Ausgangslage

Die Profond Vorsorgeeinrichtung ist eine der grössten unabhängigen Sammelstiftungen der Schweiz mit über 57’000 Versicherten. Sie beschäftigt rund 100 Mitarbeitende an den Standorten Zürich, Crissier, Biel und St. Gallen. Bis anhin wurde die eingehende Post auf physischem Weg intern an allen Standorten individuell verteilt. Aufgrund der vermehrten Arbeit im Home-Office war der rechtzeitige Erhalt sowie die effiziente Weiterverarbeitung der Briefpost gefährdet.

Lösung

• Implementierung des Service in nur 3,5 Wochen
• Effiziente Verarbeitung von bis zu 100 Briefen täglich
• Erweiterung des Service durch Blacklist

Arcplace implementierte in nur 3,5 Wochen den Digitalen Posteingang Service «Light» für deren Standort Zürich. Die physische Post wird dabei ans Arcplace Scan & BPO Center weitergeleitet, wo sie mit einer Hochleistungs-Scan-Infrastruktur verarbeitet wird. Pro Umschlag wird ein PDF/A erstellt und die generierten Files werden täglich via SFTP Server an den Kunden übermittelt. Auf Wunsch von Profond wurde der standardisierte Service mit einer sogenannten Blacklist erweitert. Mit der Blacklist wird sämtliche Briefpost an das Personalwesen nach dem Einscannen an eine Inbox geschickt, auf welche nur eine definierte Person bei Profond Zugriff hat. Die digitalisierten Briefe werden, zusammen mit eventuell aussortierten 3D-Objekten, geordnet in Boxen verpackt und drei mal wöchentlich an Profond retourniert.

«Wir waren auf der Suche nach einem Partner, der uns schnell und pragmatisch eine ausbaubare Lösung für den Digitalen Posteingang implementieren konnte.»

Marco Immler, Leiter Innovation und Technologie, Mitglied der Geschäftsleitung bei Profond

Resultate

• Briefpost wird digital sowie standortunabhängig empfangen
• Digitalisierte Post kann schnell und einfach weiterverarbeitet werden
• Möglichkeiten für einen Weiterausbau der Lösung durch Anbindung an Buchhaltung oder Verwendung von OCR-Technologie
• Flexible Lösung, pragmatische Implementierung