-Genossenschafts-Bundes – besass zwei Archivsysteme, welche von Hotelplan mit 1’700 Usern und Interhome mit 800 Usern benutzt wurden. Die bestehenden Archive waren mit hohen und laufend steigenden Kosten sowie einem ungenügenden Service verbunden. Das Unternehmen wollte eine Lösung, die schon in der Migros-Gruppe eingesetzt wurde und gute Referenzen in der Schweiz ausweisen konnte. Kompetenz und ein schnelles Verständnis für spezielle Prozesse, welche nicht immer dem SAP Standard entsprechen, waren weitere Anforderungen an das Projekt.</p>

Lösung

<h3>Lösung</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">7.8 Mio. Dokumente migriert</span></li> <li><span class="MaaxBold">Rechtskonforme Archivierung</span></li> <li><span class="MaaxBold">Erhöhte Kosteneffizienz</span></li> </ul> <p>Basierend auf der Archivsoftware von kgs hat Arcplace eine Lösung für die Ablage neuer und die Übernahme der bestehenden Dokumente umgesetzt. Nach der Konzeption sowie der Modularisierung der Arbeitspakete, was die Installation, Migration, VIM-Integration und Scanning-Methoden beinhaltete, wurden aus dem Testsystem zirka 1.5 Mio. und aus der produktiven Umgebung rund 6.3 Mio. Dokumente ins kgs Archiv migriert. Dabei wurden die Komponenten kgs ContentServer, kgs MigrationServer, kgs ProxyServer und kgs ScanClient eingesetzt.</p>

Resultate

<h3>Resultate</h3> <ul> <li>Transferierung von 7.8 Mio Dokumenten aus dem alten Archiv ins neue kgs SAP Archiv</li> <li>Erfolgreiche Projektdurchführung mit minimalen Kosten und Zeitüberschreitungen</li> <li>Effiziente direkte Archivierung neu gescannter Dokumente</li> <li>Verbesserung der Stabilität und Skalierbarkeit</li> <li>Rechtskonforme Archivierung neuer und bestehender Dokumente</li> <li>Archivierung ohne Medienbrüche</li> </ul> <h3>«Die Stabilität des Archives ist sehr gut und die Updates sind relativ einfach durchführbar.»</h3> <p><span class="bildcaption">Markus Spichtig, Director Application Development, Hotelplan Group</span></p>

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Die bestehenden Archive der Hotelplan Group, welche von Hotelplan und der Tochterfirma Interhome genutzt wurden, sollten durch ein umfassendes, kosteneffizientes und rechtskonformes SAP Archiv abgelöst und rund 7.8 Millionen Dokumente ins neue Archiv transferiert werden.</span></span></p>

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Haupttitel Case Study

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<p>Case Study</p> <h1>Umfassendes und kosteneffizientes SAP Archiv für Hotelplan</h1>

Abschnitt Leadtext

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Abschnitt: Lösung, Resultate

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<h3>Wir beraten Sie gerne persönlich</h3> <p><span class="no-break">Für ein unverbindliches Angebot für Ihr Scanning Projekt füllen Sie einfach das Kontaktformular aus. Gerne analysieren wir Ihre Anforderungen und kalkulieren einen Richtpreis für Sie.</span></p>

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Ausgangslage

<h3>Ausgangslage</h3> <p>Bei TL arbeiten mehr als 1’600 Mitarbeitende täglich daran, einen effizienten öffentlichen Verkehrsdienst zu gewährleisten und dessen Weiterentwicklung voranzutreiben. Mehr Effizienz und Fortschritt war auch in der Personalabteilung gewünscht. Sämtliche Personaldossiers wurden bislang in verschiedenen Aktenschränken physisch aufbewahrt. Der Zugriff auf die Dokumente aus dem Home-Office war unmöglich und erschwerte die Arbeit der Personalabteilung. Zudem nahm das Papierarchiv viel Platz ein, was für die geplante Umgestaltung der Büros hinderlich wurde.</p>

Lösung

<h3>Lösung</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Erprobte und flexible Scanning Services</span></li> <li><span class="MaaxBold">Nachvollziehbar dank Reporting</span></li> <li><span class="MaaxBold">Kosteneffizient</span></li> </ul> <p>TL profitierte von einem umfassenden Digitalisierungsservice, der folgende Schritte umfasste: Arcplace organisierte den Transport der Dossiers von Lausanne nach Glattbrugg, wo Arcplace-Spezialisten die 213’846 Seiten im hauseigenen Scan &amp; BPO Center einscannten. Um sicherzustellen, dass die Dokumente in das bestehende HR-System übernommen werden konnten, verlief die Digitalisierung nach definierten Vorgaben. Die generierten PDF/A-Dateien wurden zusammen mit den zugehörigen Indexwerten via SFTP-Server an TL übermittelt. Zudem werden die physischen Dossiers für ein Jahr bei einem Arcplace-Partner aufbewahrt und anschliessend unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards vernichtet.</p>

Resultate

<h3>Resultate</h3> <ul> <li>Effizienzgewinne durch vereinfachte Arbeitsprozesse</li> <li>Ortsunabhängiger, kontrollierter Zugriff auf Dokumente und Informationen</li> <li>Zentrale Dokumentenablage in einheitlicher Qualität</li> <li>Platzeinsparung durch Wegfall von Papier</li> <li>Professionelle Scanning-Services von A-Z</li> </ul> <h3>«Die Zusammenarbeit mit Arcplace war konstruktiv und jederzeit partnerschaftlich, das Scanning schnell und professionell. Wir sind sehr zufrieden.»</h3> <p><span class="bildcaption">François Gugger, Leiter Mitarbeiterdienste bei TL</span></p>

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Die Transports publics de la région lausannoise (TL) plante die Verwaltung ihrer noch papierbasierten Personaldossiers zu modernisieren. In diesem Zuge ging es darum, die rund 1’600 Dossiers zu digitalisieren. Hierfür entschied sich das Unternehmen für die Scanning Services von Arcplace. Dank der Digitalisierung ist der Zugriff auf die Dossiers ortsunabhängig, die Verwaltung und Archivierung der Dokumente einheitlich sowie übersichtlich und platzraubende Aktenschränke verschwinden.</span></span></p>

<p>Case Study</p> <h1>Noch mehr Mobilität für «TL» mit digitalisierten Personaldossiers</h1>

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Haupttitel Case Study

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Abschnitt: Lösung, Resultate

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<h3>Wir beraten Sie gerne persönlich</h3> <p><span class="no-break">Für ein unverbindliches Angebot für Ihr Scanning Projekt füllen Sie einfach das Kontaktformular aus. Gerne analysieren wir Ihre Anforderungen und kalkulieren einen Richtpreis für Sie.</span></p>

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Ausgangslage

<h3>Ausgangslage</h3> <p>Das Spital Männedorf ist seit mehr als 130 Jahren das Schwerpunktspital für die Bevölkerung in der Region. Die Personalabteilung betreut rund 1'000 Personaldossiers aktiver Mitarbeitender, wobei die Dossiers bis vor Kurzem in Papierform gehalten wurden. Eine überschaubare, datenschutzkonforme Aufbewahrung und das effiziente Management der Dossiers wurden unabdingbar. Dazu kamen vermehrter Platzmangel und ein hoher Archivierungsaufwand.</p>

Lösung

<h3>Lösung</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Über 80'000 digitalisierte Seiten</span></li> <li><span class="MaaxBold">Standortunabhängiger Zugriff auf Dossiers</span></li> <li><span class="MaaxBold">Mehr Platz und weniger Archivierungsaufwand</span></li> </ul> <p>Aufgrund einer Weiterempfehlung entschied sich das Unternehmen für die Scanning-Services von Arcplace. Die physischen Dossiers wurden gemäss Vereinbarung im Spital sortiert, mit Trennblättern versehen und in von Arcplace zur Verfügung gestellten Boxen zur Abholung vorbereitet. Das Scanning wurde durch die Arcplace-Spezialisten im Scan &amp; BPO Center in Glattbrugg durchgeführt.</p> <p>Um eine Transferierung ins bestehende HR-System gewährleisten zu können, wurden die über 80'000 Seiten nach definierten Vorgaben digitalisiert. Die Übermittlung der generierten PDF/A-Dateien erfolgte, zusammen mit den entsprechenden Indexwerten wie Personalnummer und Dokument-Typ, via SFTP Server. Die physischen Dossiers wurden von Arcplace in einem Kurzzeitarchiv aufbewahrt und nach drei Monaten unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards vernichtet.</p>

Resultate

<h3>Resultate</h3> <ul> <li>Zeitersparnis durch schnelleres Auffinden von Dossiers und Informationen</li> <li>Vorgesetzte können entsprechend definierte Dossier-Inhalte einsehen</li> <li>Mitarbeitende erhalten Zugriff auf eigenes Dossier</li> <li>Reduzierter Archivierungsaufwand</li> <li>Mehr Platz durch Wegfall einer physischen Ablage</li> </ul> <h3>«Die wichtigsten Anforderungen an das Projekt waren Datenschutzkonformität, Zuverlässigkeit, Termineinhaltung und Fachkompetenz. Wir sind sehr zufrieden.»</h3> <p><span class="bildcaption">Nicola Fielder, Leiterin HR des Spital Männedorf</span></p>

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Haupttitel Case Study

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<p>Case Study</p> <h1>Operation «Digitalisierung der Personaldossiers» gelungen</h1>

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Abschnitt Leadtext

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Auf der Suche nach einem kompetenten Scanning-Partner für die Digitalisierung ihrer Personaldossiers hat sich das Spital Männedorf für Arcplace entschieden. Durch die Digitalisierung der Dokumente konnte der Zugriff auf die Informationen vereinfacht und die Verwaltung der Unterlagen optimiert werden. Gleichzeitig wurden durch den Wegfall eines Papier-Archivs der Platzmangel und der manuelle Aufwand für die Archivierung stark reduziert.</span></span></p>

Abschnitt: Lösung, Resultate

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Wir beraten Sie gerne persönlich

<h3>Wir beraten Sie gerne persönlich</h3> <p><span class="no-break">Für ein unverbindliches Angebot für Ihr Scanning Projekt füllen Sie einfach das Kontaktformular aus. Gerne analysieren wir Ihre Anforderungen und kalkulieren einen Richtpreis für Sie.</span></p>

