Johannes Egli

Digital Mailroom – Masterarbeit Johannes Egli

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">In vielen Digital Mailrooms sollen KI-Systeme Dokumente automatisch verstehen und klassifizieren. Die Realität sieht oft anders aus: Fehlklassifizierungen, ungenaue Datenextraktion und ein hoher manueller Kontrollaufwand bremsen die Effizienz der gesamten Prozesskette. Besonders für Dienstleister, die hunderte oder tausende Dokumente täglich verarbeiten, wird das zur Kostenfalle.</span></span></p>

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<p>Fachartikel</p> <h1>Dokumentklassifizierung mit RAG: Grenzen und Potenziale</h1>

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Ergebnisse aus der Arcplace-Fallstudie

<p><strong>Ergebnisse aus der Arcplace-Fallstudie</strong></p> <p>Die Masterarbeit von Johannes Egli untersucht, ob sich die automatische Dokumentklassifizierung durch generative KI-Modelle in Kombination mit Retrieval-Augmented Generation (RAG) verbessern lässt. Dazu wurde ein Prototyp entwickelt und mit echten Dokumenten aus dem Digital Mailroom von Arcplace getestet. Grundlage bildete die Design-Science-Research-Methodologie.</p> <p><strong>Zentrale Ergebnisse</strong></p> <ul> <li>Eine Standard-RAG-Anwendung mit zufälliger Wissensbasis konnte nicht mit klassischen hochspezialisierten Machine-Learning-Verfahren mithalten.</li> <li>In bestimmten Fällen, z.B. bei sehr ähnlichen Dokumenten verschiedener Krankenkassen, steigerte RAG jedoch die Klassifizierungsgenauigkeit.</li> <li>Das Potenzial von RAG liegt in den Optimierungsmöglichkeiten einzelner Komponenten und der Einbindung zukünftiger Technologien.</li> </ul> <p><strong>Technische Herausforderungen</strong></p> <ul> <li><strong>Wissensbasis:</strong> muss aktuell, kuratiert und spezifisch aufgebaut sein</li> <li><strong>Infrastruktur: </strong>benötigt Stabilität, Rechenleistung und Compliance-Sicherheit.</li> <li><strong>Integration:</strong> reibungslose Schnittstellen sind entscheidend für den Praxiseinsatz.</li> <li><strong>Transparenz: </strong>unverzichtbar, um Qualitätsschwankungen frühzeitig zu erkennen.</li> </ul> <p><strong>Fazit</strong></p> <p>RAG ist kein Ersatz für bestehende Technologien – noch nicht. Aber es zeigt, wie sich die <strong>Effizienz im Digital Mailroom gezielt steigern lässt</strong> und welche Entwicklungsschritte in Zukunft entscheidend sein werden: von der Feinjustierung einzelner Komponenten bis hin zu multimodalen Systemen.</p>

Digital Mailroom – Masterarbeit Johannes Egli

Digital Mailroom – Masterarbeit Johannes Egli

Abschnitt: Automatisierung des Kreditorenprozesses mit KI

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Schlanke Archivierung für ECC 6.0 und S/4HANA

<h3>Schlanke Archivierung für ECC 6.0 und S/4HANA</h3> <p>Zufriedene kgs- und SAP-Kunden bewältigen die tägliche Dokumentenflut nun mit neuem, schlankem Archiv</p>

Box White Paper Schlanke Archivierung für ECC 6.0 und S/4HANA Lead

<p><span class="lead-text no-break">Komplexität ist eine Begleiterscheinung der digitalen Transformation. Der SAP-Bestandskunde ist somit angehalten, jede Chance zu ergreifen, die Komplexität seiner IT zu reduzieren. Konsolidieren, Harmonisieren, Automatisieren – damit die Komplexität gesenkt und die Produktivität angehoben wird. Mit den drei kgs-Geschäftsführern Winfried Althaus, Hermann Hülsmeier und Bernhard Morell sprach Peter Färbinger, Chefredakteur des E-3 Magazins.</span></p>

White Paper: Schlanke Archivierung für ECC 6.0 und S/4HANA

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Leerschlag

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Wir beraten Sie gerne persönlich - Digitale Archivierung

<h3><span class="MaaxBold">Wir beraten Sie gerne persönlich</span></h3> <p><span class="no-break">Unsere Spezialisten beraten Sie gerne persönlich, um die für Sie optimale Lösung für eine digitale Archivierung zu finden.</span></p>

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WP Schlanke Archivierung für ECC 6.0 und S/4HANA

Bildlegende

<p><span class="bildcaption"><span class="no-break">Von ERP/ECC 6.0 und Business Suite 7 mit AnyDB nach Suite on Hana (SoH) oder S/4 mit Hana ist es für Dokumente nur ein kleiner, schlanker Schritt.</span></span></p>

Haupttitel: White Paper – Schlanke Archivierung für ECC 6.0 und S/4HANA

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Abschnitt: White Paper - Schlanke Archivierung für ECC 6.0 und S/4HANA

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Box White Paper Datenarchivierung in SAP Lead

<p><span class="lead-text no-break">Datenbanken in SAP-Systemen wachsen in der Regel sehr schnell an. Die SAP-Basis muss den Speicher ständig aufstocken und trotzdem sinkt die Performance. Um die online vorgehaltenen Daten in der Datenbank nachhaltig zu reduzieren, hilft auf Dauer nur eine Datenarchivierung.</span></p>

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Schlanke Datenarchivierung in SAP

<h3>Datenarchivierung in SAP</h3> <p>Die kgs bietet hierfür mit dem SAP-zertifizierten kgs Content Server eine ideale Archivplattform an</p>

White Paper: Datenarchivierung in SAP

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Wir beraten Sie gerne persönlich - Digitale Archivierung

<h3><span class="MaaxBold">Wir beraten Sie gerne persönlich</span></h3> <p><span class="no-break">Unsere Spezialisten beraten Sie gerne persönlich, um die für Sie optimale Lösung für eine digitale Archivierung zu finden.</span></p>

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WP Datenarchivierung in SAP

Haupttitel: White Paper – Datenarchivierung in SAP

Abschnitt: White Paper - Datenarchivierung in SAP

Abschnitt: Download Datenarchivierung in SAP

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Nuxeo Plattform

<h3>Nuxeo Content Services Plattform</h3> <p>Die wichtigsten Erkenntnisse für Unternehmen, die ihre content-zentrierten Anwendungen skalieren wollen (Englisch)</p>

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Box White Paper Lead Nuxeo Plattform

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">In diesem Dokument erfahren Sie, warum wir die Nuxeo-Plattform mit mehr als 11 Milliarden Dokumenten verglichen haben, warum wir dabei einen stufenweisen Ansatz verfolgten und was die wichtigsten Erkenntnisse für Unternehmen sind, die ihre content-zentrierten Anwendungen skalieren wollen.</span></span></p>

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White Paper: Nuxeo Content Services Plattform

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Nuxeo Plattform

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Haupttitel: White Paper – Nuxeo Content Services Plattform

Abschnitt: White Paper Nuxeo Plattform

Abschnitt: Download Nuxeo Plattform

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Welche rechtlichen Aspekte sind wichtig bei der digitalen Archivierung?

<p><span class="lead-text">Wenn auf ein digitales Archiv umgestellt wird, stellen sich auch diverse rechtliche Fragen. Wie kann beispielsweise die «Echtheit» von Dokumenten nachgewiesen werden, wenn diese nicht mehr in Papierform, sondern als theoretisch beliebig veränderbare Bits und Bytes gespeichert sind? Rechtsanwältin Doris des Arts von «THE-IT-LAWYERS» beantwortet einige oft gehörte Fragen.</span></p>

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<p>Blog</p> <h1>Rechtliche Aspekte bei der digitalen Archivierung</h1>

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Leerschlag

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Textblock 3

<h3>Wie beweist ein Unternehmen, dass es seine elektronisch archivierten Informationen bestmöglich schützt?</h3> <p>Mit einer Verfahrensdokumentation. Diese wird mit einem spezialisierten IT-Juristen erstellt und zeigt insbesondere die technischen und organisatorischen Massnahmen auf, welche zur Sicherung der Datenintegrität implementiert wurden. Sie ist essenziell im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung.</p> <h3>Das tönt nach viel Aufwand. Kann sich das ein KMU leisten?</h3> <p>Ein sicheres und gesetzeskonformes digitales Archiv ist mit einem gewissen Initialaufwand verbunden, doch dieser ist auch für ein KMU tragbar. Es existieren Standard-Softwarelösungen, mit denen – sofern korrekt konfiguriert – die gesetzlichen Anforderungen gut eingehalten werden können.</p> <p>Die einfachste und oft auch kostengünstigste Variante ist das Outsourcing der Archivierung an einen spezialisierten Schweizer Anbieter. Diese kennen die gesetzlichen Rahmenbedingungen und verfügen über die entsprechenden Zertifizierungen.</p> <h3>Was muss bei der Digitalisierung vorhandener Dokumente beachtet werden?</h3> <p>Dass das mit dem Scanning beauftragte Unternehmen zertifiziert ist, die mit dem Scanning betrauten Mitarbeitenden sorgfältig auditiert und entsprechende Geheimhaltungsvereinbarungen unterschrieben sind.<br /> Und was ist in 10 Jahren, wenn die heutige Speicher-Technologie überholt ist?</p> <p>Professionelle Archivierungslösungen bzw. Outsourcing-Anbieter führen regelmässige Lesbarkeitsprüfungen durch. Sie speichern die Informationen in langfristig stabilen Archivformaten und stellen sicher, dass diese in Zukunft bei Bedarf auf neue Datenträger migriert werden können.</p> <h3>In 3 Schritten zum gesetzeskonformen digitalen Archiv</h3> <ol> <li>Schutzbedarfsanalyse durchführen (Nicht alle Daten brauchen den gleichen Schutz)</li> <li>Zertifizierten Schweizer Outsourcing-Partner wählen</li> <li>Verfahrensdokumentation erstellen</li> </ol> <h3>Kriterien für ein gesetzeskonformes («revisionssicheres») digitales Archiv</h3> <ul> <li>Wahrheitsgetreue und systematische Erfassung</li> <li>Ordnungsmässigkeit und Vollständigkeit</li> <li>Sicherheit des gesamten Verfahrens</li> <li>Schutz vor unbefugter Kenntnisnahme, Veränderung, Verfälschung oder Verlust</li> <li>Zugriff nur für Berechtigte (inkl. Aufzeichnung der Zugriffe)</li> <li>&nbsp;Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen</li> <li>Dokumentation des Verfahrens</li> <li>Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit</li> <li>Jederzeitige Verfügbarkeit und langfristige Lesbarkeit</li> <li>Zeitgerechte, definitive Löschung</li> </ul>

Bilder rechte Spalte

<p><span class="bildcaption">Lic. iur. Doris des Arts, "THE-IT-LAWYERS", im Interview</span></p>

Interview Textblock 2

<h3>Welche gesetzlichen Grundlagen gelten bei der digitalen Archivierung?</h3> <p>Grundsätzlich sind die gesetzlichen Grundlagen für physische und digitale Archive die gleichen: das Obligationenrecht und die Geschäftsbücherverordnung. Sind Personendaten involviert, dann spielt auch das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) eine wichtige Rolle.&nbsp;</p> <h3>Worauf müssen Unternehmen bei der Umstellung auf ein elektronisches Archiv achten?</h3> <p>Dass sie eine Software-Lösung wählen, mit der die bestehenden gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden können. Das Gleiche gilt bei der Wahl eines allfälligen Outsourcingpartners für die Archivierung. Zertifizierungen und Labels bieten hier Orientierungshilfen. Zum Beispiel ISO 27001 und das Datenschutz-Gütesiegel GoodPriv@cy.</p> <h3>Welches ist der grösste Knackpunkt?</h3> <p>Auch bei einem elektronischen Archiv muss man beweisen können, dass die Dokumente mit dem zugrundeliegenden Geschäftsvorfall übereinstimmen und dass sie seit der Archivierung nicht verändert wurden. Nur so behalten sie aus rechtlicher Sicht ihren Beweiswert bei einer möglichen gerichtlichen Auseinandersetzung oder gegenüber den Behörden. Die Integritätssicherung ist der entscheidende Punkt bei der Digitalisierung.</p> <h3>Wie wird diese Integrität sichergestellt?</h3> <p>Durch technische und organisatorische Massnahmen. Früher wurden die Informationen auf WORM-Speichermedien geschrieben, die ein nachträgliches Löschen, Überschreiben und Ändern von Daten verunmöglichten. Heute braucht man aufgrund der erweiterten Datenschutzgesetzgebung mehr Flexibilität; Personendaten müssen auch in Archiven nachträglich gelöscht oder korrigiert werden können.<br /> Moderne Archivierungslösungen bieten mehrstufige Sicherheitssysteme. Diese stellen die Integrität beispielsweise durch digitale Signaturen sicher und protokollieren sämtliche Zugriffe detailliert und manipulationssicher.</p> <h3>Und die organisatorischen Massnahmen?</h3> <p>Häufig gehen Unternehmen einseitig von einer Bedrohung von aussen aus. Dabei ist die Gefahr, dass unbefugte Personen aus dem Unternehmen bzw. der Organisation versuchen, auf sensitive Informationen zuzugreifen, viel grösser. Dem kann man z.B. mit restriktiven Zugriffsrechten, einem Vier-Augen-Prinzip und einer Verschlüsselung der Daten entgegenwirken.</p>

Haupttitel: Welche rechtlichen Aspekte sind wichtig bei der digitalen Archivierung?

Lead: Welche rechtlichen Aspekte sind wichtig bei der digitalen Archivierung?

Abschnitt: Welche rechtlichen Aspekte sind wichtig bei der digitalen Archivierung?

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Aufzählungen rechte Spalte

<h3>2. Kostentreiber im Projekt</h3> <p>Vermeiden Sie die Falle des «Wunschkonzerts». Es ist grundsätzlich nicht schlecht, dass das Potenzial einer ECM Plattform ausgeschöpft werden will. Dennoch sollen aufkommende Wünsche der Mitarbeitenden an weitere Funktionalitäten und Anwendungsfälle nicht blind umgesetzt werden. Denn dies führt zu Verzögerungen im Projekt und einer Kostenexplosion. Vielmehr soll man diese Wünsche aufnehmen und für spätere Erweiterungen bewusst konservieren.</p> <p>Es ist durchaus sinnvoll, vor einem Projektstart eine breite Mitarbeiterbasis in die Ausgestaltung der Lösung zu involvieren. Danach sollte jedoch ein Projekt-Kernteam festlegen, welche Funktionalitäten wirklich essenziell sind und welche mehr ein «nice to have». Dieses Projekt-Kernteam soll dann auch die Kompetenz und Verantwortung haben, nur die wirklich wichtigen Funktionen implementieren zu lassen.</p> <h3>3. Kostentreiber im Betrieb und der Pflege</h3> <p>Im Betrieb einer ECM Lösung haben Sie viel selbst in der Hand, wenn es darum geht, die Kosten möglichst tief zu halten.</p> <p>Auf jeden Fall sollten Sie intern eine klare Ansprechperson für die Applikation bestimmen. Dieser Application Owner ist intern der erste Ansprechpartner für allfällige Änderungswünsche und organisiert die Kommunikation mit der internen Support-Organisation und dem externen Partner.</p> <p>Ohne klaren Application Owner drohen die Betriebskosten schnell aus dem Ruder zu laufen, weil ein Wildwuchs an Änderungswünschen umgesetzt wird und die Lösung folglich nicht strategisch klug weiterentwickelt werden kann.</p> <p>Danach stellt sich die Frage nach «Make or Buy». Haben Sie eine etwas grössere interne IT Organisation mit Mitarbeitenden, die sich mittels Schulungen auf der Lösung ausbilden lassen können? Dann organisieren Sie den Support eher intern.</p> <p>Möchten Sie sich nicht um den Betrieb &amp; Support kümmern und bevorzugen eine möglichst schlanke IT? Dann fragen Sie Ihren IT Partner, ob weiterführende, proaktive Service- und Support-Pakete zur Verfügung stehen.</p> <h3>Die Kosten</h3> <p>Nun kommen wir zum spannendsten Teil. Was kostet denn jetzt eigentlich eine ECM Lösung?</p> <p>Um hier überhaupt Zahlen nennen zu können, muss ich Ihnen jeweils eine Bandbreite angeben. Wie Sie sehen, können die Kosten sehr variieren. Arcplace hat sowohl Kunden, die sich im unteren Bereich der Kosten befinden, als auch solche, die sich am oberen Rand bewegen.</p> <h3>1. Kosten Software</h3> <p>Von 25'000 CHF bis 500'000 CHF pro Jahr</p> <h3>2. Kosten Projekt</h3> <p>Von 50'000 CHF bis 500'000 CHF</p> <h3>3. Kosten Betrieb</h3> <p>Von 4'800 CHF bis 180’000 CHF pro Jahr</p>

Was kostet eigentlich eine ECM Lösung?

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">In unserer Serie «Was kostet eigentlich …» haben wir uns die Enterprise Content Management Lösung (kurz ECM) genauer angeschaut. Die Kosten können hier sehr variieren.</span></span></p>

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<p>Blog</p> <h1>Was kostet eigentlich eine ECM Lösung?</h1>

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Aufzählungen linke Spalte

<p>Die Begrifflichkeiten können bei ECM etwas verwirrend sein. Von Dokumentenmanagementsystem (DMS) über digitales Archiv, Workflow-Engine, E-Dossier Lösung und ECM bis hin zu Content Service Management werden mittlerweile sehr viele Begriffe verwendet. Wir halten uns an die geläufigste Bezeichnung «ECM».</p> <p>Im Wesentlichen umfasst ECM sämtliche Strategien und Technologien zur Abwicklung von der Erfassung, Speicherung, Wiederherstellung, Verteilung, Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten und Inhalten.</p> <h3>Die Kostenblöcke einer ECM Lösung</h3> <p>Bei der Einführung einer ECM Lösung ist mit diesen drei wesentlichen Kostenblöcken zu rechnen:</p> <h3>1. Die Software</h3> <p>Da die Software auch im ECM Bereich immer öfter aus der Cloud kommt (wobei OnPremise Installationen oft noch möglich sind), wird die Lösung heutzutage kaum noch klassisch (Kauf + Wartung) lizenziert. Vielmehr ist es auch hier üblich, dass die Software gemietet (Subscription) und folglich ein jährlicher Betrag fällig wird. Üblicherweise richtet sich der Preis heutiger ECM Lösungen nach den eingesetzten Modulen, umgesetzten Anwendungsfällen und Anzahl Nutzer.</p> <h3>2. Das Implementierungsprojekt</h3> <p>Hier sprechen wir von den einmaligen Dienstleistungskosten, welche während eines Projekts für die Konfiguration und Einführung der Software entstehen.</p> <h3>3. Der Betrieb und die Pflege</h3> <p>Nachdem die Software erfolgreich eingeführt wurde, muss sichergestellt werden, dass im täglichen Betrieb alle Supportanfragen, Änderungswünsche und mögliche Fehler von entsprechenden Spezialisten bearbeitet werden können. Ausserdem sollte die Lösung mit einem sogenannten Monitoring überwacht und über den ganzen Lebenszyklus hinweg gepflegt und weiterentwickelt werden.</p> <h3>Die Kostentreiber einer ECM Lösung</h3> <p>Nachdem wir die Kostenblöcke kennen, schauen wir uns nun die Kostentreiber an. Genau wie bei einer P2P Lösung ist es auch hier enorm wichtig, die Kostentreiber vor der Evaluation einer ECM Lösung zu kennen und diese soweit wie möglich zu minimieren.</p> <h3>1. Kostentreiber bei der Software</h3> <p>Gerade im Bereich der ECM Plattformen lohnt es sich, nach einem lösungsspezifischen Pricing zu fragen (z.B. nur für HR-Dossiers, Vertragsverwaltung, elektronisches Archiv, etc.). Lizenziert man von Anfang an die ganze Plattform mit allen Ausprägungen, zahlt man möglicherweise Anwendungsfälle, die man heute noch gar nicht benötigt.</p> <p>Auch bei der Lizenzierung der Nutzer kann man Kosten sparen, indem man im Vorfeld genau analysiert, wie viele Mitarbeitende das System wie oft nutzen werden. Entsprechend kann man dann die Lizenzierung des Systems ausgestalten und zwischen Lizenzen für permanente Nutzer und sporadischen Nutzer mischen.</p>

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Haupttitel: Was kostet eigentlich eine ECM Lösung?

