Ausgangslage

Bei der Vorsorge vertrauen bereits 1.4 Millionen Private und über 40’000 Unternehmen auf die langjährige Erfahrung von Swiss Life. Beim Vorsorge- und Finanzlösungsanbieter wurden immer mehr Hypotheken-Dossiers generiert, die verwaltet und archiviert werden mussten. So lagerten bis vor dem Digitalisierungsprojekt rund 25’000 Kunden- und Formalitäten-Dossiers in Papierform in einem Keller. Ein schneller Zugriff auf die Unterlagen war umständlich, die Suche nach Dossiers erwies sich als zeitaufwändig und der Platz wurde immer weniger.

Lösung

• Übersicht über den gesamten Dossier-Bestand
• Standortunabhängiger Zugriff auf Dossiers
• Mehr Platz und weniger Archivierungsaufwand

Auf Wunsch von Swiss Life wurde im Vorfeld des Projekts ein Proof of Concept (PoC) durchgeführt, wobei der ganze Scanning- und Importprozess durchgespielt wurde. Für die unterschiedlichen Dossiers wurden verschiedene Scan Profile angelegt und Tests zur Übermittlung der generierten PDF/A-Dateien via SFTP gemacht. Anschliessend verpackten Mitarbeitende von Swiss Life die Dossiers im Kellerarchiv in Boxen für den Transport und Arcplace-Mitarbeitende inventarisierten sie in einer Liste. Die bei der Inventarisierung erfassten Stammdaten dienten dazu, dass die Dossiers im Endsystem korrekt abgelegt werden konnten.

Resultate

• Reduzierter Archivierungsaufwand
• Zeitersparnis durch schnelleren Zugriff auf Dossiers
• Platzeinsparung durch Wegfall einer physischen Ablage

Die verpackten Dossiers wurden wöchentlich in einem plombierten Transporter bei Swiss Life abgeholt und ins Arcplace Scan & BPO Center nach Glattbrugg geliefert. Ein spezielles Regelwerk während des Verarbeitungprozesses gab vor, welche Dokumente aussortiert, gescannt und an Swiss Life zurückgeschickt werden mussten. Die restlichen physischen Dokumente wurden von Arcplace nach dem Scanning in einem Kurzzeitarchiv aufbewahrt und nach drei Monaten unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards vernichtet.

«Mit Arcplace durften wir einen professionellen Projektverlauf und Qualitätsmanagement auf sehr hohem Niveau erfahren.»

Urs Schaffner, Leiter Service Center Privatkunden, Swiss Life