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Ausgangslage

<h3>Ausgangslage</h3> <p>Bei der Vorsorge vertrauen bereits 1.4 Millionen Private und über 40’000 Unternehmen auf die langjährige Erfahrung von Swiss Life. Beim Vorsorge- und Finanzlösungsanbieter wurden immer mehr Hypotheken-Dossiers generiert, die verwaltet und archiviert werden mussten. So lagerten bis vor dem Digitalisierungsprojekt rund 25’000 Kunden- und Formalitäten-Dossiers in Papierform in einem Keller. Ein schneller Zugriff auf die Unterlagen war umständlich, die Suche nach Dossiers erwies sich als zeitaufwändig und der Platz wurde immer weniger.</p>

Lösung, Resultate

<h3>Lösung</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Übersicht über den gesamten Dossier-Bestand</span></li> <li><span class="MaaxBold">Standortunabhängiger Zugriff auf Dossiers</span></li> <li><span class="MaaxBold">Mehr Platz und weniger Archivierungsaufwand</span></li> </ul> <p>Auf Wunsch von Swiss Life wurde im Vorfeld des Projekts ein Proof of Concept (PoC) durchgeführt, wobei der ganze Scanning- und Importprozess durchgespielt wurde. Für die unterschiedlichen Dossiers wurden verschiedene Scan Profile angelegt und Tests zur Übermittlung der generierten PDF/A-Dateien via SFTP gemacht. Anschliessend verpackten Mitarbeitende von Swiss Life die Dossiers im Kellerarchiv in Boxen für den Transport und Arcplace-Mitarbeitende inventarisierten sie in einer Liste. Die bei der Inventarisierung erfassten Stammdaten dienten dazu, dass die Dossiers im Endsystem korrekt abgelegt werden konnten.</p> <h3>Resultate</h3> <ul> <li>Reduzierter Archivierungsaufwand</li> <li>Zeitersparnis durch schnelleren Zugriff auf Dossiers</li> <li>Platzeinsparung durch Wegfall einer physischen Ablage</li> </ul> <p>Die verpackten Dossiers wurden wöchentlich in einem plombierten Transporter bei Swiss Life abgeholt und ins Arcplace Scan &amp; BPO Center nach Glattbrugg geliefert. Ein spezielles Regelwerk während des Verarbeitungprozesses gab vor, welche Dokumente aussortiert, gescannt und an Swiss Life zurückgeschickt werden mussten. Die restlichen physischen Dokumente wurden von Arcplace nach dem Scanning in einem Kurzzeitarchiv aufbewahrt und nach drei Monaten unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards vernichtet.</p> <h3>«Mit Arcplace durften wir einen professionellen Projektverlauf und Qualitätsmanagement auf sehr hohem Niveau erfahren.»</h3> <p>Urs Schaffner, Leiter Service Center Privatkunden, Swiss Life</p>

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Haupttitel Case Study

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<p>Case Study</p> <h1>Swiss Life sorgt papierlos für Ordnung im Hypotheken-Archiv</h1>

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Abschnitt Leadtext

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Das Papier-basierte Archiv voll mit Hypodossiers von Swiss Life sollte durch ein digitales Archiv abgelöst werden. Mit Unterstützung von Arcplace wurden in einem Projekt rund 25’000 Dossiers digitalisiert. Dadurch konnte der Zugriff auf die Dokumente vereinfacht, Platzeinsparungen erzielt und die Verwaltung der Unterlagen optimiert werden.</span></span></p>

Abschnitt: Ausgangslage, Lösung

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Ausgangslage

<p>Bei der Raiffeisenbank Aarau-Lenzburg wurden sämtliche Dokumente physisch in einem Archiv aufbewahrt. Benötigte ein Kundenberater ein Dossier, musste er sich bei einem Services-Mitarbeiter melden, welcher ins Archiv ging, um die Unterlagen herauszusuchen. Lagen die Dossiers in einer anderen Geschäftsstelle, war die Überbringung der Papiere per Kurier unumgänglich. Der Bearbeitungsprozess erwies sich als umständlich, zeitraubend und ineffizient.</p>

Lösung

<ul> <li><span class="MaaxBold">Verbesserter Kundenservice durch schnellere Auffindbarkeit</span></li> <li><span class="MaaxBold">Ortsunabhängiger Zugriff auf sämtliche Dossiers</span></li> <li><span class="MaaxBold">Zentrale Dokumentenablage in einheitlicher Qualität</span></li> </ul> <p>In einem Nebengebäude der Raiffeisenbank in Kölliken richtete Arcplace eine temporäre Scanning-Infrastruktur ein. Die verschiedenen Geschäftsstellen lieferten ihre Papierdossiers in Boxen an, wo sie für das Scanning vorbereitet wurden. Es war äusserst wichtig, dass die Vorbereitung der Dokumente sowie das Scanning den Migrationsrichtlinien der Raiffeisen Schweiz entsprach. Eine regelmässige, stichprobenartige Prüfung der gescannten Dossiers durch die Bank und Arcplace stellte sicher, dass die Qualitäts- und Ablagekriterien den Vorgaben entsprachen. Bei der Bearbeitung der umfassenden Kreditdossiers war ein Mitarbeiter aus der Kredit-Administration während der ganzen Zeit vor Ort und hat das Scanning-Team fachlich unterstützt. Dadurch konnten die gescannten Unterlagen effizient und erfolgreich in das dafür vorgesehene e-Dossierssystem importiert werden. Diese Investition des fachlichen Mitarbeiters in das Projekt hat sich gelohnt und viel zur guten Qualität der Dossiers beigetragen.</p>

Resultate

<ul> <li>Mehr Effizienz und verbesserter Kundenservice durch vereinfachte Arbeitsprozesse</li> <li>Alle Geschäftsstellen können ortsunabhängig auf Dokumente zugreifen</li> <li>Platzeinsparung durch Wegfall von Papier in Aktenschränken</li> <li>Inhouse-Scanning gewährleistet hohe Sicherheit</li> <li>Scanning-Services von A-Z</li> </ul> <h3>«Die Qualität der verarbeiteten Dossiers war auf hohem Niveau und die Zusammenarbeit zwischen uns und Arcplace verlief sehr gut.»</h3> <p><span class="bildcaption">Susanne Willimann, Leiterin Compliance &amp; Controlling, Mitglied der erweiterten Bankleitung, Raiffeisenbank Aarau-Lenzburg</span></p>

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Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Die Raiffeisenbank Aarau-Lenzburg gehört mit fünf Geschäftsstellen zu den grössten Banken innerhalb der schweizerischen Raiffeisen Gruppe. Um die Bearbeitungsprozesse der Kredit- und Kundendossiers effizienter gestalten zu können, hat sich die Begegnungsbank für die Scanning Services von Arcplace entschieden. Über 35’000 Dossiers, darunter 2’500 Kreditdossiers, wurden vor Ort in Kölliken digitalisiert.</span></span></p>

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Haupttitel Case Study

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<p>Case Study</p> <h1>Raiffeisenbank Aarau-Lenzburg digitalisiert Dossiers mit Arcplace</h1>

Abschnitt Leadtext

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Abschnitt: Lösung, Resultate

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Anachronistische Papier-Personaldossiers

<p>Die Personalabteilung am Hilti Hauptsitz in Schaan betreut rund 1’900 Personaldossiers aktiver Mitarbeitender. Bis vor kurzem wurden die Dossiers in Papierform geführt. Die manuelle Suche nach spezifischen Informationen gestaltete sich aufwändig, zudem konnten Informationen nicht von mehreren Personen gleichzeitig eingesehen werden.</p> <p>Im Technologie-Unternehmen Hilti, das in vielen Bereichen stark auf Elektronik und Digitalisierung setzt, wurde die papiergestützte Personaladministration zunehmend als Anachronismus empfunden. Gaby Mair, HR-Fachfrau bei Hilti, führt aus: «An der Digitalisierung unserer Personalunterlagen führte aus Effizienzgründen kein Weg mehr vorbei. Wir suchten nach einer praktikablen Lösung, um die Dossiers zu digitalisieren, damit wir sie in unsere Geschäftsprozesslösung auf SAP-Basis übernehmen konnten. Bei der Suche nach einem geeigneten Lösungsanbieter sind wir auf Arcplace gestossen.»</p>

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Einfachere, schnellere Prozesse und Platzeinsparungen

<p>Hilti ist mit dem Ablauf des Projektes und den erzielten Resultaten sehr zufrieden. Nochmals Gaby Mair: «Die Projektziele wurden unter Einhaltung des definierten Termin- und Kostenrahmens erreicht. Die digitalen Personaldossiers vereinfachen und beschleunigen die Arbeitsprozesse im HR-Bereich erheblich. Wir können heute ortsunabhängig auf Personalunterlagen zugreifen, gezielt nach Informationen suchen und diese innerhalb eines berechtigten Personenkreises unkompliziert teilen. Die Einsicht in die elektronischen Personaldossiers ist über ein detailliertes Zugriffsrechtesystem geregelt.» Die Hilti HR-Fachfrau betont auch die gute Zusammenarbeit und die fachliche Unterstützung durch Arcplace. «Die Spezialisten von Arcplace unterstützten uns insbesondere bei der Definition der Dossierstruktur und der Dokumententypen. Weil das Scanning der Dossiers bei uns inhouse erfolgte, konnten Fragen jeweils unkompliziert geklärt werden.»</p> <h3>«Wir haben unsere Projektziele unter Einhaltung von Terminen und Kosten vollumfänglich erreicht. Die digitalen Personaldossiers vereinfachen und beschleunigen die Arbeitsprozesse im HR-Bereich erheblich.»</h3> <p><span class="bildcaption">Gaby Mair, HR Specialist Hilti Aktiengesellschaft AG</span></p>

<p>Case Study</p> <h1>Digitalisierte Personaldossiers für Hilti</h1>

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Hilti – führender System-Anbieter für die Bauindustrie

<p>Die Hilti Gruppe beliefert die Bauindustrie weltweit mit technologisch führenden Produkten, Systemlösungen, Software und Serviceleistungen. Wichtige Produkt- und Lösungsbereiche bilden die Bohr-, Schleif-, Trenn- und Befestigungstechnik, die Bauchemie, Laser-Messsysteme sowie Brandschutz und Fassadensysteme. Eine Spezialität ist das ausgeklügelte Flottenmanagement, mit dem Hilti Kunden komplette Geräteflotten inklusive Rundum-Service zu monatlichen Fixpreisen individuell zusammenstellen können. Hilti beschäftigt weltweit über 25’000 Mitarbeitende in mehr als 120 Ländern und erwirtschaftete 2016 einen Umsatz von CHF 4,6 Mrd.</p> <h3>«Wir wollten einen Lösungsanbieter, der die Digitalisierung der Dossiers nach unseren Vorgaben direkt bei uns durchführt. Arcplace konnte uns diesen Service bieten.»</h3> <p><span class="bildcaption">Gaby Mair, HR Specialist Hilti Aktiengesellschaft AG</span></p>

