Machine Learning erkennt Muster & Zusammenhänge, aber keinen Kontext. Damit ein System Rechnungen, Verträge oder andere Dokumenttypen erkennen und verarbeiten kann, benötigt es viele Trainingsdokumente, die initial manuell validiert werden müssen, um die Qualität sicherzustellen. Jede neue Sprache, jedes Layout, jede Rechnungsvariante bedeutet zusätzlichen Trainingsaufwand. Trotz dieses Aufwands liegen die Ergebnisse bei der Klassifikation, also Erkennung des Dokumenttyps, oft nur bei rund 80 bis 85 Prozent. Die Dunkelverarbeitung von komplexeren Rechnungen bleibt bei 20 bis 30 Prozent.

Änderungen im Dokumentdesign führen schnell zu Fehlern und erfordern erneutes Training. Diese Systeme arbeiten effizient, aber sie verstehen den Kontext nicht und veränderte Dokumentenstrukturen müssen mühsam Generative KI funktioniert grundlegend anders. Sie wurde mit riesigen Mengen an Daten vortrainiert und kennt bereits eine enorme Vielfalt an Dokumenttypen, Branchenbegriffen, Layoutformen und Formulierungen. Sie benötigt keine manuelle Trainingsphase mehr. Statt Positionen zu suchen, versteht sie Inhalte und interpretiert, was diese bedeuten. Sie weiss, was eine Rechnungsnummer ist, erkennt Zahlungsbedingungen auch in Textform und versteht, dass „zahlbar innert 30 Tagen“ dasselbe meint wie „Netto 30 Tage“.

Generative KI eröffnet neue Möglichkeiten, die weit über das reine Auslesen einzelner Dokumente hinausgehen. Damit können ganze Dossiers intelligent analysiert werden. Mithilfe von generativer KI kann beispielsweise in der Kreditverarbeitung einer Bank automatisch geprüft werden, ob Angaben in Antrag, Identitätskarte und Lohnausweis plausibel zusammenpassen. Generative KI kann erkennen, ob Namen übereinstimmen, ob Einkommen korrekt übertragen wurden oder ob Dokumente widersprüchliche Informationen enthalten. Was heute noch oft manuell und aufwendig erfolgt, lässt sich künftig effizienter, nachvollziehbar und automatisiert unterstützen. Auch im Umgang mit unstrukturierter Kundenkorrespondenz zeichnet sich ein grosses Potenzial ab. Generative KI kann Emotion, Dringlichkeit und Anliegen eines Schreibens erkennen und automatisch Antwortvorschläge erstellen, welche den Kommunikationsrichtlinien der Organisation entsprechen.

Damit beginnt die nächste Phase im Input Management: KI als intelligenter Assistent, der nicht nur Daten liefert, sondern sie versteht und entsprechend reagiert.

Generative KI verändert das Input Management nicht nur technisch, sondern wirtschaftlich. Kunden profitieren auf mehreren Ebenen:

• Kein Trainingsaufwand mehr und somit auch kein mühsames Zusammenstellen von Musterdaten seitens des Kunden
• Weniger Projektaufwand führt zu kürzeren Projektlaufzeiten und zu geringeren Projektkosten
• Höherer Automatisierungsgrad dank Dunkelverarbeitung bis über 80 Prozent führt zu geringeren Betriebskosten, dank weniger manueller Validierung
• Stabilere Qualität, auch bei neuen Dokumentlayouts inklusive Erkennung von Unregelmässigkeiten

Fazit: Tiefere Kosten, mehr Effizienz, höhere Qualität und ein System, das mitdenkt statt nur verarbeitet.