Ausgangslage

Bei TL arbeiten mehr als 1’600 Mitarbeitende täglich daran, einen effizienten öffentlichen Verkehrsdienst zu gewährleisten und dessen Weiterentwicklung voranzutreiben. Mehr Effizienz und Fortschritt war auch in der Personalabteilung gewünscht. Sämtliche Personaldossiers wurden bislang in verschiedenen Aktenschränken physisch aufbewahrt. Der Zugriff auf die Dokumente aus dem Home-Office war unmöglich und erschwerte die Arbeit der Personalabteilung. Zudem nahm das Papierarchiv viel Platz ein, was für die geplante Umgestaltung der Büros hinderlich wurde.

Lösung

• Erprobte und flexible Scanning Services
• Nachvollziehbar dank Reporting
• Kosteneffizient

TL profitierte von einem umfassenden Digitalisierungsservice, der folgende Schritte umfasste: Arcplace organisierte den Transport der Dossiers von Lausanne nach Glattbrugg, wo Arcplace-Spezialisten die 213’846 Seiten im hauseigenen Scan & BPO Center einscannten. Um sicherzustellen, dass die Dokumente in das bestehende HR-System übernommen werden konnten, verlief die Digitalisierung nach definierten Vorgaben. Die generierten PDF/A-Dateien wurden zusammen mit den zugehörigen Indexwerten via SFTP-Server an TL übermittelt. Zudem werden die physischen Dossiers für ein Jahr bei einem Arcplace-Partner aufbewahrt und anschliessend unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards vernichtet.

Resultate

• Effizienzgewinne durch vereinfachte Arbeitsprozesse
• Ortsunabhängiger, kontrollierter Zugriff auf Dokumente und Informationen
• Zentrale Dokumentenablage in einheitlicher Qualität
• Platzeinsparung durch Wegfall von Papier
• Professionelle Scanning-Services von A-Z

«Die Zusammenarbeit mit Arcplace war konstruktiv und jederzeit partnerschaftlich, das Scanning schnell und professionell. Wir sind sehr zufrieden.»

François Gugger, Leiter Mitarbeiterdienste bei TL