Scanning bei Hilti durch Spezialisten von Arcplace

<p>Hilti bestand auf einer Inhouse-Lösung. Gaby Mair weiter: «Es kam für uns nicht infrage, dass sensible Personalinformationen das Haus verlassen. Wir wollten einen Lösungsanbieter, der die Digitalisierung der Dossiers nach unseren Vorgaben mit einer professionellen Infrastruktur direkt bei uns durchführt. Arcplace konnte uns diesen Service bieten.» Die Scanning-Spezialisten von Arcplace unterstützten das HR-Team von Hilti auch bei der Definition der Struktur der künftigen digitalen Personaldossiers und der entsprechenden Dokumententypen in Übereinstimmung mit der vorhandenen Ablage und zukünftigen Prozessen. Ein durchgängiges Qualitätsmanagement und Reporting stellte die Einhaltung der definierten Abläufe, Termine und Kosten sicher.</p> <p>Damit die Dokumente eines Personaldossiers strukturiert archiviert werden konnten, erfasste der Scan Operator beim Scanvorgang für jedes Dokument manuell die Personalnummer und den Dokumenttyp. Nach der Validierung wurde pro Dokument eine inhaltlich durchsuchbare PDF/A-Datei erzeugt. Die Scan-Profis von Arcplace sortierten nicht&nbsp;mehr benötigte Dokumenttypen gemäss den Vorgaben von Hilti manuell aus und führten sie der sicheren Vernichtung zu. Am Ende des Projektes erfolgte die Übergabe der gescannten Personaldossiers auf einer externen Harddisk. Ein IT-Spezialist von Hilti transferierte die digitalen Dossiers anschliessend in die vorhandene SAP-Geschäftsprozesslösung.</p>

Box Lead

<p><span class="lead-text">Der global tätige Bautechnologie-Konzern Hilti aus Liechtenstein treibt die Digitalisierung auch intern voran. Am Hauptsitz in Schaan wurden mit Unterstützung von Arcplace vor Ort 1’900 papierbasierte Personaldossiers digitalisiert, so dass sie als durchsuchbare elektronische PDF-Dokumente ins vorhandene SAP-System übernommen werden konnten.</span></p>

Auf einen Blick

<ul> <li>Scanning von 1’900 papierbasierten Personaldossiers beim Kunden</li> <li>Scanning-Infrastruktur und Spezialisten durch Arcplace gestellt</li> <li>Umfassende Unterstützung bei der Definition der digitalen Dossierstruktur und der Dokumententypen</li> <li>Markant schnellere und ortsunabhängige Verfügbarkeit der digitalen Dokumente</li> <li>Scanning-Services von A bis Z: Vorbereitung der Dossiers, Scanning, manuelle Eingabe von Klassifizierungsinformationen, Datenextraktion, Validierung, Übergabe der digitalen Dokumente auf externer HD zur Übernahme in SAP-System</li> <li>Schnelle Suche nach spezifischen Informationen</li> <li>Einfacher Austausch von Informationen unter berechtigten Personen</li> <li>Platzeinsparung durch Wegfall der papierbasierten Ablage</li> </ul>

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Haupttitel Case Study

Abschnitt: Ausgangslage

Abschnitt: Lösung

Abschnitt: Resultate

Abschnitt: Download und Kontakt

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Ausgangslage

<p>Die Dienstabteilung Grün Stadt Zürich wurde vor über 160 Jahren mit einem Stadtgärtner ins Leben gerufen. Heute kümmern sich zirka 550 Mitarbeitende, Lernende sowie Praktikantinnen und Praktikanten um «das Grün» in der Stadt. Die Personaldossiers von GSZ wurden in Papierform gehalten, was den Zugriff auf die Informationen und eine effiziente, einheitliche Verwaltung erschwerte. Die Dossiers nahmen viel Platz ein und die manuelle Archivierung erforderte jedes Jahr einen Zusatzaufwand.</p>

Lösung

<ul> <li><span class="MaaxBold">Einheitliche Ablage im HR-System</span></li> <li><span class="MaaxBold">Rechtskonforme digitale Archivierung</span></li> <li><span class="MaaxBold">Ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente</span></li> </ul> <p>Im Jahr 2019 durfte Arcplace bereits die Personaldossiers des Departementssekretariats PRD im Zürcher Stadthaus digitalisieren. Im Rahmen der Digitalisierung bei der Stadt Zürich, mit dem Ziel eines durchgängigen elektronischen Dokumentenmanagements, sind elektronische Personaldossiers ein wichtiger Baustein. Um einer einheitlichen Ablage der gescannten Dossiers im HR-System Aconso gerecht werden zu können, entschied sich Grün Stadt Zürich für die Scanning Services von Arcplace. Die Vorarbeiten – wie das Einlegen von Trenn- und Deckblättern oder das Entfernen von Heftklammern und Haftnotizen – übernahmen Mitarbeitende von GSZ. Das Scanning wurde durch die Arcplace-Spezialisten vor Ort durchgeführt. Dabei wurden die zirka 70’000 Seiten nach definierten Vorgaben digitalisiert, um eine reibungslose Übergabe der generierten PDF/A-Dateien, zusammen mit den dazugehörigen CSV-Dateien, ins bestehende Zielsystem gewährleisten zu können.</p>

Resultate

<ul> <li>Zeitersparnis durch schnelleres Auffinden von Dokumenten und Informationen</li> <li>Reduzierter Archivierungsaufwand und rechtskonforme digitale Archivierung</li> <li>Platzeinsparung durch Wegfall einer physischen Ablage</li> <li>Konformität mit der Digitalisierungsstrategie der Stadt Zürich</li> </ul> <h3>«Wir sind mit der Leistung von Arcplace sehr zufrieden und können sie als Partner unbedingt weiterempfehlen.»</h3> <p><span class="bildcaption">Roland Schischke, Teamleiter HR-Projekte u. HR-Services, Grün Stadt Zürich</span></p>

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<p>Case Study</p> <h1>Dienstabteilung Grün Stadt Zürich digitalisiert Personaldossiers mit Arcplace</h1>

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">«Grün Stadt Zürich» (GSZ) fühlt sich im besonderen Masse der Nachhaltigkeit verpflichtet. Mit Unterstützung von Arcplace wurde der grosse Berg papierbasierter Personaldossiers vor Ort digitalisiert und gleichzeitig der Papierverbrauch für die Zukunft drastisch reduziert.</span></span></p>

Abschnitt: Lösung, Resultate

Abschnitt: Download und Kontakt

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Ausgangslage

<p>Die Debrunner Koenig Gruppe ist ein kompetenter B2BHandelspartner und Dienstleister für Bau, Gewerbe und Industrie und besteht aus den drei Geschäftsbereichen «Bewehrungen», «Multi Metal» und «Technische Produkte». Der Bereich Human Resources wird zentral von der Debrunner Koenig Management AG (DKM), der Dienstleistungsgesellschaft der Debrunner Koenig Gruppe, betreut. DKM suchte nach einem Lösungspartner, um die rund 2’500 zentral am Hauptsitz abgelegten PapierPersonaldossiers zu digitalisieren und via HR-System Abacus für die HR-Mitarbeitenden in den Filialen zugänglich zu machen.</p>

Lösung

<ul> <li><span class="MaaxBold">Fast 2’500 Papier-Personaldossiers digitalisiert </span></li> <li><span class="MaaxBold">Ganzheitlicher ScanningService vor Ort</span></li> <li><span class="MaaxBold">Alle Dossiers neu digital in Abacus verfügbar</span></li> </ul> <p>Aufgrund von Referenzen entschied sich DKM für Arcplace als Scanning-Partner. Gemeinsam wurde im Vorfeld die Struktur der digitalen Personaldossiers definiert, wobei die grosse Expertise von Arcplace voll zum Tragen kam. Das Scanning erfolgte bei DKM in St. Gallen durch ein erfahrenes mehrsprachiges Team von Arcplace auf einer temporär installierten Infrastruktur. Die Dossiers wurden gestaffelt und abgestimmt auf die laufenden Personalgeschäfte verarbeitet. Der Prozess umfasste die Bereinigung der Dossiers gemäss klar definierter Vorgaben, das Sortieren und Zuordnen der Dokumente, das Scanning, die Indexierung sowie die Endkontrolle. Die elektronischen Dateien wurden anschliessend so übergeben, dass sie problemlos in Abacus transferiert werden konnten.</p>

Resultate

<ul> <li>Schnelle und ortsunabhängige Verfügbarkeit der digitalen Personaldossiers</li> <li>Vollständige und fehlerfreie digitale Dossiers</li> <li>Scanning-Services von A bis Z</li> <li>Inhouse-Scanning: Dossiers bleiben im Haus und sind auch während der Verarbeitung verfügbar</li> <li>Platzeinsparung durch Wegfall der papierbasierten Ablage</li> </ul> <h3>«Arcplace hat uns wertvolle Inputs zur Struktur der digitalen Dossiers und zur Organisation des gesamten Digitalisierungsprozesses geliefert.»</h3> <p><span class="bildcaption">Matthias Züllig, Leiter Human Resources Debrunner Koenig Gruppe</span></p>

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<p>Case Study</p> <h1>Bau- und Industriezulieferer Debrunner Koenig digitalisiert Personaldossiers</h1>

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Arcplace hat für das Schweizer Grosshandelsunternehmen Debrunner Koenig Gruppe gegen 2’500 papierbasierte Personaldossiers digitalisiert. Das Scanning erfolgte vor Ort beim Kunden durch die Spezialisten von Arcplace. Heute stehen die Personalinformationen HR-Mitarbeitenden in allen Niederlassungen zeit- und ortsunabhängig digital im HR-System Abacus zur Verfügung.</span></span></p>

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Abschnitt: Lösung, Resultate

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Ausgangslage

<p>Bei Jungheinrich wurden neue Verträge nach Vertragsabschluss als PDF an die Buchhaltung geschickt, wo sie geprüft und dazugehörige Informationen in einem Excel-File notiert wurden. Der Originalvertrag wurde physisch in einem Ordner abgelegt. Das Fehlen einer zentralen, digitalen Ablage erschwerte die Suche nach Informationen und das Papierarchiv kostete Platz und Geld. Um den zeit- und kostenaufwändigen Prozess im Vertragsmanagement zu verbessern, hat sich das Unternehmen an Arcplace gewandt.</p>

