Bei Jungheinrich wurden neue Verträge nach Vertragsabschluss als PDF an die Buchhaltung geschickt, wo sie geprüft und dazugehörige Informationen in einem Excel-File notiert wurden. Der Originalvertrag wurde physisch in einem Ordner abgelegt. Das Fehlen einer zentralen, digitalen Ablage erschwerte die Suche nach Informationen und das Papierarchiv kostete Platz und Geld. Um den zeit- und kostenaufwändigen Prozess im Vertragsmanagement zu verbessern, hat sich das Unternehmen an Arcplace gewandt.

• Effizienzgewinne beim Suchen von Informationen
• Zentrale Dokumentenablage in einheitlicher Qualität
• Entlastung interner Stellen

Die implementierte ECM-Lösung basiert auf der führenden Plattform OnBase von Hyland und ermöglicht eine hocheffiziente elektronische Verwaltung der Vertragsdokumente. Neue Verträge werden direkt vom Vertragsverantwortlichen in den von Jungheinrich vordefinierten Vertragskategorien erfasst, wobei alle dazugehörigen Dokumente und Informationen zugeteilt werden können. Die Lösung ist komplett webbasiert und bietet berechtigten Personen jederzeit einen ortsunabhängigen Zugriff auf die Unterlagen, was die Suche nach Informationen erleichtert und beschleunigt. Erfasste Verträge werden automatisch archiviert und eine physische Ablage der Papiere wird hinfällig. Die flexible und skalierbare Plattformlösung OnBase kann künftig unternehmensweit für weitere Use-Cases ausgebaut und eingesetzt werden.

• Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf Belege für Franchisepartner und Treuhänder
• Verkürzte Durchlaufzeiten durch automatische Freigabe-Workflows
• Markante Papier- und Zeiteinsparung
• Einfaches und schnelles Auffinden von Belegen dank einfacher Suche
• Rechtskonforme Archivierung
• Vollständige Verlaufshistorie und Protokollierung aller Belege

«Wir wollten kein Papier mehr haben und nicht stundenlang nach Informationen suchen.»

Marcello Leuci, Leiter Informatik, Jungheinrich AG

Case Study als PDF

Möchten Sie mehr über unsere Lösungen erfahren? Dann kontaktieren Sie uns.