Lead: Was kostet eigentlich eine ECM Lösung?

Abschnitt: Was kostet eigentlich eine ECM Lösung?

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Abschnitt: Kontakt

Wir beraten Sie gerne

<h3>Wir beraten Sie gerne</h3> <p>Wir beraten Sie sehr gerne individuell und geben weitere Tipps, wie Sie die Kosten tief halten und dennoch einen hohen Gewinn für Ihr Unternehmen aus der ECM Lösung ziehen können.</p>

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ECM

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<p>Blog</p> <h1>Was kostet eigentlich ein E-Dossier System?</h1>

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<p>Wir beraten Sie sehr gerne individuell und geben weitere Tipps, wie Sie die Kosten tief halten und dennoch einen hohen Gewinn für Ihr Unternehmen aus der E-Dossier Lösung ziehen können.</p>

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<h3>Das Einführungsprojekt</h3> <p>Viele Anbieter haben bereits Erfahrung mit bestimmten E-Dossier Anwendungsfällen, wie zum Beispiel Personaldossier, Kundendossier oder Patientendossier. Das hat den kostensparenden Vorteil, dass nicht auf der grünen Wiese begonnen werden muss, sondern man auf einer gewissen Basis aufbauen kann.</p> <p>Dann ist es natürlich entscheidend, inwieweit man eine bestehende Lösung weitgehend unverändert nutzen kann. Es empfiehlt sich, in der Konzeptphase bei den Anforderungen zwischen «must have» und «nice to have» zu unterscheiden. Dabei soll darauf geachtet werden, dass Anforderungen die «must have» sind, klare Auswirkungen auf das Tagesgeschäft haben, wie zum Beispiel kürzere Reaktionszeiten bei Bewerbungen oder bei internen Anfragen.</p> <p>Eine Integration in bestehende Um-Systeme wie ERP oder eine HR-Fachapplikation kann ein weiterer Kostentreiber sein. Arcplace empfiehlt daher schon bei der Evaluation genau abzuklären, ob das E-Dossier System Standardschnittstellen in die anzubindenden Systeme mitbringt. Wenn nicht, muss der Aufwand für eine Integration geschätzt werden, was oft erst nach einer vertieften Analyse machbar ist.</p> <h3>Der Betrieb</h3> <p>Für den Betrieb empfiehlt Arcplace eine klare Ansprechperson für die Applikation zu bestimmen. Dieser Application Owner ist intern der erste Ansprechpartner für allfällige Änderungswünsche und organisiert die Kommunikation mit der internen Support-Organisation und dem externen Partner.</p> <p>Ohne Application Owner drohen die Betriebskosten schnell aus dem Ruder zu laufen, weil ein Wildwuchs an Änderungswünschen umgesetzt wird und die Lösung folglich nicht strategisch klug weiterentwickelt werden kann.</p> <p>Danach stellt sich die Frage nach «Make or Buy». Haben Sie eine etwas grössere interne IT Organisation mit Mitarbeitenden, die sich mittels Schulungen auf der Lösung ausbilden lassen können? Dann organisieren Sie den Support eher intern.</p> <p>Möchten Sie sich nicht um den Betrieb und Support kümmern und bevorzugen eine möglichst schlanke IT? Dann fragen Sie Ihren IT Partner, ob weiterführende, proaktive Service- und Support-Pakete zur Verfügung stehen.</p> <h3>Die Kosten</h3> <p>Und? Was kostet denn nun ein E-Dossier System?</p> <p>Wie immer in dieser Serie «Was kostet eigentlich…?» muss ich auch im letzten Beitrag wieder schreiben: es kommt darauf an. Die Faktoren, auf die es ankommt, haben wir uns obenstehend angeschaut.</p> <p>Nichtsdestotrotz möchte ich Ihnen eine Bandbreite mitgeben, damit Sie ein Gefühl dafür entwickeln, wohin die Reise in etwa gehen könnte.</p> <h3>1. Kosten Software</h3> <p>Von 8’000 CHF bis 50’000 CHF pro Jahr</p> <h3>2. Kosten Projekt</h3> <p>Von 10’000 CHF bis 80'000 CHF</p> <h3>3. Kosten Betrieb</h3> <p>Von 4'800 CHF bis 20’000 CHF pro Jahr</p>

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Was kostet eigentlich ein E-Dossier System?

<p><span class="lead-text">In den ersten Beiträgen aus der Serie «Was kostet eigentlich ... » ging es um ECM, Digitaler Posteingang und Scanning von Dossiers. Heute wollen wir uns die Kosten für ein E-Dossier System etwas näher anschauen.</span></p>

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<h3>Kostenblöcke eines E-Dossier Systems</h3> <h3>Die Software</h3> <p>Als Software für ein E-Dossier System dient in der Regel ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Man kann E-Dossiers auch in einer Fachapplikation oder teilweise im ERP abbilden. Jedoch bieten diese Systeme oft nicht die umfassenden Möglichkeiten zur Bearbeitung, Versionierung, Löschung und rechtkonformen Archivierung der Informationen und Dokumente wie in einem DMS.</p> <h3>Das Einführungsprojekt</h3> <p>Die Software soll die Anforderungen und Merkmale Ihres Unternehmens mit seinen Prozessen möglichst genau wiedergeben können. Deshalb ist es äusserst wichtig, die Ausgangslage und zukünftigen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu kennen und zu verstehen. Dies wird in einem gemeinsamen Workshop erarbeitet und in einem Konzept festgehalten. Danach folgt die Konfiguration und Parametrierung des E-Dossier Systems. Nicht zu unterschätzen ist ausserdem die Test-Phase, bei der ausgewählte Mitarbeitende Ihres Unternehmens testen, ob die Anforderungen wunschgemäss umgesetzt wurden. Abschliessend kann die Software, begleitet von entsprechenden Schulungen, eingeführt werden.</p> <h3>Der Betrieb</h3> <p>Die meisten E-Dossier Systeme werden heute in der Cloud betrieben. Daher müssen Sie sich grundsätzlich weniger Sorgen über den Betrieb machen als noch vor 20 Jahren. Infrastruktur und regelmässige Updates sind bereits in den Softwaregebühren inkludiert oder Sie zahlen diese einem externen Hosting-Anbieter als monatliche oder jährliche Gebühr. Was nicht wegfällt ist die Entscheidung, die Sie rund um den Support und die Anpassung an neue Anforderungen der Software beantworten müssen. Hier stellt sich dann die grundsätzliche Frage, ob man diese Themen durch die interne IT abdeckt oder lieber dem externen Spezialisten überlässt.</p> <h3>Kostentreiber eines E-Dossiers Systems</h3> <h3>Die Software</h3> <p>Cloudbasierte Software ist heute schon fast so üblich wie die E-Mail. Nur noch sehr wenige Unternehmen wollen die Lösung in-house installiert haben. Ausserdem gibt es immer mehr Lösungen ausschliesslich aus der Cloud und eine Wahl fällt dementsprechend weg. Aus dem Grund wird die Software heutzutage oft nicht mehr gekauft, sondern gemietet. Dies führt zu einer tieferen einmaligen Investition und eher zu höheren wiederkehrenden Kosten.</p> <p>Der Hauptkostentreiber ist hier meistens die Anzahl der Nutzer, die lizenziert werden müssen. Es empfiehlt sich genau zu analysieren, wer die Software intern benötigt und ob der Zugriff nur rein informativ (= lesend) oder auch bearbeitend (= schreibend) ist.</p> <p>Auch besteht bei vielen Anbietern die Möglichkeit, sogenannte «Concurrent User» zu lizenzieren. Dies bedeutet nichts anderes, als dass nicht jeder einzelne Mitarbeitende seine eigene Lizenz erhält, sondern eine Anzahl Lizenzen für mehrere (oder alle) Mitarbeitende in einem Pool zur Verfügung gestellt wird. Sobald ein Mitarbeitender eine solche «Concurrent Lizenz» jedoch nutzt, indem er oder sie auf das System zugreift, ist diese für andere Mitarbeitende gesperrt und wird erst wieder freigegeben, wenn sich diese Person aus dem System ausloggt. So muss man also weniger Nutzer lizenzieren, hat aber den Nachteil, nicht für jeden Mitarbeitenden zu jeder Zeit eine Lizenz verfügbar zu haben.</p> <p>Wir von Arcplace beraten Sie sehr gerne, um die optimale Lizenzierung für Ihr Unternehmen zu finden.</p>

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Haupttitel: Was kostet eigentlich ein E-Dossier System?

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<p>Blog</p> <h1>So gelingt die Einführung eines Dokumenten Management Systems</h1>

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<h3>3. Struktur, Zugriffsberechtigung, Aufbewahrungsfrist</h3> <p><strong>Struktur</strong><br /> Sie haben nun herausgefunden, wie viel Zeit Sie für Ihr Dokumentenmanagement aufwenden und welche Wege Ihre Dokumente in Ihrem Betrieb gehen. Zielführend für einen effizienten Dokumentenfluss ist eine einheitlich strukturierte Ablage Ihrer Dokumente. Deshalb geht es nun daran zu erkennen, anhand welcher Struktur Ihre Dokumente abgelegt und mit welchen Metadaten diese angereichert sind. Dabei wird sich rasch zeigen, ob bereits eine einheitliche Struktur die Ablage dominiert oder ob diese zuerst erarbeitet werden muss. Anhand dieser Analyse erkennen Sie, bei welchen Dokumenttypen hinsichtlich Automation Potenzial vorhanden ist. Ebenfalls wird ersichtlich, wo gewisse Dokumente zu sogenannten Dossiers gebündelt verwaltet werden können.&nbsp;</p> <p><strong>Zugriffsberechtigung</strong><br /> Je nach Dokumenttyp oder auch über ein ganzes Dossier ist es möglich, dass nicht alle Informationen von allen Mitarbeitenden eingesehen oder auch bearbeitet werden können. Mit einem DMS können Sie dies ganz einfach über sogenannte Benutzergruppen steuern. Beispiele hierfür sind:</p> <ul> <li>Medizinische Unterlagen in einem Personaldossier</li> <li>Strategische Dokumente der Geschäftsleitung</li> <li>Verträge in einem Kundendossier</li> </ul> <p><strong>Aufbewahrungsfrist</strong><br /> Je nach Dokumenttyp kann es sein, dass diese gemäss den rechtlichen Vorgaben über einen gewissen Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Danach müssen diese Dokumente gelöscht werden. Mit einem DMS und einer einheitlichen Dokumentenablage haben Sie die Aufbewahrungsfristen stets unter Kontrolle und bewegen sich so innerhalb der rechtlichen Anforderungen für die Aufbewahrung von Dokumenten.</p> <h3>4. Bestehende IT-Systeme prüfen</h3> <p>Praktisch immer wird ein DMS an bereits bestehende Kern-Systeme angebunden. Über diese Schnittstellen werden in der Regel Stammdaten ausgetauscht oder es erfolgt ein Aufruf aus dem Kern-System ins DMS. Hier ein paar Beispiele für mögliche anzubindende Systeme:</p> <ul> <li>Enterprise Resource Planing (ERP)</li> <li>Personalverwaltungssystem (HRM)</li> <li>Kundenverwaltungssystem (CRM)</li> <li>Buchhaltungssoftware</li> <li>Tool für digitales Unterzeichnen</li> </ul> <h3>5. Veränderung durch Inklusion ermöglichen</h3> <p>Wenn Sie wollen, dass die Einführung Ihres neuen DMS ein Erfolg wird, Ihr Dokumentenmanagement dazu führt, dass Sie bezüglich der Aufbewahrung von Daten/Dokumenten die rechtlichen Vorgaben erfüllen und sich Ihre Mitarbeitenden auf wichtigere Aufgaben als auf das Suchen von Papierdokumenten konzentrieren können, empfehlen wir Ihnen, die oben genannten Punkte zu beherzigen. Die Personen aus den jeweiligen Fachabteilungen können Ihnen wertvolle Inputs aus dem täglichen Betrieb hinsichtlich Struktur der Dossiers, Häufigkeit der Zugriffe und der Dokumentenflüsse geben. Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden aktiv mit ein ins Projekt und zeigen Sie den Mehrwert auf. Dies ermöglicht Ihnen, das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden für die bevorstehende Veränderung zu fördern und so möglicherweise auch Fans der neuen Lösung zu identifizieren.</p>

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So gelingt die Einführung eines Dokumenten Management Systems

<p><span class="lead-text">Ein Papierarchiv in Ihren Räumlichkeiten braucht Platz, bietet Gefahren wie Brand oder Hochwasser, braucht Zeit und kostet Geld. Ein sogenanntes Dokumenten Management System (DMS) ermöglicht Ihrem Unternehmen eine rechtskonforme, digitale und einheitliche Ablage der Dokumente. Aber auf was ist bei der Einführung eines DMS zu achten? Gerne geben wir Ihnen die wichtigsten Tipps mit auf den Weg.</span></p>

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<h3>1. Mitarbeitende und Management miteinbeziehen</h3> <p>Nachdem Sie sich entschieden haben, ein DMS in Ihrem Unternehmen einzuführen, ist der erste wichtige Schritt, dass Sie alle Verantwortlichen der diversen Abteilungen sowie das Management an einen Tisch holen. Dabei soll aufgezeigt werden, welche nachhaltigen Verbesserungen das zukünftige Arbeiten mit einem DMS mit sich bringen wird. Beispielsweise wird durch die Automatisierung von Dokumentenflüssen wertvolle Arbeitszeit eingespart. Zeit, die Ihre Mitarbeitenden für gezieltere Aufgaben oder Projekte nutzen können. Dank dieses Austauschs erfahren Sie auch, auf welche wesentlichen Punkte die unterschiedlichen Fachabteilungen Wert legen und Sie haben die Möglichkeit, die Akzeptanz für die Einführung eines DMS zu fördern sowie etwaige Ängste und Einwände früh zu beseitigen.</p> <h3>2. Erfassung der Arbeitsschritte</h3> <p>Halten Sie fest, welche Arbeitsschritte auf welche Art und Weise aktuell in Ihrem Betrieb bezüglich Ihrer Dokumente gemacht werden und für den reibungslosen Ablauf wichtig sind. Daraus können Sie ableiten, an welchen Stellen Sie ansetzen müssen, um zukünftig einen möglichst hohen Automatisierungsgrad innerhalb Ihrer Dokumentenflüsse zu erreichen. Hinterfragen Sie dabei kritisch das «Heute» und nur weil man es immer so gemacht hat, muss es nicht optimal sein.</p> <p><strong>Wichtige Kennzahlen hierfür sind zum Beispiel die Zeitaufwände für:</strong></p> <ul> <li>Postempfang / Verteilung</li> <li>Datenerfassung</li> <li>Klassifizierung / Ablage (inkl. Suche von Dokumenten und Informationen)</li> <li>Genehmigungsschritte (Anträge, Spesen, Rechnungen, Ferien etc.)</li> <li>Dokumenten- und Informationssuche</li> </ul>

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Abschnitt: So gelingt die Einführung eines Dokumenten Management Systems

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Nutzen Sie die Chancen der Digitalisierung

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Die Digitalisierung bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen, unabhängig von ihrer Grösse oder Branche. Gerne nennen wir Ihnen einige Gründe, warum es sinnvoll sein kann, Ihr Unternehmen – oder Teilbereiche davon – zu digitalisieren.</span></span></p>

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<p>Blog</p> <h1>Nutzen Sie die Chancen der Digitalisierung</h1>

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<h3>Platzersparnis und Kosteneffizienz</h3> <p>Die Digitalisierung kann dazu beitragen, Kosten zu senken, indem sie manuelle und zeitaufwändige Prozesse verringert. Durch den Einsatz digitaler Technologien können Arbeitsabläufe rationalisiert und so Personalkosten, Papierkosten und Lagerhaltungskosten reduziert werden. Zwei Beispiele:</p> <ul> <li>Das Papierarchiv hat definitiv ausgedient. Durch das Scannen physischer Dokumente können Unternehmen verschiedene Abläufe optimieren und wertvollen Büroraum einsparen. Initial Scanning Services können vor Ort in den Geschäftsräumen des Kunden oder im Scan-Center des Scanning-Partners durchgeführt werden. Beim Scanning vor Ort bleiben die Dokumente im Haus und es kann jederzeit auf die Dokumente zugegriffen werden. Das Scanning im Scan-Center erweist sich als kosteneffizienter (Transport entfällt, Scanning-Team und Infrastruktur muss nicht extra zur Verfügung gestellt werden) und es sind keine eigenen Scanning-Räume nötig.<br /> &nbsp;</li> <li>Mit einem automatisierten Vertragsmanagement und Contract Lifecycle Management (CLM) werden sämtliche Verträge elektronisch erstellt, bearbeitet und zentral abgelegt. Die einheitliche Ablage führt zu enormer Zeitersparnis und effizienter Bearbeitung, was sich auf schnellere Geschäftsabschlüsse sowie auf das Kundenerlebnis positiv auswirkt. Automatische Warnungen und Leistungsüberwachungen gewährleisten die rechtzeitige Ausführung wichtiger Prozesse und vermeiden Kosteneinbussen oder entgangene Einnahmen durch Nichteinhalten von Fristen. Die aufwändige Suche nach Informationen entfällt, Durchlaufzeiten werden verkürzt und eine physische Archivierung der Papiere wird hinfällig.</li> </ul> <h3>Stellen Sie die Weichen neu – Schritt für Schritt</h3> <p>Die oben aufgeführten Chancen sind nur einige Möglichkeiten, wie Sie Ihr Unternehmen im schnellen Wandel der Zeit auf dem neusten Stand halten können. Analysieren Sie Ihre Prozesse, finden Sie das Optimierungspotenzial in den verschiedenen Abteilungen und lassen Sie sich von Experten gut beraten – egal, in welchem Bereich Sie mit der Digitalisierung und Automatisierung beginnen wollen. Und vergessen Sie dabei nicht, Ihre Mitarbeitenden an Bord zu holen. Beziehen Sie sie aktiv mit ein ins Projekt und zeigen Sie den Mehrwert auf. Fördern Sie das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden, damit die Einführung einer automatisierten Lösung auf Begeisterung stossen kann.</p> <p>Arcplace kann Sie in den unterschiedlichsten Bereichen mit individuellen Lösungen unterstützen. Lassen Sie sich beraten – wir freuen uns auf Sie!</p>

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<h3>Effizienzsteigerung</h3> <p>Durch die Automatisierung von Prozessen können Unternehmen ihre Effizienz verbessern. Dabei umfasst die Effizienzsteigerung verschiedene Aspekte, die darauf abzielen, Arbeitsprozesse schneller, effektiver und kostengünstiger zu gestalten. Zeit und Ressourcen können eingespart und für andere wichtige Aufgaben genutzt werden. Zwei Beispiele:</p> <ul> <li>Eine elektronische Dokumentenverwaltung mittels eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ermöglicht die Verwaltung von Dokumenten in elektronischer Form. Das Suchen, Sortieren und Archivieren von Papierdokumenten entfällt und die digitalen Dokumente können leichter organisiert, durchsucht und weitergeleitet werden, was zur Steigerung der Produktivität und somit auch zu mehr Effizienz führt.<br /> &nbsp;</li> <li>Unternehmensprozesse können durch automatisierte Workflows strukturiert und standardisiert werden. Der Ablauf von Aufgaben, die Reihenfolge der Aktivitäten sowie die Zuständigkeiten und Kommunikation zwischen den beteiligten Personen oder Abteilungen werden analysiert, optimiert und definiert. Durch eine klare Definition der Aufgaben und Verantwortlichkeiten können Ressourcen effizienter genutzt und die Durchlaufzeiten von Prozessen verkürzt werden.</li> </ul> <h3>Transparenz und Nachverfolgbarkeit</h3> <p>Im Zusammenhang mit der Digitalisierung sind die Transparenz und Nachverfolgbarkeit von grosser Bedeutung. Daten, Informationen und Prozesse werden klar und leicht zugänglich für diejenigen, die darauf zugreifen müssen. Bei der Nachverfolgbarkeit werden alle Schritte, Interaktionen und Änderungen in digitalen Systemen und Prozessen protokolliert und aufgezeichnet. Dadurch können die Aktivitäten nachträglich überprüft werden, um den Verlauf oder den Ursprung von Daten, Entscheidungen oder Handlungen zu rekonstruieren. Nachverfolgbarkeit unterstützt die Transparenz und ermöglicht eine effektive Überwachung von Prozessen und Aktivitäten. Zwei Beispiele:</p> <ul> <li>Eine automatisierte Rechnungsverarbeitung hilft Unternehmen, papierbasierte Rechnungen zu eliminieren, Prozess-Transparenz zu erzielen und die Kontrolle zu verbessern. Am Ende der Verarbeitungsprozesse steht die rechtskonforme Archivierung der elektronischen Rechnungen, die in Übereinstimmung mit nationalen und internationalen Gesetzen und Vorschriften archiviert werden. Für jede Rechnung werden das Rechnungsbild (PDF), allfällige Anhänge und das sogenannte Umlaufprotokoll rechtskonform archiviert. Archivierte Rechnungen können nicht nachträglich verändert werden, jedoch von befugten Personen aufgerufen und eingesehen werden. Die Prozesskosten für die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen können signifikant gesenkt werden. Endziel ist die sogenannte Dunkelverarbeitung, bei welcher eine Rechnung dank der eingesetzten Technologie und den definierten Prüfpunkten ohne eine menschliche Interaktion verarbeitet wird.<br /> &nbsp;</li> <li>Informationen treffen in unterschiedlichsten Formen im Unternehmen ein – als papierbasierte Briefe, über Formulare von Webseiten, als E-Mails oder Daten, die auf verschiedenen Geräten eingegeben werden. Mit einem digitalen Posteingang wird eine zentrale Eingangspforte geschaffen, an der sämtliche eingehenden papierbasierten und digitalen Informationen so erfasst werden, dass sie automatisiert elektronisch im Unternehmen verteilt respektive den nachgelagerten Systemen zugespielt werden können.</li> </ul>

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Lead: Nutzen Sie die Chancen der Digitalisierung

Abschnitt: Feiern Sie Erfolge mit dem Team!