Lösung

<ul> <li><strong>Effizienzgewinne beim Suchen von Informationen</strong></li> <li><strong>Zentrale Dokumentenablage in einheitlicher Qualität</strong></li> <li><strong>Entlastung interner Stellen</strong></li> </ul> <p>Die implementierte ECM-Lösung basiert auf der führenden Plattform OnBase von Hyland und ermöglicht eine hocheffiziente elektronische Verwaltung der Vertragsdokumente. Neue Verträge werden direkt vom Vertragsverantwortlichen in den von Jungheinrich vordefinierten Vertragskategorien erfasst, wobei alle dazugehörigen Dokumente und Informationen zugeteilt werden können. Die Lösung ist komplett webbasiert und bietet berechtigten Personen jederzeit einen ortsunabhängigen Zugriff auf die Unterlagen, was die Suche nach Informationen erleichtert und beschleunigt. Erfasste Verträge werden automatisch archiviert und eine physische Ablage der Papiere wird hinfällig. Die flexible und skalierbare Plattformlösung OnBase kann künftig unternehmensweit für weitere Use-Cases ausgebaut und eingesetzt werden.</p>

Resultate

<ul> <li>Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf Belege für Franchisepartner und Treuhänder</li> <li>Verkürzte Durchlaufzeiten durch automatische Freigabe-Workflows</li> <li>Markante Papier- und Zeiteinsparung</li> <li>Einfaches und schnelles Auffinden von Belegen dank einfacher Suche</li> <li>Rechtskonforme Archivierung</li> <li>Vollständige Verlaufshistorie und Protokollierung aller Belege</li> </ul> <h3>«Wir wollten kein Papier mehr haben und nicht stundenlang nach Informationen suchen.»</h3> <p><span class="bildcaption">Marcello Leuci, Leiter Informatik, Jungheinrich AG</span></p>

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<p>Case Study</p> <h1>Digitales Vertragsmanagement – damit stapelt Jungheinrich kein Papier mehr</h1>

Box Lead

<p><span class="lead-text">Dem Marktleader auf dem Gebiet der Intralogistik fehlte ein digitales Vertragsmanagement. Arcplace implementierte eine Lösung, durch welche die Jungheinrich AG viel Zeit und Platz gewinnt. Sämtliche Verträge werden elektronisch über eine Enterprise-Content-Management-Plattform (ECM) erstellt, bearbeitet und zentral abgelegt. Die aufwändige Suche nach Informationen entfällt, Durchlaufzeiten werden verkürzt und eine physische Archivierung der Papiere wird hinfällig.</span></p>

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Abschnitt: Lösung, Resultate

Abschnitt: Download und Kontakt

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«Die Lösung mit OnBase erfüllt unser Pflichtenheft und war als CloudService mit minimalem RessourcenEinsatz unsererseits umsetzbar.»

<p>Vanessa Walliser, Projektverantwortliche Coop Mineraloel AG</p>

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Resultate

<ul> <li>Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf Belege für Franchisepartner und Treuhänder</li> <li>Verkürzte Durchlaufzeiten durch automatische Freigabe-Workflows</li> <li>Markante Papier- und Zeiteinsparung</li> <li>Einfaches und schnelles Auffinden von Belegen dank einfacher Suche</li> <li>Rechtskonforme Archivierung</li> <li>Vollständige Verlaufshistorie und Protokollierung aller Belege</li> </ul>

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<p>Case Study</p> <h1>Arcplace digitalisiert den Rechnungsversand bei der Coop Mineraloel AG</h1>

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Lösung

<ul> <li><span class="MaaxBold">Komplett digitalisierte Beleg-Prozesse</span></li> <li><span class="MaaxBold">Von Arcplace gemanagte Cloud-Lösung</span></li> <li><span class="MaaxBold">Rechtskonforme Speicherung sämtlicher Belege</span></li> </ul> <p>Über eine in einem Schweizer Rechenzentrum gehostete Cloud-Dokumenten-Plattform – basierend auf der ECM-Standardsoftware OnBase von Hyland – wird das Belegwesen nun vollständig elektronisch abgewickelt. Die Belege werden täglich als PDFs direkt aus SAP übernommen und revisionssicher (unveränderbar) zur Verfügung gestellt. Weiter wurden umfangreiche Funktionalitäten und Workflows implementiert, um die Freigabeprozesse zu automatisieren.</p>

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Die Coop Mineraloel AG hat mit Unterstützung von Arcplace die Rechnungs- und Gutschriften-Prozesse für die über 320 Coop Pronto Franchisepartner digitalisiert. Herzstück der Lösung bildet eine Cloud-Dokumenten-Plattform, über welche einfach auf die Belege zugegriffen werden kann. Dank automatisierten Freigabe-Workflows konnten die Prozessdurchlaufzeiten markant reduziert werden.</span></span></p>

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Haupttitel Case Study

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Abschnitt: Ausgangslage

Ausgangslage

<p>Die Coop Mineraloel AG (CMA) hat in der Vergangenheit täglich tausende Blätter von Papier-Rechnungen und -Gutschriften für die über 320 Coop Pronto Franchisepartner gedruckt, verpackt, frankiert und verschickt. Anhand der Papierdokumente kontrollierten die Partner unter anderem ihre Bestellungen. Anschliessend wurden die Rechnungen und Belege in einem Ordner abgelegt, welcher Ende Monat an ein Treuhandunternehmen für die Erledigung der Buchhaltung geschickt wurde. Die papiergestützten Prozesse waren für alle Beteiligten zeit- und ressourcenintensiv</p>

Abschnitt: Lösung, Resultate

Abschnitt: Testimonial

Abschnitt: Download und Kontakt

Bild Burkhalter

Burkhalter Gruppe – führende ElektrotechnikGesamtanbieterin

<p>Die Burkhalter Gruppe ist mit rund 3’000 Mitarbeitenden die führende unabhängige Schweizer Gesamtanbieterin von Elektrotechnik am Bauwerk. Das Burkhalter-Netzwerk umfasst 45 weitgehend autonome Gesellschaften an 99 Standorten in allen vier Landesteilen. Die Burkhalter Gruppe bietet ein umfassendes Dienstleistungsportfolio, das sämtliche Elektrotechnik-Leistungen für Industrie-, Gewerbeund Wohnbauten umfasst. Von Stark- und Schwachstrom-Installationen über Telekommunikations- und Informatik-Netzwerken über Sicherheitstechnologie bis hin zu KNX-Bustechnik- und Gebäudeautomations-Gesamtlösungen. Die IT-Dienstleistungen innerhalb der Gruppe werden zentral durch das eigene IT-Team der Burkhalter Management AG erbracht.</p> <h3>«Die elektronischen Dossiers führen zu messbar effizienteren Prozessen in der Personaladministration.»</h3> <p><span class="bildcaption">Susanne Fischer, IT-Spezialistin, Burkhalter Management AG</span></p>

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Auf einen Blick

<h3>Auf einen Blick</h3> <ul> <li>Komplett-Lösung für die elektronische Verarbeitung und revisionssichere Archivierung von Personaldossiers</li> <li>Funktionale Erweiterung mit Prozessen rund um die Wochenrapporte, Absenzenbewilligung und Lohnabrechnung</li> <li>Schnelleres Auffinden von Informationen über Volltextsuche</li> <li>Orts- sowie zeitunabhängiger Zugriff auf Personalinformationen</li> <li>Einhaltung von Datenschutzrichtlinien durch Zugriffsrechte</li> <li>Erfüllen von Compliance-Anforderungen durch Protokollierung aller Einblicke und Änderungen</li> <li>Automatische Übernahme von Informationen und Dokumenten aus Drittapplikationen (HR-System und Lohnbuchhaltung)</li> <li>Einfache Integration von Dokumenten in Office-Applikationen</li> <li>Grosse Platzeinsparungen im Archiv</li> </ul>

Die Lösung

<h3>Lösung</h3> <p>Die Lösung von Arcplace enthält als zentrale Komponenten das DMS-System Kendox InfoShare, welches die Burkhalter Gruppe bereits erfolgreich für die elektronische Rechnungsarchivierung einsetzt. Die in Papierform vorliegenden und in Hängeregistern aufbewahrten Personaldossiers wurden intern durch Mitarbeitende gescannt und anschliessend an Kendox InfoShare übergeben. Die ursprüngliche Gliederung der Dossiers in Vertragswesen, Personalentwicklung, Kommunikation, Versicherungs- und Fall-Management, Arbeitsmittel und Lohnwesen wurde in den digitalen Dossiers beibehalten. Susanne Fischer, bei der Burkhalter Management AG verantwortlich für das&nbsp;Projekt, ergänzt: «Der grösste Aufwand bestand darin, die Papierdossiers systematisch zu sichten und die einzelnen Dokumente den definierten Kategorien zuzuordnen.» Die Lösung wurde von Arcplace so konfiguriert, dass Personal-Stammdaten direkt aus dem bei Burkhalter eingesetzten HR-Management-System Xpert.HRM bezogen werden können. Die Lösung wurde zudem nahtlos in die bestehende OfficeUmgebung integriert. Korrespondenz in E-Mails kann direkt aus Outlook heraus ins Personaldossier übernommen werden. Word-, Excel- und PDF-Dateien werden mit wenigen Mausklicks in die elektronischen Personaldossiers eingefügt.</p>

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<p>Case Study</p> <h1>Burkhalter Gruppe – voll auf Draht bei der Digitalisierung</h1>

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Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Durch die Einführung einer elektronischen Kreditorenrechnungsverarbeitung hat die Burkhalter Gruppe grosse Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen erzielt. In einem zweiten Schritt hat die führende Schweizer Elektrotechnik-Gruppe bei den Personaldossiers auf eine vollständig digitale Verwaltung umgestellt. Gemeinsam mit Arcplace wurde eine umfassende Lösung für die elektronische Bearbeitung und revisionssichere Archivierung der bisher papiergestützten Personaldossiers umgesetzt.</span></span></p>

Die Ausgangslage

<h3>Ausgangslage</h3> <p>Im Jahr 2013 hat die Burkhalter Gruppe – unterstützt von Arcplace – bei der Kreditorenrechnungsverarbeitung erfolgreich auf die automatisierte Rechnungsverarbeitung umgestellt. Die erzielten, markanten Verbesserungen und Kosteneinsparungen gaben den Ausschlag für das Projekt «Elektronische Personaldossiers». Angestrebt wurde eine Lösung, die auf der vorhandenen technischen Infrastruktur aufbaut und eine rein digitale Bearbeitung und Speicherung der Personaldossiers ermöglicht. Die Projektziele wurden wie folgt definiert:</p> <ul> <li>Einfachere Abläufe mit weniger «Papierkrieg»</li> <li>Schnelleres und einfacheres Auffinden von Informationen</li> <li>Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Informationen</li> <li>Einhaltung von Datenschutzrichtlinien (Zugriffsrechte)</li> <li>Hohe Datensicherheit und rechtskonforme Archivierung</li> <li>Markante Platzeinsparungen im Archiv</li> </ul> <p>Für die Umsetzung wurde – aufgrund der guten Erfahrungen mit den vorangehenden Projekten – erneut Arcplace als Partner gewählt.</p>

«Die Mitarbeitenden freuen sich auch über die grossen Platzeinsparungen durch den Wegfall der sperrigen Archivschränke.»

