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Der Digitale Posteingang verarbeitet alle eingehenden Dokumente eines Unternehmens zentral, unabhängig davon, ob diese in papierbasierter oder elektronischer Form wie beispielsweise E-Mails, Online-Formulare, File-Imports usw. eintreffen. Aber was kostet denn ein digitaler Posteingang?
Viele Unternehmen setzen bei einem Digitalen Posteingang heutzutage auf ein Outsourcing. Das heisst, die Post des Unternehmens wird an ein Scan Center umgeleitet und dort als Service für das Unternehmen verarbeitet. Die Mitarbeitenden des Unternehmens erhalten die Post in der Regel nur noch digital. Bei Bedarf können einzelne physische Originale angefordert werden oder spezifische Dokumente werden immer digital und physisch zugestellt. Die übrigen Dokumente werden unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards nach einer kurzen Aufbewahrungsfrist fachgerecht vernichtet.
Grundsätzlich kann ein Digitaler Posteingang auch intern im eigenen Unternehmen aufgebaut werden. Arcplace unterstützt in diesem Fall ebenfalls gerne bei der Wahl der Software, der Hardware und der Einführung des internen Digitalen Posteingangs im Sinne des Konzepts sowie des sogenannten Regelwerkes, welches alle Verarbeitungsabläufe beinhaltet.
Der Einfachheit halber und weil es eben die meistgewählte Form ist, konzentrieren wir uns in diesem Artikel auf die Kosten eines Digitalen Posteingangs, der von einem externen Dienstleister als Service bezogen wird.
Die Kostenblöcke eines Digitalen Posteingangs
Bei der Einführung eines Digitalen Posteingangs ist mit diesen zwei wesentlichen Kostenblöcken zu rechnen:
1. Das Einführungsprojekt
Beim Einführungsprojekt geht es in erster Linie um die Ausarbeitung und spätere Umsetzung der Spezifikation (Regelwerk) für einen Digitalen Posteingang. Dabei werden einerseits sehr konkrete Fragen behandelt, wie zum Beispiel:
- Welche Sendungen dürfen nicht geöffnet werden?
- Was wird mit Zeitschriften oder physischen Gegenständen gemacht
- Wie sieht der Dokumentenplan aus und in welche Dokumententypen soll die eingehende Post klassifiziert werden?
- Welche Informationen sollen aus den Dokumenten ausgelesen und elektronisch übermittelt werden?
Diese und weitere Fragen werden mit dem Kunden besprochen und müssen sowohl als Regelwerk für die Scan Operator festgehalten, als auch in der Software entsprechend konfiguriert werden.
Andererseits wird im Einführungsprojekt auch ein Change Konzept erarbeitet, das den Mitarbeitenden hilft, mit den neuen Abläufen zurecht zu kommen. Auch die sogenannte «Hyper-Care Phase» nach dem Go-Live, wo das Unternehmen eine intensive Betreuung geniesst, wird darin definiert.
2. Die Service-Kosten
Hier sprechen wir von den effektiven Kosten für die täglichen Arbeiten rund um den Digitalen Postengang. Die Post muss abgeholt, vorsortiert, geöffnet und gescannt werden. Falls gewünscht werden Werte extrahiert und validiert. Ausserdem wird der ganze Prozess mittels Qualitätskontrolle ständig überwacht. Üblicherweise sind die Service-Kosten in Stückpreise wie beispielsweise Kosten pro Sendung oder pro Seite sowie in einer monatlichen Grundgebühr zusammengefasst.
Die Kostentreiber eines Digitalen Posteingangs
Bekomme ich 50 oder 5'000 Sendungen pro Tag? Das hat natürlich den grössten Einfluss auf die Kosten eines Digitalen Posteingangs. Aber es gibt noch weitere Faktoren.
1. Kostentreiber bei den Service-Kosten
Die Komplexität des Regelwerks sowie die Anzahl an Informationen, die aus den Dokumenten extrahiert und validiert werden sollen, sind die Basis für die Berechnung des Aufwands und damit der Kosten für den Posteingang-Service. Wichtig: häufig hat ein komplexes Regelwerk mit vielen Parametern auch die Tendenz, dass das Erreichen eines hohen Qualitätslevels schwierig wird.
Eine weitere, sehr wichtige Stellschraube ist, wie früh (oder spät) am Tag man die digitale Post spätestens erhalten möchte. Hier gilt die Faustregel: je früher, desto teurer. Arcplace unterhält mit allen Kunden ein entsprechendes Service Level Agreement (SLA), in dem die Verarbeitung für die digitale Postlieferung festgehalten wird.
Wie viele Kriterien die Blacklist (Sendungen, die nicht geöffnet werden dürfen) und die Bluelist (Sendungen mit speziellen Anweisungen) umfassen, ist ein weiterer Faktor, der die Kosten beeinflusst.
Grundsätzlich kann man heute mittels Künstlicher Intelligenz (KI) einem steigenden Preis entgegenwirken. Die KI hilft dabei, die Automatisierung zu steigern, was sich in einer Optimierung des Service Preises und der Service Qualität widerspiegelt.
2. Kostentreiber beim Einführungsprojekt
Wie gut kenne ich meinen heutigen physischen Posteingang sowie die Bedürfnisse meiner Mitarbeitenden? Habe ich bereits ein klares Verständnis der neuen – hoffentlich optimierten – Prozesse für den Digitalen Posteingang? Weiss ich bereits, welche Daten meine Geschäftsapplikation braucht, damit die Verarbeitung möglichst automatisiert werden kann? Die Antwort auf diese Fragen hat einen direkten Einfluss auf die Kosten. Je mehr von Anfang an klar definiert werden kann, desto schlanker das Einführungsprojekt.
Doch auch wenn die Ausgangslage und die zukünftigen Wünsche an einen Digitalen Posteingang klar definiert werden können: die Komplexität des Regelwerks und wie viele Informationen aus den Dokumenten ausgelesen werden sollen, sind schon im Einführungsprojekt Faktoren, welche die Kosten zusätzlich beeinflussen. Ausserdem ist die Einführung eines Digitalen Posteingangs immer auch eine Chance, um alte Zöpfe abzuschneiden und eine Standardisierung zu erzielen.
Die Kosten
Und was kostet nun ein Digitaler Posteingang?
Wie Sie wahrscheinlich schon festgestellt haben, kommt es auf viele Faktoren an. Von einem sehr schlanken Digitalen Posteingang, bei dem «einfach» jede Sendung gescannt und als PDF zur Verfügung gestellt wird bis hin zum hochkomplexen Digitalen Posteingang mit langem Regelwerk, einer aufwendigen Dokumente-Klassifizierung und vielen Informationen, die ausgelesen und direkt ins Kundensystem geliefert werden, ist alles möglich – und je nach Volumen mehr oder weniger sinnvoll.
Wir bewegen uns hier also preislich in einem sehr grossen Rahmen:
1. Service Kosten
Grundgebühr ab 450.- CHF bis 10'000.- CHF pro Monat
Sendungspreis ab 0.65 CHF bis 1.50 CHF pro Sendung
2. Kosten Einführungsprojekt
Von 2’750.- CHF bis 200'000.- CHF
In Kürze
In unserer Zusammenfassung finden Sie eine Übersicht über alle relevanten Kostenpositionen und die entscheidenden Hebel für mehr Effizienz.
Wir beraten Sie gerne
Wir beraten Sie sehr gerne individuell und geben weitere Tipps, wie Sie die Kosten tief halten und dennoch einen hohen Nutzen für Ihr Unternehmen aus einem Digitalen Posteingang ziehen können.