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Die Digitalisierung bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen, unabhängig von ihrer Grösse oder Branche. Gerne nennen wir Ihnen einige Gründe, warum es sinnvoll sein kann, Ihr Unternehmen – oder Teilbereiche davon – zu digitalisieren.
Effizienzsteigerung
Durch die Automatisierung von Prozessen können Unternehmen ihre Effizienz verbessern. Dabei umfasst die Effizienzsteigerung verschiedene Aspekte, die darauf abzielen, Arbeitsprozesse schneller, effektiver und kostengünstiger zu gestalten. Zeit und Ressourcen können eingespart und für andere wichtige Aufgaben genutzt werden. Zwei Beispiele:
- Eine elektronische Dokumentenverwaltung mittels eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ermöglicht die Verwaltung von Dokumenten in elektronischer Form. Das Suchen, Sortieren und Archivieren von Papierdokumenten entfällt und die digitalen Dokumente können leichter organisiert, durchsucht und weitergeleitet werden, was zur Steigerung der Produktivität und somit auch zu mehr Effizienz führt.
- Unternehmensprozesse können durch automatisierte Workflows strukturiert und standardisiert werden. Der Ablauf von Aufgaben, die Reihenfolge der Aktivitäten sowie die Zuständigkeiten und Kommunikation zwischen den beteiligten Personen oder Abteilungen werden analysiert, optimiert und definiert. Durch eine klare Definition der Aufgaben und Verantwortlichkeiten können Ressourcen effizienter genutzt und die Durchlaufzeiten von Prozessen verkürzt werden.
Transparenz und Nachverfolgbarkeit
Im Zusammenhang mit der Digitalisierung sind die Transparenz und Nachverfolgbarkeit von grosser Bedeutung. Daten, Informationen und Prozesse werden klar und leicht zugänglich für diejenigen, die darauf zugreifen müssen. Bei der Nachverfolgbarkeit werden alle Schritte, Interaktionen und Änderungen in digitalen Systemen und Prozessen protokolliert und aufgezeichnet. Dadurch können die Aktivitäten nachträglich überprüft werden, um den Verlauf oder den Ursprung von Daten, Entscheidungen oder Handlungen zu rekonstruieren. Nachverfolgbarkeit unterstützt die Transparenz und ermöglicht eine effektive Überwachung von Prozessen und Aktivitäten. Zwei Beispiele:
- Eine automatisierte Rechnungsverarbeitung hilft Unternehmen, papierbasierte Rechnungen zu eliminieren, Prozess-Transparenz zu erzielen und die Kontrolle zu verbessern. Am Ende der Verarbeitungsprozesse steht die rechtskonforme Archivierung der elektronischen Rechnungen, die in Übereinstimmung mit nationalen und internationalen Gesetzen und Vorschriften archiviert werden. Für jede Rechnung werden das Rechnungsbild (PDF), allfällige Anhänge und das sogenannte Umlaufprotokoll rechtskonform archiviert. Archivierte Rechnungen können nicht nachträglich verändert werden, jedoch von befugten Personen aufgerufen und eingesehen werden. Die Prozesskosten für die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen können signifikant gesenkt werden. Endziel ist die sogenannte Dunkelverarbeitung, bei welcher eine Rechnung dank der eingesetzten Technologie und den definierten Prüfpunkten ohne eine menschliche Interaktion verarbeitet wird.
- Informationen treffen in unterschiedlichsten Formen im Unternehmen ein – als papierbasierte Briefe, über Formulare von Webseiten, als E-Mails oder Daten, die auf verschiedenen Geräten eingegeben werden. Mit einem digitalen Posteingang wird eine zentrale Eingangspforte geschaffen, an der sämtliche eingehenden papierbasierten und digitalen Informationen so erfasst werden, dass sie automatisiert elektronisch im Unternehmen verteilt respektive den nachgelagerten Systemen zugespielt werden können.
Platzersparnis und Kosteneffizienz
Die Digitalisierung kann dazu beitragen, Kosten zu senken, indem sie manuelle und zeitaufwändige Prozesse verringert. Durch den Einsatz digitaler Technologien können Arbeitsabläufe rationalisiert und so Personalkosten, Papierkosten und Lagerhaltungskosten reduziert werden. Zwei Beispiele:
- Das Papierarchiv hat definitiv ausgedient. Durch das Scannen physischer Dokumente können Unternehmen verschiedene Abläufe optimieren und wertvollen Büroraum einsparen. Initial Scanning Services können vor Ort in den Geschäftsräumen des Kunden oder im Scan-Center des Scanning-Partners durchgeführt werden. Beim Scanning vor Ort bleiben die Dokumente im Haus und es kann jederzeit auf die Dokumente zugegriffen werden. Das Scanning im Scan-Center erweist sich als kosteneffizienter (Transport entfällt, Scanning-Team und Infrastruktur muss nicht extra zur Verfügung gestellt werden) und es sind keine eigenen Scanning-Räume nötig.
- Mit einem automatisierten Vertragsmanagement und Contract Lifecycle Management (CLM) werden sämtliche Verträge elektronisch erstellt, bearbeitet und zentral abgelegt. Die einheitliche Ablage führt zu enormer Zeitersparnis und effizienter Bearbeitung, was sich auf schnellere Geschäftsabschlüsse sowie auf das Kundenerlebnis positiv auswirkt. Automatische Warnungen und Leistungsüberwachungen gewährleisten die rechtzeitige Ausführung wichtiger Prozesse und vermeiden Kosteneinbussen oder entgangene Einnahmen durch Nichteinhalten von Fristen. Die aufwändige Suche nach Informationen entfällt, Durchlaufzeiten werden verkürzt und eine physische Archivierung der Papiere wird hinfällig.
Stellen Sie die Weichen neu – Schritt für Schritt
Die oben aufgeführten Chancen sind nur einige Möglichkeiten, wie Sie Ihr Unternehmen im schnellen Wandel der Zeit auf dem neusten Stand halten können. Analysieren Sie Ihre Prozesse, finden Sie das Optimierungspotenzial in den verschiedenen Abteilungen und lassen Sie sich von Experten gut beraten – egal, in welchem Bereich Sie mit der Digitalisierung und Automatisierung beginnen wollen. Und vergessen Sie dabei nicht, Ihre Mitarbeitenden an Bord zu holen. Beziehen Sie sie aktiv mit ein ins Projekt und zeigen Sie den Mehrwert auf. Fördern Sie das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden, damit die Einführung einer automatisierten Lösung auf Begeisterung stossen kann.
Arcplace kann Sie in den unterschiedlichsten Bereichen mit individuellen Lösungen unterstützen. Lassen Sie sich beraten – wir freuen uns auf Sie!