<p><span class="bildcaption">Susanne Fischer, IT-Spezialistin, Burkhalter Management AG</span></p>

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Die Resultate

<h3>Resultate</h3> <p>Die Burkhalter Gruppe ist sehr zufrieden mit dem Ablauf des Projektes und den erzielten Resultaten. IT-Spezialistin Susanne Fischer: «Die elektronischen Dossiers führen zu messbar effizienteren Prozessen in der Personaladministration. Informationen werden über die Volltextsuche von Kendox sehr schnell aufgefunden. Autorisierte Benutzer greifen heute ortsund zeitunabhängig über verschiedene Endgeräte auf Personalinformationen zu. Die entsprechenden Zugriffsberechtigungen lassen sich präzise in Kendox definieren.» Die Lösung von Arcplace umfasst auch eine Archivierung, die strenge Compliance-Anforderungen erfüllt, da Einblicke und Änderungen lückenlos protokolliert werden.</p> <p>Susanne Fischer betont auch den Benutzerkomfort. «Der von Arcplace implementierte «Single-Sign-On» erhöht den Komfort, da alle Funktionen von Kendox nach dem Login ins unternehmensweite IT-System sofort zur Verfügung stehen. Die leistungsfähigen Suchfunktionen und die einfache Drag &amp; Drop-Bedienung werden sehr geschätzt. Und natürlich freuen sich die Mitarbeitenden über die grossen Platzeinsparungen durch den Wegfall der sperrigen Archivschränke.» Kendox InfoShare kann einfach erweitert werden. Zusätzlich zu den bereits eingesetzten elektronischen Personaldossiers, hat Burkhalter entschieden, den Funktionsumfang von Kendox zu erweitern. Teilprozesse für das Bewilligen von Absenzen oder die Einsicht in Wochenrapporte oder Lohnabrechnungen sind nun ebenfalls bald in Kendox abgebildet und stehen so den involvierten Stellen und Mitarbeitenden komfortabel zur Verfügung.</p>

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Haupttitel Case Study

Abschnitt: Ausgangslage

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Abschnitt: Lösung

Abschnitt: Resultate

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Abschnitt: Download und Kontakt

<p>Case Study</p> <h1>Ernst Sutter AG automatisiert ihre Rechnungsverarbeitung</h1>

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Bild Ernst Sutter AG

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Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Die Durchlaufzeiten der Kreditorenrechnungen verkürzen, Mitarbeitende, Kader und Buchhaltung von der papierbasierten Abwicklung entlasten, mehr Kostentransparenz ermöglichen – dies waren die Ziele des drittgrössten Schweizer Fleischverarbeiters Ernst Sutter. Mit einer Gesamtlösung von Arcplace für die effiziente elektronische Verarbeitung und rechtskonforme Archivierung von Lieferantenrechnungen, die nahtlos mit dem ERP-System der Ernst Sutter AG zusammenarbeitet, konnten diese Ziele in nur vier Monaten erreicht werden.</span></span></p>

Ernst Sutter AG drittgrösstes Schweizer Fleischverarbeitungsunternehmen

<p>Die Ernst Sutter AG ist ein führendes Schweizer Unternehmen in den Bereichen Fleischverarbeitung und Fleischwarenproduktion. An fünf Produktionsstandorten werden Frischfleisch und Fleischwaren produziert und über zwei regionale Auslieferungsplattformen an Metzgerei-Fachgeschäfte sowie den Detail- und Grosshandel in der ganzen Schweiz ausgeliefert. Verschiedene Fleischspezialitäten werden auch in die EU und nach Asien exportiert. Das Unternehmen beschäftigt rund 1’000 Mitarbeitende und hat 2016 einen Umsatz von 546 Millionen Franken erwirtschaftet. Die Ernst Sutter AG, die heute zur Fenaco-Gruppe gehört, hat 1989 mit «Agri Natura» das erste Fleisch Qualitäts- und Nachhaltigkeits-Label ins Leben gerufen.</p>

Kreditorenrechnungen digital erfassen und verarbeiten

<h3>Kreditorenrechnungen digital erfassen und verarbeiten</h3> <p>Um diese Probleme anzugehen, entschied sich die Ernst Sutter AG für eine Komplettlösung von Arcplace, mit der Lieferantenrechnungen – voll eingebunden ins vorhandene SAP ERP-System – effizient elektronisch verarbeitet und rechtskonform archiviert werden können. Diese basiert auf der Software TCG DocProStar für das Scanning der Papier- und E-Mail-Rechnungen und auf Basware Alusta (P2P) für die Umsetzung des digitalen Rechnungs-Workflows. In einem ersten Schritt werden die Rechnungen mit DocProStar gescannt und anschliessend zusammen mit den extrahierten und validierten Daten an Basware Alusta für die&nbsp;weitgehend automatisierten elektronischen Kontierungs-, Prüfungs- und Genehmigungs-Prozesse übergeben.</p> <p>Rechnungen mit Bestellbezug werden mit dem entsprechenden Bestellsystem abgeglichen und – sofern die definierten Kriterien erfüllt sind – automatisch kontiert und zur Bezahlung an das FIBU-System übergeben. Rechnungen, die keinen Bezug zum Bestellsystem aufweisen, durchlaufen einen elektronischen Prüfungs- und Genehmigungsprozess nach dem 4-Augen-Prinzip. Die zu genehmigenden Positionen werden automatisch erfasst und den zuständigen Personen per E-Mail zugestellt. Die komfortabel per Mausklick genehmigten Rechnungen werden anschliessend automatisch ans FIBU-System übergeben. Zu guter Letzt wird das Rechnungsbild inklusive Rechnungshistorie, Kontierung und Kopfdaten im windream Archiv-System rechtskonform digital gespeichert.</p>

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35’000 Papierrechnungen pro Jahr kontieren, kontrollieren und visieren

<h3>35’000 Papierrechnungen pro Jahr kontieren, kontrollieren und visieren&nbsp;</h3> <p>Die Ernst Sutter AG erhält jährlich rund 35‘000 Lieferantenrechnungen. Es wird unterschieden zwischen Rechnungen, die einen direkten Bezug, einen sogenannten Bestellbezug, zum ERP-System aufweisen – zum Beispiel bei Warenbestellungen – und solchen ohne einen derartigen Bezug zum Zeitpunkt der Bestellung, wie beispielsweise Rechnungen für Gebäudeunterhalt, Transporte oder Büromaterial. Eintreffende Rechnungen ohne Bezug zum ERP wurden in der Vergangenheit an den sieben Standorten geöffnet, mit der internen Post an die Kostenstellen-Verantwortlichen zur Kontierung und anschliessend zum Visum an die Vorgesetzten geschickt. Freigegebene Rechnungen gingen in die Buchhaltung zur Zahlung. Bei Warenrechnungen mit einem Bezug zum ERP-System wurden die Wareneingänge zuerst dort gebucht und die Rechnungen daraufhin an die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet, wo sie mit dem Wareneingang verglichen und – bei Übereinstimmung – zur Zahlung freigegeben wurden. Rechnungen waren so bis zu 14 Tage unterwegs und speziell die Vorgesetzten klagten über den massiven «Papierkrieg». Zudem konnte nur schwer nachvollzogen werden, wo sich einzelne Rechnungen innerhalb des Unternehmens befanden.</p> <h3>«50 % unserer Lieferantenrechnungen sind heute innerhalb von zwei Tagen verarbeitet. Früher betrug die Durchlaufzeit gut und gern zwei Wochen.»</h3> <p><span class="bildcaption">Michael Strübi, Leiter Controlling und Mitglied der GL, Ernst Sutter AG</span></p>

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Auf einen Blick

<h3>Auf einen Blick</h3> <ul> <li>Automatische End-to-end Lösung für die elektronische Verarbeitung und rechtskonforme Archivierung von Papierund E-Mail -Kreditorenrechnungen</li> <li>Bessere Zuordnung von Kosten und Vermeidung von Eingabe- und Ablagefehlern sowie Belegverlusten</li> <li>Mehr Kostentransparenz und bessere Belegkontrolle</li> <li>Gestiegenes Kostenbewusstsein bei den Mitarbeitenden durch bessere Sichtbarkeit der Rechnungen</li> <li>Markant mehr Prozesseffizienz und viel kürzere Durchlaufzeiten</li> <li>Entlastung der Buchhaltung</li> <li>Nahtlose Integration in die existierenden ERP- und Kreditoren-Systeme Verwendete Software</li> <li>TCG DocProStar (Scanning, Datenextraktion und Validierung)</li> <li>Basware Alusta (P2P) (Elektronische Kontierungs-, Prüfungs- und Genehmigungs-Prozesse)</li> <li>windream Archiv (Rechtskonforme elektronische Archivierung)</li> </ul>

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Die Resultate

<h3>Resultate</h3> <p>Michael Strübi, Leiter Controlling und Mitglied der Geschäftsleitung der Ernst Sutter AG, zeigt sich hoch zufrieden. «50 Prozent unserer Kreditorenrechnungen sind heute innerhalb von zwei Tagen verarbeitet. Früher betrug die Durchlaufzeit gut und gern zwei Wochen.» Der Projektverantwortliche nennt weitere wichtige Verbesserungen: «Wir können Kosten heute präziser zuordnen und profitieren von mehr Kostentransparenz. Ich beobachte auch ein gestiegenes Kostenbewusstsein, weil alle Rechnungen direkt bei den Verursachern landen und von diesen genehmigt werden müssen. Mit den weitgehend automatisierten Prozessen und der rechtskonformen digitalen Archivierung vermeiden wir falsche Ablagen und Belegverluste.»</p> <p>Der Projektverantwortliche unterstreicht die hohe Akzeptanz des Systems bei den Mitarbeitenden und insbesondere beim Kader. «Vorgesetzte haben früher Stunden für die Kontrolle der Papierrechnungen und das Auffinden von Rechnungsinformationen aufgewendet. Heute erhalten sie ein E-Mail pro Tag, in dem alle offenen Positionen übersichtlich aufgelistet sind und mit wenigen Mausklicks kontrolliert und genehmigt werden können.» Das Projekt wurde in nur vier Monaten und ohne Beeinträchtigung des laufenden Buchhaltungsbetriebes von den Spezialisten von Arcplace implementiert und funktioniert so gut, dass es in den kommenden Monaten in weiteren Unternehmen der Fenaco- Gruppe eingeführt werden soll.</p>