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Hohe Benutzerfreundlichkeit und Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften

<h3>Hohe Benutzerfreundlichkeit und Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften</h3> <p>Mit der von Arcplace implementierten E-Mail-Archivierungslösung konnte die Frankfurter Bankgesellschaft die bestehenden Herausforderungen elegant lösen. Die Mitarbeitenden verfügen heute über E-Mail-Postfächer mit quasi unbeschränkter Kapazität. Das Wachstum des Nachrichtenspeichers wird im Hintergrund konstant überwacht. Weil der Exchange Server nur noch die aktuellen Informationen verwalten muss, hat sich die Leistung markant verbessert.</p> <p>Die benutzerfreundliche, nahtlos in Microsoft Exchange und Microsoft Outlook integrierte Lösung erfüllt alle aktuellen Compliance-Anforderungen und bietet hohe Flexibilität: Auch sehr umfangreiche Recherchen (E-Discovery) können mit Hilfe leistungsfähiger Such- und Filtermöglichkeiten schnell und zuverlässig durchgeführt werden. Die rechtskonforme Speicherung der E-Mails erfolgt In-house auf einem Archivspeicher mit Soft-WORM-Funktionalität.</p> <p>WORM steht dabei für «write once, read many» und beschreibt Vorkehrungen, welche das Löschen, Überschreiben und Ändern von Daten auf einem Speichermedium dauerhaft verhindern. Ein besonderer Vorteil der Lösung besteht darin, dass archivierte E-Mails stets für die Mitarbeitenden in Outlook sichtbar bleiben – sie sind mit einem kleinen Symbol als archiviert gekennzeichnet und können bequem und transparent über Outlook, Outlook Web Access (OWA) oder erweiterte Web-basierte Suchfunktionen eingesehen und wenn nötig wieder hergestellt werden. Fortschrittliche Technologien wie «Single Instancing» helfen, den Speicherbedarf bei der Archivierung zu reduzieren, indem identische Daten nur einmal gespeichert werden.</p>

Stark beanspruchter Mail-Server und neue Compliance-Anforderungen

<h3>Stark beanspruchter Mail-Server und neue Compliance-Anforderungen</h3> <p>Für die zentrale Verwaltung von E-Mails, Terminen, Kontakten und Aufgaben kommt bei der Frankfurter Bankgesellschaft Microsoft Exchange zum Einsatz, am Arbeitsplatz nutzen die Mitarbeitenden Microsoft Outlook. Das Fehlen einer systematischen E-Mail-Archivierung führte in der Vergangenheit immer wieder zu Problemen. Der gesamte E-Mail-Verkehr wurde mittels der Journaling-Funktion von Microsoft Exchange aufgezeichnet.</p> <p>Diese Form genügte neu erlassenen gesetzlichen Vorschriften jedoch nicht mehr. Die Bank benötigte dringend eine neue, leistungsfähige Lösung für die E-Mail-Archivierung. Als wichtigste Anforderungen an die Lösung wurden definiert:</p> <ul> <li>Entlastung des E-Mail-Systems durch systematische Archivierung</li> <li>Vollautomatische Archivierung ohne User-Interaktion</li> <li>Verarbeitung proprietärer PST-Dateien (PST-Dateien sind die Container-Dateien von Outlook, in denen Aufgaben, Notizen, E-Mails und der Kalender gespeichert werden)</li> <li>Vollumfängliche Erfüllung der neuen ComplianceAnforderungen</li> </ul>

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Der E-Mail-Server der Frankfurter Bankgesellschaft wurde in der Vergangenheit aufgrund grosser und steigender Datenmenge immer wieder stark beansprucht. Die Performance des E-Mail-Systems war nicht optimal, zudem sah sich das traditionsreiche Bankhaus mit neuen rechtlichen Vorschriften der Finanzmarktaufsicht (FINMA) bezüglich der Aufbewahrung elektronischer Korrespondenz konfrontiert. Beide Herausforderungen konnten mit einer fortschrittlichen E-Mail-Archivierungslösung von Arcplace gelöst werden.</span></span></p>

Wir beraten Sie gerne persönlich

<h3>Wir beraten Sie gerne persönlich</h3> <p><span class="no-break">Möchten Sie mehr über unser universales Archivierungsangebot erfahren? Bitte kontaktieren Sie uns.</span></p>

Auf einen Blick

<h3>Auf einen Blick</h3> <ul> <li>Nahtlos in Microsoft Exchange und Microsoft Outlook integrierte E-Mail-Archivierungslösung</li> <li>Vollautomatische Archivierung ohne Endbenutzer-Interaktion nach flexibel konfigurierbaren Regeln</li> <li>Archivierte E-Mails bleiben für den Endbenutzer sichtbar und können per Mausklick geöffnet werden</li> <li>Verkürzte Backup- und Wiederherstellungszeiten</li> <li>Reduktion von Speicherbedarf und Speicherkosten auf dem E-Mail-System</li> <li>Umfassende Suchfunktionen (E-Discovery) im Bereich Compliance garantiert Transparenz und Kontrolle</li> <li>Garantierte Einhaltung der betrieblichen und gesetzlichen Compliance-Vorschriften</li> </ul>

Archivierungslösung auf der Basis von «Symantec Enterprise Vault»

<h3>Archivierungslösung auf der Basis von «Symantec Enterprise Vault»</h3> <p>Fündig wurde das traditionsreiche Bankhaus bei der Arcplace AG. Die Zürcher Spezialisten für digitale Archivierung konzipierten und implementierten eine benutzerfreundliche E-Mail-Archivierungslösung auf der Basis von «Symantec Enterprise Vault». Mit dieser branchenführenden Datenarchivierungs-Software können Unternehmensdaten vollautomatisch aus E-Mail-Systemen, PST-Dateien, File- und Microsoft SharePoint-Systemen sowie Instant Messaging-Applikationen zusammengeführt und systematisch archiviert werden. Entsprechend den festgelegten Regeln werden die einzelnen E-Mails mit ihren Anlagen automatisch aus dem Exchange Postfach ausgelagert und revisionssicher archiviert.</p>

Grenzüberschreitendes Private Banking und Wealth Management

<h3>Grenzüberschreitendes Private Banking und Wealth Management</h3> <p>Die Frankfurter Bankgesellschaft ist eine Privatbank mit Hauptsitz in Zürich und einer Tochtergesellschaft mit Sitz in Frankfurt am Main. Als Tochter einer der grössten Finanzgruppen der Welt, der deutschen Sparkassen-Finanzgruppe, bietet die Bank Kunden aus Deutschland und der Schweiz ein umfassendes Leistungsangebot mit den Schwerpunkten Private Banking und Wealth Management. Die Spezialisten der Frankfurter Bankgesellschaft kennen Risiken und Chancen der globalen Kapitalmärkte, die steuerlichen und juristischen Rahmenbedingungen der Zielmärkte und verfügen über langjährige Erfahrung in der Betreuung mittelständischer Familienunternehmen. Die grenzüberschreitende Bankengruppe verwaltet rund 9 Milliarden Schweizer Franken Vermögen und beschäftigt gegen 140 Mitarbeitende.</p> <h3>«Die Ziele bezüglich System-Entlastung und Einhaltung der Compliance-Anforderungen wurden vollumfänglich erreicht. Das Team von Arcplace hat die Lösung hoch professionell konzipiert und implementiert – wir sind sehr zufrieden.»</h3> <p>Oliver Hitz – System Administrator Frankfurter Bankgesellschaft Schweiz</p>

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Haupttitel Case Study

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<p>Case Study</p> <h1>Frankfurter Bankgesellschaft erfüllt Compliance-Anforderungen mit neuer Archivierungslösung</h1>

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Abschnitt Leadtext

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Abschnitt: Ausgangslage

Abschnitt: Lösung

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Abschnitt: Resultate

Abschnitt: Download und Kontakt

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<h3>Wir beraten Sie gerne persönlich</h3> <p><span class="no-break">Möchten Sie mehr über unsere SAP Archivierungslösungen erfahren? Dann kontaktieren Sie uns.</span></p>

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Ausgangslage

<h3>Ausgangslage</h3> <p>Die Valora Gruppe hatte ihre Personaldossiers mit der Archiv-Technologie Windream archiviert. Das vorhandene Archiv entsprach nicht mehr den gestiegenen Compliance-Anforderungen. Ein weiteres Problem war, dass der Zugriff auf die Personalinformationen zu wenig differenziert gesteuert werden konnte. Weiter verursachten Medienbrüche im Archivierungsprozess einen grossen Arbeitsaufwand. Mit einer neuen Archivlösung innerhalb der bestehenden SAP-Systemlandschaft sollten alle drei Problemfelder auf einmal adressiert werden.</p>

Lösung

<h3>Lösung</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">378’000 Dokumente</span></li> <li><span class="MaaxBold">Rechtskonforme Archivierung</span></li> <li><span class="MaaxBold">Keine Medienbrüche mehr</span></li> </ul> <p>Basierend auf der Archivsoftware von KGS hat Arcplace eine Lösung für die Ablage neuer HR-Dossiers in SAP und die Übernahme der bestehenden Dossiers umgesetzt. Die vorhandene Scanning-Infrastruktur (Kofax) wurde so angepasst, dass Dokumente mit ihren Metadaten über den KGS Document Router mit dem SAP-System verknüpft und ins KGS ContentServer4Storage-Archiv übernommen werden können.</p> <p>KGS ZADOC erweitert dabei die standardisierte ArchiveLink®-Schnittstelle von SAP um die Fähigkeit, zusätzliche Attribute zu verarbeiten und SAP-unabhängige Zugriffe zu ermöglichen. Die vorhandenen Personaldossiers wurden in nur zwei Tagen vollständig und fehlerfrei durch Arcplace transferiert.</p>

Resultate

<h3>Resultate</h3> <ul> <li>Effiziente direkte Archivierung neu gescannter Dossiers im neuen KGS SAP-Archiv</li> <li>Erfolgreiche Transferierung von 378’000 Dokumenten aus Windream ins neue KGS SAP-Archiv</li> <li>Übernahme des bestehenden Berechtigungskonzeptes von SAP HCM</li> <li>Rechtskonforme Archivierung neuer und bestehender Personaldossiers</li> <li>Optimierte Dossier-Struktur im neuen KGS SAP Archiv</li> <li>Direkter Zugriff auf archivierte Informationen aus SAP HCM</li> </ul> <h3>«Arcplace hat das rechtskonforme Personaldossier-Archiv in SAP hoch professionell umgesetzt.»</h3> <p><span class="bildcaption">Bernd Haberhauer, HR Application Management Valora Schweiz AG</span></p>

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Haupttitel Case Study

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<p>Case Study</p> <h1>Mehr Archivierungs-Convenience für Valora</h1>

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Abschnitt Leadtext

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Die Valora Gruppe ist eine führende Convenience- und Food-Service-Anbieterin mit rund 2‘800 Verkaufsstellen an Hochfrequenzlagen in der DACH-Region und den Niederlanden. In ihren Retail-Formaten vertreibt sie ein stetig wachsendes Angebot an digitalen Services. Ebenso betreibt Valora eine der weltweit führenden Produktionen von Laugenbackwaren. Das Unternehmen stand vor der Herausforderung, ein rechtskonformes Archiv für seine Personaldossiers in SAP aufzubauen und fast 400’000 bestehende Dokumente zu transferieren.</span></span></p>

Abschnitt: Lösung, Resultate

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<h3>Wir beraten Sie gerne persönlich</h3> <p><span class="no-break">Möchten Sie mehr über unsere SAP Archivierungslösungen erfahren? Dann kontaktieren Sie uns.</span></p>

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Ausgangslage

<h3>Ausgangslage</h3> <p>Die Hotelplan Group – eine Tochtergesellschaft des Migros-Genossenschafts-Bundes – besass zwei Archivsysteme, welche von Hotelplan mit 1’700 Usern und Interhome mit 800 Usern benutzt wurden. Die bestehenden Archive waren mit hohen und laufend steigenden Kosten sowie einem ungenügenden Service verbunden. Das Unternehmen wollte eine Lösung, die schon in der Migros-Gruppe eingesetzt wurde und gute Referenzen in der Schweiz ausweisen konnte. Kompetenz und ein schnelles Verständnis für spezielle Prozesse, welche nicht immer dem SAP Standard entsprechen, waren weitere Anforderungen an das Projekt.</p>

Lösung

<h3>Lösung</h3> <ul> <li><span class="MaaxBold">7.8 Mio. Dokumente migriert</span></li> <li><span class="MaaxBold">Rechtskonforme Archivierung</span></li> <li><span class="MaaxBold">Erhöhte Kosteneffizienz</span></li> </ul> <p>Basierend auf der Archivsoftware von kgs hat Arcplace eine Lösung für die Ablage neuer und die Übernahme der bestehenden Dokumente umgesetzt. Nach der Konzeption sowie der Modularisierung der Arbeitspakete, was die Installation, Migration, VIM-Integration und Scanning-Methoden beinhaltete, wurden aus dem Testsystem zirka 1.5 Mio. und aus der produktiven Umgebung rund 6.3 Mio. Dokumente ins kgs Archiv migriert. Dabei wurden die Komponenten kgs ContentServer, kgs MigrationServer, kgs ProxyServer und kgs ScanClient eingesetzt.</p>

Resultate

<h3>Resultate</h3> <ul> <li>Transferierung von 7.8 Mio Dokumenten aus dem alten Archiv ins neue kgs SAP Archiv</li> <li>Erfolgreiche Projektdurchführung mit minimalen Kosten und Zeitüberschreitungen</li> <li>Effiziente direkte Archivierung neu gescannter Dokumente</li> <li>Verbesserung der Stabilität und Skalierbarkeit</li> <li>Rechtskonforme Archivierung neuer und bestehender Dokumente</li> <li>Archivierung ohne Medienbrüche</li> </ul> <h3>«Die Stabilität des Archives ist sehr gut und die Updates sind relativ einfach durchführbar.»</h3> <p><span class="bildcaption">Markus Spichtig, Director Application Development, Hotelplan Group</span></p>

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Die bestehenden Archive der Hotelplan Group, welche von Hotelplan und der Tochterfirma Interhome genutzt wurden, sollten durch ein umfassendes, kosteneffizientes und rechtskonformes SAP Archiv abgelöst und rund 7.8 Millionen Dokumente ins neue Archiv transferiert werden.</span></span></p>

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<p>Case Study</p> <h1>Umfassendes und kosteneffizientes SAP Archiv für Hotelplan</h1>

Abschnitt Leadtext

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Abschnitt: Lösung, Resultate

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Ausgangslage

<p>Bei Jungheinrich wurden neue Verträge nach Vertragsabschluss als PDF an die Buchhaltung geschickt, wo sie geprüft und dazugehörige Informationen in einem Excel-File notiert wurden. Der Originalvertrag wurde physisch in einem Ordner abgelegt. Das Fehlen einer zentralen, digitalen Ablage erschwerte die Suche nach Informationen und das Papierarchiv kostete Platz und Geld. Um den zeit- und kostenaufwändigen Prozess im Vertragsmanagement zu verbessern, hat sich das Unternehmen an Arcplace gewandt.</p>

Lösung

<ul> <li><strong>Effizienzgewinne beim Suchen von Informationen</strong></li> <li><strong>Zentrale Dokumentenablage in einheitlicher Qualität</strong></li> <li><strong>Entlastung interner Stellen</strong></li> </ul> <p>Die implementierte ECM-Lösung basiert auf der führenden Plattform OnBase von Hyland und ermöglicht eine hocheffiziente elektronische Verwaltung der Vertragsdokumente. Neue Verträge werden direkt vom Vertragsverantwortlichen in den von Jungheinrich vordefinierten Vertragskategorien erfasst, wobei alle dazugehörigen Dokumente und Informationen zugeteilt werden können. Die Lösung ist komplett webbasiert und bietet berechtigten Personen jederzeit einen ortsunabhängigen Zugriff auf die Unterlagen, was die Suche nach Informationen erleichtert und beschleunigt. Erfasste Verträge werden automatisch archiviert und eine physische Ablage der Papiere wird hinfällig. Die flexible und skalierbare Plattformlösung OnBase kann künftig unternehmensweit für weitere Use-Cases ausgebaut und eingesetzt werden.</p>

Resultate

<ul> <li>Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf Belege für Franchisepartner und Treuhänder</li> <li>Verkürzte Durchlaufzeiten durch automatische Freigabe-Workflows</li> <li>Markante Papier- und Zeiteinsparung</li> <li>Einfaches und schnelles Auffinden von Belegen dank einfacher Suche</li> <li>Rechtskonforme Archivierung</li> <li>Vollständige Verlaufshistorie und Protokollierung aller Belege</li> </ul> <h3>«Wir wollten kein Papier mehr haben und nicht stundenlang nach Informationen suchen.»</h3> <p><span class="bildcaption">Marcello Leuci, Leiter Informatik, Jungheinrich AG</span></p>

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Haupttitel Case Study

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<p>Case Study</p> <h1>Digitales Vertragsmanagement – damit stapelt Jungheinrich kein Papier mehr</h1>

Box Lead

<p><span class="lead-text">Dem Marktleader auf dem Gebiet der Intralogistik fehlte ein digitales Vertragsmanagement. Arcplace implementierte eine Lösung, durch welche die Jungheinrich AG viel Zeit und Platz gewinnt. Sämtliche Verträge werden elektronisch über eine Enterprise-Content-Management-Plattform (ECM) erstellt, bearbeitet und zentral abgelegt. Die aufwändige Suche nach Informationen entfällt, Durchlaufzeiten werden verkürzt und eine physische Archivierung der Papiere wird hinfällig.</span></p>

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Abschnitt: Lösung, Resultate

Abschnitt: Download und Kontakt

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«Die Lösung mit OnBase erfüllt unser Pflichtenheft und war als CloudService mit minimalem RessourcenEinsatz unsererseits umsetzbar.»

