Case Study

Raiffeisenbank Aarau-Lenzburg digitalisiert Dossiers mit Arcplace

Die Raiffeisenbank Aarau-Lenzburg gehört mit fünf Geschäftsstellen zu den grössten Banken innerhalb der schweizerischen Raiffeisen Gruppe. Um die Bearbeitungsprozesse der Kredit- und Kundendossiers effizienter gestalten zu können, hat sich die Begegnungsbank für die Scanning Services von Arcplace entschieden. Über 35’000 Dossiers, darunter 2’500 Kreditdossiers, wurden vor Ort in Kölliken digitalisiert.

Ausgangslage

Bei der Raiffeisenbank Aarau-Lenzburg wurden sämtliche Dokumente physisch in einem Archiv aufbewahrt. Benötigte ein Kundenberater ein Dossier, musste er sich bei einem Services-Mitarbeiter melden, welcher ins Archiv ging, um die Unterlagen herauszusuchen. Lagen die Dossiers in einer anderen Geschäftsstelle, war die Überbringung der Papiere per Kurier unumgänglich. Der Bearbeitungsprozess erwies sich als umständlich, zeitraubend und ineffizient.

Lösung

  • Verbesserter Kundenservice durch schnellere Auffindbarkeit
  • Ortsunabhängiger Zugriff auf sämtliche Dossiers
  • Zentrale Dokumentenablage in einheitlicher Qualität

In einem Nebengebäude der Raiffeisenbank in Kölliken richtete Arcplace eine temporäre Scanning-Infrastruktur ein. Die verschiedenen Geschäftsstellen lieferten ihre Papierdossiers in Boxen an, wo sie für das Scanning vorbereitet wurden. Es war äusserst wichtig, dass die Vorbereitung der Dokumente sowie das Scanning den Migrationsrichtlinien der Raiffeisen Schweiz entsprach. Eine regelmässige, stichprobenartige Prüfung der gescannten Dossiers durch die Bank und Arcplace stellte sicher, dass die Qualitäts- und Ablagekriterien den Vorgaben entsprachen. Bei der Bearbeitung der umfassenden Kreditdossiers war ein Mitarbeiter aus der Kredit-Administration während der ganzen Zeit vor Ort und hat das Scanning-Team fachlich unterstützt. Dadurch konnten die gescannten Unterlagen effizient und erfolgreich in das dafür vorgesehene e-Dossierssystem importiert werden. Diese Investition des fachlichen Mitarbeiters in das Projekt hat sich gelohnt und viel zur guten Qualität der Dossiers beigetragen.

Resultate

  • Mehr Effizienz und verbesserter Kundenservice durch vereinfachte Arbeitsprozesse
  • Alle Geschäftsstellen können ortsunabhängig auf Dokumente zugreifen
  • Platzeinsparung durch Wegfall von Papier in Aktenschränken
  • Inhouse-Scanning gewährleistet hohe Sicherheit
  • Scanning-Services von A-Z

«Die Qualität der verarbeiteten Dossiers war auf hohem Niveau und die Zusammenarbeit zwischen uns und Arcplace verlief sehr gut.»

Susanne Willimann, Leiterin Compliance & Controlling, Mitglied der erweiterten Bankleitung, Raiffeisenbank Aarau-Lenzburg

 

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