Case Study

Mehr Archivierungs-Convenience für Valora

Die Valora Gruppe ist eine führende Convenience- und Food-Service-Anbieterin mit rund 2‘800 Verkaufsstellen an Hochfrequenzlagen in der DACH-Region und den Niederlanden. In ihren Retail-Formaten vertreibt sie ein stetig wachsendes Angebot an digitalen Services. Ebenso betreibt Valora eine der weltweit führenden Produktionen von Laugenbackwaren. Das Unternehmen stand vor der Herausforderung, ein rechtskonformes Archiv für seine Personaldossiers in SAP aufzubauen und fast 400’000 bestehende Dokumente zu transferieren.

Ausgangslage

Die Valora Gruppe hatte ihre Personaldossiers mit der Archiv-Technologie Windream archiviert. Das vorhandene Archiv entsprach nicht mehr den gestiegenen Compliance-Anforderungen. Ein weiteres Problem war, dass der Zugriff auf die Personalinformationen zu wenig differenziert gesteuert werden konnte. Weiter verursachten Medienbrüche im Archivierungsprozess einen grossen Arbeitsaufwand. Mit einer neuen Archivlösung innerhalb der bestehenden SAP-Systemlandschaft sollten alle drei Problemfelder auf einmal adressiert werden.

Lösung

  • 378’000 Dokumente
  • Rechtskonforme Archivierung
  • Keine Medienbrüche mehr

Basierend auf der Archivsoftware von KGS hat Arcplace eine Lösung für die Ablage neuer HR-Dossiers in SAP und die Übernahme der bestehenden Dossiers umgesetzt. Die vorhandene Scanning-Infrastruktur (Kofax) wurde so angepasst, dass Dokumente mit ihren Metadaten über den KGS Document Router mit dem SAP-System verknüpft und ins KGS ContentServer4Storage-Archiv übernommen werden können.

KGS ZADOC erweitert dabei die standardisierte ArchiveLink®-Schnittstelle von SAP um die Fähigkeit, zusätzliche Attribute zu verarbeiten und SAP-unabhängige Zugriffe zu ermöglichen. Die vorhandenen Personaldossiers wurden in nur zwei Tagen vollständig und fehlerfrei durch Arcplace transferiert.

Resultate

  • Effiziente direkte Archivierung neu gescannter Dossiers im neuen KGS SAP-Archiv
  • Erfolgreiche Transferierung von 378’000 Dokumenten aus Windream ins neue KGS SAP-Archiv
  • Übernahme des bestehenden Berechtigungskonzeptes von SAP HCM
  • Rechtskonforme Archivierung neuer und bestehender Personaldossiers
  • Optimierte Dossier-Struktur im neuen KGS SAP Archiv
  • Direkter Zugriff auf archivierte Informationen aus SAP HCM

«Arcplace hat das rechtskonforme Personaldossier-Archiv in SAP hoch professionell umgesetzt.»

Bernd Haberhauer, HR Application Management Valora Schweiz AG

 

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