Case Study

Frankfurter Bankgesellschaft erfüllt Compliance-Anforderungen mit neuer Archivierungslösung

Der E-Mail-Server der Frankfurter Bankgesellschaft wurde in der Vergangenheit aufgrund grosser und steigender Datenmenge immer wieder stark beansprucht. Die Performance des E-Mail-Systems war nicht optimal, zudem sah sich das traditionsreiche Bankhaus mit neuen rechtlichen Vorschriften der Finanzmarktaufsicht (FINMA) bezüglich der Aufbewahrung elektronischer Korrespondenz konfrontiert. Beide Herausforderungen konnten mit einer fortschrittlichen E-Mail-Archivierungslösung von Arcplace gelöst werden.

Grenzüberschreitendes Private Banking und Wealth Management

Die Frankfurter Bankgesellschaft ist eine Privatbank mit Hauptsitz in Zürich und einer Tochtergesellschaft mit Sitz in Frankfurt am Main. Als Tochter einer der grössten Finanzgruppen der Welt, der deutschen Sparkassen-Finanzgruppe, bietet die Bank Kunden aus Deutschland und der Schweiz ein umfassendes Leistungsangebot mit den Schwerpunkten Private Banking und Wealth Management. Die Spezialisten der Frankfurter Bankgesellschaft kennen Risiken und Chancen der globalen Kapitalmärkte, die steuerlichen und juristischen Rahmenbedingungen der Zielmärkte und verfügen über langjährige Erfahrung in der Betreuung mittelständischer Familienunternehmen. Die grenzüberschreitende Bankengruppe verwaltet rund 9 Milliarden Schweizer Franken Vermögen und beschäftigt gegen 140 Mitarbeitende.

«Die Ziele bezüglich System-Entlastung und Einhaltung der Compliance-Anforderungen wurden vollumfänglich erreicht. Das Team von Arcplace hat die Lösung hoch professionell konzipiert und implementiert – wir sind sehr zufrieden.»

Oliver Hitz – System Administrator Frankfurter Bankgesellschaft Schweiz

Stark beanspruchter Mail-Server und neue Compliance-Anforderungen

Für die zentrale Verwaltung von E-Mails, Terminen, Kontakten und Aufgaben kommt bei der Frankfurter Bankgesellschaft Microsoft Exchange zum Einsatz, am Arbeitsplatz nutzen die Mitarbeitenden Microsoft Outlook. Das Fehlen einer systematischen E-Mail-Archivierung führte in der Vergangenheit immer wieder zu Problemen. Der gesamte E-Mail-Verkehr wurde mittels der Journaling-Funktion von Microsoft Exchange aufgezeichnet.

Diese Form genügte neu erlassenen gesetzlichen Vorschriften jedoch nicht mehr. Die Bank benötigte dringend eine neue, leistungsfähige Lösung für die E-Mail-Archivierung. Als wichtigste Anforderungen an die Lösung wurden definiert:

  • Entlastung des E-Mail-Systems durch systematische Archivierung
  • Vollautomatische Archivierung ohne User-Interaktion
  • Verarbeitung proprietärer PST-Dateien (PST-Dateien sind die Container-Dateien von Outlook, in denen Aufgaben, Notizen, E-Mails und der Kalender gespeichert werden)
  • Vollumfängliche Erfüllung der neuen ComplianceAnforderungen

Archivierungslösung auf der Basis von «Symantec Enterprise Vault»

Fündig wurde das traditionsreiche Bankhaus bei der Arcplace AG. Die Zürcher Spezialisten für digitale Archivierung konzipierten und implementierten eine benutzerfreundliche E-Mail-Archivierungslösung auf der Basis von «Symantec Enterprise Vault». Mit dieser branchenführenden Datenarchivierungs-Software können Unternehmensdaten vollautomatisch aus E-Mail-Systemen, PST-Dateien, File- und Microsoft SharePoint-Systemen sowie Instant Messaging-Applikationen zusammengeführt und systematisch archiviert werden. Entsprechend den festgelegten Regeln werden die einzelnen E-Mails mit ihren Anlagen automatisch aus dem Exchange Postfach ausgelagert und revisionssicher archiviert.

Hohe Benutzerfreundlichkeit und Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften

Mit der von Arcplace implementierten E-Mail-Archivierungslösung konnte die Frankfurter Bankgesellschaft die bestehenden Herausforderungen elegant lösen. Die Mitarbeitenden verfügen heute über E-Mail-Postfächer mit quasi unbeschränkter Kapazität. Das Wachstum des Nachrichtenspeichers wird im Hintergrund konstant überwacht. Weil der Exchange Server nur noch die aktuellen Informationen verwalten muss, hat sich die Leistung markant verbessert.

Die benutzerfreundliche, nahtlos in Microsoft Exchange und Microsoft Outlook integrierte Lösung erfüllt alle aktuellen Compliance-Anforderungen und bietet hohe Flexibilität: Auch sehr umfangreiche Recherchen (E-Discovery) können mit Hilfe leistungsfähiger Such- und Filtermöglichkeiten schnell und zuverlässig durchgeführt werden. Die rechtskonforme Speicherung der E-Mails erfolgt In-house auf einem Archivspeicher mit Soft-WORM-Funktionalität.

WORM steht dabei für «write once, read many» und beschreibt Vorkehrungen, welche das Löschen, Überschreiben und Ändern von Daten auf einem Speichermedium dauerhaft verhindern. Ein besonderer Vorteil der Lösung besteht darin, dass archivierte E-Mails stets für die Mitarbeitenden in Outlook sichtbar bleiben – sie sind mit einem kleinen Symbol als archiviert gekennzeichnet und können bequem und transparent über Outlook, Outlook Web Access (OWA) oder erweiterte Web-basierte Suchfunktionen eingesehen und wenn nötig wieder hergestellt werden. Fortschrittliche Technologien wie «Single Instancing» helfen, den Speicherbedarf bei der Archivierung zu reduzieren, indem identische Daten nur einmal gespeichert werden.

Auf einen Blick

  • Nahtlos in Microsoft Exchange und Microsoft Outlook integrierte E-Mail-Archivierungslösung
  • Vollautomatische Archivierung ohne Endbenutzer-Interaktion nach flexibel konfigurierbaren Regeln
  • Archivierte E-Mails bleiben für den Endbenutzer sichtbar und können per Mausklick geöffnet werden
  • Verkürzte Backup- und Wiederherstellungszeiten
  • Reduktion von Speicherbedarf und Speicherkosten auf dem E-Mail-System
  • Umfassende Suchfunktionen (E-Discovery) im Bereich Compliance garantiert Transparenz und Kontrolle
  • Garantierte Einhaltung der betrieblichen und gesetzlichen Compliance-Vorschriften
 

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