Ausgangslage

Die HypothekenZentrum AG ist eine Tochtergesellschaft der VZ Gruppe und verwaltet für institutionelle Kunden Hypotheken und transferiert Kredite. Das Unternehmen lagerte ihre Dossiers physisch und um diese bearbeiten zu können, mussten Mitarbeitende jeweils in den Archivraum und die Papierdokumente «aus- und einchecken». Um standortunabhängig Zugriff auf die Arbeitsunterlagen zu haben sowie aus Gründen der Effizienz sollten sämtliche Dossiers digitalisiert werden. Die Digitalisierung musste in kürzester Zeit umgesetzt und den strengen Anforderungen an Qualität und Sicherheit eines Finanzdienstleisters gerecht werden.

Lösung

• Ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente
• Dokumentenablage in einheitlicher Qualität
• Effizienzgewinne bei der Bearbeitung der Dossiers

Das Ausfassen der Dossiers durch geschulte Arcplace Mitarbeitende lief auf Hochtouren, damit die Digitalisierung der Dossiers möglichst zeitnah erfolgen konnte. Sämtliche Dossiers wurden beim Kunden vor Ort mit einem Barcode versehen, der vor dem Befüllen der Transportkisten gescannt wurde, um so ein lückenloses Tracking zu ermöglichen. Das Scanning erfolgte im Scan & BPO Center von Arcplace. Nach nur vier Monaten waren alle digitalisierten Dossiers via SFTP Server in ein Archivsystem des HypothekenZentrums sicher und vollständig überführt.

«Das Arcplace Team überzeugte von Anfang an mit hoher Fachkompetenz, Lösungsorientierung und einer Hands-On-Mentalität. Die Entscheidungswege waren kurz und der Austausch auf Augenhöhe.»

Christian Bünter, Leiter Relationship Management, HypothekenZentrum AG

Resultate

• Platzeinsparung durch Wegfall einer physischen Ablage
• Zeitersparnis durch vereinfachten und schnelleren Zugriff auf Dossiers
• Standortunabhängiger Zugriff auf Dossiers
• Zentrale Dokumentenablage in einheitlicher Qualität