<p>Vanessa Walliser, Projektverantwortliche Coop Mineraloel AG</p>

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Resultate

<ul> <li>Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf Belege für Franchisepartner und Treuhänder</li> <li>Verkürzte Durchlaufzeiten durch automatische Freigabe-Workflows</li> <li>Markante Papier- und Zeiteinsparung</li> <li>Einfaches und schnelles Auffinden von Belegen dank einfacher Suche</li> <li>Rechtskonforme Archivierung</li> <li>Vollständige Verlaufshistorie und Protokollierung aller Belege</li> </ul>

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<p>Case Study</p> <h1>Arcplace digitalisiert den Rechnungsversand bei der Coop Mineraloel AG</h1>

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<p><span class="no-break">Möchten Sie mehr über unsere Lösungen erfahren? Dann kontaktieren Sie uns.</span></p>

Lösung

<ul> <li><span class="MaaxBold">Komplett digitalisierte Beleg-Prozesse</span></li> <li><span class="MaaxBold">Von Arcplace gemanagte Cloud-Lösung</span></li> <li><span class="MaaxBold">Rechtskonforme Speicherung sämtlicher Belege</span></li> </ul> <p>Über eine in einem Schweizer Rechenzentrum gehostete Cloud-Dokumenten-Plattform – basierend auf der ECM-Standardsoftware OnBase von Hyland – wird das Belegwesen nun vollständig elektronisch abgewickelt. Die Belege werden täglich als PDFs direkt aus SAP übernommen und revisionssicher (unveränderbar) zur Verfügung gestellt. Weiter wurden umfangreiche Funktionalitäten und Workflows implementiert, um die Freigabeprozesse zu automatisieren.</p>

Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Die Coop Mineraloel AG hat mit Unterstützung von Arcplace die Rechnungs- und Gutschriften-Prozesse für die über 320 Coop Pronto Franchisepartner digitalisiert. Herzstück der Lösung bildet eine Cloud-Dokumenten-Plattform, über welche einfach auf die Belege zugegriffen werden kann. Dank automatisierten Freigabe-Workflows konnten die Prozessdurchlaufzeiten markant reduziert werden.</span></span></p>

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Haupttitel Case Study

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Abschnitt: Ausgangslage

Ausgangslage

<p>Die Coop Mineraloel AG (CMA) hat in der Vergangenheit täglich tausende Blätter von Papier-Rechnungen und -Gutschriften für die über 320 Coop Pronto Franchisepartner gedruckt, verpackt, frankiert und verschickt. Anhand der Papierdokumente kontrollierten die Partner unter anderem ihre Bestellungen. Anschliessend wurden die Rechnungen und Belege in einem Ordner abgelegt, welcher Ende Monat an ein Treuhandunternehmen für die Erledigung der Buchhaltung geschickt wurde. Die papiergestützten Prozesse waren für alle Beteiligten zeit- und ressourcenintensiv</p>

Abschnitt: Lösung, Resultate

Abschnitt: Testimonial

Abschnitt: Download und Kontakt

Bild Burkhalter

Burkhalter Gruppe – führende ElektrotechnikGesamtanbieterin

<p>Die Burkhalter Gruppe ist mit rund 3’000 Mitarbeitenden die führende unabhängige Schweizer Gesamtanbieterin von Elektrotechnik am Bauwerk. Das Burkhalter-Netzwerk umfasst 45 weitgehend autonome Gesellschaften an 99 Standorten in allen vier Landesteilen. Die Burkhalter Gruppe bietet ein umfassendes Dienstleistungsportfolio, das sämtliche Elektrotechnik-Leistungen für Industrie-, Gewerbeund Wohnbauten umfasst. Von Stark- und Schwachstrom-Installationen über Telekommunikations- und Informatik-Netzwerken über Sicherheitstechnologie bis hin zu KNX-Bustechnik- und Gebäudeautomations-Gesamtlösungen. Die IT-Dienstleistungen innerhalb der Gruppe werden zentral durch das eigene IT-Team der Burkhalter Management AG erbracht.</p> <h3>«Die elektronischen Dossiers führen zu messbar effizienteren Prozessen in der Personaladministration.»</h3> <p><span class="bildcaption">Susanne Fischer, IT-Spezialistin, Burkhalter Management AG</span></p>

Leerschlag

&nbsp;

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Auf einen Blick

<h3>Auf einen Blick</h3> <ul> <li>Komplett-Lösung für die elektronische Verarbeitung und revisionssichere Archivierung von Personaldossiers</li> <li>Funktionale Erweiterung mit Prozessen rund um die Wochenrapporte, Absenzenbewilligung und Lohnabrechnung</li> <li>Schnelleres Auffinden von Informationen über Volltextsuche</li> <li>Orts- sowie zeitunabhängiger Zugriff auf Personalinformationen</li> <li>Einhaltung von Datenschutzrichtlinien durch Zugriffsrechte</li> <li>Erfüllen von Compliance-Anforderungen durch Protokollierung aller Einblicke und Änderungen</li> <li>Automatische Übernahme von Informationen und Dokumenten aus Drittapplikationen (HR-System und Lohnbuchhaltung)</li> <li>Einfache Integration von Dokumenten in Office-Applikationen</li> <li>Grosse Platzeinsparungen im Archiv</li> </ul>

Die Lösung

<h3>Lösung</h3> <p>Die Lösung von Arcplace enthält als zentrale Komponenten das DMS-System Kendox InfoShare, welches die Burkhalter Gruppe bereits erfolgreich für die elektronische Rechnungsarchivierung einsetzt. Die in Papierform vorliegenden und in Hängeregistern aufbewahrten Personaldossiers wurden intern durch Mitarbeitende gescannt und anschliessend an Kendox InfoShare übergeben. Die ursprüngliche Gliederung der Dossiers in Vertragswesen, Personalentwicklung, Kommunikation, Versicherungs- und Fall-Management, Arbeitsmittel und Lohnwesen wurde in den digitalen Dossiers beibehalten. Susanne Fischer, bei der Burkhalter Management AG verantwortlich für das&nbsp;Projekt, ergänzt: «Der grösste Aufwand bestand darin, die Papierdossiers systematisch zu sichten und die einzelnen Dokumente den definierten Kategorien zuzuordnen.» Die Lösung wurde von Arcplace so konfiguriert, dass Personal-Stammdaten direkt aus dem bei Burkhalter eingesetzten HR-Management-System Xpert.HRM bezogen werden können. Die Lösung wurde zudem nahtlos in die bestehende OfficeUmgebung integriert. Korrespondenz in E-Mails kann direkt aus Outlook heraus ins Personaldossier übernommen werden. Word-, Excel- und PDF-Dateien werden mit wenigen Mausklicks in die elektronischen Personaldossiers eingefügt.</p>

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<p>Case Study</p> <h1>Burkhalter Gruppe – voll auf Draht bei der Digitalisierung</h1>

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Box Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Durch die Einführung einer elektronischen Kreditorenrechnungsverarbeitung hat die Burkhalter Gruppe grosse Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen erzielt. In einem zweiten Schritt hat die führende Schweizer Elektrotechnik-Gruppe bei den Personaldossiers auf eine vollständig digitale Verwaltung umgestellt. Gemeinsam mit Arcplace wurde eine umfassende Lösung für die elektronische Bearbeitung und revisionssichere Archivierung der bisher papiergestützten Personaldossiers umgesetzt.</span></span></p>

Die Ausgangslage

<h3>Ausgangslage</h3> <p>Im Jahr 2013 hat die Burkhalter Gruppe – unterstützt von Arcplace – bei der Kreditorenrechnungsverarbeitung erfolgreich auf die automatisierte Rechnungsverarbeitung umgestellt. Die erzielten, markanten Verbesserungen und Kosteneinsparungen gaben den Ausschlag für das Projekt «Elektronische Personaldossiers». Angestrebt wurde eine Lösung, die auf der vorhandenen technischen Infrastruktur aufbaut und eine rein digitale Bearbeitung und Speicherung der Personaldossiers ermöglicht. Die Projektziele wurden wie folgt definiert:</p> <ul> <li>Einfachere Abläufe mit weniger «Papierkrieg»</li> <li>Schnelleres und einfacheres Auffinden von Informationen</li> <li>Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Informationen</li> <li>Einhaltung von Datenschutzrichtlinien (Zugriffsrechte)</li> <li>Hohe Datensicherheit und rechtskonforme Archivierung</li> <li>Markante Platzeinsparungen im Archiv</li> </ul> <p>Für die Umsetzung wurde – aufgrund der guten Erfahrungen mit den vorangehenden Projekten – erneut Arcplace als Partner gewählt.</p>

«Die Mitarbeitenden freuen sich auch über die grossen Platzeinsparungen durch den Wegfall der sperrigen Archivschränke.»

<p><span class="bildcaption">Susanne Fischer, IT-Spezialistin, Burkhalter Management AG</span></p>

Wir beraten Sie gerne persönlich

<p><span class="no-break">Möchten Sie mehr über unsere Lösungen erfahren? Dann kontaktieren Sie uns.</span></p>

Die Resultate

<h3>Resultate</h3> <p>Die Burkhalter Gruppe ist sehr zufrieden mit dem Ablauf des Projektes und den erzielten Resultaten. IT-Spezialistin Susanne Fischer: «Die elektronischen Dossiers führen zu messbar effizienteren Prozessen in der Personaladministration. Informationen werden über die Volltextsuche von Kendox sehr schnell aufgefunden. Autorisierte Benutzer greifen heute ortsund zeitunabhängig über verschiedene Endgeräte auf Personalinformationen zu. Die entsprechenden Zugriffsberechtigungen lassen sich präzise in Kendox definieren.» Die Lösung von Arcplace umfasst auch eine Archivierung, die strenge Compliance-Anforderungen erfüllt, da Einblicke und Änderungen lückenlos protokolliert werden.</p> <p>Susanne Fischer betont auch den Benutzerkomfort. «Der von Arcplace implementierte «Single-Sign-On» erhöht den Komfort, da alle Funktionen von Kendox nach dem Login ins unternehmensweite IT-System sofort zur Verfügung stehen. Die leistungsfähigen Suchfunktionen und die einfache Drag &amp; Drop-Bedienung werden sehr geschätzt. Und natürlich freuen sich die Mitarbeitenden über die grossen Platzeinsparungen durch den Wegfall der sperrigen Archivschränke.» Kendox InfoShare kann einfach erweitert werden. Zusätzlich zu den bereits eingesetzten elektronischen Personaldossiers, hat Burkhalter entschieden, den Funktionsumfang von Kendox zu erweitern. Teilprozesse für das Bewilligen von Absenzen oder die Einsicht in Wochenrapporte oder Lohnabrechnungen sind nun ebenfalls bald in Kendox abgebildet und stehen so den involvierten Stellen und Mitarbeitenden komfortabel zur Verfügung.</p>

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Haupttitel Case Study

Abschnitt: Ausgangslage

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Abschnitt: Lösung

Abschnitt: Resultate

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Abschnitt: Download und Kontakt

Text Über Arcplace

<h3>Arcplace AG</h3> <p><span class="no-break">Das Schweizer Unternehmen Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister, der Organisationen bei der Digitalisierung und Automatisierung von dokumentenbezogenen Prozessen sowie bei der elektronischen Archivierung unterstützt.</span></p> <p><span class="no-break">Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace ist ein privates und unabhängiges Unternehmen mit einem professionellen Team von über 100 Mitarbeitenden.</span></p> <p><span class="no-break">Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</span></p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <a href="mailto:sales@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">sales@arcplace.ch</a></p>

Box Text Universale Archivierung: Neue cloudbasierte Archivierungslösungen von Arcplace

<p><br /> In den letzten zehn Jahren hat sich der Archivierungssektor aufgrund der digitalen Transformation stark weiterentwickelt. Dieser Wandel hat dazu geführt, dass die Archivierung heute überwiegend digital erfolgt, was den Zugriff vereinfacht und gleichzeitig die Sicherheit erhöht. Darüber hinaus stehen Unternehmen heute vor der Aufgabe, nicht nur Dokumente, sondern auch Multimedia-Inhalte und Daten aus unterschiedlichen Quellen rechtskonform speichern zu müssen. Immer mehr Firmen erkennen den Wert von Daten (Digital Assets), die mit Hilfe von Data Analytics und Business Intelligence laufend besser nutzbar gemacht werden können.</p> <h3>Cloudbasierte Archivierung bietet grosse Vorteile</h3> <p>Die universale Archivierung wird über die leistungsfähige Arcplace Swiss Cloud, Public- oder für eine Private-Cloud bereitgestellt. In allen Fällen profitieren Kundinnen und Kunden von den gleichen Vorteilen:</p> <ul> <li> <h3>Bessere zugängliche Daten, mehr Sicherheit und weniger Aufwand</h3> Die zentralisierte Speicherung und moderne Schnittstellen ermöglichen einen schnellen und einfachen Zugriff auf alle Arten von Inhalten und verbessern so die Datenzugänglichkeit. Da nur noch ein Repository verwaltet werden muss, können Zeit und Ressourcen eingespart werden. Einheitliche Sicherheitsprotokolle gewährleisten einen konsistenten Schutz für alle archivierten Unternehmensinformationen.</li> <li> <h3>Einfache Migration von Legacy-Archiven</h3> Alte Archivsysteme können mit Universal Archiving von Arcplace einfach und zuverlässig ins Cloud-Zeitalter migriert werden. Die mit Altsystemen verbundenen hohen Wartungskosten und das Risiko von Datenverlusten oder -beschädigungen werden minimiert. In der Cloud können die Daten für Data-Mining-Anwendungen zusätzlich genutzt werden. Modernste Cloud-Technologien verbessern Leistung, Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit.</li> <li> <h3>Speicherung von Daten aus nicht mehr genutzten Anwendungen</h3> <p>Universal Archiving ermöglicht die sichere und rechtskonforme Aufbewahrung von Daten aus Anwendungen, welche abgelöst und somit nicht im vollen Umfang aktiv genutzt werden, jedoch aus rechtlichen Gründen weiterhin vorgehalten werden müssen. Alte Applikationen müssen daher nicht mehr aufwändig betrieben und unterhalten werden, was die Komplexität und die Kosten reduziert.</p> </li> <li> <h3>Zentrales Retention Management – Löschen von Daten</h3> <p>Universal Archiving ermöglicht das kontrollierte und rechtskonforme Löschen von Daten, beziehungsweise das Aussetzen der Retention Policy bei allfälligen Rechtsfällen («legal hold»).</p> </li> <li> <h3>Gezielte Recherche bezüglich des Datenschutzes und etwaiges Schwärzen/Löschen</h3> <p>Universal Archiving ermöglicht es, die Datenbestände gezielt zu durchsuchen. Dabei können auch Fotos und Film-Sequenzen eingeschlossen werden. Je nach File-Typ besteht die Möglichkeit der Schwärzung oder des gezielten Löschens, um die Anforderungen des Datenschutzgesetzes umzusetzen.</p> </li> <li> <h3>Integration in bestehende&nbsp;IT-Landschaft</h3> <p>Universal Archiving stellt ebenfalls den Zugriff über API (API-First Ansatz) für die Integration in bestehende Applikationen oder Prozess-Management Plattformen zur Verfügung und ermöglicht dadurch eine Erhöhung des Automatisierungsgrades.</p> </li> </ul> <h3>Eine zukunftsgerichtete Dienstleistung in bester Arcplace-Tradition</h3> <p>Laut Arcplace-Gründer und CEO Robbert Spierings stellt die neue Dienstleistung eine logische Erweiterung des Arcplace Angebotsportfolios dar: «Mit der Lösung Universal Archiving übernehmen wir den Grundgedanken von Arcplace – unser Engagement für die effiziente und sichere Archivierung von Unternehmensinformationen, das 2006 mit Services für die E-Mail-Archivierung begann. Mit der neuen Lösung tragen wir den veränderten Bedürfnissen unserer Kundinnen und Kunden Rechnung und ermöglichen ihnen, von den neuesten Fortschritten in der Cloud-Technologie zu profitieren.»</p> <p>Mehr Informationen gibt es unter <a href="t3://page?uid=439">https://www.arcplace.ch/loesungen/universale-archivierung</a>.</p>

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Bild Universal Archiving

31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

Box Lead Universale Archivierung: Neue cloudbasierte Archivierungslösungen von Arcplace

<p>04. März 2024</p> <h1><span class="no-break">Universale Archivierung: Neue cloudbasierte Archivierungslösungen</span></h1> <p><span class="lead-text"><span class="no-break"><span class="MaaxItalic">Arcplace, einer der führenden Schweizer Anbieter von Dokumentenmanagement- und Archivierungslösungen, lanciert mit «Universal Archiving» ein für die Cloud optimiertes Archivierungsangebot. Durch den Einsatz modernster Technologien verbessert die Lösung die Zugänglichkeit, Skalierbarkeit und Sicherheit bei der digitalen Archivierung markant. Die neuen Lösungen eignen sich für mittlere bis grosse Unternehmen, die strukturierte und unstrukturierte Daten aus unterschiedlichen Quellen rechtskonform archivieren und effizient verwenden wollen.</span></span></span></p>

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Abschnitt Lead: Universale Archivierung: Neue cloudbasierte Archivierungslösungen von Arcplace

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Abschnitt: Bild

Abschnitt: Text Universale Archivierung

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Abschnitt: Über Arcplace

Neues DSG - Wie dürfen Unternehmen vorhandene Daten verwenden

<h3>Neues DSG</h3> <p>Wie dürfen Unternehmen vorhandene Daten verwenden?</p>

Download Neues DSG - Wie dürfen Unternehmen vorhandene Daten verwenden

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "280220f4-a1f9-41d1-bff0-ec3695dc10d5" }); </script> </div> </div> </section>

Neues DSG Verwendung von Daten

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Box White Paper Lead Neues DSG - Wie dürfen Unternehmen vorhandene Daten verwenden

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Im Zusammenhang mit der Einführung des revidierten Datenschutzgesetzes per 1. September 2023 stellen sich viele Unternehmen die Frage, was mit bestehenden Datenbeständen (zum Beispiel E-Mail-Adresslisten) überhaupt noch gemacht werden darf bzw. gemacht werden muss. Rechtsanwältin Doris des Arts gibt im aktuellen White Paper Auskunft.</span></span></p>

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White Paper: Neues DSG – Wie dürfen Unternehmen vorhandene Daten verwenden?

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Haupttitel: White Paper – Neues DSG: Wie dürfen Unternehmen vorhandene Daten verwenden?

Abschnitt: White Paper Neues DSG - Wie dürfen Unternehmen vorhandene Daten verwenden?

