Case Study
Bau- und Industriezulieferer Debrunner Koenig digitalisiert Personaldossiers
Arcplace hat für das Schweizer Grosshandelsunternehmen Debrunner Koenig Gruppe gegen 2’500 papierbasierte Personaldossiers digitalisiert. Das Scanning erfolgte vor Ort beim Kunden durch die Spezialisten von Arcplace. Heute stehen die Personalinformationen HR-Mitarbeitenden in allen Niederlassungen zeit- und ortsunabhängig digital im HR-System Abacus zur Verfügung.
Ausgangslage
Die Debrunner Koenig Gruppe ist ein kompetenter B2BHandelspartner und Dienstleister für Bau, Gewerbe und Industrie und besteht aus den drei Geschäftsbereichen «Bewehrungen», «Multi Metal» und «Technische Produkte». Der Bereich Human Resources wird zentral von der Debrunner Koenig Management AG (DKM), der Dienstleistungsgesellschaft der Debrunner Koenig Gruppe, betreut. DKM suchte nach einem Lösungspartner, um die rund 2’500 zentral am Hauptsitz abgelegten PapierPersonaldossiers zu digitalisieren und via HR-System Abacus für die HR-Mitarbeitenden in den Filialen zugänglich zu machen.
Lösung
- Fast 2’500 Papier-Personaldossiers digitalisiert
- Ganzheitlicher ScanningService vor Ort
- Alle Dossiers neu digital in Abacus verfügbar
Aufgrund von Referenzen entschied sich DKM für Arcplace als Scanning-Partner. Gemeinsam wurde im Vorfeld die Struktur der digitalen Personaldossiers definiert, wobei die grosse Expertise von Arcplace voll zum Tragen kam. Das Scanning erfolgte bei DKM in St. Gallen durch ein erfahrenes mehrsprachiges Team von Arcplace auf einer temporär installierten Infrastruktur. Die Dossiers wurden gestaffelt und abgestimmt auf die laufenden Personalgeschäfte verarbeitet. Der Prozess umfasste die Bereinigung der Dossiers gemäss klar definierter Vorgaben, das Sortieren und Zuordnen der Dokumente, das Scanning, die Indexierung sowie die Endkontrolle. Die elektronischen Dateien wurden anschliessend so übergeben, dass sie problemlos in Abacus transferiert werden konnten.
Resultate
- Schnelle und ortsunabhängige Verfügbarkeit der digitalen Personaldossiers
- Vollständige und fehlerfreie digitale Dossiers
- Scanning-Services von A bis Z
- Inhouse-Scanning: Dossiers bleiben im Haus und sind auch während der Verarbeitung verfügbar
- Platzeinsparung durch Wegfall der papierbasierten Ablage
«Arcplace hat uns wertvolle Inputs zur Struktur der digitalen Dossiers und zur Organisation des gesamten Digitalisierungsprozesses geliefert.»
Matthias Züllig, Leiter Human Resources Debrunner Koenig Gruppe
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