35’000 Papierrechnungen pro Jahr kontieren, kontrollieren und visieren 

Die Ernst Sutter AG erhält jährlich rund 35‘000 Lieferantenrechnungen. Es wird unterschieden zwischen Rechnungen, die einen direkten Bezug, einen sogenannten Bestellbezug, zum ERP-System aufweisen – zum Beispiel bei Warenbestellungen – und solchen ohne einen derartigen Bezug zum Zeitpunkt der Bestellung, wie beispielsweise Rechnungen für Gebäudeunterhalt, Transporte oder Büromaterial. Eintreffende Rechnungen ohne Bezug zum ERP wurden in der Vergangenheit an den sieben Standorten geöffnet, mit der internen Post an die Kostenstellen-Verantwortlichen zur Kontierung und anschliessend zum Visum an die Vorgesetzten geschickt. Freigegebene Rechnungen gingen in die Buchhaltung zur Zahlung. Bei Warenrechnungen mit einem Bezug zum ERP-System wurden die Wareneingänge zuerst dort gebucht und die Rechnungen daraufhin an die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet, wo sie mit dem Wareneingang verglichen und – bei Übereinstimmung – zur Zahlung freigegeben wurden. Rechnungen waren so bis zu 14 Tage unterwegs und speziell die Vorgesetzten klagten über den massiven «Papierkrieg». Zudem konnte nur schwer nachvollzogen werden, wo sich einzelne Rechnungen innerhalb des Unternehmens befanden.

«50 % unserer Lieferantenrechnungen sind heute innerhalb von zwei Tagen verarbeitet. Früher betrug die Durchlaufzeit gut und gern zwei Wochen.»

Michael Strübi, Leiter Controlling und Mitglied der GL, Ernst Sutter AG

Kreditorenrechnungen digital erfassen und verarbeiten

Um diese Probleme anzugehen, entschied sich die Ernst Sutter AG für eine Komplettlösung von Arcplace, mit der Lieferantenrechnungen – voll eingebunden ins vorhandene SAP ERP-System – effizient elektronisch verarbeitet und rechtskonform archiviert werden können. Diese basiert auf der Software TCG DocProStar für das Scanning der Papier- und E-Mail-Rechnungen und auf Basware Alusta (P2P) für die Umsetzung des digitalen Rechnungs-Workflows. In einem ersten Schritt werden die Rechnungen mit DocProStar gescannt und anschliessend zusammen mit den extrahierten und validierten Daten an Basware Alusta für die weitgehend automatisierten elektronischen Kontierungs-, Prüfungs- und Genehmigungs-Prozesse übergeben.

Rechnungen mit Bestellbezug werden mit dem entsprechenden Bestellsystem abgeglichen und – sofern die definierten Kriterien erfüllt sind – automatisch kontiert und zur Bezahlung an das FIBU-System übergeben. Rechnungen, die keinen Bezug zum Bestellsystem aufweisen, durchlaufen einen elektronischen Prüfungs- und Genehmigungsprozess nach dem 4-Augen-Prinzip. Die zu genehmigenden Positionen werden automatisch erfasst und den zuständigen Personen per E-Mail zugestellt. Die komfortabel per Mausklick genehmigten Rechnungen werden anschliessend automatisch ans FIBU-System übergeben. Zu guter Letzt wird das Rechnungsbild inklusive Rechnungshistorie, Kontierung und Kopfdaten im windream Archiv-System rechtskonform digital gespeichert.

Resultate

Michael Strübi, Leiter Controlling und Mitglied der Geschäftsleitung der Ernst Sutter AG, zeigt sich hoch zufrieden. «50 Prozent unserer Kreditorenrechnungen sind heute innerhalb von zwei Tagen verarbeitet. Früher betrug die Durchlaufzeit gut und gern zwei Wochen.» Der Projektverantwortliche nennt weitere wichtige Verbesserungen: «Wir können Kosten heute präziser zuordnen und profitieren von mehr Kostentransparenz. Ich beobachte auch ein gestiegenes Kostenbewusstsein, weil alle Rechnungen direkt bei den Verursachern landen und von diesen genehmigt werden müssen. Mit den weitgehend automatisierten Prozessen und der rechtskonformen digitalen Archivierung vermeiden wir falsche Ablagen und Belegverluste.»

Der Projektverantwortliche unterstreicht die hohe Akzeptanz des Systems bei den Mitarbeitenden und insbesondere beim Kader. «Vorgesetzte haben früher Stunden für die Kontrolle der Papierrechnungen und das Auffinden von Rechnungsinformationen aufgewendet. Heute erhalten sie ein E-Mail pro Tag, in dem alle offenen Positionen übersichtlich aufgelistet sind und mit wenigen Mausklicks kontrolliert und genehmigt werden können.» Das Projekt wurde in nur vier Monaten und ohne Beeinträchtigung des laufenden Buchhaltungsbetriebes von den Spezialisten von Arcplace implementiert und funktioniert so gut, dass es in den kommenden Monaten in weiteren Unternehmen der Fenaco- Gruppe eingeführt werden soll.

Auf einen Blick

• Automatische End-to-end Lösung für die elektronische Verarbeitung und rechtskonforme Archivierung von Papierund E-Mail -Kreditorenrechnungen
• Bessere Zuordnung von Kosten und Vermeidung von Eingabe- und Ablagefehlern sowie Belegverlusten
• Mehr Kostentransparenz und bessere Belegkontrolle
• Gestiegenes Kostenbewusstsein bei den Mitarbeitenden durch bessere Sichtbarkeit der Rechnungen
• Markant mehr Prozesseffizienz und viel kürzere Durchlaufzeiten
• Entlastung der Buchhaltung
• Nahtlose Integration in die existierenden ERP- und Kreditoren-Systeme Verwendete Software
• TCG DocProStar (Scanning, Datenextraktion und Validierung)
• Basware Alusta (P2P) (Elektronische Kontierungs-, Prüfungs- und Genehmigungs-Prozesse)
• windream Archiv (Rechtskonforme elektronische Archivierung)