Abschnitt: Download Neues DSG Verwendung von Daten

Revidiertes Datenschutzgesetz

<h3>Revidiertes Datenschutzgesetz 2023</h3> <p>Die wichtigsten rechtlichen Änderungen für KMUs per 1. September 2023</p>

Download Revidiertes Datenschutzgesetz

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "1f6bf17f-5710-4d1d-bba4-7a6162ac9720" }); </script> </div> </div> </section>

Revidiertes Datenschutzgesetz

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Box White Paper Revidiertes Datenschutzgesetz - Lead

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Unternehmen müssen sich seit 1. September 2023 an das totalrevidierte Datenschutzgesetz (DSG) anpassen. Dieses droht Führungspersonen und Mitarbeitenden, in deren Verantwortungsbereich der Datenschutz liegt, mit direkten persönlichen Bussen von bis zu CHF 250’000 für die vorsätzliche Verletzung von Pflichten aus dem DSG.</span></span></p>

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White Paper: Revidiertes Datenschutzgesetz – Wichtigste rechtliche Änderungen für KMUs

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Haupttitel: White Paper – Revidiertes Datenschutzgesetz: Die wichtigsten rechtlichen Änderungen für KMUs

Abschnitt: White Paper Revidiertes Datenschutzgesetz

Abschnitt: Download Revidiertes Datenschutzgesetz

Text Über VERIT und Arcplace

<h3>VERIT Immobilien AG</h3> <p>VERIT Immobilien AG ist ein schweizweit tätiges Immobilienunternehmen mit über 60-jähriger Erfahrung im Management und in der Bewirtschaftung von Immobilien. VERIT ist spezialisiert auf die Bewirtschaftung, Revitalisierung, Vermietung und Verkauf von Immobilien institutioneller und privater Immobilienbesitzer und begleitet sie professionell und sicher entlang des gesamten Immobilien-Lebenszyklus.</p> <p>VERIT Immobilien AG ist seit 2021 Teil der Avobis Gruppe. Rund 150 Mitarbeitende an schweizweit zehn Standorten betreuen und bewirtschaften über 40'000 Mietobjekte.</p> <h3>Arcplace AG</h3> <p><span class="no-break">Das Schweizer Unternehmen Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister, der Organisationen bei der Digitalisierung und Automatisierung von dokumentenbezogenen Prozessen sowie bei der elektronischen Archivierung unterstützt.</span></p> <p><span class="no-break">Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace ist ein privates und unabhängiges Unternehmen mit einem professionellen Team von über 90 Mitarbeitenden.</span></p> <p><span class="no-break">Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</span></p>

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Box Text VERIT und Arcplace

<p><br /> Ein Wechsel der Immobilienverwaltung birgt in der Praxis einige Tücken, wenn es um die Übergabe der umfangreichen Dossiers geht. Vor allem wenn die neue Verwaltung mit digitalen Dossiers arbeitet, ist dies mit sehr grossem manuellem Aufwand verbunden. Denn die in Papierform oder als PDF vorhandenen Dokumente müssen von der alten Verwaltung in die firmeneigene Ablagestruktur überführt werden. Oftmals werden digital vorhandene Dokumente sogar ausgedruckt und wieder eingescannt, um dann sortiert, reorganisiert und neu katalogisiert zu werden. Die Mandatszugangslösung, welche von <span class="no-break">Arcplace und VERIT Immobilien</span> gemeinsam entwickelt wurde, deckt dabei den Gesamtprozess von einem allfälligen Scanning über die automatische Klassifizierung und Verschlagwortung der Dokumente bis zur zielgerechten Übergabe in das digitale Archiv ab.</p> <h3>Künstliche Intelligenz als Kernkomponente</h3> <p>Im Kern besteht die neu entwickelte Mandatszugangslösung aus einer Logik auf Basis von künstlicher Intelligenz (KI), welche vorab auf die immobilienspezifischen Dokumente sowie die verwaltungseigene Ablagestruktur antrainiert wurde. Dabei nutzt die KI-Komponente fortschrittliche Methoden wie «Machine Learning», um auf Basis von Beispielen im Hintergrund selbständig passende Algorithmen so anzulegen, dass im produktiven Betrieb die zu klassifizierenden Dokumente richtig erkannt und verarbeitet werden. Der klare und eindeutige Aufbau der eigenen Dossier-Strukturen, die sorgfältige, repräsentative Auswahl der richtigen Beispiele in ausreichend grosser Menge und ein konstantes Antrainieren neuer Dokumente für die KI sind zentral für eine hohe Automatisierungsrate und damit matchentscheidend für den Projekterfolg. Sind einzelne Erkennungsquoten noch zu tief oder ändern sich mit der Zeit die Dokumente bezüglich des Inhaltes oder Layouts, kann dank «Self Learning» ein kontinuierliches Fine-Tuning der Algorithmen erfolgen, damit die KI bei sich ändernden Gegebenheiten aktuell gehalten wird. Wichtig ist, dass das Antrainieren und Fine-Tuning in definierten, kontrollierten und iterativen Prozessschritten durch Fachexperten erfolgt.</p> <p>«Mit dem neuen Mandatszugangsprozess haben wir zusammen mit <span class="no-break">Arcplace</span> ein grundlegendes Problem in der Bewirtschaftung gelöst. Ganz egal, ob die Dokumente in physischer oder digitaler Form übergeben werden, haben wir nun eine einfache und smarte Lösung, wie wir alle Dokumente in die von uns gewünschte Form ins revisionssichere Archiv überführen können. Der Bewirtschafter muss nur noch eingreifen, wenn die künstliche Intelligenz bei einem Dokument einen zu hohen Unsicherheitsfaktor aufweist», erklärt <span class="no-break">Martin Frei, Chief Digital Officer bei VERIT Immobilien AG</span>.</p> <h3>Deutlicher Mehrwert für die Branche</h3> <p>Da der digitale Mandatszugang in der ganzen Branche ein sehr grosses Problem darstellt und es noch keine automatisierte End-to-End-Lösung im Markt gibt, lancieren <span class="no-break">VERIT Immobilien und Arcplace</span> zudem den digitalen Mandatszugang für Dritte, welcher die für <span class="no-break">VERIT</span> aufgebaute Mandatszugangslösung allen anderen Branchenteilnehmern als Service zur Verfügung stellt. Mit der Lösung kann jeder Mandatszugang reibungslos und schnell ins designierte Zielsystem (Archiv/eDossier) überführt werden. Aufgrund des hohen Automatisierungsgrades und modernster Technologie (KI) kann der Prozess neu sehr schlank und weitestgehend automatisiert umgesetzt werden. Die Arbeitsvorbereitung für das Scanning kann auf ein Minimum reduziert werden, was zu wertvollen Zeitersparnissen führt. Alle Dokumente aus den unterschiedlichen Dossier-Typen (Liegenschaftsdossier, Mieterdossier, Eigentümerdossier oder Hauswartdossier) können mit derselben Lösung gescannt und klassifiziert werden.</p> <p>Die Branche kann somit von der geleisteten Vorarbeit von <span class="no-break">VERIT Immobilien und Arcplace</span> profitieren und ihre eigenen Mandatszugänge (analog, digital oder hybrid) zukünftig mit der gleichen Lösung bewerkstelligen. Das ist ein Mehrwert für die gesamte Branche und schliesst eine Lücke, die momentan noch sehr weit aufklafft und immer relevanter wird, je mehr Verwaltungen ebenfalls digitale Dossiers führen.</p> <p><span class="no-break">Stefan Röösli, Account Manager Real Estate bei Arcplace</span>: «Gemeinsam mit <span class="no-break">VERIT Immobilien</span> konnten wir in diesem Projekt fortschrittliche Technologien zu einer Gesamtlösung zusammenfügen. Die KI-Technologien werden dabei nicht nur als Buzzwords, sondern konkret und als zentrale Komponente für einen Alltagsprozess angewendet. Wir sind überzeugt, mit dieser Lösung der Immobilienbranche das Leben einfacher machen zu können.»</p> <h3>Für detailliertere Informationen zur Mandatszugangslösung kontaktieren Sie bitte:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Dominic Wullschleger<br /> <a href="mailto:d.wullschleger@arcplace.ch">d.wullschleger@arcplace.ch</a><br /> <a data-htmlarea-external="1" href="tel:+41445012224" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 24</a></p> <p><br /> VERIT Immobilien AG<br /> Martin Frei<br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:martin.frei@verit.ch">martin.frei@verit.ch</a><br /> <a data-htmlarea-external="1" href="tel:+41443897718" target="_self" title="click to call">+41 44 389 77 18</a></p>

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Bild VERIT

31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

Box Lead VERIT und Arcplace Mandatszugangslösung

<p>30. August 2022</p> <h1><span class="no-break">Arcplace und VERIT Immobilien machen gemeinsame Sache mit Mandatszugangslösung</span></h1> <p><span class="lead-text"><span class="no-break"><span class="MaaxItalic">Um einen Mandatswechsel in der Immobilienverwaltung zu erleichtern, haben Arcplace und VERIT Immobilien gemeinsam eine einzigartige Lösung mit künstlicher Intelligenz (KI) entwickelt. Dank eines hohen Automatisierungsgrades von bis zu 90 % wird der manuelle Aufwand bei einem Mandatszugang um bis zu 60 % reduziert. Damit löst der End-to-End-Prozess ein generelles Branchenproblem beim Verwaltungswechsel und ist in dieser Form in der Schweiz ein Novum.</span></span></span></p>

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Bildlegende

<p><span class="bildcaption"><span class="bildcaption no-break">VERIT Immobilien und Arcplace machen der Immobilienbranche das Leben leichter.</span></span></p>

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Abschnitt Lead: VERIT und Arcplace Mandatszugangslösung

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Abschnitt: Bild

Abschnitt: Text VERIT und Arcplace

Abschnitt: Über VERIT und Arcplace

Box Text Hotelplan setzt auf umfassende SAP Archivlösung von Arcplace

<p><br /> Die <span class="no-break">Hotelplan Group</span> ist eine Tochtergesellschaft des <span class="no-break">Migros-Genossenschafts-Bundes</span> und ist unter anderem für Strategie, Finanzen und Informatik verantwortlich. Die bestehenden Archive waren mit hohen und laufend steigenden Kosten sowie einem ungenügenden Service verbunden. Auf der Suche nach einer Alternative entschied sich das Unternehmen für die Lösung von <span class="no-break">Arcplace</span>. «Wir wollten eine Lösung, die schon in der <span class="no-break">Migros-Gruppe</span> eingesetzt wird sowie gute Referenzen in der Schweiz ausweisen kann. Im Projekt ging es darum, dass die Berater kompetent sind und schnell ein Verständnis für unsere speziellen Prozesse, die nicht immer dem SAP Standard entsprechen, aufbauen können», erklärt <span class="no-break">Markus Spichtig</span>, <span class="no-break">Director Application Development</span> bei der <span class="no-break">Hotelplan Group</span>.</p> <h3>Transferierung von rund 7.8 Mio. Dokumenten in die neue SAP Archivlösung</h3> <p>Nach der Konzeption sowie der Modularisierung der Arbeitspakete, was die Installation, Migration, VIM-Integration und Scanning-Methoden beinhaltete, wurden aus dem Testsystem zirka 1.5 Mio. und aus der produktiven Umgebung rund 6.3 Mio. Dokumente ins kgs Archiv migriert. Dabei wurden die Komponenten kgs <span class="no-break">ContentServer</span>, kgs <span class="no-break">MigrationServer</span>, kgs <span class="no-break">ProxyServer</span> und kgs <span class="no-break">ScanClient</span> eingesetzt.</p> <h3>Rechtskonforme Archivierung in SAP ohne Medienbrüche</h3> <p>Mit der neuen Lösung von <span class="no-break">Arcplace</span> kann <span class="no-break">Hotelplan</span> neue Dokumente ohne Medienbrüche und voll integriert in die SAP Systemlandschaft archivieren. Zudem werden die gestiegenen Compliance-Anforderungen erfüllt. Das rechtskonforme SAP Archiv wird heute zur Archivierung von allgemeinen SAP Archivierungsdokumenten (GOS), Dokumenten aus dem VIM, verschiedensten Rechnungsarten, Rechnungsanhängen und Verträgen genutzt. <span class="no-break">Markus Spichtig</span>: «Wir waren und sind zufrieden mit den Leistungen von <span class="no-break">Arcplace</span>. Wir haben das Projekt mit minimalen Kosten und Zeitüberschreitungen durchgeführt. Die Stabilität des Archives ist sehr gut und die Updates sind relativ einfach durchführbar.»</p>

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Bild Hotelplan

31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

Box Lead Hotelplan setzt auf umfassende SAP Archivlösung von Arcplace

<p>07. Juni 2022</p> <h1><span class="no-break">Hotelplan setzt auf umfassende SAP Archivlösung von Arcplace</span></h1> <p><span class="lead-text"><span class="no-break"><span class="MaaxItalic">Die bestehenden SAP Archivsysteme, welche von Hotelplan und der Tochterfirma Interhome genutzt wurden, sollten durch ein kosteneffizientes und umfassendes Archiv abgelöst werden. Für die Entwicklung und Umsetzung der neuen Lösung beauftragte die Hotelplan Group die Schweizer Informationsmanagement- und Archivierungsspezialistin Arcplace. Rund 7.8 Millionen Dokumente wurden in ein neues, rechtskonformes SAP Archiv, basierend auf der Technologie von kgs Software, überführt. Dadurch konnten die Kosten reduziert, die Stabilität erhöht und die Skalierbarkeit verbessert werden.</span></span></span></p>

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Bildlegende

<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Bildquelle: Hotelplan Group)</span></p>

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Abschnitt Lead: Hotelplan setzt auf umfassende SAP Archivlösung von Arcplace

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Abschnitt: Bild

Abschnitt: Text Hotelplan setzt auf umfassende SAP Archivlösung von Arcplace

Abschnitt: Über Arcplace

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Text Über Arcplace

<h3>Arcplace AG</h3> <p><span class="no-break">Das Schweizer Unternehmen Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister, der Organisationen bei der Digitalisierung und Automatisierung von dokumentenbezogenen Prozessen sowie bei der elektronischen Archivierung unterstützt.</span></p> <p><span class="no-break">Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace ist ein privates und unabhängiges Unternehmen mit einem professionellen Team von über 90 Mitarbeitenden.</span></p> <p><span class="no-break">Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</span></p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <a href="mailto:sales@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">sales@arcplace.ch</a></p>

Box Text Arcplace und Parashift bringen Swarm Learning ins Input Management

<p><br /> Die Kombination der Input Management Services und Expertise von <span class="no-break">Arcplace</span> mit der Intelligent Document Processing-Plattform von <span class="no-break">Parashift</span> erhöht die Geschwindigkeit und Qualität, mit der neue Digitalisierungsprojekte umgesetzt werden können. «Die flexible und automatische Klassifizierung von klein- und hochvolumigen Dokumenttypen sowie Extraktion von Workflow-relevanten Daten kombiniert mit der Möglichkeit, wichtige Datenpunkte manuell durch <span class="no-break">Arcplace</span> in der Schweiz validieren zu lassen, ist einmalig», erklärt <span class="no-break">Mattia Rüfenacht</span>, <span class="no-break">Head Business Development bei Parashift</span>. «Die Einsatzmöglichkeiten reichen von der Rechnungs- über die Posteingangsverarbeitung bis hin zur Digitalisierung von Archivbeständen.»</p> <p><span class="no-break">Parashift</span> ergänzt die <span class="no-break">Arcplace</span>-Lösungen und -Services mit proprietärer Document Swarm Learning-Technologie, die über Dokumenttypen sowie Kunden und Branchen hinweg lernt und so vielseitige Out-of-the-Box-Funktionen ermöglicht. Unternehmen profitieren vom Zugang zu flexiblen und performanten Extraktionsfähigkeiten und schaffen damit die Grundlage, Dokumentdaten kosteneffizient in IT-Systeme und Geschäftsprozesse zu integrieren. Dies resultiert in erheblichen Kosteneinsparungen und grundlegend neuen Möglichkeiten, digitalisierte Geschäftsmodelle zu betreiben.</p> <p>«Die Expertise und Lösungen von <span class="no-break">Arcplace</span> kombiniert mit <span class="no-break">Parashifts</span> Technologie, ist ein Game-Changer für die Art und Weise, wie Unternehmen mit Dokumenten arbeiten. Da mit zunehmendem Digitalisierungsgrad auch die Anzahl der zirkulierenden Dokumente zunimmt, ist ein hoher Automationsgrad der Verarbeitung essenziell. Mit dieser Partnerschaft können wir die Adaption von Lösungsansätzen verstärkt vorantreiben und massgebende Grundlagen für die weitere digitale Transformation in Unternehmen schaffen», sagt <span class="no-break">Alain Veuve, CEO von Parashift</span>.</p> <p>«Die Notwendigkeit, Dokumente einfach, schnell und kostengünstig zu verarbeiten, wird zu einem integralen Bestandteil der Digitalisierungsstrategie jeder Organisation. <span class="no-break">Parashift</span> entwickelt in diesem Zusammenhang branchenweit unvergleichliche Technologien, die das Potenzial haben, das Input Management nachhaltig zu verändern», ergänzt <span class="no-break">Roger Egli, Solution Owner Input Management</span> bei <span class="no-break">Arcplace</span>.</p>

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Bild Parashift DE

31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

Box Lead Arcplace und Parashift bringen Swarm Learning ins Input Management

<p>08. März 2022</p> <h1><span class="no-break">Arcplace und Parashift bringen Swarm Learning ins Input Management</span></h1> <p><span class="lead-text"><span class="no-break"><span class="MaaxItalic">Parashift, ein Anbieter moderner Machine Learning-basierter Software zur Extraktion von Daten aus Dokumenten, gibt die Partnerschaft mit Arcplace, einem der führenden Schweizer IT-Dienstleister für Dokumentenmanagement und Archivierung, bekannt. Unternehmen unterschiedlicher Grösse und Branchen erhalten durch diese Zusammenarbeit Zugang zu einzigartigen Extraktionstechnologien für Dokumente, die in Verbindung mit lokalen Validierungsservices von Arcplace in der Schweiz eine End-to-End-Automatisierung des Input Management ermöglichen.</span></span></span></p>

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Abschnitt Lead: Arcplace und Parashift bringen Swarm Learning ins Input Management

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Abschnitt: Text Arcplace und Parashift bringen Swarm Learning ins Input Management

Abschnitt: Über Arcplace

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Text Über Arcplace

<h3>Arcplace AG</h3> <p><span class="no-break">Das Schweizer Unternehmen Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister, der Organisationen bei der Digitalisierung und Automatisierung von dokumentenbezogenen Prozessen sowie bei der elektronischen Archivierung unterstützt.</span></p> <p><span class="no-break">Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace ist ein privates und unabhängiges Unternehmen mit einem professionellen Team von über 90 Mitarbeitenden.</span></p> <p><span class="no-break">Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</span></p> <h3>Parashift AG</h3> <p><span class="no-break">Parashift AG, gegründet 2018, ist ein Deep-Tech Unternehmen mit Fokussierung auf die Autonomisierung von Dokumentenextraktion durch Machine Learning. Parashift ist bei Basel (Schweiz) domiziliert und beschäftigt rund 40 Personen im Bereich Machine Learning-Engineering, Entwicklung und Vertrieb. Forbes nannte Parashift als eines von 30 vielversprechenden KI-Startups in Europa.</span></p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <a href="mailto:sales@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">sales@arcplace.ch</a><br /> &nbsp;</p> <p>Parashift AG<br /> Mattia Rüfenacht<br /> Head of Business Development &amp; Press Manager<br /> Hauptstrasse 134<br /> CH-4450 Sissach<br /> <em class="fa fa-phone">&nbsp;</em><a href="tel:+41615087777" target="_self" title="click to call">+41 61 508 77 77</a><br /> <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:mattia.ruefenacht@parashift.io" title="Opens window for sending email">mattia.ruefenacht@parashift.io</a><br /> <em class="fa fa-caret-right">&nbsp;</em><a href="http://www.parashift.io" target="_blank" title="Parashift">www.parashift.io</a></p>

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Ratgeber Neues Datenschutzgesetz in der Schweiz

<h3>Neues Schweizer Datenschutzgesetz</h3> <p>Das neue nDSG&nbsp;nähert sich der EU-DSGVO in vielerlei Hinsicht an –&nbsp;das müssen Sie wissen</p>

Download Ratgeber Neues Schweizer Datenschutzgesetz

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "19d1f0c2-83ac-4817-b47e-1c9e7ff71ad5" }); </script> </div> </div> </section>

Ratgeber Neues Datenschutzgesetz in der Schweiz – das müssen Sie wissen

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Box Lead Ratgeber Neues Datenschutzgesetz in der Schweiz – das müssen Sie wissen

