Case Study
Dienstabteilung Grün Stadt Zürich digitalisiert Personaldossiers mit Arcplace
«Grün Stadt Zürich» (GSZ) fühlt sich im besonderen Masse der Nachhaltigkeit verpflichtet. Mit Unterstützung von Arcplace wurde der grosse Berg papierbasierter Personaldossiers vor Ort digitalisiert und gleichzeitig der Papierverbrauch für die Zukunft drastisch reduziert.
Ausgangslage
Die Dienstabteilung Grün Stadt Zürich wurde vor über 160 Jahren mit einem Stadtgärtner ins Leben gerufen. Heute kümmern sich zirka 550 Mitarbeitende, Lernende sowie Praktikantinnen und Praktikanten um «das Grün» in der Stadt. Die Personaldossiers von GSZ wurden in Papierform gehalten, was den Zugriff auf die Informationen und eine effiziente, einheitliche Verwaltung erschwerte. Die Dossiers nahmen viel Platz ein und die manuelle Archivierung erforderte jedes Jahr einen Zusatzaufwand.
Lösung
- Einheitliche Ablage im HR-System
- Rechtskonforme digitale Archivierung
- Ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente
Im Jahr 2019 durfte Arcplace bereits die Personaldossiers des Departementssekretariats PRD im Zürcher Stadthaus digitalisieren. Im Rahmen der Digitalisierung bei der Stadt Zürich, mit dem Ziel eines durchgängigen elektronischen Dokumentenmanagements, sind elektronische Personaldossiers ein wichtiger Baustein. Um einer einheitlichen Ablage der gescannten Dossiers im HR-System Aconso gerecht werden zu können, entschied sich Grün Stadt Zürich für die Scanning Services von Arcplace. Die Vorarbeiten – wie das Einlegen von Trenn- und Deckblättern oder das Entfernen von Heftklammern und Haftnotizen – übernahmen Mitarbeitende von GSZ. Das Scanning wurde durch die Arcplace-Spezialisten vor Ort durchgeführt. Dabei wurden die zirka 70’000 Seiten nach definierten Vorgaben digitalisiert, um eine reibungslose Übergabe der generierten PDF/A-Dateien, zusammen mit den dazugehörigen CSV-Dateien, ins bestehende Zielsystem gewährleisten zu können.
Resultate
- Zeitersparnis durch schnelleres Auffinden von Dokumenten und Informationen
- Reduzierter Archivierungsaufwand und rechtskonforme digitale Archivierung
- Platzeinsparung durch Wegfall einer physischen Ablage
- Konformität mit der Digitalisierungsstrategie der Stadt Zürich
«Wir sind mit der Leistung von Arcplace sehr zufrieden und können sie als Partner unbedingt weiterempfehlen.»
Roland Schischke, Teamleiter HR-Projekte u. HR-Services, Grün Stadt Zürich
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