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In unserer Serie «Was kostet eigentlich …» haben wir uns die Enterprise Content Management Lösung (kurz ECM) genauer angeschaut. Die Kosten können hier sehr variieren.
Die Begrifflichkeiten können bei ECM etwas verwirrend sein. Von Dokumentenmanagementsystem (DMS) über digitales Archiv, Workflow-Engine, E-Dossier Lösung und ECM bis hin zu Content Service Management werden mittlerweile sehr viele Begriffe verwendet. Wir halten uns an die geläufigste Bezeichnung «ECM».
Im Wesentlichen umfasst ECM sämtliche Strategien und Technologien zur Abwicklung von der Erfassung, Speicherung, Wiederherstellung, Verteilung, Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten und Inhalten.
Die Kostenblöcke einer ECM Lösung
Bei der Einführung einer ECM Lösung ist mit diesen drei wesentlichen Kostenblöcken zu rechnen:
1. Die Software
Da die Software auch im ECM Bereich immer öfter aus der Cloud kommt (wobei OnPremise Installationen oft noch möglich sind), wird die Lösung heutzutage kaum noch klassisch (Kauf + Wartung) lizenziert. Vielmehr ist es auch hier üblich, dass die Software gemietet (Subscription) und folglich ein jährlicher Betrag fällig wird. Üblicherweise richtet sich der Preis heutiger ECM Lösungen nach den eingesetzten Modulen, umgesetzten Anwendungsfällen und Anzahl Nutzer.
2. Das Implementierungsprojekt
Hier sprechen wir von den einmaligen Dienstleistungskosten, welche während eines Projekts für die Konfiguration und Einführung der Software entstehen.
3. Der Betrieb und die Pflege
Nachdem die Software erfolgreich eingeführt wurde, muss sichergestellt werden, dass im täglichen Betrieb alle Supportanfragen, Änderungswünsche und mögliche Fehler von entsprechenden Spezialisten bearbeitet werden können. Ausserdem sollte die Lösung mit einem sogenannten Monitoring überwacht und über den ganzen Lebenszyklus hinweg gepflegt und weiterentwickelt werden.
Die Kostentreiber einer ECM Lösung
Nachdem wir die Kostenblöcke kennen, schauen wir uns nun die Kostentreiber an. Genau wie bei einer P2P Lösung ist es auch hier enorm wichtig, die Kostentreiber vor der Evaluation einer ECM Lösung zu kennen und diese soweit wie möglich zu minimieren.
1. Kostentreiber bei der Software
Gerade im Bereich der ECM Plattformen lohnt es sich, nach einem lösungsspezifischen Pricing zu fragen (z.B. nur für HR-Dossiers, Vertragsverwaltung, elektronisches Archiv, etc.). Lizenziert man von Anfang an die ganze Plattform mit allen Ausprägungen, zahlt man möglicherweise Anwendungsfälle, die man heute noch gar nicht benötigt.
Auch bei der Lizenzierung der Nutzer kann man Kosten sparen, indem man im Vorfeld genau analysiert, wie viele Mitarbeitende das System wie oft nutzen werden. Entsprechend kann man dann die Lizenzierung des Systems ausgestalten und zwischen Lizenzen für permanente Nutzer und sporadischen Nutzer mischen.
2. Kostentreiber im Projekt
Vermeiden Sie die Falle des «Wunschkonzerts». Es ist grundsätzlich nicht schlecht, dass das Potenzial einer ECM Plattform ausgeschöpft werden will. Dennoch sollen aufkommende Wünsche der Mitarbeitenden an weitere Funktionalitäten und Anwendungsfälle nicht blind umgesetzt werden. Denn dies führt zu Verzögerungen im Projekt und einer Kostenexplosion. Vielmehr soll man diese Wünsche aufnehmen und für spätere Erweiterungen bewusst konservieren.
Es ist durchaus sinnvoll, vor einem Projektstart eine breite Mitarbeiterbasis in die Ausgestaltung der Lösung zu involvieren. Danach sollte jedoch ein Projekt-Kernteam festlegen, welche Funktionalitäten wirklich essenziell sind und welche mehr ein «nice to have». Dieses Projekt-Kernteam soll dann auch die Kompetenz und Verantwortung haben, nur die wirklich wichtigen Funktionen implementieren zu lassen.
3. Kostentreiber im Betrieb und der Pflege
Im Betrieb einer ECM Lösung haben Sie viel selbst in der Hand, wenn es darum geht, die Kosten möglichst tief zu halten.
Auf jeden Fall sollten Sie intern eine klare Ansprechperson für die Applikation bestimmen. Dieser Application Owner ist intern der erste Ansprechpartner für allfällige Änderungswünsche und organisiert die Kommunikation mit der internen Support-Organisation und dem externen Partner.
Ohne klaren Application Owner drohen die Betriebskosten schnell aus dem Ruder zu laufen, weil ein Wildwuchs an Änderungswünschen umgesetzt wird und die Lösung folglich nicht strategisch klug weiterentwickelt werden kann.
Danach stellt sich die Frage nach «Make or Buy». Haben Sie eine etwas grössere interne IT Organisation mit Mitarbeitenden, die sich mittels Schulungen auf der Lösung ausbilden lassen können? Dann organisieren Sie den Support eher intern.
Möchten Sie sich nicht um den Betrieb & Support kümmern und bevorzugen eine möglichst schlanke IT? Dann fragen Sie Ihren IT Partner, ob weiterführende, proaktive Service- und Support-Pakete zur Verfügung stehen.
Die Kosten
Nun kommen wir zum spannendsten Teil. Was kostet denn jetzt eigentlich eine ECM Lösung?
Um hier überhaupt Zahlen nennen zu können, muss ich Ihnen jeweils eine Bandbreite angeben. Wie Sie sehen, können die Kosten sehr variieren. Arcplace hat sowohl Kunden, die sich im unteren Bereich der Kosten befinden, als auch solche, die sich am oberen Rand bewegen.
1. Kosten Software
Von 25'000 CHF bis 500'000 CHF pro Jahr
2. Kosten Projekt
Von 50'000 CHF bis 500'000 CHF
3. Kosten Betrieb
Von 4'800 CHF bis 180’000 CHF pro Jahr
Wir beraten Sie gerne
Wir beraten Sie sehr gerne individuell und geben weitere Tipps, wie Sie die Kosten tief halten und dennoch einen hohen Gewinn für Ihr Unternehmen aus der ECM Lösung ziehen können.