<p><span class="no-break"><span class="lead-text">Das noch geltende Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) wird aktuell einer Revision unterzogen und ersetzt den Vorgängererlass aus dem Jahr 1992. Das neue DSG (nDSG) nähert sich der EU-DSGVO in vielerlei Hinsicht an und wird mit dieser dadurch vereinbar. Lic. jur. Doris des Arts, Leiterin und Rechtsanwältin bei THE-IT-LAWYERS, gibt Auskunft über die wesentlichen Neuerungen des nDSG.</span></span></p>

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Ratgeber: Neues Datenschutzgesetz in der Schweiz – das müssen Sie wissen

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Haupttitel: Ratgeber: Neues Datenschutzgesetz in der Schweiz – das müssen Sie wissen

Abschnitt: Ratgeber Neues Datenschutzgesetz in der Schweiz – das müssen Sie wissen

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Abschnitt: Füller

Box Jungheinrich optimiert Vertragsmanagement mit Arcplace

<p><br /> Die <span class="no-break">Jungheinrich AG</span> ist eine der drei grössten Dienstleister in den Bereichen Flurförderzeug-, Lager- und Materialflusstechnik weltweit und gehört zu den führenden Lösungsanbietern für Intralogistik. Der Konzern mit Hauptsitz in Hamburg ist weltweit in 40 Ländern mit eigenen Direktvertriebsgesellschaften vertreten – so auch in der Schweiz.</p> <p>In der Vergangenheit wurden bei <span class="no-break">Jungheinrich</span> neue Verträge nach Vertragsabschluss als PDF an die Buchhaltung geschickt, wo sie geprüft und dazugehörige&nbsp;relevante Informationen in einem Excel-File notiert wurden. Der Originalvertrag wurde physisch in einem Ordner abgelegt. Das Fehlen einer zentralen, digitalen Ablage erschwerte die Suche nach Informationen, die Übermittlung eines neuen Vertrages an die Buchhaltung konnte nicht sichergestellt werden und das Papierarchiv kostete Platz und Geld. Um den zeit- und kostenaufwändigen Prozess im Vertragsmanagement zu verbessern, hat sich das Unternehmen an <span class="no-break">Arcplace</span> gewandt.</p> <h3>Prozess von Erstellung bis hin zur Archivierung durchgängig</h3> <p>Die von <span class="no-break">Arcplace</span> implementierte ECM-Lösung basiert auf der führenden Plattform <span class="no-break">OnBase</span> von <span class="no-break">Hyland</span> und ermöglicht eine hocheffiziente elektronische Verwaltung der Vertragsdokumente. Neue Verträge werden direkt vom Vertragsverantwortlichen in den von <span class="no-break">Jungheinrich</span> vordefinierten Vertragskategorien erfasst, wobei alle dazugehörigen Dokumente und Informationen zugeteilt werden können. Die Lösung ist komplett webbasiert und bietet berechtigten Personen jederzeit einen ortsunabhängigen Zugriff auf die Unterlagen. Die Suche nach Informationen wird dadurch enorm erleichtert und beschleunigt. «Wir haben alle Verträge an einem einzigen Ort und können diese einfach suchen beziehungsweise filtern nach den gewünschten Daten», erklärt <span class="no-break">Marcello Leuci</span>, Leiter Informatik, <span class="no-break">Jungheinrich</span> AG. Erfasste Verträge werden automatisch archiviert und eine physische Ablage der Papiere wird hinfällig. <span class="no-break">Marcello Leuci</span> ergänzt: «Wir wollten kein Papier mehr haben und nicht stundenlang nach Informationen suchen.» Die flexible und skalierbare Plattformlösung OnBase kann zukünftig unternehmensweit für weitere Use-Cases ausgebaut und eingesetzt werden.</p> <h3><br /> Arcplace AG</h3> <p>Die Schweizer <span class="no-break">Arcplace</span> AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der <span class="no-break">Arcplace</span> umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist <span class="no-break">Arcplace</span> in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.</p> <p>Seit der Gründung im Jahre 2006 hat <span class="no-break">Arcplace</span> Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. <span class="no-break">Arcplace</span> betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <a href="mailto:sales@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">sales@arcplace.ch</a></p>

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Box Lead Jungheinrich optimiert Vertragsmanagement mit Arcplace

<p>9. Juni 2021</p> <h1><span class="no-break">Jungheinrich</span> optimiert Vertragsmanagement mit <span class="no-break">Arcplace</span></h1> <p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Mit der von Arcplace realisierten Vertragsmanagement-Lösung gewinnt die Jungheinrich AG viel Zeit, Platz und Kosteneffizienz. Sämtliche Verträge werden heute elektronisch in der Enterprise-Content-Management-Plattform (ECM) OnBase von Hyland erstellt, bearbeitet und zentral abgelegt. Die aufwändige Suche nach Informationen entfällt, Durchlaufzeiten werden verkürzt und es wird kein Papier mehr gestapelt.</span></span></span></p>

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Abschnitt Lead: Jungheinrich optimiert Vertragsmanagement mit Arcplace

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Bild Jungheinrich AG DE

31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

Bildlegende

<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Bildquelle: Jungheinrich AG)</span></p>

Abschnitt: Text Jungheinrich optimiert Vertragsmanagement mit Arcplace

Box Arcplace digitalisiert den Rechnungsversand bei der Coop Mineraloel AG

<h3><br /> Hunderte von Papierdokumenten werden täglich verschickt</h3> <p>Die <span class="no-break">Coop Mineraloel</span> AG (CMA) druckt, verpackt, frankiert und verschickt täglich hunderte von Papier-Rechnungen und<br /> -Gutschriften für die über 300 <span class="no-break">Coop Pronto</span> Franchisenehmer. Diese kontrollieren anhand der Rechnungen und Gutschriften ihre Bestellungen und legen die Papierdokumente physisch in einem Ordner ab, der Ende Monat in der Regel an einen Treuhänder geschickt wird. Die CMA will die aufwändigen und kostspieligen Papier-Prozesse bis Mitte 2021 komplett durch eine digitale Lösung ersetzen. Geplant ist eine mehrsprachige digitale Plattform, welche die Rechnungen und Gutschriften als PDFs zur Verfügung stellt. Die Franchisenehmer und Treuhänder sollen über ein persönliches Login jederzeit einfach auf die rechtskonform gespeicherten und klar identifizierbaren PDF-Belege zugreifen können. Als weitere Anforderungen hat die CMA die tägliche Belegübermittlung sowie eine exakte Verlaufshistorie definiert. Monatlich sollen rund 12'000 ein- und mehrseitige Dokumente verarbeitet werden.</p> <h3>Arcplace gewinnt Auftrag mit innovativer Cloud-Lösung</h3> <p>Als Lösungspartner hat die CMA die <span class="no-break">Arcplace</span> AG aus Zürich ausgewählt. Die von <span class="no-break">Arcplace</span> vorgeschlagene, in einem Schweizer Rechenzentrum gehostete und gemanagte Cloud-Lösung erlaubt eine hoch effiziente digitale Verarbeitung der Belege. Sie basiert auf der ECM-Plattform «<span class="no-break">OnBase</span>» der Firma <span class="no-break">Hyland</span>. Mit der Lösung können out-of-the-box alle Anforderungen abgedeckt werden und bei Bedarf lässt sich die Lösung mit weiteren ECM/DMS-Funktionalitäten (z.B. HR-Dossier) erweitern. Die Belege werden als PDFs direkt aus SAP übernommen, zudem umfasst die Lösung ausgeklügelte Funktionalitäten und Workflows, um Freigaben zu managen. <span class="no-break">Vanessa Walliser</span>, Projektverantwortliche bei der <span class="no-break">Coop Mineraloel</span> AG, zeigt sich von der neuen digitalen Cloud-Dokumenten-Plattform beeindruckt: «Die Lösung mit OnBase erfüllt unser Pflichtenheft und ist als Managed Service mit minimalem Ressourcen-Einsatz unsererseits umsetzbar.»</p> <h3>Arcplace AG</h3> <p>Die Schweizer <span class="no-break">Arcplace</span> AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der <span class="no-break">Arcplace</span> umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist <span class="no-break">Arcplace</span> in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.</p> <p>Seit der Gründung im Jahre 2006 hat <span class="no-break">Arcplace</span> Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. <span class="no-break">Arcplace</span> betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <a href="mailto:sales@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">sales@arcplace.ch</a></p>

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Box Lead Arcplace digitalisiert den Rechnungsversand bei der Coop Mineraloel AG

<p>10. November 2020</p> <h1>Arcplace digitalisiert den Rechnungsversand bei der Coop Mineraloel AG</h1> <p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Papier war gestern. Die Coop Mineraloel AG wird mit Unterstützung von Arcplace die Rechnungs- und Gutschriften-Prozesse für die über 300 Coop Pronto Franchisenehmer komplett digitalisieren. Eine von Arcplace gehostete Cloud-Dokumenten-Plattform wird es dem führenden Mineralölunternehmen der Schweiz ermöglichen, markant Kosten und Ressourcen einzusparen. Zudem werden die Durchlaufzeiten der Prozesse spürbar verringert.</span></span></span></p>

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Abschnitt Lead: Arcplace digitalisiert den Rechnungsversand bei der Coop Mineraloel AG

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Bild Coop Mineraloel AG DE

31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Bildquelle: Coop Mineraloel AG)</span></p>

Abschnitt: Text Arcplace digitalisiert den Rechnungsversand bei der Coop Mineraloel AG

Box CA next bank digitalisiert ihre Backoffice-Prozesse mit Arcplace

<p><br /> In der Vergangenheit hat die Bank Kunden- und Kreditdossiers immer erst nach Abschluss der Bearbeitung digitalisiert. Der gesamte Prozess war nach wie vor im Wesentlichen papierbasiert, und die physischen Akten wurden zwischen den verschiedenen Abteilungen hin- und hergeschickt, was einer Optimierung der Bearbeitungszeiten im Wege stand.</p> <h3>Schnellere Prozesse und verbesserte Servicequalität für Kunden</h3> <p>Arcplace hat eine ECM-Lösung auf Basis von <span class="no-break">Hylands</span> <span class="no-break">OnBase</span>-Plattform implementiert. Die in der Vergangenheit bereits digitalisierten Dokumente wurden auf die neue Plattform migriert, um sicherzustellen, dass die Archivierungsvorgaben eingehalten werden. Darüber hinaus werden nun sämtliche Papierunterlagen, die bei der Bank eintreffen, digitalisiert und durchlaufen vollständig automatisierte und in das bestehende Ökosystem eingebundene Prozesse. <span class="no-break">OnBase</span> unterstützt dabei die Prozesse mit der integrierten Workflow-Engine. Dadurch sind die Dokumente jederzeit verfügbar und die Bearbeitung wird beschleunigt. Dieser erleichterte Zugriff auf die Informationen gewährleistet einen schnelleren und besseren Service für die Kunden.</p> <p>«Dank der Arbeit aller <span class="no-break">Crédit</span> <span class="no-break">Agricole</span> next bank-Teams, der professionellen Unterstützung durch Arcplace und der <span class="no-break">OnBase</span>-Plattform sind die Backoffice-Prozesse der Bank nun schneller und sicherer, zum Vorteil unserer Kunden», erklärt <span class="no-break">Maxime Charton</span>, Verantwortlicher für Innovation &amp; Digitale Entwicklung bei <span class="no-break">Crédit Agricole</span> next bank (Suisse) SA.</p> <h3>Arcplace AG</h3> <p>Die Schweizer <span class="no-break">Arcplace</span> AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der <span class="no-break">Arcplace</span> umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist <span class="no-break">Arcplace</span> in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.</p> <p>Seit der Gründung im Jahre 2006 hat <span class="no-break">Arcplace</span> Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. <span class="no-break">Arcplace</span> betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <a href="mailto:sales@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">sales@arcplace.ch</a></p>

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Box Lead CA next bank digitalisiert ihre Backoffice-Prozesse mit Arcplace

<p>7. Oktober 2020</p> <h1>CA next bank digitalisiert ihre Backoffice-Prozesse mit Arcplace</h1> <p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Crédit Agricole next bank (Suisse) SA ist eine Schweizer Privatkundenbank, die einer führenden Gruppe in Europa angehört. Sie ist seit fast 20 Jahren in der Schweiz vertreten und bietet einer aktiven und mobilen Kundschaft Banklösungen, die auf deren wesentliche Bedürfnisse zugeschnitten sind: den Alltag vereinfachen, Immobilienprojekte realisieren und proaktive Vorbereitung des Wechsels in den Ruhestand. Die Bank hat Arcplace als Partner für die Umsetzung der digitalen Transformation der Backoffice-Prozesse wie insbesondere Kontoeröffnung, Dokumentenmanagement und Personaldossiers gewählt.</span></span></span></p>

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Abschnitt Lead: CA next bank digitalisiert ihre Backoffice-Prozesse mit Arcplace

Abschnitt: Bild

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Bild CA next bank DE

31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Bildquelle: Crédit Agricole next bank (Suisse) SA)</span></p>

Abschnitt: Text CA next bank digitalisiert ihre Backoffice-Prozesse mit Arcplace

Box Digitale Transformation bei deRham mit Arcplace

<p><br /> Seit 1899 ist deRham im Immobilienbereich tätig. Das Unternehmen verwaltet mehr als 8’000 Wohnungen. Pro Jahr unterzeichnet es über 2’000 neue Mietverträge und bearbeitet mehr als 50’000 Rechnungen. Momentan spielt Papier noch eine entscheidende Rolle, aber deRham möchte einen Teil seiner Prozesse digitalisieren, um die Zusammenarbeit mit seinen Kunden und Partnern effizienter zu gestalten. So möchte das Unternehmen seine Umweltbilanz verbessern, die administrativen Tätigkeiten seiner Mitarbeitenden optimieren und seinen Kunden bessere Qualität bieten, ohne dabei die Kosten aus den Augen zu verlieren.</p> <h3>Ein Übergangsplan für ein digitalisiertes Unternehmen</h3> <p>In einem ersten Schritt wird die führende Dokumenten- und Workflow-Management-Plattform OnBase von Hyland Software in der Verwaltung eingesetzt. Der Zugriff auf die elektronischen Dossiers ermöglicht eine schnelle und ortsunabhängige Einsichtnahme. Die Dossiers werden über den gesamten Lebenszyklus vom Eingang bis zur Archivierung organisiert.</p> <p>Die Verwaltung von deRham wird aktuell durch die ERP-Immobilienverwaltungssoftware Garaio REM unterstützt, in die OnBase integriert werden soll.</p> <p>Um die Digitalisierung voranzutreiben, wird ein Prozess zur Validierung der Eingangsrechnungen eingerichtet, der auf der von Arcplace vorgeschlagenen OnBase-Lösung basiert. Diese Lösung wird in das ERP Garaio REM und das Portal TAYO integriert, was den Austausch mit Mietern, Lieferanten und Eigentümern unterstützt. So erfolgt der gesamte Prozess von der Übermittlung der Rechnung bis zu ihrer Bezahlung digital.</p> <p>Anschliessend werden die anderen Abteilungen von deRham folgen, um das digitale Content Management im gesamten Unternehmen zu implementieren.</p> <p>«Das deRham-Projekt ist spannend, weil es das gesamte Unternehmen einbezieht. Die Lösung wird eine vollständig digitale Verarbeitung ermöglichen – von einem Portal bis zur Integration in die bestehenden Softwarelösungen. Wir können unsere Erfahrung mit über 15 Schweizer Liegenschaftsverwaltungen an deRham weitergeben», erklärt Romain Rochat, Manager Suisse Romande bei Arcplace.</p> <p>Veronica Pagano, Verantwortliche für digitale Innovation bei deRham: «Für eine optimale und wirksame Umsetzung vertrauen wir auf die Immobilienerfahrung von Arcplace. Wir arbeiten in einem engen Vertrauensverhältnis und haben in Arcplace einen verlässlichen Partner gefunden, der die Chancen, die sich aus der Integration unserer anderen Geschäftsanwendungen ergeben, genau kennt. Das Projektteam leistet hervorragende Arbeit und wir sind mit den ersten Ergebnissen zufrieden.»</p> <h3>Arcplace AG</h3> <p>Die Schweizer <span class="no-break">Arcplace</span> AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der <span class="no-break">Arcplace</span> umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist <span class="no-break">Arcplace</span> in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.</p> <p>Seit der Gründung im Jahre 2006 hat <span class="no-break">Arcplace</span> Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. <span class="no-break">Arcplace</span> betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <a href="mailto:sales@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">sales@arcplace.ch</a></p>

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Bild deRham DE

31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Bildquelle: deRham)</span></p>

Box Lead Digitale Transformation bei deRham mit Arcplace

<p>21. Juli 2020</p> <h1>Digitale Transformation bei deRham mit Arcplace</h1> <p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">deRham ist einer der wichtigsten Player im Immobilienmarkt der Westschweiz und verfolgt das Ziel der Transformation durch die Integration digitaler Technologien in all seinen Aktivitäten. Die Einführung dieser Technologien bringt neue Anwendungsmöglichkeiten und Arbeitsweisen mit sich, und Arcplace unterstützt das Unternehmen bei der Definition und Umsetzung seiner Enterprise-Content-Management-Strategie.</span></span></span></p>

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Abschnitt Lead: Digitale Transformation bei deRham mit Arcplace

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Abschnitt: Text Digitale Transformation bei deRham mit Arcplace

Umsetzung einer ECM Lösung

<h3>Umsetzung einer ECM Lösung</h3> <p>Mit unseren ECM Experten Tipps wird Ihr Projekt zum Erfolg</p>

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Download Umsetzung einer ECM Lösung

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "c8f72089-896e-4f72-8b6c-de66bf8946eb" }); </script> </div> </div> </section>

Ratgeber Frühphase ECM

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Box Lead Ratgeber: Frühphase ECM

<p><span class="lead-text no-break">Sie haben sich für eine Lösung entschieden und den richtigen Partner gefunden, mit dem Sie die Enterprise Content Management (ECM) Lösung in Ihrem Unternehmen implementieren möchten? Sehr gut! Jetzt geht es an die Umsetzung. Was gilt es in der Frühphase des Projekts zu beachten, damit es von Anfang an ein Erfolg wird? Was muss alles definiert werden? Was sind die typischen Stolpersteine? Wir haben unsere ECM Experten gefragt und die wichtigsten Tipps für Sie zusammengetragen.</span></p>

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Ratgeber: Umsetzung einer ECM Lösung

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Haupttitel: Ratgeber: Umsetzung ECM

Abschnitt: Ratgeber: Frühphase ECM

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Evaluation von ECM Lösungen

<h3>Evaluation von ECM Lösungen</h3> <p>Mit den Tipps unserer ECM Experten die richtige Lösung finden</p>

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Download Evaluation von ECM Lösungen

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "eb6b3fa7-18be-4c22-9862-430698fce9bd" }); </script> </div> </div> </section>

Ratgeber Evaluation ECM

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Box Lead Ratgeber: Evaluation ECM

<p><span class="lead-text no-break">Dieser Ratgeber unterstützt Sie, wenn Sie eine Enterprise Content Management (ECM) Lösung als zentrale Plattform in Ihrem Unternehmen implementieren möchten oder Sie mit einem Teilprojekt, wie zum Beispiel Elektronische Personaldossiers, starten möchten. Unsere ECM Experten geben Ihnen wertvolle Tipps, damit Sie unterschiedliche Anbieter evaluieren und die richtigen Vorbereitungen treffen können. So finden Sie die passende Lösung. </span></p>

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Ratgeber: Evaluation von ECM Lösungen

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Haupttitel: Ratgeber: Evaluation ECM

Abschnitt: Ratgeber: Evaluation ECM

Abschnitt: Download Ratgeber: ECM

Abschnitt: Füller

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Box Arcplace gewinnt Auftrag von EY Schweiz (Ernst & Young)