Leerschlag

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<h3>Wir beraten Sie gerne persönlich</h3> <p><span class="no-break">Möchten Sie mehr zum Thema Rechnungsverarbeitung erfahren? Dann kontaktieren Sie uns.</span></p>

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Haupttitel Case Study

Abschnitt: Ausgangslage

Abschnitt: Lösung

Abschnitt: Resultate

Abschnitt: Download und Kontakt

<p>Case Study</p> <h1>Die Rhätische Bahn AG (RhB) nimmt Fahrt auf mit Arcplace</h1>

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Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Die grösste Alpenbahn der Schweiz, die Rhätische Bahn AG (RhB), setzt bei der Einführung der digitalen Rechnungsverarbeitung auf eine innovative Lösung von Arcplace. Über den voll automatisierten Kreditorenprozess werden heute Papier- und PDF-Rechnungen effizient erfasst, validiert, freigegeben, zur Bezahlung weitergeleitet und abschliessend rechtskonform archiviert.</span></span></p>

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Ausgangslage

<h3>Ausgangslage</h3> <p>Die RhB verarbeitet jährlich rund 35‘000 Kreditorenrechnungen, wobei die Verarbeitungsprozesse bislang manuell und mehrheitlich auf Papier abgewickelt wurden. Zur Vorerfassung wurden die Rechnungen eingescannt und anschliessend in Papierform an die einzelnen Geschäftsbereiche weitergeleitet. Die kontierten und unterzeichneten Dokumente wurden an die Kreditorenbuchhaltung retourniert, dort ein zweites Mal gescannt und schliesslich ins Buchhaltungssystem zur Buchung und Bezahlung überführt. Es fehlte an Prozesstransparenz und der damit verbundene Ressourceneinsatz war gross und verursachte hohe Kosten.</p>

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Header Bild

Lösung

<h3>Lösung</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Kürzere Durchlaufzeiten</span></li> <li><span class="MaaxBold">Optimierter Ressourceneinsatz</span></li> <li><span class="MaaxBold">Mehr Prozesstransparenz</span></li> </ul> <p>Die von Arcplace implementierte Lösung, welche vollständig in die bestehende Systemlandschaft der RhB eingebunden wurde, ermöglicht eine hoch effiziente, elektronische Rechnungsverarbeitung für Papiersowie PDF-Rechnungen. Durch den Einsatz der führenden Technologie von Basware wird der gesamte Workflow von der Erfassung der Kreditorenrechnungen, über die Validierung und Freigabe bis hin zur Übermittlung ins Archiv ermöglicht. Einer zukünftigen Einführung eines unternehmensweiten einheitlichen Prozesses für die Bestell-, Kreditoren- und Belegspesenverarbeitung (Purchase-to-Pay) steht mit dieser Lösung nichts im Wege.</p> <h3>«Die Zusammenarbeit mit Arcplace war professionell, fair und offen. Während des gesamten Projektes wurde auf Augenhöhe gearbeitet.»</h3> <p><span class="bildcaption">Jörg Steiner, Informatik Projektleiter, Rhätische Bahn AG</span></p>

Resultate

<h3>Resultate</h3> <ul> <li>Markant höhere Prozesseffizienz und kürzere Durchlaufzeiten</li> <li>Einhaltung von Kompetenzregelungen durch elektronische Freigabe von Kreditorenrechnungen sichergestellt</li> <li>Erweiterbare Lösung für die Einführung eines unternehmensweiten einheitlichen Purchase-to-Pay Prozesses</li> <li>Sicherstellen der Prozesstransparenz und Professionalisierung</li> </ul>

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Haupttitel Case Study

Abschnitt Leadtext

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Abschnitt: Ausgangslage, Lösung, Resultate

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<p>Case Study</p> <h1>VERIT Immobilien treibt digitale Transformation mit Arcplace voran</h1>

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Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Im Zuge ihrer umfassenden Digitalisierungsstrategie hat sich die VERIT Immobilien AG für die Scanning Services von Arcplace entschieden. Der gesamte Posteingang mit über 100’000 Briefeingängen jährlich wird heute mit der Ein-Schritt-Scanning-Technologie von OPEX eingescannt. Für die Klassifizierung und Datenextraktion wird TCG DocProStar mit seiner künstlichen Intelligenz (KI) eingesetzt, um effizientere Prozesse und eine reibungslose Weitergabe in die bestehenden Umsysteme gewährleisten zu können.</span></span></p>

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<h3>Wir beraten Sie gerne persönlich</h3> <p><span class="no-break">Möchten Sie mehr zum Thema Digitaler Posteingang erfahren? Dann kontaktieren Sie uns.</span></p>

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Ausgangslage

<h3>Ausgangslage</h3> <p>Das Unternehmen VERIT Immobilien AG befindet sich inmitten der digitalen Transformation. Das InhouseScanning sämtlicher Kreditorenrechnungen sollte abgelöst und ein digitaler Posteingang eingeführt werden. Angesichts der grossen Menge an Dokumenten, die jeden Tag digitalisiert sowie klassifiziert werden mussten, hat sich das Unternehmen für das Outsourcing des Scanning entschieden, um manuelle, repetitive und damit zeitaufwändige Tätigkeiten weiter reduzieren zu können.</p>

Lösung

<h3>Lösung</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Digitalisierung von jährlich über 100’000 Dokumenten</span></li> <li><span class="MaaxBold">Einsatz zukunftsträchtiger Technologie mit KI</span></li> <li><span class="MaaxBold">Zeiteinsparungen durch Prozessautomatisierung</span></li> </ul> <p>Die physischen Dokumente werden im Arcplace Scan &amp; BPO Center eingescannt, anschliessend klassifiziert und extrahiert. Dabei spielt der Einsatz der Technologie DocProStar bei der Klassifizierung der Posteingangsdokumente eine wichtige Rolle, da diese mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz (KI) in Form von «Machine Learning» arbeitet. Im Vorfeld war ein «Antrainieren» der Lösung mit Beispieldokumenten von VERIT Immobilien notwendig. Das System lernt im Betrieb ständig dazu und diese Klassifizierungsintelligenz kann erweitert werden – zum einen mit der Verbesserung dank «Self Learning», zum anderen durch die Hinzunahme neuer Dokumenttypen. Ziel ist es, diese Technologien so zu nutzen, dass sich die Lösung stetig optimiert, die Bewirtschafter dadurch von den manuellen Tätigkeiten entlastet und Prozesse weiter automatisiert werden. Ein detailliertes und dynamisches Reporting gewährleistet zudem die volle Transparenz über die Verarbeitungsmengen und Automatisierungsraten.</p> <h3>«Ein strukturierter Eingangsprozess ist für uns unentbehrlich. Die digitalisierte Post ist wichtig für die automatisierte Verarbeitung unserer Kernprozesse.»</h3> <p><span class="bildcaption">Martin Frei, Chief Digital Officer (CDO), VERIT Immobilien AG</span></p>

Resultate

<h3>Resultate</h3> <ul> <li>Digitale Verarbeitung der Kreditorenrechnungen</li> <li>Digitaler Posteingang mit klassifizierten Dokumenten</li> <li>Höhere Effizienz, weniger repetitive Aufgaben, schnellere Durchlaufzeit</li> <li>Inline mit Digitalisierungsstrategie</li> <li>Transparentes Reporting</li> </ul>

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Titel und Lead: VERIT Immobilien treibt digitale Transformation mit Arcplace voran

Abschnitt Leadtext

Abschnitt: Ausgangslage, Lösung, Resultate

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<h2>Case Study als PDF</h2>

<p>Case Study</p> <h1>Retraites Populaires setzt auf innovativen Posteingangsservice von Arcplace</h1>

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<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Bis 2022 erhielt Retraites Populaires ihre gesamte Post noch in physischer Form. Das Waadtländer Vorsorge- und Versicherungsunternehmen beschloss daraufhin, den gesamten Empfang und das Scannen ihrer eingehenden Post an Arcplace auszulagern. Seit der Einführung des Services werden jährlich mehr als 300’000 Briefe bei Arcplace bearbeitet, in voller Transparenz für Retraites Populaires und ihre Kunden. Moderne Technologien, die sich auf künstliche Intelligenz stützen, ermöglichen es, einen Grossteil der bisher von Hand durchgeführten Verarbeitung zu automatisieren.</span></span></p>

Leerschlag

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<h3>Wir beraten Sie gerne persönlich</h3> <p><span class="no-break">Möchten Sie mehr zum Thema Digitaler Posteingang erfahren? Dann kontaktieren Sie uns.</span></p>

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Ausgangslage

<h3>Ausgangslage</h3> <p>Retraites Populaires wurde 1907 gegründet und ist ein unumgänglicher Akteur im Kanton Waadt. Das Unternehmen zählt heute mehr als 200’000 Kunden und beschäftigt über 350 Mitarbeitende an drei Standorten. Die manuelle Bearbeitung eingehender Dokumente (bis zu 1’000 Briefe täglich), sich wiederholende Aufgaben und die physische Ablage von Papierdokumenten erschwerten den Ablauf der Prozesse und erforderten enorm viel Zeit und Lagerraum</p>

Lösung

<h3>Lösung</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Implementierung der Lösung in zwei Monaten</span></li> <li><span class="MaaxBold">Verarbeitung von 1’000 Dokumenten pro Tag</span></li> <li><span class="MaaxBold">Zeitersparnis durch Automatisierung</span></li> </ul> <p>Die gesamte eingehende physische Post wird im Arcplace Scan &amp; BPO Center gescannt, klassifiziert und extrahiert. Eine der Stärken der Lösung betrifft die Klassifizierung durch den Einsatz der DocProStar-Technologie, die künstliche Intelligenz (KI) in Form von «Machine Learning» nutzt. Das System lernt während des Betriebs ständig dazu. Diese Intelligenz zur Klassifizierung kann durch das Hinzufügen neuer Dokumententypen erweitert werden. Eine sich ständig weiterentwickelnde Lösung ermöglicht es, den Verwaltungsaufwand weiter zu reduzieren und den Automatisierungsgrad der Prozesse zu erhöhen. Der Service umfasst neben der Klassifizierung der Dokumente auch die Extraktion der relevanten Geschäftsdaten, den Abgleich mit den Stammdaten und – falls erforderlich – eine manuelle Validierung. Ein fortschrittliches System, das Umschläge vor dem Öffnen liest, ermöglicht es, schwarze Listen auf mehreren Ebenen zu erstellen und bestimmte Umschläge ungeöffnet zurückzuschicken.</p> <h3>«Der Erfolg von Arcplace bei Retraites Populaires ist auf die tadellose Abwicklung jeder Phase und intensive Zusammenarbeit der beiden Unternehmen zurückzuführen.»</h3> <p><span class="bildcaption">Eric Birchmeier, Leiter der Abteilung Dienstleistungen, Retraites Populaires</span></p>

