Case Study

Die Rhätische Bahn AG (RhB) nimmt Fahrt auf mit Arcplace

Die grösste Alpenbahn der Schweiz, die Rhätische Bahn AG (RhB), setzt bei der Einführung der digitalen Rechnungsverarbeitung auf eine innovative Lösung von Arcplace. Über den voll automatisierten Kreditorenprozess werden heute Papier- und PDF-Rechnungen effizient erfasst, validiert, freigegeben, zur Bezahlung weitergeleitet und abschliessend rechtskonform archiviert.

Ausgangslage

Die RhB verarbeitet jährlich rund 35‘000 Kreditorenrechnungen, wobei die Verarbeitungsprozesse bislang manuell und mehrheitlich auf Papier abgewickelt wurden. Zur Vorerfassung wurden die Rechnungen eingescannt und anschliessend in Papierform an die einzelnen Geschäftsbereiche weitergeleitet. Die kontierten und unterzeichneten Dokumente wurden an die Kreditorenbuchhaltung retourniert, dort ein zweites Mal gescannt und schliesslich ins Buchhaltungssystem zur Buchung und Bezahlung überführt. Es fehlte an Prozesstransparenz und der damit verbundene Ressourceneinsatz war gross und verursachte hohe Kosten.

Lösung

  • Kürzere Durchlaufzeiten
  • Optimierter Ressourceneinsatz
  • Mehr Prozesstransparenz

Die von Arcplace implementierte Lösung, welche vollständig in die bestehende Systemlandschaft der RhB eingebunden wurde, ermöglicht eine hoch effiziente, elektronische Rechnungsverarbeitung für Papiersowie PDF-Rechnungen. Durch den Einsatz der führenden Technologie von Basware wird der gesamte Workflow von der Erfassung der Kreditorenrechnungen, über die Validierung und Freigabe bis hin zur Übermittlung ins Archiv ermöglicht. Einer zukünftigen Einführung eines unternehmensweiten einheitlichen Prozesses für die Bestell-, Kreditoren- und Belegspesenverarbeitung (Purchase-to-Pay) steht mit dieser Lösung nichts im Wege.

«Die Zusammenarbeit mit Arcplace war professionell, fair und offen. Während des gesamten Projektes wurde auf Augenhöhe gearbeitet.»

Jörg Steiner, Informatik Projektleiter, Rhätische Bahn AG

Resultate

  • Markant höhere Prozesseffizienz und kürzere Durchlaufzeiten
  • Einhaltung von Kompetenzregelungen durch elektronische Freigabe von Kreditorenrechnungen sichergestellt
  • Erweiterbare Lösung für die Einführung eines unternehmensweiten einheitlichen Purchase-to-Pay Prozesses
  • Sicherstellen der Prozesstransparenz und Professionalisierung

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