<p><br /> EY befindet sich nicht nur in der Schweiz, sondern auch global im digitalen Wandel. Auf der Suche nach einem kompetenten Anbieter, der für EY in der Schweiz ein neues Dokumentenmanagementsystem aufbaut, sowie die bestehenden Geschäftsabläufe mittels Workflow-Technologie unterstützt und effizienter gestaltet, hat sich das Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen für <span class="no-break">Arcplace</span> entschieden. Bei der Wahl wurden auch strenge rechtliche und Compliance Anforderungen berücksichtigt, welche eine sichere, auditierbare und lokale Lösung verlangen.<br /> <br /> Stefan Häni, Projektverantwortlicher bei EY: «Wir haben eine digitale Lösung gesucht, mit der wir das gesamte Dokumentenmanagement von EY Schweiz zentral, effizient, rechtskonform und sicher abwickeln können. <span class="no-break">Arcplace</span> entspricht als lokaler Anbieter mit starken Referenzen und einer zukunftsfähigen Technologie voll und ganz unseren Ansprüchen. Gemeinsam implementieren wir die Lösung schrittweise und entwickeln sie anschliessend laufend weiter, um so den Ansprüchen einer sich ständig wandelnden Umgebung gerecht zu werden.»<br /> <br /> «Wir sind stolz, dass sich EY Schweiz für uns entschieden hat und wir dieses renommierte Unternehmen bei ihrer digitalen Transformation unterstützen dürfen. In enger Zusammenarbeit mit unserem Technologiepartner Hyland Software sind wir in der Lage für EY eine Lösung umzusetzen, welche sämtliche Anforderungen erfüllt», erklärt Robbert Spierings, CEO <span class="no-break"><span class="no-break">Arcplace</span></span>.</p> <h3>Arcplace AG</h3> <p>Die Schweizer <span class="no-break">Arcplace</span> AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der <span class="no-break">Arcplace</span> umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist <span class="no-break">Arcplace</span> in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.</p> <p>Seit der Gründung im Jahre 2006 hat <span class="no-break">Arcplace</span> Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. <span class="no-break">Arcplace</span> betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <a href="mailto:sales@arcplace.ch">sales@arcplace.ch</a></p>

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Bild EY DE

31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

Bildlegende

<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Bildquelle: EY)</span></p>

Box Lead Arcplace gewinnt Auftrag von EY Schweiz

<p>20. Februar 2020</p> <h1>Arcplace gewinnt Auftrag von EY Schweiz (Ernst &amp; Young)</h1> <p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Arcplace konnte den Wirtschaftsprüfer EY Schweiz (Ernst &amp; Young) als Kunde für die Digitalisierung und Automatisierung ihrer dokumentbezogenen Prozesse gewinnen. Mit Unterstützung von Arcplace wird EY in den kommenden Jahren für 2'600 Mitarbeitende an den 11 Standorten in der Schweiz und in Liechtenstein ein hochmodernes ECM-System mit BPM-Fähigkeiten (Business Process Management) einführen.</span></span></span></p>

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Abschnitt Lead: Arcplace gewinnt Auftrag von EY Schweiz

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Abschnitt: Bild

Abschnitt: Text Arcplace gewinnt Auftrag von EY Schweiz (Ernst & Young)

Box Arcplace archiviert Personaldossiers für Valora

<p><br /> Das bestehende digitale Personaldossier-Archiv bei Valora war veraltet, nicht differenziert steuerbar und mit erheblichem <span class="no-break">Arbeitsaufwand</span> verbunden. Aus diesen Gründen beauftragte Valora die Schweizer Informationsmanagement- und Archivierungsspezialistin <span class="no-break">Arcplace</span> AG mit der Entwicklung und Umsetzung einer neuen Archivlösung. Diese sollte – anders als die alte Lösung – voll in die bestehende SAP-Systemlandschaft integriert werden.</p> <h3>Fast 400’000 Dokumente wurden in die neue SAP-Archivlösung transferiert</h3> <p>Basierend auf der Archivsoftware von KGS hat <span class="no-break">Arcplace</span> eine Lösung für die Ablage neuer HR-Dossiers in SAP und die Übernahme der bestehenden Dossiers umgesetzt. Die vorhandene Scanning-Infrastruktur wurde so angepasst, dass Dokumente mit ihren Metadaten mit dem SAP-System verknüpft und ins KGS Contentserver4Storage-Archiv übernommen werden können. Mit der Erweiterung KGS ZADOC wurde die standardisierte ArchiveLink®-Schnittstelle von SAP um die Fähigkeit erweitert, zusätzliche Attribute zu verarbeiten und SAP-unabhängige Zugriffe zu ermöglichen. In nur zwei Tagen wurden die bestehenden 400’000 Dokumente vollständig durch <span class="no-break">Arcplace</span> ins neue rechtskonforme KGS SAP-Archiv überführt.</p> <h3>Rechtskonforme Archivierung in SAP ohne Medienbrüche</h3> <p>Mit der neuen Lösung von <span class="no-break">Arcplace</span> kann <span class="no-break">Valora</span> neu angelegte Personaldossiers ohne Medienbrüche und voll integriert in die SAP-Systemlandschaft archivieren. Zudem werden die gestiegenen Compliance-Anforderungen erfüllt. Die rechtskonform archivierten Dossiers stehen den Mitarbeitenden direkt in SAP HCM zur Verfügung. Durch die Übernahme des bestehenden Berechtigungskonzeptes von SAP HCM kann der Zugriff auf die Dossiers neu sehr differenziert gesteuert werden. Die Struktur der Personaldossiers wurde in enger Zusammenarbeit zwischen dem HR von <span class="no-break">Valora</span> und <span class="no-break">Arcplace</span> optimiert und an die aktuellen Arbeitsprozesse angepasst.</p> <p>Valora ist sehr zufrieden mit der Arbeit von <span class="no-break">Arcplace</span> und den erzielten Verbesserungen. Bernd Haberhauer vom HR Application Management <span class="no-break">Valora</span> Schweiz AG lobt explizit die Termintreue sowie die kosteneffiziente Projekt-Abwicklung: «<span class="no-break">Arcplace</span> hat das rechtskonforme Personaldossier-Archiv in SAP hoch professionell umgesetzt.»</p> <h3><br /> Arcplace AG</h3> <p>Die Schweizer <span class="no-break">Arcplace</span> AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der <span class="no-break">Arcplace</span> umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist <span class="no-break">Arcplace</span> in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.</p> <p>Seit der Gründung im Jahre 2006 hat <span class="no-break">Arcplace</span> Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. <span class="no-break">Arcplace</span> betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <a href="mailto:sales@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">sales@arcplace.ch</a></p>

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Bild Valora DE

31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Bildquelle: Valora)</span></p>

Box Lead Arcplace archiviert Personaldossiers für Valora

<p>10. Juli 2019</p> <h1>Arcplace archiviert Personaldossiers für <span class="no-break">Valora</span></h1> <p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Die führende Convenience- und Food-Service-Anbieterin Valora stand vor der Herausforderung, ein neues rechtskonformes Archiv für seine Personaldossiers in SAP aufzubauen. Arcplace realisierte zeitnah und hoch professionell eine neue Archivlösung innerhalb der bestehenden SAP-Systemlandschaft und transferierte fast 400’000 vorhandene Dokumente aus dem bestehenden ins neue Archiv.</span></span></span></p>

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Abschnitt Lead: Arcplace archiviert Personaldossiers für Valora

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Abschnitt: Bild

Abschnitt: Text Arcplace archiviert Personaldossiers für Valora

Leerschlag Blue-Grey-D

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Box Dossiers Capture Lead

<h1>Effizienzsteigerung dank intelligenten Capture Technologien</h1> <p><span class="lead-text no-break">Die Zahl der Informationen, die ein Unternehmen in unterschiedlichen Formaten und über unterschiedliche Kanäle erreichen, nimmt zu. Dies macht deren Verarbeitung teuer. Umso entscheidender wird es in Zukunft, alle Dokumente unabhängig vom Eingangsformat mit nur einem System standardisiert verarbeiten zu können. Hier kommen Capture Technologien ins Spiel. Diese unterstützen Unternehmen, alle eingehenden Dokumente und Daten zentral zu erfassen und Prozesse zu optimieren.</span></p>

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Das ganze Dossier jetzt herunterladen

<h3>Das ganze Dossier jetzt herunterladen</h3> <p>Inhalt:</p> <ul> <li>Sie können von Capture Technologien profitieren, wenn ...</li> <li>Die Vorteile</li> <li>Standardisierte Verarbeitung für alle Formate</li> <li>Herausforderung «unstrukturierte Dokumente»</li> <li>Automatische Dokumenten-Klassifizierung durch künstliche Intelligenz</li> <li>Die richtige Balance: Niedrige Fehlerquote versus hoher manueller Aufwand</li> <li>Relevante Daten extrahieren und Prozesse automatisieren</li> <li>Einsatz führender Technologien</li> </ul>

Download Capture

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Arcplace Intro-Text

<h3>Sie können von Capture Technologien profitieren, wenn ...</h3> <span class="no-break">... Sie ein Posteingangsvolumen über unterschiedliche Kanäle, in unterschiedlichen Formaten und mit unterschiedlichen Inhalten zu verarbeiten haben, </span><br /><br /> <span class="no-break"> ... die Eingabe, Sortierung und Klassifizierung der eingehenden Informationen sehr zeitaufwendig ist, </span><br /><br /> <span class="no-break">... Ihre Mitarbeiter von unterschiedlichen Standorten arbeiten und jederzeit Zugriff auf Dokumente brauchen oder Freigaben durchführen müssen, </span><br /><br /> <span class="no-break">... es in Ihrem Unternehmen immer wieder zu Prozess-Verzögerungen oder Unterbrüchen auf Grund nicht oder zu langsam weitergeleiteten Dokumenten kommt, </span><br /><br /> <span class="no-break">... Sie Ihre Prozesse optimieren und automatisieren möchten, um sich wieder auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren zu können. <br /><br /></span>

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Abschnitt: Dossiers Capture Lead

Abschnitt: Intro

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Rechtliche Anforderungen an die Aufbewahrung von geschäftlichen Informationen

Box White Paper Rechtliche Anforderungen an die Aufbewahrung von geschäftlichen Informationen

<p><span class="lead-text">Verschaffen Sie sich einen kurzen Überblick über die rechtlichen Rahmenbedingungen der digitalen Archivierung. Das White Paper gibt eine Einführung in massgebliche Aspekte des Schweizer Rechts, welche im Zusammenhang mit der Informationsaufbewahrung zu berücksichtigen sind.</span></p>

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White Paper: Rechtliche Anforderungen an die Aufbewahrung geschäftlicher Informationen

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Reference

Download Reference

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Haupttitel: White Paper – Rechtliche Anforderungen an die Aufbewahrung von geschäftlichen Informationen

Abschnitt: White Paper Rechtliche Anforderungen an die Aufbewahrung von geschäftlichen Informationen

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Abschnitt: Download Rechtliche Anforderungen an das elektronische Personaldossier

Box Arcplace digitalisiert Wareneingangsdokumente bei Planzer

<p>Planzer hat vor einigen Jahren auf digitale Archivierung umgestellt. Das ursprünglich gewählte System stiess angesichts von Millionen von Dokumenten an Leistungsgrenzen und war unflexibel. Die Mitarbeitenden brauchten zu viel Zeit, um die benötigten Dokumente aufzufinden. Die mangelnde Leistung wirkte sich nachteilig auf die Flexibilität und die Reaktionsgeschwindigkeit in Bezug auf archivrelevante Anforderungen des Unternehmens aus.</p> <h3>Neues System wird über 60 Millionen Dokumente bewältigen</h3> <p>Arcplace implementierte für Planzer eine neue ECM-Lösung auf der Basis von Hyland OnBase und stellte diese im Bereich Wareneingang zu Verfügung. Alle relevanten Dokumente werden nach der physischen Wareneingangskontrolle eingescannt und auf Basis eines angedruckten Barcodes weiterverarbeitet. In OnBase definierte Workflows stellen sicher, dass die Dokumente automatisch zur Freigabe und Weiterverarbeitung an die richtigen Stellen im Unternehmen gelangen und am Schluss korrekt archiviert werden.</p> <h3>Hoch leistungsfähige Lösung, als Service bezogen</h3> <p>Planzer bezieht die skalierbare ECM-Lösung vollständig als Service von <span class="no-break">Arcplace</span>, das heisst, sie läuft in den Datenzentren von <span class="no-break">Arcplace</span> und wird im Rahmen eines Hosting- und Application-Managements rund um die Uhr betreut. Die Logistik-Profis loben den reibungslosen Ablauf des anspruchsvollen Projektes. «Dank der professionellen Unterstützung von <span class="no-break">Arcplace</span> konnte OnBase mit einer sehr hohen Anwenderzufriedenheit eingeführt werden», bestätigt <span class="no-break">Loris Lüthi</span> von den Business Services der <span class="no-break">Planzer Informatik</span> AG. Die einheitliche Lösung bringt wesentliche Effizienzgewinne durch die vereinfachte, vereinheitlichte und automatisierte Verarbeitung der Wareneingangsdokumente. Informationen werden von den Mitarbeitenden innert Sekunden aufgefunden, zudem ist jederzeit eine rechtskonforme Archivierung sämtlicher Dokumente gewährleistet.</p> <h3>Arcplace AG</h3> <p>Die Schweizer <span class="no-break">Arcplace</span> AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der <span class="no-break">Arcplace</span> umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Sicherung und Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist <span class="no-break">Arcplace</span> in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.</p> <p>Seit der Gründung im Jahre 2006 hat <span class="no-break">Arcplace</span> Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. <span class="no-break">Arcplace</span> betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <a href="mailto:sales@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">sales@arcplace.ch</a></p>

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Bild Planzer

31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

Bildlegende

<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Bildquelle: Planzer)</span></p>

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Box Lead Arcplace digitalisiert Wareneingangsdokumente bei Planzer

<p>27. November 2018</p> <h1>Arcplace digitalisiert Wareneingangsdokumente bei Planzer</h1> <p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Für das international tätige Schweizer Logistikunternehmen Planzer hat Arcplace auf der Basis einer Enterprise-Content-Management-Plattform (ECM) ein leistungsfähiges digitales Dokumenten-Erfassungs- und Archivierungssystem realisiert. Die implementierte ECM-Lösung soll mittelfristig für mehr als 60 Millionen Dokumente an über 60 Standorten Platz bieten und dadurch erhebliche Effizienzgewinne generieren.</span></span></span></p>

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Abschnitt Lead: Arcplace digitalisiert Wareneingangsdokumente bei Planzer

Abschnitt: Bild Planzer

Abschnitt: Text Arcplace digitalisiert Wareneingangsdokumente bei Planzer

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Leerschlag Turqois-D

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Das ganze Dossier jetzt herunterladen

<h3>Das ganze Dossier jetzt herunterladen</h3> <p>Inhalt:</p> <ul> <li>Sie brauchen elektronische Personaldossiers, wenn ...</li> <li>Die Vorteile</li> <li>Papier ist kostspielig</li> <li>Die Lösung: Elektronische Personaldossiers</li> <li>Automatische Workflows entlasten</li> <li>DMS/ECM System und Initial-Scanning</li> <li>Mehrere Möglichkeiten beim Initial-Scanning</li> <li>Wichtig: Präzise Analyse der Ist-Situation</li> <li>Einsatz führender Technologien</li> </ul>

Download HR Dossier

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Arcplace Intro-Text

<h3>Sie brauchen elektronische Personaldossiers, wenn ...</h3> <span class="no-break">... die Personalprozesse in Ihrem Unternehmen papier- und kostenintensiv sind,</span><br /><br /> <span class="no-break">... Sie viel Zeit für die Suche nach Personalinformationen aufwenden,</span><br /><br /> <span class="no-break">... von berechtigten Personen zeit- und ortsunabhängig auf Personaldossiers zugegriffen werden soll,</span><br /><br /> <span class="no-break">... HR-Prozesse durch abwesende Personen verzögert werden,</span><br /><br /> <span class="no-break">... es neben der zentralen Ablage zahlreiche «Schattendossiers» in den Abteilungen gibt,</span><br /><br /> <span class="no-break">... Dossier-Zugriffe und -Bearbeitungsschritte nicht lückenlos dokumentiert werden,</span><br /><br /> <span class="no-break">... Sie die Einhaltung des Datenschutzes bestmöglich erreichen wollen,</span><br /><br /> <span class="no-break">... die Papierablage wertvollen Platz im Büro beansprucht,</span><br /><br /> <span class="no-break">... Sie die Prozesse im HR-Bereich digitalisieren wollen (On-/Offboarding).</span><br /><br />

Wir beraten Sie gerne persönlich

<h3>Wir beraten Sie gerne persönlich</h3> <p>Möchten Sie mehr zum Thema Elektronische Personaldossiers erfahren?<br /> Dann kontaktieren Sie uns.</p>

Kontaktformular Elektronische Personaldossiers DE beige

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Kontakt</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "2ee0f056-7a1e-475e-a056-056826759b95" }); </script> </div> </div> </section>

Box Dossiers HR-Dossiers Lead

<h1>Personaldokumente schnell finden, effizient bearbeiten sowie sicher archivieren</h1> <span class="no-break lead-text">Papierbasierte Personaldossiers verzögern HR-Prozesse und verursachen hohe Kosten. Als zeitgemässe Alternative bieten sich elektronische Personaldossiers an. Sie ermöglichen die effiziente, sichere und rechtskonforme digitale Bearbeitung und Archivierung von Personalinformationen.</span>

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Abschnitt: Dossiers HR-Dossiers Lead

Abschnitt: Intro

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Abschnitt: Dossiers ECM Projekt Lead

Box Dossiers ECM Projekt Lead

<h1>8 Tipps, die Ihr ECM Projekt zum Erfolg führen</h1> <span class="no-break lead-text">Die Implementierung einer Enterprise Content Management (ECM) Lösung verlangt die Entwicklung eines durchdachten Plans auf Basis von Faktoren wie der allgemeinen Unternehmensstrategie, Compliance-Anforderungen, vorhandenen Infrastrukturen und Anwendungen, Geschäftsprozessen sowie Finanz- und Personalressourcen.<br />8 Tipps, wie Sie die Einführung von ECM erfolgreich meistern.</span>

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Das ganze Dossier jetzt herunterladen

<h3>Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit Ihrem ECM Projekt!</h3> <p>Das ganze Dossier jetzt herunterladen.</p>

Download Dossier ECM

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ECM Projekt - Inhalt

<h3>Dossier Inhalt:</h3> <ol> <li>Wohlüberlegte Wahl der Projektmitglieder</li> <li>Projektziele identifizieren und formulieren</li> <li>Detaillierte Anforderungsanalyse mit Rundumblick</li> <li>Geeignetes ECM Produkt und qualifizierten Partner wählen</li> <li>Eine gute Planung ist die halbe Miete</li> <li>Einführung und Mitarbeiterschulung</li> <li>Neue Lösung in Szene setzen</li> <li>Support durch fest zugeordnete Betreuung</li> </ol> <h3>Informieren Sie sich jetzt über die Möglichkeiten einer ECM Lösung. Wir beraten Sie gerne: <em class="fa fa-envelope">&nbsp;</em><a href="mailto:sales@arcplace.ch" title="sales@arcplace.ch">sales@arcplace.ch</a></h3>

Abschnitt: Intro und Download

Erste Schritte zu Ihrem ECM Projekt

<h3>Erste Schritte zu Ihrem ECM Projekt</h3> <p>Broschüre, wie OnBase Ihnen bei der Bereitstellung von ECM in Ihrer Organisation helfen kann</p>

Download Erste Schritte zu Ihrem ECM Projekt

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "32699589-a8ef-4dbb-99d3-c1d059584074" }); </script> </div> </div> </section>

