Case Study

Arcplace digitalisiert den Rechnungsversand bei der Coop Mineraloel AG

Die Coop Mineraloel AG hat mit Unterstützung von Arcplace die Rechnungs- und Gutschriften-Prozesse für die über 320 Coop Pronto Franchisepartner digitalisiert. Herzstück der Lösung bildet eine Cloud-Dokumenten-Plattform, über welche einfach auf die Belege zugegriffen werden kann. Dank automatisierten Freigabe-Workflows konnten die Prozessdurchlaufzeiten markant reduziert werden.

 

Ausgangslage

Die Coop Mineraloel AG (CMA) hat in der Vergangenheit täglich tausende Blätter von Papier-Rechnungen und -Gutschriften für die über 320 Coop Pronto Franchisepartner gedruckt, verpackt, frankiert und verschickt. Anhand der Papierdokumente kontrollierten die Partner unter anderem ihre Bestellungen. Anschliessend wurden die Rechnungen und Belege in einem Ordner abgelegt, welcher Ende Monat an ein Treuhandunternehmen für die Erledigung der Buchhaltung geschickt wurde. Die papiergestützten Prozesse waren für alle Beteiligten zeit- und ressourcenintensiv

Lösung

  • Komplett digitalisierte Beleg-Prozesse
  • Von Arcplace gemanagte Cloud-Lösung
  • Rechtskonforme Speicherung sämtlicher Belege

Über eine in einem Schweizer Rechenzentrum gehostete Cloud-Dokumenten-Plattform – basierend auf der ECM-Standardsoftware OnBase von Hyland – wird das Belegwesen nun vollständig elektronisch abgewickelt. Die Belege werden täglich als PDFs direkt aus SAP übernommen und revisionssicher (unveränderbar) zur Verfügung gestellt. Weiter wurden umfangreiche Funktionalitäten und Workflows implementiert, um die Freigabeprozesse zu automatisieren.

Resultate

  • Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf Belege für Franchisepartner und Treuhänder
  • Verkürzte Durchlaufzeiten durch automatische Freigabe-Workflows
  • Markante Papier- und Zeiteinsparung
  • Einfaches und schnelles Auffinden von Belegen dank einfacher Suche
  • Rechtskonforme Archivierung
  • Vollständige Verlaufshistorie und Protokollierung aller Belege

«Die Lösung mit OnBase erfüllt unser Pflichtenheft und war als CloudService mit minimalem RessourcenEinsatz unsererseits umsetzbar.»

Vanessa Walliser, Projektverantwortliche Coop Mineraloel AG

 

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