Resultate

<h3>Resultate</h3> <ul> <li>Optimierung von Ressourcen</li> <li>Automatisierung spart Zeit</li> <li>Höhere Effizienz, weniger repetitive Aufgaben</li> <li>Lösung erweiterbar auf andere Prozesse</li> <li>Höhere Transparenz über den gesamten Prozess mithilfe von Dashboards</li> </ul>

Lead und Download

Abschnitt: Ausgangslage, Lösung, Resultate & Kontakt

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Box Text Postverarbeitung im Wandel der Zeit

<p><br /> «Arcplace bot bereits im Jahr 2007 auf ihrer Webseite eine 'Automatische Postverarbeitung' an. Diese Lösung stiess damals jedoch auf wenig Interesse, da die Unternehmen die durch eingehende Post ausgelösten Prozesse noch nicht digitalisiert hatten. Daher entfernten wir das Angebot und offerierten es erst wieder im Jahr 2015 – mit ersten Erfolgen», erzählt Robbert Spierings, CEO &amp; Founder. Während der Digitale Posteingang noch in seinen Kinderschuhen steckte, wurden Dokumente zwar eingescannt aber von den Zuständigen in den Abteilungen wieder ausgedruckt. Der Weg zum papierlosen Büro war weit und ein Mehrwert war damals noch nicht zu erkennen.</p> <h3>Weit mehr als nur Briefpost</h3> <p>Während sich der Postversand lange auf physische Briefe oder E-Mails beschränkte, hat sich das Volumen im Posteingang stark verändert. Die Post wird über unterschiedliche digitale Kanäle empfangen, der Briefversand ist rückläufig und der Paketversand stieg in den vergangenen 10 Jahren um 12.5 % pro Jahr. Auch das Arbeiten von zuhause hat einen grossen Einfluss auf die effiziente und sichere Postverarbeitung im Unternehmen. So wie sich das Volumen und die Trends im Posteingang verändert haben, hat sich auch die Lösung von Arcplace laufend weiterentwickelt. Wie diese Entwicklung aussieht, welche Vorteile ein End-to-End-Prozess mit sich bringt und welchen Mehrwert ein Digitaler Posteingang im Unternehmen bietet, erklärte Roger Egli, Head Professional Services &amp; Solution Owner Input Management bei Arcplace, zusammen mit Roland Bigler, CEO von CodX Software.</p> <p>Sehr gefreut hat uns das Feedback des Teilnehmers Taskin Sirin von Julius Baer, welches uns noch am selben Abend erreicht hat: «Vielen Dank für den herzlichen Empfang, die gute Führung im Betrieb und das tolle Apéro. Es war eine Freude, interessante Bekanntschaften zu machen und die Professionalität der Firma zu erleben.» Wir sagen Danke!</p> <h3>Event verpasst? Kein Problem!</h3> <ul> <li>Möchten auch Sie tiefgreifende Einblicke in den End-to-End-Prozess eines Digitalen Posteingangs erhalten und erfahren, welche Rollen dabei die Automatisierung mit KI, das durchgängige Tracking sowie das Prozessverfolgungssystem spielen?</li> <li>Möchten auch Sie bei uns im Scan &amp; BPO Center reinschauen?</li> <li>Möchten Sie von einer kostenlosen Potentialanalyse profitieren, um zu erfahren, ob die Einführung eines Digitalen Posteingangs in Ihrem individuellen Fall Sinn macht?</li> </ul> <h3>Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme:</h3>

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Kontaktformular Digitaler Posteingang DE Blue dark

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Kontakt</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--blue dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "55991c75-a64c-43e9-8408-ca0e436e927f" }); </script> </div> </div> </section>

Bild Roger Egli

31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

Box Lead Postverarbeitung im Wandel der Zeit

<p>16. Juli 2024</p> <h1><span class="no-break">Postverarbeitung im Wandel der Zeit</span></h1> <p><span class="lead-text"><span class="no-break"><span class="MaaxItalic">Am Roundtable im Scan &amp; BPO Center in Glattbrugg nahm Arcplace über 25 Teilnehmende mit auf eine Zeitreise und zeigte die «Best Practice eines Digitalen Posteingangs» auf. Um sich ein Bild machen zu können, wie ein Digitaler Posteingang heute funktioniert und welche unendlich vielen Facetten diese Lösung mit sich bringt, durften die Gäste auf einen Rundgang vor Ort. Der gemeinsame Austausch bei einem Apéro rundete den Event ab.</span></span></span></p>

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<p><em class="fa fa-linkedin">&nbsp;</em><a href="https://www.linkedin.com/posts/arcplace-ag_roundtable-event-digitalerposteingang-activity-7212026511128723456-9-f4?utm_source=share&amp;utm_medium=member_desktop" target="_blank" title="Ein paar Eindrücke vom Arcplace Roundtable auf LinkedIn">Ein paar Eindrücke vom Arcplace Roundtable auf LinkedIn</a></p>

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Bildlegende

<p>Der Referent Roger Egli ist seit über 15 Jahren im Input Management tätig.</p>

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Postverarbeitung im Wandel der Zeit

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Abschnitt: Bild

Abschnitt: Text Postverarbeitung im Wandel der Zeit

Kontaktformular Digitaler Posteingang

Abschnitt: Link auf LinkedIn

<p>Case Study</p> <h1>Profond sorgt vor mit dem Digitalen Posteingang Service «Light»</h1>

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<h3>Case Study als PDF</h3>

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Box Lead Case Study: Profond sorgt vor mit dem Digitalen Posteingang Service «Light»

<p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="lead-text no-break">Viele Arbeitnehmende arbeiten nun verstärkt im Home-Office – auch bei der Profond Vorsorgeeinrichtung in Zürich. Damit die tägliche Briefpost nicht liegen bleibt, hat sich Profond für den Digitalen Posteingang Service «Light» von Arcplace entschieden. Die eingehende physische Briefpost wird ans Arcplace Scan &amp; BPO Center umgeleitet, digitalisiert und zur schnellen sowie einfachen Weiterverarbeitung an Profond übermittelt.</span></span></span></p>

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Ausgangslage

<h3>Ausgangslage</h3> <p>Die Profond Vorsorgeeinrichtung ist eine der grössten unabhängigen Sammelstiftungen der Schweiz mit über 57’000 Versicherten. Sie beschäftigt rund 100 Mitarbeitende an den Standorten Zürich, Crissier, Biel und St. Gallen. Bis anhin wurde die eingehende Post auf physischem Weg intern an allen Standorten individuell verteilt. Aufgrund der vermehrten Arbeit im Home-Office war der rechtzeitige Erhalt sowie die effiziente Weiterverarbeitung der Briefpost gefährdet.</p>

Lösung

<h3>Lösung</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">Implementierung des Service in nur 3,5 Wochen</span></li> <li><span class="MaaxBold">Effiziente Verarbeitung von bis zu 100 Briefen täglich</span></li> <li><span class="MaaxBold">Erweiterung des Service durch Blacklist</span></li> </ul> <p>Arcplace implementierte in nur 3,5 Wochen den Digitalen Posteingang Service «Light» für deren Standort Zürich. Die physische Post wird dabei ans Arcplace Scan &amp; BPO Center weitergeleitet, wo sie mit einer Hochleistungs-Scan-Infrastruktur verarbeitet wird. Pro Umschlag wird ein PDF/A erstellt und die generierten Files werden täglich via SFTP Server an den Kunden übermittelt. Auf Wunsch von Profond wurde der standardisierte Service mit einer sogenannten Blacklist erweitert. Mit der Blacklist wird sämtliche Briefpost an das Personalwesen nach dem Einscannen an eine Inbox geschickt, auf welche nur eine definierte Person bei Profond Zugriff hat. Die digitalisierten Briefe werden, zusammen mit eventuell aussortierten 3D-Objekten, geordnet in Boxen verpackt und drei mal wöchentlich an Profond retourniert.</p> <h3>«Wir waren auf der Suche nach einem Partner, der uns schnell und pragmatisch eine ausbaubare Lösung für den Digitalen Posteingang implementieren konnte.»</h3> <p><span class="bildcaption">Marco Immler, Leiter Innovation und Technologie, Mitglied der Geschäftsleitung bei Profond</span></p>

Resultate

<h3>Resultate</h3> <ul> <li>Briefpost wird digital sowie standortunabhängig empfangen</li> <li>Digitalisierte Post kann schnell und einfach weiterverarbeitet werden</li> <li>Möglichkeiten für einen Weiterausbau der Lösung durch Anbindung an Buchhaltung oder Verwendung von OCR-Technologie</li> <li>Flexible Lösung, pragmatische Implementierung</li> </ul>

Wir beraten Sie gerne persönlich

<h3>Wir beraten Sie gerne persönlich</h3> <p><span class="no-break">Möchten Sie mehr zum Thema Digitaler Posteingang erfahren? Dann kontaktieren Sie uns.</span></p>

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Abschnitt: Ausgangslage, Lösung, Resultate & Kontakt

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Umsetzung eines Digitalen Posteingangs

<h3>Umsetzung eines Digitalen Posteingangs</h3> <p>Wertvolle Tipps von unseren Experten für die Frühphase Ihres Projekts</p>

Download Umsetzung eines Digitalen Posteingangs

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Wir beraten Sie gerne persönlich

<h3><br /> Wir beraten Sie gerne persönlich</h3> <p>Möchten Sie mehr zum Thema Digitaler Posteingang erfahren?<br /> Dann kontaktieren Sie uns.</p>

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Ratgeber Frühphase Digitaler Posteingang

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Box Lead Ratgeber: Frühphase Digitaler Posteingang

<p><span class="lead-text no-break">Sie haben sich für einen Digitalen Posteingang in Ihrem Unternehmen entschieden und den richtigen Lösungspartner gefunden? Glückwunsch! Jetzt geht es an die Umsetzung. Was gilt es in der Frühphase des Projekts zu beachten, damit es von Anfang an ein Erfolg wird? Was muss alles definiert werden? Was sind die typischen Stolpersteine?</span></p>

