Kostenblöcke eines E-Dossier Systems

Die Software

Als Software für ein E-Dossier System dient in der Regel ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Man kann E-Dossiers auch in einer Fachapplikation oder teilweise im ERP abbilden. Jedoch bieten diese Systeme oft nicht die umfassenden Möglichkeiten zur Bearbeitung, Versionierung, Löschung und rechtkonformen Archivierung der Informationen und Dokumente wie in einem DMS.

Das Einführungsprojekt

Die Software soll die Anforderungen und Merkmale Ihres Unternehmens mit seinen Prozessen möglichst genau wiedergeben können. Deshalb ist es äusserst wichtig, die Ausgangslage und zukünftigen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu kennen und zu verstehen. Dies wird in einem gemeinsamen Workshop erarbeitet und in einem Konzept festgehalten. Danach folgt die Konfiguration und Parametrierung des E-Dossier Systems. Nicht zu unterschätzen ist ausserdem die Test-Phase, bei der ausgewählte Mitarbeitende Ihres Unternehmens testen, ob die Anforderungen wunschgemäss umgesetzt wurden. Abschliessend kann die Software, begleitet von entsprechenden Schulungen, eingeführt werden.

Der Betrieb

Die meisten E-Dossier Systeme werden heute in der Cloud betrieben. Daher müssen Sie sich grundsätzlich weniger Sorgen über den Betrieb machen als noch vor 20 Jahren. Infrastruktur und regelmässige Updates sind bereits in den Softwaregebühren inkludiert oder Sie zahlen diese einem externen Hosting-Anbieter als monatliche oder jährliche Gebühr. Was nicht wegfällt ist die Entscheidung, die Sie rund um den Support und die Anpassung an neue Anforderungen der Software beantworten müssen. Hier stellt sich dann die grundsätzliche Frage, ob man diese Themen durch die interne IT abdeckt oder lieber dem externen Spezialisten überlässt.

Kostentreiber eines E-Dossiers Systems

Die Software

Cloudbasierte Software ist heute schon fast so üblich wie die E-Mail. Nur noch sehr wenige Unternehmen wollen die Lösung in-house installiert haben. Ausserdem gibt es immer mehr Lösungen ausschliesslich aus der Cloud und eine Wahl fällt dementsprechend weg. Aus dem Grund wird die Software heutzutage oft nicht mehr gekauft, sondern gemietet. Dies führt zu einer tieferen einmaligen Investition und eher zu höheren wiederkehrenden Kosten.

Der Hauptkostentreiber ist hier meistens die Anzahl der Nutzer, die lizenziert werden müssen. Es empfiehlt sich genau zu analysieren, wer die Software intern benötigt und ob der Zugriff nur rein informativ (= lesend) oder auch bearbeitend (= schreibend) ist.

Auch besteht bei vielen Anbietern die Möglichkeit, sogenannte «Concurrent User» zu lizenzieren. Dies bedeutet nichts anderes, als dass nicht jeder einzelne Mitarbeitende seine eigene Lizenz erhält, sondern eine Anzahl Lizenzen für mehrere (oder alle) Mitarbeitende in einem Pool zur Verfügung gestellt wird. Sobald ein Mitarbeitender eine solche «Concurrent Lizenz» jedoch nutzt, indem er oder sie auf das System zugreift, ist diese für andere Mitarbeitende gesperrt und wird erst wieder freigegeben, wenn sich diese Person aus dem System ausloggt. So muss man also weniger Nutzer lizenzieren, hat aber den Nachteil, nicht für jeden Mitarbeitenden zu jeder Zeit eine Lizenz verfügbar zu haben.

Wir von Arcplace beraten Sie sehr gerne, um die optimale Lizenzierung für Ihr Unternehmen zu finden.

Das Einführungsprojekt

Viele Anbieter haben bereits Erfahrung mit bestimmten E-Dossier Anwendungsfällen, wie zum Beispiel Personaldossier, Kundendossier oder Patientendossier. Das hat den kostensparenden Vorteil, dass nicht auf der grünen Wiese begonnen werden muss, sondern man auf einer gewissen Basis aufbauen kann.

Dann ist es natürlich entscheidend, inwieweit man eine bestehende Lösung weitgehend unverändert nutzen kann. Es empfiehlt sich, in der Konzeptphase bei den Anforderungen zwischen «must have» und «nice to have» zu unterscheiden. Dabei soll darauf geachtet werden, dass Anforderungen die «must have» sind, klare Auswirkungen auf das Tagesgeschäft haben, wie zum Beispiel kürzere Reaktionszeiten bei Bewerbungen oder bei internen Anfragen.

Eine Integration in bestehende Um-Systeme wie ERP oder eine HR-Fachapplikation kann ein weiterer Kostentreiber sein. Arcplace empfiehlt daher schon bei der Evaluation genau abzuklären, ob das E-Dossier System Standardschnittstellen in die anzubindenden Systeme mitbringt. Wenn nicht, muss der Aufwand für eine Integration geschätzt werden, was oft erst nach einer vertieften Analyse machbar ist.

Der Betrieb

Für den Betrieb empfiehlt Arcplace eine klare Ansprechperson für die Applikation zu bestimmen. Dieser Application Owner ist intern der erste Ansprechpartner für allfällige Änderungswünsche und organisiert die Kommunikation mit der internen Support-Organisation und dem externen Partner.

Ohne Application Owner drohen die Betriebskosten schnell aus dem Ruder zu laufen, weil ein Wildwuchs an Änderungswünschen umgesetzt wird und die Lösung folglich nicht strategisch klug weiterentwickelt werden kann.

Danach stellt sich die Frage nach «Make or Buy». Haben Sie eine etwas grössere interne IT Organisation mit Mitarbeitenden, die sich mittels Schulungen auf der Lösung ausbilden lassen können? Dann organisieren Sie den Support eher intern.

Möchten Sie sich nicht um den Betrieb und Support kümmern und bevorzugen eine möglichst schlanke IT? Dann fragen Sie Ihren IT Partner, ob weiterführende, proaktive Service- und Support-Pakete zur Verfügung stehen.

Die Kosten

Und? Was kostet denn nun ein E-Dossier System?

Wie immer in dieser Serie «Was kostet eigentlich…?» muss ich auch im letzten Beitrag wieder schreiben: es kommt darauf an. Die Faktoren, auf die es ankommt, haben wir uns obenstehend angeschaut.

Nichtsdestotrotz möchte ich Ihnen eine Bandbreite mitgeben, damit Sie ein Gefühl dafür entwickeln, wohin die Reise in etwa gehen könnte.

1. Kosten Software

Von 8’000 CHF bis 50’000 CHF pro Jahr

2. Kosten Projekt

Von 10’000 CHF bis 80'000 CHF

3. Kosten Betrieb

Von 4'800 CHF bis 20’000 CHF pro Jahr