Ausgangslage

Die Hotelplan Group – eine Tochtergesellschaft des Migros-Genossenschafts-Bundes – besass zwei Archivsysteme, welche von Hotelplan mit 1’700 Usern und Interhome mit 800 Usern benutzt wurden. Die bestehenden Archive waren mit hohen und laufend steigenden Kosten sowie einem ungenügenden Service verbunden. Das Unternehmen wollte eine Lösung, die schon in der Migros-Gruppe eingesetzt wurde und gute Referenzen in der Schweiz ausweisen konnte. Kompetenz und ein schnelles Verständnis für spezielle Prozesse, welche nicht immer dem SAP Standard entsprechen, waren weitere Anforderungen an das Projekt.

Lösung

• 7.8 Mio. Dokumente migriert
• Rechtskonforme Archivierung
• Erhöhte Kosteneffizienz

Basierend auf der Archivsoftware von kgs hat Arcplace eine Lösung für die Ablage neuer und die Übernahme der bestehenden Dokumente umgesetzt. Nach der Konzeption sowie der Modularisierung der Arbeitspakete, was die Installation, Migration, VIM-Integration und Scanning-Methoden beinhaltete, wurden aus dem Testsystem zirka 1.5 Mio. und aus der produktiven Umgebung rund 6.3 Mio. Dokumente ins kgs Archiv migriert. Dabei wurden die Komponenten kgs ContentServer, kgs MigrationServer, kgs ProxyServer und kgs ScanClient eingesetzt.

Resultate

• Transferierung von 7.8 Mio Dokumenten aus dem alten Archiv ins neue kgs SAP Archiv
• Erfolgreiche Projektdurchführung mit minimalen Kosten und Zeitüberschreitungen
• Effiziente direkte Archivierung neu gescannter Dokumente
• Verbesserung der Stabilität und Skalierbarkeit
• Rechtskonforme Archivierung neuer und bestehender Dokumente
• Archivierung ohne Medienbrüche

«Die Stabilität des Archives ist sehr gut und die Updates sind relativ einfach durchführbar.»

Markus Spichtig, Director Application Development, Hotelplan Group