WP ECM Lösung OnBase

Box White Paper Wahl einer ECM Lösung Lead

<p><span class="lead-text no-break">Bei der Bewertung von ECM Systemen muss die IT zwei entscheidende Fakten berücksichtigen, um aus ihrer Rolle des reinen «Technologielieferanten» herauszutreten und Einfluss darauf zu nehmen, wie Organisationen Nutzen aus ihren Informationsbeständen ziehen können. Im White Paper unseres Technologiepartners Hyland erfahren Sie mehr über die beiden Schlüsselbereiche, in denen die IT wichtige Einblicke in den ECM Kaufprozess ihrer Organisation liefern kann.</span></p>

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White Paper: Entscheidende Fakten vor der Wahl einer ECM Lösung

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Haupttitel: White Paper – Wahl einer ECM Lösung

Abschnitt: White Paper - Wahl einer ECM Lösung

Abschnitt: Download Wahl einer ECM Lösung

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Rechtskonformes E-Personaldossier

<h3>Rechtskonformes E-Personaldossier</h3> <p>Rechtliche Anforderungen an das elektronische Personaldossier</p>

Download Rechtskonformes E-Personaldossier

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "db87b44c-11e0-45b6-8798-5a91088fb632" }); </script> </div> </div> </section>

Rechtliche Anforderungen an das elektronische Personaldossier

Wir beraten Sie gerne persönlich

<h3>Wir beraten Sie gerne persönlich</h3> <p>Möchten Sie mehr zum Thema elektronische Personaldossiers erfahren?<br /> Dann kontaktieren Sie uns.</p> <p><em class="fa fa-caret-right">&nbsp;</em><a href="t3://page?uid=460" title="Erfahren Sie mehr zum Thema Elektronische Personaldossiers - kontaktieren Sie uns noch heute">Zum Kontaktformular</a></p>

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Haupttitel: White Paper – Rechtliche Anforderungen an das elektronische Personaldossier

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Box White Paper Rechtliche Anforderungen an das elektronische Personaldossier

<p><span class="lead-text">Im Zuge der Digitalisierung sind Unternehmen heute danach bestrebt, Personaldossiers möglichst (nur noch) elektronisch zu führen, denn mit dem elektronischen Personaldossier sind diverse Vorteile verknüpft. Damit diese Vorteile auch tatsächlich genutzt werden können, ist es wichtig, ein rechtskonformes elektronisches Personaldossier zu verwenden.</span></p>

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White Paper: Rechtliche Anforderungen an das Elektronische Personaldossier

Abschnitt: White Paper - Rechtliche Anforderungen an das elektronische Personaldossier

Abschnitt: Download Rechtliche Anforderungen an das elektronische Personaldossier

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Abschnitt Lead: Burkhalter Gruppe – voll auf Draht bei der Digitalisierung

Box Lead Burkhalter Gruppe – voll auf Draht bei der Digitalisierung

<p>21. September 2017</p> <h1>Burkhalter Gruppe – voll auf Draht bei der Digitalisierung</h1> <p><span class="no-break"><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Die führende Schweizer Elektrotechnik-Gruppe Burkhalter hat – unterstützt von Arcplace – erfolgreich auf elektronische Personaldossiers umgestellt. Durch die komplett digitale Bearbeitung und Archivierung der zuvor papiergestützten Dossiers erzielt die Gruppe heute grosse Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen.</span></span></span></p>

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31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<p class="text-right"><span class="bildcaption no-break">(Bildquelle: Burkhalter Gruppe)</span></p>

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Box Burkhalter Gruppe – voll auf Draht bei der Digitalisierung

<p>Die bei der Umstellung auf die automatisierte Rechnungsverarbeitung im Jahr 2013 erzielten Verbesserungen gaben bei <span class="no-break">Burkhalter</span> den Ausschlag für das Projekt «Elektronische Personaldossiers». Arcplace erarbeitete eine Lösung auf der Basis des bereits für die Rechnungsarchivierung eingesetzten DMS-Systems Kendox InfoShare. Die Papier-Personaldossiers wurden durch Mitarbeitende gescannt und unter Beibehaltung der thematischen Gliederung an Kendox InfoShare übergeben. Die Lösung ist so konfiguriert, dass Personal-Stammdaten direkt aus dem HR-Management-System Xpert.HRM bezogen werden können und fügt sich nahtlos in die bestehende Office-Umgebung ein. Korrespondenz in E-Mails kann direkt aus Outlook heraus ins Personaldossier übernommen werden. Word-, Excel- und PDF-Dateien werden mit wenigen Mausklicks in die elektronischen Personaldossiers eingefügt.</p> <h3>Messbar effizientere Prozesse in der Personaladministration</h3> <p>Die elektronischen Dossiers führen zu messbar effizienteren Prozessen in der Personaladministration. Susanne Fischer, bei der Burkhalter Management AG verantwortlich für das Projekt: «Informationen werden über die Volltextsuche von Kendox sehr schnell aufgefunden. Autorisierte Benutzer greifen heute orts- und zeitunabhängig über verschiedene Endgeräte auf Personalinformationen zu. Die entsprechenden Zugriffsberechtigungen lassen sich präzise in Kendox definieren.» Die Lösung von Arcplace umfasst auch eine Archivierung, die strenge Compliance-Anforderungen erfüllt, da Einblicke und Änderungen lückenlos protokolliert werden. Der implementierte «Single-Sign-On» und die einfache Drag &amp; Drop-Bedienung erhöhen den Benutzerkomfort. Burkhalter hat bereits entschieden, den Funktionsumfang von Kendox zu erweitern. Teilprozesse für das Bewilligen von Absenzen oder die Einsicht in Wochenrapporte oder Lohnabrechnungen werden künftig ebenfalls in Kendox abgebildet.</p> <h3>Arcplace AG</h3> <p>Die Schweizer <span class="no-break"><span class="no-break"><span class="no-break">Arcplace</span> </span></span>AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Dokumenten- und Datenmanagement. Das Portfolio der <span class="no-break"><span class="no-break"><span class="no-break">Arcplace</span> </span></span>umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Sicherung und Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist <span class="no-break"><span class="no-break">Arcplace </span></span>in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.</p> <p>Seit der Gründung im Jahre 2006 hat <span class="no-break"><span class="no-break"><span class="no-break">Arcplace</span> </span></span>Lösungen für über 800 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. <span class="no-break"><span class="no-break"><span class="no-break">Arcplace</span> </span></span>betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <a href="mailto:sales@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">sales@arcplace.ch</a></p>

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Datenschutz-Grundverordnung (GDPR)

<h3>Datenschutz-Grundverordnung (GDPR)</h3> <p>Auswirkungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung auf Schweizer Unternehmen</p>

Download Datenschutz-Grundverordnung (GDPR)

<section class="toggle"> <div class="sl-content"> <div class="button slb btn-u ap-download">Download</div> </div> <div class="toggle-content"> <div class="input-color--beige-dark"> <!--[if lte IE 8]> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2-legacy.js"></script> <![endif]--> <script charset="utf-8" type="text/javascript" src="//js.hsforms.net/forms/v2.js"></script> <script> hbspt.forms.create({ portalId: "6324927", formId: "fefaaed9-28e2-43a8-89c2-b4671a5603cf" }); </script> </div> </div> </section>

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Haupttitel: White Paper – Datenschutzgrundverordnung (GDPR)

White Paper: Datenschutz-Grundverordnung (GDPR)

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Box White Paper Datenschutz-Grundverordnung Lead

<h2>GDPR: Effizient die richtigen Daten verwalten</h2> <span class="lead-text no-break">Arcplace unterstützt Firmen mit Lösungen und Dienstleistungen, sich auf die kürzlich verabschiedete Europäische Datenschutz-Grundverordnung «General Data Protection Regulation» (GDPR) vorzubereiten. Durch die Unterstützung von Arcplace gewinnen Unternehmen einen wichtigen Einblick in ihre unstrukturierten Daten. Damit sind sie besser in der Lage, die neuen GDPR-Richtlinien und bereits bestehende Vorschriften einzuhalten. </span>

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Abschnitt: White Paper - Datenschutz-Grundverordnung (GDPR)

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31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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Box Lead Régie du Rhone

<p>19. Juni 2017</p> <h1>Régie du Rhône beschleunigt Digitalisierung</h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Arcplace unterstützt das Unternehmen Régie du Rhône bei der Einführung elektronischer Immobiliendossiers und der Digitalisierung der Backoffice-Prozesse.</span></span></p>

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<p>Mit der Arcplace-Lösung macht die in der Romandie ansässige Liegenschaftsverwaltung Régie du Rhône einen deutlichen Schritt vorwärts, sämtliche Immobiliendossiers können nun noch effizienter verwaltet werden. Ob Immobilie, Mieter, Eigentümer oder Geschäftspartner – die Organisation der Dokumente wird automatisiert und die Suche stark erleichtert. Zudem können mit der Lösung OnBase von Hyland Mitarbeitende sämtlichen ausgehenden Schriftverkehr automatisch generieren lassen. Ausserdem garantiert diese Lösung die rechtskonforme und sichere Archivierung der Dossiers.</p> <p>Zur Effizienzsteigerung wird die Lösung in die Immobilienverwaltungssoftware integriert, dabei profitieren alle Mitarbeitenden von einem einfachen und benutzerfreundlichen Zugriff auf sämtliche Dossiers. Ebenfalls kann eine weitere Verbesserung der Qualität der Dossiers erreicht werden.</p> <p>Nach der Implementierung der elektronischen Dossierverwaltung ist geplant im Unternehmen künftig noch weitere Prozesse zu optimieren, zum Beispiel die Bearbeitung der Lieferantenrechnungen oder die Einführung eines digitalen Posteingangs.</p> <h3>Arcplace AG</h3> <p>Die Schweizer Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Dokumenten- und Datenmanagement. Das Portfolio der Arcplace umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Sicherung und Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist Arcplace in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.</p> <p>Seit der Gründung im Jahre 2006 hat <span class="no-break">Arcplace</span> Lösungen für über 800 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. <span class="no-break">Arcplace</span> betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <a href="mailto:sales@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">sales@arcplace.ch</a></p>

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<p>6. November 2014</p> <h1>Frankfurter Bankgesellschaft archiviert E-Mails mit Arcplace</h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Zur Entlastung des internen E-Mail Systems und um die rechtlichen Vorschriften der Finanzmarktaufsicht (FINMA) in Bezug auf die Aufbewahrung elektronischer Korrespondenz zu erfüllen, setzt die Frankfurter Bankgesellschaft eine fortschrittliche E-Mail Archivierungslösung von Arcplace ein.</span></span></p>

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31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<h3><strong>Stark beanspruchte E-Mail Infrastruktur und gesetzliche Vorschriften</strong></h3> <p>Das auf Microsoft Exchange und Microsoft Outlook basierende E-Mail System der <span class="no-break">Frankfurter Bankgesellschaft</span> stiess leistungsmässig an seine Grenzen – dies auch deshalb, weil es keine automatische E-Mail Archivierung gab. Aus Compliance-Gründen wurde der E-Mail Verkehr in der Vergangenheit nur mittels der Journaling-Funktion von Microsoft Exchange aufgezeichnet – diese Methode genügte neu erlassenen Vorschriften der FINMA nicht mehr.</p> <h3><strong>E-Mail Archivierungslösung auf der Basis von «Symantec Enterprise Vault»</strong></h3> <p>Dank einer neuen durch <span class="no-break">Arcplace </span>implementierten E-Mail Archivierungslösung von <span class="no-break">Symantec </span>konnte die <span class="no-break">Frankfurter Bankgesellschaft</span> die bestehenden Herausforderungen souverän meistern. Die Mitarbeitenden verfügen heute über E-Mail Postfächer mit quasi unbeschränkter Kapazität. Die benutzerfreundliche, nahtlos in <span class="no-break">Microsoft Exchange</span> und <span class="no-break">Microsoft Outlook</span> integrierte Lösung erfüllt alle aktuellen Compliance-Anforderungen und bietet hohe Flexibilität: Auch sehr umfangreiche Recherchen (E-Discovery) können mit Hilfe leistungsfähiger Such- und Filtermöglichkeiten schnell und zuverlässig durchgeführt werden. Die rechtskonforme Speicherung der E-Mails erfolgt bankintern. Ein besonderer Vorteil der Lösung besteht darin, dass archivierte E-Mails stets für die Mitarbeitenden in Outlook sichtbar bleiben und sofort eingesehen und wieder hergestellt werden können. «Die Ziele bezüglich System-Entlastung und Einhaltung der Compliance-Anforderungen wurden vollumfänglich erreicht», bilanziert <span class="no-break">Oliver Hitz</span>, System Administrator bei der <span class="no-break">Frankfurter Bankgesellschaft</span> Schweiz.</p> <h3><strong>Die <span class="no-break">Frankfurter Bankgesellschaft</span></strong></h3> <p>Die<span class="no-break"> Frankfurter Bankgesellschaft i</span>st eine Privatbank mit Hauptsitz in Zürich und einer Tochtergesellschaft mit Sitz in <span class="no-break">Frankfurt </span>am Main. Als Tochter einer der grössten Finanzgruppen der Welt, der deutschen Sparkassen-Finanzgruppe, bietet die Bank deutschen und schweizer Kunden ein umfassendes Leistungsangebot mit den Schwerpunkten Private Banking und Wealth Management.&nbsp;</p> <h3>Arcplace AG</h3> <p>Die Schweizer <span class="no-break">Arcplace </span>AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der <span class="no-break">Arcplace </span>umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Sicherung und Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist <span class="no-break">Arcplace </span>in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.</p> <p>Seit der Gründung im Jahre 2006 hat <span class="no-break">Arcplace </span>Lösungen für über 800 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. <span class="no-break">Arcplace </span>betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <a href="mailto:sales@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">sales@arcplace.ch</a></p>

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<p>28. Oktober 2015</p> <h1>Arcplace setzt E-Dossier an der <span class="no-break">Hochschule Luzern</span> um</h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Die Dokumentenablage in Hängeregistern hat ausgedient. Mit Unterstützung des Informationsmanagement-Spezialisten <span class="no-break">Arcplace</span> hat die <span class="no-break">Hochschule Luzern</span> erfolgreich elektronische Studierendendossiers eingeführt. Mit der neuen Lösung sind Informationen innert Sekunden ortsunabhängig verfügbar und können einfacher geteilt werden. Gleichzeitig werden höchste Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit erfüllt.</span></span></p>

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31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<h3>E-Dossier Lösung von <span class="no-break">Arcplace</span></h3> <p>Um ihre papierbasierten Studierendendossiers abzulösen, hat die Hochschule Luzern eine öffentlich selektive Ausschreibung für ein elektronisches Dokumenten-Management-System durchgeführt, bei der sich die <span class="no-break">Arcplace</span> AG durchsetzte. Nach einem erfolgreichen Pilot im Departement Technik &amp; Architektur steht die Lösung mittlerweile in mehreren Departementen der Hochschule im Einsatz. Die zentrale Komponente bildet das Kendox InfoShare System. Dort sind alle Dokumente indexiert und in elektronischen Dossiers rechtskonform abgelegt. Eine Schnittstelle zur Schuladministrationssoftware CLX.Evento erlaubt das Anlegen von Dossiers, auf die über einen Webclient zugegriffen werden kann. Die physischen Dokumente werden über spezielle Scanning-Stationen digitalisiert. Mitarbeitende können Dokumente auch direkt aus Office-Applikationen ablegen. Im Kendox System wird die Archivierungszeit festgehalten und die Integrität des Dokuments sichergestellt. Gemeinsam mit dem Zugriffslog sind so die Anforderungen an eine rechtskonforme Archivierung erfüllt. Die Zugriffsrechte auf die E-Dossiers können individuell und abgestimmt mit den zentralen Active-Directory-Benutzerrollen gesteuert werden.</p> <h3>Grosse Zeitersparnis und sicherer Informationszugriff</h3> <p>Dossiers und einzelne Dokumente sind über eine integrierte Suche innert Sekunden auffindbar. Abteilungsleiter und andere berechtigte Personen haben über ein Webinterface orts- und zeitunabhängig Zugriff auf die Informationen. Regula Schärli, Leiterin Sekretariat Bachelor &amp; Master des Departements Technik &amp; Architektur, unterstreicht die Benutzerfreundlichkeit: «Die Bedienung in der vertrauten MS-Office-Umgebung ist quasi selbsterklärend – nach zwei bis drei Stunden hat man die Abläufe im Griff». Die digitalen Dossiers können ohne Platzprobleme die gesetzlich geforderten Jahre aufbewahrt werden, und der Papierverbrauch sinkt markant. Die Hochschule plant, den Studierenden in naher Zukunft über ein neues Studierendenportal Einblick in ihre Dossiers zu geben.</p> <h3>Arcplace AG</h3> <p>Die Schweizer <span class="no-break">Arcplace</span> AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der <span class="no-break">Arcplace</span> umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Sicherung und Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist <span class="no-break">Arcplace</span> in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.</p> <p>Seit der Gründung im Jahre 2006 hat <span class="no-break">Arcplace</span> Lösungen für über 800 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. <span class="no-break">Arcplace</span> betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <a href="mailto:sales@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">sales@arcplace.ch</a></p>

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<p>01. Dezember 2015</p> <h1>Arcplace gewinnt Auftrag der <span class="no-break">Fredy Wiesner Gastronomie</span></h1> <p><span class="lead-text"><span class="MaaxItalic no-break">Die <span class="no-break">Arcplace</span> unterstützt die Fredy Wiesner Gastronomie bei der Einführung elektronischer Personaldossiers.</span></span></p>

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31. März 2016 <h2>Pfister möbelt die Rechnungsverarbeitung auf</h2> Die Möbel Pfister AG, Marktführerin im Schweizer Einrichtungsfachhandel, hat die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen unternehmensweit digitalisiert und automatisiert. Mit der Lösung von Arcplace können die bis zu 30’000 jährlich eingehenden Papier- und E-Rechnungen schnell und zuverlässig zentral erfasst, überprüft und über vordefinierte Workflows zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet werden. Durch die effizienteren Prozesse profitiert Pfister von besseren Lieferantenkonditionen, mehr Transparenz und tieferen Kosten.

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<p>Mit der von <span class="no-break">Arcplace </span>aufgezeigten Gesamtlösung können mehrere Restaurants, die der Fredy Wiesner Gastronomie angehören, künftig die Personalunterlagen elektronisch verwalten. Die Personalunterlagen werden eingescannt und im System rechtskonform archiviert. Um die Effizienz zu erhöhen, wird eine Anbindung an das führende Personalverwaltungssystem implementiert. Damit kann vor allem die Qualität der Personaldossiers erhöht werden, zudem profitieren die Benutzer im Supportoffice wie auch in den Restaurants von einem einfachen und benutzerfreundlichen Zugriff auf die Dossiers. Nach der Umsetzung des E-Dossiers werden weitere Prozesse, wie zum Beispiel die Verarbeitung von Kreditorenrechnungen, digitalisiert.</p> <h3>Elektronische Personaldossiers</h3> <p>Personalabteilungen sowie Führungskräfte sind auf einen einfachen, schnellen und sicheren Zugriff auf Personaldossiers angewiesen. Ein elektronisches Dossier erlaubt es, diesen Zugriff orts- und zeitunabhängig sicher zu stellen. Die Verwaltung der Dossier wird sicherer und gewährleistet die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen. Zusätzlich werden Arbeitsabläufe vereinfacht und damit effizienter.</p> <h3>Arcplace AG</h3> <p>Die Schweizer <span class="no-break">Arcplace </span>AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der <span class="no-break">Arcplace </span>umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Sicherung und Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist <span class="no-break">Arcplace </span>in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.</p> <p>Seit der Gründung im Jahre 2006 hat <span class="no-break">Arcplace </span>Lösungen für über 800 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. <span class="no-break">Arcplace </span>betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.</p> <h3>Kontakt:</h3> <p>Arcplace AG<br /> Mühlebachstrasse 54<br /> CH-8008 Zürich<br /> <a href="tel:+41445012200" target="_self" title="click to call">+41 44 501 22 00</a><br /> <a href="mailto:sales@arcplace.ch" title="Opens window for sending email">sales@arcplace.ch</a></p>

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