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Ratgeber: Umsetzung eines Digitalen Posteingangs

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Haupttitel: Ratgeber: Frühphase Digitaler Posteingang

Abschnitt: Ratgeber: Frühphase Digitaler Posteingang

Abschnitt: Download Ratgeber: Frühphase Digitaler Posteingang

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Evaluation eines Digitalen Posteingangs

<h3>Evaluation eines Digitalen Posteingangs</h3> <p>Mit geballtem Arcplace Expertenwissen zur passenden Lösung</p>

Download Evaluation eines Digitalen Posteingangs

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<h3><br /> Wir beraten Sie gerne persönlich</h3> <p>Möchten Sie mehr zum Thema Digitaler Posteingang erfahren?<br /> Dann kontaktieren Sie uns.</p>

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Ratgeber Evaluation Digitaler Posteingang

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Box Lead Ratgeber: Evaluation Digitaler Posteingang

<p><span class="lead-text no-break">Der vorliegende Ratgeber unterstützt Sie, wenn Sie konkret darüber nachdenken, einen Digitalen Posteingang in Ihrem Unternehmen zu implementieren. Unsere Input Management Experten geben Ihnen wertvolle Tipps, damit Sie unterschiedliche Anbieter evaluieren und die richtigen Vorbereitungen treffen können. </span></p>

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Ratgeber: Ein Digitaler Posteingang für Ihr Unternehmen

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Haupttitel: Ratgeber: Evaluation Digitaler Posteingang

Abschnitt: Ratgeber: Evaluation Digitaler Posteingang

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Potentialanalyse für einen Digitalen Posteingang

<h3>Potentialanalyse für einen Digitalen Posteingang</h3> <p>Individueller Lösungsvorschlag für die Einführung eines Digitalen Posteingangs</p>

Download Potentialanalyse für einen Digitalen Posteingang

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<h3><br /> Wir beraten Sie gerne persönlich</h3> <p>Möchten Sie mehr zum Thema Digitaler Posteingang erfahren?<br /> Dann kontaktieren Sie uns.</p>

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Ratgeber Potentialanalyse

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Box Lead Potentialanalyse für einen Digitalen Posteingang

<span class="lead-text no-break">Arcplace berät Unternehmen, ob die Einführung eines Digitalen Posteingangs in ihrem individuellen Fall Sinn macht und erstellt einen Überblick </span><span class="lead-text no-break"><span class="lead-text no-break">über das tägliche Postaufkommen. Dank der Potentialanalyse kann ein Unternehmen einschätzen, bei welchen der eingehenden Dokumente eine Optimierung durch Digitalisierung und Automatisierung am vielversprechendsten ist. <br /></span></span>

Haupttitel: Ratgeber: Potentialanalyse für einen Digitalen Posteingang

Arcplace als Berater: Potentialanalyse für einen Digitalen Posteingang

Abschnitt: Ratgeber: Potentialanalyse für einen Digitalen Posteingang

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Box Lead Helvetia digitalisiert Posteingang mit Arcplace

<p>26. Juni 2018</p> <h1>Helvetia digitalisiert Posteingang mit Arcplace</h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Für die Umsetzung ihrer ECM-Strategie hat sich Helvetia Versicherungen dafür entschieden, die Digitalisierung der eingehenden Post durch einen externen Dienstleister durchführen zu lassen. Im Rahmen der Evaluation eines geeigneten Scanning-Spezialisten fiel die Wahl auf Arcplace.</span></span></p>

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Bild Helvetia und Arcplace

31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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Box Helvetia digitalisiert Posteingang mit Arcplace

<p>Helvetia ist eine qualitätsorientierte Allbranchenversicherung mit 160 Jahren Erfahrung. Sie zählt zu den führenden Versicherungsunternehmen in der Schweiz. Mehr als 1,3 Millionen Kundinnen und Kunden werden von 38 Generalagenturen und rund 3'500 Mitarbeitenden betreut.</p> <p>Der Posteingang bei <span class="no-break">Helvetia</span> erfolgt heute dezentral an verschiedenen Standorten. Nach Ankunft der Postsendungen werden diese geöffnet und zu einem grossen Teil in physischer Form der zuständigen Abteilung in ein Gruppenpostfach zur Weiterverarbeitung zugestellt. Teilweise werden Postsendungen nach der Öffnung gescannt, durch den Bereich Logistik klassifiziert und in die entsprechenden elektronischen Postkörbe verteilt. Diese Geschäftsprozesse werden neu mit Unterstützung von <span class="no-break">Arcplace</span> optimiert und automatisiert. «Wir freuen uns sehr, dass sich <span class="no-break">Helvetia</span> für unsere Scanning-Dienstleistungen entschieden hat und wir dieses ambitiöse Projekt mit einem so renommierten Unternehmen durchführen dürfen», erklärt <span class="no-break">Michael Niederjohann</span>, <span class="no-break">Head of Scan Center &amp; BPO Arcplace</span>.</p> <h3>Verarbeitung von 8'100'000 Seiten pro Jahr</h3> <p>Mit der gestaffelten Einführung eines digitalen Posteingangs über die nächsten Jahre werden insgesamt zirka eine Million Postsendungen pro Jahr – was rund 8'100'000 Seiten entspricht – künftig zentral über ein Postfach von <span class="no-break">Helvetia</span> an das <span class="no-break">Arcplace</span> Scan Center geleitet, wo die Briefsortierung, Brieföffnung, Feinsortierung, Arbeitsvorbereitung (AVOR) und das Scanning durchgeführt werden. Dabei setzt <span class="no-break">Arcplace</span> die Scan-Technologie von OPEX ein. Die Scanning-Workstation übernimmt das automatisierte Öffnen, den Einzelblatteinzug und das Scanning der Dokumente.</p> <p>Nach der Digitalisierung der Sendungen werden diese über einen gesicherten Datenaustausch an <span class="no-break">Helvetia</span> weitergeleitet. Ein detailliertes Reporting der Verarbeitung gibt täglich Auskunft über die Erbringung der Leistung durch <span class="no-break">Arcplace</span>. Die physische Post wird während eines definierten Zeitraums zwischengelagert und anschliessend zertifiziert vernichtet.</p> <h3>Ein Kundenportal für Reporting und Analysen</h3> <p>Um die Nachverfolgbarkeit der durchgeführten Aufgaben sowie ein Reporting derselben gewährleisten zu können, wird im Verlauf des gesamten Projektes ein elektronisches Prozessverfolgungssystem implementiert. Die daraus entstehenden Daten werden in einem Kundenportal grafisch aufbereitet und autorisierten Mitarbeitenden von Helvetia zur Verfügung gestellt.</p> <h3>Arcplace AG</h3> <p>Die Schweizer <span class="no-break">Arcplace</span> AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der <span class="no-break">Arcplace</span> umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Sicherung und Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist <span class="no-break">Arcplace</span> in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.</p> <p>Seit der Gründung im Jahre 2006 hat <span class="no-break">Arcplace</span> Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. <span class="no-break">Arcplace</span> betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <a href="mailto:sales@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">sales@arcplace.ch</a></p>

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Bildlegende

<span class="bildcaption no-break">Vertreter von Helvetia Versicherungen und Arcplace nach der Vertragsunterzeichnung (v.l.n.r.): Roger Gander, Leiter Facility Management Helvetia - Thomas Kramer, Leiter Infrastruktur und Organisation Helvetia - Robbert Spierings, CEO Arcplace - Matthias Göckel, Projektleiter ECM@BV Helvetia - Volker Meyer, Teilprojektleiter Scanning Helvetia - Michael Niederjohann, Head of Scan Center &amp; BPO Arcplace - Daniel Mettler, Projektleiter Arcplace - Markus Saladin, Programmleiter ECM Helvetia.</span>

Abschnitt Lead: Helvetia digitalisiert Posteingang mit Arcplace

Abschnitt: Bild

Abschnitt: Text Helvetia digitalisiert Posteingang mit Arcplace

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Das ganze Dossier jetzt herunterladen

<h3>Das ganze Dossier jetzt herunterladen</h3> <p>Inhalt:</p> <ul> <li>Sie brauchen einen digitalen Posteingang, wenn ...</li> <li>Die Vorteile</li> <li>So funktioniert der digitale Posteingang in 6 Schritten</li> <li>Betriebsmodelle: In-house oder als Service</li> <li>Einsatz führender Technologien</li> </ul>

Download Dossier Digitaler Posteingang

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Arcplace Intro-Text

<h3>Sie brauchen einen digitalen Posteingang, wenn ...</h3> <span class="no-break">... es in Ihrer Organisation immer wieder zu Prozess-Verzögerungen <br />oder Unterbrüchen auf Grund nicht oder zu langsam weitergeleiteten Dokumenten kommt,</span><br /><br /> <span class="no-break">... die manuelle Verarbeitung der eingehenden Post hohe Kosten verursacht,</span><br /><br /> <span class="no-break">... Sie Compliance-Auflagen erfüllen und eingehende Informationen jederzeit lückenlos nachverfolgen müssen,</span><br /><br /> <span class="no-break">... Ihnen die Aufbewahrung von Papierdokumenten Platzprobleme bereitet,</span><br /><br /> <span class="no-break">... Sie viel Zeit für das manuelle Suchen von Informationen aufwenden.</span>

Wir beraten Sie gerne persönlich

<h3><br /> Wir beraten Sie gerne persönlich</h3> <p>Möchten Sie mehr zum Thema Digitaler Posteingang erfahren?<br /> Dann kontaktieren Sie uns.</p>

Kontaktformular Digitaler Posteingang DE Green

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Kontakt</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--green-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "55991c75-a64c-43e9-8408-ca0e436e927f" }); </script> </div> </div> </section>

Box Dossiers Digitaler Posteingang Lead

<span class="no-break lead-text">Informationen treffen in unterschiedlichsten Formen im Unternehmen ein – als papierbasierte Briefe, über Formulare von Webseiten, als E-Mails oder Daten, die auf verschiedenen Geräten von den Kunden eingegeben werden. Mit einem digitalen Posteingang schaffen Sie eine zentrale Eingangspforte, an der sämtliche eingehenden papierbasierten und digitalen Informationen so erfasst werden, dass sie automatisiert elektronisch im Unternehmen verteilt, nachvollziehbar bearbeitet und letztendlich rechtskonform archiviert werden können.</span>

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Eingehende Post automatisch erfassen, verteilen und archivieren

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Haupttitel: Eingehende Post automatisch erfassen, verteilen und archivieren

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Abschnitt: Dossiers Digitaler Posteingang Lead

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