Lösung

Die Lösung von Arcplace enthält als zentrale Komponenten das DMS-System Kendox InfoShare, welches die Burkhalter Gruppe bereits erfolgreich für die elektronische Rechnungsarchivierung einsetzt. Die in Papierform vorliegenden und in Hängeregistern aufbewahrten Personaldossiers wurden intern durch Mitarbeitende gescannt und anschliessend an Kendox InfoShare übergeben. Die ursprüngliche Gliederung der Dossiers in Vertragswesen, Personalentwicklung, Kommunikation, Versicherungs- und Fall-Management, Arbeitsmittel und Lohnwesen wurde in den digitalen Dossiers beibehalten. Susanne Fischer, bei der Burkhalter Management AG verantwortlich für das Projekt, ergänzt: «Der grösste Aufwand bestand darin, die Papierdossiers systematisch zu sichten und die einzelnen Dokumente den definierten Kategorien zuzuordnen.» Die Lösung wurde von Arcplace so konfiguriert, dass Personal-Stammdaten direkt aus dem bei Burkhalter eingesetzten HR-Management-System Xpert.HRM bezogen werden können. Die Lösung wurde zudem nahtlos in die bestehende OfficeUmgebung integriert. Korrespondenz in E-Mails kann direkt aus Outlook heraus ins Personaldossier übernommen werden. Word-, Excel- und PDF-Dateien werden mit wenigen Mausklicks in die elektronischen Personaldossiers eingefügt.

Resultate

Die Burkhalter Gruppe ist sehr zufrieden mit dem Ablauf des Projektes und den erzielten Resultaten. IT-Spezialistin Susanne Fischer: «Die elektronischen Dossiers führen zu messbar effizienteren Prozessen in der Personaladministration. Informationen werden über die Volltextsuche von Kendox sehr schnell aufgefunden. Autorisierte Benutzer greifen heute ortsund zeitunabhängig über verschiedene Endgeräte auf Personalinformationen zu. Die entsprechenden Zugriffsberechtigungen lassen sich präzise in Kendox definieren.» Die Lösung von Arcplace umfasst auch eine Archivierung, die strenge Compliance-Anforderungen erfüllt, da Einblicke und Änderungen lückenlos protokolliert werden.

Susanne Fischer betont auch den Benutzerkomfort. «Der von Arcplace implementierte «Single-Sign-On» erhöht den Komfort, da alle Funktionen von Kendox nach dem Login ins unternehmensweite IT-System sofort zur Verfügung stehen. Die leistungsfähigen Suchfunktionen und die einfache Drag & Drop-Bedienung werden sehr geschätzt. Und natürlich freuen sich die Mitarbeitenden über die grossen Platzeinsparungen durch den Wegfall der sperrigen Archivschränke.» Kendox InfoShare kann einfach erweitert werden. Zusätzlich zu den bereits eingesetzten elektronischen Personaldossiers, hat Burkhalter entschieden, den Funktionsumfang von Kendox zu erweitern. Teilprozesse für das Bewilligen von Absenzen oder die Einsicht in Wochenrapporte oder Lohnabrechnungen sind nun ebenfalls bald in Kendox abgebildet und stehen so den involvierten Stellen und Mitarbeitenden komfortabel zur Verfügung.