Case Study
Digitalisierte Personaldossiers für Hilti
Der global tätige Bautechnologie-Konzern Hilti aus Liechtenstein treibt die Digitalisierung auch intern voran. Am Hauptsitz in Schaan wurden mit Unterstützung von Arcplace vor Ort 1’900 papierbasierte Personaldossiers digitalisiert, so dass sie als durchsuchbare elektronische PDF-Dokumente ins vorhandene SAP-System übernommen werden konnten.
Hilti – führender System-Anbieter für die Bauindustrie
Die Hilti Gruppe beliefert die Bauindustrie weltweit mit technologisch führenden Produkten, Systemlösungen, Software und Serviceleistungen. Wichtige Produkt- und Lösungsbereiche bilden die Bohr-, Schleif-, Trenn- und Befestigungstechnik, die Bauchemie, Laser-Messsysteme sowie Brandschutz und Fassadensysteme. Eine Spezialität ist das ausgeklügelte Flottenmanagement, mit dem Hilti Kunden komplette Geräteflotten inklusive Rundum-Service zu monatlichen Fixpreisen individuell zusammenstellen können. Hilti beschäftigt weltweit über 25’000 Mitarbeitende in mehr als 120 Ländern und erwirtschaftete 2016 einen Umsatz von CHF 4,6 Mrd.
«Wir wollten einen Lösungsanbieter, der die Digitalisierung der Dossiers nach unseren Vorgaben direkt bei uns durchführt. Arcplace konnte uns diesen Service bieten.»
Gaby Mair, HR Specialist Hilti Aktiengesellschaft AG
Anachronistische Papier-Personaldossiers
Die Personalabteilung am Hilti Hauptsitz in Schaan betreut rund 1’900 Personaldossiers aktiver Mitarbeitender. Bis vor kurzem wurden die Dossiers in Papierform geführt. Die manuelle Suche nach spezifischen Informationen gestaltete sich aufwändig, zudem konnten Informationen nicht von mehreren Personen gleichzeitig eingesehen werden.
Im Technologie-Unternehmen Hilti, das in vielen Bereichen stark auf Elektronik und Digitalisierung setzt, wurde die papiergestützte Personaladministration zunehmend als Anachronismus empfunden. Gaby Mair, HR-Fachfrau bei Hilti, führt aus: «An der Digitalisierung unserer Personalunterlagen führte aus Effizienzgründen kein Weg mehr vorbei. Wir suchten nach einer praktikablen Lösung, um die Dossiers zu digitalisieren, damit wir sie in unsere Geschäftsprozesslösung auf SAP-Basis übernehmen konnten. Bei der Suche nach einem geeigneten Lösungsanbieter sind wir auf Arcplace gestossen.»
Scanning bei Hilti durch Spezialisten von Arcplace
Hilti bestand auf einer Inhouse-Lösung. Gaby Mair weiter: «Es kam für uns nicht infrage, dass sensible Personalinformationen das Haus verlassen. Wir wollten einen Lösungsanbieter, der die Digitalisierung der Dossiers nach unseren Vorgaben mit einer professionellen Infrastruktur direkt bei uns durchführt. Arcplace konnte uns diesen Service bieten.» Die Scanning-Spezialisten von Arcplace unterstützten das HR-Team von Hilti auch bei der Definition der Struktur der künftigen digitalen Personaldossiers und der entsprechenden Dokumententypen in Übereinstimmung mit der vorhandenen Ablage und zukünftigen Prozessen. Ein durchgängiges Qualitätsmanagement und Reporting stellte die Einhaltung der definierten Abläufe, Termine und Kosten sicher.
Damit die Dokumente eines Personaldossiers strukturiert archiviert werden konnten, erfasste der Scan Operator beim Scanvorgang für jedes Dokument manuell die Personalnummer und den Dokumenttyp. Nach der Validierung wurde pro Dokument eine inhaltlich durchsuchbare PDF/A-Datei erzeugt. Die Scan-Profis von Arcplace sortierten nicht mehr benötigte Dokumenttypen gemäss den Vorgaben von Hilti manuell aus und führten sie der sicheren Vernichtung zu. Am Ende des Projektes erfolgte die Übergabe der gescannten Personaldossiers auf einer externen Harddisk. Ein IT-Spezialist von Hilti transferierte die digitalen Dossiers anschliessend in die vorhandene SAP-Geschäftsprozesslösung.
Einfachere, schnellere Prozesse und Platzeinsparungen
Hilti ist mit dem Ablauf des Projektes und den erzielten Resultaten sehr zufrieden. Nochmals Gaby Mair: «Die Projektziele wurden unter Einhaltung des definierten Termin- und Kostenrahmens erreicht. Die digitalen Personaldossiers vereinfachen und beschleunigen die Arbeitsprozesse im HR-Bereich erheblich. Wir können heute ortsunabhängig auf Personalunterlagen zugreifen, gezielt nach Informationen suchen und diese innerhalb eines berechtigten Personenkreises unkompliziert teilen. Die Einsicht in die elektronischen Personaldossiers ist über ein detailliertes Zugriffsrechtesystem geregelt.» Die Hilti HR-Fachfrau betont auch die gute Zusammenarbeit und die fachliche Unterstützung durch Arcplace. «Die Spezialisten von Arcplace unterstützten uns insbesondere bei der Definition der Dossierstruktur und der Dokumententypen. Weil das Scanning der Dossiers bei uns inhouse erfolgte, konnten Fragen jeweils unkompliziert geklärt werden.»
«Wir haben unsere Projektziele unter Einhaltung von Terminen und Kosten vollumfänglich erreicht. Die digitalen Personaldossiers vereinfachen und beschleunigen die Arbeitsprozesse im HR-Bereich erheblich.»
Gaby Mair, HR Specialist Hilti Aktiengesellschaft AG
Auf einen Blick
- Scanning von 1’900 papierbasierten Personaldossiers beim Kunden
- Scanning-Infrastruktur und Spezialisten durch Arcplace gestellt
- Umfassende Unterstützung bei der Definition der digitalen Dossierstruktur und der Dokumententypen
- Markant schnellere und ortsunabhängige Verfügbarkeit der digitalen Dokumente
- Scanning-Services von A bis Z: Vorbereitung der Dossiers, Scanning, manuelle Eingabe von Klassifizierungsinformationen, Datenextraktion, Validierung, Übergabe der digitalen Dokumente auf externer HD zur Übernahme in SAP-System
- Schnelle Suche nach spezifischen Informationen
- Einfacher Austausch von Informationen unter berechtigten Personen
- Platzeinsparung durch Wegfall der papierbasierten Ablage
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